Functii Si Procese de Business

Funcții și procese de business

ERP, sau Enterprise Resource Planning, este un sistem informatic ce faciliteaza fluxul informației dintr-o organizație și coordonează toate resursele și operațiunile de business. Activitățile de business pe care un sistem ERP le suplinește sunt următoarele: resurse umane, planificarea resurselor, marketing și vânzări, inventar, logistică, livrare, plăți, contabilitate. Achiziționarea unor pachete suplimentare poate asigura și funcțiile de Customer Relationship Management (CRM), sau managementul relației cu clienții. Sistemul ERP asigură comunicarea în timp real între stakeholderi și îmbunătățește calitatea managementului. Folosind o bază de date centralizată, comună, la care au acces stakeholderii, vendorii, inclusiv clienții (operațiuni limitate), platforma furnizează utilizatorilor un mediu unitar, consistent și uniform.

Dacă ne referim la operațiunile de business, acestea sunt activitățile din funcțiile de zi cu zi ale businessului, organizației, desfășurate cu scopul de a obține profit. Se bazează pe trei principii fundamentale, imperative, al căror scop general este de a maximiza valoarea recoltată din active:

Generarea unor venituri recurente;

Creșterea valorii activelor;

Securizarea veniturilor și a valorii businessului.

Evoluția sistemelor ERP a evoluat din necesitatea unor aplicații care centralizau necesarul materialelor și planificarea resurselor. Astăzi, o platformă de acest tip nu poate însemna decât un avans în fața competitorilor și satisfacția clientului.

Dintre toate software-urile pe care o organizație le poate integra, ERP are cel mai mare impact direct in reducerea costurilor, potrivit unui studiu condus de Aberdeen Group of Small and Medium Businesses, in ceea ce privește motivul adoptării unui astfel de sistem. Al doilea motiv justificat a fost îmbunătățirea relației cu clienții.

Istoricul planificării resurselor întreprinderii in era tehnologiei își are începuturile in anii '80 în industria manufacturieră, evoluând din planificarea necesarului de materiale, care, la rândul său, a purtat denumirea in 1960 de Managementul de Inventar și Control in industrie. În concluzie, ERP a revoluționat sistemele învechite, cu o arhitectură de tip client-server, acoperind toate funcțiile de bază ale organizației (fie bazată pe profit, ONG, non-profit, guvernamentală etc.).

Prin faptul ca înlocuiește două sau mai multe aplicații independente, elimină nevoia unei interfețe externe ce înainte era absolut necesară. Sistemele ERP au cunoscut o creștere în vânzări începând cu anii '90, când tot mai multe companii se confruntau cu amenințarea problemei de securitate informatică Y2K (apărută din cauza reprezentării anilor doar prin ultimele două cifre, sistemele informatice putând face cu ușurință confuzie între anul 2000 și anul 1900.***money.ro). Până în 1999, majoritatea companiilor deja integraseră soluții ERP.

Pentru a putea înțelege un astfel de sistem, trebuie să trecem în revistă câteva concepte de bază pe care se sprijină o afacere. Majoritatea companiilor au patru mari zone funcționale ale operațiunilor: Marketing și Vânzări, Managementul Lanțului de Aprovizionare, Contabilitate și Finanțe, Resurse Umane. Fiecare domeniu este compus dintr-o varietate de funcții de business specifice acestora. FIG 1-1

Există exemple de companii aparte, unde departamentele de Marketing și Vânzări sunt complet izolate de lanțul de aprovizionare, chiar dacă cei dintâi menționați fac publicitate și vând produsele celorlalți. Așadar, putem spune că ceea ce se întâmplă într-o zonă funcțională, nu are neapărat legătură cu cealaltă. În schimb, în următoarele paragrafe vom afla de ce aceste departamente sunt interdependente, toate având nevoie de date unele de la celelalte. Într-o companie, cu cât comunică mai mult departamentele între ele, pe atât businessul se va diferenția pe piață în fața competitorilor.

Integrarea oferă beneficii nu doar pe parte de comunicare și competitivitate, ci contribuie și la îmbunătățirea fluxului de lucru (workflow). Un sistem informatic include forța de muncă (angajații), procedurile interne, software-ul, computerele care stochează, organizează, analizează și livrează informația. Mai jos vom analiza de ce informația trebuie să circule prin toate departamentele și care sunt consecințele dacă acest lucru nu este efectuat, dacă există hibe.

Din ce în ce mai mulți manageri gândesc acum în termeni ai proceselor de business, decât în funcțiile lor. Să ne reamintim că un proces de business este o colecție de activități care se ocupă de una sau mai multe tipuri de inputuri si crează un output de valoare pentru cumpărător. Există două tipuri de cumpărători: externi (din afara firmei) și interni (din interiorul firmei; ex.: produsele vândute de către departamentul de Marketing și Vânzări este strâns legat de ceea ce este procurat și produs de către Supply Chain Management – SCM, sau Managementul Lanțului de Aprovizionare).

Întotdeauna, un business trebuie să aibă în vizor punctul de vedere al clientului în orice tranzacție pe care o efectuează. Care este diferența dintre o funcție de business și un proces de business în imaginea clientului? Să presupunem că telefonul achiziționat de către un client se deteriorează în timpul livrării. Deoarece doar una dintre zonele funcționale este implicată în acceptarea returului produsului deteriorat, confirmarea de retur este o funcție de business, mai exact, este o parte a funcției Managementului Relației cu Clienții (Customer Relationship Management-CRM) a departamentului de Marketing și Vânzări. Din cauza faptului că multe zone funcționale sunt implicate în repararea produsului și returul către client, reparația în sine este un proces de business. O interacțiune de succes cu clientul este cea în care subiectul nu trebuie să interacționeze separat cu fiecare funcție de business, deoarece ar putea primi informații eronate și ar pierde foarte mult timp (ambele tabere).

Distribuirea eficienta a datelor între și în interiorul zonelor funcționale conduce la un proces de business mult mai eficient, datorită unui sistem informatic integrat. Inputurile (resursele) unei afaceri sunt materializate în oameni, echipament, acestea transformându-se în bunuri și servicii pentru clienți, cu ajutorul informației corect și eficient distribuite. Un exemplu relevant în sensul unui sistem informatic integrat îl putem lua din industria serviciilor financiare, aceasta cheltuind mult mai mult pe sistemele sale informatice decât orice altă industrie ($500 mil. în 2009). Băncile au fost primele organizații care au fost nevoite să adopte sisteme informatice datorită operativității sporite, dinamicii și magnitudinii pe care această filieră o căpăta. Mai jos vom face trecerea către următoarele capitole, explicând pe scurt procesele de business și funcțiile pe care fiecare arie a unui sistem ERP le deține.

Marketing și Vânzări (M/S)

Funcțiile acestui departament includ dezvoltarea produselor, determinarea prețului, promovarea pe piață și preluarea comenzilor de la clienți. De asemenea, rapoartele de tip forecast (previziune) sunt nelipsite cand vorbim despre Marketing și Vânzări, ajutând estimarea și determinarea vânzărilor.

Necesitatea unui contact constant cu cumpărătorii este binecunoscut, activitatea de follow-up a acestui departament ajutând la menținerea relației cu clienții existenți, sau de a materializa un lead (potențial client), prin trimiterea de newslettere via email sau rețele de socializare, flyere, oferte promoționale și de fidelitate, beneficii ș.a.m.d.

Managementul lanțului de aprovizionare (SCM)

Printre funcțiile SCM sunt incluse dezvoltarea planului de produs, comanda de materiale nefinisate, brute de la furnizori, primirea în fabrici și depozite a acestor materiale, producția propriu-zisă și livrarea produselor către clienți. Producția este planificată într-atât de amănunțit încât să poată fi evitate risipa și întârzierile, cu ajutorul forecasturilor preluate de la departamentul de Marketing și Vânzări. Sales forecast (previziunile de vânzări) sunt estimari ale cererii și fluxului de vânzări din viitor pe un anumit produs. Precizia unui astfel de raport poate fi îmbunătățită dacă este bazată pe istoricul cererii și fluxurilor.

Contabilitate și Finanțe (A/F)

Acest departament se ocupă cu contabilitatea financiară pentru a putea furniza date operaționale și rapoarte pentru management. Alte taskuri (sarcini) includ controlul conturilor, planificare, bugetare și fluxul de numerar. Funcțiile A/F au în vedere înregistrarea datelor brute cu privire la vânzări, cumpărarea materialelor pentru producție, staturi de plată (payroll), încasări de la clienți. Datele brute sunt numere colectate din vânzări, producție și alte operațiuni, însă fără manipularea altor departamente. Apoi sunt rezumate astfel încât să se determine profitabilitatea afacerii și procesele decizionale de la nivel înalt. Aceste date sunt folosite de către toate departamentele unei companii.

Resurse Umane (HR)

Orice afacere are nevoie de angajați, indiferent de numărul acestora, de aceea departamentul de Resurse Umane se ocupă cu recrutarea, trainingul, evalurea și recompensarea personalului.

Într-o organizație, numărul angajaților și timpul în care se face recrutarea depind de nivelul vânzărilor. Resursele Umane folosesc forecasturile pentru organizarea personalului, însă adevăratele probleme intervin când apar în discuție aparate pentru automatizare care ar scuti timp și resurse financiare, sau personalul part-time, care poate fi de ajutor în momente precum sfârșitul de quarter (trimestru). Pentru rezolvarea acestor chestiuni, departamentul HR are nevoie de rapoarte de la M/S, SCM și A/F.

În concluzie, rezumatul funcțiilor departamentelor amintite mai sus sunt:

Marketing și Vânzări

Input:

Date de la clienți

Date din comenzi

Trenduri în vânzări

Costul per unitate

Cheltuielile de călătorie (travel expense) ale companiei (politici)

Output:

Strategii de vânzare

Prețul pe produs

Necesitățile angajaților

FIG 1-4

Managementul lanțului de aprovizionare

Input:

Date din vânzările produselor

Planuri de producție

Nivelul inventarului

Politica de disponibilizare și rechemare a companiei

Output:

Comenzi pentru materialele brute

Comenzi pentru ambalaje/ambalare

Date cu privire la chltuielile pe resurse

Rapoarte cu privire la producție si inventariere

Informații despre necesarul de angajări

FIG 1-5

Contabilitate și Finanțe

Input:

Plăți de la clienți

Creanțe de încasat

Creanțe de plătit

Date din vânzări

Date din producție și inventar

Salarizare și cheltuieli

Output:

Plăți către furnizori

Rapoarte financiare

Date de credit ale clienților

FIG 1-6

Resurse Umane

Input:

Forecasturi despre personal

Date cu privire la calificări

Output:

Respectarea reglementărilor

Traininguri pentru angajați și certificări

Bază de date a calificărilor

Evaluarea și recompensarea angajaților

FIG 1-7

Rezumat:

Companiile care fabrică și vând produse au patru mari zone funcționale: Marketing și Vânzări, Managementul Lanțului de Aprovizionare, Contabilitate și Finanțe, Resurse Umane.

Fiecare zonă funcțională este integrată într-un sistem informatic ce reține, procesează și stochează datele, pentru a genera informații necesare în procesul decizional.

Toate departamentele au nevoie de date unele de la celelalte pentru a putea funcționa.

Dezvoltarea și istoricul Enterprise Resource Planning

După cum evidențiat anterior, un sistem ERP poate ajuta o companie oferind acesteia un mediu unitar, uniform, omogen, cu o bază de date partajată, în timp real, ca numitor comun.

Intr-o organizație de orice tip, un sistem informatic integrat o poate face competitivă, ba chiar contribuie la scăderea semnificativă a costurilor. De exemplu, două departamente care au nevoie de o bază de date comună, vor fi nevoite ca primele să printeze în format fizic aceste date, iar cel din urmă departament să introducă informația din format fizic, în format electronic pentru a se putea folosi de ea. Nu numai că această operațiune necesită foarte mult timp, dar se pot strecura greșeli de scriere. De asemenea, mai există un tip de sisteme automate, care însă au nevoie de update periodic, asta însemnând că utilizatorii nu pot beneficia în timp real de informația partajată.

Așadar, sistemele ERP au evoluat din avansul rapid tehnologiei, din viziunea unui sistem informatic integrat (procedură resimțită la nivel global) și din necesitatea unei noi strategii ce s-a remarcat prin trecerea de la un target bazat pe funcțiile afacerii, la focusarea pe procesele de business.

Primul cuvânt l-au avut sistemele din anii 1960-1970, computere de tip mainframe (unități foarte mari, greoaie, dificil de întreținut si costisitoare, cu compatibilități reduse, folosite de către guverne si organizații). Din păcate, aceste computere nu erau suficient de puternice și avansate încât să poată oferi informații în timp real pentru a putea ajuta în procesul de luare a deciziilor. În timp, computerele au devenit mai mici, mai rapide, mai ieftine și portabile.

Enterprise Resource Planing este evolutia MRP II – Manufacturing Requirements Planning (Planificarea necesarului de materiale) al anilor 1980, care a fost mai mult legat de Industria Manufacturieră și destinat controlului procesului și planificării manufacturiere cu un output eficient. MRP, la rândul său, a evoluat din IMC (Controlul managementului și al inventarului) conceput în anii 1960, ajutând în Managementul stocurilor. Mai pe scurt, ERP a trecut de la o arhitectura de tip legacy (învechită, ce necesită schimbare), la o arhitectură flexibilă, de tip client-server. La sfârșitul anilor 1990, majoritatea companiilor deja integraseră acest sistem, de teama problemei informatice Y2K, amintită în subcapitolul anterior. Există surse care susțin faptul că developerii (companiile producătoare) au creat o campanie puternică de marketing bazată pe frică, promovând astfel sistemele ERP, crescând vânzările și globalizând integrarea.

Astfel, organizațiile au fost puse în situația de a alege: fie plăteau milioane de dolari programatorilor pentru a corecta greșeala Y2K din sistemele lor învechite, fie investeau într-o nouă arhitectură, mult mai puțin costisitoare și mult mai eficientă.

EVOLUȚIA SISTEMULUI ERP

CRACK MBA, 2012, ERP Evolution (online) ; Disponibil la: < http://crackmba.com/erp-evolution/ > [Accesat în data de 18.05.2016]

Exemple de sisteme ERP:

PeopleSoft – Fondat de David Duffield, fost angajat IBM. Inițial, platforma oferea software pentru Resurse Umane și Payroll Accounting, fiind un succes în organizațiile care aveau integrat SAP (Systems, Applications and Programs).

Oracle – În prezent, cel mai mare competitor al SAP. Fondat în 1977 de Larry Ellison, Bob Miner, Ed Oates, a câștigat un contract cu CIA (Central Intelligence Agency), însă neîndeplinindu-ți angajamentele contractuale, până la sfârșitul anilor 1970, Oracle a început demararea unui sistem de baze de date. În 1986 încep conceperea pe departamente a unor sisteme ERP. În 2005 achiziționează Siebel.

SAP ERP – Inițial R/3 și mySAP ERP, a servit inițial pentru procesele de marketing, revoluționând prin modulele de Quality Management, Plant Maintenance, Asset Management, Controlling, Workflow și Project System.

Microsoft – Inițial Axapta, acum Microsoft Dynamics AX, a fost creat în 1998 de către IBM în colaborare cu Danish Damgaard Data, în 2000 achiziționând Navision.

Rezumat:

Evoluția sistemului ERP de astăzi provine încă din 1960, din Inventory Control Packages.

Până în anii 2000, majoritatea companiilor au adoptat această soluție de teama proleme informatice Y2K.

Evoluția se datorează și avansul tehnologiei.

Marketing și Vânzări

Pentru a putea explica cum decurge un proces de Marketing și Vânzări, vom lua o firma fictivă, "Slim and Fit", care produce două tipuri de batoane nutritive: B1 și B2, care conțin cereale ca bază solidă, miere și uleiuri ca bază lichidă, și alte vitamine. Batonul B1 conține stafide, batonul B2 conține alune.

Procesul de vânzare este structurat în două diviziuni: vânzări en-gros (wholesale) și vânzări en-detail (direct sales). Diviziunea en-gros vinde intermediarilor care distribuie produsele magazinelor mici, operatorilor de automate și magazinelor care vând produse bio, sănătoase. Diviziunea en-detail vinde direct către hypermarketuri, astfel divizând departamentul de M/V în două entități separate. Fiecare diviziune are propria structura organizaționala care interacționează cu celelalte zone funcționale ale firmei, precum Contabilitate și Finanțe și SCM.

Diviziunile se diferențiază în primul rând prin volumul vânzărilor și prețurile diferite. Vânzările en-detail oferă cumpărătorilor discounturi pentru încurajarea fluxului, lucru mult mai eficient de procesat. Vânzările en-gros taxeazp clienții prin prețurile fixe, deoarece comenzile sunt de obicei mari. Fiecare comandă, indiferent de volum, generează costuri legate de birotică, livrare și manipulare, așadar, o comandă de 500 de batoane va genera aceleași costuri ca și o comandă de 10 batoane, prima generând un profit de 5000$, pe când cea din urma de 100$. Ambele diviziuni trimit clienților factura cu plata în 30 de zile, oferind un discount de 2% dacă plata este efectuată în 10 zile.

Multe dintre comenzile firmei se confruntă cu problema prețurilor incorecte, apeluri excesive către client pentru informații, întârzieri la livrare, comenzi pierdute etc. Acestea se datorează faptului că firma are trei sisteme informatice separate pentru SO (sales order – comenzi de vânzări), warehouse (depozit) și contabilitate. Schimbul de informație se realizează periodic prin update, sau manual, prin printarea rapoartelor (fizic), astfel se pierd multe date, există presiunea timpului și se strecoară greșeli de scriere.

În fiecare diviziune, firma are patru angajați care lucrează pe teren (cu comision) și doi în birou. Tot procesul de vânzări implică o serie de pași care necesită coordonare între Vânzări, Depozit, Contabilitate și Recepție.

Cote de vânzări și comenzi

În mod normal, trimiterea unei cote de vânzări către client și apoi preluarea comenzii de la acesta ar trebui să fie un proces fluent și simplu, însă, pentru firma noastră, nu este. Pentru un client nou, procesul începe cu un apel de vânzări care se materializează fie la telefon, fie printr-un meeting. La final, agentul de vânzări crează o cotă scrisă de mână în două copii, un exemplar va rămâne la client, celălalt va fi trimis prin email către angajații de la birou. Problemele care intervin în acest caz vor fi: combinație cu profit scăzut sau inexistent între discount și cantitate, clientul poate suna să dea o comandă înainte ca agentul de vânzări să o plaseze via email (caz în care clientul trebuie sunat din nou pentru a verifica informația), scrisul de pe cotație poate fi ilizibil.

Cote de vânzări și comenzi

Când clientul plasează o comandă, aceștia vor să afle și data de livrare. Pentru a o afla, agenții de vânzări trebuie să contacteze responsabilul din depozit, care este mult prea ocupat pentru a face update-ul inventarului, lista comenzilor în așteptare fiind foarte mare. Astfel, agentul de vânzări este nevoit să estimeze data și modul livrării. Următorul pas este să se verifice statusul de plată al comenzii, formular care va ajunge la Contabilitate.

De îndată ce comanda este finalizată, agentul trebuie să introducă formularul în sistem. Softul execută patru taskuri: reține data la care a fost creată comanda, apoi printează datele necesare pentru depozit, produce un formular pentru Contabilitate, necesar elaborării facturii și în cele din urmă, fișierul este copiat pe un USB în fiecare seară pentru a putea fi încărcat în programul contabil al companiei.

Completarea comenzilor

Listele și etichetele de transport sunt completate de către departamentul de Vânzări de două ori pe zi (după-amiaza și seara), apoi trimise către depozit, unde sunt sortate pe două grupuri: comenzi mici și comenzi mari.

Departamentul de Producție produce și ambalează batoanele în cutii de 24 de bucăți. Cutiile au un design promoționale, destinate pentru a fi puse la vânzare în cutia în care au venit. Douăsprezece cutii sunt împachetate pentru a forma un bax. Depozitul stochează atât cutiile individuale, cât și baxurile, organizate în funcție de etichetă.

Pentru comenzi mici (mai puțin de 12 cutii), un lucrător va lua manual din depozit cutiile individuale, însă dacă nu sunt suficiente, acesta este nevoit să desfacă un bax, procedeu anevoios, deoarece șeful de depozit este nevoit să updateze baza de date (de cele mai multe ori, este omis acest lucru). Pentru comenzile mari, lucrătorul este nevoit să încarce baxurile în camioane.

Depozitul deține propriul său software pentru inventar, care lunar este verificat fizic, prin numărare și comparare. Deși în 95% din cazuri inventarul iese corect, cazurile de greșeli de 5% reprezintă completarea defectuoasă a comenzilor. Apar probleme precum stocurile prea puține, produsele perisabile, dorința clientului de livrare în două momente etc. În toate cazurile este necesar contactul îndeaproape cu departamentul de Contabilitate.

Contabilitate și facturare

Facturarea în această companie este de asemenea anevoioasă. Informațiile despre statusul vânzărilor în curs, dar și noi, nu sunt updatate decât la finalul zilei, nefiind de folos departamentului de Contabilitate. În acest caz, sunt forțați să facă manual modificări pe propriile lor documente și câteodată și în sistem, de cele mai multe ori creând un conflict între informații. Din cauza tuturor corecturilor în întreg procesul, clientul primește factura separată de comandă.

Plăți și retururi

De cele mai multe ori, clienții plătesc până în zece zile comenzile, pentru a putea beneficia de discountul de 2%. Dacă s-au strecurat greșeli în cote și în introducerea comenzilor în sistem, beneficiarul primește o factură greșită. Deși politica firmei specifică faptul că una din copiile pe care clientul o primește trebuie trimisă cu dovada plății către departamentul de Contabilitate, acesta nu respectă instrucțiunile, contul clientului fiind creditat fără discount.

Produsele companiei au un termen de valabilitate destul de scurt, așadar politica de returnare specifică perceperea unei taxe, la fel și în cazul mărfurilor returnate care au defecte la ambalaje. Pentru a putea face returul, clientul este nevoit să obțină din partea firmei o autorizație de retur. Când produsele intră din nou în proprietatea firmei, angajații de la Recepție întocmesc un proces verbal și atribuie un număr de înregistrare, care trebuie trimis de către client departamentului de Contabilitate pentru a credita contul cu suma corectă, lucru de cele mai multe ori ignorat, contul fiind creditat necorespunzător.

Cum ajută un sistem ERP prin funcțiile sale o firmă cu un management precum cel din exemplu?

Prin intermediul unei baze de date comună, riscul strecurării erorilor de introducere poate fi minimizat, iar informația este accesibilă în orice moment al zilei (în timp real). O astfel de arhitectură ține evidența tuturor acțiunilor efectuate în procesul de vânzare și comenzi, precum facturi, liste de comenzi, numere înregistrare pentru retur, tranzacții, plăți etc.

Activități dinaintea vânzării

Activitățile de presales includ funcții de marketing precum follow-up telefonic, via email sau chiar face-to-face. Generarea de cote prin intermediul ERP garantează clientului prețul sau discounturile de care acesta poate beneficia, spre deosebire de cotele făcute de agenții de vânzări.

Procesarea comenzii pentru vânzare

În ERP, Sales Order Processing este o funcție de bază ce include de la bun început toate datele referitoare la client, preturi, cantități și comenzi și pe baza căreia se vor axa majoritatea proceselor de business. Această funcție dă utilizatorilor posibilitatea de a vizualiza direct situația depozitului, a contului clientului, de a customiza o comandă și de a ține o evidență clară, nelăsând loc greșelilor. Dacă vorbim despre plata comenzii, situația este destul de clară: clientul a introdus în cont suma corespunzătoare, comanda va fi livrată. În caz că acest lucru nu se întâmplă, comanda va intra în pending (așteptare) sau va putea fi respinsă de către un utilizator al departamentelor de Vânzări sau Contabilitate.

Inventar

Când se înregistrează o comandă, sistemul caută în inventar dacă produsele și cantitățile cerute sunt pe stoc și dacă poate fi livrat în timp util, cu calculul automat al zilelor lucrătoare. Sistemul ERP poate calcula dacă există riscul unui deficit, raportând datele de livrare ale materiilor brute care urmează să fie primite de la furnizori și mărfurile de pe stoc, sugerând utilizatorului combinații de cantități spre vânzare.

Livrare

Sistemul poate genera toate documentele de care depozitul are nevoie în selectarea și împachetare, pentru o livrare eficientă (combinații de comenzi cu produse asemănătoare, destinații proxime, sau modalități de livrare).

Facturare

Această funcție copiază în factură datele din comanda de vânzare introdusă inițial. Contabilitatea poate printa și trimite prin fax, email, sau curierat către client, documentele fiind permanent updatate.

Plăți

Când clientul trimite plata, aceasta se înregistrează automat în sistem. Dacă este efectuată electronic, va fi debitat contul clientului fără acorduri suplimentare. În cazul în care avem ordin de plată sau cec, un utilizator va introduce manual în sistem datele. În cazul discounturilor, se calculează automat profitabilitatea sau pericolul unei reduceri la o anumită cantitate sau categorie de produse, restricționând utilizatorul dacă este cazul.

Vânzări și Contabilitate

În cazul descris mai sus al firmei fictive, aceste două departamente aveau propriile sisteme și documente complet separate unul de celălalt, informații esențiale lipsindu-le complet sau nefiind actualizate în timp util. Arhitectura ERP integrează absolut toate procesele de business, astfel efectuându-se comunicarea între toate departamentele.

Managementul Relației cu Clienții

CRM, sau Customer Relationship Management este un software ce ajută organizația să mențină un contact corect din punctul de vedere al informației oferite, și permanent cu clienții. Acesta este un pachet suplimentar, customizabil, care se poate achiziționa fie ca funcție ERP, de la providerul sistemului anterior menționat, fie de la un alt provider. Lideri pe piață sunt: Salesforce.com, SAP AG, Zoho, Oracle, Microsoft Dynamics.

Printre beneficiile pe care un astfel de pachet le oferă se numără: costuri reduse (prin eficiență operațională și timp), profitabilitate (segmentarea clienților), strategie îmbunătățită și performanță managerială. Instrumentele CRM includ de asemenea canale de social media, precum Facebook, Twitter, bloguri, Wikipedia, YouTube, sau servicii de marketing (MailChimp).

FIG 3-15

Rezumat:

Din cauza informației neintegrate, se pot sesiza numeroase greșeli de scriere ce duc la rapoarte eronate.

Orice tranzacție este efectuată în companie, aceasta este înregistrată și valorificată de ERP.

CRM crește flexibilitatea unei afaceri și îmbunătățește relația cu clienții.

Producție și Managementul Lanțului de Aprovizionare

Planificatorii sunt angajații care interacționează cu sistemul de inventar și cu predicțiile de vânzări pentru a determina nivelul producției, folosindu-se de următoarele principii:

Folosindu-se de predicțiile de vânzări și luând în calcul actualul nivel al inventarului, ei crează un plan de producție pentru toate articolele. Planul agregat de producție simplifică planificarea producției prin crearea de grupuri de produse.

Secționează planul agregat în mai multe planuri de producție pentru fiecare articol în parte, lucru care reduce numărul variabilelor.

Se folosesc de aceste planuri pentru necesar materiilor brute.

FIG 4-2

Conform figurii de mai sus, definim conceptele introduse:

Sales forecasting (predicțiile de vânzări) reprezintă procesul prin care sunt prognozate vânzările companiei pe toate produsele.De fiecare dată când o vânzare este înregistrată în sistem (în modulul Sales and Distribution), cantitatea vândută este înregistrată ca și valoare de consum pentru materiale. Cu un sistem informatic integrat, istoricul vânzărilor este păstrat și utilizat în predicții. O tehnică în acest sens poate fi raportul de vânzări dintr-o anume perioadă, adaptat la actualele condiții.

FULLSCOPE, 2013, Sales forecasting in Microsoft Dynamics (online) ; Disponibil la: < http://crm.fullscope.com/how-manufacturers-can-improve-sales-forecasting-with-microsoft-dynamics-crm-2013/ > [Accesat în data de 18.05.2016]

Sales and operations planning (SOP – planificarea vânzărilor și operațiunilor) este modalitatea de determinare a ceea ce compania va fabrica. Conform diagramei, nivelul de inventar și predicțiile de vânzări sunt inputurile acestui proces. SOP este necesar în planificarea procesului de producție, folosind forecastul departamentului de Marketing și Vânzări pentru capacitatea de producție. Scopul este alcătuirea unui plan care întrunește toate necesitățile, fără excedenți, și care oferă nivele de inventar nici prea mici, nici prea mari. Apoi, se va determina cum departamentul de Manufactură va putea produce eficient destule produse pentru a întruni cifrele impuse.

În ERP, modulul Controlling (CO), pot fi introduse targeturi în ceea ce privește profitul, ce ajută la estimarea vânzărilor, la fel si funcția de Target Stock, ce se referă la numărul stocurilor la care se raportează activitatea. Prin opțiunea de variații sezoniere se pot seta creșteri sau descreșteri în producție sau vânzări, lucru ce ajută la stabilitatea profitului și a manufacturii. Sistemul poate genera automat atât grafice, cât și rapoarte detaliate în ceea ce privește țintele de mai sus.

Demand management (managementul cererii) este pasul în care planul de producție este divizat în două secțiuni mai mici, precum cifre de producție zilnice sau săptămânale. Outputul procesului este MPS – master production schedule, adică planul de producție pentru toate bunurile fabricate, totodată reprezentând inputul MRP. Acest proces nu necesită niciun fel de implicare a vreunui user. Sunt date extrase din raportul de Vânzări și Operațiuni.

Materials requirements planning (MRP – planificarea necesarului de materiale) determină durata timpului și comanda materialelor. Noțiunea de bill of materials (BOM) este lista necesară a materialelor și cantităților de care este nevoie pentru a fabrica un produs.

DESFĂȘURĂTOR DE MATERII PRIME ȘI MATERIALE, CONCEPUT MANUAL

METROM Brașov, 1986, Notă de comandă pentru asimilarea motoarelor, Arhivă Metrom

Purchasing (achiziția) – acest pas utilizează informația produsă în pasul anterior pentru a fi transmisă furnizorilor. Când un inginer de planificare consideră că este timpul pentru o nouă comandă de materiale, comanda planificată se convertește în rechiziție de cumpărare, ce este de fapt o cerere către departamentul de Achiziții din modului de Stocuri, care la rândul său, în urma aprobării, va fi transformată în comandă oficială. Cea mai dificilă decizie este cea a alegerii vendorilor (furnizorilor), însă, din nou, sistemul ERP vine în ajutorul utilizatorului cu prețuri, cantități, modalități de livrare, proximitate etc. Programul poate fi configurat pentru a aloca un rating vendorilor, rating bazat pe criterii de performanță, calitate și seriozitate. Pentru aceasta, este necesar să se fi lucrat în trecut cu acești furniori, dacă se solicită rapoarte de performanță.

Detailed scheduling (programare detaliată) este procesul care utilizează planul de producție din Demand Management ca input pentru a organiza fabricarea alternativă a mărfurilor, luându-se în considerare capacitatatea aparaturii, importanța produsului și forța de muncă disponibilă.

Majoritatea produselor ambalate sunt făcute printr-o modalitate repetitivă (manufacturiere repetitivă). Liniile de producție sunt programate pentru o perioadă mai lungă, și nu în funcție de un număr de itemi care trebuie produs.

O decizie cheie în programarea detaliată este determinarea timpului pentru fiecare item creat. Cicluri de producție mai mari înseamnă setări mai puține ale aparaturii, reducerea costurilor de producție și sporirea capacității echipamentelor. Pe de altă parte, cicluri de producție mai mici înseamnă scăderea numărului de inventar pentru produse finite. Întotdeauna se are în vedere micșorarea costurilor de producție.

Ultimul proces, adică producția propriu-zisă, este planul zilnic ce trebuie urmat. Contabilitatea are nevoie de numere din partea Producției pentru a ști ce s-a produs, ce resurse s-au folosit și ce anume aduce profit. ERP este un sistem de tip open-architecture, însemnând că unele date se pot colecta automat cu ajutorul altor sisteme sau computere interconectate (ex.: linii de ambalare). Acest lucru nu este suficient, întreaga rețea tot are nevoie de angajați pentru a verifica și urma procesele. Dacă lucrătorii nu menționează în sistem mutarea, sustragerea stocurilor, programul devine inutil. Technologii precum scanarea barelor de cod sau a tagurilor electronice pot ajuta întregul proces, alături de angajați instruiți și motivați.

Idei principale:

Eficiența proceselor pornește de la un raport corect pentru predicția vânzărilor.

Un alt factor de eficiență îl reprezintă informația disponibilă.

Contabilitate și Finanțe

Contabilitatea poate fi clasificată în două categorii: contabilitate financiară și contabilitate managerială.

Prima categorie constă în documentarea tuturor tranzacțiilor dintr-o companie care au un impact asupra statutului financiar al organizației și folosesc aceste tranzacții documentate pentru a crea rapoarte pentru investitori, terți, agenții. Aceste situații financiare includ balanțe și justificări de venit. O balanță oferă o privire de ansamblu asupra situației economice a companiei la un moment dat, un lucru esențial pentru creditori și investitori.

În general, companiile pregătesc rapoarte financiare la sfârșit de semestru, câteodată și mai frecvent. Cu ajutorul unui sistem ERP, balanțele și documentele financiare sunt integrate în baza de date și pot fi generate în orice moment.

Contabilitatea managerială reprezintă determinarea costurilor și a profitabilității activităților unei companii. Spre deosebire de cealaltă categorie, aici scopul este de a oferi managerilor informații detaliate pentru a putea lua decizii corecte și informate, pentru a crea bugete, a determina profitabilitatea unui anumit produs, a unei regiuni, a unei campanii etc. Managerii se ghidează în activitățile lor zilnice după aceste date și elaborează planuri pentru operațiuni, marketing, personal, plăți.

Conturile unei companii sunt păstrate într-o arhivă denumită General Ledger (Registru General). În această arhivă se înregistrează:

Vânzările și Distribuția – consemnează vânzările, apoi crează automat o intrare tip accounts receivable, adică un document care indică faptul că un client deține banii necesari comenzii.

Managementul Materialelor – controlează achizițiile și înregistrările din inventar. Recepția bunurilor crează o intrare de tip accounts payable, ce indică dacă o companie are obligații de plată. Orice mișcare a bunurilor din inventar afectează registrul general.

Contabilitate Financiară – modulul manageriază intrările accounts payable și receivable. Tot aici sunt închise conturile la final de perioadă fiscală.

Control – modulul ține evidența costurilor asociate cu producția bunurilor. Pentru a face profit, o companie trebuie să țină o evidență clară a costurilor pentru a lua decizii bune în legătură cu prețurile, promoțiile și investițiile în capital.

Resurse Umane – manageriază recrutarea, angajarea, răsplata, încheierile de contract, administrează beneficiile și generează statele de plată.

Gestionarea Activelor – gestionează achiziția activelor fixe și uzura acestora.

Idei principale:

Activitățile contabile pot fi de două tipuri: financiare sau manageriale.

Datorită rapoartelor ce pot fi efectuate în timp real, managerii pot crea strategii zilnice și pe termen îndelungat.

Costurile de producție pot fi calculate precis datorită sistemului integrat.

Resurse Umane

Angajații unei companii sunt cea mai de valoare resursă, ceea ce înseamnă că departamentul de Resurse Umane joacă un rol foarte important într-o organizație. Departamentul este responsabil pentru activitățile de atragere, angajare, recompensare, instruire și demisionare a angajaților. Deciziile luate aici pot afecta toate departamentele companiei, de aceea din ce în ce mai multe instituții asupra importanței experienței și instruirii forței de muncă. Este folosită din ce în ce mai des sintagma managementul capitalului uman în descrierea taskurilor asociate managerierii forței de muncă.

Cu cât o companie crește, nevoia unui departament de Resurse Umane organizat și eficient devine din ce în ce mai pregnantă, printre responsabilități numărându-se:

Atragerea, selectarea, angajarea personalului folosind informația din CV, referințe și interviuri.

Comunicarea informației cu privire la locurile vacante din companie.

Să se asigure că angajații au educația, instruirea și certificarea pentru îndeplinirea cu succes a activităților.

Managerierea conflictelor și a conduitei.

Să sa asigure că angajații înțeleg pe deplin fișa postului.

Revizuirea performanței forței de muncă și calcularea măririlor și a bonsurilor.

Managerierea salariilor și a beneficiilor oferite fiecărui angajat și confirmarea că acestea au ajuns la beneficiari.

Comunicarea schimbărilor salariale și a politicilor.

Sprijinirea planurilor de management al schimbării (expansiune, reorganizare), pentru ca lucrătorii să-și poată desfășura activitățile.

Pentru a se asigura că aceste taskuri sunt îndeplinite și informația a fost distribuită în interiorul organizației, este necesar un sistem pentru a controla fluxul informației. Cu o arhitectură integrată, o companie poate stoca informații electronice despre toți angajații săi, eliminând neplăcerile birocratice. Modulele ERP specifice departamentului HR oferă posibilitatea managerierii rolurilor în organizație, a responsabilităților, definițiilor, a informațiilor confidențiale cu privire la angajați, plăților salariale, cheltuielilor de călătorie, trainingurilor.

Majoritatea companiilor au o diagramă organizațională. Fără un sistem ERP, această diagramă ar defini doar relațiile manageriale printre angajați, însă folosindu-ne de el, putem detalia corespunzător toate taskurile. Modulul oferă o opțiune de Organizare și Plan de Personal, folosit pentru a defini structura managementului și a pozițiilor dintr-o firmă, alături de numele angajaților. O persoană este un individ unic ce deține o poziție și care performează mai multe taskuri (responsabilități).

FIG 6-3

Caracteristici avansate ale modulului HR:

Managementul timpului – facilitează calculul pe ore sau zile al salariului sau bonsului angajaților.

Procesarea remunerației – asigură primirea sumei corecte, fără întârzieri.

Managementul cheltuielilor de călătorie – în urma acordului managementului cu privire la călătoria în interes de afaceri a unui angajat, acesta trebuie să facă toate rezervările de care are nevoie (transport, cazare), să trimită bonurile și facturile dinaintea și din timpul călătoriei pentru a putea fi decontate.

Instruire și coordonare – un instrument pe care un manager îl poate folosi în compararea abilităților pe care un angajat le deține, cu cele care sunt cerute de fișa postului. Observând diferențele, managerul ia decizia de a instrui sau certifica suplimentar personalul.

Mobile Time Management – folositor angajaților care sunt mereu în deplasări, permițându-le să își înregistreze activitatea în folosul serviciului (nr. ore) sau absențele.

Managementul familiei și concediul medical – se verifică dacă angajatul este eligibil pentru a intra în concediu.

Idei principale:

Angajații sunt cele mai importante resurse ale companiei.

Departamentul de resurse umane este responsabil de atragerea și de angajarea personalului calificat, pentru ca organizația să-și atingă obiectivele.

CAPITOLUL II

IMPLEMENTAREA SOLUȚIILOR ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Ca orice alt proiect, implementarea sistemelor de tip ERP întâmpină diverse stagii. Fazele acestei implementări sunt:

Pre-evaluare

Evaluarea pachetului

Planificarea proiectului

Analiza decalajelor

Reinventare

Configurarea

Instruirea personalului

Testare

Punere în aplicare

Instruirea utilizatorului final

Post-implementare

FIG 8.1

Deși acești pași pot părea poate independenți unul de celălalt, în realitate este de fapt un proces fluid. Odată ce o companie este hotărâtă să adopte o asemenea arhitectură, procesul decizional este pus în dificultate datorită numărului mare de vendori. Procesul de pre-evaluare ar trebui să reducă numărul de furnizori și pachetele suplimentare puse la dispoziție de aceștia. Este recomandată consultarea unor specialiști. Dacă se studiază istoricul pachetelor ERP și evoluția acestora, devine destul de evident ce soluții au fost de-a lungul timpului de succes, unele mai puternice pe anumite planuri, altele mai slabe. Spre exemplu, PeopleSoft aduce beneficii mai mult pe parte de HR și mai puțin în manufactură sau finanțe.

Procesul de evaluare/selectare este cel mai important în implementare, deoarece aici se decide dacă pachetul va aduce succes sau eșec proiectului. Din cauza faptului că invesiția în ERP este costisitoare, odată achiziționat produsul, este foarte dificil de schimbat. Trebuie reținut că nu există o soluție perfectă, fără cusur, însă importantă este găsirea unui produs customizabil, pentru a obține o resursă potrivită.

Odată ce sistemele au fost evaluate și identificate, compania trebuie să dezvolte o serie de criterii de selecție pentru o notare echitabilă. Se vor avea în vedere nevoile companiei, profilul de afaceri și practicile acesteia. În evaluare se mai au în vedere potrivirile funcționale, gradul de integrare între componente, flexibilitate, scalabilitate, complexitate, interfață user friendly, implementare rapidă, independența bazei de date, securitate, tehnologie client-server, upgradeuri dese, suport pentru infrastructură, site-uri de referință, costuri totale pentru licență, training, implementare, mentenanță, customizare și echipament hardware.

Faza de pregătire a proiectului servește detalii precum planuri orare, termene limită. După elaborarea acestuia, rolurile sunt identificate, iar responsabilitățile distribuite. Resursele organizaționale vor fi utilizate pentru implementare și se decide cine va conduce tot acest proces.

Analiza decalajelor este procesul prin care companiile crează un model al direcției spre care doresc să se îndrepte în viitor. S-a estimat că cel mai bun pachet ERP, făcut special pe nevoile unei organizații, întrunește doar 80% din necesitățile funcționale ale acesteia. Restul de 20% reprezintă o problemă pentru reinventarea proceselor de business din companie. Soluțiile care vin în ajutorul acestui lucru sunt: upgrade, cooptarea unui terț care are sistem ERP implementat, sau alterarea codului-sursă al programului (cea mai scumpă variantă).

Reinventarea este procesul prin care resursele umane sunt luate în considerare. Acest concept are două conotații, prima din ele fiind destul de controversată, și anume reducerea personalului. Deși orice implementare implică schimbări în responsabilitățile angajaților, când un proces devine automatizat și mult mai eficient, cel mai bine este să fie privit ca pe o măsură de reducere a costurilor, decât de disponibilizare. Cea de-a doua conotație se referă la implementarea tehnică și la dezvoltarea proceselor de business.

Configurarea este principala zonă funcțională a implementării. Regula de aur o deține sincronizarea practicilor companiei cu sistemul ERP și nu modificarea structurii de codare a programului. Pentru aceasta, procesele de business trebuie înțelese și mapate astfel încât soluțiile la care se ajunge să se potrivrască cu misiunea companiei.
Însă firmele nu-și pot sista activitatea pe parcursul integrării, de aceea va fi utilizat un prototip de simulare a actualelor procese de business, ce permite testarea modelului într-un mediu controlat, unde se pot observa și corecta carențele în timp real. Acest lucru nu doar că scoate la iveală punctele forte ale proceselor de business, dar cel mai important, ajută la identificarea carențelor.

Instruirea echipei de implementare nu se bazează foarte mult pe cum va fi folosit sistemul, ci pe cum se va face adoptarea. Consultanții și vendorii nu vor mai fi la dispoziția companiei după ce se va termina întreg procesul, așadar echipa de angajați ai firmei trebuie să fie în aptă pentru a face față diverselor situații care vor apărea.

Testarea reprezintă treapta prin care se încearcă spargerea sitemului în scenarii reale. Sistemul este configrat și este nevoie de planuri de securitate pentru situații critice (suprasolicitarea programului, mai mulți utilizatori logându-se în același timp și executând aceleași taskuri, introducerea datelor invalide, hackeri care încearcă să acceseze baza de date etc.). Testele trebuie să fie structurate astfel încât să poată f găsite minusurile sistemului și aceste probleme să fie rezolvate înaintea punerii în funcțiune a ERP.

Punerea în funcțiune a arhitecturii reprezintă stagiul în care munca echipei tehnice este aproape gata, conversia datelor a fost făcută, bazele de date sunt urcate, prototipul este complet configurat și este gata de a fi operațional. Odată ce este pus în funcțiune, vechiul sistem este înlăturat.

Instruirea utilizatorilor finali se va desfășura pe grupuri create în funcție de abilitățile acestora, însă nu se neglijează instruirea acestora pentru joburile fiecăruia. Un factor negativ îl va reprezenta faptul că nu toată lumea poate face față schimbărilor tehnologiei, drept pentru care multe implementări sfârșesc prin eșec din cauza trainingului corespunzător al utilizatorilor.

Idei principale:

Maparea proceselor utilizează reprezentații grafice pentru documentarea proceselor de business.

Succesul implementării depinde de cât de bine sunt instruiți angajații.

CAPITOLUL III

FLUIDIZAREA PROCESELOR DIN CADRUL UNEI COMPANII. AVANTAJE ȘI DEZAVANTAJE.

Instalarea unui sistem ERP are multe avantaje atât directe, cât și indirecte. Avantajele directe includ integrarea eficientă a informației pentru un proces decizional mai bun, o relație cu clienții mai solidă etc. Cele indirecte includ o imagine a corporației mai bună pe piață, bunăvoință din partea clientului, satisfacția acestuia. Unele studii arată că beneficiul major adus în urma integrării l-a reprezentat reducerea inventarului și creșterea productivității, precum și vizibilitatea și disponibilitatea informației.

Beneficii tangibile și intangibile:

Informație integrată

Perioadă mai scurtă a proceselor

Livrare la timp

Reducerea timpului ciclurilor de producție

Satisfacția clientului

Performanțe îmbunătățite ale furnizorilor

Flexibilitate

Costuri reduse

Utilizarea eficientă a resurselor

Analize mai bune

Acuratețea informației și decizii mai bune

Utilizarea unei tehnologii de ultimă generație

Sistemele ERP evoluează în permanență, integrând noi tehnologii în pachetele disponibile, precum E-commerce, informații din depozit, CRM. Așadar, putem afirma că un software ERP este un produs care implică manageri de business, dar și de IT, pentru a putea defini împreună noi procese operaționale și manageriale, ce cresc eficiența afacerii prin coordonarea tuturor departamentelor din companie.

Reducerea duratei ciclurilor

Durata unui ciclu semnifică perioada de timp dintre plasarea unei comenzi și livrarea produsului. Avem în vedere două situații de producție. Există companii care execută produsul abia după plasarea comenzii, de la design până la procurarea materialelor și în cele din urmă livrarea, proces ale cărui costuri sunt foarte mari. Al doilea tip de afacere este cel obișnuit, în care produsele sunt manufacturate după tipar, păstrate în depozit, iar după plasarea comenzii, este necesară doar livrarea.

În ambele cazuri, durata ciclurilor este redusă cu ajutorul ERP, însă mai mult în cazul ultimei situații. Comanda este plasată și intră în sistem, sistemul verifică cel mai apropiat depozit care deține produsul, depozitul îl trimite în modulul de distribuție, este împachetat și trimis în timp util. Modulul financiar este modificat de către comanda plasată și se execută factura. Toate acestea la distanță de un singur click.

Softuri CAD/CAM pot fi legate la arhitectura ERP pentru o reducere dramatică a costurilor. Designurile create în CAD sunt automat convertite în programe pentru producția computerizată a mașinăriilor. Acest lucru elimină costurile mari și consumul ineficient al timpului care ar fi putut fi în cazul unei persoane care ar fi executat manual operațiunile.

Inventarul este un alt factor care poate genera consecințe dezastruoase dacă nu este organizat eficient, de aceea există module integrate în ariile de achiziții și producție. La fel este și în cazul ciclurilor de producție. Sistemul ajută în automatizarea taskurilor și transformă managementul de inventar într-un proces eficient. De asemenea, modulul managementul materialelor, care este integrat în ariile de vânzări, marketing, achiziții, manufactură și planificarea producției, cererea pentru un anume item poate fi știută din momentul primirii unei comenzi. Astfel, sistemul poate genera automat comenzi către furnizori cu cantitățile necesare de materiale brute conform planurilor și rapoartelor de vânzare. Furnizorul este conectat la sistemul organizației, așadar în funcție de codurile generate de program, acesta va ști ce anume și când să livreze. Prin fluidizarea acestor procese este redus costul forței de muncă, al inventarului, al cheltuielilor administrative, resursele sunt manageriate mult mai bine, este îmbunătățit procesul decizional și compania dă rezultate performante.

Utilizarea eficientă a resurselor

Calitatea poate fi definită prin excelență, conformare, valoare în raport cu prețul etc. Amenințările de cele mai multe ori motivează lansarea unor inițiative de calitate ale managementului. Costurile de calitate valorează aproximativ 20% din prețul bunurilor vândute. Planificarea amănunțită nu doar că va crește acest procent, dar va reduce și costurile aferente.

Odată ce procesele de manufactură devin mai sofisticate și se sprijină din ce în ce mai puternic eliminarea risipei, cresc exigențele în privința planificărilor și controalelor. Crearea unui orar de producție necesită disponibilitatea materialelor și capacitatea de producție. Este într-adevăr o risipă să fie investite resurse financiare în materiale pe care nu le poți folosi din cauza unor planuri incorecte. Risipa nu doar costa, dar afectează serviciul de relații cu clienții.

Un sistem ERP va conține toate resursele cu specificațiile de producție și va putea genera planuri orare, MRP, controlul manipulării resurselor. Sistemul poate simula un astfel de scenariu pentru o decizie mai bună.

Flexibilitate sporită

Situarea într-un mediu competitiv trebuie să motiveze companiile să răspundă cerințelor clientului mult mai rapid, odată cu schimbările pieței. Va fi poate nevoie să lanseze un produs nou sau să îmbunătățească vechile produse rapid și eficient. Procesele de manufactură trebuie să fie suficient de flexibile pentru a se putea acomoda noilor produse, cu efort minim și fără timp pierdut.

Flexibilitatea este cheia în formularea planurilor strategice ale companiei. Câteodată, flexibilitatea înseamnă schimbare rapidă. În alte cazuri, flexibilitatea reprezintă abilitatea de a produce cantități mici pentru a obține un mix de produs care să aproximeze actualele cereri de pe piață și să scutească inventarul de stocuri inutile. În ciuda acestor semnificații, automatizarea din procesul de fabricație este un proces destul de fix.

Producția flexibilă este operațiunea de a produce eficient bunuri customizate, unice. Fabricanții încearcă să introducă ideea de asamblare în momentul comenzii, ce oferă un grad de flexibilitate, fără a crește prețul producției, însă nu poate fi aplicată în orice situație.

Sistemele ERP nu doar că ajută la creșterea flexibilității operațiunilor de manufactură, ci contribuie în beneficiul întregii organizații. Revoluționarea tehnologiei aduce schimbări și reguli noi pe piață. Competiția este o luptă acerbă, firmele venind zilnic cu idei noi în acest sens, probleme sunt întâmpinate zilnic. Noile afaceri nu se confruntă cu problema succesului, ci sunt nevoite să se mențină pe piață. Pentru a mulțumi clientul, strategiile trebuie mereu îmbunătățite. Pentru toate acestea, flexibilitatea este răspunsul. Baza acesteia o reprezintă informația curată și completă din sistem, distribuită către toate departamentele, disponibilă în orice moment.

Expansiunea la nivel global a unei organizații se poate face prin operațiuni centralizate, managementul resurselor la scară globală, capacitate multi-valutară, penetrarea pieței globale, lansarea rapidă a soluțiilor cu cost redus. Soluția de moment o reprezintă conceptul de e-business, adică integrarea vânzărilor în online, ce aduce beneficii B2B (business-to-business) și, foarte important, B2i (business-to-individual):

Serviciu clienți interactiv

Design de produs cu ajutorul feedbackului clienților

Dezvoltarea pieței electronice

Construirea unei corporații electronice

Livrarea serviciilor customizate

Operațiuni în timp real

Acuratețe sporită a informației și capacități mai bune de luare a deciziei

Factorii care motivează aceste lucruri sunt:

Privire de ansamblu în timp real a proceselor de business integrate

Îmbunătățirea calității și eficienței serviciului cu clienții

Reducerea costului de procesare a tranzacțiilor și a hardwareului, softurilor etc.

Înlocuirea multitudinii de alte sisteme și baze de date diferite

Îmbunătățirea datelor în timp real a fluxului informatic

Updatarea vechilor procese

Punerea bazelor unor noi procese, precum e-procurement

Fundație pentru e-commerce

Satisfacția clientului

Satisfacția clientului se măsoară astfel:

Nivelul de integrare a produselor și serviciilor pe placul clientului

Răspunsul în timp util cererii acestuia

Produsele sunt în stare bună și își îndeplinesc scopul așteptat

Cumpărătorul are acum posibilitatea de a observa statusul comenzii, de a o urmări și de a face plata, toate de acasă, de la birou etc. Acesta poate beneficia de suport tehnic din partea companiei atât prin informația pe care organizația o pune la dispoziție prin intermediul websiteului, cât și prin contact telefonic. Aceste lucruri nu ar fi fost posibile fără un sistem ERP integrat.

În concluzie, putem trece în revistă avantajele și dezavantajele integrării unui sistem Enterprise Resource Planning:

Idei principale:

ERP ajută la reducerea generală a costurilor.

Sistemul contribuie la corectitudinea deciziilor managementului.

Rata de succes a implementării este de 50-50%.

CAPITOLUL IV

STUDIU DE CAZ – Celluphone raționalizează operațiunile de business cu Microsoft Dynamics AX

Ce ne propunem?

Acest studiu de caz își propune să susțină argumentele prezentate în capitolele anterioare, precum și tema generală a lucrării, prin ilustrarea unui caz concret – o companie distribuitoare de telefoane fixe fără fir, cu probleme în privința spațiului de stocare a mărfurilor și cu un sistem financiar depășit, are nevoie de o soluție integrată care să managerieze toate aspectele afacerii, astfel încât toate locațiile acesteia (teritoriu: Statele Unite ale Americii) să opereze prin aceleași procese de business.

Obiectiv general

Obiectivul general al acestui studiu este de a ne face să înțelegem concret care sunt factorii ce duc la decizia de a implementa un sistem ERP, în cazul de față, cum vor fi fluidizate anumite procese din cadrul companiei.

Metoda aleasă pentru colectarea și analiza datelor

Datele utilizate în acest studiu de caz au fost selectate de pe site-urile www.microsoft.com (fabricant) și www.ignify.com (furnizor de soluții ERP). Metoda folosită este analiza documentelor oficiale.

Relevanța metodei

Consider că această modalitate de colectare și analiză a datelor este cea mai relevantă, întrucât informația provine din partea unor specialiști care pot analiza și argumenta carențele pe care compania Celluphone le avea înainte de integrarea soluției informatice, și cum a reușit aceasta să depășească un moment critic prin implementarea pachetului Microsoft Dynamics AX 2012. Fiind un raport oficial, corectitudinea informației este incontestabilă, deoarece reprezintă un document justificativ și o arhivă pentru portofoliu.

Limitele metodei

Din punctul meu de vedere, metoda are limite în ceea ce privește cifrele din vânzări și cheltuieli, dinaintea adopției sistemului și de după, deoarece nu oferă nicio informație publică despre acestea, pentru a putea analiza financiar succesul implementării. Vom lua în considerare atât faptul că rapoartele interne sunt documente secrete, dar și posibilitatea ca firma să nu fi înregistrat un profit imediat în perioada post-implementare (Capitolul III – Dezavantajele unui sistem ERP, pct. 3).

Introducere

Celluphone, un distribuitor de telefoane fixe wireless cu headquarterul în Los Angeles și alte câteva locații pe teritoriul Statelor Unite ale Americii, experimentează creșteri rapide ale businessului, întâmpinând probleme cu sistemele depozitului și departamentului de Finanțe, acestea nefiind integrate, angajații fiind nevoiți să importe datele manual. De asemenea, sistemul existent nu oferea posibilitatea de a crea un mediu informatic unitar pentru toate locațiile. Microsoft Dynamics AX oferea pachetul complet prin care Celluphone putea să unească toate entitățile administrative printr-un sistem informatic eficient, cu disponibilitatea datelor în timp real. Afacerea a cunoscut un grad de flexibilitate ridicat în momentul integrării infrastructurii de citire a codurilor de bare.

Celluphone a ales furnizorul Ignify, partener certificat Microsoft Gold, pentru a implementa modulul Trade and Logistics, modul care automatizează depozitul și operațiunile de back-office. Ignify a livrat produsul într-un timp relativ scurt, conform planurilor.

CE SISTEM ERP FOLOSESC COMPANIILE CARE GENEREAZĂ UN PROFIT ÎNTRE $50MIL – $1BIL

MERIT SOL., 2015, Microsoft Dynamics AX vs SAP ERP (online) ; Disponibil la: < http://www.meritsolutions.com/products/microsoft-dynamics-ax-vs-sap/ > [Accesat în data de 22.05.2016]

Situația inițială

Inițial, Celluphone opera mai multe sisteme care nu făceau față creșterii rapide a afacerii. Exista un sistem separat pentru Managementul Inventarului și Procesarea Comenzilor, iar rapoartele scoase în urma acestor operațiuni erau introduse manual sistemul financiar și serveau la ținerea evidenței tuturor tranzacțiilor. O versiune învechită a Microsoft Solomon era utilizată pentru a ține informațiile financiare, însă nu putea executa funcții de maximă necesitate, precum Calculul Costurilor, Inventarul nu putea fi integrat. Acești doi factori reprezentau o mare problemă, din moment ce afacerea creștea, și nici rescrierea codului informatic nu putea ajuta în vreun fel.

Soluția

Celluphone a admis că are nevoie de soluții integrate ce ar ajuta în procesul de extindere. Din moment ce sistemele de inventar și cel financiar erau insuficiente, compania a optat pentru Microsoft Dynamics AX. Alegând să instaleze funcțiile Accounts Receivable, Accounts Payable, Inventory Management, General Ledger și Banking, compania a fost capabilă să lanseze un sistem de back-office care întrunea nevoile sale. Pe viitor, sistemul ERP a fost upgradat cu cele mai noi variante.

Expertiza Ignify pentru instalarea ERP este bine pusă la punct, având până la acel moment peste cincizeci de implementări. Furnizorul s-a folosit de cunoștințele sale complexe petru a putea executa design funcțional, dezvoltare tehnică, configurarea aplicațiilor și instruirea angajaților. Dealerul s-a folosit în acest proces de o sută de specialiști pentru livrarea rapidă a soluției către Celluphone.

Beneficii

Sistem integrat al departamentului Financiar cu cel al Lanțului de Producție

Posibilitatea de a obține în timp real cotații și de a crea etichete pentru livrare cu ajutorul unui singur sistem

Calcul corect al rabatului aplicat pentru diverși vendori ai Celluphone

Posibilitatea de a urmări în timp real Inventarul

E-commerce

Motive pentru care Celluphone a ales Microsoft Dynamics AX:

Productivitatea crescută în rândul angajaților cu până la 30%

Costuri mai mici de investiție și rată mai mare a randamentului investiției în 23 de luni în 75% dintre cazuri

Costuri reduse cu până la 56% cu personalul și 44% cu departamentul IT

Scalarea afacerii

Flexibilitate

Rankinguri ale analiștilor

CONCLUZII

Mediul de business se află într-o continuă schimbare dramatică. Companiile din zilele noastre admit că este cu adevărat o încercare supraviețuirea pe piață, sau creșterea organizațională și întrunirea cerințelor clienților. Aceste lucruri pun presiune pe scăderea costurilor întregului lanț de aprovizionare, scurtarea timpului alocat anumitor procese, reducerea inventarului, varietatea produselor oferite, livrarea la timp, îmbunătățirea serviciului cu clienții, standarde înalte de calitate și coordonare eficientă între procese.

Importanța temei generale și a tezei lucrării

Pentru a rămâne competitivi, actorii acestei piese trebuie să își îmbunătățească în permanență capacitățile, practicile și procedurile, la fel și numărul de furnizori, distribuitori și clienți. De asemenea, sunt nevoiți să sprijine comunicarea corectă a informației și să creeze mediul propice acesteia, atât în rândul angajaților și clienților, cât și prin punerea la dispoziție a unui sistem de tip Enterprise Resource Planning.

În primul rând, arhitectura ERP oferă două mari avantaje ce nu ar putea exista într-o organizare departamentală non-integrată: un mediu omogen de business care leagă toate funcțiile și departamentele companiei, și o bază de date unde toate tranzacțiile sunt înregistrare, procesate, monitorizate și raportate. Omogenitatea sprijină cooperarea și coordonarea inter-departamentală.

În al doilea rând, automatizarea și fluidizarea proceselor din cadrul unei companii prin intermediul ERP ajută la reducerea în viitor a costurilor generale cu forța de muncă, cu timpul valorificat, cu cheltuielile consumabilelor șamd.

Un alt factor de importanță majoră îl reprezintă raportarea corectă, eficientă, complexă de care se bucură managementul producției și al lanțului de aprovizionare, departamentele contabile, financiare, de marketing, vânzări, resurse umane. Nu este de neglijat nici productivitatea sporită și satisfacția clienților care și-au primit produsul în timp util, la o calitate care întrunește standardele, toate acestea pentru un preț sincer.

Prin însumarea tuturor elementelor amintite mai sus, putem afirma că beneficiarul major în această ecuație îl reprezintă managementul general, ce utilizează toate rapoartele, situațiile, tranzacțiile și efectele interacțiunii departamentale în luarea deciziilor zilnice și strategice, ce decid viitorul organizației.

Cum orice parte are și dezavantajele sale, printre cele ce privesc sistemele ERP se numără costurile de investiție, succesul implementării care depinde mult de instruirea angajaților și rezultatele financiare care nu apar imediat.

Consider că fluidizarea tuturor proceselor din cadrul unei companii prin intermediul unei astfel de soluții informatice este o chestiune valoroasă pentru orice afacere, care întrece orice dezavantaj. Conform legii lui Moore, viteza de procesare a computerelor se dublează odată la optsprezece luni, zilnic este revoluționată tehnologia, trăim în epoca în care indiferent de acțiunile noastre, tot ne vom lovi de un computer la fiecare pas. Așadar implementarea sau nu a unui sistem ERP nu mai este un lucru opțional, este o necesitate pentru un business sănătos.

LEGEA LUI MOORE

EXTREME TECH, 2015, What is Moore's Law? (online) ; Disponibil la: < http://www.extremetech.com/extreme/210872-extremetech-explains-what-is-moores-law > [Accesat în data de 22.05.2016]

Rezumatul lucrării

Lucrarea de față tratează funcțiile sistemelor Enterprise Resource Planning și cum anume ajută acestea procesele de business din cadrul unei companii, mai exact, cum este îmbunătățită performanța organizațională prin prisma acestor procese. ERP este un software complicat și costisitor, destinal în special afacerilor care livrează bunuri și servicii.

Primul cuvânt l-au avut sistemele din anii 1960-1970, computere de tip mainframe (unități foarte mari, greoaie, dificil de întreținut si costisitoare, cu compatibilități reduse, folosite de către guverne si organizații). Din păcate, aceste computere nu erau suficient de puternice și avansate încât să poată oferi informații în timp real pentru a putea ajuta în procesul de luare a deciziilor. În timp, computerele au devenit mai mici, mai rapide, mai ieftine și portabile. Enterprise Resource Planing este evolutia MRP II – Manufacturing Requirements Planning (Planificarea necesarului de materiale) al anilor 1980, care a fost mai mult legat de Industria Manufacturieră și destinat controlului procesului și planificării manufacturiere cu un output eficient. MRP, la rândul său, a evoluat din IMC (Controlul managementului și al inventarului) conceput în anii 1960, ajutând în Managementul stocurilor. La sfârșitul anilor 1990, majoritatea companiilor deja integraseră acest sistem, de teama problemei informatice Y2K.

Modulele unui sistem ERP funcționează integrat utilizând o bază de date comună, sau pot funcționa independent. Pot fi enumerate câteva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficiența a unei întreprinderi:

Producție: planificarea și urmărirea producției

Gestiune: evidența stocurilor, a furnizorilor, a plăților și încasarilor

Salarii: calculul salariilor și managementul informațiilor referitoare la personal

Contabilitate: evidența financiar contabilă

Imobilizări: evidența mijloacelor fixe și calculul amortizării

CRM: managementul relațiilor cu clienții

BI: rapoarte, analize, prognoze

ERP este un sistem vast de planificare a resurselor companiei cu funcționalități suplimentare extrem de evoluate si de performante.

Caracteristici principale:

Organizează procesele și activitățile de afaceri punând la dispoziție informații rapide, concrete și concise.

Are abilitatea de a se adapta rapid la schimbările permanente ale mediului comercial cu întreruperi minime ale activităților companiei.

Oferă o interfață de utilizare modernă care va crește productivitatea prin scutirea timpului de lucru aferent operării.

Va sprijini luarea deciziilor manageriale pe baze unor informații inteligențe oferite în timp real.

Prin achiziția unui ERP, se investește în instrumente inovatoare, ușor de folosit.

Compania va avea de câștigat prin utilizarea aplicației, scutind resurse și timp și reducând costurile.

Cu ajutorul unui ERP puteți obține rezultate măsurabile: atribuțiile sunt îndeplinite cu minim 40% mai repede decât timpul necesar altor sisteme.

Activitățile vor fi executate într-un mod mai rapid și mai liniștit ca rezultat al utilizării interfeței ușor de accesat, mecanismelor incorporate pentru planificarea activităților și pentru funcționalitatea și controlul fluxului de lucru.

Informația va fi prezentată într-un format gata de utilizat, conform necesităților personalului care utilizează aplicația. Soluția ERP înglobează de asemenea și scenarii de business intelligence

INTRODUCERE