Importanta Activitatii de Receptie a Materialelor In Cadrul Aprovizionării

UNIVERSITATEA “LUCIAN BLAGA” DIN SIBIU

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

SPECIALIZAREA MANAGEMENT

Importanța activitații de recepție a materialelor in cadrul aprovizionării

COORDONATOR ȘTIINȚIFIC:

Asist. univ. dr. Anca Vacar

ABSOLVENT:

Tanas Nicolae

SIBIU

2016

Cuprins

INTRODUCERE

Capitolul 1

Aprovizionarea – delimitări teoretice

1. Definirea conceptului de aprovizionare și a termenilor asociați domeniului.

“Managementul aprovizionării reprezintă activitatea prin care se asigură elementele materiale și tehnice necesare producției, în volumul și structura care să permită realizarea obiectivelor generale ale întreprinderii ,în condițiile unor costuri minime și ale unui profit cât mai mare.”

În literatura de specialitate , apar frecvent termeni asimilați noțiunii de aprovizionare, cum ar fi: achiziționare ,cumpărarea , asigurarea ,alimentarea, cooperare – colaborare.

Achizționare-cumpărare – acțiune de angajament financiar ,tranzacție monetară efectivă, prin care se obțin anumite elemente materiale în schimbul eliberării unor disponibilități financiare.

Alimentarea – acțiune de angajament financiar , tranzacție monetara efectivă , prin care se obțin anumite elemente materiale în schimbul eliberării unor disponibiltați finaciare.Constituie un moment al aprovizionării , fiind inclusă în cadrul acesteia.

Asigurarea- are o sferăde cuprindere mai largă decât aprovizionarea , pe care o include , cuprinzând în plus acțiunea de completare a bazei materiale și tehnice necesare cu resurse proprii , care se consumă în aceeași îintreprindere în care se și produc (SDV-uri, piese , subansamble , anumite forme de energie , etc.).

Cooperarea-colaborarea – are , de asemenea , o accepțiune diferită , putând aborda chiar și cooperarea tehnologică și presupune relații distincte între furnizorul general și îintreprinderile cu care colaborează.

Practica economică a țarilor dezvoltate a evidențiat faptul că subsistemul aprovizionării are un rol semnificativ în activitatea unitaților producătoare , întrucât el asigură , după cum s-a aratat , resursele materiale necesare , a caror pondere în costurile totale este covârșitoare (peste 50 % , ajungând în anumite ramuri pâna la 80%).

De fapt , acțiunele subsistemului aprovizionare trebuie să fie îndreptate către reducerea costurilor prin modalitațile specifice , dintre care :cumpărarea la prețuri mai mici , selectarea celor mai avantajoase oferte și condiții de livrare , promovarea înlocuitorilor , depistarea unor furnizori potențiali , etc.

Tendințele actuale sunt de încadrare a subsistemului aprovizionării în categoria “centrelor de profit” și nu a “centrelor e cheltuieli” , tocmai prin posibilitatea autocontrolului asupra intrărilor și ieșirilor(veniturilor) . In acest sens , se pot delimita mai multe forme de evoluțtie a subsistemului aprovizionarii , respectiv:

Pasivitatea – în care subsitemul de aprovizionare este subordonat subsitemului de producție ;

Autonomia – în care la nivelul subsistemului de aprovizionare încep să se elaboreze strategii proprii bazate pe eficientizarea activitații ;

Participarea – în care subsistemul de aprovizionare participă la elaborarea strategiei generale de dezvoltare a firmei , constituindu-se într-o sursă de informare strategică asupra caracteristicilor pieței din amonte .

Integrarea – în care subsistemul de aprovizionare participă efectiv la fundamentarea strategiei de dezvolatare a întreprinderii.

Managementul aprovizionării este un concept unitar complex , care are o structura proprie extinsă de componente , care au in vedere , ca elemnte de ansamblu , problemele de conducere – coordonare , previziune – coordonare –contractare , de organizare , antrenare , derulare efectivă , de urmărire – control , analiză și evaluare .

Constituie o componentă a funcțiunii comerciale a întreprinderii – asigură echilibrul între necesitațile și disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economică . Principalul obiectiv al activitații de aprovizionare se concretizează în asigurarea completă și complexă a unitații economice cu resurse materiale și tehnice corespunzătoare calitativ , la locul și termenele solicitate , cu un cost minim . Pentru realizarea acestui obiectiv , se inițiază și desfașoara în principiu mai multe activități specific cu grad de complexitate și dificultate diferit . Cele mai importante sunt :

Identificarea și stabilirea volumului și structurii materiale și energetice necesare desfașurării activitații de ansamblu a unitații economice și în primul rând a celei productive ;aceasta se realizează prin studierea și culegerea de informații privind resursele materiale și energetice necesare pentru toate destinațiile de consum , pe toată gama sorto-tipo-dimensională , configurativă și de calitate ;

Fundamentarea tehnico – economica a planului și programelor de aprovizionare materială si enrgetică a unitații . În acest scop se folosesc planul și programele de fabricație , normele de consum pentru întreaga structură de fabricație , necesitațile pentru alte destinații de folosire a resurselormateriale , structura și nivelul stocurilor , resursele proprii existente în perioada pentru care se face fundamentarea ;

Dimensionarea pe bază de documentație tehnico-economică a consumurilor materiale și energetice ; acțiunea asigură elemntele tehnice de calcul al necesităților materiale și energetice și se concretizează în elaborarea de norme de consumuri specifice analitice , fundamentate tehnic și economic ;prin utilizarea acestor norme tehnice de consum , cu semnificație economica deosebită , se previn consumul irațional , risipa de materiale și energie și deci creșterea , nejustificată economic , a costurilor. Dată fiind importnța acestei activitați , se impune , cu deosebire , în condițiile economiei de piață , extinderea acesteia la toate consumurile din întreprindere ;

Elaborarea de bilanțuri materiale și energetice care contribuie la evidențierea modului de folosire a resurselor , ca și a formei concrete de regasire a caestora pe parcursul prelucrării . Baza de fundamentare a acestor instrumente o constituie programele de fabricație și normele de consumuri specifice estimate în cadrul documentației tehnico-economice de execuție a produselor , lucrăarilor sau prestațiilor.

Dimensionarea pe criteria economice a stocurilor și a loturilor de resurse material pentru comandă și aprovizionare ; acțiunea este de natură complexă , fiind justificată de importanța economică a acesteia , aspect care se evidențiază nu numai prin valoarea resurselor materiale stocabile , dar prin și cheltuielilepe care le generează .

Prospectarea pieței interne și externe de resurse materiale și energetice în vederea depistării și localizării surselor reale și potențiale de furnizare . Acțiunea presupune emiterea de cereri de ofertă , investigații la târguri și expoziții interne și international , la bursele de mărfuri , studierea de cataloage comerciale , prospecte , pliante , alte resurse de informare și publicitate.

Alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiții economice și asigură certitudine în livrarile viitoare pe termen scurt sau lung . Alegerea surselor de furnizare se va face după mai multe criteria , între care semnificative sunt cele care au în vedere calitatea resursei materiale , condițiile de furnizare , distnța de transport , forma de transport ,nivelul prețului , potențialul furnizorilor .

Elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse în raport cu piața de furnizarea internă și externă . Acțiunea se realizează după analiza prealabilă a caracteristicilor pieței de furnizare , a furnizorilor , a situațiilor care influențeaza strategia în cumpărare etc . Pentru fiecare resursă și sursă de furnizare , se impune o strategie specifică , chiar dacă pe ansamblu sunt caracteristice elemnte commune .

Testarea credibilității furnizorilor selectați în scopul evidențierii probitații morale , garanțiilor de care se bucură , seriozitații în afaceri, responsabilitați în respectarea obligațiilor asumate și , nu în ultimul rind , a solvabilitații .

Negocierea și concretizarea relațiilor cu furnizori aleși , acțiune care implică stabilirea , pric accord de voință , a tuturor condițiilor de livrare între parteneri . Finalizarea relațiilor de vînzare-cumpărare se realizează prin emiterea comenzilor și încheierea de contracte comerciale .

Urmărirea și controlul derulării contractelor de asigurare materială , întocmirea fișelor de urmărire operativă a aprozionării pe furnizori și resurse . În acest cadru se înscrie și preocuparea pentru asigurarea mijloacelor de transport eficiente în baza contractelor încheiate cu unitațile de transport . Acțiunea presupune și o legătură permanentă cu furnizorii prin agențiide aprovizionare în vederea prevenirii unor dereglări în livrări, verificării pe parcursul fabricației a stadiului execuției și a calitații resurselor materiale etc .

Analiza periodică a stadiului asigurării bazei material și tehnice , a realizării programelor operative și a planurilor de aprovizionare , a contractelor economice pe total și distinct pe furnizorii principali la resursele vitale ,de importnță strategică etc .

Asigurarea condițiilor normale de primire – receptive a partzilor de material sosite de la furnizori ; aceasta presupune :amenajarea de spații speciale de descăarcare-recepție și organizarea activității acestora , a formațiilor de lucrători specializați în efectuarea operațiilor respective etc.

Stabilirea anticipate a spațiilor de depozitare , dotarea lor cu mobilier adecvat , organizarea internă a fluxurilor de circulație , alegerea sistemelor eficiente de depozitare ,efectuarea operațiilor de dezambalare și de depozitare – aranjare a resurselor material în magazaii și depozite .Se presupune înscrierea în evidența a intrărilor de resurse recepționate și acceptate , asigurarea condițiilor de păstrare –conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate , ca și celor de prevenire a sustragilor , de securitate contra incendiilor .

Organizarea rașională a sistemului de servire ritmică cu resurse materiale a subunitaților de consum ale întreprinderii , în strictă cocncordanță cu cerințele acestora și cu programele de fabricație care au stat la baza elaborării celor de aprovizionare ; în acest cadru se asigură :elaborarea unor programe optime de circulație-consum , de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a materialelor de la depozitela subunitațile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare , eșsalonarea judicioasă în timp a servirilor pentru prevenirea așteptărilor nejustificate la depozite , a supraaglomerării punctelor de servire , a blocării mijloacelor de transport intern , a îcarcării neuniforme a lucrătorilor din depozite etc.

Controlul sitematic al evoluției stocurilor efective în raport cu limitele estimate pentru a se evita consecințele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale în stoc asupra activității economice a întreprinderii , a situației financiare a acesteia .

Urmărirea și controlul utilizării resurselor materiale și energetice pe destinații de cosnum . Desafașurarea acestei activități are ca scop prevenirea consumurilor peste limitele stabilite prin calcule , a risipei pe timpul transportului și depozitării , a nerespectării disciplinei tehnologice sau destinației inițiale de folosire a resusrelor materiale etc.

Conceperea și aplicarea unui system informational cuprinzător , simplu și operativ , așezat pe baze informatice , care să permită : vehicularea volumului imens de informații într-un timp scurt ; evidențierea clară a stării reale a procesului de asigurare materială ;evidența corectă a materialelor , în orice moment . În același timp , acest sistem trebuie să dispună de o bazăextinsă de date care să poată fi ușor apelată în funcție de necesitățile de informare , prelucrare și analiză.

Selectarea și angajarea după principiul competenței a personalului de specialitate în structura profesională specifică ; formarea și perfecționarea lucrătorilor din sectorul de asigurare materială prin diferite forme de pregătire etc .

1.2 Accentuarea importanței activității de aprovivionare.

În general , toate activitățile componente ale managemntului aprovizionării au importanță și semnificație economică specifică pentru activitatea generală a întreprinderii , pentru realizarea obiectivelor stabilite în cadrul strategiei de dezvoltare a acesteia . Însă , în economia de piață , unele activități capătă valențe noi , importanța lor se accentuează și , ca urmare , acestea trebuie abordate cu un interes sporit , într-o viziune racordată total la mediul economic în care se acționează întreăprinderea . Interpretarea pornește de la conșinutul obiectivelor specifice asigurării materiale care sunt subordonate realizării obiectivelor generale ale strategiei de dezvoltare a întreprinderii .

În categoria activităților pentru a căror realizare se impune o atenție sporită se încadrează:

Studierea pieței de furnizare , a furnizorilor potențiali și reali ;

Selectarea și testarea credibilitații furnizorilor ;

Elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse materiale și echipamente tehnice , ca și în domeniul gestiunii stocurilor ;

Negocierea condițiilor de vînzare-cumpărare , de comercializare în general și finalizarea acțiunii , în cea mai mare măsură , pe bazăde contracte comerciale ;

Urmărirea evoluției pieței de furnizare , a structurii și potențialul de resurse , a prețurilor etc.

Activitatea de aprovizionare identifică nevoile întreprinderii, gasește furnizori, negociază cu aceștia, emite (lansează) comenzi către furnizori și asigură sosirea lor ăn intreprindere. În acest sens, managerul care răspunde de aprovizionare, trebuie sa țină o evidență a furnizorilor posibili pentru fiecare materie primă și a rezultatelor obținute prin colaborarea cu aceștia. Întreprinderea mică sau mijlocie beneficiară trebuie să coordoneze nevoile sale cu procesele de producție ale furnizorilor, inclusiv să controleze dacă furnizorii respectă clauzele contractelor încheiate (cantitate, calitate, termene de livrare, etc.)

Prin natura informațiilor , subsitemul aprovizionare materială poate contribui și la îmbunătațirea performanțelor tehnice și de calitate a produselor fabricate de întreprindere ; aceasta prin identificarea de standarte noi de calitate care se impun pe piață , de materiale și echipamente tehnice noi , cu caracteristici superioare care pot fi achiziționate etc.

Logica abordării exigente a managemtului aprovizionării materiale este determinantă de considerente financiare , iar rațiunea are în vedere necesitatea controlului permanent asupra fondurilor financiare investite în cumpărarea materialelor , stocarea , manipularea și utilizarea lor . Semnificația economică se evidențiază nu numai prin valoarea resurselor stocate , dar și prin cheltuielile adiționale pe care le generează . Aceste cheltuieli se referă la aprovizionare ca atare , transport , depozitare , manipulare ,uzură morală .

Importanța susbsitemului aprovizionare materială și cu echipamente tehnice pentru activitatea întreprinderii decurge și din faptul că prin acesta se asigură resursele materiale a căror pondere în csotul total al producției este semnificativă , respectiv de peste 50% . Ca urmare , orice acțiune a subsitemului aprovizionare care determină reducerea costurilor materiale este benefică. Din acest punct de vedere , în economia țărilor dezvoltate se apreciază că prin acțiunea sectorului aprovizionare materială se pot reduce costurile de producție cu circa 5-10% . Semnificația sensului de acțiune este relevantă dacă avem în vedere că într-un orizont de timp definit între sursele potențiale de creșstere a profitului reducerea costurilor va reprezenta o cale prioritară . Aceasta datorită amplificării concurenței care va determina trecerea la o nouă stare de spirit ,la o nouă interpretare a acțiunii în domeniul vânzărilor , si anume “de a vinde pe masura clientului “. Această nouă viziune , care a fost deja pusă în parctică de “toyotism” , propune ca prețul să fie fixat pe piață și deci profitul nu poate fi decât rezultatul diferenței dintre preț și cost . Cum prețul este impus de piață , creșterea concurenței la furnizarea pe piață va impune reducerea costului,deci implicit a elementelor care-l compun , cu deosebire a celor cu ponderea hotărâtoare.

Abordarea exigentă a realizării procesului de aprovizionare prin intermediul managementului , este esențială în conjunctura actuală și internațională care determină creșterea dificultății aprovizionării tehnico-materiale , datorită:

Manifestării unor stări încordate , de instabilitate politică sau economică , în diverse țări ale lumii , care afectează certitudinea și securitatea relațiilor comerciale , în general ;

Politicilor protecționiste practicate de statele dezvoltate în tranzacțiile comerciale cu statele în curs de dezvoltare;

Creșterii accentuate a costurilor de intrare și menținerea pe piață internațională din amonte precum și a costurilor de transfer;

Proliferării acțiunilor internaționale îndreptate către conservarea condițiilor de mediu și protejarea acestuia , ceea ce implică adaptarea structurii de resurse materiale utilizate, a tehnologiilor și echipamentelor tehnice , acestui scop ;

Evoluției oscilante a prețurilor de aprovizionare materială și tehnică , în sens continuu crescător pe piața internă , într-un mod necontrolat și artificial , nesusținut printr-o creștere corespunzătoare a calității , consomitent cu deprecierea monedei nașionale față de cele folosite în circulația internaționalăde valori ;

Creșterii frecvenței de apariție a pneuriei interne la anumite resurse materiale și energetice , care condiționează hotărâtor desfacerea normală a ctivității agenșilor economici ;

Creșterea gradului de risc în angajarea relațiilor comerciale cu furnizorii , datorită amplificării blocajului economic și financiar și a fenomenului de insolvabilitate , cu propagare în lanț , precum și datorită apariției și dispariției frecvente , pe piața internă , a unui număr de firme noi ,a căror credibilitate se dovedește a fi îndoielnică .

În aceste condiții , managementul aprovizionării își propune atingerea unui echilibru între necesitățile reale de materii prime , material , echipamente tehnice , servicii și disponibilitățile de resurse (umane , financiare , tehnice , material ) ale firmei , având ca obiectiv asigurarea completă și complex a necesităților , la locul , termenele și condițiile stabilite , cu un cost cât mai redus .

Pentru realizarea acestui obiectiv sunt necesare anumite activități specific , dintre care cele mai importante sunt următoarele grupe :

Identificarea necesităților reale de resurse , a volumului și structurii acestora , dimensionarea consumurilor specific , fundamentarea tehnico-economică a programelor de aprovizionare și elaborarea bilanțurilor de resurse ;

Studiul pieței interne și externe de aprovizionare în vederea depistării surselor reale și potențiale de furnizare , alegerea celor care prezintă cele mai avantajoase condiții , concomitent cu alegerea resurselor care corespund în cea mai mare măsură cerințelor de consum ;

Testarea credibilității furnizorilor aleși și elaborarea strategiilor de cumpărare , în funcție de carcteristicile acestor furnizori și ale resurselor oferite , precum și alegerea formei de aprovizionare adecvate;

Negocierea și concretizarea relațiilor cu furnizorii prin încheierea contractelor de aprovizionare , urmărirea și controlul derulării acestor contracte și implicit , aprovizionarea efectivă ;

Stabilirea anticipată , organizarea rațională și doatarea tehnică a spațiilor de depozitare și a sistemului de alimentare a punctelor de consum , precum și asigurarea condițiilor necesare primirii-recepției resurselor ; dimensionarea pe criteria economice a loturilor de comandat și implicit a stocurilor ; conceperea ;I aplicarea unui system informațional operativ , fundamentat pe baze informatice moderne ;

Selectarea , angajarea , formarea , perfecționarea și motivarea personalului necesar după principiile competenșei profesionale și motivării individuale ;

Analiza ;I controlul următoarelor aspecte : stadiul asigurării cu resurse , respectiv, al realizării programelor de aprovizonare și a contractelor ; evoluția stocurilor efective față de limitele prestabilite, considerate normale ; utilizarea resurselor pe total și pe destinații de consum .

1.3 Explicarea rolului activității de aprovizionare în cadrul întreprinderii

Obiectivul activității de aprovizionare se referă la procurarea tuturor materiilor prime și a materialelor necesare în cantitatea și calitatea cerută , la un preț corespunzator și la momentul potrivit. Pentru realizarea acestui obiectiv, se initiază și se desfasoară mai multe atribuții specifice cu grad de dificultate și complexitate diferit, cum ar fi:

identificarea și stabilirea volumului și structurii materiale necesare desfașurării activitații de ansamblu a unitații economice și în primul rând a celei productive;

fundamentarea tehnico-economică a planului și programelor de aprovizionare materială și energetică a unității;

dimensionarea pe bază de documentație tehnico-economică a consumurilor materiale și energetice;

elaborarea de bilanțuri materiale și energetice care contribuie la evidențierea modului de folosire a resurselor, ca și a formei concrete de regăsire a acestora pe parcursul prelucrarii (materiale încorporate în produse, deșeuri, pierderi prin ardere, evaporare, etc.);

dimensionarea pe criterii economice a stocurilor de resurse materiale pentru comanda și aprovizionare;

alegerea resurselor materiale și echipamentelor tehnice care răspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum și prezintă cele mai avantajoase condiții de livrare;

alegerea furnizorilor a caror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiții economice și asigură certitudinea livrărilor conform contractelor;

elaborarea strategiilor de cumpărare în raport cu oferta interna și externă;

negocierea și concretizarea relațiilor cu furnizorii aleși prin încheierea de contracte comerciale;

urmărirea și controlul derulării contractelor comerciale de aprovizionare;

analiza periodică a stadiului asigurării bazei materiale a societații;

asigurarea condițiilor de primire-recepție a parților de materiale livrate de furnizori;

organizarea spațiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea fluxurilor de circulație internă, alegerea celor mai eficiente sisteme de depozitare;

organizarea rațională a sistemului de alimentare, cu materii prime și materiale, a sectoarelor de producție din unitate, în stricta concordanță cu programele de fabricație;

controlul sistematic al evoluției stocurilor efective în raport cu limitele estimate a acestora;

urmărirea și controlul utilizarii resurselor materiale pe destinații de consum;

   conceperea și aplicarea unui sistem informațional cuprinzător, simplu și operativ, care să permită evidențierea clară a stării reale a procesului de asigurare materială;

selectarea și angajarea personalului de specialitate în structura profesională specifică.

Capitolul 2. Recepția meterială-activitate esențială în cadrul întreprinderii.

2.1 Explicarea conceptului de recepție

Orice organizație și deci , orice întreprindere are nevoie , alături de echipamente tehnice și fortă de muncă , de materii prime și materiale , produse finite și semifabricate , combustibili , energie electrică și termică pe care le obține din mediul înconjurător , și pe care le supune unui proces mai mult sau mai puțin complex , modern ,tradițional sau original de transformare , obținând produse sau servicii pe care le pune la dispoziția consumatorilor într-o anumită cantitate , de o anumită calitate , la un anumit preț și pentru o anumită perioadă de timp .

Înainte de a produce bunuri materiale sau servicii , o întreprindere apare în postura de cumpărător . Activitate indispensabilă , prezentăde când există producția , asigurarea celor necesare desfașurării unui proces de producție a căpatat valențe noi din momentul în care întreprinderile au încetat să cumpere un număr mic sau foarte mic de materiale , sa adauge o cantitate mare sau foarte mare de manoperă , dupa care obțineau an umite venituri prin vânzarea produselor sau serviciilor realizate.

În timp , recepția a evoluat de la o activitate apreciată cu rol pasiv , subordonată subsistemului producție , la una de adevărată responsabilitate pentru viața ciclică a oricărei întreprinderi . Pe măsura creșterii importanței acestei activități , precum si a profesionalismului specialiștilordin aprovizionare , au fost posibile valorificarea în mare măsură a oportunităților și reacția corectă la continua creștere a presiunii competitive la care este supusă o întreprindere în confruntarea sa permanentă cu mediul ambiant.

Actualmente , ponderea costurilor aferente materiilor și materialelor în total costuri este în general mare, uneori determinată , aceasta reprezentând 60-70% , în unele cazuri chiar mai mult , justifică aprecierea că asigurarea materială , în ansamblul activităților dintr-o întreprindere , este de natură strategică.

Controlul calității produselor se face nu doar în sfera producției, însa și în sfera circulației mărfurilor (comerțului).Pe parcursul circuitului tehnic, mărfurile sunt supuse operațiunilor succesive de ambalare, manipulare, încărcare-descărcare, transport, expediție și depozitare. În timpul efectuării acestora, pot apărea modificări cantitative șicalitative ale mărfurilor.Se impune, de aceea, pentru toate verigile prin care trec mărfurile îndrumul lor de la producător la consumator, efectuarea recepției cantitative șicalitative a mărfurilor, cea mai importantă verificare a calității din punctul de vedere al comerțului.

Recepția mărfurilor are loc o dată cu trecerea mărfurilor furnizorului(întreprinderea producătoare) în proprietatea beneficiarului (întreprinderea comercială)

Recepția mărfurilor este determinată ca ansamblul operațiilor de identificare și verificare cantitativă și calitativă a mărfurilor, desfășurate în prezența delegaților furnizorului și beneficiarului, prin care se remarcă dacă lotul de marfă este potrivit clauzelor contractuale sau calității prevăzute.

Prin recepție se revizuie măsura în care calitatea reală răspunde calității contractuale sau calității prevăzute.

Calitatea reală este distinctivă prin nivelul valorilor personale ale caracteristicilor produselor, definit la un moment dat pe treseul circuitului tehnic.

Calitatea contractată înfățișează valorile individuale ale posesiunilor mărfurilor asupra cărora s-a convenit între părți, în cadrul unui contract.

Calitatea prescrisă redă nivelul valorilor particulare ale proprietăților produselor, înscrise în standarde, reguli, specificații.Se poate spune deci că prin recepție se primește și se aprobă sau se refuză un lot de marfă.

Importantă în controlul recepției este noțiunea de lot care reprezintă o mulțime de produse cu un grad sporit de unitate. Niciodată, însă, în formarea unui lot nu se poate atinge o unitate desăvârșită, în caz în care ar fi îndeajuns analizarea unui singur constituent al său pentru a rezulta concluzii exacte despre calitatea în totalitate. Lotul real este definit de o unitate relativă, în sensul că la formarea lui s-au exclus toate cauzele știute ale neregularităților. Oricât de mult s-a progresat în cunoașterea surselor de variabilitate în cadrul unui proces,excluderea totală a acestora este irealizabilă.

Prin urmare, în măsura informațiilor existente asupra procesului de producție , loturile de produse sunt create astfel încât să li se asigure o omogenitate cât mai înaltă. Este cazul loturilor fizice, constituite din totalitatea produselor ce sunt cuprinse simultan unei anumite acțiuni tehnologice sau al loturilor convenționale care conțin producția realizată într-un anumit interval de timp, în care se poate aproba păstrarea relativ neschimbată a tuturor condițiilor de fabricație.

Atunci când iau hotărârea de achiziționare a unui produs, majoritatea consumatorilor nu cunosc toate caracteristicile de calitate și performantele acestuia si ca urmare, pot face o alegere incorectă , bazându-se pe prevederile comerciantului sau pe o reclama înșelătoare. La ocolirea acestor situații contribuie activitatea de recepție a mărfurilor, însoțită de certificarea conformității acestora. Certificarea redă pentru consumatori garanția ca produsele nu le vor prejudiciui sănătatea, securitatea sau viata. Recepția corespunde intereselor consumatorilor prin înfățișarea principalelor drepturi ale acestora.

In societatea curentă, în care oferta de produse este abundentă și diversificată, este grea pentru consumatori, selectarea acelor produse care le satisfac în totalitate trebuințele.

Prioritățile consumatorilor privitoare la calitatea produselor țintesc :

– performanțele si înclinația de folosire a produselor;

– protecția sănătății, siguranța si ocrotirea mediului;

– costuri de achiziție, de transport, de folosire, de mentenanță;

Legislația în românia caracterizează recepția astfel: efectuarea în mod material și efectiv a operației de identificare calitativă și cantitativă a produselor, operație înfăptuită de către delegații părților contractante,stabilite în contractele economice.

Când probarea cantitativă și calitativă a mărfurilor se realizează doar în prezența furnizorului, procesul se numește „autorecepție”.

Autorecepția redă ansamblul de operațiuni realizate doar de către furnizor (beneficiarul nu se prezintă), exprimarea de voință a părților realizându-se în timpul în care beneficiarul este de acord cu produsele.

2.2 Clasificarea tipurilor de recepție , rolul și obiectivele acesteia în cadrul întreprinderii.

Recepția mărfurilor are loc o dată cu cedarea mărfurilor din proprietatea furnizorului ( întreprinderea producătoare ) în proprietatea beneficiarului (întreprinderea comercială ).

Recepția mărfurilor este de două feluri :

Recepția cantitativă – presupune recepționarea mărfurilor prin cântărire , măsurare , numărare.

Recepția calitativă – presupune verificarea proprietăților produselor prin sistemul organoleptic și prin metode de laborator .

Rolul recepției mărfurilor este:

Cercetarea modului în care furnizorii mărfurilor își execută obligațiile asumate prin contractul de furnizare, în ceea ce privește cantitatea, calitatea, sortimentul, împachetarea,etc.

Verificarea măsurilor în care organele de transport și-au îndeplinit obligațiile asumate cu privire la păstrarea cantității și calității mărfurilor pe parcursul efectuării transportului.

Obiectivele recepției mărfurilor sunt următoarele:

1.Evitarea răzbirii în rețeaua comercială a mărfurilor nereușite calitativ sau din punct de vedere al sortimentului.

2.Evitarea constituirii, pe canale de distribuție, a stocurilor supranormative, care stârnesc imobilizări de fonduri, cu urmări nepozitive asupra eficienței.

3.Influențarea neocolită a organizațiilor producătoare , în rostul producerii de mărfuri în conformitate cu standardele și normele tehnice.

4.Fixarea răspunderii materiale pentru daunele înregistrate ca urmare a recepționării mărfurilor care nu răspund calitativ și cantitativ.

2.3Obligațiile și răspunderile părților implicate în procesul de distribuție.

Obligațiile și răspunderile ce se răsfrâng asupra părților care asista la procesul circulației mărfurilor – furnizor – cărăuș – destinatar – sunt condiționate prin acte normative, care au reglementări privind operațiunile distinctive fiecărei faze parcurse de mărfuri în cadrul circuitului lor tehnico-economic, directive menite, în final, să garanteze totalitatea calitativă și cantitativă a acestora.

Obligațiile și răspunderile furnizorului

Dintre obligațiile ce se răsprâng asupra furnizorului se pot menționa:

– pregătirea adecvată a loturilor de mărfuri în vederea livrării;

– redactarea documentelor de transport;

– expedierea mărfurilor potrivit clauzelor contractuale (dacă părț ile, prin contract, nu au convenit asupra altor regimuri)

Obligațiile unității furnizoare de a procura mărfurile contractate reprezintă o activitate multilaterală, care necesită o serie întreagă de operațiuni diferite și anume:

-planificarea operativă a transporturilor de mărfuri;

-împachetarea adecvată a mărfurilor destinate transportului în așa fel încât acestea să facă față condițiilor de transport în legătură cu specificul lor (fragilitate, higroscopicitate, volatilitate etc.).

Împachetarea mărfurilor trebuie facută în concordanță cu prevederile legale și cu alte dispoziții privind ambalajul și ambalarea, marcarea, etichetarea, ștanțarea etc. Furnizorul este ferit de obligația de împachetare a mărfurilor care, prin natura lor, pot fi trimise în vrac;

-probarea mijlocului de transport pus la dispoziție pentru a verifica dacă este apt pentru încărcarea mărfii respective;

În caz contrar, obiecțiile furnizorului vor fi expediate cărăușului care dacă păstrează mijlocul de transport, preia răspunderea pentru eventualele degradări, pierderi sau sustrageri ce pot fi în momentul transportului;

– enunțarea documentelor de transport desemnează, de asemenea, o altă obligație a expeditorului.

În cadrul acestor documente (scrisoarea de trăsură – pentru transportul feroviar, foaia de parcurs, pentru cel rutier și conosamentul, pentru transportul pe apă) furnizorul este dator să indice natura mărfii care se expediază, însușirile produselor și starea în care acestea au fost depuse;

-încărcarea mărfurilor în mijloacele de transport cade de multe ori în sarcina furnizorului. La încărcarea mărfurilor este necesar să se respecte normele tehnice impuse atât pentru folosirea rațională a mijlocului de transport, cât și pentru a garanta integritatea mărfii pe toată durata transportului, ferind-o de degradări. O încărcare corect făcută are în vedere nu numai simpla așezare ordonată a mărfurilor în mijlocul de transport, ci și fixarea lor prin ancorare, legare, împănare etc.;

-livrarea mărfurilor la adresa indicată de destinatar desemnează o altă obligație importantă a organizației furnizoare. Menționarea exactă și deslușită a adresei de destinație în documentul de transport desemnează una dintre obligațiile a cărei nerespectare provoacă întârzieri în executarea deplasării mărfurilor, ducând la plata de locații.

Răspunderea furnizorului pentru integritatea mărfii variază în funcție de momentul predării acesteia. În practică se remarcă următoarele situații în care răspunderea furnizorului poate fi angajată:

1.Până în momentul înmânării către cărăuș, când:

• livrarea mărfurilor s-a făcut prin recepție sau autorecepție la furnizor și expedierea lor revine în sarcina acestuia;

• în urma recepției sau autorecepției la furnizor, mărfurile zăbovesc în custodia acestuia și expedierea lor revine în sarcina furnizorului.

până în clipa predării efective către beneficiar, când:

• recepția se face la furnizor și beneficiarul ridică mărfurile direct de la furnizor sau expediția cade în răspunderea beneficiarului;

• mărfurile au rămas, în urma recepției făcute la furnizor, în paza acestuia și ridicarea sau trimiterea lor cade în sarcina beneficiarului;

• recepția se face la beneficiar iar mărfurile au fost transportate la punctul recepției de către furnizor

Potrivit legislației în vigoare, furnizorul răspunde pentru lipsurile calitative sau cantitative ale mărfurilor, dacă acestea sunt cauzate de nerespectarea obligațiilor ce-i revin. Astfel, avariile, vicierile sau lipsurile apărute în momentul transportului revin în răspunderea furnizorului când s-au folosit pentru împachetarea materialelor necorespunzătoare, nu s-au respectat normele tehnice de ambalare, încărcare, manipulare și fixare în mijlocul de transport, când nu s-au folosit sigiliile corespunzătoare pe mijloacele de transport închise (dacă acestea sunt folosite în întregime de către expeditor). De asemenea, unitatea furnizoare răspunde și pentru împlinirea greșită a documentelor de transport, prin înscrierea unor declarații necorespunzătoare , incomplete sau scrise în alte locuri decât cele reținute pentru fiecare, și pentru declararea incorecte a masei produselor.

O ipostază de importanță deosebită privind însărcinările și răspunderile furnizorului îl desemnează respectarea severă a calității produselor procurate. Încălcarea prevederilor calitative impuse prin contract se găsesc drept livrare necorespunzătoare calitativ, cu urmări de natură să angajeze răspunderea furnizorului pentru pagubele provocate.

Livrarea de produse neadecvate calitativ creează obligația furnizorului de substituire sau recondiționare a produselor date, care izvorăște din conținutul obligațiilor sale de garanție. Pe lângă acestea, în sarcina furnizorului poate reveni și obligația plății unor amenzi de întârziere și daune, ca forme ale răspunderii sale pentru executarea neadecvată a obligațiilor asumate contractual .

Obligațiile și răspunderile cărăușului

Obligațiile și răspunderile cărăușului se referă la:

recepționarea mărfurilor;

realizarea transportului;

eliberarea (predarea) lotului de marfa la destinație.

Cărăușul este obligat să ridice mărfurile spre transport conform contractului de transport existent, care concretizează obligația ce o are de a aproba cererile de transport adresate de către unitățile economice expeditoare.

Calitatea de cărăuș are dublu sens. În primul rând, cărăușul este acel profesionist care execută efectiv deplasarea mărfurilor cu mijloace proprii, împrumutate sau închiriate. Tot cărăuș este și acea persoană care se obligă să facă tot ceea ce este indispensabil pentru ca transportul mărfii să se realizeze cu mijloacele altuia, dar în numele și pe răspunderea sa și care convoacă de fapt condițiile unui comisionar de transport.

Contractul de transport necesită predarea efectivă a mărfurilor de către expeditor și preluarea acestora de către cărăuș. Tranzacția de predare-preluare a mărfii are drept urmare obligația cărăușului de a expedia mărfurile la destinație, potrivit clauzelor stabilite prin contract.

O importanță aparte pentru asigurarea integrității mărfii în timpul transportului o are fixarea clipei în care mărfurile sunt recepționate de către societatea de transport, din acest moment începând să curgă răspunderea acestuia.

În mod normal, acest moment este accentuat de operațiunea întrebuințării ștampilei unității de cărăușie pe documentul de transport, având un dublu rezultat și anume:

– constituie proba primirii mărfurilor;

– fixează data la care începe să opereze răspunderea cărăușului.

Din punct de vedere al expertizei merceologice și al obligațiilor pe care le are de săvârșit expertul merceolog în activitatea de depistare, localizare și lămurire a motivelor care au condus la degradarea calitativă a mărfii, cunoașterea exactă a timpului cât marfa s-a aflat sub responsabilitatea uneia sau alteia dintre părțile angajate în circuitul tehnico-economic al mărfurilor, are o importanță deosebită.

Preluarea mărfurilor de la furnizor pentru a fi transportate desemnează o sarcină distinctă a cărăușului, iar timpul indispensabil executării acestei operațiuni nu va afecta pe acela necesar operațiunilor de încărcare.

Cărăușul este îndatorat să verifice, la primire, natura mărfurilor, numărul coletelor sau cantitatea de produse, dar și sigiliile aplicate. El are obligația să refuze primirea spre a fi transportate a mărfurilor ambalate neadecvat, când nu se respectă tehnica de încărcare și fixare a mărfurilor în mijlocul de transport sau când sunt înmânate spre transport mărfuri interzise.

Cărăușul este îndatorat să ia măsuri de asigurare a integrității mărfurilor pe parcursul transportului.

Nerespectarea de către cărăuș a datoriei de a asigura integritatea cantitativă și calitativă a mărfii în momentul transportului poate avea drept urmare pierderea (totală sau parțială) sau avarierea mărfii. În ambele cazuri, poate fi angajată răspunderea cărăușului pentru eventualele daune.

Cărăușul poate fi scutit de răspundere pentru degradarea totală sau parțială a mărfurilor, dacă acestea s-au produs:

din motive de forță majoră;

dacă dauna provine din vina furnizorului sau a destinatarului;

dacă paguba a fost cauzată de unele însușiri proprii naturii mărfurilor care au provocat spargerea, sfărâmarea, alterarea sau alte fenomene apropiate;

din cauze naturale inerente transportului în mijloace de transport deschise, dacă acestea sunt catalogate drept corespunzătoare cu dispozițiile în vigoare;

dacă pe durata transportului mărfurile au fost supravegheate de delegați ai furnizorului sau beneficiarului, care nu au făcut nimic pentru asigurarea integrității mărfurilor;

dacă paguba a fost cauzată de unele dereglări ale ambalajului care nu au putut fi sesizate la recepția mărfurilor pentru transport (vicii ascunse);

dacă expeditorul a prezentat produse excluse la transport sub nume fals, greșit sau incomplet sau dacă nu a indicat în documentele de transport însișirile specifice produselor care au nevoie de condiții speciale în timpul transportului;

dacă scăderea greutății produselor s-a datorat caracteristicilor naturale ale acestora (perisabilități).

Recepția mărfurilor de către cărăuș pentru a fi transporte fără nici o obiecție reprezintă o prezumție că s-au respectat clauzele prevăzute de lege, inclusiv sub imaginea verificărilor obligatorii.

Nerespectarea obligațiilor de verificare de către cărăuș pot avea urmări negative pentru acesta. La analiza cauzelor care au provocat anumite dereglări pe parcursul transportului mărfii poate fi supusă răspunderea organizației de transport, care răspunde de integritatea mărfii transportate din clipa primirii și până la eliberarea către destinatar.

În clipa predării mărfurilor la destinație, cărăușul este îndatorat ca, împreună cu destinatarul, să procedeze la controlul sigiliilor, a semnelor și marcajelor de pe mijlocul de transport sau de pe colete, cât și la reviziuirea conținutului.

Dacă totul este găsit în ordin se face semnalarea pe documentul de transport „predat fără urme de violare". În momentul în care, cu ocazia acestui control , se constată urme de violare, pierderi, avarii, scurgeri etc. se va stopa descărcarea, chemându-se la fața locului șeful organizației de cărăușie sau reprezentantul acestuia, care este îndatorat să se prezinte pentru a sesiza eventualele pagube. Cu această ocazie se stabilește un proces-verbal de constatare.

Obligațiile și răspunderile beneficiarului

Principalele obligații ce se regăasesc asupra beneficiarului sunt:

controlul identității mărfurilor;

revizia cantitativă;

revizia calitativă a mărfurilor primite.

Beneficiarul desemnat în documentul de transport este unicul îndreptățit să obțină încărcătura de marfă, obiect al transportului. Unitatea destinatară are îndatorarea legală de a primi produsele de la cărăuș și de a le transporta la locul corespunzător. Cărăușul este răspunzător față de destinatarul fundamentat în ipoteza în care marfa a fost eliberată din vina sa unei alte unități.

Etapele procesului de recepție

Comisiile de recepție se întocmesc pe unități sau secții formate din 3-5 membrii și parcurg în desfașurarea recepției mai multe etape:

fixarea metodei de verificare a calității;

controlul stării mijlocului de transport din punctul de vedere al integrității sigiliului aplicat de furnizor, sistemul de închidere a ușilor, containerelor sau împachetării;

controlul documentației însoțitoare(buletine de analiză, certificat de calitate și confruntarea acestora cu clauzele contractuale);

verificarea calității produselor din lot , fie prin verificarea totală , fie prin eșantionare;

recunoașterea parametrilor statistici de control total ,stabiliți prin standard sau contract;

prelevarea eșantioanelor printr-un stil standardizat;

-analizarea rezultatelor și luarea deciziei de acceptare sau respingere a lotului verificat;

Procesul de recepție a mărfurilor se execută de către beneficiar (unitatea comercială cu ridicată sau cu amănuntul), cu sau fără participarea furnizorului (producătorului de mărfuri).

Locul efectuării recepției:

poate fi reședința beneficiarului sau reședința furnizorului;

la reședința furnizorului este indispensabilă prezența ambelor părți;

se alege reședința furnizorului , în cazul mărfurilor cu grad ridicat de complexitate, fiindcă furnizorul dispune de aparatură complexă,necesară verificării calitative, sau în cazul în care se livrează cantități mari de mărfuri la perioade scurte de timp;

Tehnologia realizării procesului de recepție cuprinde 4 categorii de operațiuni:

1.Controlul integrității și stării igienico-sanitare a mijlocului de transport ( prezența sigiliilor, eventualele avarii, salubritatea acestuia, documente care prevăd calitatea mărfurilor);

2. Controlul documentelor ( documente de contractare, documente care însoțesc lotul de marfă);

3. Recunoașterea lotului de marfă și verificarea cantitativă a acestuia;

4. Verificarea calitativă a mărfii