Controlul Ṣi Auditul Unei Entitaṱi

UNIVERSITATEA CREȘTINĂ „DIMITRIE CANTEMIR“ – BUCUREȘTI

FACULTATEA DE FINANȚE, BĂNCI ȘI CONTABILITATE

PROGRAMUL DE MASTERAT „GESTIUNE ȘI AUDIT FINANCIAR ”

LUCRARE DE DISERTAȚIE

CONTROLUL ṢI AUDITUL UNEI ENTITÃṰI

CONDUCĂTOR ȘTIINȚIFIC:

Prof./Conf./Lector univ. dr. CÃPUṢNEANU SORINEL

ABSOLVENT:

BAUTÃ C. OANA

BUCUREȘTI

2016

* Pentru fiecare criteriu de apreciere se trece semnul X, corespunzător calificativului și notei acordate.

** Nota acordată de conducătorul științific se calculează cu relația: Suma totală a notelor acordate / 10

C U P R I N S

I N T R O D U C E R E

Imbunatatirea performantelor entitatilor este un obiectiv principal al managerilor acestora, o preocupare majora fiind controlul asupra functionarii entitatii.

Functia de audit intern nu se rezuma numai la verificarea regularitatii, oferind fie o asigurare rezonabila asupra organizarii si controlului acesteia, fie recomandari privind imbunatatirea sistemelor in vederea realizarii obiectivelor entitatii.

Auditul intern este o activitate generatoare de valoare, utila pentru toti responsabilii indiferent de nivelul de responsabilitate, ce duce la imbunatatirea eficacitatii si performantei.

Lucrarea de fata urmareste acoperirea atat a aspectelor teoretice: notiuni generale, reglementari si standardizare, cat si al practicii profesiei de auditor intern: metode si instrumente folosite in activitatea de audit intern, realizarea misiunii de audit intern.

Studiul de caz prezinta realizarea unei misiuni de audit intern cu tema”Analizarea activitatii Serviciului Sanatate si Securitate in Munca” in cadrul Regiei Autonome Monetaria Statului

1. Control si Audit intern – notiuni generale, metodologie si reglementari

Aparitia si evolutia auditului intern

Audit vine de la latinescul “audiere”, a asculta; cuvânt de origine latina, semnificatia cuvantului transformandu-se in timp in revizia conturilor realizata de experti independenti in vederea exprimarii unei opinii aspra regularitatii si sinceritatii acestora.

Aparitia auditului intern este o necesitate nascuta din progresul civilizatiei, avand doua scopuri majore in viata publica: protectia patrimoniului si stoparea fraudelor.

Evolutia auditului in societate este graduala. Pana in secolul al XVIII-lea au existat forme empirice ale auditului, scopul acestora fiind prevenirea fraudelor sau descoperirea lor si pedepsirea hotilor. Din secolul al XVIII-lea auditorii erau numiti din randul celor mai buni contabili, lucrarile de audit erau cerute de catre stat, actionari sau banci in scopul pastrarii integritatii patrimoniale si prezentarii publicului formei cele mai fidele.

In secolul al XIX-lea, auditorii sunt profesionisti recunoscuti, lucrarile de audit sunt comandate de stat, banci si actionari, avand drept obiectiv evitarea fraudelor si a erorilor, atestarea controlului financiar, confirmarea ca se respecta regulile contabile, precum si prezentarea in raportul de audit a imaginii fidele a patrimniului.

Mijlocul secolului XX reprezinta o etapa noua si importanta pentru ca se da o atentie deosebita normalizarii contabilitatii, standardizarii activitatii de audit, cuprinderii in sfera de aplicare a preocuparilor legate de managemant, respectare a reglementarilor contabile, a existentei unui cadru de raportare pe baza caruia se exprima o opinie.

Pe toata durata de dezvoltare a auditului continutul acestuia s-a imbogatit si a trecut de la asigurarea privind functionalitatea sistemului de control din cadrul entitatii la o activitate care este generatoare de valoare, in ultimii ani tot mai multi manageri intelegand acest lucru.

Controlul intern reprezinta un ansamblu de politici si proceduri puse in aplicare de coducerea unei entitati in vederea asigurarii, in masura posibilului, a unei gestionari riguroase si eficiente a activitatilor acesteia; aceasta implica respectarea politicilor de gestiune, protejarea activelor, prevenirea si detectarea fraudelor si erorilor, exactitatea si exhaustivitatea inregistrarilor contabile si stabilirea la timp a informatiilor financiare.

Existenta unui sistem de control intern rational conceput si corect aplicat constituie o serioasa prezumtie asupra fiabilitatii conturilor si a concordantei dintre datele contabilitatii si realitate.

Elementele de baza ale controlului intern sunt:

Existenta unui plan de organizare, cuprinzand:

Definirea cat mai precisa a sarcinilor (fiecare trebuie sa stie ce sa faca):

Definirea limitelor de competenta si a raspunderilor, ceea ce presupune stabilirea unei ierarhii a carei autoritate este indiscutabila;

Circulatia informatiilor: circuitele documentelor trebuie sa fie suficient de precise si elaborate pentru a exclude neglijenta si fantezia.

Competenta si integritatea personalului sunt esentiale, mai ales la nivelul directiunii; deciziile pe care le iau responsabilii compartimentelor, bune sau rele, se repercuteaza asupra compartimentelor pe care le conduc.

Existenta unei documentatii satisfacatoare se refera la:

Producerea informatiilor: este recomandata existenta unor instructiuni scrise, sub forma unui manual de proceduri;

Arhivarea informatiilor: „memoria” unei intreprinderi este un element esesntial al conrolului intern, care, de altfel, conditioneaza toate controalele ulterioare.

Controlul inregistrarilor contabile ale operatiunilor urmareste verificarea contabilizarii operatiunilor si, in mod deosebit, faptul ca: toate operatiunile au facut obiectul unei inregistrari (exhaustivitatea).

Tehnicile de conrol intern, care sunt curent utilizate pentru a evita uitarea sau omiterile de inregistrari, se refera la:

existenta si respectarea secventelor (seriilor) numerice: atunci cand exista o urmare a acestor secvente, uitarea efectuarii unei inregistrari devine putin probabila, intrucat va fi detectata prin ruptura secventei numerice;

compararea documentelor aferente aceleiasi operatii: aceeasi operatie da nastere la mai multe documente, de exemplu, achizitia unor bunuri provoaca, cel mai adesea, emiterea unei comenzi, a unui aviz de expeditie sau a unei facturi, a unei note de receptie in depozit, a unui efect de comert sau a unui cec de achitare a obligatiilor catre furnizor;

tinerea fiselor de cont asigura arhivarea informatiilor;

tinerea scadentelor de plati sau incasari: de exemplu, responsabilul contabilitatii tine lista obligatiilor fiscale.

Orice inregistrare este justificata printr-o operatie (controlul realitatii).

Aceasta se realizeaza prin:

controale fizice periodice (inventariere);

confirmari exterioare de la terti.

Nu exista erori in contabilizarea sumelor (controlul exectitatii).

Aceasta se realizeaza prin:

comparatii globale: atunci cand aceleasi operatii fac obiectul a doua totalizari, exista avantajul compararii cifrelor obtinute; de exemplu la controlul incasarilor, suma cecurilor totalizate de serviciul care le-a primit va fi comparata cu suma inscrisa in contul „Conturi curente la banci”;

controale aritmetice: constau in a reface sistematic unele calcule, de exemplu, compartimentul comercial verifica facturile furnizorilor in scopul de a asigura ca nicio omisiune nu a fost comisa.

Controlul asupra personalului unitatii patrimoniale se realizeaza prin:

Controale ierarhice: procedurile de aprobare si verificare, reglementarea aceesului la bunurile unitatii, politica de angajare a salariatilor;

Controale reciproce prin separarea functiilor ( cunoscute si sub denumirea de autocontrol sau incompatibilitatea functiilor).

Se pot distinge trei functii a caror separare implica un control reciproc al executantilor: toate operatiile elementare intervenite intr-o entitate se raporteaza fie la realizarea obiectivelor unitatii (decizie si control), fie la conservarea patrimoniului, fie la reflectare (contabilitate, statistici), astfel:

realizarea obiectivelor unitatii (decizie si control) – depinde, in principal, de compartimentele: comercial, cercetare si fabricatie, personal, laboratoare de control si tehnic;

conservarea patrimoniului – depinde de persoanele care au sarcini de depozitare si intrerinere a imobilizarilor, a stocurilor si a disponibilitatilor banesti;

reflectarea – inregistreaza fluxurile care afecteaza bunurile unitatii, rezultatele inventarierii si stabileste pe aceste baze situatiile financiare; sunt cuprinse, in principal, functia contabila, compartimentele contabilitatii generale, de gestiune si al auditului intern.

Distinctia dintre cele trei functii este fundamentala in cadrul controlului intern pentru ca separarea sarcinilor personaluluidin cadrul fiecareia dintre ele asigura realizarea unui control intern eficace.

Indiferent de marimea unei entitati, stabilirea masurilor de control intern se recomanda a fi facuta cu respectarea standardelor profesionale din care decurg urmatoarele reguli:

Regula bunei organizari

Entitatea definita ca „o celula vie, necesitand o organizare proprie si adaptare la mediul sau inconjurator”, face ca existenta sa safie centrul participarii unor elemente eterogene (oameni, capitaluri, masini..) si implica punerea in functiune a unui plan de organizare, pentru a lucra in mod coerent la realizarea activitatilor sale.

Organizarea se cere a fi:

conceputa inainte, si nu dupa ce au aparut constrangeri conjuncturale;

adaptata obiectivelor intreprinderii si adaptabile la mediuleconomic si natural inconjurator;

verificabila – sa poata fi verificata concordanta organizarii existente cu organizarea conceputa;

formalizata – cu ajutorul unei organigrame si al unui manual de proceduri;

sa comporte o separare a functiilor – in principiu aceasi persoana nu poate sa exercite doua atributii concomitente apartinand urmatoarelor functii: de decizie, detinere de valori, inregistrare, control.

Regula integrarii procedurilor

Consta in utilizarea unor proceduri care sa permita:

posibilitatea verificarii unei informatii cu alta;

controale reciproce;

utilizarea cu buna stiinta a mijloacelor tehnice, informatice.

Regula permanentei procedurilor

Durabilitatea exploatarii entitatii si a organizarii sale implica, de asemenea, ca procedurile introduse sa fie respectate in permananta (de exemplu, coerenta informatiilor contabile in cursul perioadelor succesive implica permanenta aplicare a regulilor si procedurilor sau metodelor de evaluare utilizate la intocmirea conturilor anuale, astfel ca acestea nu pot fi modificate de la un exercitiu la altul decat daca o schimbare exceptionala, bine motivata, a intervenit in situatia entitatii). Permanenta procedurilor asigura posibilitatea comparatiilor intre exercitiile financiare, fiind necesara asigurarea permanentei: formelor de contabilitate, metodei de clasificare analitica a planului de conturi propriu al entitatii; inventarului permanent, etc.

Regula universalitatii aplicarii procedurilor

Implica imposibilitatea unor persoane, activitati sau compartimente sa deroge de le regulile stabilite de exercitare a controlului intern.

Regula independentei obiectivelor

Consta in aceea ca obiectivele controlului intern trebuie sa fie indeplinite indiferent de metodele, procedurile si mijloacele entitatii (de exemplu tinerea contabilitatii generale, fie manual, fie informatizat, efectuata de un contabil salariat, colaborator sau societate de profil, este supusa celor patru obective: de rapiditate, regularitate, sinceritate si fidelitate, care trebuie in toate cazurile respectate).

Regula bunei informari

Consta in necesitatea ca informatia sa fie pertinenta (adaptata obiectivului si utilizarii sale), disponibila, accesibila, utila, obiectiva (impartiala), clara (fara ambiguitate), rapida, cu un cost adaptat rolului sau si verificabila.

Regula concordantei cu necesitatile entitatii

Obliga adaptarea controlului intern la caracteristicile entitatii si ale mediului inconjurator – extern entitatii. In caz contrar, controlul intern formeaza un ansamblu rigid care nu permite atingerea obiectivului de eficienta; controlul intern nu trebuie sa implice in niciun caz o multiplicare inutila si costisitoare de procedee greoaie si in exces; controlul intern trebuie sa fie adaptat necesitatilor entitatii si mediului sau inconjurator in functie de importanta riscurilor pe care trebuie sa le evite si de costul sau de functionare.

Obiectivele controlului intern

Obiectivele controlului intern sunt:

Protejarea activelor entitatii;

Asigurarea fidelitatii si exectitatii informatiei contabile;

Asigurarea respectarii dispozitiilor entitatii;

Promovarea eficacitatii exploatarii.

A. Protejarea activelor entitatii

Masurile ce se pot lua sunt in raport direct proportional cu dimensiunile entitatii, forma sociala si raspunderile stabilite celor care gestioneaza patrimoniul.

In cadrul stabilirii organizarii entitatii se au in vedere urmatoarele:

A.1. Definirea responsabilitatilor

Limitele competentelor si responsabilitatile celor ce gestioneaza patrimoniul sunt stabilite, dupa caz, prin actul de numire sau in cadrul contractului sau statutului societatii.

Pentru restul personalului de conducere si executie, competentele si responsabilitatile sunt stabilite in cadrul unei organigrame detaliate in scris, de cele mai multe ori in cadrul unui regulament de organizare si functionare (ROF).

Organigrama, statutul si ROF este necesar a fi tinute „la zi” cu orice modificare adusa responsabilitatilor personalului, indeosebi in marile intreprinderi, unde aceste modificari sunt mai frecvente decat in cele mici.

Sarcinile, competentele si responsabilitatile trebuie aduse la cunostinta celor interesati in asa fel incat „fiecare sa stie ce trebuie sa faca”.

A.2. Separarea sarcinilor si a functiilor

Separarea sarcinilor este necesar a fi facuta astfel incat sa permita controlul reciproc al executiei lor. Este de dorit sa se evite ca una si aceeasi persoana sa poata comite o eroare sau o inexactitate – iregularitate- avand posibilitatea de o a ascunde sau fara ca alta persoana sa aiba posibilitatea de a o descoperi.

In practica, prin sarcini se intelege si totalitatea operatiunilor pe care le executa o persoana in cadrul atributiilor sau competentelor ce i-au fost incredintate pentru realizarea functiilor sau grupelor de functii care alcatuiesc structura organizatorica a entitatii.

Separarea si delegarea atributiilor nu diminueaza sau nu anuleaza responsabilitatea celor care gestioneaza patrimoniul entitataii. In acest sens, delegarea atributiilor este necesar sa se faca:

pentru un numar redus de persoane, pentru a nu se dilua raspunderea;

asigurand specializarea acestor persoane imputernicite;

asigurand independenta persoanelor imputernicite fata de obiectul si subiectul controlului;

asigurand autoritatea celor ce exercita controlul, respectiv dreptul de a impune luarea anumitor masuri.

Separarea functiilor – daca ele sunt mai mult sau mai putin numeroase, in functie de marimea entitatii trebuie sa asigure intotdeauna separarea a trei functii care, de regula, se regasesc in mai toate entitatile, respectiv cele privind:

realizarea obiectivelor entitatii – activitatile operationale – cum ar fi compartimentele si activitatile necesare exploatarii;

protejarea sau conservarea patrimoniului, adica acele compartimente ce detin bunuri sau valori ale entitatii sau persoane care asigura protectia lor fizica, cum ar fi: casier, magazioner, personal de intretinere;

inregistrarea operatiilor sau contabilizarea lor – aceasta functie inregistrand activitatea operationala, constatand existenta activelor si a resurselor, costituie ea singura, unul dintre elementele fundamentale ale autocontrolului intr-o entitate. Ea cuprinde: intocmirea si circulatia documentelor, contabilitatea generala si de gestiune; elaborarea si urmarirea bugetelor de venituri si cheltuieli; plati; statistici; centralizarea tuturor informatiilor care contribuie la luarea deciziilor.

A.3. Descrierea functiilor

Se face, de regula, narativ, prin regulamentul de organizare si functionare sau statut (la intreprinderile mici si mijlocii) si grafic, prin organigrame.

Descrierea detaliata a functiilor pe posturi este cunoscuta sub denumirea de „fisa postului”. Aceasta descriere pleaca de la simpla definire a responsabilitatilor in cadrul unei functii; este recomandabil sa se prezinte fiecare nivel de executie; originea informatiilor de prelucrat; modalitatea de prelucrare; periodicitatea de prelucrare si destinatarii. Este de dorit ca aceasta deservire sa fie scrisa intr-o modalitate care sa evite, pe cat posibil, erorile de intelegere, deformarile sau alte devieri care ar putea sa se produca din neglijenta sau, din contra, din exces de zel.

Aceasta descriere usureaza, atunci cand va fi cazul, schimbarile sau inlocuirile de personal (plecari, mutari, imbolnaviri, vacante, etc.).

A.4. Procedura acordarii imputernicirilor

Reprezinta modalitatea stabilirii persoanelor care pot angaja entitatea si diferitele niveluri ale avizelor de verificare necesare, potrivit naturii angajamentului ce urmeaza a se da. O procedura de dubla semnatura poate fi prevazuta pentru pentru angajamentele (obligatiile) importante (de exemplu, managerul si directorul economic pentru contractele de credit bancare); dimpotriva, pentru operatiile curente, aceasta procedura poate sa constituie o ingreunare inutila (birocratica) a sarcinilor si sa duca la diluarea responsabilitatilor.

In cadrul misiunilor preventive, pot fi supuse acelorasi proceduri de vize (verificari) si aprobari si miscarile (primiri, eliberari) de bunuri sau valori de trezorerie din cadrul intreprinderii, in functie de marimea, frecventa si natura acestor miscari.

Procedura de stabilire a persoanelor imputernicite a verifice si sa avizeze documentele ce cuprind operatiile ce se refera la drepturile si obligatiile patrimoniale ale unitatii bugetare sau regiilor autonome se determina potrivit controlului financiar propriu organizat de ordonatorii de credite principali, secundari si tertiari, precum si de directorii generali ai regiilor autonome, conform reglementarilor in vigoare.

Prin controlul financiar propriu, la aceste unitati bugetare delegarea – imputernicirea – atributiilor de control se face prin:

decizia de organizare si exercitare a controlului financiar preventiv;

fisa postului pentru exercitarea controlului ierarhic operativ curent si a controalelor reciproce – autocontrolul;

grafice de prelucrare a documentelor justificative (controlul contabil al operatiilor supuse inregistrarii in contablitate).

Preocuparea persoanelor care gestioneaza patrimoniul entitatii pentru protejarea activelor entitatii, componenta importanta a planului de organizare a controlului intern, este determinata de obligatia acestora de a prezenta si a asigura reularitatea si sinceritatea conturilor anuale, care uraresc sa dea o imagine fidela, clara si completa patrimoniului, situatiei financiare si rezultatelor operatiilor pe care auditorul este insarcinat sa le certifice.

Aceste aspecte ale controlului intern sunt foarte importante pentru cei de gestioneaza patrimoniul, intrucat ei utilizeaza pe tot parcursul anului informatiile financiare produse de sistemul stabilit, pentru a lua deciziile lor de gestiune.

B. Asigurarea fidelitatii si exectitatii informatiei contabile

Aceasta cerinta este, deasemena, in obligatia celui care gestioneaza patrimoniul si contribuie integral la garantarea regularitatii si sinceritatii contabilitatii. In cadrul planului de organizare a controlului intern, alaturi de celelalte compoente, procedurile de organizare a contabilitatii, proceduri destinate intelegerii sisitemelor de prelucrare si realizare a controalelor, se recomanda a fi corelate si regrupate intr-un manual de proceduri.

Acesta are rolul de a oferi pastrarea si consultarea acestor proceduri atat de catre cei insarcinati cu aplicarea lor, cat si de cei imputerniciti cu verificarea modului lor de aplicare. Este indicat ca manualul de proceduri sa cuprinda:

B.1. Modalitatea de intocmire si circulatie a documentelor justificative

Se realizeaza:

fie prin intermediul unor fise descriptive – narative – cuprinzand: denumirea documentului; formatul; la ce serveste; modul de intocmire si numarul de exemplare; persoana – functia – care il intocmeste, verifica, aproba; persoana primitoare, predatoare; date cantitative, valorice; data si locul intocmirii; unde circula; unde se arhiveaza; durata arhivarii;

fie prin intermediul unor diagrame, grafice cuprinzand datele esentiale ale documentului justificativ intocmite pe cicluri de operatii: cumparari, vanzari, imobilizari,etc.

Procedura de intocmire si circulatie a documentelor justificative trebuie sa asigure in orice moment posibilitatea de a stabili originea informatiei sau, din contra, de a o regasi in documentul centralizator sau de sinteza. Pe cat posibil, este bine ca documentele sa fie prenumerotate – inseriate- pentru a permite urmarirea utilizarii si inregistrarii lor.

Tendinta fiind de a formaliza, respectiv de a tipiza cat mai multe dintre documentele justificative privind miscarile de bunuri si valori precum si cele cu caracter financiar-bancar care circula in afara entitatii, este necesar a fi inscrise in procedurile de intocmire si circulatie a documentelor, in concordanta cu prevederile stabilite de reglementarile in vigoare.

B.2. Organizarea si tinerea corecta si la zi a contabilitatii

In cadrul manualului de proceduri trebuie elaborat un document descriptiv in care sa se arate modul de organizare si procedurile utilizate pentru aducerea la indeplinire a obligatiilor legale cu privire la gestionarea si patrimoniului, tinerea contabilitatii, controlul asupra operatiilor patrimoniale efectuate.

Forma cea mai potrivita de intocmire si conservare a acestui document descriptiv consta in tinerea unui dosar cu for de lucru care permite sa se urmareasca evolutia organizarii. De asemenea, documentul permite, parcurgand drumul de la intocmirea lui pana la prelucrarea informatiei, sa se inteleaga cum sunt obtinute situatiile contabile.

Documentul poate fi realizat abordand una sau mai multe din modalitatile urmatoare:

o abordare folosind circuitele de informatii ale sistemelor de prelucrare si jurnalelor tinute, care permite cel mai bine intelegerea drumului informatiei contabile de la originea sa pana la conturile anuale;

abordare bazandu-se pe persoanele responsabile cu efectuarea lucrarilor contabile, care prezinta avantajul de a pune in valoare functiile si responsabilitatile fiecaruia;

abordare axandu-se pe conturi reprezinta avantajul ca usureaza controlul, dar nu ofera o vedere de ansamblu a organizarii si a procedurilor contabile.

Fata de aceste cerinte recomandate, documentul privind organizarea contabilitatii cuprinde cel putin informatiile urmatoare:

organizarea compartimentului distinct (functiile si atributiile persoanelor componente) sau organizarea unui sistem informational contabil care sa asigure: eliminarea paralelismelor intre compartimente; schimbul de informatii intre acestea; controlul reciproc intre compartimente; autocontrolul executantilor;

rolul colaboratorilor din afara entitatii (cenzori, consultanti);

planul de conturi propriu, respectiv adaptarea la necesitatile entitatii a planului de conturi general, inclusiv planul de conturi propriu al contabilitatii de gestiune;

organizarea contabilitatii de gestiune in functie de specificul activitatii si necesitatile proprii ale acesteia;

lista jurnalelor utilizate, daca este cazul;

sisteme si mijloace contabile (metode de calcul; metode de evaluare; metode de evidenta si calcul: inventar permanent, intermitent, amortismente, etc);

tipul sistemului: clasic, centralizator etc;

mijloace utilizate: manuale, informatizate;

informatii contabile produse;

documente obtinute: jurnale, balante, conturi si alte situatii contabile si financiare (situatii, declaratii, tablouri, raportari);

registre legale: Registrul-jurnal, Registrul-inventar; Cartea Mare;

arhivarea documentelor justificative, a registrelor legale, a conturilor anuale, a statelor de salarii;

tipul de arhivare: numeric, afanumeric, cronologic, etc;

durata de arhivare;

locul de arhivare.

Natura si importanta dezvoltarii in amanunt a acestui document depind de marimea entitatii, de sectorul sau de activitate, de organizarea sa contabila si de costul acestei organizari.

B.3. Organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului si a valorificarii acestuia

Este necesar ca normele legale privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului sa fie adaptate si detaliate la nivelul caracteristicilor si specificului activitatilor entitatii sub forma unor „instructiuni” (facand parte din manualul de proceduri) elaborate de persoana care gestioneaza patrimoniul entitatii.

Aceste instructiuni sunt destinate comisiilor de inventariere, atat atunci cand inventarierea se efectueaza prin salariati proprii, cat si atunci cand se efectueaza pe baza de contracte de prestari de servicii incheiate cu persoane fizice sau juridice.

B.4. Respectarea regulilor de intocmire a bilanturilor contabile

Tot sub forma unor instuctiuni (facand si ele parte din manualul de proceduri) elaborate de persoana care gestioneaza patrimoniul se stabilesc masurile premergatoare inchiderii exercitiului financiar, precum si cele ce vor urma in perioada ulterioara pana la elaborarea conturilor anuale (evenimente ulterioare inchiderii exercitiului financiar).

Masurile premergatoare inchiderii exercitiului financiar si eleborarii conturilor anuale vor trebui sa stabileasca actiuni si responsabilitati concrete in interiorul entitatii, care sa dea asigurarile necesare ca aceste conturi anuale prezinta o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, a rezultatelor obtinute si a situatiei financiare.

Valorificarea rezultatelor inventarierii reprezinta etapa cea mai importanta a inchiderii exercitiului financiar.

Aceasta valorificare se stabileste:

fie in cadrul instructiunilor proprii de inventariere;

fie in cadrul instructiunilor proprii de inchidere a exercitiului financiar, incluzand toate masurile necesare pentru punerea de acord a datelor inregistrate in contabilitate cu situatia reala a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarierii.

In cadrul acestor instructiuni se vor nominaliza atat actiunile, cat si compartimentele sau persoanele raspunzatoare pentru:

documentarea si intocmirea calculatiei de determinare a amortizarii activelor amortizabile;

documentatia si intocmirea calculatiei de determinare a valorii necesare pentru constituirea unor provizioane pentru:

deprecierea reversibila – relativa – aunor mijloace fixe cauzata de: aparitia unei uzuri morale de care nu s-a tinut seama cu ocazia amortizarii; upraevaluarea mijloacelor fixe prin aplicarea unor coeficienti neadecvati cu ocazia reevaluarii lor; lipsa de utilitate a acestora pentru unitate in momentul inventarierii (aflate in conservare, neutilizabile pentru activitatile desfasurate in momentul inventarierii, etc); alte cauze care determina o evaluare actuala mai scazuta a mijloacelor fixe decat valoarea cu care acestea figureaza in contabilitate;

deprecierea reversibila – relativa- a unor elemente patrimoniale cauzate de : deprecierea acestora (stocuri si productie in curs; conturi de terti, conturi financiare) sau incertitudini cu privire la realizarea sau plata acestora (litigii, amenzi, penalizari, despagubiri, daune si alte datorii incerte, cheltuieli in perioada de garantie,etc).

In perioada dintre data inchiderii exercitiului financiar si elaborarea conturilor anuale pot avea loc evenimente intervenite sau cunoscute dupa data inchiderii care pot avea consecinte semnificative asupra conturilor.

In acest sens, tot in cadrul instructiunilor elaborate de persoana care gestioneaza patrimoniul, se recomanda a se stabili actiuni si responsabilitati privind constatarea acestor evenimente.

B.5. Controalele de baza ale activitatii contabile

Au in vedere verificarea contabilizarii operatiilor economico-financiare ale entitatii si se refera in principal la:

controalele de exhaustivitate;

controalele realitatii;

controalele exectitatii.

Aceste controale pot fi definite in amanunt si pe functiile – persoanele – ce le efectueaza:

fie in cadrul modalitatii de intocmire si circulatie a documentelor justificative;

fie in cadrul manualului de proceduri.

C. Asigurarea respectarii dispozitiilor entitatii

Aceasta parte a planului de organizare al controlului intern are drept scop stabilirea modalitatilor de indeplinire corecta si la timp a dispozitiilor entitatii, asigurand acea parte de zi cu zi a actului de conducere – managementului, cunoscut si sub denumirea de coordonare a activitatii intreprinderii.

Pentru aceasta este necesar ca toate instructiunile, deciziile, normativele interne si alte dispozitii ale entitatii sa cuprinda si modalitatea, posibilitatile, precum si persoanele imputernicite sa urmareasca aplicarea lor. Se va avea in vedere sa se asigure:

perfecta transmitere a instructiunilor la destinatarii lor;

eleborarea suficient de clara a informatiilor pentru a evita interpretarea eronata de catre destinatarii lor;

posibilitatea ca instructiunile date si mijloacele puse la dispozitia celor insarcinati cu aplicarea lor sa fie cele mai potrivite scopului stabilit;

procedurile cele mai indicate pentru raportarea executarii acestor instructiuni.

D. Promovarea eficacitatii exploatarii

Pentru auditor aceste aspecte ale planului de organizare a controlului intern prezinta un interes secundar, intrucat el nu are obligatia aprecierii activitatii operationale a entitatii si nici a politicii acesteia.

Totusi, in aprecierea controlului intern este inevitabil ca auditorul sa nu abordeze aspetele operationale, chiar daca aspectele contabile raman privilegiate. Buna aplicare a dispozitiilor entitatii si toate aspectele operationale ce conduc la promovarea si asgurarea eficacitatii activitatilor entitatii sunt o garantie a c ontinuitatii exploatarii, ceea ce are o influenta directa asupra conturilor anuale.

Obiectivele pe termen lung ale controlului intern trebuie sa constituie un indrumar pentru deciziile viitoare ale celui ce gsstioneaza patrimoniul cu privire la toate aspectele de ordin financiar, cum sunt: controalele, previziunile, analiza si intocmirea situatiilor financiare si raportarilor patrimoniale.

Aceste obiective corespund unui singur scop: imbunatatirea rezultatelor.

Prin modalitatea sa de conceptie si dezvoltare, controlul intern permite obtinerea asigurarii ca:

toate operatiile miscarilor patrimoniale ale entitatii care fac obiectul unei inregistrari contabile sunt inregistrate;

toate inregistrarile contabile transpun corect operatii reale;

toate activele entitatii sunt protejate;

aceeasi operatie este intotdeauna transpusa dupa aceeasi metoda de inregistrare;

toate documentele justificative elaborate de entitate pentru consemnarea operatiilor sale patrimoniale intrunesc conditiile cerute elementelor probante;

toate operatiile sunt executate in conformitate cu dispozitiile entitatii.

Relatia control intern – audit intern

Controlul intern al unei entitati se refera la totalitatea procedurilor si la realizarea lui participa intreg personalul entitatii respective.

Auditul intern al unei entitati se refera la verificarea existentei, adaptabilitatii si modului de aplicare a procedurilor de control intern din entitatea respectiva si se realizeaza prin compartimente distincte care fac parte din structura si sistemul de control intern al acelei entitati; el poate fi realizat si de firma specializate de expertiza contabila (prin externalizare).

Definirea sistemului de control intern și modele ale acestuia

Etimologia cuvântului “control” provine din expresia din limba latină “contra rolus” ceea ce înseamnă verificarea unui act duplicat realizat după unul original. Controlul în accepțiunea lui semantică este o analiză permanentă sau periodică a unei activități, a unei situații, pentru a urmări mersul ei și pentru a lua măsuri de îmbunătățire. În literatura de specialitate există însă mai multe accepțiuni pentru control:

– în cea francofonă, controlul reprezintă o verificare, o inspecție atentă a corectitudinii unui act;

– în accepțiunea anglosaxonă, controlul este acțiunea de supraveghere a cuiva, a ceva, o examinare minuțioasă cu scopul de a cunoaște sau de a reglementa funcționalitatea unui mecanism.

În legislația din România, controlul intern este definit ca reprezentând ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor publice în mod economic, eficient și eficace; acesta include de asemenea structurile organizatorice, metodele și procedurile.

Potrivit Standardelor Internaționale de Audit, emise de Consiliul pentru Standarde Internaționale de Audit și Asigurare (IAASB) al Federației Internaționale a Contabililor (IFAC), controlul intern este definit ca fiind „Procesul conceput, implementat și menținut de către persoanele însărcinate cu guvernanța, conducere și alte categorii de personal cu scopul de a furniza o asigurare rezonabilă privind îndeplinirea obiectivelor unei entități cu privire la credibilitatea raportării financiare, eficiența și eficacitatea operațiunilor și conformitatea cu legile și reglementările aplicabile. Termenul de „controale” face referire la orice aspecte ale uneia sau mai multor componente ale controlului intern.”

Principalele modele de control intern recunoscute pe plan internațional, concepute pentru organizarea sistemului de control intern, astfel încât să răspundă cerințelor managementului riscului, sunt:

– Modelul COSO – SUA;

– Modelul COCO – Canada.

Modelul COSO

Denumirea modelului vine de la denumirea Comitetului de Sponsorizare a Organizațiilor Comisiei Treadway – COSO, comitet constituit în SUA la inițiativa senatorului Treadway care a inițiat o cercetare asupra controlului intern și a rolului său în viața organizațiilor, instituind ”Comisia Treadway” (cunoscută și sub denumirea de Comisia Națională Împotriva Raportării Frauduloase).

Modelul COSO definește controlul intern ca fiind un proces efectuat de Consiliul de administrație, conducere și întregul personal al entității, menit să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la îndeplinirea obiectivelor organizației, având în vedere:

– eficiența și eficacitatea operațiunilor;

– realitatea rapoartelor financiare;

– conformarea cu legile și cu regulamentele aplicabile.

Definiția controlului intern dată de COSO în anul 1992, reflectă patru principii fundamentale:

– controlul intern este un proces total, nu o activitate suplimentară, un mijloc pentru a atinge un obiectiv și nu un scop în sine;

– controlul intern este efectuat de oameni ceea ce îl face imperfect și el nu înseamnă numai manuale de politici, formulare și documente, ci și oamenii la fiecare nivel al organizației;

– controlul intern poate să furnizeze o asigurare rezonabilă managementului și Consiliului de Administrație asupra faptului că obiectivele organizației vor fi îndeplinite;

– controlul intern este angrenat în îndeplinirea obiectivelor organizației.

În modelul COSO, controlul intern este reprezentat din 5 elemente legate între ele:

a) mediul de control;

b) evaluarea riscurilor;

c) activitățile de control;

d) informarea și comunicarea;

e) monitorizarea.

Conform modelului COSO, controlul intern:

– este un proces implementat de toți angajații unei entități;

– are un caracter relativ, oferind o asigurare rezonabilă privind îndeplinirea obiectivelor.

Modelul COCO

A fost elaborat în anul 1995 de Institutul Canadian al Contabililor Autorizați (CICA) fiind alcătuit din aceleași elemente ca și modelul COSO, însă grupate altfel. COCO definește controlul intern ca fiind reprezentat de ansamblul care include: resurse; sisteme; procedee, structuri; cultura organizației și alte elemente care puse împreună contribuie la atingerea obiectivelor.

Potrivit principiilor acestui model, sarcinile îndeplinite de personal se bazează pe:

– înțelegerea scopului acestor sarcini (atribuții), respectiv obiectivul care trebuie atins;

– capacitatea sa și competențele care îi revin;

– angajamentul de a-și realiza bine și la timp atribuțiile;

– monitorizarea performanțelor și supravegherea mediului pentru a învăța să se adapteze schimbărilor.

Modelul COCO cuprinde următoarele elemente:

• scopul (să știi ce să faci);

• angajamentul, implicarea (să vrei să faci);

• capacitatea (să poți să faci);

• monitorizarea și învățarea (să te adaptezi schimbărilor).

Acest model de control intern este explicat prin:

(1) definiția modelului,

(2) criterii de control și

(3) gruparea acestor criterii.

Criteriile de control sunt grupate pe cele patru elemente ale modelului COCO, după cum urmează:

– criteriile privind scopul contribuie la orientarea organizației și se referă la: obiectivele acesteia, riscuri și oportunități, politici, planificare, scopuri și indicatori de performanță;

– criteriile privind angajamentul contribuie la afirmarea identității și a valorilor entității și se referă la valorile etice, integritate, politicile de resurse umane, răspunderile, responsabilitățile și obligația de raportare;

– criteriile privind capacitatea contribuie la afirmarea componenței entității și se referă la cunoștințe, competențe, informații și procese de comunicare, coordonare, activități de control;

– criteriile privind monitorizarea și învățarea contribuie la afirmarea evoluției entității și se referă la supravegherea mediului intern și a celui extern, monitorizarea performanței revizuirea, reevaluarea nevoilor de informații și a sistemelor conexe, procesul de monitorizare și evaluarea eficacității controlului.

Conform modelului COCO, controlul intern:

– pune un accent mai mare pe mijloacele implementate decât pe angajați;

– are un caracter relativ, nu dă o asigurare absolută considerând că ”ajută la atingerea obiectivelor”.

Tipuri de control intern

Activitățile controlului intern pot fi clasificate avându-se în vedere mai multe criterii, după cum urmează:

a) După natura activităților verificate (verificărilor efectuate), controlul intern poate fi :

– Controlul administrativ intern – control ierarhic ce se execută de către persoanele cu funcții de conducere asupra compartimentelor și persoanelor din subordine; este o sarcină care rezultă din atribuțiile de serviciu și se execută permanent;

– Controlul financiar de gestiune – reprezintă acele verificări asupra modului de respectare a dispozițiilor legale referitoare la gestionarea mijloacelor materiale și bănești pe baza documentelor primare și contabile;

– Controlul financiar preventiv propriu – reprezintă controlul efectuat pentru preîntâmpinarea efectuării operațiunilor care nu îndeplinesc condițiile de legalitate, regularitate și încadrarea în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, după caz, stabilite potrivit legii;

– Controlul reciproc exercitat între compartimentele sau salariații entității ca urmare a separării sarcinilor, a obiectivelor proprii fiecăruia și a participării la realizarea acelorași fluxuri de bunuri și informații;

– Autocontrolul angajaților pentru activitățile pe care le desfășoară;

– Auditul public intern;

b) După momentul efectuării verificărilor, controlul intern se clasifică astfel:

– Controlul preventiv – se exercită înaintea efectuării operațiunilor;

– Controlul concomitent – se exercită pe parcursul efectuării operațiunilor;

– Controlul ulterior – se exercită după efectuarea operațiunilor.

c) După domeniul asupra căruia se exercită, controlul intern se poate clasifica astfel:

– Controlul organizațional – controlul care urmărește să evidențieze cum se aplică planul de organizare al entității, cum se alocă autoritatea și responsabilitățile, cum funcționează piramida ierarhică;

– Controlul separării sarcinilor – controlul care vizează diminuarea riscurilor cumulării responsabilităților, ceea ce presupune reducerea posibilităților ca un salariat să efectueze mai multe operațiuni legate de o tranzacție (autorizare, plată, gestionare, contabilizare), situație care ar permite unei persoane să comită sau să ascundă erori, nereguli, în cadrul atribuțiilor pe care le au;

– Controlul fizic – controlul care are în vedere gestionarea, securitatea activelor și autorizarea accesului la active;

– Controlul privind autorizarea și aprobarea – controlul prin care se urmărește dacă operațiunile se realizează în conformitate cu deciziile stabilite de managementul entității;

– Controlul aritmetic și contabil – controlul care urmărește dacă înregistrarea și prelucrarea operațiunilor economice a fost autorizată, dacă s-au înregistrat toate operațiunile, dacă înregistrările sunt exacte și corecte;

– Controlul personalului – controlul care vizează modul în care selecția, pregătirea profesională și evaluarea performanțelor profesionale corespunde necesităților entității, precum și dacă competența și integritatea personalului este adecvată responsabilităților atribuite;

– Controlul privind supervizarea – controlul care urmărește să evidențieze dacă persoanele responsabile de urmărirea și înregistrarea tranzacțiilor zilnice, își îndeplinesc sarcinile.

Componentele controlului intern

Controlul intern în organizațiile din sectorul public trebuie înțeles prin prisma caracteristicilor specifice a acestora, cum ar fi spre exemplu:

– îndeplinirea obiectivelor sociale sau politice;

– modul în care se utilizează fondurile publice;

– importanța procesului bugetar;

– răspunderea managerilor din sectorul public referitor la implementarea sistemului de control intern.

Potrivit Liniilor directoare INTOSAI privind standardele de control intern in sectorul public (INTOSAI GOV 9100), controlul intern este format din cinci componente interdependente (identice cu cele ale modelului COSO):

mediul de control,

evaluarea riscurilor,

activitatea de control

informare si comunicare,

monitorizare.

Controlul intern este conceput pentru a furniza o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor generale ale instituției. De aceea obiective clar stabilite de către conducătorii entității și planificarea corespunzătoare a bugetului, constituie o condiție obligatorie pentru un control intern eficace.

Există o relație directă între obiectivele generale (ceea ce își propune să realizeze o instituție) și cele cinci componente ale controlului intern, (ceea ce este necesar pentru a le atinge).

Cele patru obiective generale ale controlului intern

răspundere (și raportare),

conformitate (cu legile și reglementările),

operațiuni (sistematice, cu caracter etic, economice și eficace) și

protejarea resurselor

sunt reprezentate în schema de mai jos prin coloane verticale.

Cele cinci componente sunt reprezentate prin rânduri orizontale, iar instituția sau entitatea și departamentele acesteia sunt prezentate prin a treia dimensiune a matricei, din partea laterală. Prezentăm pentru exemplificare cele 5 componente ale modelului COSO, preluate în INTOSAI GOV 9100 Figura nr. 1

Componentele controlului intern se aplică tuturor celor patru obiective generale stabilite pentru entitate. Controlul intern este relevant pentru toată instituția în întregul său și pentru fiecare departament în parte.

În timp ce sistemul de control intern este relevant și aplicabil tuturor instituțiilor, modul implementării de către conducere variază foarte mult în funcție de natura instituției și depinde de o serie de factori specifici.

Acești factori includ, structura organizatorică, genul/profilul riscurilor, mediul de activitate, dimensiunea și complexitatea activităților și sistemul de reglementare aplicabil.

Deoarece are în vedere situația specifică a instituției, conducerea are în vedere o serie de opțiuni privind complexitatea proceselor și metodologiilor utilizate pentru aplicarea componentelor sistemului de control intern.

Organizarea controlului financiar public intern în România

Până la data aderării la UE, România a adoptat acquis-ul comunitar în domeniul controlului financiar, aferent capitolului 28 al Acordului European de Aderare.

În perioada premergătoare aderării, România a continuat armonizarea legislației naționale cu acquis-ul comunitar și dezvoltarea infrastructurii instituționale necesare implementării acestuia, în conformitate cu angajamentele asumate prin Acordul European.

În Raportul de monitorizare al Comisiei Europene din anul 2006 referitor la stadiul pregătirii României în vederea obținerii statutului de membru al UE, pentru capitolul 28, se precizează: „România a adoptat o strategie globală pentru dezvoltarea controlului financiar public intern în concordanță cu standardele și practicile comunitare. CFPI este în curs de implementare, în fază avansată, desfășurându-se în conformitate cu acquis-ul. Controlul financiar preventiv a fost progresiv integrat în sfera responsabilității manageriale.”

Și după aderarea la UE, România trebuie să asigure un management financiar riguros în toate instituțiile publice, transparența și controlul utilizării fondurilor UE, precum și protejarea intereselor financiare ale acesteia.

Pentru promovarea bunei guvernări, în sectorul public este implementat controlul financiar public intern, care include:

– sistemul de control intern/managerial

– auditul intern

– coordonarea și armonizarea centralizată a componentelor menționate mai sus.

”Controlul financiar public intern reprezintă întregul sistem de control intern din sectorul public, format din sistemele de control ale entităților publice, ale altor structuri abilitate de Guvern și dintr-o unitate centrală care este responsabilă de armonizarea și implementarea principiilor și standardelor de control și audit” .

Conform Strategiei dezvoltării controlului financiar public intern în România, pentru perioada 2010 – 2013, elaborată de către Ministerul Finanțelor Publice, tipurile de control financiar public intern sunt următoarele:

Auditul public intern, activitate coordonată de Ministerul Finanțelor Publice, este organizat prin:

a) Unitatea Centrala de Armonizare a Auditului Public Intern (UCAAPI) – direcție de specialitate în cadrul MFP, care reprezintă un instrument important pentru crearea și asigurarea unui cadru unitar în domeniul auditului public intern, în elaborarea strategiei și a cadrului normativ general, în coordonarea și evaluarea activității de audit public intern la nivel național, precum și de realizare a misiunilor de audit public intern de interes național;

b) Comitetul pentru Auditul Public Intern (CAPI), organism cu caracter consultativ, înființat pe lângă UCAAPI pentru a acționa în vederea definirii strategiei și a îmbunătățirii activității de audit public intern, în sectorul public;

c) Structuri independente de audit public intern organizate în fiecare instituție publică, în subordinea directă a conducerii acestora și care, prin atribuțiile lor nu trebuie să fie implicate în elaborarea procedurilor de control intern și în desfășurarea activităților supuse auditului intern. Structura funcțională de audit public intern constituită într-o entitate publică poate fi: direcție generală, direcție, serviciu, birou sau compartiment.

Conform standardelor internaționale în domeniu (INTOSAI GOV 91505), auditorii interni contribuie la continuitatea eficienței și eficacității sistemului de control intern prin evaluări și recomandări și de aceea ei dețin un rol semnificativ în buna desfășurare a controlului intern și reprezintă partea critică a acestuia.

Controlul financiar preventiv, coordonat de Ministerul Finanțelor Publice, este organizat și se exercită în următoarele forme:

a) controlul financiar preventiv propriu (CFPP), este o activitate independentă organizată în cadrul entităților publice, (de regulă, în cadrul compartimentelor de specialitate financiar-contabilă, însă conducătorul entității poate decide extinderea acestuia și la alte compartimente de specialitate) care constă în verificarea sistematică a proiectelor de operațiuni care presupun decizii financiare și/sau patrimoniale. Verificarea privește legalitatea, regularitatea și încadrarea în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, după caz, stabilite potrivit legii, a operațiunilor supuse controlului.

b) controlul financiar preventiv delegat (CFPD), se efectuează prin intermediul controlorilor delegați ai MFP, constituiți ca un compartiment UCASMFC – Unitatea Centrală de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar și Control) în subordinea ministrului finanțelor publice. Controlorul delegat este independent de structura managerială a entității publice la care exercită viza. Acesta exercită o reverificare a acelor proiecte de operațiuni considerate ca având un nivel de risc ridicat. CFPD se exercită la instituțiile publice importante (ordonatorii principali de credite), Trezoreria Statului și pentru operațiunile privind datoria publică, pentru operațiunile finanțate din fonduri externe, precum și la alte entități publice sau persoane juridice de drept privat care gestionează fonduri publice și/sau administrează patrimoniul public sau în cazul unor operațiuni care prezintă risc ridicat.

Totodată controlorul delegat are și atribuții de consiliere, formulând în acest sens avize consultative, precum și rolul de a îndruma și monitoriza entitatea în implementarea managementului financiar și a controlului intern.

Sistemele de management financiar și control (SMFC) reprezintă totalitatea instrumentelor manageriale, implementate în întregul sector public după principiul ierarhic, care permit asigurarea exercitării controlului asupra operațiunilor de orice natură.

Acest sistem oferă conducerii entității instrumente de monitorizare și control asupra îndeplinirii în mod adecvat a atribuțiilor de serviciu ale fiecărui angajat din propria instituție. Persoanele care gestionează fonduri publice sau patrimoniul public, au obligația să realizeze o bună gestiune financiară prin asigurarea legalității, regularității, economicității, eficacității și eficienței în utilizarea fondurilor publice și în administrarea patrimoniului public.

Ministerul Finanțelor Publice este autoritatea administrației publice centrale de specialitate care are responsabilitatea elaborării și implementării politicii în domeniul sistemelor de control intern/managerial precum și al gestiunii financiare. Ministerul Finanțelor Publice îndrumă metodologic, coordonează și supraveghează implementarea sistemelor de control intern/managerial, precum și asigurarea bunei gestiuni financiare în utilizarea fondurilor publice și în administrarea patrimoniului public .

S-a creat astfel posibilitatea ca un organism specializat, respectiv UCASMFC, să asigure coordonarea sistemelor de management financiar și de control (MFC) prin:

definirea unei strategii unitare în domeniul MFC;

elaborarea standardelor de control intern;

armonizarea normelor metodologice cu implicații financiare prin încorporarea

procedurilor de control în vederea asigurării bunei gestiuni financiare a fondurilor și a patrimoniului public;

coordonarea sistemului de pregătire profesională a specialiștilor implicați în managementul financiar și control;

dezvoltarea sistemului de raportare a rezultatelor activității de control intern din entitățile publice.

Controlul intern7 de bază al entităților publice, cuprinde ansamblul tuturor tipologiilor de control intern care pot să funcționeze în cadrul unei organizații.

Conform recomandărilor Comisiei Europene, UCASMFC a elaborat un model general de control intern în baza modelului COSO, reglementat prin OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial .

Acest model reprezintă totodată și criteriile în funcție de care se evaluează/autoevaluează calitatea sistemelor de control intern din cadrul entităților publice, se identifică zonele de risc și direcțiile de schimbare necesare. Scopul CFPI, așa cum este stabilit prin lege este verificarea legalității, regularității și conformității operațiunilor, identificând slăbiciunile sistemului de control intern care au generat erorile, gestiunea defectuoasă sau frauduloasă și propunerea de măsuri de remediere a acestora. Verificările se exercită în următoarele domenii:

– veniturile publice (stabilirea, înregistrarea debitelor și urmărirea încasărilor);

– cheltuielile publice (administrarea și utilizarea fondurilor pentru finanțarea acestor cheltuieli din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele locale, bugetul fondurilor provenite din credite externe, bugetele instituțiilor publice etc.);

– gestionarea fondurilor publice externe, rambursabile și nerambursabile, inclusiv a fondurilor Uniunii Europene;

– veniturile și cheltuielile societăților și companiilor naționale, regiilor autonome și societăților comerciale la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acționar majoritar.

Termenii ce compun Sistemul de Control Financiar Public Intern, reprezintă în esența lor următoarele:

– sistemul: instituția, angajații, instruirea, metodologia, raportarea, responsabilitățile șinsancțiunile;

– controlul: activitățile care supraveghează întregul domeniu al gestiunii financiare și care permit guvernului să controleze toate finanțările;

– financiar: subliniază caracterul financiar (administrativ, de conducere sau bugetar) al activităților ce sunt verificate.;

– public: activitățile de control realizate în sectorul public;

– intern: în cadrul fiecărei entități publice.

CFPI trebuie considerat ca făcând parte dintr-un tot unitar, o largă arie conceptuală a finanțelor publice, care cuprinde pregătirea bugetului național, aprobarea și execuția bugetară, trezoreria, managementul datoriei publice, fiscalitatea, contabilitatea consolidată, raportarea financiară, achizițiile publice și controlul intern (care cuprinde și auditul intern).

În legislația din România (OMFP nr. 946/2005 initial si OSGG 400/2015) au fost preluate cele 5 elemente ale controlului intern și s-au dezvoltat în baza lor un număr de 16 de standarde de management/control intern aplicabile în entitățile publice, după cum urmează:

Mediul de control:

– Standardul 1 – Etica si integritatea

– Standardul 2 – Atributii, functii, sarcini

– Standardul 3 – Competenta, performanta

– Standardul 4 – Structura organizatorica

Performante si managementul riscului:

– Standardul 5 – Obiective

– Standardul 6 – Planificarea

– Standardul 7 – Monitorizarea performantelor

– Standardul 8 – Managementul riscului

Activitati de control:

– Standardul 9 – Proceduri

– Standardul 10 – Supravegherea

– Standardul 11 – Continuitatea activitatii

Informarea si comunicarea:

– Standardul 12 – Informarea si comunicarea

– Standardul 13 – Gestionarea documentelor

– Standardul 14 – Raportarea contabila si financiara

Evaluare si audit:

– Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern/managerial

– Standardul 16 – Auditul intern

2. MISIUNEA DE AUDIT – ETAPE, PROCEDURI SI DOCUMENTE

2.1.Considerente generale privind auditul intern

Cadrul conceptual al practicilor profesionale elaborat de IIA (Institutul Auditorilor Interni din SUA) cuprinde două mari componente:

Normele Obligatorii includ:

– Definiția auditului intern;

– Codul de Etică;

– Standardele Internaționale pentru Practica Profesională a Auditului Intern (Standardele);

Normele Recomandate cu Încredere cuprind:

– Documentele de poziție;

– Îndrumarele practice ;

– Ghidurile practice.

Definiția auditului intern: activitate independentă de asigurare obiectivă și de consiliere, destinată să adauge valoare și să antreneze îmbunătățirea activităților organizației. Ajută organizația în îndeplinirea obiectivelor sale printr-o abordare sistematică și disciplinată în cadrul evaluării și îmbunătățirii eficacității proceselor de management al riscurilor, control și guvernare.

Codul de Etică cuprinde două componente principale:

– principiile fundamentale pentru profesia și practica auditului intern: integritatea, obiectivitatea, confidențialitatea si competența profesională;

– regulile de conduită etică și profesională.

Standardele Internaționale pentru Practica Profesională a Auditului Intern (Standardele) cuprind normele profesionale aplicabile în practica profesională a auditului intern și anume:

Standardele de Calificare (seria 1000): caracteristicile organizațiilor și participanților ce desfășoară activități de audit intern

Standardele de Performanță (seria 2000): descriu tipul activităților de audit intern și oferă criterii calitative pentru evaluarea rezultatelor

Standardele de Implementare: continuare a Standardelor de Calificare și de Performanță cerințele aplicabile pentru activitățile de asigurare (A) și de consiliere(C).

Documentele de pozitie: se adresează și altor părți interesate, nu numai auditorilor interni în vederea clarificării unor aspecte semnificative cu privire la guvernanță, risc sau control, a departajării sarcinilor și responsabilităților aferente auditului intern.

Acestea prezintă poziția IIA asupra sarcinilor și responsabilităților profesiei de audit intern cu privire la o anumita problemă.

Îndrumarele practice nu prezintă procese și proceduri detaliate ci reprezintă un ghid care asistă auditorii interni în aplicarea Codului de etică, a Standardelor și în promovarea bunelor practici; sfera de cuprindere este limitată doar la metodologia și abordarea în implementarea Codului etic și Standardelor și includ practici cu privire la:

– aspecte specifice la nivel internațional, național sau al unui sector de activitate;

tipuri specifice de misiuni;

aspecte legale sau de reglementare

Ghiduri practice: prezintă detaliat realizarea unor activități de audit intern, includ procese și proceduri detaliate, precum instrumente și tehnici, programe și abordări pas cu pas, incluzând exemple de documente care trebuie transmise beneficiarului misiunii. Standardele internaționale de audit emise de IFAC (ISA 610) definesc funcția de audit intern ca fiind o ”activitate de evaluare instituită de entitate sau furnizată acesteia sub forma unui serviciu. Funcțiile sale includ, printre altele, examinarea, evaluarea și monitorizarea adecvării și eficacității controlului intern”.

În legislația națională, (Legea nr. 672/2002), auditul public intern este definit ca fiind ”activitatea funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice; ajută entitatea publică să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare”.

Rolul auditului intern a sporit spectaculos în ultimele două decenii datorită creșterii complexității activităților desfășurate de entități.

Existența acestuia este justificată de surplusul de valoare care se obține prin diminuarea sau eliminarea riscurilor în cadrul entităților. Auditul intern este o structură care susține eforturile conducerii entității de a-și îndeplini obiectivele și este un instrument foarte important pentru îmbunătățirea sistemului de control intern.

El contribuie la descoperirea activităților, operațiunilor, elementelor care au importanță deosebită în cadrul entității. Acesta analizează punctele forte și slăbiciunile unei entități, luând în considerare modul de conducere a acesteia, cultura organizațională, oportunitățile și amenințările care pot avea un efect în realizarea obiectivelor propuse.

Deși auditorii interni pot constitui o resursă valoroasă de instruire și consiliere, fiind, în același timp și un factor al schimbării în cadrul entității, aceștia nu trebuie să se substituie unui sistem puternic de control intern, nu trebuie să aibă obligații operaționale sau manageriale. Pentru ca funcția de audit intern să fie eficientă, este vital ca structurile de audit intern să funcționeze și să fie organizate în mod independent, cerință impusă și de Declarația de la Lima.

Acest lucru presupune că personalul de audit este independent atât față de departamentele operative, cât și față de departamentul contabil, precum și faptul că auditorii interni sunt direct subordonați unui nivel de autoritate cât mai înalt din entitate, adică fie conducerii de vârf, fie comitetului de audit al consiliului de administrație.

Prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare, sunt reglementate următoarele aspecte:

– obiectivele și sfera auditului intern;

– organizarea auditului intern;

– tipurile de audit intern;

– desfășurarea auditului intern;

– statutul, numirea, obligațiile și interdicțiile auditorilor interni.

Auditul intern al entităților economice cu capital privat este reglementat prin OUG nr. 75/1999 privind activitatea de audit financiar, aprobată prin Legea nr. 133/2002 și modificată și completată prin Legea nr. 26/2010.

2.2. Evaluarea auditului intern

Obiectivele funcției de audit intern variază și depind în mare măsură de mărimea și structura entității. Activitățile auditului intern pot include următoarele aspecte:

– Monitorizarea controlului intern;

– Examinarea informațiilor financiare și operaționale ale entității;

– Revizuirea activităților operaționale din punct de vedere al economiei, eficienței și eficacității;

– Revizuirea activităților pentru conformitatea cu legile și regulamentele, politicile conducerii etc.;

– Managementul riscului – identificarea și evaluarea expunerilor semnificative la risc și îmbunătățirea managementului riscului și a sistemelor de control intern;

– Evaluarea procesului de guvernanță/conducere în ceea ce privește îndeplinirea obiectivelor cu privire la etică și valori, performanță și răspundere, eficiența comunicării etc.

Persoanele juridice care intră în competența de verificare a Curții de Conturi sunt obligate să îi transmită acesteia, potrivit prevederilor legale în vigoare, până la sfârșitul trimestrului I, pentru anul precedent, raportul privind desfășurarea și realizarea programului de audit intern.

Aceste rapoarte reprezintă surse de informații pentru auditorii publici externi în exercitarea atribuțiilor de control/audit.

Pentru a decide dacă și în ce măsură va utiliza activitatea specifică a auditorilor interni, auditorul public extern trebuie să evalueze:

– obiectivele funcției de audit;

– dacă activitatea auditorilor interni a fost desfășurată cu atenția cuvenită (planificare, supervizare, existența dosarelor de audit etc);

– dacă relația de comunicare dintre auditorii interni și auditorul public extern este eficace.

Pentru a determina gradul de adecvare a activității specifice desfășurate de auditorii interni, auditorul public extern trebuie să evalueze dacă:

– activitatea a fost supervizată, revizuită și documentată în mod corespunzător;

– probele de audit obținute sunt suficiente, corespunzătoare și relevante pentru formularea unor concluzii rezonabile de către auditorii interni;

– cauzele care au condus la neconformitățile sesizate de auditorii interni sunt reale sau sunt doar efectele altor cauze și dacă acestea au fost limitate/eliminate în urma aplicării unor măsuri corective de către management;

– recomandările formulate sunt corespunzătoare în circumstanțele date și dacă rapoartele întocmite sunt în concordanță cu rezultatele activității desfășurate;

– orice constatare raportată de auditorul intern a fost tratată corespunzător de către organizația auditată.

Pentru realizarea corespunzătoare a evaluării auditului intern trebuie avute în vedere următoarele elemente:

planul strategic (pe 3 ani);

planul anual de audit;

rapoartele de audit intern din anii precedenți;

desfășurarea activității de audit în conformitate cu planul de audit;

desfășurarea activității de audit în conformitate cu programul misiunii de audit;

probele ce susțin constatările auditului efectuat;

concluzii cu privire la rezultatele auditului public intern;

existența și adecvarea reglementărilor privind asigurarea calității auditului și

implementarea acestora.

În cazul în care auditorul public extern, ca urmare a aplicării procedurilor de audit, evaluează că auditul intern nu este satisfăcător, el trebuie să comunice constatările sale conducerii entității.

Este posibilă și o ședință de conciliere cu conducătorul structurii de audit intern pentru a se preveni eventualele erori de percepție din partea auditului public extern (buna practică). Ulterior, dacă auditul public extern își menține opinia asupra calității auditului intern, aceasta trebuie menționată și în raportul de audit public extern la secțiunea „Control intern”.

În cazul în care activitatea auditorilor interni nu acoperă toate domeniile sau nu prezintă încredere, atunci auditorul public extern trebuie să desfășoare un volum suplimentar de activitate.

Dacă auditorul public extern utilizează activitatea specifică a auditorilor interni, acesta trebuie să includă în documentația de audit concluziile formulate cu privire la evaluarea gradului de adecvare a acestei activități și procedurile de audit pe care le-a folosit în acest sens.

2.3.Misiunile de audit intern

Misiunile de audit intern se desfasoara conform normelor metodologice proprii activitatii de audit intern ale fiecarei entitati.

Misiunile de audit intern se realizeaza printr-o metodologie proprie si presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

1. Pregatirea misiunii de audit intern;

2. Interventia la fata locului;

3. Raportul de audit intern;

4. Urmarirea recomandarilor.

Derularea misiunilor de audit intern conformelor etapelor prevazute presupune respectarea unor proceduri care se finalizeaza cu documente specifice acestora, conform normelor general privind exercitarea auditului public intern si normelor specifice elaborate de entitatile publice auditate, avizate de UCAAPI sau de organul ierarhic superior.

2.3.1. Pregatirea misiunii de audit intern

Etapa pregatirii misiunii de audit intern comporta urmatoarele proceduri:

1. Initierea auditului: presupune întocmirea unor documente care autorizeaza misiunea si creeaza independenta auditorilor fata de cel auditat (ordinul de serviciu; declaratia de independenta a auditorului);

2. Colectarea si prelucrarea informatiilor: cuprinde pregatirea informatiilor în vederea efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile în vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit.

În aceasta faza se deschid si se completeaza Fisele de identificare si analiza a problemei (FIAP) pe baza discutiei în sedinta a riscurilor analizate, identificate si clasate, ceea ce presupune urmatoarea procedura:

– discutia cu seful structurii auditate a problemei constatate;

– întocmirea FIAP;

– avizarea la unitate pentru conformitate;

– supervizarea.

3. Identificarea si analiza riscurilor reprezinta poate cea mai importanta procedura de pregatire a misiunilor de audit intern si se realizeaza în vederea elaborarii programului de audit.

Metodologia de evaluare a riscurilor presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

a)      identificarea operatiilor auditabile (tapa se concretizeaza în elaborarea listei centralizatoare a operatiilor auditabile, care cuprinde operatiile succesive pentru realizarea activitatii);

b)      identificarea amenintarilor, a riscurilor inerente asociate operatiilor prin determinarea impactului financiar al acestora. Impactul reprezinta efectele riscului în cazul în care s-ar produce, si nivelul acestuia se poate exprima pe o scara valorica, spre exemplu, cu trei niveluri: scazut, moderat si ridicat. Auditorii interni finalizeaza aceasta etapa prin elaborarea listei Identificarea riscurilor.

Pentru identificarea în totalitate a riscurilor asociate operatiilor se poate utiliza chestionarul de control intern – CCI, din care auditorul intern, prin întrebarile formulate si raspunsurile primite, se asigura de existenta si functionalitatea controalelor interne.

Auditorii interni vor elabora chestionarul de control intern prin formularea de întrebari referitoare la exercitarea controalelor si functionalitatea acestora, la care cei auditati vor raspunde prin DA sau NU.

c)      stabilirea criteriilor (factorilor) de analiza a riscurilor si a nivelurilor de apreciere a acestora se realizeaza tinând cont de procedurile minimale din norme, unde se recomanda utilizarea criteriilor privind aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativa si aprecierea calitativa, la care se pot adauga criterii specifice activitatii auditate. Etapa aceasta se concretizeaza în întocmirea situatiei Stabilirea criteriilor (factorilor) de analiza a riscurilor, care cuprinde pe coloana criteriile sau factorii de analiza a riscurilor, iar pe linie, nivelurile de apreciere a acestora.

Ponderile atribuite factorilor de risc sunt stabilite în functie de importanta acestora pentru activitatea auditata, si însumate trebuie sa fie 100.

d)      stabilirea nivelului riscului pe criterii de apreciere se efectueaza prin aplicarea la fiecare criteriu de analiza a riscurilor a nivelului de apreciere si a ponderii nivelului de apreciere.

e) Determinarea punctajului total al riscului se realizeaza prin înmultirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului si ponderilor factorilor de risc si însumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentate în normele generale, si anume:

unde:

Pt – punctaj total;

Pi – ponderea riscurilor pentru fiecare factor;

Ni – nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat.

Pe baza informatiilor anterioare, etapa se concretizeaza în elaborarea situatiei Determinarea punctajului total si stabilirea importantei riscului în numarul total de riscuri conform punctajelor.

f) Clasificarea operatiilor pe baza analizei riscurilor se efectueaza având în vedere punctajele totale obtinute anterior, stabilite în ordinea impactului produs asupra activitatii si departajate pe o scara cu trei niveluri: mici, medii si mari.

Împartirea riscurilor pe cele trei niveluri se va realiza în functie de factorii de risc luati în analiza si de importanta acestora. În acest sens se recomanda, spre exemplu, sa se procedeze la împartirea riscurilor în mici, medii si mari, având în vedere limitele inferioare pâna la care vor coborî riscurile, care vor fi diferite de la un obiectiv la altul.

g) Ierarhizarea operatiilor în functie de analiza riscurilor se realizeaza pe baza documentatiei efectuate în etapele anterioare si se concretizeaza în elaborarea tabelului punctelor tari si punctelor slabe, document care prezinta sintetic rezultatul fiecarei operatii analizate si permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientarii activitatii de audit si elaborarea programului de audit în detaliu.

Documentul contine opinia auditorului intern cu privire la nivelul impactului asupra riscului asupra activitatii auditate si la gradul de încredere în functionarea controlului intern, care conduce la minimizarea riscului, când gradul de încredere este mare, si la maximizarea aparitiei riscului, când gradul de încredere este mic.

h) Tematica în detaliu a obiectelor auditabile selectate cuprinde totalitatea domeniilor (obiectelor) de audit selectate si este semnata de seful structurii de audit intern, fiind adusa la cunostinta principalilor responsabili ai entitatii auditate în cadrul sedintei de deschidere.

Etapa se concretizeaza în elaborarea tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate, care se realizeaza pe baza tabelului punctelor tari si punctelor slabe, ce va cuprinde numai obiectivele selectate de auditor pe baza calificativelor acordate (T/S). De regula, sunt avute în vedere toate obiectivele care au calificativul "slab", dar pot fi cuprinse si obiective cu calificativul "tare", daca gradul de încredere a auditorului în realizarea respectivului obiectiv este scazut.

4. Elaborarea programului de audit intern

Programul de audit intern se realizeaza pe baza datelor de identificare a misiunii de audit si a analizei riscurilor efectuate, cuprinde etapele si procedurile de pregatire a misiunii de audit, interventia la fata locului, raportarea activitatii de audit intern si urmarirea implementarii recomandarilor.

Programul de audit intern este un document intern de lucru al structurii de audit intern si cuprinde, pe fiecare obiectiv din tematica detaliata, actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului auditat, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor.

Programul de audit intern are urmatoarele scopuri:

– îl asigura pe seful structurii de audit intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern;

– garanteaza repartizarea sarcinilor si planificarea activitatilor de catre supervizor.

Programul de audit, în faza initiala, cuprinde proceduri care au fost deja finalizate si alte proceduri care urmeaza a fi realizate de catre auditorii interni si pentru care se aloca timpul aferent. Pe parcursul desfasurarii misiunii de audit intern, programul de audit intern se mai poate modifica numai în conditiile în care, pentru anumite operatii, timpul de interventie la fata locului nu s-a putut aprecia corect, însa cu încadrarea în programul initial.

Pe baza programului de audit intern se elaboreaza programul de interventie la fata locului, care are ca scop prezentarea detaliata a lucrarilor pe care echipa de audit îsi propune sa le efectueze (studii, cuantificarea unor rezultate formate din mai multe componente, teste, validarea constatarilor cu materiale probante s.a.) si cuprinde: obiectivele; tipul testarii;locul testarii; durata testarii; auditorii.

5. Sedinta de deschidere

sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditorilor interni, sefului compartimentului si a personalului entitatii (structurii) auditate.

Scopul sedintei de deschidere îl reprezinta întâlnirea cu reprezentantii entitatii (structurii) auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite si modalitatile de lucru privind misiunea de audit si aducerea la cunostinta a programului de interventie la fata locului.

Ordinea de zi a sedintei de deschidere ar trebui sa cuprinda:

–         prezentarea auditorilor interni;

–         prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

–         stabilirea termenelor de prezentare la conducerea structurii (entitatii) auditate a stadiului verificarilor;

–         prezentarea tematicii în detaliu;

–         acceptarea calendarului întâlnirilor;

–         comunicarea modului de realizare a interventiei la fata locului;

–         asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit public intern.

În vederea realizarii acestei proceduri, auditorii contacteaza entitatea auditata si stabilesc data organizarii sedintei de deschidere.

Sedinta de deschidere se finalizeaza prin încheierea minutei sedintei de deschidere, care cuprinde data, participantii, aspectele importante discutate, semnaturile si care se va atasa în dosarul de audit intern.

2.3.2. Interventia la fata locului

Etapa interventiei la fata locului consta în colectarea documentelor, analiza si evaluarea activitatii si cuprinde urmatoarele proceduri:

1. Colectarea dovezilor

2. Constatarea si raportarea iregularitatilor

3. Revizuirea documentelor de lucru

4. Sedinta de închidere.

1. Colectarea dovezilor

Interventia la fata locului consta în colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora, care reprezinta procedura de colectare a dovezilor, începuta în faza de colectare si prelucrare a informatiilor, realizata în etapa de pregatire a misiunii de audit intern.

Scopul acestei proceduri îl constituie efectuarea testarilor stabilite prin programul de audit intern aprobat si obtinerea de probe (dovezi) de audit adecvate, suficiente si relevante pentru formularea constatarilor, concluziilor si recomandarilor.

La realizarea procedurii de colectare a dovezilor contribuie atât auditorii, cât si supervizorul, fiecare având atributii specifice, astfel:

– Auditorii:

–      efectueaza testarile si procedurile prevazute prin program;

–      apreciaza dovezile obtinute din punctul de vedere al adecvarii, suficientei si relevantei;

–     colecteaza documentele si pentru celelalte obiective ale misiunii de audit;

–      numeroteaza documentele;

–      pregateste si finalizeaza FIAP;

–      transmite FIAP spre avizare supervizorului;

–     îndosariaza documentele utilizate în cadrul misiunii;

–      eticheteaza, numeroteaza si îndosariaza testele si FIAP în dosarul permanent – sectiunea A.

– Supervizorul

–     analizeaza si supervizeaza testele;

–      revede si supervizeaza FIAP.

În practica, pregatirea si finalizarea FIAP se realizeaza de catre supervizor, prin parcurgerea mai multor pasi, cu scopul de a asigura îmbunatatirea calitatii si eliminarea situatiilor contradictorii între problema constatata si sustinerea justificarii acesteia de catre auditat, astfel:

–         auditorii identifica si constata problema;

–         prezinta verbal auditatului problema;

–         analizeaza problema identificata cu supervizorul, o formuleaza si întocmeste FIAP;

–         prezinta FIAP auditatului, o discuta si o semneaza pentru conformitate;

–         înainteaza FIAP semnata spre avizare supervizorului;

–         îndosariaza FIAP.

În situatia în care auditatul nu este de acord sa semneze FIAP, se poarta discutii, si daca elementele prezentate de acesta sunt de forma, auditorul opereaza respectivele modificari, iar daca acestea sunt de fond, auditorul le retine pentru rediscutarea acestora cu supervizorul.

În faza de interventie la fata locului se vor avea în vedere, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

a)      cunoasterea activitatii (sistemului, procesului) suspus verificarii si studierea procedurilor aferente;

b)      intervievarea personalului auditat;

c)      verificarea înregistrarilor contabile;

d)      analiza datelor si informatiilor;

e)      evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;

f)        realizarea de testari;

g)      verificarea modului de îndeplinire a recomandarilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare.

Pentru realizarea obiectivelor care îi stau în fata, în etapa interventiei pe teren, va apela la tehnicile si instrumentele specifice muncii de audit, si anume:

        Verificarea – asigura validarea, confirmarea, acuratetea înregistrarilor, documentelor, declaratiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne.

        Observatia fizica – reprezinta o modalitate prin care auditorii interni îsi formeaza o parere proprie.

        Interviul – se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate (implicate) sau interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu documente sau chestionare.

        Analiza – consta în descompunerea unei entitati (activitati) în elemente componente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate si masurate distinct.

        Chestionarele si listele de verificare – sunt instrumente care cuprind întrebarile pe care le formuleaza auditorii interni si sunt de mai multe tipuri:

a)      chestionarul de luare la cunostinta (CLC) – cuprinde întrebari referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, functionarea entitatii (structurii) auditate; se îndosariaza în dosarul permanent – sectiunea C si se utilizeaza în etapa de pregatire a misiunii de audit;

b)      chestionarul de control intern (CIC) – îi ghideaza pe auditorii interni în activitatea de identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii; se utilizeaza tot în etapa de pregatire a misiunii de audit, procedura de analiza a riscurilor;

c)      lista de verificare (LV) – este utilizata pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le îndeplineasca fiecare domeniu auditabil si cuprinde un set de întrebari standard privind obiectivele definite, responsabilitatile si metodele folosite, mijloacele financiare, tehnice si de informare si resursele umane existente; se realizeaza în etapa interventiei la fata locului, procedura de colectare a dovezilor;

d)      tabloul de prezentare a circuitului auditului (pistei de audit) – permite:

– stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor;

– stabilirea documentatiei justificative complete;

– reconstituirea operatiilor de la suma totala pâna la detalii individuale, si invers.

e) formularele constatarilor de audit intern – se utilizeaza pentru prezentarea fundamentala a constatarilor auditorilor si sunt:

– fisa de identificare si analiza a problemei – FIAP, care se întocmeste pentru fiecare disfunctionalitate (iregularitate) constatata. În cadrul lui sunt prezentate constatarile, cauzele, consecintele si recomandarile auditorilor. FIAP se supervizeaza si se aduce la cunostinta reprezentantilor entitatii (structurii) auditate;

– formularul de constatare si raportare a iregularitatilor – FCRI care se întocmeste în cazul în care auditorii interni constata abateri de la regulile procedurale si metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entitatii (structurii) auditate, care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor politice.

Neregulile constatate se transmit imediat sefului structurii de audit, care-l va informa în termen de trei zile pe conducatorul entitatii auditate si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

2. Colectarea si raportarea iregularitatilor

În situatia descoperirii de iregularitati exista o procedura speciala de raportare a lor catre conducerea entitatii, din cauza gravitatii, dar si pentru stoparea rapida a efectelor negative pe care le pot produce pentru entitatea auditata. Astfel, când auditorii ajung la concluzia, bazata pe FIAP, ca s-a comis o iregularitate, ei sunt obligati sa raporteze, cel mai târziu a doua zi, conducatorului structurii de audit intern, prin transmiterea fisei de constatare si raportare a iregularitatilor – FCRI.

Procedura în acest caz presupune realizarea urmatorilor pasi de catre auditor si supervizor:

– Auditorul:

–      raporteaza, cel târziu a doua zi, conducatorului structurii de audit intern iregularitatile constatate, care pot fi abateri de la regulile procedurale si metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entitatii (structurii, operatiunii) auditate si care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor (publice) prin netransmiterea FCRI.

– Supervizorul:

–      îl informeaza în termen de trei zile pe conducatorul entitatii auditate si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

3. Revizuirea documentelor de lucru

Procedura de revizuire a documentelor de lucru este încadrata, respectiv precedata si apoi urmata, de alte proceduri, dupa cum urmeaza:

a) Constituirea dosarelor de audit intern

i) Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni:

         Sectiunea A – Raportul de audit public intern si anexele acestuia:

–         ordinul de serviciu;

–         declaratia de independenta;

–         rapoarte (intermediar, final, sinteza raportului de audit public intern);

–         teste;

–         fisele de identificare si analiza a problemelor (FIAP);

–         formularele de constatare si raportare a iregularitatilor (FCRI);

–         programul interventiei la fata locului.

         Sectiunea B, administrativa:

–         notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern;

–         minuta sedintei de deschidere;

–         minuta reuniunii de conciliere;

–         minuta sedintei de închidere;

–         corespondenta cu entitatea (structura) auditata.

         Sectiunea C – Documentatia misiunii de audit intern:

–         strategii interne;

–         reguli, regulamente si legi aplicabile;

–         proceduri de lucru;

–         materiale despre entitatea (structura) auditata (îndatoriri, responsabilitati, numar de angajati, fisele posturilor, graficul organizatiei, natura si locul înregistrarilor contabile);

–         informatii financiare;

–         rapoarte de audit intern anterioare si rapoarte de audit intern externe;

–         informatii privind posturile-cheie sau fluxurile de operatii;

–         documentatia analizei riscului;

–         documentatia privind sistemul de control intern (aprobari, autorizari, separarea sarcinilor, supervizarea, reconcilierea, rapoarte, etc.)

         Sectiunea D -Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit intern si a rezultatelor acesteia:

–         lista de supervizare a documentelor.

ii) Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii ale documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre (E, F. G, H, I, …) pentru fiecare sectiune sau obiectiv de audit din cadrul programului de audit intern. Indexarea trebuie sa fie simpla si usor de urmarit.

b) Revizuirea documentelor de lucru

Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni înainte de întocmirea proiectului raportului de audit intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite în mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile/probele adunate în timpul misiunii de audit.

În acest scop auditorii revad FIAP si documentele de lucru din punctul de vedere al formei si al continutului, asigurându-se ca dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenta, si parcurg urmatoarele faze:

a)      pe masura ce auditul progreseaza, eticheteaza si numeroteaza toate documentele;

b)      apreciaza daca FIAP si documentele de lucru asigura un sprijin corespunzator pentru misiunea de audit public intern;

c)      revizuiesc lucrarile din punctul de vedere al continutului si al formei si apreciaza daca FIAP si documentele de lucru pot trece testul de evidenta;

d)      efectueaza modificarile necesare la documente;

e)      întocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru;

f)        îndosariaza nota centralizatoare a documentelor de lucru în dosarul permanent, sectiunea C.

c) Pastrarea si arhivarea dosarelor de audit intern

Dosarele de audit intern sunt proprietatea entitatii publice si sunt confidentiale. Ele trebuie pastrate pâna la îndeplinirea recomandarilor din raportul de audit intern, dupa care se arhiveaza în concordanta cu reglementarile legale privind arhivarea.

4. Sedinta de închidere

Sedinta de închidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatarilor si a recomandarilor preliminare, precum si discutarea unui plan de actiune, însotit de un calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se întocmeste minuta sedintei de închidere.

În cadrul sedintei de închidere auditorii urmaresc sa se asigure ca recomandarile si constatarile sunt clare, obiective, fundamentale, relevante, usor de înteles si nu vor permite interpretari. Constatarile trebuie sa fie fundamentale pe documente doveditoare si sa faca trimitere la reglementarile nerespectate. De asemenea, aspectele semnalate trebuie sa ajute conducerea entitatii (structurii) auditate în luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.

În acest sens auditorii interni planifica sedinta de închidere cu acordul entitatii auditate si-i invita pe supervizorul si conducatorul entitatii (structurii) auditate.

2.3.3. Raportul de audit intern

Etapa consta în elaborarea, transmiterea si difuzarea raportului de audit intern prin parcurgerea urmatoarelor proceduri:

1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern

2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern

3. Întocmirea raportului de audit intern final

4. Difuzarea raportului de audit intern.

1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern

Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poarta numele de raport intermediar, presupune respectarea urmatoarelor cerinte:

a)      constatarile trebuie sa apartina domeniului (obiectivelor) misiunii de audit intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare;

b)      recomandarile trebuie sa fie în concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale;

c)      raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;

d)      raportul se întocmeste pe baza FIAP si a celorlalte documente de lucru.

La redactarea proiectului raportului de audit intern trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:

         constatarile sa fie prezentate într-o maniera pertinenta si incontestabila

         evitarea utilizarii expresiilor imprecise ("se pare", "în general", "uneori", "evident"), a stilului eliptic de exprimare si a limbajului abstract;

         promovarea unui stil de exprimare concret si a unui limbaj cât mai uzual;

         evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;

         ierarhizarea constatarilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la concluzii);

         evidentierea aspectelor pozitive si a îmbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit intern.

Scopul elaborarii proiectului raportului de audit intern este de a prezenta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor interni. Pentru elaborarea acestuia auditorii au în vedere dovezile de audit raportate în FIAP, FCRI, daca este cazul, si în celelalte documente de lucru.

Procedura de realizarea a proiectului raportului presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

Auditorii:

–         redacteaza proiectul raportului de audit intern;

–         indica pentru fiecare constatare din proiect dovada corespunzatoare;

–         transmite sefului structurii de audit intern proiectul, împreuna cu dovezile constatarilor.

Supervizorul:

–         analizeaza proiectul raportului de audit intern si formuleaza propuneri de modificare, daca este cazul;

–         stabileste daca proiectul în întregime sau doar parti din el trebuie sa fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuire.

Auditorii:

–         efectueaza schimbarile propuse de catre supervizor, pe care le-au acceptat;

–         îndosariaza proiectul raportului de audit intern în dosarul permanent, sectiunea A.

2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern

Proiectul raportului de audit intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite în maximum 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni.

Netransmiterea punctelor de vedere în termenul mentionat mai sus presupune acordul tacit al structurii auditate în legatura cu proiectul raportului de audit intern. În aceste conditii reuniunea de conciliere nu-si mai are obiectul.

Scopul transmiterii proiectului raportului de audit intern entitatii (structurii) auditate este de a-i da posibilitatea acesteia de a analiza si formula un punct de vedere la constatarile si recomandarile auditorilor.

Procedura de transmitere a proiectului raportului de audit intern parcurge urmatorii pasi:

–         seful structurii de audit intern transmite proiectul raportului la entitatea (structura) auditata;

–         entitatea (structura) auditata realizeaza mai multe activitati: analizeaza proiectul raportului de audit intern; solocita, daca este cazul, reuniunea de conciliere; transmite punctul de vedere asupra proiectului raportului de audit intern în termen de 15 zile de la primirea acestuia.

–         auditorii si supervizorul revad raspunsurile de la entitatea (structura) auditata si pregatesc reuniunea de conciliere, daca este cazul;

–         auditorii precizeaza în proiectul raportului de audit intern, aspectele retinute din punctul de vedere al entitatii (structurii) auditate, daca se impune, si îndosariaza punctul de vedere al entitatii (structurii) auditate în dosarul permanent, sectiunea A.

3. Reuniunea de conciliere

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata, în cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile, în vederea acceptarii recomandarilor formulate, ocazie cu care se întocmeste minuta reuniunii de conciliere.

Scopul reuniunii de conciliere îl constituie acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori în proiectul raportului de audit intern si prezentarea calendarului de implementarea a recomandarilor.

Auditorii întocmesc minuta reuniunii de conciliere si o îndosariaza în dosarul permanent, sectiunea B.

4. Întocmirea raportului de audit intern

Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit intern va fi însotit de o sinteza a acestuia.

Seful structurii de audit public intern trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi însotite de documentatia de sustinere.

Scopul acestei proceduri este prelucrarea proiectului raportului de audit intern în vederea redactarii finale dupa discutiile din cadrul reuniunii de conciliere, când el devine complet prin includerea punctului de vedere al entitatii (structurii) auditate.

În aceasta faza auditorii interni trebuie sa asigure o prezentare riguroasa a concluziilor si recomandarilor formulate pe baza unor probe de audit pertinente, corecte si complete.

Procedura de întocmire a raportului de audit intern este realizata de catre auditori, care:

–         constata introducerea în raport a tuturor modificarilor aprobate în proiectul raportului de audit intern;

–         finalizeaza raportul de audit intern;

–         constata existenta unei liste complete si corecte pentru difuzarea raportului de audit intern;

–         semneaza raportul de audit intern pe fiecare pagina.

Supervizorul are în vedere activitatile efectuate de catre auditori si semneaza raportul de audit intern pe ultima pagina.

2.3.4. Urmarirea recomandarilor

Obiectivul acestei etape este acela de a urmari si a formaliza modul de implementare a recomandarilor din raportul de audit intern.

Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor întreprinse de catre conducerea entitatii (structurii) auditate pe baza recomandarilor din raportul de audit intern.

Procedura de urmarire a recomandarilor se prezinta astfel:

–         auditorii întocmesc fisa de urmarire a recomandarilor si verifica implementarea recomandarilor la termenele stabilite;

–         entitatea (structura) auditata transmite auditorilor la termenele stabilite o nota de informare cu privire la stadiul implementarii recomandarilor din raportul de audit intern;

–         seful structurii de audit intern transmite la UCAAPI sau la organul ierarhic superior stadiul progreselor înregistrate în implementare, informeaza conducerea entitatii publice.

–         Auditorii îndosariaza nota de informare cu privire la stadiul implementarii recomandarilor în dosarul permanent, sectiunea B.

Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandarilor consta în:

–         elaborarea unui plan de actiune, însotit de un calendar pentru implementarea recomandarilor;

–         transmiterea la structura de audit a planului de actiunea si a calendarului privind îndeplinirea acestuia: stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; punerea în practica a recomandarilor; comunicarea periodica a progreselor înregistrate.

–         evaluarea rezultatelor obtinute.

3. Studiu de caz cu tema Auditarea activitatii Serviciului sanatate si securitate in munca din cadrul Regiei Autonome Monetaria Statului

Schema prezentata mai jos ofera o viziune globala asupra procesului de audit public intern in cadrul Regiei Autonome Monetaria Statului. In schema prezentata sunt sintetizate etapele procesului de audit public intern, rocedurile de urmat si documentele corespunzatoare.

Derularea misiunii de audit public intern

Etape Proceduri Documente

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern și ale Planului anual de audit public intern, în perioada 01.01.2015 – 30.03.2015 se va efectua o misiune de audit public intern la Serviciul Sanatate si securitate in Munca, cu tema Auditarea activitatii Serviciului Sanatate si Securitate in Munca.

Perioada supusă auditării anul 2014 – pana la zi.

Scopul misiunii de audit public intern este de a da asigurari asupra modului de organizare a activitatii de securitate si sanatate in munca din entitatea publica si a conformitatii cu cadrul legislativ si normativ aplicabil.

Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern sunt:

Stabilirea gradului de implementare a recomandarilor formulate in cadrul misiunii de audit intern desfașurata in anul 2013,

Verificarea modului de implementare a corecțiilor stabilite in urma controlului I.T.M. – dispuse prin Decizia 165/2013 a Directorului General al Regiei Autonome Monetaria Statului,

Aplicarea masurilor de prevenire si stingere a incendiilor in cadrul regiei,

Instruirea salariaților privind cunoașterea atribuțiilor și responsabilitaților din domeniul securitații și sanatații in muncă.

Menționăm că se va efectua un audit de conformitate.

Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori:

Popescu V, auditor intern,

Supervizor al misiunii de audit public intern este Ionescu A., având funcția de sef al Compartimentului de audit public intern,

Ionescu A.

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

1. Incompatibilități personale: Nu exista.

2. Pot fi eliminate incompatibilitățile: X

3. Dacă da, explicați cum anume: X

Data:

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Către: Serviciul Sanatate si Securitate in Munca

De la: Șeful Compartimentului de audit public intern

Referitor la misiunea de audit public intern: Auditarea activitatii Serviciului Sanatate si Securitate in Munca

Stimate domn,

În conformitate cu Planul de audit public intern pe anul 2015, urmează ca în perioada 01.01.2015 – 30.03.2015 să efectuăm o misiune de audit public intern cu tema Auditarea activitatii Serviciului Sanatate si Securitate in Munca

Scopul misiunii de audit public intern îl reprezintă examinarea responsabilităților asumate de către conducerea entității publice și personalul de execuție cu privire la modul de organizare a activitatii de securitate si sanatate in munca din entitatea publica si a conformitatii cu cadrul legislativ si normativ aplicabil.

Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern vor fi

Stabilirea gradului de implementare a recomandarilor formulate in cadrul misiunii de audit intern desfașurata in anul 2013,

Verificarea modului de implementare a corecțiilor stabilite in urma controlului I.T.M. – dispuse prin Decizia 165/2013 a Directorului General al Regiei Autonome Monetaria Statului,

Aplicarea măsurilor de prevenire și stingere a incendiilor in cadrul regiei,

Instruirea salariaților privind cunoașterea atribuțiilor și responsabilitaților din domeniul securitații și sanatații in muncă.

Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data și modul de organizare a ședinței de deschidere a misiunii de audit public intern în cadrul căreia vom avea în vedere:

a) prezentarea auditorilor;

b) prezentarea și documentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern;

c) scopul misiunii de audit public intern;

d) modalitatea de desfășurare a misiunii de audit public intern, persoanele de contact;

e) alte aspecte.

Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție documentația necesară privind: planificarea, organizarea și controlul activităților manageriale, legile și reglementările aplicabile, organigrama entității, regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, procedurile operaționale de lucru, rapoartele de activitate etc.

Pentru eventualele întrebări privind desfășurarea misiunii, vă rugăm să-l contactați pe domnul Popescu V., auditor intern, la telefon ………., e-mail ………. .

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Avizat: sef Compartiment Audit Intern

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Avizat: sef Compartiment Audit Intern

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Avizat: sef Compartiment Audit Intern

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR sI

APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Avizat: sef Compartiment Audit Intern

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ȘI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Avizat: sef Compartiment Audit Intern

NOTA:

Stabilirea nivelului riscului si a punctajului total al riscului este documentul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evalueaza riscurile pe baza documentelor în posesia carora a intrat pâna în acest moment, dar si a expertizei personale în domeniu.

Auditorul intern a stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar si în functie de resursele alocate misiunii (numar de persoane, timpul aferent s.a.) si pentru continuarea analizei, au împartit riscurile, în urmatoarele trei categorii.

Riscuri mici – 1,0 – 1,7

Riscuri medii – 1,8 – 2,2

Riscuri mari – 2,3 – 3,0

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Avizat: sef Compartiment Audit Intern

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

TABELUL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Nota:

Operatiile identificate ca fiind puncte tari si riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne functionale, pe baza documentelor transmise de entitate.

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

PROGRAM DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Ședinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditorilor interni si a personalului structurii auditate.

Scopul ședintei de deschidere îl reprezinta întâlnirea cu reprezentantii structurii auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite si modalitatile de lucru privind misiunea de audit.

Ședinta de deschidere se finalizeaza prin încheierea Minutei sedintei de deschidere.

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

A. Lista participanților

B. Stenograma sedintei

În cadrul sedintei de deschidere s-a procedat la:

–         Prezentarea auditorului care urmeaza sa efectueze misiunea de audit;

–         Prezentarea functiei de audit intern de catre seful Compartimentului Audit Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificatia auditului intern;

–         Prezentarea Programului interventiei la fata locului, obiectivele auditabile care se intentioneaza a fi realizate, dupa analizele de risc efectuate.

În urma discutiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentantii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunta si anume:

–         Activitatea privind sanatatea si securitatea in munca reprezinta o zona cu risc;

–         Complexitatea activitatii Serviciului SSM si neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat;

De asemenea, s-au stabilit:

–         persoanele pe care auditorul le poate contacta în vederea colectarii informatiilor, efectuarii de teste asupra muncii lor si pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

–         conditiile minime pe care auditatul trebuie sa le asigure în vederea realizarii misiunii de audit (spatiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

–         aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor sedinte intermediare în cursul misiunii, informarea sistematica asupra constatarilor;

–         data sedintei de închidere, inclusiv a participantilor;

–         modalitatea redactarii Raportului de audit intern (când, cum si cui va fi distribuit). Recomandarile formulate, ca urmare a eventualelor disfunctionalitati constatate, vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv a Planului de actiune si a calendarului implementarii si persoanelor raspunzatoare cu implementarea recomandarilor.

Interventia la fata locului consta în colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora.

Scopul acestei proceduri îl constituie efectuarea testarilor stabilite prin Programul de audit intern aprobat si obtinerea de probe de audit adecvate, suficiente si relevante, pentru formularea constatarilor, concluziilor si recomandarilor.

Pentru realizarea obiectivelor care îi stau în fata, auditorul, în etapa Interventiei pe teren, va apela la tehnicile si instrumentele specifice muncii de audit, si anume: verificarea;   observarea fizica; interviul;  analiza; chestionarele si listele de verificare.

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

TEST

1

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

TEST

2

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

1

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

2

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Dupa finalizarea interventiei la fata locului, se constituie Dosarele de audit intern în vederea asigurarii unei legaturi între obiectivele stabilite prin programul de audit, interventia la fata locului si raportul de audit intern. Documentele culese si/sau întocmite pe timpul misiunii de audit se constituie în urmatoarele dosare:

A.     Dosarul permanent, care cuprinde:

a)      Sectiunea A-Raportul de audit intern si anexele acestuia:

Ordinul de serviciu;

Declaratia de independenta;

Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern);

Teste

Fisele de identificare si analiza a problemelor;

Formularele de constatare a iregularitatilor;

Programul interventiei la fata locului.

b)      Sectiunea B-administrativa:

Notificarea privind declansarea misiunii de audit;

Minuta sedintei de deschidere;

Minuta reuniunii de conciliere;

Minuta sedintei de închidere;

Corespondenta cu structura auditata.

c)      Sectiunea C-documentatia misiunii de audit intern:

Strategii interne;

Reguli, regulamente si legi aplicabile;

Proceduri de lucru;

Materiale despre structura auditata;

Rapoarte de audit intern anterioare;

Documentatia analizei riscului;

Documentatia privind sistemul de control intern.

d)      Sectiunea D-supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii si a rezultatelor acesteia

si cuprinde Lista de supervizare a documentelor.

B.     Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, care confirma si sprijina concluziile.

Revizuirea documentelor de lucru

Revizuirea se efectueaza de catre auditorul intern înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit intern pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite în mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile/probele adunate în timpul misiunii de audit intern.

Procedura de revizuire se concretizeaza prin elaborarea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

Ședinta de închidere

Ședinta de închidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opniei auditorului intern, a constatarilor si a recomandarilor preliminare, precum si discutarea unui plan de actiune, însotit de un calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se întocmeste Minuta sedintei de închidere.

Regia Autonoma Monetaria Statului

Compartimentul de audit public intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

Misiunea de audit intern: Auditul intern al activitatii Serviciului SSM

Perioada auditata: 01.01.2015-pana la zi.

Întocmit: Popescu V. Data: 03.01.2015

A. Lista participanților

B. Concluzii

În cadrul sedintei au fost prezentate obiectivele auditate si constatarile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficientele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunctionalitatilor si au fost comentate recomandarile care urmeaza a fi implementate pentru eliminarea deficientelor constatate.

Pentru constatarile/deficientele prezentate nu au fost formulate obiectii, fiind însusite în totalitate. În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandarilor si datele de realizare ale acestora.

În consecinta, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern.

RAPORT DE

AUDIT INTERN

„Auditarea activității Serviciului SSM

(Securitate și Sănătate în muncă)”

Introducere

În conformitate cu Planul de audit intern pentru anul 2015, Compartimentul Audit Intern a efectuat o misiune cu denumirea Auditarea activității Serviciului SSM (Securitate și Sănătate în muncă).

Scopul misiunii de audit intern a fost acela de a verifica dacă sunt implementate prevederile legale obligatorii pentru securitatea și sănătatea în muncă și prevenirea și stingerea incendiilor.

Perioada auditată este: 2014 – pana la zi.

Precizarea obiectivelor

Obiectivele generale ale misiunii de audit intern au fost:

a) verificarea gradului de implementare a recomandărilor formulate în cadrul misiunii de audit intern desfășurată în anul 2014;

b) verificarea implementării corecțiilor stabilite în urma controlului I.T.M. – sarcină dispusa de către Domnul Director General prin Decizia nr. 165/26.11.2014;

c) aplicarea măsurilor de prevenire și stingere a incendiilor în cadrul regiei;

d) instruirea salariaților privind cunoașterea atribuțiilor și responsabilităților din domeniul securității și sănătății în muncă, verificarea cunoștințelor.

Misiunea este de asigurare, tipul misiunii de audit fiind de regularitate/conformitate.

Modul în care s-a derulat misiunea

După transmiterea notificărilor privind declanșarea misiunii de audit intern și punerea la punct a unui plan de acțiune, ni s-au pus la dispoziție de către Șeful Serviciului SSM următoarele documente:

Documente referitoare la accidente de muncă (plan de prevenire, plan de măsuri, adrese către ITM, substanțe toxice, etc.);

Documente evaluări riscuri ateliere;

Dosar Comitet de Securitate și Sănătate în Muncă;

Procedura Serviciului SSM;

Documente substanțe toxice;

Determinări de noxe și gaze.

Imediat după analizarea materialelor menționate anterior, misiunea s-a desfășurat astfel:

Am verificat recomandările din Raportul de audit intern 2013, stabilite ca urmare a desfășurării misiunii de auditare a Serviciului SSM.

Am analizat măsurile corective dispuse de Inspectoratul Teritorial de Muncă București în urma controlului efectuat, consemnate în Anexa de constatare la PV nr. 130322 din 07.10.2014.

Ne-am deplasat în toate încăperile regiei și am discutat cu angajații despre starea instalatiilor electrice.

Am analizat Procesul Verbal din data de 04.12.2014, încheiat între SC Service Electro Team SRL și regie cu ocazia verificării legăturilor de ramificație și a prizelor de pământ.

Am încercat ca în momentul auditului să identificăm în cadrul regiei eventualele improvizații la instalația electrică în vederea eliminării acestora.

S-a verificat dacă există stingătoare de incendiu în ateliere/secții/birouri sau pe holurile de lângă acestea.

Am identificat hidranții din cadrul fabricii și i-am verificat.

Am verificat dacă sunt afișate și actualizate panourile de semnalizare la nivelul regiei.

Am verificat dacă există afișat Planul de evacuare a persoanelor/bunurilor în caz de incendiu, precum și listele cu personalul de intervenție în caz de incendiu.

Am verificat dacă există în dotare și în folosință echipamentul de lucru și de protecție prevăzut în Anexa 4 la Contractul Colectiv de Muncă – Normativ intern Echipamentul de lucru și protecția muncii.

Am verificat dacă sunt realizate instructajele privind securitatea și sănătatea în muncă, precum și cele în domeniul situațiilor de urgență.

Am verificat dacă sunt realizate controalele medicale anuale.

Am verificat dacă sunt actualizate riscurile pe meserii/ateliere.

Am verificat dacă sunt înscripționate, marcate, semnalizate etc. tablourile electrice, hidranții, locurile de fumat, locurile cu acces interzis și dacă sunt afișate marcaje referitoare la apelul de urgență, substanțe toxice, focul interzis etc.

Am verificat starea geamurilor exterioare și a mobilei din cadrul regiei, pentru a nu pune în pericol securitatea salariatilor.

Am verificat trusele medicale.

Am verificat dacă există instrucțiuni de utilizare a echipamentelor de muncă din ateliere și de securitate specifice utilajelor.

Constatări

Referitor la implementarea recomandărilor formulate în urma misiunii desfășurate în anul 2014, cu denumirea „Analiză asupra modului de aplicabilitate a măsurilor de prevenire și stingere a incendiilor în cadrul Regiei Autonome MONETĂRIA STATULUI, conform Normelor Generale de prevenire și stingere a incendiilor”, atașăm Fișa de urmărire a implementării recomandărilor aferente, din care se poate observa faptul există încă recomandări neimplementate sau implementate parțial, astfel:

tablourile electrice nu sunt în totalitate securizate;

serviciului SSM, prin personalul aferent, va face sesizări și controale asupra persoanelor ca fumează la locul de muncă, în locurile interzise sau cu altă destinație decât „loc pentru fumat`;

procedura PSI trebuie să includă și evaluările de risc, identificarea riscului de incendiu, și analiza riscului de incendiu – procedura PSI a fost elaborată de persoana responsabilă cu situațiile de urgență din cadrul Serviciului SSM al regiei;

schemele de prevenire și stingere a incendiilor (Planul de evacuare + echipele de intervenție) afișate nu sunt actualizate;

afișarea schemelor instalațiilor electrice pe interiorul ușilor de la tablourile electrice – recomandare parțial implementată;

identificarea și analiza riscurilor pentru situațiile de urgență aferente anului 2014 – recomandare neimplementată.

Implementarea corecțiilor stabilite în urma controlului ITM din anul 2014, astfel:

– constatarea nr. 1 – “Instrucțiunile în securitate și sănătate în muncă periodice nu respectă tematicile avizate de angajator”.

Din cele comunicate, constatarea se referea la Atelierul Presaj. S-a efectuat corectia în fișele individuale de instruire privind sănătatea și securitatea în muncă aferente personalului care își desfășoară activitatea în cadrul Atelierului Presaj, vechea înscriere “N.S.S.M. Vol.1/94 Art.336-409;522-571;842-845 D 400/81 Norme P.S.I.” cu “I.P.S.S.M. privind prelucrarea prin deformare plastică la rece și ștanțare de la art. … la art. …”, conform tematicilor avizate.

constatarea nr. 2 – “Au fost identificate tablouri care nu sunt asigurate prin încuietori specifice” – măsura a fost rezolvata în timpul controlului ITM

constatarea nr. 3 – “Atelierul Șlaif: nu se respectă cerințele minimale de SSM privind iluminatul” – termen: 30.10.2014

S-a transmis răspuns Inspectoratului Teritorial de Muncă București nr. AD/8099/24.10.2014, prin care s-au adus la cunoștință următoarele:

se vor lua măsuri de urgență pentru îmbunătățirea iluminatului artificial al utilajelor din cadrul Atelierului Șlaif, până la sfărșitul anului – decembrie 2014

de asemenea, se vor lua măsuri imediate pentru a realiza igienizarea Atelierului Șlaif, până la jumătatea lunii martie 2015

pentru celelalte neconformități, se vor lua măsuri de realizare prin respectarea tematicilor și de asigurare mai fermă a tablourilor electrice.

În momentul în care s-a verificat fiecare atelier, în urma discuțiilor purtate, s-a constatat faptul că în cadrul Atelierului Cizelură exista o priză care nu putea fi folosită datorita suprasolicitarii. Și în cadrul Atelierului Monetar s-a constatat că un întrerupător și un contact electric nu funcționau. Problemele constatate s-au rezolvat în timpul auditului.

În cadrul entitatii încă mai sunt improvizații la instalația electrică. (ex. Atelier Monetar)

Sunt holuri unde nu este expus Planul de evacuare a persoanelor/ bunurilor în caz de incendiu, iar acolo unde este expus, acesta nu este actualizat.

Lista echipelor formate pentru prevenirea și stingerea incendiilor, acolo unde este afișată, este neactualizată, acest aspect fiind constatat și în cadrul misiunii de audit intern desfășurate în anul 2013. În timpul auditului a fost retrasă de pe panouri lista cu echipele de intervenție pentru a fi înlocuită cu cea actualizată.

Personalul regiei nu folosește întreg echipamentul de lucru și de protecție. O parte din echipament nu s-a distribuit de către regie, la momentul actual neexistând un contract în vigoare cu o societate care să livreze echipamente de protecție și de lucru.

Cu excepția Atelierului Galvano (unde există afișate Fișe Tehnice de Securitate, Check-list privind respectarea prevederilor NSSM 25/1995 referitoare la acoperiri metalice, iar pe mașina Spaleck există documentul `Verificare zilnică înainte de începere`), în celelalte ateliere nu există afișate nici instrucțiuni de utilizare a echipamentelor de muncă din ateliere, nici instrucțiuni de securitate specifice utilajelor.

Am regăsit în cadrul Serviciului SSM un număr de 5 instrucțiuni de securitate a muncii aprobate:

– Instrucțiuni de securitate a muncii pentru evacuarea apelor uzate prin procese tehnologice

– Instrucțiuni proprii de securitate a muncii pentru prelucrarea metalelor prin așchiere

– Instrucțiuni de securitate a muncii privind activitatea de tratamente termice și termochimice

– Instrucțiuni de securitate și sănătate a muncii pentru prelucrarea metalelor prin deformare plastică la rece și ștanțare

– Instrucțiuni proprii de securitate a muncii pentru sudarea și tăierea metalelor,

și încă 5 în stadiu de proiect (trebuie finalizate, și apoi supuse aprobării), necesare în momentul instructajului periodic:

– Instrucțiuni SSM pentru lucrul la înălțime

– Instrucțiuni de securitate a muncii la utilizarea energiei electrice în medii normale

– Instrucțiuni proprii SSM pentru activitatea de producere a aerului comprimat

– Instrucțiuni de securitate a muncii pentru activități de vopsire

– Instrucțiuni de securitate a muncii pentru alpinism utilitar,

însă, din cele comunicate, aceste sunt necesare instruirilor periodice.

Procedura de lucru a Serviciului SSM nr. D/6231/01.10.2013 este neaprobată de către Directorul General al regiei, și neactualizată conform Deciziei nr. 98/14.08.2014 privind modul de elaborare al procedurilor operaționale.

In conținutul acesteia, la cap. 4.2.2 Comitetul de securitate și sănătate în muncă, punctul Obligațiile angajatorului referitoare la CSSM, paragraful 2 (pagina 10 din 41) se menționează: “Angajatorul trebuie să prezinte, cel puțin o dată pe an, comitetului de securitate și sănătate în muncă un raport scris care va cuprinde situația securității și sănătății în muncă, acțiunile care au fost întreprinse și eficiența acestora în anul încheiat, precum și propunerile pentru planul de prevenire și protecție ce se vor analiza pentru anul următor”, aspect care nu se realizează.

Regulamentul de funcționare a Comitetului de securitate și sănătate în muncă l-am regăsit în copie în dosarul aferent. Acesta nu prezintă data întocmirii, număr de înregistrare, alte semnături, în afară de cea a sefului Serviciului SSM, și nici nu este aprobat.

Referitor la verificările PRAM, defecțiunile constatate și prezentate în Procesul Verbal din data de 04.12.2014, încheiat între SC Service Electro Team SRL și regie, au fost remediate, însă prizele de pământ semnalate fără legătură la centură, nu. Se solicita în Procesul verbal faptul ca, după remedierea celor constatate, să fie contactată societatea pentru o nouă măsurătoare, fapt care nu s-a realizat.

Ferestrele și ușile din lemn pot reprezenta un pericol de accidentare pentru salariați. Există rame și geamuri care lipsesc, geamuri sparte, precum și unele ferestre care nu se închid, acest din urmă aspect neajutând la păstrarea căldurii pe timpul iernii.

Cu privire la instruirea salariaților, am constatat faptul că fișele individuale de instruire aferente Atelierului Presaj, pentru salariații PÎRVU Vasile, RĂRIȘ Ioana, BEREGOI Nicoleta și MITĂ George, nu au fost completate din data de 02.02.2015, de unde rezultă faptul că nu s-a efectuat instruirea, deși aceasta trebuie realizată în fiecare lună.

Nici documentele „Plan de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A. MONETĂRIA STATULUI”, „Plan de prevenire și protecție” nu conțin data întocmirii și numărul de înregistrare în cadrul regiei.

Riscurile pe meserii/ateliere nu sunt actualizate.

Numărul stingătoarele a fost completat cu 50 de bucăți nou achiziționate, și sunt în perioada de valabilitate în ceea ce privește verificările. Hidranții sunt funcționali în momentul de față, în data de 09.05.2014 fiind recondiționate 3 bucăți care nu funcționau.

Controalele medicale anuale se efectuează de către MedLife, companie cu care regia are încheiat contract de servicii, iar raportul transmis este păstrat de către medicul de întreprindere.

În luna martie a anului 2015, a fost achiziționat un număr de 21 seturi kit pentru înlocuirea celor conținute de trusele medicale.

Risc potențial

Defecțiunile constatate (prize și întrerupătoare defecte, contacte electrice imperfecte) fie pot îngreuna munca salariaților, fie pot mări riscul de aprindere a unui incendiu sau chiar electrocutarea personalului.

Din cauza improvizațiilor, există riscul de a se produce accidente de muncă sau scurtcircuite la nivelul instalației electrice.

Prin neutilizarea echipamentului de lucru și a celui de protecție, exista riscul accidentelor de munca.

De asemenea, se încalcă prevederile actelor normative în vigoare:

– Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă;

– Hotărâre nr. 1425/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securității și sănătății în muncă nr. 319/2006;

– Hotărâre nr. 1048/2006 privind cerințele minime de securitate și sănătate pentru utilizarea de către lucrători a echipamentelor individuale de protecție la locul de muncă;

– Regulamentul Intern al regiei;

– Contractul Colectiv de Muncă + Normativ intern (anexa 4) Echipamentul de lucru și protecția muncii;

– Planul de prevenire și protecție in situatii de urgenta;

– Decizia nr. 105/11.09.2012.

Lipsa instrucțiunilor de utilizare a echipamentelor de muncă din ateliere și a instrucțiunilor de securitate specifice utilajelor poate conduce la o utilizare necorespunzătoare a acestora, fapt ce ar putea avea drept rezultat fie defectarea utilajului, fie producerea unui accident de muncă.

Există riscul ca documentul regăsit, Regulament de funcționare a Comitetului de securitate și sănătate în muncă, fiind în copie, și având lipsă toate elementele constatate (data întocmirii, număr de înregistrare, alte semnături, în afară de cea a sefului Serviciului SSM, și aprobarea conducerii regiei), să poată fi considerat nul, în absența originalului, care le-ar putea conține.

Nivelul general de risc

Mediu – Ridicat

Recomandări inițiale

A se remedia, imediat după primirea Raportului de audit intern, aspectele constatate în urma misiunii de audit intern din anul 2013 și nerezolvate.

A se comunica Inspectoratului Teritorial de Muncă București stadiul implementării măsurilor dispuse.

A se comunica orice problema constată la rețeaua electrica, și a se repara/remedia imediat – măsura nr. B.3. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Să se identifice toate improvizațiile de la nivelul fabricii și să se elimine.

Să se verifice și să se actualizeze Planul de evacuare, acesta putând să prevadă și locul, punctual, al locației unde este amplasat, pentru a facilita ieșirea.

Să se afișeze listele cu noile echipe formate pentru prevenirea și stingerea incendiilor.

Să se revizuiască la nivelul întregii instituții dacă tot ceea ce este prevăzut de legislația în vigoare din domeniu este marcat/semnalizat/înscripționat corespunzător, în caz contrar, a se completa cu panourile de semnalizare necesare.

Să se achiziționeze echipamentul de lucru și cel de protecție, necesar pentru completare, dar și pentru înlocuire a celui existent – măsura A.3. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Verificarea tuturor salariaților ca aceștia să poarte atât echipamentul de lucru, cât și pe cel de protecție și a tuturor materialelor de protecție necesare pentru locurile de muncă respective – măsura B.7. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Salariații răspund direct în situația producerii unui accident de muncă care putea fi evitat prin utilizarea echipamentelor de lucru și de protecție date în folosință de către regie, în cazul în care nu îl utilizează.

A a se verifica și actualiza, acolo unde există dar sunt prea vechi instrucțiunile de utilizare a echipamentelor de muncă din ateliere și instrucțiunile de securitate specifice utilajelor de la nivelul întregii instituții. Acolo unde nu există, a se elabora și afișa aceste instrucțiunim – măsura C.2. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Actualizarea Procedurii de lucru a Serviciului SSM și revizuirea conținutului acesteia, ținând cont și de cele câteva observații pe text semnalate. La final, se va supune aprobării.

Respectarea prevederilor Art. 69 alin.(1) și (2) din Norma metodologică de aplicare a prevederilor Legii securității și sănătății în muncă nr. 319/2006, aprobată prin HG nr. 1425/2006, aspecte prevăzute și în Procedura de lucru a Serviciului SSM, la cap. 4.2.2, și anume:

(1) Angajatorul trebuie să prezinte, cel puțin o dată pe an, comitetului de securitate și sănătate în muncă un raport scris care va cuprinde situația securității și sănătății în muncă, acțiunile care au fost întreprinse și eficiența acestora în anul încheiat, precum și propunerile pentru planul de prevenire și protecție ce se vor realiza în anul următor.

(2) Angajatorul trebuie să transmită raportul prevăzut la alin. (1), avizat de membrii comitetului de securitate și sănătate în muncă, în termen de 10 zile, inspectoratului teritorial de muncă.

Reglementarea situației privind Regulamentul de funcționare a Comitetului de securitate și sănătate în muncă: găsirea originalului și revizuirea acestuia, în cazul în care se va considera necesar. Acesta va fi înregistrat și înaintat spre aprobare.

Atunci când în Procesul verbal încheiat în urma verificărilor PRAM se solicită ca după remedierea celor constatate, să fie contactată societatea respectivă, cu care regia are încheiat contract, pentru o nouă măsurătoare, a se ține cont de acest aspect, și a se duce la îndeplinire – măsura B.2. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Până când se va reuși înlocuirea tuturor ferestrelor din lemn cu unele din PVC, fapt ce implică costuri destul de ridicate, în funcție de bugetul aprobat, a se remedia pe cât posibil cele constatate, în vederea evitării producerii vreunui accident – măsura B.6. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Conform Art. 20 alin. (3) din Legea securității și sănătății în muncă nr. 319/2006, „Angajatorul se va asigura că lucrătorii din întreprinderi și/sau unități din exterior, care desfășoară activități în întreprinderea și/sau unitatea proprie, au primit instrucțiuni adecvate referitoare la riscurile legate de securitate și sănătate în muncă, pe durata desfășurării activităților”.

A se data documentele întocmite, și a se înregistra în evidențele regiei.

A se actualiza riscurile pe meserii și/sau a se completa prin includerea unora noi, în funcție de echipamentele de muncă (utilaje/mașini) cu care se lucrează, pentru a se asigura îmbunătățirea nivelului securității și al protecției sănătății lucrătorilor.

Răspunsul structurii auditate

În data de 18.03.2015 s-a primit răspuns din partea sefului Serviciului SSM, cu nr. de înregistrare D/3396, în care s-au comunicat următoarele:

„Referitor la identificarea riscurilor pentru situații de urgență. Identificarea riscurilor se face numai pentru apariția unor riscuri noi, pentru cele vechi identificarea lor ca rămâne aceeași.

Tablourile electrice sunt securizate. Vom avea grijă ca ele să rămână închise, atât timp cât nu se lucrează la ele.

Noile instrucțiuni proprii de securitate și sănătate în muncă au fost, în general, redactate pentru toate atelierele, urmând a fi aprobate și apoi implementate.

Procedura de lucru a Serviciului SSM va fi redactată în noul format și va fi dată spre aprobare.

Au fost remediate legăturile defecte de împământare. Acestea vor fi verificate în săptămâna 25.04.-02.05.2015 de către societatea abilitată pentru astfel de lucrări, cu care avem un contract încheiat.

Schemele de evacuare a personalului în caz de incendiu, vor fi refăcute și apoi afișate, iar componența echipelor de intervenție, care a fost reactualizată, urmează a fi afișată.

Nu mai există improvizații ale instalațiilor elctrice, acestea dacă există, sunt făcute de către electricienii din cadrul Atelierului Electric sau cu acordul lor, deci nu prezintă pericol.

Priza din cadrul Atelierului Cizelură a fost remediată de către Atelierul Electric.”

Recomandări finale

A se remedia, imediat după primirea Raportului de audit intern, aspectele constatate în urma misiunii de audit intern din anul 2014 și nerezolvate.

A se comunica Inspectoratului Teritorial de Muncă București stadiul implementării măsurilor dispuse.

A se comunica orice problema constată la rețeaua electrica, și a se repara/remedia imediat – măsura nr. B.3. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

A se elimina pe cât posibil improvizațiile electrice la nivelul fabricii, chiar daca acestea în momentul de făță nu prezinta pericol.

Să se verifice și să se actualizeze Planul de evacuare, acesta putând să prevadă și locul, punctual, al locației unde este amplasat, pentru a facilita ieșirea.

Să se afișeze listele cu noile echipe formate pentru prevenirea și stingerea incendiilor.

Să se revizuiască la nivelul întregii instituții dacă tot ceea ce este prevăzut de legislația în vigoare din domeniu este marcat/semnalizat/înscripționat corespunzător, în caz contrar, a se completa cu panourile de semnalizare necesare.

Să se achiziționeze echipamentul de lucru și/sau cel de protecție, necesar pentru completare, dar și pentru înlocuire a celui existent – măsura A.3. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Verificarea tuturor salariaților ca aceștia să poarte atât echipamentul de lucru, cât și pe cel de protecție și toate materialele de protecție necesare pentru locurile de muncă respective – măsura B.7. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Salariații răspund direct în situația producerii unui accident de muncă care putea fi evitat prin utilizarea echipamentelor de lucru și de protecție date în folosință de către regie, în cazul în care nu îl utilizează.

A a se verifica și actualiza, acolo unde există dar sunt prea vechi (inclusiv hârtia pe care sunt printate este învechită, și nu se mai poate înțelege conținutul – a se vedea la At. Pantograf) instrucțiunile de utilizare a echipamentelor de muncă din ateliere și instrucțiunile de securitate specifice utilajelor de la nivelul întregii instituții. Acolo unde nu există, a se elabora și afișa aceste instrucțiunim – măsura C.2. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Actualizarea Procedurii de lucru a Serviciului SSM și revizuirea conținutului acesteia, ținând cont și de cele câteva observații pe text semnalate. La final, se va supune aprobării.

Respectarea prevederilor Art. 69 alin.(1) și (2) din Norma metodologică de aplicare a prevederilor Legii securității și sănătății în muncă nr. 319/2006, aprobată prin HG nr. 1425/2006, aspecte prevăzute și în Procedura de lucru a Serviciului SSM, la cap. 4.2.2, și anume:

(1) Angajatorul trebuie să prezinte, cel puțin o dată pe an, comitetului de securitate și sănătate în muncă un raport scris care va cuprinde situația securității și sănătății în muncă, acțiunile care au fost întreprinse și eficiența acestora în anul încheiat, precum și propunerile pentru planul de prevenire și protecție ce se vor realiza în anul următor.

(2) Angajatorul trebuie să transmită raportul prevăzut la alin. (1), avizat de membrii comitetului de securitate și sănătate în muncă, în termen de 10 zile, inspectoratului teritorial de muncă.

Reglementarea situației privind Regulamentul de funcționare a Comitetului de securitate și sănătate în muncă: găsirea originalului și revizuirea acestuia, în cazul în care se va considera necesar. Acesta va fi înregistrat și înaintat spre aprobare.

Atunci când în Procesul verbal încheiat în urma verificărilor PRAM se solicită ca după remedierea celor constatate, să fie contactată societatea respectivă, cu care regia are încheiat contract, pentru o nouă măsurătoare, a se ține cont de acest aspect, și a se duce la îndeplinire – măsura B.2. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Până când se va reuși înlocuirea tuturor ferestrelor din lemn cu unele din PVC, fapt ce implică niște costuri destul de ridicate, și se va efectua în timp, în funcție de bugetul aprobat, a se remedia pe cât posibil cele constatate, în vederea evitării producerii vreunui accident – măsura B.6. din Planul de măsuri pentru asigurarea securității și sănătății în muncă în cadrul R.A.M.S..

Conform Art. 20 alin. (3) din Legea securității și sănătății în muncă nr. 319/2006, „Angajatorul se va asigura că lucrătorii din întreprinderi și/sau unități din exterior, care desfășoară activități în întreprinderea și/sau unitatea proprie, au primit instrucțiuni adecvate referitoare la riscurile legate de securitate și sănătate în muncă, pe durata desfășurării activităților”.

A se data documentele întocmite, și a se înregistra în evidențele regiei.

A se actualiza riscurile pe meserii și/sau a se completa prin includerea unora noi, în funcție de echipamentele de muncă (utilaje/mașini) cu care se lucrează, pentru a se asigura îmbunătățirea nivelului securității și al protecției sănătății lucrătorilor.

Documente care stau la baza desfășurării misiunii/obiectivului supus examinării

Legea nr. 319/2006 privind protecția și securitatea muncii, actualizată;

Hotărâre nr. 1425/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securității și sănătății în muncă nr. 319/2006;

Hotărâre nr. 1048/2006 privind cerințele minime de securitate și sănătate pentru utilizarea de către lucrători a echipamentelor individuale de protecție la locul de muncă;

Hotărâre nr. 1146/2006 privind cerințele minime de securitate și sănătate pentru utilizarea în muncă de către lucrători a echipamentelor de muncă;

Hotărâre nr. 1091/2006 privind cerințele minime de securitate și sănătate pentru locul de muncă;

Hotărâre nr. 1028/2006 privind cerințele minime de securitate și sănătate în muncă referitoare la utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare;

Hotărâre nr. 971/2006 privind cerințele minime pentru semnalizarea de securitateși/sau sănătate la locul de muncă;

Hotărâre nr. 493/2006 privind cerințele minime de securitate și sănătate referitoare la expunerea lucrătorilor la riscurile generate de zgomot;

Legea nr. 307/2006 privind apărarea împotriva incendiilor;

Legea nr. 481/2004 privind protecția civilă;

Ordinul nr. 14 din 16 martie 2009 pentru aprobarea Dispozițiilor generale de apărare împotriva incendiilor la amenajări temporare în spații închise sau în aer liber;

Ordin nr. 130/2007 – aprobarea Metodologiei de elaborare a scenariilor de securitate la incendiu;

Ordin nr. 1184/2006 – aprobarea Normelor privind organizarea și asigurarea activiții de evacuare în situații de urgență;

OMAI nr. 163/2007 pentru aprobarea Normelor generale de apărare împotriva incendiilor;

OMAI. nr. 166 din 27 iulie 2010 pentru aprobarea Dispozițiilor generale privind apărarea împotriva incendiilor la construcții și instalațiile aferente;

OMAI. nr. 187 din 19 august 2010 pentru aprobarea Dispozițiilor generale privind apararea impotriva incendiilor la spații pentru comerț;

OMAI. nr. 211 din 23 septembrie 2010  pentru aprobarea Dispozițiilor generale de apărare impotriva incendiilor la ateliere și spații de întreținere și reparații;

OMAI nr. 262 din 2 decembrie 2010 privind aprobarea Dispozițiilor generale de aparare impotriva incendiilor la spații și construcții pentru birouri;

OMAI nr. 712/2005 pentru aprobarea Dispozițiilor generale privind instruirea salariaților în domeniul situațiilor de urgență, modificat cu OMAI nr.786/2005.

Structura organizatorică căreia i se aduce la cunoștință prezentul material

Director General – pentru informare și implementare;

Șef Serviciu SSM – pentru informare și implementare;

Șef Secție Mecano-Energetic – pentru informare;

Responsabil CIM – pentru emitere decizie.

Întocmit de: Supervizat:

Auditor intern Șef Compartiment Audit Intern

Popescu Vasile Ionescu Ana

Nota de supervizare a documentelor

NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Fișa de urmărire a implementării recomandărilor

FIȘA DE URMĂRIRE A IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Concluzionând, controlul intern este un proces desfășurat de toți angajații entității și este coordonat de responsabilii tuturor compartimentelor din cadrul unei entități, prin procedurile operaționale de lucru, și se află în răspunderea managementului general, care trebuie să îl implementeze și să îl monitorizeze.

De asemenea, controlul intern nu diminuează răspunderea fiecărui angajat, la locul său de muncă și nici nu încalcă autoritatea exercitării competențelor personalului de conducere, nici nu se substituie acestuia.

Aplicarea procedurilor, politicilor, reglementărilor interne și luarea deciziilor revine fiecărui angajat în parte. Raporturile de muncă pentru angajații care realizează controlul intern sunt stabilite în cadrul entității publice, în așa fel încât să se îndeplinească mai multe cerințe: eficiența controlului, valorificarea maximă a rezultatelor, confidențialitatea rezultatelor și menținerea secretului de serviciu, prevenirea riscurilor și a disfuncțiilor în activitate.

Auditul intern este o structură care susține eforturile conducerii entității de a-și îndeplini obiectivele și este un instrument foarte important pentru îmbunătățirea sistemului de control intern.

B I B L I O G R A F I E

1. Numele autorului, P. – Titlul cărții. Editura, Orașul, 2008

.

.

.

12. Nortcraft, M.E., Neale, M.A. – Organizational Behavior. The Dryden Press, London, 1990

.

.

.

25

A N E X E