Implementarea Unei Solutii Erp

Introducere

„Indiferent de tipul de afacere în care vă aflați, implementarea unei soluții ERP este un proiect critic care trebuie să fie luat în serios. De la preocupările legate de costuri și ROI la considerații practice cu privire la cine va gestiona procesul de la compania dvs. , eforturile de implementare ERP necesită un angajament de către o echipă de proiect și de sprijin al liderilor de afaceri pentru a asigura succesul” Ron Gill, CMA, CFM: Strategic Finance (“Why Cloud Computing Matters to Finance”, 2011)

Mă numesc Zisu Cristian Ștefan, iar firma pentru care lucrez și grupul de firme pe care le deținem au ca obiect de activitate fabricarea și repararea de motoare electrice industriale, confecții metalice de toate tipurile (SC Romard SA Cluj-Napoca și SC Electrozig SA Turnu Măgurele) și comerț (SC Interzig SRL Turnu Măgurele)

În ultimii ani de zile firma s-a dezvoltat în special pe partea de confecții metalice, ajungând să produca astfel echipamente și piese pentru utilajele agricole, piese foarte viabile și de o calitate foarte bună.

Datorită calității produselor și prețurilor mai mici în comparație cu piesele orginale pentru tractoare și combine am început demersurile pentru a colabora cu firma PROINVEST SRL, lider pe piața de tractoare, combine și piese de schimb în județele Teleorman, Giurgiu, Ilfov, Dâmbovița, Argeș și Prahova.

Acesta este și motivul pentru care împreună cu conducerea companiei am ales să fac practică de specialitate la compania PROINVEST, care de curând a implementat un sistem ERP de la Microsoft (Microsoft Dynamic Nav). În urma practicii desfășurate la sediul PROINVEST, am încercat să înțeleg ce implică dezvoltarea unei soluții ERP, infrastructura necesară cât și multele beneficii aduse, chiar dacă prețul este aparent foarte mare.

Întrucât avem planuri de a ne extinde activitatea și în alte țări și a deveni un furnizor de luat în serios pentru orice societate care își desfășoară activitatea în domeniul agriculturii, consider că implementarea unui sistem ERP în viitorul apropiat pentru societatea noastră este absolut necesar pentru a putea fi competitivi.

Pentru a putea exista pe piață și a face fata competiției, consider că o soluție ERP este de real ajutor pentru a gestiona toate componentele afacerii prin accesul la o bază de date comună, a crește calitatea serviciilor oferite clienților, a oferi un mod de lucru online ce facilitează comunicarea între oameni, departamente și puncte de lucru și nu în ultimul rand pentru automatizarea și standardizarea proceselor operaționale, elimininând astfel operațiunile manuale.

I. Prezentarea companiei PROINVEST

Prezentarea societății PROINVEST SRL, Alexandria, jud. Teleorman

Compania PROINVEST este distribuitor unic de utilaje agricole Claas pentru 6 județe din România: Teleorman, Argeș, Dâmbovița, Giurgiu, Ilfov și Prahova.

Firma a debutat cu un business de vânzare de uleiuri auto și a ajuns în prezent la o cifră de afaceri de peste 20 de milioane de Euro și o medie anuală de 250 de angajați.

Figura 1.1. – Graficul cu cifra de afaceri și profitul companiei Proinvest (Sursa infofirme.ro)

Principalele linii de business ale PROINVEST sunt enumerate în continuare și detaliate, una câte una (în ordinea ponderii lor în cifra de afaceri a companiei):

Liniile de business ale Proinvest

1. CLAAS utilaje agricole

i.Service cu autoateliere mobile la client (cu sau fără garanții)

ii.Piese schimb

iii.Vânzare, în 6 județe cu 4 vânzători pe teren și un director de vânzare general.

iv.Marketing

2. Depozit piese auto

Depozit vânzare en-gros și en-detail de piese auto, acumulatori și anvelope, multimarcă.

3. Depozit alimente

Depozit vânzare en-gros și en-detail de alimente.

4. Construcții civile

Construcții civile.

5. Service auto rapid multimarcă

Service auto rapid multimarcă – fără tinichigerie și vopsitorie, fără colaborare cu casele de asigurări.

6. Magazine alimentare:

i.Magazinul „Dunărea” în Alexandria

ii.Magazinul „Nord” în Alexandria, în acest magazin funcționează și un fast food.

iii.Magazin alimentar în Turnu Măgurele

7. Magazine metalo-chimice:

i.Magazinul „Scufița Rosie” în Alexandria.

ii.Magazin în Turnu Magurele.

La cele 7 de mai sus, se adauga o nouă linie de business “Coloana Auto” care nu este propriu-zis un business separat ci deservește toate celelalte linii de business; pentru a putea calcula profitabilitatea (venituri vs. cheltuieli) și pentru a putea eficientiza folosirea parcului de mașini, utilaje și echipamente se dorește tratarea ei separat, ca și o linie de business independenta.

Concurența

Fig. 1.2. – Principalii concurenți ai companiei Proinvest

Infrastructura IT

În prezent există un singur server pe care rulează Microsoft Windows Server 2012, o bază de date SQL 2012 și Office 2012.

Backup-ul este făcut pe FileServer, iar în viitor se dorește a trece la backup pe casete magnetice de lungă durată (nu se demagnetizează în timp), care sunt mult mai sigure. Casetele magnetice vor fi depozitate la o bancă.

Sisteme folosite până la implementarea ERP

Din punct de vedere informatic, PROINVEST a folosit următoarele sisteme/aplicații:

Aplicații CLAAS:

Parts Doc

Platforma electronică Project List

Alte aplicații ale furnizorilor, în general aplicații web

Aplicații interne, dezvoltate in-house pentru gestiune internă (dezvoltate în FoxPro): GESTPOS, Contabilitate.

Software folosit pentru gestiunea caselor de marcat.

II. Implementarea ERP

Ce este un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) este un sistem informatic menit să coordoneze toate resursele, informațiile și activitățile din cadrul unei companii, rezultatul fiind un proces optim, complet și eficient de business. Un ERP utilizează o bază de date comună și are o structură modulară.

Baza de date comună asigură în primul rând prelucrarea unică a tuturor documentelor din cadrul unei companii și permite fiecărui departament să stocheze date și să extragă rapoarte în timp real. Sistemul modular permite firmelor selectarea și achiziționarea modulelor de care au nevoie, integrarea și suplimentarea altora noi atunci când este cazul. Modulele pot funcționa în mod independent sau integrat. Este de preferat integrarea funcționalităților modulelor căci puterea unui ERP stă în intreg. Ansamblul reprezintă exponențial mult mai mult decât suma părților din care este compus.

Scopul implementării ERP

Scopul este de a reduce munca manuală și consumul de timp pentru fiecare activitate din cadrul unei companii. De asemenea, s-a dorit și o rezolvare a lipsei de coordonare între departamente aflate în locații diferite și mai ales îmbunătățirea accesului managerilor la informații în timp real, ceea ce a facilitat atitudinile de management pro-active.

Stabilirea cerințelor

PROINVEST a realizat împreună cu o companie specializată un proiect de pre analiza a fluxurilor de afacere, având ca obiective :

– a. PreAnaliza cerințelor de business și a proceselor de afaceri, la nivel de structuri organizaționale (companii/entități) și linii de business (activități);

– b. Lista "MoSCoW" (Must have/Should have/Could have/Won't have) – a cerințelor de sistem, în ordinea gradului lor de importanță;

– c. Analiza de tip Gap/Fit – gradul de satisfacere al cerințelor de către o implementare standard Microsoft Dynamics NAV (Navision);

– d. Analiza infrastructurii IT existente și necesarul de optimizare și upgrade pentru susținerea unui ERP de tipul Microsoft Dynamics NAV.

Analiza proceselor a fost realizată cu asistența echipei PROINVEST, și s-a desfășurat în următoarele locații:

– la sediul central

– la depozitul de piese și utilaje agricole

Utilizarea practică a Microsoft Dynamics Nav

Ce este Microsoft Dynamics Nav ?

Microsoft Dynamics Nav este o soluție informatică de management global al resurselor companiei (ERP) care ajută companiile mici și mijlocii să aibe un control mai mare asupra capitalului și finanțelor, simplificând lanțul de aprovizionare, producție și operațiuni. Este rapid de implementat și ușor de folosit, având puterea de a susține ambiția companiei de creștere.

Modulul oferă informații complete și complexe pentru urmărirea și analiza interacțiunii firmei cu segmentele preferate de clienți. Practicile recunoscute de marketing și vânzări sunt aplicate pentru a lua deciziile potrivite la timpul potrivit. În acest scop, trebuie controlate și susținute toate eforturile din domeniile marketing și vânzări. Modulul conduce la soluția corectă de CRM, astfel ca sarcinile să poată fi finalizate corect și cu succes și permite:

îmbunătățirea relațiilor cu clienții pentru ca în final să crească productivitatea;

luarea de decizii bine documentate despre clienți pentru a îmbunătăți poziția față de competitori;

parametrizarea soluției pentru a se potrivi proceselor existente și pentru a duce în final la creșterea afacerii.

Interfața cu utilizatorul

Interfața destinată utilizatorilor este proiectată astfel încat să fie simplu de utilizat, în special dacă esti deja familiarizat cu produsele Microsoft. Interfața are multe beneficii incluzând faptul că permite deschiderea mai multor ferestre în acelasi timp și că urmează aceleași principii de design în întreg mediul Microsoft Navison.

Figura 2.1. – Interfața Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics Nav are în spate o mulțime de tabele, iar cea mai importantă este tabela de contabilitate.

Fiecare linie conține toate informațiile legate de tranzactie.

Un avantaj deosebit al NAV îl reprezintă faptul că majoritatea datelor se pot exporta în Excel.

Compania Proinvest SRL a împărțit afacerea în centre de cost și de profit, fiecare centru putând înregistra costuri și venituri, doar costuri sau doar venituri.
Principala funcție a softului este analiza pe dimensiuni. Astfel, compania având mai multe linii de business, fiecăreia dintre acestea i-a fost atribuit un cod. Codul liniei de business este obligatoriu de completat pentru orice tranzacție.

Practic conturile contabile 6,7,8 (cheltuieli, venituri și venituri și cheltuieli extracontabile) stau la baza analizei pe dimensiuni.

Aplicăm un filtru de dată, selectând perioada pentru care dorim analiza, apoi accesăm meniul Funcții – Export Excel. Obținem astfel datele intr-un tabel pivot, fiind simplu să alegem linia de business și multe alte filtre pentru a vizualiza raportul dorit.

Figura 2.2. – Analiza pe dimensiuni in Microsoft Dynamics Nav

Figura 2.3. – Tabel pivot exportat din NAV

Nomenclator de clienți și furnizori unic

Figura 2.4. – Orice tranzacție este legată de un ID de utilizator

În NAV nu există ștergere! Ideea este ca orice modificare trebuie să lase urme, astfel rămâne mereu ID-ul de utilizator pentru asigurarea transparenței datelor.

Crearea unui modul nou

Am ales să intru în modul de test al NAV-ului pentru a crea un modul pentru conținutul compartimentelor (ce conține fiecare depozit în parte).

Astfel am intrat în meniul de editare, alegând Creare meniu, apoi Creare articol și în final alegând forma dorită.

Figura 2.5. – Conținutul compartimentelor

Nomenclatorul de articole

În luna februarie am participat timp de 7 zile la inventare în locațiile din Buftea și Turnu Măgurele.

Nomenclatorul de articole este o tabelă, fiecare articol având un cod intern.

Figura 2.6. – Nomenclator de articole

La o detalire a unui articol avem acces la informațiile complete precum cine l-a modificat, stocul pe fiecare compartiment din raft, codul de locație, etc.

Locațiile pot ține stoc fizic.

Legătura cu contabilitatea se face după grupe de înregistrare (combinația dintre ele dă notele contabile). Astfel, datele nu se mai operează de două ori, constituind un avantaj enorm adus companiei.

Proinvest are o listă imensă de prețuri, având posibilitatea de prețuri preferențiale, campanii, prețuri pe unități de măsură diferite, campanii de fidelizare, etc.

Un lucru important al NAV este că poți primi o avertizare de sold scadent pentru un client, iar opțiunile de a înregistra sumele (DA și NU) pot fi preferențiale pentru fiecare client în parte. Astfel, compania are clienți la care lipsește opțiunea DA.

Figura 2.7. – Avertizare sold scadent client

III. Fundamentarea deciziei de acordare discount-uri clienților pentru piese.

Pentru a putea face față cu brio concurenței, a-și mentine cota de piață și a fi în continuare numarul 1 în alegerea clienților am realizat o simulare pentru a vedea dacă compania poate acorda discount-uri clienților la piesele pentru combine și tractoare cât și pentru utilaje agricole în perioada ”moarta” a agriculturii, în baza rapoartelor Microsoft Dynamic Nav.

Rapoarte grafice obținute în urma exportului de date din Microsoft Dynamic Nav

Figura 3.1. – Graficul cu situația oferte – vânzări combine

La o simplă vizualizare a graficului obținut conform datelor din Microsoft Dynamics Nav, la un total de 302 oferte pentru combine s-au vândut 41. Asta înseamna un procent de 13,6% vânzari raportat la numărul de oferte.

Situație oferte – vânzări tractoare

Figura 3.2. – Graficul cu situația oferte – vânzări tractoare

Analog cu situația de oferte – vânzări pentru combine, am preluat și situația vânzărilor de tractoare. Observăm că la un număr de 360 de oferte s-au vândut 30 de tractoare, ceea ce înseamna 8,34 % vânzări raportate la numarul de oferte.

Cota de piață pe județe (2014-2015 si 2015-2016)

Figura 3.3. – Graficul cu cotele de piață pe județe

Reparția lunară a manoperei

Figura 3.4. – Repartiția lunară a manoperei

Repartiția lunară a distanțelor

Figura 3.5. – Repartiția lunară a distanțelor

Observăm ca și în cazul manoperei, perioada campaniei de primăvară-vară(vârful campaniei)-toamnă în agricultură, este o perioadă extrem de aglomerată.

De aceea pentru a menține un ritm normal și a rezolva cerințele clienților în mod corespunzator, trebuie descongestionată cumva această perioadă, mutând o parte din activități în perioada “moartă” (noiembrie – martie).

Pentru a menține vânzările ridicate s-a decis inițializarea campaniei de iarnă, în care se oferă clienților Proinvest deplasarea și diagnosticarea gratuită a utilajelor. Astfel, în urma deplasărilor și a diagnosticelor, se stabilește împreună cu clienții un necesar de piese, acordând un discount (motivarea acordării de discount este în continuare, analizaâd graficul de achiziții).

Rezultatul campaniei de iarnă:

în campanie nu se mai strică utilajele

o parte din vânzări se mută în zona moartă (vârful activității din martie se datoarează activității din iarnă)

Achiziții perioada 1 octombrie 2014 – 30 septembrie 2015

Figura 3.6. – Graficul de achiziții în perioada 1 oct. 2014 – 30 sep. 2015

După cum reiese din grafic în luna ianuarie sunt cele mai mari achiziții, în valoare de 307.377 Euro. De ce? Pentru că în acea perioadă compania beneficiază de cele mai mari discount-uri de la firma CLAAS Germania.

Numim stocul achiziționat în luna ianuarie SUPERSTOC.

Superstocul ne ajută la acordarea de discount-uri clienților, lucru foarte important pentru menținerea standardului ridicat în satisfacerea lor.

Vânzări în perioada 1 octombrie 2015 – 30 septembrie 2015

Figura 3.7. – Graficul de vânzări în perioada 1 oct. 2014 – 30 sep. 2015

Venituri din vânzări de marfă și discount-uri acordate

Figura 3.8. – Venituri din vânzări de marfă și discount-uri acordate

Observând cele două grafice, media cea mai mare de discount este în perioada moartă a campaniei din agricultură, acordând discount-uri de până la 19.52 % (decembrie), 15.28% (ianuarie), 15.52 % (februarie) si 16.75% (martie).

Vânzările din lunile următoare au volum ridicat în mare parte din cauza campaniei din perioada de iarnă.

Concluzii

Microsoft Dynamics Nav ne ajută sa păstrăm datele “curate” și “de încredere”, eliminând erorile umane (în special la introducerea datelor), creșterea vânzărilor companiei, cu pastrarea aceluiași număr de angajați.

Având mai multe afaceri sub aceeași firmă, înainte nu exista o modalitate de avea acces la cheltuieli în timp util. Înainte cheltuielile se înregistrau la grămadă, iar pentru a le despărți îți luau luni de zile pentru a putea face o analiză corectă.

Astfel, s-au împărțit cheltuielile pe centre de cost și de profit. În acest fel se poate urmări dacă fiecare linie de business în parte este profitabilă sau nu.

Odată imbunătățit acest aspect au apărut și unele surprise și anume că unele magazine erau pe minus chiar dacă firma în ansamblu era pe plus. Ca rezultat acestea au fost închise.

Un alt avantaj pentru PROINVEST îl constituie accesul la informațiile care sunt vitale pentru o orice companie mare.

Managementul clientilor si al neincasatelor

Având nomenclatoare dezbinate, neputând pune limite și restricții compania s-a confruntat de-a lungul timpului cu problema clienților datornici. Astfel, top-ul de hârtie ce conținea toți clienții se actualiza săptămânal și trebuia fi pus la dispoziția fiecăruia pentru a-l răsfoi de fiecare dată când se făcea o achiziție mai mare.

Însă, dupa implementarea ERP, acum toată lumea are acces la istoricul fiecărui client, fiind doar la un singur click distanță. Totul este mult mai elegant și mai ușor.

Acceasi muncă de două ori

Înainte la fiecare punct de lucru se făceau documente, documente ce trebuiau înregistrate ulterior în contabilitate.

Bonusare

Proinvest a introdus sistemul de bonusare. Acum se știe cine ce face, cum face, cât vinde, etc. Orice tranzacție poate fi legată de utilizator. Nu se poate șterge nimic din sistem fără să lase urme.

Înainte compania s-a confruntat cu cazuri în care o persoană ce primea bonus ștergea documentul din sistem, fără să lase absolut nicio urmă. În urma unor astfel de cazuri, au avut

probleme cu clienții și furnizorii, fiecare susținând altceva decât ceea ce aparent știa compania.

Implementatori world wide

Un avantaj care a scumpit destul de mult soluția este că are mai mulți implementatori. Nu există un singur furnizor de care să depinzi.

Deasemenea un mare beneficiu adus companiei PROINVEST este flexibilitatea pe care o oferă în gestiunea activității. Asta inseamnă că sunt la dispoziție foarte multe funcționalități și opțiuni pentru a putea lua decizia optimă în privința vânzărilor companiei.

Datorită implementarii ERP am putut lua decizia de a crea campania de iarna, păstrându-ne astfel clienții și maximizând vânzarile de piese pentru utilaje și utilaje în această perioadă.

Deasemenea, menționez urmatoarele beneficii:

îmbunătățirea timpilor de livrare a comenzilor către client

posibilitatea acordării unor discount-uri pentru stimularea clienților

Bibliografie

http://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-implementation.shtml

Microsoft Dynamics NAV Financial Management (Cristina Nicolas Lorente, Laura Nicolas Lorente – Birmingham-Mumbai)

http://www.cyop.net/how_to_implement_an_erp_system.html