Controlul Financiar Preventiv la Nivelul Firmelor Instituțiilor
=== 083bc30579ca12e86226d9e43d3bc211dea0de9c_92541_2 ===
INTRODUCERE
Desfășurarea și dezvoltarea activităților economice și sociale presupune organiazarea în mod sțiințific a instituțiilor din componența autorităților publice și din afara acestora care să corespundă suprastructurii generate de baza economică.
O problemă care este deosebit de importantă, pentru înțelegerea caracterului științific al activității de control, se referă la condiția controlului în sine dacă este necesar sau nu, dacă este obiectiv sau nu. Apoi după stabilirea acestei probleme se trece la caracteristicile controlului, principiile organizatorice ale controlului, funcțiile controlului, obiectul controlului, metoda controlului.
În cadrul economiei de piață, controlul este implicat în toate activitățile economice și sociale, controlul financiar contribuie la îmbinarea și reglarea intereselor individuale și ale societății într-un ansablu unitar.
Importanța cercetării:
Controlul financiar contribuie la îmbinarea și reglarea intereselor individuale și ale societății într-un ansamblu unitar. Acesta joacă și un rol important în toate fazele proceselor de producție, în condițiile actuale de implementare a economiei de piață, rolul lui crește continu și primește noi valențe privind răspunderile lui. Dezvoltarea economică și socială se realizează printr-o diversitate de activități sau se desfășoară în interacțiune și condiționare reciprocă. Asemenea relații există între tehnic, tehnologic și economic, între economic și financiar.
Diversitatea de activități înteracțiunea și condiționarea reciprocă dintre tehnologie, economie, finanțe determină și conținutul controlului privind conceptul, sfera de cuprindere, obiectivele stabilite, prevenirea și înlăturarea efectelor negative consolidarea și ameliorarea celor pozitive.
Controlul ca și noțiune înseamnă verificarea actului original, și este o acțiune de stabilire a exactității operațiunilor materiale care se efectuează anticipat executării acestora, concomitent sau la scurt interval de la desfășurarea acțiunilor.
Prin procesul de control se asigură acțiunea de informare reală, preventivă, dinamică. Controlul nu se rezumă să constate manifestarea neajunsurilor, el fiind bazat în primul rând pe previziunea desfășurării activității a unei posible apariții a deficiențelor și anomaliilor.
El urmărește în principal funcționarea unităților de producție la capacitatea normală, maximă în raport cu obiectivele și normele, decizii de corecție stabilite; deci un control eficient contribuie și la prevenirea tendințelor și fenomenelor care necesită decizii de corecție. Controlul financiar este o componentă a controlului economic și are ca obiectiv cunoașterea de către stat a modului în care sunt adminístrate, gestionate mijloacele materiale, financiare de către societățile comerciale, modul de realizare și cheltuială a banului public, asigurarea echilibrului financiar, realizarea eficienței economico financiare, dezvoltarea economiei naționale înfăptuirea progresului social.
Controlul financiar reprezintă un mijloc de prevenire a faptelor ilegale de identificare a deficiențelor și de stabilire a măsurilor necesare pentru restabilirea legalității, controlul este o necesitate obiectivă iar statul român joacă un rol important în conducerea societății economice și umane, prezența statului în ansamblul desfășurării activităților socio -economice reprezintă o necesitate obiectivă.
Controlul are ca direcții de orientare organizarea mai bună a muncii întărirea ordinii și disciplinei în organizarea și desfășurarea activității economice, a disciplinei tehnologice, gospodărirea eficientă, a mijloacelor de muncă, materiale și financiare, respectarea și aplicarea fermă a legislației țării de către toți membrii societății, organizarea și conducerea științifică a întregii activități social economice pe baza coordonatelor stabilite la elaborarea programelor de dezvoltare, buna desfășurare a procesului de transformare a deciziei în acțiune și a acțiunii în rezultate mult mai bune, eficiente. Din cadrul controlul economic se distinge controlul financiar ca și parte integrantă a controlului economic,
CAPITOLUL 1 – INFLUENȚA SPECIFICULUI ACTIVITĂȚII SC CONTED SA ASUPRA ORGANIZĂRII ȘI EXERCITĂRII CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV.
1.1.Caracterizarea generală a activității SC CONTED SA
Socetatea comercială SC CONTED SA are ca obiect principal de activitate producerea de confecții textile și comercializarea lor. Ea există de la 1 decembrie 1963 și a început cu o secție de confecții apoi din anul 1967 devine întreprindere de interes republican cu personalite juridică.
La data de 1/12/1963 în clădirea dezafectată a Liceului de fete Regina Maria din Dorohoi ia ființă sectorul 3 al Fabricii de Confecții Botoșani nucleul viitoarei Întreprinderi de confecții Dorohoi, unde au lucrat un număr de 170 de persoane ; gândită inițial ca o soluție de acoperire a forței de muncă din zonă i-s-a atribuit în sitemul economic de atunci sortimentul principal de producție și echipamente de producție și de lucru. În prezent această societate comercială este laureată a unor premii de calitate și eficiență
Sc CONTED SA are sediul social în municipiul Dorohoi, strada 1 Decembrie nr 8, Județul Botoșani sub numărul J/07/1991, având cod de identificare fiscală RO622445. Societatea a fost transformată prin reorganizare prin efectul Legii nr 15/1990 conform H.G. nr 1250/1990
Este o societate cu activitate de producție unde lucrează în prezent 563 de salariați. Până la reorganizarea societății, unitatea producea confecții care se valorificau conform condițiilor CAER pe piața de est în cea mai mare parte. După reorganizare societatea a căutat alte piețe de desfacere și prin efort propriu a comercializat produse în proporție de 80-90 % pe piețele din Franța, Spania, Italia Germania, Anglia situație valabilă și în prezent.
Compania este specializată în producerea de confecții textile pentru femei, bărbați și copii de cea mai înaltă calitate.producția este axată pe sortimente reprezentative:costume, pantaloni, uniforme militare societatea fiind de altfel premiată de către Registrul Comerțului din România.
Societatatea comercială este cotată la Bursa de Valori București, deci este o societate pe acțiuni cu capital privat iar conducerea și administrarea firmei este asigurată conform statutului societății și a legilor românești de un consiliu de administrație compus din trei membrii iar președintele este dnl POPA M. Liniile tehnologice și utilajele au fost importate din vest și au fost cele mai performante în momentul achiziționării.
Principalii clienți: Devred, Jules, Brice, Celio, Sadev,Sandro-Homme, Syrillus, Armand Thiery, Zidag&voltaire, Zara Massimo – Dutty, Incotex, Diesel; Esprit, Benetton.
Fluxul producției: depozitul de materii prime, materiale auxiliare; sală de croit; linii de ansamblare; finisare; depozit produse finite; În amintirea liceului sus amintit SC Conted vrea să înfințeze o școală profesionlă împreună cu organismele locale, de sat, cu profil textil în acest scop dorește și a făcut demersurile necesare primind deja fonduri bugetare pentru anul 2016.
Organizarea departamentului economic control
Conform legii contabilității nr 82/1991, societatea comercială are obligația să organizeze și să conducă contabilitatea proprie în limba românăți în moneda națională. Organizarea contabilității reprezintă o necesitate dar și o obligație impusă de reglementările legale în vigoare.
Soietatea comercială ca un sistem complex economico social și administrativ organizatoric îndeplinește o serie de funcții în cadrul cărora un rol esențial îl are funcția financiar contabilă. În vederea îndeplinirii acestei funcții și în spiritul legii în cadrul societății este organizat și funcționează un compartiment specializat financiar contabil. Compartimentul financiar- contabil se subordonează contabilului șef, care are studii superioare în finanțe contabilitate.
Se consemnează zilnic, cronologic, toate operațiunile economico – financiare ce au loc în societatea comercială respectiv: cumpărări vânzări,consumuri, salarii, încasări și plăți conducând în final la determinarea rezultatului activității și la întocmirea situațiilor financiare anuale de sinteză și raportare contabilă. Luna calendaristică poartă denumirea de perioadă de gestiune iar anul calendaristic de exercițiu financiar.
În contextul armonizării legislației și creării unui cadru comun de prezentare a situațiilor financiare, Standardele Internaționale de Contabilitate (IAS) stabilesc pentru agenții economici principiile contabile ce trebuiesc respectate:
principiul contabilității de angajamente;
principiul continuității activității;
principiul permanenței metodelor;
principiul prudenței;
principiul independenței exercițiului;
principiul evaluării separate a elementelor de activ și de pasiv;
principiul compensării;
principiul prevalenței economicului asupra juridicului.
Modul de organizare al circuitului contabil și de prelucrare a datelor în scopul obținerii informașiilor contabile este pus n evidență prin formele de contabilitate aplicate asfel:
Datele din documentele justificative sunt preluate în Registrul Jurnal, din care sunt înscrise în fișele de cont, cu ajutorul cărora se întocmesc balanțele de verificare analitice, apoi balanța sintetică iar în baza acesteia se obține bilanțul contabil.
În cadrul societății comerciale contabilitatea se organizează pe două circuite paralele: contabilitaea financiară și contabilitatea de gestiune.
Contabilitatea financiară generală este reglementată prin norme unice pe țară și are drept scop reflectarea patrimoniului întreprinderii și calculul rezultatului activității într-o formă unică globală, are ca rezultat întocmirea documentelor de sinteză și raportare contabilă:bilanț, cont de profit și pierdere și notele explicative.
Informațiile sale servesc utilizatorilor externi: furnizori, clienți, bănci, investitori.
Contabilitatea de gestiune internă sau managerială este organizată în raport cu obiectul de activitate și particularitățile procsului tehnologic.
Are drept scop reflectarea circuitului intern al întreprinderii, a modului de alocare, a resurselor pe secții, ateliere și locuri de muncă, calculația costurilor de producție, urmărirea realizării programelor de producție și elaborarea bugetelor de venituri și cheltuieli.
Are drept rezultat calculul rentabilității pe produs și analiza activității prin intermediul costurilor. Informațiile sale servesc conducerii societății comerciale deci utilizatorilor interni pentru a analiza aspectele pozitive și negative ale activității prin intermediul costurilor. Informațiile sale servesc conducerii întreprinderii, deci utilizatorilor interni pentru a analiza aspectele pozitive și negative ale activității precum și cauzele ce le-au generat și pentru adoptarea deciziilor ce se impun în perioada următoare.
În 2013-2016 firma a întocmit situațiile financiare anuale conform Standardelor Internaționale de Raportare Financiară. Situațiile financiare sunt necesare atât managementului firmei cât și investitorilor care doresc sa tranzacționeze acțiuni ale frmei prin intermediul BVB.
În cadrul serviciului economic este prezentă și contabilitatea care este organizată conform legislației în vigoare:
Obiectul controlului financiar preventiv propriu îl reprezintă obținerea și modul de gestionare a acestor fonduri.
Controlul financiar preventiv propriu se va face conform legilor:
Legea numărul 500/2002- privind finanțele publice,
Legea numărul 273/2006 -privind finanțele publice locale.
Codul civil,
O.G nr 119/1999 -privind auditul intern și controlul financiar preventiv,
Legea nr 84/2003 pentru modificarea și completarea OG numărul 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, modificată în 2015
Legea numărul 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodolocice generale, referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv,
OMFP numărul 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea ,lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale
OMFP numărul 1954/2005 pentru aprobarea Clasificației indicatorilor privind finanțele publice
Ordinul numărul 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv și a codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfășoară activitate de control financiar preventiv propriu.
Controlul este integrat în sistemul de conducere al societății, reprezentând o formă de cunoaștere a modului de orientare, organizare și desfășurare a actvității economico sociale. Astfel se pun în fața controlului probleme deosebite, în special ale cunoașterii realităților, inclusiv a modului de aplicare a legislației, având ca scop stabilirea măsurilor necesare pentru evitarea lipsurilor, deficiențelor, greutăților, curmarea abuzurilor. Controlul asigură cunoașterea de către societatea comercială Conted Sa a modului în care se gospodărește avuția și utilizează mijloace materiale și financiare, a modului de îndeplinire a îndatoririlor ce le revin salariaților în special a cadrelor de conducere.
Economia de piață se poate întări numai prin respectarea și aplicarea legilor ceea ce presupune un control permenent sitematic și bine orgaanizat în toate comparimentele activității economice a societăților comerciale.
Controlul ca latură componentă a conducerii științifice a societății ca formă de perfecționare a activității socio economice implică antrenarea tuturor factorilor de răspundere în aplicarea cu fermitate a programelor elaborate de guvern, consolidarea statului de drept democratic și social a legislației, a hotărârilor de guvern și a altor norme elaborate de organismele centrale și locale cu drept de decizie, în vederea consolidării economiei de piață.
În acest contest controlul are ca direcție esențială de acțiune întărirea disciplinei și , a spiritului de răspundere personală și colectivă în plicarea legislației, o organizare mai bună a muncii, gospodărirea mai eficientă a mijloacelor materiale, financiare și de muncă, ocrotirea proprietății, publică sau privată în conformitate cu stipulațiile constituționale care reglementează acest domeniu, formarea adminitrarea și întrebuințarea resurselor financiare ale statului, ale unităților administrativ teritoriale și ale instituțiilor publice.
Controlul ca latură componentă a conducerii societății comerciale Conted Sa se exercită de pe poziția intereselor generale ale acesteia. Ca funcție a conducerii se caracterizează prin faptul că este real, general.
Controlul se exercită asupra tuturor membrilor societății comerciale Conted Sa, controlul având astfel un caracter preventiv, constructiv și proiectiv.
Caracterul lui preventiv constă în faptul că sezizarea fenomenelor negative din activitatea societății comerciale Contend Sa, când acesta se manifestă ca tendință și el intervine operativ în prevenirea și lichidarea cauzelor. Acesta nu se rezumă să constate neajunsurile, este un control bazat pe previziunea desfășurării activității a descoperirii la timp a deficiențelor și anomaliilor, iar pentru obținerea eficienței maxime, pe lângă evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele și normele stabilite controlul contribuie și la determinarea tendințelor, a fenomenelor care necesită corecție.
Controlul are și un caracter constructiv proiectiv care constă în a veghea la aplicarea promptă a legilor, ajuta efectiv la depășirea dificultăților, ajută la soluționarea unor problema ce prezintă neajunsuri, stabilind seturi de măsuri adecvate.
Controlul pe baza studiilor și analizelor efectuate descoperă elementele noului și contribuie la generalizarea celor mai moderne metode de organizare a activității economice la Conted Sa, are un domeniu unitar, un obiect unic de cercetare care este concretizat în studiul unor categorii de fapte, a unui grup de fenomene pe care le interpretează din unghiul său de vedere stabilind raporturi invariabile între fenomenele economice.
Acțiunea și formele de manifestare a legilor la nivelul societății comerciale își găsește expresia în principalii indicatori economici ai întreprinderii economice cum ar fi costul producției, rentabilitate, productivitatea muncii.
Obiectivul controlului este executarea sarcinilor la toate nivelurile, creșterea eficienței economice, întărirea și respectarea gestiunii economice și autonomia financiară
Ocrotirea proprietății publice sau private reiese chiar din textul Constituției României, fiecare cetățean la locul său de muncă are obligația de anu tolera nici unei persoane să se atingă de bunurile societății comerciale, patrimoniul acesteia.
O asemenea obligație constituie în același timp o mare răspundere pentru personalul cu funcții de conducere și cel cu funcții de control cum sunt administratorul general și ceilalți directori de departamente, și organele proprii de control.
Întărirea și dezvoltarea proprietății este strâns legată de păstrarea și folosirea eficientă a valorilor din înregistrările contabile ale evidențelor societății economice.
Verificarea executării sarcinilor este o cerință esențială verificată prin procesul de control. Controlul sistematic al executării sarcinilor dă posibilitatea de cunoaștere a lipsurilor și rezultatele lor, bază pentru măsuri de remediere și de prevenire lor, precum și de consolidare a rezultatelor. Controlul executării scoate în evidență rezervele pentru îndeplinirea sarcinilor și împiedică apariția unor dezechilibre economice, dizproporții.
Controlul executării sarcinilor capătă o importanță deosebită în alegerea justă a oamenilor sub aspectul competenței, autorității, cinstei și corectitudinii, a urmăririi aplicării fără rezervă a legislației, a tuturor deciziilor organelor competente, prin asigurarea unui control riguros, al tuturor compartimentelor vieții economice și sociale. Controlul executării sarcinilor trebuie să-și îndrepte atenția spre:
Posibilitățile de simplificare a aparatului tehnico administrativ și de altă specialitate,
Perfecționarea formelor organizatorice și a metodelor de conducere,
Gestionarea corectă și eficientă a resurselor umane și materiale din cadrul activității economice de exploatare conform Codurilor CAEN prevăzute în statutul societății comerciale,
Dezvoltarea spirituală de răspundere a salariaților,
Înlăturarea birocratismului îndiferent de loc sau forme de manifestare;
Creșterea eficienței economice.
Controlul financiar este o componentă de bază a sistemului general de control și are o mare importanță deoarece urmărește cu prioritate obiectivele ce au ca drept scop crețterea eficienței economice în toate sectoarele de activitate mai ales în sectoarele desfacerii și a le producției.
Conceptul de eficiență este srâns legat de folosirea mai judicioasă a mijloacelor materiale și financiare de care dispun unitățile, în vederea obținerii unor efecte economice maxime.
Rolul controlului financiar iese în evidență în toate fazele proceselor de producție începând de la activitățile de proiectare, contractare până la finalizarea acestora și înregistrarea rezultatelor obținute. Controlul economic financiar are sarcini deosebite pe linia creșterii eficienței producției materiale și își găsește expresia în întreaga activitate economică a societății comerciale Conted Sa inclusiv în activitatea științifică privind domeniul organizării producției și a muncii .
Controlul financiar preventiv. Temeiul juridic al controlului financiar preventiv îl constituie dispoziția din Legea finanțelor publice care prevede că nici o cheltuială bugetară nu se poate aproba, efectua dacă a fost în prealabil avizată de persoanele investite cu exercitarea controlului financiar.
În comparație cu celelalte forme și procedee de control financiar, controlul preventiv este reglementat în țara noastră cu menirea prioritară de a interveni operativ și de a opri actele și operațiunile financiare neconforme.
Controlul financiar preventiv ca formă a controlului financiar propriu urmărește să preîntâmpine încălcarea dispozițiilor legale în vigoare și producerea de pagube și se exercită asupra documentelor în care se consemnează operațiile și obligațiile patrimoniale ale unității, în faza de angajare și de plată în raporturile cu alte persoane juridice sau fizice.
Se supun controlului financiar preventiv operații ca:
Încheierea contractelor cu parteneri interni și externi,
Încasările în lei și în valute străine, efectuate în numerar și prin operațiuni bancare, cu persoane juridice sau fizice,
Trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau capitalului social,
Gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor, subunităților sau unităților componente,
Deschiderea de credite bugetare, repartizările de credite bugetare la unitățile din subordine,
Propuneri de suplimente a unor venituri prevăzute a fi suportate pe sema alocațiilor bugetare,
Modificarea repartizării pe trimestre a veniturilor și cheltuielilor bugetare
Virările de credite bugetare în cadrul capitolelor de cheltuieli.
Operațiile amintite anterior se completează în funcție de necesități și activități, de specificul societății comerciale, în funcție de structura ei organizatorică decătre conducerea societății.
1.2.Particularități în organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv la SC CONTED SA
Organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv se organizează de către ordonatorii de credite principali secundari și terțiari precum și de directorii generali prin compartimentul financiar contabil.
Controlul financiar preventiv se exercită de către șeful compartimentului financiar contabil. În funcție de volumul opreațiilor ce sunt supuse controlului financ preventiv administratorul societății la prounere făcută de contabilul șef poate imputernici și alte persoane din seviciul financiar contabil care pot să exercite controlul financiar preventiv dar personalul care efectuează controlul nu va participa la întocmirea și contabilizarea documentelor supuse acțiunii controlului.
Persoanele astfel împuternicite să exercite acțiunea de control financiar preventiv trebuie să fie pregătite corespunzător , să aibă calificările necesare, să fie buni profesionoști să respecte etica profeională, să îndeplinească toate condițiile și regulile de corectitudine.
Din punct de vedere legal un vor fii împuternicite în vederea exercitării controlului financiar preventiv persoanele urmărite penal, sau care au suferit condamnări anteriore, chiar dacă a beneficiat de grațiere; actele pentru care au fos condamnate sau/și grațiate se referă la fapte de înșelăciune, uz de fals, fals, dare de mită, abuz în serviciu, luare de mită, infracțiuni majore prin care s-au produs neajunsuri și daune patrimoniale, persoanelor juridice și chiar fizice.
Acțiunea controlului financiar preventiv se exercită pe baza unor documente însoțite de documente justificative care trebuiesc semnate de către cei ce le-au întocmit și care își asumă astfel răspunderea pentru exactitatea datelor și legalitatea operațiilor înregistrate, consemnate în documentele sus menționate.
Nu se produce exonerarea de răspundere asupra conducătorilor, administratorilor, șefiilor compartimentelor de specialitte care au întocmit acte care se dovedesc ilegale, ulterior obținerii vizei de control.
Documentele și actele referitoare la operațiile supuse controlului financiar preventiv și care nu au fost vizate nu fac obiectul unei evidențe separate
Normele legale în vigoare ale țării noastre privind controlul financiar preventiv prevăd o serie de răspunderi și obligații.
Personele implicate în activitatea de control financiar preventiv au următoarele răspunderi și obligații:
Răspunderea contravențională:
Emiterea întârziată sau omiterea întocmirii documentelor și actelor ce privesc modul de organizare ți exercitare a controlului financiar preventiv,
Atribuirea sarcinilor de exercitare de control financiar preventiv unei persone fără să aibă în prealabil de la organele în drept relații scrise cu privire la antecedentele penale ale acestei persoane, sau ale cărei antecedente penale duc la , interzicerea împuternicirii și imposibilitatea exercitării de către persoana respectivă a acțiunii de control financiar preventiv.
Întocmirea și prezentarea acțiunii de control financiar preventiv a unor acte și documente în care sunt descrise operații care nu au o bază legală sau date care sunt ireale, false
Vizarea pentru controlul financiar preventiv a actelor și documentelor care conțin operații prin care sun încălcate legile în vigoare.
Refuzul fără justificare al vizei de control financiar preventiv pentru operațiile ce respectă legile în vigoare.
Înregistrarea în evidențele contabilie a documentelor justificative privind operațiile care sunt supuse acțiunii de control financiar preventiv, fără ca acestea să poarte viza de control a personelor îndreptățite să facă aceasta și aprobarea organelor competente;
Nesesizarea organelor competente de către comisii financiar contabile a cazurilor care cuprind refuzul de viză a controlului financiar preventiv.
Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se fac de către:
Organele de control financiar de gestiune ale unităților la care se organizează și exercită controlul financiar propriu,
Conducătorul compartimentului financiar contabil, numai pentru întocmirea și prezentarea de acte ilegale prezentate activității controlului financiar preventiv,
Organele de control financiar de stat.
Verificarea documentelor privind actele și documentele precum și operațiunile supuse activității controlului preventiv se încheie în funcție de constatări cu viza sau refuzul vizei de control. Criteriile de acordare sau refuz pot fii diferite restrînse sau multiple iar actele și operațiuniule supuse controlului pot fi verificate pe baza unor criteri de conformitate, necesitate, legalitate, rentabilitate economică.
Viza de control financiar preventiv se înscrie pe documentul privind operațiunea supusă acestuia dacă se va constata legalitatea și eficiența acțiunii de control respective.
Determinarea refuzului vizei de control financiar se poate datora unor factori ca: documentele care se referă la operațiuni ce sunt supuse controlului financiar preventiv care nu au fost vizate în prealabil un pot fi înregistratețn contabilitate, în situația în care se constată că operațiunile supuse controlului sunt ilegale sau un sunt eficiente, conducătorul unității dispune pe propia lui răspundere de efectuarea lor, se va trece la informarea în scris a consiliului de administrație al unității, dar și organele de control financiar din Ministerul Finanțelor sau după caz din direcțiile județene ale finanțelor publice ce au competențele necesare pentru a dispune de acțiunile adecvate acestui fapt.În situația refuzului vizei de control preventiv, reglementarea juridică din țara noastră acordă conform dispoziției legii, conducătorilor societății sau organelor în cauză posibilitatea de a dispune pe propia răspundere, efectuarea operațiunilor respective urmând ca despre aceste cazuri să fie înștiințate organanele controlului financiar de stat.
Controlul financiar preventiv însumează o serie de funcții:
Funcția preventivă exercitată de această formă de control se concretizează în acțiunea legalizată a statului Român de control financiar preventiv.
Sunt supuse controlului financiar preventiv în general documéntele sau înscrisurile privind drepturi și obligații patrimoniale, următoarele activități și operațiuni;
Funcția recuperatorie evidențiează un aspect important al controlului financiar carenu este o acțiune limitativă care se referă doar la prevebnirea stării de fapt, acționează și pentru descoperirea și recuperarea pagubelor, dar și pentru stabilirea în baza legii, a răspunderilor juridice. În vederea recuperării prejudiciilor constatate organele de control au obligația de a stabili forma procedurală prin care se va face recuperarea prejudiciului paprimonial.
Formele de procedură legale pentru recuperarea prejudiciilor patrimoniale sunt; executarea silită, răspunderea materială, acțiunea civilă în justiție. Vinovăția constatată față de unitatea supusă acțiunii de control trebuie să fie încadrată numai conform legii în momentul în care s-au săvârșit faptele
Funcția pedagogică are caracter formativ de generalizare a experințelor pozitive. Controlul în esența lui contribuie voluntar la formarea și dezvoltarea deontologiei profesionale, el ajută la ridicarea nivelului de pregătire prin rezolvarea a sarciniilor ce-i revin în condiții satisfăcătoare.
Funcția de documentare, se va sigura cunoașterea cantitativă a problemelor ce fac obiectul dezvoltării economică sociale, controlul contribuie la actul conducerii societății comerciale, furnizănd date și informații pentru funadamentarea unor decizii importante de natura economică și financiară.
Funcția de evaluare, este o funcție a controlului financiar preventiv care are în vedere acte și operațiuni de estimare a situației existente la un moment dat a rezultatelor obținute la sfărșitul unei perioade a modului de desfășurarea a activităților în comdiții de normalitate legalitate și eficiență; se apreciează abaterile, dificultățile, factorii care determină rezultatele negative. Este o funcție de apreciere completă exactă și reală a activităților economice ale societății comerciale controlate.
CAPITOLUL-2-METODOLOGIA DE EXERCITARE A CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV LA SC CONTED SA
Organizarea controlului la SC Conted Sa se face conform unor proceduri de efectuare a controlului preventiv.
Procedura va fi întocmită în scopul prezentării cadrului organizatoric în care se acordă viza de control financiar preventiv și se va referi la întreaga activitate financiar contabilă la SC CONTED SA, orice act financiar privind plățile având nevoie de viza privind Controlul Financiar Preventiv. Controlul financiar preventiv se face în baza procedurii sus menționate întocmite conform legilor în vigoare.
2.1 Organizarea controlului financiar preventiv la SC CONTED SA
Procedura de control finananciar preventiv este întocmită în scopul prezentării cadrului organizatoric în care se acordă viza de control financiar preventiv și se referă la întreaga activitate financiar contabilă, la orice act financiar contabil privind plățile cu necesitatea vizei privind Controlul Financiar Preventiv. Scopul controlului financiar preventiv este identificarea proiectelor de operațiuni denumite operațiuni care nu respectă condițiile de legalitate și reguraritate sau după caz de încadrare în limitele și destinația creditelor bugetare și de angajament prin a căror efectuare se aduc prejudicii materiale fondurilor publice sau chiar patrimoniului public
Procedura controlului financiar preventiv la SC CONTED SA se aplică în cadrul întreprinderii economice și nu face referire la fondurile europene și împrumuturi externe. Ea este pusă în aplicație de către serviciul financiar contabil și participă toate serviciile și compartimentele interesate.
Obiectul controlului financiar preventiv sunt operațiile care vizează angajamentele bugetare, angajamentele legale, deschiderea și repartizarea de credite bugetare, ordonanțarea cheltuielilor, constituirea veniturilor publice în privința autorizării și stabilirea titlurilor de încasare, modificarea repartizării pe trimestre și subdiviziuni a clasificației bugetare a creditelor aprobate inclusiv prin virări de credite, concesionarea sau închirierea de bunuri aparținând domeniului public al statului sau al unității de unității de învățământ.
Vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparținând domeniului privat al statului sau al unității de învățământ sau alte categorii de operațiuni stabilite prin ordin al ministrului finanțelor publice.
2.2.Persoanele abilitate cu exercitarea controlului financiar preventiv la SC CONTED SA
Evidența angajamentelor bugetare, legale trebuie să asigure date ce sunt referitoare la:
Creditele bugetare aprobate în exercițiul curent, precum și modificările intervenite pe parcursul anului.
Angajamente bugetare.
Determinarea creditelor bugetare disponibile
Directorul răspunde de aprobarea documentelor pentru operațiunilor care nu au obținut viza CFP.
Cei ce întocmesc și elaborează documentele răspund direct de nesolicitarea vizei de control financiar preventiv al instituției.
Răspund pentru realitatea, legalitatea operațiunilor și regularitatea lor ale căror documente justificative le-au întocmit, verificat și vizat.
Obținerea de viză de control financiar preventiv al întreprinderii pe documente și acte care nu sunt legale sau sunt eronate, ireale nu îi exonerează de vină pe cei ce întocmesc și elaborează documentele justificative.
Contabilul șef răspunde de organizarea activității de control financiar preventiv de verificarea respectării procedurii de control financxia preventiv de cei ce acordă viza CFP.
Răspunde de efectuarea înregistrărilor contabile aferente operațiunilor care nu au obținut viza CF
Persoanele care acordă viza CFP răspund de respectarea procedurii de control financiar preventiv, de verificarea operațiunilor pentru care au acordat viza controlului financiar preventiv; ptrocedura în cauză va fi difuzată personalului care execut sau participă la atribuirea controlului intern privind activitatea de control financiar preventiv.
Procedura de control financiar preventiv este difuzată personalului care participă și execută activitatea controlui financiar, preventiv.
În cazul apariției de modificări organizatorice sau reglementări cu caracter intern sau general care fac baza procedurii de control financiar preventiv, ea se revizuiește, se corectează și modifică.
Procedura de control financiar preventiv se aplică în cadrul Serviciului financiar contabil și face referire la fondurile publice pe care Sc Conted Sa le administrează.
Obiectul controlului financiar preventiv sunt operațiunile care vizează: Cererea pentru deschiderea de credite bugetare și documentul care atestă modificările repartizării pe trimestre a creditelor bugetare, documentul pentru efectuarea virărilor de credite bugetare, ordinul directorului general privind acțiunile de protocol, a unor manifestări cu caracter neproductiv, și științific, de cercetare, devizul estimativ pe categorii de cheltuieli, ordinul directorului general pentru deplasările în afara țării, contráctele de muncă pentru personalul angajat în ultimul exercițiu financiar, actele adiționale care atestă mărirea de salarii pentru unii membrii dintre angajații săi pentru merite deosebite și conform fișelor de evaluare întocmite de către serviciul de resurse umane, statele pentru acordarea salariilor de merit și alte sporuri și prime acordate în cursul anului, contrctele de comodat și contráctele de închiriere existente la data controlului financiar preventiv și cele derulate în timpul exercițiului financiar, cererile de valută,o rdonanțare de plată privind redevențele chirii sau alte cheltuieli legate de concesionare sau închiriere, plățile privind contribuțiile sociale aferente fondului de salarii, procesele de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe.
CAPITOLUL 3. OBIECTIVELE ȘI CONSTATĂRILE CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV LA SC CONTED SA
Procedura de control financiar preventiv este întocmită în scopul prezentării cadrului organizatoric în care se va acorda viza de control financiar preventiv. Procedura se referă la întreaga activitate financiar contabilă a societății care privește gestionarea fondurilor bugetare la orice act financiar privind plățile și care are nevoie de viza privind controlul financiar preventiv.
Scopul controlului financiar preventiv este o indentificare a proiectelor și operațiuni care nu respectă condițiile de legalitate, regularitate, destinație și încadrare în limitele impuse a creditelor bugetare și de angajament prin efectuarea acestor operații s-ar prejudicia patrimoniul public, fondurile publice.
3.1 Obiectivele controlului financiar preventiv la SC CONTED SA
Proiectele de operațiuni care fac obiectul controlului financiar preventiv propriu, obiectivele și conținutul controlului exercitat sunt prevăzute în dispoziția privind aprobarea cadrului operațiunilor de control financiar preventiv propriu
Conținutul controlului financiar preventiv
Documentele ce conțin operațiuni ce urmează a se efectua pe seama fondurilor publice și a patrimoniului public sunt obligatoriu supuse controlului financiar preventiv. Controlul financiar preventiv constă în verificarea sistematică a operațiilor și activităților ce fac obiectul acestuia din punct de vedere al:
Respectării prevederilor legii în totalitate aplicabile acestor operațiuni care fac obiectul controlului financiar preventiv, în vigoare la data controlului – control de legalitate,
Îndeplinirea sub toate aspectele a principiilor și a regulilor procedurale și metodologice care ssunt aplicabile categoriilor de operațiuni din care fac și cele supuse controlului financiar preventiv – control de regularitate.
Încadrarea în limite și destinația creditelor bugetare și sau de angajament după caz – control bugetar.
Controlul financiar preventiv se exercită pe baza unor acte și documente justificative cu răpunderea adecvată a conducătorilor compartimentelor de specialitate pentru realitatea, legalitatea, regularitatea operațiilor economice, juridice ale căror documente și acte le-au certificat sau avizat.
Obținerea vizei de control financiar preventiv pentru operațiuni ce au la baza acte sau /și documente justificative certificate, avizate și care se dovedesc orin control că sunt nereale, nelegale sau eronate, inexacte, nu sunt conforme cu realitatea nu iartă de răspundere șefii compartimentelor de specialitate sau alte persone împuternicite, competente din cadrul respectivelor compartimente.
Controlul financiar preventiv ca și activitate propriu zisă este alcătuit din:
Activitatea de efectuare a evidenței angajamentelor legale, bugetare și din acordarea vizei de control financiar preventiv.
Persoanele care au dreptul de a acorda viza de control financiar preventiv sunt numite prin dispoziție.
Viza de control finaciar preventiv este execitată printr-o semnătură de către persoana împuternicită în acest sens sau de către înlocuitorul desemnat și plin aplicarea unui sigiliu personal.
Sigiliul trebuie să cuprindă denumirea întreprinderii, CONTED SA, să aibă o mențiune care precizează ,,vizat pentru CFP,, numărul sigiliului, marca de identificare a titularului de sigiliu precum și elemente de identificare a datei la care s-a acordat viza, anul, luna, ziua.
Proiectele de operațiuni vor fi însoțite de actele justificative necesare și de angajamente bugetare individuale, propuneri de efectuarea cheltuielilor, ordonanțări de plăți dipă caz și pe facturi se va trece în mod obligatoriu:
expresia -bun de plată,
numele clar,
semătura conducatorului de compartiment de specialitate
pentru operațiunile privind cheltuielile de personal semnează secretarul șef,
pentru celelate operațiuni semnează administratorul,
data.
În ,, Registrul proiectelor de operațiuni,, prevăzute să fie prezentate la viza de control financiar preventiv numai în anumite condiții în care se necesită întradevăr viză.
Persona care a fost împuternicită cu exercitarea de control financiar preventiv verifică actele și documentele formal cu privire la:
Faptul că sunt sau nu cuprinse în ,,Cadrul general al proiectelor de operațiuni supuse controlului financiar preventiv propriu” a operațiunilor prezentate pentru viză.
Faptul că s-au competat documentele exact și relevant conform rubricilor documentelor actelor respective.
Existența sau nu a semnăturilor celor în drept , semnătura unor persoane autorizate pentru aceasta din cadrul unor compartimente de specialitate.
Și nu în ultimul rând existența unor documente justificative ce trebuie să existe la baza tuturor operațiunilor supuse controlului financiar preventiv.
Nerespectarea cerințelor enunțate mai sus face ca aceste documente să se restituie celui care le-a completat, emis iar în cadrul,, Registrului proiectelor de operațiuni,,se va avea în vedere menționarea sintagmei ,,Restituit,, și chiar se va consemna și motivul respingerii documentului în cauză.
În cadrul operațiunii de control financiar preventiv la SC Conted SA se vor verifica următoarele documente:
Nota de fundamentare pentru solicitarea deschiderii de credite pe baza de elemente de legislație specifice;
Solicitările compartimentului de specialitate privind necesarul lunar de credite bugetare;
Situația creditelor bugetare deschise în alte exerciții financiare și neutilizate;
Nota de fundamentare a propunerii pentru modificarea repartizărilor inițiale pe trimestre a creditelor bugetare;
Documentul de aprobare a documentațiilor tehnice și economice ale obiectivelor de investiții;
Nota de fundamentare a acțiunii de protocol;
Nota de fundamentare a deplasării în străinătate;
Nota de mandat privind deplasarea;
Nota de fundamentare a delegării sau detașării;
Acceptul scris al persoanei detașate;
Propunerea pentru acordarea salariului de merit și alte sporuri, prime;
Propunerea pentru numirea personalului executiv în funcții de conducere
Nota de fundamentare și dosarul angajării, avansării personalului;
Devizul cheltuielilor aferente contractelor de comodat;
Devizul cheltuielilor ce urmează a fi suportate pentru contractele de închiriere (leasing operațional) ;
Facturile aferente achizițiilor din fonduri bugetare;
Documéntele care să ateste livrarea produselor, prestarea serviciilor sau execuția lucrărilor după caz;
Facturile externe aferente achizițiilor din fonduri publice;
Declarațiile vamale de import;
Avizul de plată al firmei externe furnizoare debunuri și/sau servicii ;
Solicitările de avansuri pentru achiziții din fonduri bugetare;
Documentele ce constituie garanții ale bunurilor achiziționate din fonduri bugetare;
Angajamentele legale precum comenzile contráctele corespunzătoare achizițiilor din fonduri bugetare;
Documentele ce atestă livrarea produselor respective sau aferente serviciilor prestate;
Decontul justificativ al cheltuielilor;
Centralizatorul statelor de salarii;
Situația pentru monotorizarea cheltuielilor de personal aprobate ;
Situația pentru monotorizarea cheltuielilor de personal finanțate de la bugetul statului;
Referatul de disponibilizare;
Procesul verbal aferent mijloacelor fixe scoase din funcțiune pentru a fi reparate;
Devizul estimativ al reparațiilor capitale pentru mijloacele fixe scoase din funcțiune;
Decizia internă privind organizarea activităților de protocol;
Documente specifice justificative pentru diferite categorii de cheltuieli;
Actul intern privind deplasările externe, referatul aprobat pentru achiziții externe din fonduri bugetare;
Documente specifice și justificative pentru diferie categorii de cheltuieli;
Nota de fundamentare a contractelor de sponsorizare;
Nota de fundamentare a documentelor de donație;
Deciziile de imputare rezultate în urma inventarierii patrimoniului;
Alte documente din care rezultă obligații de plată a unor persoane găsite vinovate și răspunzătoare pentru gestionarea bunurilor societății comerciale.
După vizarea documentelor supuse controlului se va întocmi raportul privind activitatea de control financiar preventiv și expune motivațiile pentru care unele documente un au primit viza de control.
Directorul general răspunde de aprobarea documentelor pentru operațiunile care nu au obținut viza controlului financiar preventiv, elaborării documentelor, răspund de nesolicitarea vizei de control financiar preventiv pentru documentele emise care se încadrează în carul general al operațiunilor supuse controlului financiar.
Elaboratorii documentelor răspund de nesolicitarea vizei CFP pentru documentele emise care se încadrează în cadrul general al operațiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu al societății comerciale. Răspund pentru regularitatea, legalitatea corectitudinea și realitatea operațiunilor ale căror documente justificative le-au întocmit verificat și vizat.
Obținerea vizei de control financiar preventiv pe documente care cuprind date incorecte, ireale, ilegale nu-i exonerează pe elaboratori de răspundere.
Contabilul șef răspunde de organizarea activității CFP, de evidențele contabile aferente operațiunilor care nu au obținut viza. de verificarea respectării procedurii de control financiar preventiv de către cei ce acordă viza CFP.
Persoanele ce sunt desemnate să acorde viza CFP răspund de respectarea procedurii de control financiar preventiv, de verificarea operațiunilor pentru care au acordat viza de CFP.
Controlul financiar preventiv propriu se exercită prin viză de către persoanele alese în acest sens dar conform unor limite de competențe.
3.2 Finalizarea controlului financiar preventiv. Acordarea vizei. Efecte. Refuzul de viză.
Refuzul vizei de control financiar preventiv.
Controlul financiar preventiv se efectuează de către o persoană împuternicită care va efectua următoarea etapă prin verificarea de fond care va consta în verificări ce sunt prevăzute în instrucșiuni specifice oricărui și fiecărui tip de operațiune. Persona împuternicită cu acesta, pentru a fi edificată complet poate cere și alte documente justificative. Acestea sunt supuse verificării și dacă acestea sunt corespunzătoare cu cerințele controlului financiar preventiv din toate punctele de vedere, persoana ce a fost împuternicită pentru a efectua controlul financiar preventiv va acorda viza, după cum am spus prin aplicarea unui sigiliu personal și va semna binențeles.
După desfășurarea întregii proceduri a controlului financiar preventiv de verificare a tuturor documentelor, persona împuternicită cu acesta va consemna în mod corespunzător coloanele registrului proiectelor de operațiuni iar proiectele de operațiuni își vor continua circuitul.
Dacă în urma verificării documentelor prezentate la viză nu corespund cerințelor controlului financiar preventiv persoana împuternicită va emite refuzul de viză care va fi transmis directorului și Biroului de audit public Intern din cadrul organismului în drept.
Persoana care se află în drept să exercite viza de control financiar preventiv, are dreptul dar și obligația de a refuza viza în toate cazurile în care apreciează că proiectul de operațiune nu îndeplinește condițiile de încadrare în limitele angajamentelor bugetare, regularitatea dar mai ales legalitatea pentru acordarea vizei.
Refuzarea vizei se face în scris.
La acest control la societatea sus menționată nici un document un a fost refuzat la viză.
Persoanele mputernicite pentru controlul financiar preventiv, care exercită viză de CFP, au obligația de a păstra într-un dosar separat toate ,,Refuzurile de viză,, emise.
Directorul general poate decide efectuarea operațiunii pentru care s-a refuzat viza ce CFP numai dacă aceasta un depășește angajamentul bugetar aprobat și numai în baza unui act de decizie internă prin care dispune pe propria răspundere efectuarea operațiunii.
Persoanele care sunt desemnate cu exercitarea de control financiar preventiv trebuie să informeze Curtea de Conturi și Ministerul Finanțelor Publice asupra operațiunilor refuzate la viză și efectuate pe propria răspundere.
Înformarea se va face de îndată ce efectuarea operațiunii a fost dispusă prin transmiterea unei copii de pe Decizia de efectuare a operațiunii și enunțarea motivului de refuz al vizei
Astel persoanele împuternicite să exercite viza CFP vor fi exonerate de răspundere iar documentele referitoare la operațiuni ce au fost supuse controlului financiar preventiv și care au fost respinse la viză, nu au fost vizate, nu se pot și nu se vor înregistra în contabilitatea firmei.
Există și excepții pentru documentele privind operațiunilor refuzate la viza de control financiar preventiv propriu, acelea efectuate pe răspunderea ordontorului de credite
Raportarea activității de control financiar preventiv
Contabilul șef de la SC CONTED SA va întocmi un, raport privind activitatea de control financiar preventiv care trebuie să cuprindă situația statistică a tuturor operațiunilor supuse controlului financiar preventiv și sinteza motivațiilor pe care se întemeiază refuzul de viză în periada raportată.
3.3 Control financiar preventiv – instrument de protejare și apărare a patrimoniului firmei.
Firmele și alți utilizatori de informații financiare sunt interesate să cunoască starea reală a patrimoniului care să corespundă cu cea din documentele justificative din evidențele contabile ale societăților comerciale.
Importanța controlulului financiar pentru firmă ca instrument de protejare, de apărare a patrimoniului, instrument eficient al manegementului societăților comerciale este subliniată de următoarele caracteristici:
1.Controlul este acțiunea de stabilire a exactității operațiunilor materiale care se efectuază în mod anticipat execuției acestora, la un scurt interval de timp sau concomitent cu desfășurarea operațiunilor.
După cum am văzut în subcapitolul anterioar constă într-o verificare a efectuării operațiunilor respective, în conformitate cu programul elaborat după principii stabilite și ordine date, dar poate fi numit și control supravegherea continuă, sistematică a activităților firmei; el se poate exercita ca și control financiar preventiv propriu dar și cu ajutorul aparatelor și organismelor speciale de control.
2.Controlul financiar preventiv este parte componentă a controlului economic și are o importanșă majoră pentru firme datorită obiectului său de activitate care presupune cunoașterea de către stat a modului cum sunt administrate mijloacele materiale, financiare de către societățile comerciale publice sau care au în administrare anumite fonduri publice, urmărește deci modul de realizare și cheltuire a banilor publici, modul de realizare a eficienței economice și financiare, asigurarea și consolidarea echilibrului financiar, factori ce duc implicit la o dezvoltare susținută a economiei naționale.
3. Controlul financiar preventiv reprezintă un mijloc de prevenire a faptelor ilegale de identificare a deficiențelor și de elaborare și înfăptuire a tuturor măsurilor necesare pentru restabilirea legalității.
O metodă de control a firmelor ca instrument de apărare a intregrității patrimoniului o reprezintă inventarierea.
Inventarierea.
Inventarierea este o modalitate principală de control faptic și constată la un moment dat existența calitativă și cantitativă a elementelor de activ, pasiv ale societăților comerciale ce le gestionează. Ea este importantă și face comparație dintre datele stabilite și cele din documente stabilindu-se dacă există sau nu diferențe dintre faptic și scriptic, uneori este necesar ca acest control să se facă inopinat.
Inventarierea are ca scop principal sabilirea situației reale a tuturor elementelor de natura activelor datoriilor și capitalurilor proprii ale fiecărei societăți comerciale dar și a bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu aparținând altor persoane fizice și/sau juridice.
Inventarierea are o importanță deosebită în asigurarea unei imagini fidele a activității firmei. Conform legii contabilității această operațiune este obligatorie pentru toate unitățile patrimoniale care trebuie să inventarieze cel puțin odată intr-un exercițiu financiar elementele de activ și de pasiv cuprinse în bilanț și deținute de la începuturile activității sale economice.
Conform pregederilor legale răspunderea pentru o bună organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării firmei supuse operațiunii de inventariere. Aceste persoane aprobă procedurile elaborate în acest sens caresunt adaptate specificului activității de exploatare și pe care le trimit comisiilor de inventariere.
Inventarierea elementelor de patrimoniu respectiv activele și pasivele firmei , datoriile și creanțele ei, capitalurile proprii este efectuată de către comisi de inventariere, numite prin decizii scrise emise și aprobate de către conducerea unității în cauză.
Decizia de numire are niște elemente obligatorii cum ar fi componența comisiei cu numele președintelui de comisie și numele membrilor săi, modul și metodele de efectuare a inventarierii, gestiunea sau gestiunile și depozitele ce vor fi inventariate, data de început și data la care se va termina procesul inventarierii patrimoniului.
Din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor și gestiunilor supuse acestui proces, precum și contabilii care țin evidența contabilă a acestor gestiuni și depozite, dar nici auditorii interni sau statutari.
Procesul de inventariere cuprinde:
Ternurile care vor fi inventariate pe baza documentelor și actelor de proveniență, acte de vânzare cumpărare, contracte de comodat, închiriere sau acte de donație.
Clădirile se vor inventaria prin efectuarea unei identificări pe baza titlurilor de proprietate, precum și al dosarului tehnic deținut de către acestea.
Construcțiile și echipamentele speciale se vor inventaria conform regulilor stabilite de deținătorii acestora, este vorba de rețelele de energie electrică,tertmică, apă , gaze, telecomunicații, canalizare, căi ferate etc.
Imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara entității se inventariează înaintea ieșirii lor temporare din gestiunea entității sau prin confirmare scrisă primită de la entitatea unde acestea se găsesc potrivit procedurilor firmei în cauză aprobate de către conducerea lor.
Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii se supun procesului de inventariere și se trec în listele de inventariere distinct cu specificația persoanelor care răspund de păstrarea lor.
Stocurile faptice se trec în listele de inventariere care au fost supuse procesului respectiv prin numărare, cântărire măsurare.
Bunurile depreciate,detiorate sau inutilizabile care se află fără mișcare sau sunt greu vandabile, comenzile în curs care au fost sistate, abandonate,creanțele și obligațiile incerte sau aflate în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate, distincte sau situații analitice separate de la caz la caz.
Produsele, lucrările și serviciile în curs de execuție din cadrul societăților comerciale de producție se inventariează prin stabilirea stadiului de executare a acestora.
Lucrările de modernizare nefinalizate sau de reparații ale clădirilor instalațiilor, mașinilor, utilajelor,mijloacelor de transport și altor bunuri se va face prin verificarea lor la fața locului a stadiului fizic al lucrărilor.
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventarierecu cele din evidențele societății, datele scriptice.
Prin aplicarea principiului prudenței potrivit căruia se ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.
În cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea din evidențele contabile în listele de inventar se înscriu valorile din actele contabile. În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din evidențele contabile în listele de inventariere se trece valoarea de inventar.
Pentru elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri pe baza listelor de inventariere întocmite distinct comisia de inventariere face propuneri de ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierderea valorii de la caz la caz ori de înregistrări a unor amortizări suplimentare în cazul deprecierilor ireversibile ale imobilizărilor amortizabile, acolo unde este cazul, arătînd totodată cauzele care au dus la deprecierea lor.
În situația constatării unor plusuri ăn gestiune bunurile respective se evaluează potrivit reglementărilor contabile aplicabile, în cazul unor lipsuri imputabile în gestiune administratorii trebuie să impute persoanelor vinovate bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire.
Rezultatele înventarierii se consemnează într-un proces verbal de către comisia de inventariere și care trebuie să conțină următoarele elemente obligatorii.
Elementele obligatorii ale procesului verbal de inventariere:
Data întocmirii, numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere, numărul și data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunile inventariate, data începerii și terminării operațiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, cocluzii, propuneri ale comisiei cu privire la cauzelor diferențelor în plus și în minus la inventariere, precum și personele găsite vinovate pentru minusuri, măsuri propuse, volumul stocurilor depreciate, greu vandabile sau fără nici o mișcare și propuneri de măsuri pentru integrarea lor în circuitul economic al societății comerciale vizate de inventariere, măsuri și propuneri de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe și multe alte aspecte și caracteristici legate de activitatea gestiunilor și depozitelor inventariate.
Unul dintre documentele, registrele și jurnalele contabile obligatorii este Registru inventar reprezentînd documentul în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii grupate după natura lor conform posturilor bilanțiere. Pe baza registrului inventar și a balanței de verificare întocmite la sfârșitul exercițiului financiar se întocmește bilanțul care este parte componentă a situațiilor financiare anuale ale cărui posturi trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate puse de acord cu situațiile reale în care se află activele, pasivele, capitalurile proprii, datoriile și creanțele societății comerciale respective stabilite pe baza inventarierii patrimomiului său.
Observarea directă.
Prin observarea directă se urmărește modul cum este organizat și modul de funcționare a unui compartiment sau a mai multor compartimente, dacă se respectă legislația în vigoare în desfățurarea activității sale,utilizarea corespunzătoare a timpului de lucru.
Modalitatea acesata stabilește situațiile practice, dacă personalul își îndeplinește acțiunile de serviciu și se poate face inopinat sau prin stabilirea unui program de control.
Expertiza tehnică și analiza de laborator sunt modalitți ale controlului faptic care se utilizează pentru stabilirea integrității valorilor materiale, realității operațiilor, calității produselor, conținutul unor anumite lucrări, volumul manoperii și cantității de materiale necesare pentru producerea lui.
Control financiar documentar se exercită prin verificarea documentelor existente din cadrul evidențelor contabile; prin acestă formă de control se stabilește realitatea, necesitatea, oportunitatea, legalitatea, necesitatea operațiunilor economico financiare care sunt controlate.
Controlul financiar tematic se înfăptuiește prin verificarea unei anumite probleme de exemplu probleme legate de casieria societăților comerciale de păstrarea banilor și evidența lor, sau legate de salarizare, respectarea contractelor de muncă, încadrarea salariaților, respectarea și remunerarea corespunzătoare a orelor de noapte și a orelor suplimentare.
Controlul financiar total se înfăptuiește cuprinzând toate actele și operațiunile ce au avut loc în periada de timp ce a trecut de la ultimul control. Reprezintă forma cea mai cuprinzătoare de control dar datorităfaptului că presupune un volum mare de lucru se folosețte doar la societățile comerciale mici.
Controlul financiar parțial presupune verificarea doar anumite sectoare, ramuri din activitate societății comerciale controlate pe o anumită periadă de timp.Din această cauză el se poate efectua prin sondaj asupra operațiunilor economico-financiare.
Controlul financiar complex reprezintă un control efectiv total asupra întregii activități economice, a societății comerciale, cuprinzînd problemele tehnice, de resurse umane,operațiunile economice și financiare.
Este avantajat prin cunoașterea totală a întregii activități obținîndu-se date complete privind rezultatele pozitive dar și cele negative ale societății comerciale în cauză
Controlul financiar încrucișat constă în verificarea documentației societății comerciale controlate în același timp cu o verificare a documentelor a partenerilor comerciali, furnizori sau clienți, legați prin relații financiare și economice în scopul aprecierii realității și legalității documentelor, actelor ce se întocmesc între ei și se face o confirmare externă a datelor.
Controlul financiar mixt presupune folosirea mai multor procedee tehnice de control avînd ca scop realizarea mai rapidă, corectă a activității de verificare și de eliminare a dezavantajelor a unora dintre procedeele de control.
Controlul financiar repetat se exercită în situația când rezultatele activității de control care a fost efectuată anterior, sunt neconcludente, incomplete sau nesatisfăcătoare rezultând astfel necesitatea unui control nou.
Controlul pate fi departamental sau extradepartamental, atunci când societatea comercială care controlează și este controlată precum și organele de control aparțin aceluiași departament sau sunt din departamente diferite.
În concluzie se poate spune că metodele controlului economico financiar prezintă unele trăsături specifice care se materializează în sezizarea unor fapte cu caracter general și specific din structura internă a societății comerciale prin intermediul unei cercetări directe a fenomenelor ca stabilirea oportunităților,corectitudinii și realității operațiunilor, necesității, stabilirea legalității, stabilirea unei modalități de îndeplinire a indicatorilor calitativi și cantitativi, cunoașterea faptelor care au determinat rezultatele.
După cum am văzut în subcapitolele anterioare procedura executării controlului financiar este alcătuită dintr-un ansamblu de acte și operațiuni privind organizarea, desfășurarea și valorificarea rezultatelor activității,acțiunii de control;ea se detaliează și se desfășoară pe baza unui plan bine determinat, într-o anumită ordine, care poate fi grupată astfel:
1.Pregătirea echipei în vederea executării controlului financiar preventiv prin informarea membrilor săi și documentarea asupra dispozițiilor legale cu privire la specificul societății comerciale ce urmează a fii supusă acțiunii de control, actele normative de natură financiar- economică, analizarea și cercetarea actelor de control anterioare, măsurile ce s-au luat în urma controluli anterior. Pregătirea echipei de control este o etapă importantă în stabilirea problemelor de bază și asigurarea unei calități bune a controlului.
2.Prezentarea la societatea comercială în care urmează săse efectueze controlul, cererea către reprezentanții societății sprijinul pentru exercitarea activității de control în condiții optime și punera la dispoziție toate materialele și documentele necesare.
3.Organizarea activității echipei de control.Se întocmește un plan de lucru în care se prevăd obiectivele cuprinse în tema controlului,metodele și modalitățile care se vor folosi în procesul de control financiar preventiv
4.Desfășurarea activității de control care se va desfășura prin controlulefectiv aldocumentelor și materialelor solicitate urmărind legalitatea, realitate corectitudinea lor.
5.Redactarea actelor de control care sunt de fapt documente ce oglindesc fundamentarea deciziilor, a constatărilor și a măsurilor propuse, prezentarea erorilor, a dispozițiilor legale neeaplicate, persoanele ce sunt răspunzătoare pentru acestea, poziția lor în fața echipei de control, concluziile definitive
6. Valorificarea activității de control prin luarea de măsuri adecvate și urmărirea executărilor de către societatea comercială controlată ca urmare a constatărilor făcute în acte. Se urmărește astfel remedierea deficiențelor prin întocmirea planurilor de măsuri.
Raportul de control este documentul principal al controlului care cuprinde deficiențele și abaterile constatate precum și cauzele și consecințele deficiențelor semnalate;
se întocmește pe capitole într-o succesiune cronologică în care se consemnează numele organului de control unitatea care dispune controlul, delegația pe baza căreia s-a exercitat controlul, stadiul de executare a recomandărilor, în urma controalelor executate anterior, data și perioada în care s-a exercitat acțiunea controlului financiar preventiv, pentru fiecare neregulă, ilegalitate ,deficiență constatată se indică actele defectuoase, ilegale, neconforme cu realitatea.
CONCLUZII.
Economia de piață se poate întări numai prin respectarea și aplicarea legilor ceea ce presupune un control permenent sitematic și bine orgaanizat în toate comparimentele activității economice a societăților comerciale.
Controlul ca latură componentă a conducerii științifice a societății ca formă de perfecționare a activității socio economice implică antrenarea tuturor factorilor de răspundere în aplicarea cu fermitate a programelor elaborate de guvern, consolidarea statului de drept democratic și social a legislației, a hotărârilor de guvern și a altor norme elaborate de organismele centrale și locale cu drept de decizie, în vederea consolidării economiei de piață.
În acest contest controlul are ca direcție esențială de acțiune întărirea disciplinei și , a spiritului de răspundere personală și colectivă în plicarea legislației, o organizare mai bună a muncii, gospodărirea mai eficientă a mijloacelor materiale, financiare și de muncă, ocrotirea proprietății, publică sau privată în conformitate cu stipulațiile constituționale care reglementează acest domeniu, formarea adminitrarea și întrebuințarea resurselor financiare ale statului, ale unităților administrativ teritoriale și ale instituțiilor publice.
Controlul financiar preventiv propriu se va face conform legilor:
Legea numărul 500/2002- privind finanțele publice,
Legea numărul 273/2006 -privind finanțele publice locale.
Codul civil,
O.G nr 119/1999 -privind auditul intern și controlul financiar preventiv, modificări în OUG nr 2/2015.
Legea nr 84/2003 pentru modificarea și completarea OG numărul 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv,
Legea numărul 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodolocice generale, referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv,
OMFP numărul 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea ,lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale
OMFP numărul 1954/2005 pentru aprobarea Clasificației indicatorilor privind finanțele publice
Ordinul numărul 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv și a codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfățoară activitate de control financiar preventiv propriu.
Într-un studiu recent asupra salariaților ce efectuează control financiar preventiv, în ceea ce privește evaluarea unui astfel de salariat care dă viză de control financiar preventiv se iau în calcul și ordonanțele anterioare menționate, care stabilesc că evaluarea activității persoanei care desfășoară activități de control financiar preventiv propriu se va face decătre conducătorul entității publice, firmelor , societăților comerciale, cu acordul entității care a avizat numirea, anual prin calificative, pe baza informațiilor cuprinse în rapoartele auditului public și în rapoartele Curții de Conturi acolo unde este cazul.
Codul de conduită a persoanelor ce exercită activitatea de control financiar preventiv propriu este aprobat prin OMFP 923/2014 și precizează principiile ce stau la baza acestei profesii:
Competența profesională.
Persoana desemnată să exercite control financiar preventiv propriu trebuie să cunoască și să aplice cu fermitate și consecvență toate prevederile legale din domeniul supus activității de control să asigure astfel legalitate, regularitate în proiectele de operațiuni ce fac obiectul vizei, încadrarea în limitele bugetare;
Pentru a realiza aceasta ea trebuie să cunoască și să fie pregătită profesional în mod continuu absolut toate reglementările din domeniul în care își exercită atribuțiile de acordare a vizei de control financiar preventiv propriu.
Independența decizională în condițiile separării atribuțiilor.
Persoana care este aleasă să exercite control financiar preventiv propriu este independentă în luarea deciziilor și acesteia nu i se poate impune sub nici o formă refuzul vizei de control financiar preventiv propriu sau dimpotrivă acordarea vizei de control financiar preventiv propriu.
Obiectivitate.
Persoana desemnată în efectuarea activității de control financiar preventiv propriu, n luarea deciziei de arespinge sau de a acorda viza de control financiar preventiv propriu, trebuie să verifice foarte bine, temeinic și într-un mod sistematic proiectele de operațiuni să nu cedeze presiunilor, prejudecăților, influențelor ce i-ar putea afecta aprecierea corctă a acestora, să dovedescă o imparțialitate continuă, să fie o persoană cu o atitudine neutră, să dea dovadă de multă obiectivitate.
Conduită morală.
Persoana desemnată cu efectuarea controlului financiar preventiv propriu trebuie să dovedească o conduită morală deosebită, să aibă o probitate morală deosebită, recunoscută, să fie o personă corectă, să dea dovadă de comportament profesional la nivelul celor mai înalte standarde, o persoană cu multă demnitate în societate și cu obună reputație.
Confidențialitate.
Persoana desemnată cu efectuarea controlului financiar preventiv propriu trebuie și este obligată să păstreze secretul de stat, secretul de serviciu, în legătură cu conținutul proiectelor de operațiuni ce constituie obiectivul vizei de control financiar preventiv propriu.
Incompatibilitate.
Personele decăzute din drepturi, în cazul semnalării conflictelor de interese, personele urmărite penal, aflate în judecată sau cele condamnate pentru fapte privind abuzul în serviciu, fals și uz de fals, înșelăciune dare sau luare de mită și alte infracțiuni care au produs daune patrimoniale personelor fizice sau juridice nu pot fii desemnate pentru a exercita control financiar preventiv.
Atribuții.
Răspunde potrivit legilor în vigoare pentru legalitate, regularitate și ncadrarea în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament apobate, după caz, cu privire la operațiunile pentru care acordă viza de control financiar preventiv propriu.
Exercitarea activității de control financiar preventiv elaborează normele specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv la nivelul societății comerciale, ținând cont de legislația aplicabilă.
Ecercitarea vizei de control financiar preventiv se face prin semnătura persoanei desemnate din cadrul compartimentului de control financiar preventiv și prin aplicarea sigiliului personal conform Ordinul 923/2014 privind aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv.
Atribuții privind dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial
Transmite la termenele stabilite informările, rapoartele referitoare la progresele înregistrate cu privire la implementarea și dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial, la solicitarea Comisiei de monotorizare a Echipei de Gestionare a Riscurilor.Indentifică activitățile necesare pentru realizarea obiectivelor specifice.
Ia măsurile necesare pentru implementarea, îmbunătățirea și dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial.Monotorizează realizarea obiectivelor specifice analizând permanent activitățile ce se desfășoară în cadrul structurii, cel puțin prin măsurare și înregistrarea rezultatelor, compararea acestora cu obiectivele, identificarea abaterilor sau aplicarea măsurilor de corijare.
=== 083bc30579ca12e86226d9e43d3bc211dea0de9c_92543_1 ===
INTRODUCERE
Desfășurarea și dezvoltarea activităților economice și sociale presupune organiazarea în mod sțiințific a instituțiilor din componența autorităților publice și din afara acestora care să corespundă suprastructurii generate de baza economică.
O problemă care este deosebit de importantă, pentru înțelegerea caracterului științific al activității de control, se referă la condiția controlului în sine dacă este necesar sau nu, dacă este obiectiv sau nu. Apoi după stabilirea acestei probleme se trece la caracteristicile controlului, principiile organizatorice ale controlului, funcțiile controlului, obiectul controlului, metoda controlului.
În cadrul economiei de piață, controlul este implicat în toate activitățile economice și sociale, controlul financiar contribuie la îmbinarea și reglarea intereselor individuale și ale societății într-un ansablu unitar.
Importanța cercetării:
Controlul financiar contribuie la îmbinarea și reglarea intereselor individuale și ale societății într-un ansamblu unitar. Acesta joacă și un rol important în toate fazele proceselor de producție, în condițiile actuale de implementare a economiei de piață, rolul lui crește continu și primește noi valențe privind răspunderile lui. Dezvoltarea economică și socială se realizează printr-o diversitate de activități sau se desfășoară în interacțiune și condiționare reciprocă. Asemenea relații există între tehnic, tehnologic și economic, între economic și financiar.
Diversitatea de activități înteracțiunea și condiționarea reciprocă dintre tehnologie, economie, finanțe determină și conținutul controlului privind conceptul, sfera de cuprindere, obiectivele stabilite, prevenirea și înlăturarea efectelor negative consolidarea și ameliorarea celor pozitive.
Controlul ca și noțiune înseamnă verificarea actului original, și este o acțiune de stabilire a exactității operațiunilor materiale care se efectuează anticipat executării acestora, concomitent sau la scurt interval de la desfășurarea acțiunilor.
Prin procesul de control se asigură acțiunea de informare reală, preventivă, dinamică. Controlul nu se rezumă să constate manifestarea neajunsurilor, el fiind bazat în primul rând pe previziunea desfășurării activității a unei posible apariții a deficiențelor și anomaliilor.
El urmărește în principal funcționarea unităților de producție la capacitatea normală, maximă în raport cu obiectivele și normele, decizii de corecție stabilite; deci un control eficient contribuie și la prevenirea tendințelor și fenomenelor care necesită decizii de corecție. Controlul financiar este o componentă a controlului economic și are ca obiectiv cunoașterea de către stat a modului în care sunt adminístrate, gestionate mijloacele materiale, financiare de către societățile comerciale, modul de realizare și cheltuială a banului public, asigurarea echilibrului financiar, realizarea eficienței economico financiare, dezvoltarea economiei naționale înfăptuirea progresului social.
Controlul financiar reprezintă un mijloc de prevenire a faptelor ilegale de identificare a deficiențelor și de stabilire a măsurilor necesare pentru restabilirea legalității, controlul este o necesitate obiectivă iar statul român joacă un rol important în conducerea societății economice și umane, prezența statului în ansamblul desfășurării activităților socio -economice reprezintă o necesitate obiectivă.
Controlul are ca direcții de orientare organizarea mai bună a muncii întărirea ordinii și disciplinei în organizarea și desfășurarea activității economice, a disciplinei tehnologice, gospodărirea eficientă, a mijloacelor de muncă, materiale și financiare, respectarea și aplicarea fermă a legislației țării de către toți membrii societății, organizarea și conducerea științifică a întregii activități social economice pe baza coordonatelor stabilite la elaborarea programelor de dezvoltare, buna desfășurare a procesului de transformare a deciziei în acțiune și a acțiunii în rezultate mult mai bune, eficiente. Din cadrul controlul economic se distinge controlul financiar ca și parte integrantă a controlului economic,
Această lucrare se detaliează astfel:
Capitolul 1. Influența specificului activității SC CONTED SA asupra organizării și exercitării controlului financiar preventiv descrie:
caracterizarea generală a activității SC CONTED SA,
particularități în organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv la SC CONTED SA,
Capitolul 2.Metodologia de exercitare a controlului financiar preventiv la SC CONTED SA,cu: organizarea controlului financiar preventiv la SC CONTED SA,
persoanele abilitate cu exercitarea controlului financiar preventiv la SC CONTED SA,
Capitolul 3-Obiectivele și constatările controlului financiar preventiv la SC CONTED SA, cu:
obiectivele controlului financiar preventiv la SC CONTED SA,
finalizarea controlului financiar preventiv.
acordarea vizei, efecte, refuzul de viză, control financiar preventiv – instrument de protejare și apărare a patrimoniului firmei.
Concluzii
CAPITOLUL 1 – INFLUENȚA SPECIFICULUI ACTIVITĂȚII SC CONTED SA ASUPRA ORGANIZĂRII ȘI EXERCITĂRII CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV.
1.1.Caracterizarea generală a activității SC CONTED SA
Socetatea comercială SC CONTED SA are ca obiect principal de activitate producerea de confecții textile și comercializarea lor. Ea există de la 1 decembrie 1963 și a început cu o secție de confecții apoi din anul 1967 devine întreprindere de interes republican cu personalite juridică.
La data de 1/12/1963 în clădirea dezafectată a Liceului de fete Regina Maria din Dorohoi ia ființă sectorul 3 al Fabricii de Confecții Botoșani nucleul viitoarei Întreprinderi de confecții Dorohoi, unde au lucrat un număr de 170 de persoane ; gândită inițial ca o soluție de acoperire a forței de muncă din zonă i-s-a atribuit în sitemul economic de atunci sortimentul principal de producție și echipamente de producție și de lucru. În prezent această societate comercială este laureată a unor premii de calitate și eficiență
Sc CONTED SA are sediul social în municipiul Dorohoi, strada 1 Decembrie nr 8, Județul Botoșani sub numărul J/07/1991, având cod de identificare fiscală RO622445. Societatea a fost transformată prin reorganizare prin efectul Legii nr 15/1990 conform H.G. nr 1250/1990
Este o societate cu activitate de producție unde lucrează în prezent 563 de salariați. Până la reorganizarea societății, unitatea producea confecții care se valorificau conform condițiilor CAER pe piața de est în cea mai mare parte. După reorganizare societatea a căutat alte piețe de desfacere și prin efort propriu a comercializat produse în proporție de 80-90 % pe piețele din Franța, Spania, Italia Germania, Anglia situație valabilă și în prezent.
Compania este specializată în producerea de confecții textile pentru femei, bărbați și copii de cea mai înaltă calitate.producția este axată pe sortimente reprezentative:costume, pantaloni, uniforme militare societatea fiind de altfel premiată de către Registrul Comerțului din România.
Societatatea comercială este cotată la Bursa de Valori București, deci este o societate pe acțiuni cu capital privat iar conducerea și administrarea firmei este asigurată conform statutului societății și a legilor românești de un consiliu de administrație compus din trei membrii iar președintele este dnl POPA M. Liniile tehnologice și utilajele au fost importate din vest și au fost cele mai performante în momentul achiziționării.
Figura 1.1 Organigrama Societății Conted SA
Sursa: autor din resurse proprii
Principalii clienți: Devred, Jules, Brice, Celio, Sadev,Sandro-Homme, Syrillus, Armand Thiery, Zidag&voltaire, Zara Massimo – Dutty, Incotex, Diesel; Esprit, Benetton.
Fluxul producției: depozitul de materii prime, materiale auxiliare; sală de croit; linii de ansamblare; finisare; depozit produse finite;
În amintirea liceului sus amintit SC Conted vrea să înfințeze o școală profesionlă împreună cu organismele locale, de sat, cu profil textil în acest scop dorește și a făcut demersurile necesare primind deja fonduri bugetare pentru anul 2016.
Organizarea departamentului economic control
Conform legii contabilității nr 82/1991, societatea comercială are obligația să organizeze și să conducă contabilitatea proprie în limba românăți în moneda națională. Organizarea contabilității reprezintă o necesitate dar și o obligație impusă de reglementările legale în vigoare.
Soietatea comercială ca un sistem complex economico social și administrativ organizatoric îndeplinește o serie de funcții în cadrul cărora un rol esențial îl are funcția financiar contabilă. În vederea îndeplinirii acestei funcții și în spiritul legii în cadrul societății este organizat și funcționează un compartiment specializat financiar contabil. Compartimentul financiar- contabil se subordonează contabilului șef, care are studii superioare în finanțe contabilitate.
Se consemnează zilnic, cronologic, toate operațiunile economico – financiare ce au loc în societatea comercială respectiv: cumpărări vânzări,consumuri, salarii, încasări și plăți conducând în final la determinarea rezultatului activității și la întocmirea situațiilor financiare anuale de sinteză și raportare contabilă. Luna calendaristică poartă denumirea de perioadă de gestiune iar anul calendaristic de exercițiu financiar.
În contextul armonizării legislației și creării unui cadru comun de prezentare a situațiilor financiare, Standardele Internaționale de Contabilitate (IAS) stabilesc pentru agenții economici principiile contabile ce trebuiesc respectate:
principiul contabilității de angajamente;
principiul continuității activității;
principiul permanenței metodelor;
principiul prudenței;
principiul independenței exercițiului;
principiul evaluării separate a elementelor de activ și de pasiv;
principiul compensării;
principiul prevalenței economicului asupra juridicului.
Modul de organizare al circuitului contabil și de prelucrare a datelor în scopul obținerii informașiilor contabile este pus n evidență prin formele de contabilitate aplicate asfel:
Datele din documentele justificative sunt preluate în Registrul Jurnal, din care sunt înscrise în fișele de cont, cu ajutorul cărora se întocmesc balanțele de verificare analitice, apoi balanța sintetică iar în baza acesteia se obține bilanțul contabil.
În cadrul societății comerciale contabilitatea se organizează pe două circuite paralele: contabilitaea financiară și contabilitatea de gestiune.
Contabilitatea financiară generală este reglementată prin norme unice pe țară și are drept scop reflectarea patrimoniului întreprinderii și calculul rezultatului activității într-o formă unică globală, are ca rezultat întocmirea documentelor de sinteză și raportare contabilă:bilanț, cont de profit și pierdere și notele explicative.
Informațiile sale servesc utilizatorilor externi: furnizori, clienți, bănci, investitori.
Contabilitatea de gestiune internă sau managerială este organizată în raport cu obiectul de activitate și particularitățile procsului tehnologic.
Are drept scop reflectarea circuitului intern al întreprinderii, a modului de alocare, a resurselor pe secții, ateliere și locuri de muncă, calculația costurilor de producție, urmărirea realizării programelor de producție și elaborarea bugetelor de venituri și cheltuieli.
Are drept rezultat calculul rentabilității pe produs și analiza activității prin intermediul costurilor. Informațiile sale servesc conducerii societății comerciale deci utilizatorilor interni pentru a analiza aspectele pozitive și negative ale activității prin intermediul costurilor. Informațiile sale servesc conducerii întreprinderii, deci utilizatorilor interni pentru a analiza aspectele pozitive și negative ale activității precum și cauzele ce le-au generat și pentru adoptarea deciziilor ce se impun în perioada următoare.
În 2013-2016 firma a întocmit situațiile financiare anuale conform Standardelor Internaționale de Raportare Financiară. Situațiile financiare sunt necesare atât managementului firmei cât și investitorilor care doresc sa tranzacționeze acțiuni ale frmei prin intermediul BVB.
În cadrul serviciului economic este prezentă și contabilitatea care este organizată conform legislației în vigoare:
Obiectul controlului financiar preventiv propriu îl reprezintă obținerea și modul de gestionare a acestor fonduri.
Controlul financiar preventiv propriu se va face conform legilor:
Legea numărul 500/2002- privind finanțele publice,
Legea numărul 273/2006 -privind finanțele publice locale.
Codul civil,
O.G nr 119/1999 -privind auditul intern și controlul financiar preventiv,
Legea nr 84/2003 pentru modificarea și completarea OG numărul 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, modificată în 2015
Legea numărul 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodolocice generale, referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv,
OMFP numărul 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea ,lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale
OMFP numărul 1954/2005 pentru aprobarea Clasificației indicatorilor privind finanțele publice
Ordinul numărul 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv și a codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfășoară activitate de control financiar preventiv propriu.
Controlul este integrat în sistemul de conducere al societății, reprezentând o formă de cunoaștere a modului de orientare, organizare și desfășurare a actvității economico sociale. Astfel se pun în fața controlului probleme deosebite, în special ale cunoașterii realităților, inclusiv a modului de aplicare a legislației, având ca scop stabilirea măsurilor necesare pentru evitarea lipsurilor, deficiențelor, greutăților, curmarea abuzurilor. Controlul asigură cunoașterea de către societatea comercială Conted Sa a modului în care se gospodărește avuția și utilizează mijloace materiale și financiare, a modului de îndeplinire a îndatoririlor ce le revin salariaților în special a cadrelor de conducere.
Economia de piață se poate întări numai prin respectarea și aplicarea legilor ceea ce presupune un control permenent sitematic și bine orgaanizat în toate comparimentele activității economice a societăților comerciale.
Controlul ca latură componentă a conducerii științifice a societății ca formă de perfecționare a activității socio economice implică antrenarea tuturor factorilor de răspundere în aplicarea cu fermitate a programelor elaborate de guvern, consolidarea statului de drept democratic și social a legislației, a hotărârilor de guvern și a altor norme elaborate de organismele centrale și locale cu drept de decizie, în vederea consolidării economiei de piață.
În acest contest controlul are ca direcție esențială de acțiune întărirea disciplinei și , a spiritului de răspundere personală și colectivă în plicarea legislației, o organizare mai bună a muncii, gospodărirea mai eficientă a mijloacelor materiale, financiare și de muncă, ocrotirea proprietății, publică sau privată în conformitate cu stipulațiile constituționale care reglementează acest domeniu, formarea adminitrarea și întrebuințarea resurselor financiare ale statului, ale unităților administrativ teritoriale și ale instituțiilor publice.
Controlul ca latură componentă a conducerii societății comerciale Conted Sa se exercită de pe poziția intereselor generale ale acesteia. Ca funcție a conducerii se caracterizează prin faptul că este real, general.
Controlul se exercită asupra tuturor membrilor societății comerciale Conted Sa, controlul având astfel un caracter preventiv, constructiv și proiectiv.
Caracterul lui preventiv constă în faptul că sezizarea fenomenelor negative din activitatea societății comerciale Contend Sa, când acesta se manifestă ca tendință și el intervine operativ în prevenirea și lichidarea cauzelor. Acesta nu se rezumă să constate neajunsurile, este un control bazat pe previziunea desfășurării activității a descoperirii la timp a deficiențelor și anomaliilor, iar pentru obținerea eficienței maxime, pe lângă evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele și normele stabilite controlul contribuie și la determinarea tendințelor, a fenomenelor care necesită corecție.
Controlul are și un caracter constructiv proiectiv care constă în a veghea la aplicarea promptă a legilor, ajuta efectiv la depășirea dificultăților, ajută la soluționarea unor problema ce prezintă neajunsuri, stabilind seturi de măsuri adecvate.
Controlul pe baza studiilor și analizelor efectuate, descoperă elementele noului și contribuie la generalizarea celor mai moderne metode de organizare a activității economice la Conted Sa, are un domeniu unitar, un obiect unic de cercetare care este concretizat în studiul unor categorii de fapte, a unui grup de fenomene pe care le interpretează din unghiul său de vedere stabilind raporturi invariabile între fenomenele economice.
Acțiunea și formele de manifestare a legilor la nivelul societății comerciale își găsește expresia în principalii indicatori economici ai întreprinderii economice cum ar fi costul producției, rentabilitate, productivitatea muncii.
Obiectivul controlului este executarea sarcinilor la toate nivelurile, creșterea eficienței economice, întărirea și respectarea gestiunii economice și autonomia financiară
Ocrotirea proprietății publice sau private reiese chiar din textul Constituției României, fiecare cetățean la locul său de muncă are obligația de anu tolera nici unei persoane să se atingă de bunurile societății comerciale, patrimoniul acesteia.
O asemenea obligație constituie în același timp o mare răspundere pentru personalul cu funcții de conducere și cel cu funcții de control cum sunt administratorul general și ceilalți directori de departamente, și organele proprii de control.
Întărirea și dezvoltarea proprietății este strâns legată de păstrarea și folosirea eficientă a valorilor din înregistrările contabile ale evidențelor societății economice.
Verificarea executării sarcinilor este o cerință esențială verificată prin procesul de control. Controlul sistematic al executării sarcinilor dă posibilitatea de cunoaștere a lipsurilor și rezultatele lor, bază pentru măsuri de remediere și de prevenire lor, precum și de consolidare a rezultatelor. Controlul executării scoate în evidență rezervele pentru îndeplinirea sarcinilor și împiedică apariția unor dezechilibre economice, dizproporții.
Controlul executării sarcinilor capătă o importanță deosebită în alegerea justă a oamenilor sub aspectul competenței, autorității, cinstei și corectitudinii, a urmăririi aplicării fără rezervă a legislației, a tuturor deciziilor organelor competente, prin asigurarea unui control riguros, al tuturor compartimentelor vieții economice și sociale. Controlul executării sarcinilor trebuie să-și îndrepte atenția spre:
Posibilitățile de simplificare a aparatului tehnico administrativ și de altă specialitate,
Perfecționarea formelor organizatorice și a metodelor de conducere,
Gestionarea corectă și eficientă a resurselor umane și materiale din cadrul activității economice de exploatare conform Codurilor CAEN prevăzute în statutul societății comerciale,
Dezvoltarea spirituală de răspundere a salariaților,
Înlăturarea birocratismului îndiferent de loc sau forme de manifestare;
Creșterea eficienței economice.
Controlul financiar este o componentă de bază a sistemului general de control și are o mare importanță deoarece urmărește cu prioritate obiectivele ce au ca drept scop crețterea eficienței economice în toate sectoarele de activitate mai ales în sectoarele desfacerii și a le producției.
Conceptul de eficiență este srâns legat de folosirea mai judicioasă a mijloacelor materiale și financiare de care dispun unitățile, în vederea obținerii unor efecte economice maxime.
Rolul controlului financiar iese în evidență în toate fazele proceselor de producție începând de la activitățile de proiectare, contractare până la finalizarea acestora și înregistrarea rezultatelor obținute. Controlul economic financiar are sarcini deosebite pe linia creșterii eficienței producției materiale și își găsește expresia în întreaga activitate economică a societății comerciale Conted Sa inclusiv în activitatea științifică privind domeniul organizării producției și a muncii .
Controlul financiar preventiv. Temeiul juridic al controlului financiar preventiv îl constituie dispoziția din Legea finanțelor publice care prevede că nici o cheltuială bugetară nu se poate aproba, efectua dacă a fost în prealabil avizată de persoanele investite cu exercitarea controlului financiar.
În comparație cu celelalte forme și procedee de control financiar, controlul preventiv este reglementat în țara noastră cu menirea prioritară de a interveni operativ și de a opri actele și operațiunile financiare neconforme.
Controlul financiar preventiv ca formă a controlului financiar propriu urmărește să preîntâmpine încălcarea dispozițiilor legale în vigoare și producerea de pagube și se exercită asupra documentelor în care se consemnează operațiile și obligațiile patrimoniale ale unității, în faza de angajare și de plată în raporturile cu alte persoane juridice sau fizice.
Se supun controlului financiar preventiv operații ca:
Încheierea contractelor cu parteneri interni și externi,
Încasările în lei și în valute străine, efectuate în numerar și prin operațiuni bancare, cu persoane juridice sau fizice,
Trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau capitalului social,
Gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor, subunităților sau unităților componente,
Deschiderea de credite bugetare, repartizările de credite bugetare la unitățile din subordine,
Propuneri de suplimente a unor venituri prevăzute a fi suportate pe sema alocațiilor bugetare,
Modificarea repartizării pe trimestre a veniturilor și cheltuielilor bugetare
Virările de credite bugetare în cadrul capitolelor de cheltuieli.
Operațiile amintite anterior se completează în funcție de necesități și activități, de specificul societății comerciale, în funcție de structura ei organizatorică decătre conducerea societății.
1.2.Particularități în organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv la SC CONTED SA
Organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv se organizează de către ordonatorii de credite principali secundari și terțiari precum și de directorii generali prin compartimentul financiar contabil.
Controlul financiar preventiv se exercită de către șeful compartimentului financiar contabil. În funcție de volumul opreațiilor ce sunt supuse controlului financ preventiv administratorul societății la prounere făcută de contabilul șef poate imputernici și alte persoane din seviciul financiar contabil care pot să exercite controlul financiar preventiv dar personalul care efectuează controlul nu va participa la întocmirea și contabilizarea documentelor supuse acțiunii controlului.
Persoanele astfel împuternicite să exercite acțiunea de control financiar preventiv trebuie să fie pregătite corespunzător , să aibă calificările necesare, să fie buni profesionoști să respecte etica profeională, să îndeplinească toate condițiile și regulile de corectitudine.
Din punct de vedere legal un vor fii împuternicite în vederea exercitării controlului financiar preventiv persoanele urmărite penal, sau care au suferit condamnări anteriore, chiar dacă a beneficiat de grațiere; actele pentru care au fos condamnate sau/și grațiate se referă la fapte de înșelăciune, uz de fals, fals, dare de mită, abuz în serviciu, luare de mită, infracțiuni majore prin care s-au produs neajunsuri și daune patrimoniale, persoanelor juridice și chiar fizice.
Acțiunea controlului financiar preventiv se exercită pe baza unor documente însoțite de documente justificative care trebuiesc semnate de către cei ce le-au întocmit și care își asumă astfel răspunderea pentru exactitatea datelor și legalitatea operațiilor înregistrate, consemnate în documentele sus menționate.
Nu se produce exonerarea de răspundere asupra conducătorilor, administratorilor, șefiilor compartimentelor de specialitte care au întocmit acte care se dovedesc ilegale, ulterior obținerii vizei de control.
Documentele și actele referitoare la operațiile supuse controlului financiar preventiv și care nu au fost vizate nu fac obiectul unei evidențe separate
Normele legale în vigoare ale țării noastre privind controlul financiar preventiv prevăd o serie de răspunderi și obligații.
Personele implicate în activitatea de control financiar preventiv au următoarele răspunderi și obligații:
Răspunderea contravențională:
Emiterea întârziată sau omiterea întocmirii documentelor și actelor ce privesc modul de organizare ți exercitare a controlului financiar preventiv,
Atribuirea sarcinilor de exercitare de control financiar preventiv unei persone fără să aibă în prealabil de la organele în drept relații scrise cu privire la antecedentele penale ale acestei persoane, sau ale cărei antecedente penale duc la , interzicerea împuternicirii și imposibilitatea exercitării de către persoana respectivă a acțiunii de control financiar preventiv.
Întocmirea și prezentarea acțiunii de control financiar preventiv a unor acte și documente în care sunt descrise operații care nu au o bază legală sau date care sunt ireale, false
Vizarea pentru controlul financiar preventiv a actelor și documentelor care conțin operații prin care sun încălcate legile în vigoare.
Refuzul fără justificare al vizei de control financiar preventiv pentru operațiile ce respectă legile în vigoare.
Înregistrarea în evidențele contabilie a documentelor justificative privind operațiile care sunt supuse acțiunii de control financiar preventiv, fără ca acestea să poarte viza de control a personelor îndreptățite să facă aceasta și aprobarea organelor competente;
Nesesizarea organelor competente de către comisii financiar contabile a cazurilor care cuprind refuzul de viză a controlului financiar preventiv.
Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se fac de către:
Organele de control financiar de gestiune ale unităților la care se organizează și exercită controlul financiar propriu,
Conducătorul compartimentului financiar contabil, numai pentru întocmirea și prezentarea de acte ilegale prezentate activității controlului financiar preventiv,
Organele de control financiar de stat.
Verificarea documentelor privind actele și documentele precum și operațiunile supuse activității controlului preventiv se încheie în funcție de constatări cu viza sau refuzul vizei de control. Criteriile de acordare sau refuz pot fii diferite restrînse sau multiple iar actele și operațiuniule supuse controlului pot fi verificate pe baza unor criteri de conformitate, necesitate, legalitate, rentabilitate economică.
Viza de control financiar preventiv se înscrie pe documentul privind operațiunea supusă acestuia dacă se va constata legalitatea și eficiența acțiunii de control respective.
Determinarea refuzului vizei de control financiar se poate datora uor factori ca: documentele care se referă la operațiuni ce sunt supuse controlului financiar preventiv care nu au fost vizate în prealabil un pot fi înregistratețn contabilitate, în situația în care se constată că operațiunile supuse controlului sunt ilegale sau un sunt eficiente, conducătorul unității dispune pe propia lui răspundere de efectuarea lor, se va trece la informarea în scris a consiliului de administrație al unității, dar și organele de control financiar din Ministerul Finanțelor sau după caz din direcțiile județene ale finanțelor publice ce au competențele necesare pentru a dispune de acțiunile adecvate acestui fapt.În situația refuzului vizei de control preventiv, reglementarea juridică din țara noastră acordă conform dispoziției legii, conducătorilor societății sau organelor în cauză posibilitatea de a dispune pe propia răspundere, efectuarea operațiunilor respective urmând ca despre aceste cazuri să fie înștiințate organanele controlului financiar de stat.
Controlul financiar preventiv însumează o serie de funcții:
Funcția preventivă exercitată de această formă de control se concretizează în acțiunea legalizată a statului Român de control financiar preventiv.
Sunt supuse controlului financiar preventiv în general documéntele sau înscrisurile privind drepturi și obligații patrimoniale, următoarele activități și operațiuni;
Funcția recuperatorie evidențiează un aspect important al controlului financiar carenu este o acțiune limitativă care se referă doar la prevebnirea stării de fapt, acționează și pentru descoperirea și recuperarea pagubelor, dar și pentru stabilirea în baza legii, a răspunderilor juridice. În vederea recuperării prejudiciilor constatate organele de control au obligația de a stabili forma procedurală prin care se va face recuperarea prejudiciului paprimonial.
Formele de procedură legale pentru recuperarea prejudiciilor patrimoniale sunt; executarea silită, răspunderea materială, acțiunea civilă în justiție. Vinovăția constatată față de unitatea supusă acțiunii de control trebuie să fie încadrată numai conform legii în momentul în care s-au săvârșit faptele
Funcția pedagogică are caracter formativ de generalizare a experințelor pozitive. Controlul în esența lui contribuie voluntar la formarea și dezvoltarea deontologiei profesionale, el ajută la ridicarea nivelului de pregătire prin rezolvarea a sarciniilor ce-i revin în condiții satisfăcătoare.
Funcția de documentare, se va sigura cunoașterea cantitativă a problemelor ce fac obiectul dezvoltării economică sociale, controlul contribuie la actul conducerii societății comerciale, furnizănd date și informații pentru funadamentarea unor decizii importante de natura economică și financiară.
Funcția de evaluare, este o funcție a controlului financiar preventiv care are în vedere acte și operațiuni de estimare a situației existente la un moment dat a rezultatelor obținute la sfărșitul unei perioade a modului de desfășurarea a activităților în comdiții de normalitate legalitate și eficiență; se apreciează abaterile, dificultățile, factorii care determină rezultatele negative. Este o funcție de apreciere completă exactă și reală a activităților economice ale societății comerciale controlate.
CAPITOLUL-2-METODOLOGIA DE EXERCITARE A CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV LA SC CONTED SA
Organizarea controlului la SC Conted Sa se face conform unor proceduri de efectuare a controlului preventiv.
Procedura va fi întocmită în scopul prezentării cadrului organizatoric în care se acordă viza de control financiar preventiv și se va referi la întreaga activitate financiar contabilă la SC CONTED SA, orice act financiar privind plățile având nevoie de viza privind Controlul Financiar Preventiv. Controlul financiar preventiv se face în baza procedurii sus menționate întocmite conform legilor în vigoare.
2.1 Organizarea controlului financiar preventiv la SC CONTED SA
Procedura de control finananciar preventiv este întocmită în scopul prezentării cadrului organizatoric în care se acordă viza de control financiar preventiv și se referă la întreaga activitate financiar contabilă, la orice act financiar contabil privind plățile cu necesitatea vizei privind Controlul Financiar Preventiv. Scopul controlului financiar preventiv este identificarea proiectelor de operațiuni denumite operațiuni care nu respectă condițiile de legalitate și reguraritate sau după caz de încadrare în limitele și destinația creditelor bugetare și de angajament prin a căror efectuare se aduc prejudicii materiale fondurilor publice sau chiar patrimoniului public
Procedura controlului financiar preventiv la SC CONTED SA se aplică în cadrul întreprinderii economice și nu face referire la fondurile europene și împrumuturi externe. Ea este pusă în aplicație de către serviciul financiar contabil și participă toate serviciile și compartimentele interesate.
Obiectul controlului financiar preventiv sunt operațiile care vizează angajamentele bugetare, angajamentele legale, deschiderea și repartizarea de credite bugetare, ordonanțarea cheltuielilor, constituirea veniturilor publice în privința autorizării și stabilirea titlurilor de încasare, modificarea repartizării pe trimestre și subdiviziuni a clasificației bugetare a creditelor aprobate inclusiv prin virări de credite, concesionarea sau închirierea de bunuri aparținând domeniului public al statului sau al unității de unității de învățământ.
Vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparținând domeniului privat al statului sau al unității de învățământ sau alte categorii de operațiuni stabilite prin ordin al ministrului finanțelor publice.
Figura 2.1.Legi în baza cărora se face controlul financiar preventiv
Sursa autor din resurse proprii
Diagrama termenilor de specialitate ai procedurii de control financiar preventiv este prezentată mai jos.
În cadrul procedurii ne întâlnim cu următorii termeni necesar să-i explicăm:
2.2.Persoanele abilitate cu exercitarea controlului financiar preventiv la SC CONTED SA
Evidența angajamentelor bugetare, legale trebuie să asigure date ce sunt referitoare la:
Creditele bugetare aprobate în exercițiul curent, precum și modificările intervenite pe parcursul anului.
Angajamente bugetare.
Determinarea creditelor bugetare disponibile
Directorul răspunde de aprobarea documentelor pentru operațiunilor care nu au obținut viza CFP.
Cei ce întocmesc și elaborează documentele răspund direct de nesolicitarea vizei de control financiar preventiv al instituției.
Răspund pentru realitatea, legalitatea operațiunilor și regularitatea lor ale căror documente justificative le-au întocmit, verificat și vizat.
Obținerea de viză de control financiar preventiv al întreprinderii pe documente și acte care nu sunt legale sau sunt eronate, ireale nu îi exonerează de vină pe cei ce întocmesc și elaborează documentele justificative.
Contabilul șef răspunde de organizarea activității de control financiar preventiv de verificarea respectării procedurii de control financxia preventiv de cei ce acordă viza CFP.
Răspunde de efectuarea înregistrărilor contabile aferente operațiunilor care nu au obținut viza CFP
Persoanele care acordă viza CFP răspund de respectarea procedurii de control financiar preventiv, de verificarea operațiunilor pentru care au acordat viza controlului financiar preventiv; ptrocedura în cauză va fi difuzată personalului care execut sau participă la atribuirea controlului intern privind activitatea de control financiar preventiv.
Procedura de control financiar preventiv este difuzată personalului care participă și execută activitatea controlui financiar, preventiv.
În cazul apariției de modificări organizatorice sau reglementări cu caracter intern sau general care fac baza procedurii de control financiar preventiv, ea se revizuiește, se corectează și modifică.
Tabelul 2.1. Lista responsabililor cu elaborarea , verificarea și abrobarea reviziei din cadrul ediției procedurii operaționale la SC CONTED SA
Sursa: autor lucrare din resurse proprii
Lista care desemnează persoanele la care se difuzează ediția sau după caz revizia din cadrul ediției procedurii operaționale.
Sursa: autor lucrare din resurse proprii
Procedura de control financiar preventiv se aplică în cadrul Serviciului financiar contabil și face referire la fondurile publice pe care Sc Conted Sa le administrează.
Obiectul controlului financiar preventiv sunt operațiunile care vizează: Cererea pentru deschiderea de credite bugetare și documentul care atestă modificările repartizării pe trimestre a creditelor bugetare, documentul pentru efectuarea virărilor de credite bugetare, ordinul directorului general privind acțiunile de protocol, a unor manifestări cu caracter neproductiv, și științific, de cercetare, devizul estimativ pe categorii de cheltuieli, ordinul directorului general pentru deplasările în afara țării, contráctele de muncă pentru personalul angajat în ultimul exercițiu financiar, actele adiționale care atestă mărirea de salarii pentru unii membrii dintre angajații săi pentru merite deosebite și conform fișelor de evaluare întocmite de către serviciul de resurse umane, statele pentru acordarea salariilor de merit și alte sporuri și prime acordate în cursul anului, contrctele de comodat și contráctele de închiriere existente la data controlului financiar preventiv și cele derulate în timpul exercițiului financiar, cererile de valută,o rdonanțare de plată privind redevențele chirii sau alte cheltuieli legate de concesionare sau închiriere, plățile privind contribuțiile sociale aferente fondului de salarii, procesele de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe.
CAPITOLUL 3. OBIECTIVELE ȘI CONSTATĂRILE CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV LA SC CONTED SA
Procedura de control financiar preventiv este întocmită în scopul prezentării cadrului organizatoric în care se va acorda viza de control financiar preventiv. Procedura se referă la întreaga activitate financiar contabilă a societății care privește gestionarea fondurilor bugetare la orice act financiar privind plățile și care are nevoie de viza privind controlul financiar preventiv.
Scopul controlului financiar preventiv este o indentificare a proiectelor și operațiuni care nu respectă condițiile de legalitate, regularitate, destinație și încadrare în limitele impuse a creditelor bugetare și de angajament prin efectuarea acestor operații s-ar prejudicia patrimoniul public, fondurile publice.
3.1 Obiectivele controlului financiar preventiv la SC CONTED SA
Proiectele de operațiuni care fac obiectul controlului financiar preventiv propriu, obiectivele și conținutul controlului exercitat sunt prevăzute în dispoziția privind aprobarea cadrului operațiunilor de control financiar preventiv propriu
Conținutul controlului financiar preventiv
Documentele ce conțin operațiuni ce urmează a se efectua pe seama fondurilor publice și a patrimoniului public sunt obligatoriu supuse controlului financiar preventiv. Controlul financiar preventiv constă în verificarea sistematică a operațiilor și activităților ce fac obiectul acestuia din punct de vedere al:
Respectării prevederilor legii în totalitate aplicabile acestor operațiuni care fac obiectul controlului financiar preventiv, în vigoare la data controlului – control de legalitate,
Îndeplinirea sub toate aspectele a principiilor și a regulilor procedurale și metodologice care ssunt aplicabile categoriilor de operațiuni din care fac și cele supuse controlului financiar preventiv – control de regularitate.
Încadrarea în limite și destinația creditelor bugetare și sau de angajament după caz – control bugetar.
Controlul financiar preventiv se exercită pe baza unor acte și documente justificative cu răpunderea adecvată a conducătorilor compartimentelor de specialitate pentru realitatea, legalitatea, regularitatea operațiilor economice, juridice ale căror documente și acte le-au certificat sau avizat.
Obținerea vizei de control financiar preventiv pentru operațiuni ce au la baza acte sau /și documente justificative certificate, avizate și care se dovedesc orin control că sunt nereale, nelegale sau eronate, inexacte, nu sunt conforme cu realitatea nu iartă de răspundere șefii compartimentelor de specialitate sau alte persone împuternicite, competente din cadrul respectivelor compartimente.
Controlul financiar preventiv ca și activitate propriu zisă este alcătuit din:
Activitatea de efectuare a evidenței angajamentelor legale, bugetare și din acordarea vizei de control financiar preventiv.
Persoanele care au dreptul de a acorda viza de control financiar preventiv sunt numite prin dispoziție.
Viza de control finaciar preventiv este execitată printr-o semnătură de către persoana împuternicită în acest sens sau de către înlocuitorul desemnat și plin aplicarea unui sigiliu personal.
Sigiliul trebuie să cuprindă denumirea întreprinderii, CONTED SA, să aibă o mențiune care precizează ,,vizat pentru CFP,, numărul sigiliului, marca de identificare a titularului de sigiliu precum și elemente de identificare a datei la care s-a acordat viza, anul, luna, ziua.
Proiectele de operațiuni vor fi însoțite de actele justificative necesare și de angajamente bugetare individuale, propuneri de efectuarea cheltuielilor, ordonanțări de plăți dipă caz și pe facturi se va trece în mod obligatoriu:
expresia -bun de plată,
numele clar,
semătura conducatorului de compartiment de specialitate
pentru operațiunile privind cheltuielile de personal semnează secretarul șef,
pentru celelate operațiuni semnează administratorul,
data.
În ,, Registrul proiectelor de operațiuni,, prevăzute să fie prezentate la viza de control financiar preventiv numai în anumite condiții în care se necesită întradevăr viză.
Persona care a fost împuternicită cu exercitarea de control financiar preventiv verifică actele și documentele formal cu privire la:
Faptul că sunt sau nu cuprinse în ,,Cadrul general al proiectelor de operațiuni supuse controlului financiar preventiv propriu” a operațiunilor prezentate pentru viză.
Faptul că s-au competat documentele exact și relevant conform rubricilor documentelor actelor respective.
Existența sau nu a semnăturilor celor în drept , semnătura unor persoane autorizate pentru aceasta din cadrul unor compartimente de specialitate.
Și nu în ultimul rând existența unor documente justificative ce trebuie să existe la baza tuturor operațiunilor supuse controlului financiar preventiv.
Nerespectarea cerințelor enunțate mai sus face ca aceste documente să se restituie celui care le-a completat, emis iar în cadrul,, Registrului proiectelor de operațiuni,,se va avea în vedere menționarea sintagmei ,,Restituit,, și chiar se va consemna și motivul respingerii documentului în cauză.(ANEXA 1)
În cadrul operațiunii de control financiar preventiv la SC Conted SA se vor verifica următoarele documente:
Nota de fundamentare pentru solicitarea deschiderii de credite pe baza de elemente de legislație specifice;
Solicitările compartimentului de specialitate privind necesarul lunar de credite bugetare;
Situația creditelor bugetare deschise în alte exerciții financiare și neutilizate;
Nota de fundamentare a propunerii pentru modificarea repartizărilor inițiale pe trimestre a creditelor bugetare;
Documentul de aprobare a documentațiilor tehnice și economice ale obiectivelor de investiții;
Nota de fundamentare a acțiunii de protocol;
Nota de fundamentare a deplasării în străinătate;
Nota de mandat privind deplasarea;
Nota de fundamentare a delegării sau detașării;
Acceptul scris al persoanei detașate;
Propunerea pentru acordarea salariului de merit și alte sporuri, prime;
Propunerea pentru numirea personalului executiv în funcții de conducere
Nota de fundamentare și dosarul angajării, avansării personalului;
Devizul cheltuielilor aferente contractelor de comodat;
Devizul cheltuielilor ce urmează a fi suportate pentru contractele de închiriere (leasing operațional) ;
Facturile aferente achizițiilor din fonduri bugetare;
Documéntele care să ateste livrarea produselor, prestarea serviciilor sau execuția lucrărilor după caz;
Facturile externe aferente achizițiilor din fonduri publice;
Declarațiile vamale de import;
Avizul de plată al firmei externe furnizoare debunuri și/sau servicii ;
Solicitările de avansuri pentru achiziții din fonduri bugetare;
Documentele ce constituie garanții ale bunurilor achiziționate din fonduri bugetare;
Angajamentele legale precum comenzile contráctele corespunzătoare achizițiilor din fonduri bugetare;
Documentele ce atestă livrarea produselor respective sau aferente serviciilor prestate;
Decontul justificativ al cheltuielilor;
Centralizatorul statelor de salarii;
Situația pentru monotorizarea cheltuielilor de personal aprobate ;
Situația pentru monotorizarea cheltuielilor de personal finanțate de la bugetul statului;
Referatul de disponibilizare;
Procesul verbal aferent mijloacelor fixe scoase din funcțiune pentru a fi reparate;
Devizul estimativ al reparațiilor capitale pentru mijloacele fixe scoase din funcțiune;
Decizia internă privind organizarea activităților de protocol;
Documente specifice justificative pentru diferite categorii de cheltuieli;
Actul intern privind deplasările externe, referatul aprobat pentru achiziții externe din fonduri bugetare;
Documente specifice și justificative pentru diferie categorii de cheltuieli;
Nota de fundamentare a contractelor de sponsorizare;
Nota de fundamentare a documentelor de donație;
Deciziile de imputare rezultate în urma inventarierii patrimoniului;
Alte documente din care rezultă obligații de plată a unor persoane găsite vinovate ți răspunzătoare pentru gestionarea bunurilor societății comerciale.
După vizarea documentelor supuse controlului se va întocmi raportul privind activitatea de control financiar preventiv și expune motivațiile pentru care unele documente un au primit viza de control.
Directorul general răspunde de aprobarea documentelor pentru operațiunile care nu au obținut viza controlului financiar preventiv, elaborării documentelor, răspund de nesolicitarea vizei de control financiar preventiv pentru documentele emise care se încadrează în carul general al operațiunilor supuse controlului financiar.
Elaboratorii documentelor răspund de nesolicitarea vizei CFP pentru documentele emise care se încadrează în cadrul general al operațiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu al societății comerciale. Răspund pentru regularitatea, legalitatea corectitudinea și realitatea operațiunilor ale căror documente justificative le-au întocmit verificat și vizat.
Obținerea vizei de control financiar preventiv pe documente care cuprind date incorecte, ireale, ilegale nu-i exonerează pe elaboratori de răspundere.
Contabilul șef răspunde de organizarea activității CFP, de evidențele contabile aferente operațiunilor care nu au obținut viza. de verificarea respectării procedurii de control financiar preventiv de către cei ce acordă viza CFP.
Persoanele ce sunt desemnate să acorde viza CFP răspund de respectarea procedurii de control financiar preventiv, de verificarea operațiunilor pentru care au acordat viza de CFP.
Controlul financiar preventiv propriu se exercită prin viză de către persoanele alese în acest sens dar conform unor limite de competențe.
3.2 Finalizarea controlului financiar preventiv. Acordarea vizei. Efecte. Refuzul de viză.
Refuzul vizei de control financiar preventiv.
Controlul financiar preventiv se efectuează de către o persoană împuternicită care va efectua următoarea etapă prin verificarea de fond care va consta în verificări ce sunt prevăzute în instrucșiuni specifice oricărui și fiecărui tip de operațiune. Persona împuternicită cu acesta, pentru a fi edificată complet poate cere și alte documente justificative. Acestea sunt supuse verificării și dacă acestea sunt corespunzătoare cu cerințele controlului financiar preventiv din toate punctele de vedere, persoana ce a fost împuternicită pentru a efectua controlul financiar preventiv va acorda viza, după cum am spus prin aplicarea unui sigiliu personal și va semna binențeles.
După desfășurarea întregii proceduri a controlului financiar preventiv de verificare a tuturor documentelor, persona împuternicită cu acesta va consemna în mod corespunzător coloanele registrului proiectelor de operațiuni iar proiectele de operațiuni își vor continua circuitul.
Dacă în urma verificării documentelor prezentate la viză nu corespund cerințelor controlului financiar preventiv persoana împuternicită va emite refuzul de viză care va fi transmis directorului și Biroului de audit public Intern din cadrul organismului în drept.
Persoana care se află în drept să exercite viza de control financiar preventiv, are dreptul dar și obligația de a refuza viza în toate cazurile în care apreciează că proiectul de operațiune nu îndeplinește condițiile de încadrare în limitele angajamentelor bugetare, regularitatea dar mai ales legalitatea pentru acordarea vizei.
Refuzarea vizei se face în scrisde exemplu:
La acest control la societatea sus menționată nici un document un a fost refuzat la viză.
Persoanele mputernicite pentru controlul financiar preventiv, care exercită viză de CFP, au obligația de a păstra într-un dosar separat toate ,,Refuzurile de viză,, emise.
Directorul general poate decide efectuarea operațiunii pentru care s-a refuzat viza ce CFP numai dacă aceasta un depășește angajamentul bugetar aprobat și numai în baza unui act de decizie internă prin care dispune pe propria răspundere efectuarea operațiunii.
Persoanele care sunt desemnate cu exercitarea de control financiar preventiv trebuie să informeze Curtea de Conturi și Ministerul Finanțelor Publice asupra operațiunilor refuzate la viză și efectuate pe propria răspundere.
Înformarea se va face de îndată ce efectuarea operațiunii a fost dispusă prin transmiterea unei copii de pe Decizia de efectuare a operațiunii și enunțarea motivului de refuz al vizei
Astel persoanele împuternicite să exercite viza CFP vor fi exonerate de răspundere iar documentele referitoare la operațiuni ce au fost supuse controlului financiar preventiv și care au fost respinse la viză, nu au fost vizate, nu se pot și nu se vor înregistra în contabilitatea firmei.
Există și excepții pentru documentele privind operațiunilor refuzate la viza de control financiar preventiv propriu, acelea efectuate pe răspunderea ordontorului de credite
Raportarea activității de control financiar preventiv
Contabilul șef de la SC CONTED SA va întocmi un, raport privind activitatea de control financiar preventiv care trebuie să cuprindă situația statistică a tuturor operațiunilor supuse controlului financiar preventiv și sinteza motivațiilor pe care se întemeiază refuzul de viză în periada raportată. (ANEXA 2)
3.3 Control financiar preventiv – instrument de protejare și apărare a patrimoniului firmei.
Firmele și alți utilizatori de informații financiare sunt interesate să cunoască starea reală a patrimoniului care să corespundă cu cea din documentele justificative din evidențele contabile ale societăților comerciale.
Importanța controlulului financiar pentru firmă ca instrument de protejare, de apărare a patrimoniului, instrument eficient al manegementului societăților comerciale este subliniată de următoarele caracteristici:
1.Controlul este acțiunea de stabilire a exactității operațiunilor materiale care se efectuază în mod anticipat execuției acestora, la un scurt interval de timp sau concomitent cu desfășurarea operațiunilor.
După cum am văzut în subcapitolul anterioar constă într-o verificare a efectuării operațiunilor respective, în conformitate cu programul elaborat după principii stabilite și ordine date, dar poate fi numit și control supravegherea continuă, sistematică a activităților firmei; el se poate exercita ca și control financiar preventiv propriu dar și cu ajutorul aparatelor și organismelor speciale de control.
2.Controlul financiar preventiv este parte componentă a controlului economic și are o importanșă majoră pentru firme datorită obiectului său de activitate care presupune cunoașterea de către stat a modului cum sunt administrate mijloacele materiale, financiare de către societățile comerciale publice sau care au în administrare anumite fonduri publice, urmărește deci modul de realizare și cheltuire a banilor publici, modul de realizare a eficienței economice și financiare, asigurarea și consolidarea echilibrului financiar, factori ce duc implicit la o dezvoltare susținută a economiei naționale.
3. Controlul financiar preventiv reprezintă un mijloc de prevenire a faptelor ilegale de identificare a deficiențelor și de elaborare și înfăptuire a tuturor măsurilor necesare pentru restabilirea legalității.
O metodă de control a firmelor ca instrument de apărare a intregrității patrimoniului o reprezintă inventarierea.
Inventarierea.
Inventarierea este o modalitate principală de control faptic și constată la un moment dat existența calitativă și cantitativă a elementelor de activ, pasiv ale societăților comerciale ce le gestionează. Ea este importantă și face comparație dintre datele stabilite și cele din documente stabilindu-se dacă există sau nu diferențe dintre faptic și scriptic, uneori este necesar ca acest control să se facă inopinat.
Inventarierea are ca scop principal sabilirea situației reale a tuturor elementelor de natura activelor datoriilor și capitalurilor proprii ale fiecărei societăți comerciale dar și a bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu aparținând altor persoane fizice și/sau juridice.
Inventarierea are o importanță deosebită în asigurarea unei imagini fidele a activității firmei. Conform legii contabilității această operațiune este obligatorie pentru toate unitățile patrimoniale care trebuie să inventarieze cel puțin odată intr-un exercițiu financiar elementele de activ și de pasiv cuprinse în bilanț și deținute de la începuturile activității sale economice.
Conform pregederilor legale răspunderea pentru o bună organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării firmei supuse operațiunii de inventariere. Aceste persoane aprobă procedurile elaborate în acest sens caresunt adaptate specificului activității de exploatare și pe care le trimit comisiilor de inventariere.
Inventarierea elementelor de patrimoniu respectiv activele și pasivele firmei , datoriile și creanțele ei, capitalurile proprii este efectuată de către comisi de inventariere, numite prin decizii scrise emise și aprobate de către conducerea unității în cauză.
Decizia de numire are niște elemente obligatorii cum ar fi componența comisiei cu numele președintelui de comisie și numele membrilor săi, modul și metodele de efectuare a inventarierii, gestiunea sau gestiunile și depozitele ce vor fi inventariate, data de început și data la care se va termina procesul inventarierii patrimoniului.
Din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor și gestiunilor supuse acestui proces, precum și contabilii care țin evidența contabilă a acestor gestiuni și depozite, dar nici auditorii interni sau statutari.
Procesul de inventariere cuprinde:
Ternurile care vor fi inventariate pe baza documentelor și actelor de proveniență, acte de vânzare cumpărare, contracte de comodat, închiriere sau acte de donație.
Clădirile se vor inventaria prin efectuarea unei identificări pe baza titlurilor de proprietate, precum și al dosarului tehnic deținut de către acestea.
Construcțiile și echipamentele speciale se vor inventaria conform regulilor stabilite de deținătorii acestora, este vorba de rețelele de energie electrică,tertmică, apă , gaze, telecomunicații, canalizare, căi ferate etc.
Imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara entității se inventariează înaintea ieșirii lor temporare din gestiunea entității sau prin confirmare scrisă primită de la entitatea unde acestea se găsesc potrivit procedurilor firmei în cauză aprobate de către conducerea lor.
Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii se supun procesului de inventariere și se trec în listele de inventariere distinct cu specificația persoanelor care răspund de păstrarea lor.
Stocurile faptice se trec în listele de inventariere care au fost supuse procesului respectiv prin numărare, cântărire măsurare.
Bunurile depreciate,detiorate sau inutilizabile care se află fără mișcare sau sunt greu vandabile, comenzile în curs care au fost sistate, abandonate,creanțele și obligațiile incerte sau aflate în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate, distincte sau situații analitice separate de la caz la caz.
Produsele, lucrările și serviciile în curs de execuție din cadrul societăților comerciale de producție se inventariează prin stabilirea stadiului de executare a acestora.
Lucrările de modernizare nefinalizate sau de reparații ale clădirilor instalațiilor, mașinilor, utilajelor,mijloacelor de transport și altor bunuri se va face prin verificarea lor la fața locului a stadiului fizic al lucrărilor.
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventarierecu cele din evidențele societății, datele scriptice.
Prin aplicarea principiului prudenței potrivit căruia se ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.
În cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea din evidențele contabile în listele de inventar se înscriu valorile din actele contabile. În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din evidențele contabile în listele de inventariere se trece valoarea de inventar.
Pentru elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri pe baza listelor de inventariere întocmite distinct comisia de inventariere face propuneri de ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierderea valorii de la caz la caz ori de înregistrări a unor amortizări suplimentare în cazul deprecierilor ireversibile ale imobilizărilor amortizabile, acolo unde este cazul, arătînd totodată cauzele care au dus la deprecierea lor.
În situația constatării unor plusuri ăn gestiune bunurile respective se evaluează potrivit reglementărilor contabile aplicabile, în cazul unor lipsuri imputabile în gestiune administratorii trebuie să impute persoanelor vinovate bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire.
Rezultatele înventarierii se consemnează într-un proces verbal de către comisia de inventariere și care trebuie să conțină următoarele elemente obligatorii.
Elementele obligatorii ale procesului verbal de inventariere:
Data întocmirii, numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere, numărul și data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunile inventariate, data începerii și terminării operațiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, cocluzii, propuneri ale comisiei cu privire la cauzelor diferențelor în plus și în minus la inventariere, precum și personele găsite vinovate pentru minusuri, măsuri propuse, volumul stocurilor depreciate, greu vandabile sau fără nici o mișcare și propuneri de măsuri pentru integrarea lor în circuitul economic al societății comerciale vizate de inventariere, măsuri și propuneri de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe și multe alte aspecte și caracteristici legate de activitatea gestiunilor și depozitelor inventariate.
Unul dintre documentele, registrele și jurnalele contabile obligatorii este Registru inventar reprezentînd documentul în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii grupate după natura lor conform posturilor bilanțiere. Pe baza registrului inventar și a balanței de verificare întocmite la sfârșitul exercițiului financiar se întocmește bilanțul care este parte componentă a situațiilor financiare anuale ale cărui posturi trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate puse de acord cu situațiile reale în care se află activele, pasivele, capitalurile proprii, datoriile și creanțele societății comerciale respective stabilite pe baza inventarierii patrimomiului său.
Observarea directă.
Prin observarea directă se urmărește modul cum este organizat și modul de funcționare a unui compartiment sau a mai multor compartimente, dacă se respectă legislația în vigoare în desfățurarea activității sale,utilizarea corespunzătoare a timpului de lucru.
Modalitatea acesata stabilește situațiile practice, dacă personalul își îndeplinește acțiunile de serviciu și se poate face inopinat sau prin stabilirea unui program de control.
Expertiza tehnică și analiza de laborator sunt modalitți ale controlului faptic care se utilizează pentru stabilirea integrității valorilor materiale, realității operațiilor, calității produselor, conținutul unor anumite lucrări, volumul manoperii și cantității de materiale necesare pentru producerea lui.
Control financiar documentar se exercită prin verificarea documentelor existente din cadrul evidențelor contabile; prin acestă formă de control se stabilește realitatea, necesitatea, oportunitatea, legalitatea, necesitatea operațiunilor economico financiare care sunt controlate.
Controlul financiar tematic se înfăptuiește prin verificarea unei anumite probleme de exemplu probleme legate de casieria societăților comerciale de păstrarea banilor și evidența lor, sau legate de salarizare, respectarea contractelor de muncă, încadrarea salariaților, respectarea și remunerarea corespunzătoare a orelor de noapte și a orelor suplimentare.
Controlul financiar total se înfăptuiește cuprinzând toate actele și operațiunile ce au avut loc în periada de timp ce a trecut de la ultimul control. Reprezintă forma cea mai cuprinzătoare de control dar datorităfaptului că presupune un volum mare de lucru se folosețte doar la societățile comerciale mici.
Controlul financiar parțial presupune verificarea doar anumite sectoare, ramuri din activitate societății comerciale controlate pe o anumită periadă de timp.Din această cauză el se poate efectua prin sondaj asupra operațiunilor economico-financiare.
Controlul financiar complex reprezintă un control efectiv total asupra întregii activități economice, a societății comerciale, cuprinzînd problemele tehnice, de resurse umane,operațiunile economice și financiare.
Este avantajat prin cunoașterea totală a întregii activități obținîndu-se date complete privind rezultatele pozitive dar și cele negative ale societății comerciale în cauză
Controlul financiar încrucișat constă în verificarea documentației societății comerciale controlate în același timp cu o verificare a documentelor a partenerilor comerciali, furnizori sau clienți, legați prin relații financiare și economice în scopul aprecierii realității și legalității documentelor, actelor ce se întocmesc între ei și se face o confirmare externă a datelor.
Controlul financiar mixt presupune folosirea mai multor procedee tehnice de control avînd ca scop realizarea mai rapidă, corectă a activității de verificare și de eliminare a dezavantajelor a unora dintre procedeele de control.
Controlul financiar repetat se exercită în situația când rezultatele activității de control care a fost efectuată anterior, sunt neconcludente, incomplete sau nesatisfăcătoare rezultând astfel necesitatea unui control nou.
Controlul pate fi departamental sau extradepartamental, atunci când societatea comercială care controlează și este controlată precum și organele de control aparțin aceluiași departament sau sunt din departamente diferite.
În concluzie se poate spune că metodele controlului economico financiar prezintă unele trăsături specifice care se materializează în sezizarea unor fapte cu caracter general și specific din structura internă a societății comerciale prin intermediul unei cercetări directe a fenomenelor ca stabilirea oportunităților,corectitudinii și realității operațiunilor, necesității, stabilirea legalității, stabilirea unei modalități de îndeplinire a indicatorilor calitativi și cantitativi, cunoașterea faptelor care au determinat rezultatele.
După cum am văzut în subcapitolele anterioare procedura executării controlului financiar este alcătuită dintr-un ansamblu de acte și operațiuni privind organizarea, desfășurarea și valorificarea rezultatelor activității,acțiunii de control;ea se detaliează și se desfășoară pe baza unui plan bine determinat, într-o anumită ordine, care poate fi grupată astfel:
1.Pregătirea echipei în vederea executării controlului financiar preventiv prin informarea membrilor săi și documentarea asupra dispozițiilor legale cu privire la specificul societății comerciale ce urmează a fii supusă acțiunii de control, actele normative de natură financiar- economică, analizarea și cercetarea actelor de control anterioare, măsurile ce s-au luat în urma controluli anterior. Pregătirea echipei de control este o etapă importantă în stabilirea problemelor de bază și asigurarea unei calități bune a controlului.
2.Prezentarea la societatea comercială în care urmează săse efectueze controlul, cererea către reprezentanții societății sprijinul pentru exercitarea activității de control în condiții optime și punera la dispoziție toate materialele și documentele necesare.
3.Organizarea activității echipei de control.Se întocmește un plan de lucru în care se prevăd obiectivele cuprinse în tema controlului,metodele și modalitățile care se vor folosi în procesul de control financiar preventiv
4.Desfășurarea activității de control care se va desfășura prin controlulefectiv aldocumentelor și materialelor solicitate urmărind legalitatea, realitate corectitudinea lor.
5.Redactarea actelor de control care sunt de fapt documente ce oglindesc fundamentarea deciziilor, a constatărilor și a măsurilor propuse, prezentarea erorilor, a dispozițiilor legale neeaplicate, persoanele ce sunt răspunzătoare pentru acestea, poziția lor în fața echipei de control, concluziile definitive
6. Valorificarea activității de control prin luarea de măsuri adecvate și urmărirea executărilor de către societatea comercială controlată ca urmare a constatărilor făcute în acte. Se urmărește astfel remedierea deficiențelor prin întocmirea planurilor de măsuri.
Raportul de control este documentul principal al controlului care cuprinde deficiențele și abaterile constatate precum și cauzele și consecințele deficiențelor semnalate;
se întocmește pe capitole într-o succesiune cronologică în care se consemnează numele organului de control unitatea care dispune controlul, delegația pe baza căreia s-a exercitat controlul, stadiul de executare a recomandărilor, în urma controalelor executate anterior, data și perioada în care s-a exercitat acțiunea controlului financiar preventiv, pentru fiecare neregulă, ilegalitate ,deficiență constatată se indică actele defectuoase, ilegale, neconforme cu realitatea.
CONCLUZII.
Economia de piață se poate întări numai prin respectarea și aplicarea legilor ceea ce presupune un control permenent sitematic și bine orgaanizat în toate comparimentele activității economice a societăților comerciale.
Controlul ca latură componentă a conducerii științifice a societății ca formă de perfecționare a activității socio economice implică antrenarea tuturor factorilor de răspundere în aplicarea cu fermitate a programelor elaborate de guvern, consolidarea statului de drept democratic și social a legislației, a hotărârilor de guvern și a altor norme elaborate de organismele centrale și locale cu drept de decizie, în vederea consolidării economiei de piață.
În acest contest controlul are ca direcție esențială de acțiune întărirea disciplinei și , a spiritului de răspundere personală și colectivă în plicarea legislației, o organizare mai bună a muncii, gospodărirea mai eficientă a mijloacelor materiale, financiare și de muncă, ocrotirea proprietății, publică sau privată în conformitate cu stipulațiile constituționale care reglementează acest domeniu, formarea adminitrarea și întrebuințarea resurselor financiare ale statului, ale unităților administrativ teritoriale și ale instituțiilor publice.
Controlul financiar preventiv propriu se va face conform legilor:
Legea numărul 500/2002- privind finanțele publice,
Legea numărul 273/2006 -privind finanțele publice locale.
Codul civil,
O.G nr 119/1999 -privind auditul intern și controlul financiar preventiv, modificări în OUG nr 2/2015.
Legea nr 84/2003 pentru modificarea și completarea OG numărul 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv,
Legea numărul 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodolocice generale, referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv,
OMFP numărul 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea ,lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale
OMFP numărul 1954/2005 pentru aprobarea Clasificației indicatorilor privind finanțele publice
Ordinul numărul 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv și a codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfățoară activitate de control financiar preventiv propriu.
Într-un studiu recent asupra salariaților ce efectuează control financiar preventiv, în ceea ce privește evaluarea unui astfel de salariat care dă viză de control financiar preventiv se iau în calcul și ordonanțele anterioare menționate, care stabilesc că evaluarea activității persoanei care desfășoară activități de control financiar preventiv propriu se va face decătre conducătorul entității publice, firmelor , societăților comerciale, cu acordul entității care a avizat numirea, anual prin calificative, pe baza informațiilor cuprinse în rapoartele auditului public și în rapoartele Curții de Conturi acolo unde este cazul.
Codul de conduită a persoanelor ce exercită activitatea de control financiar preventiv propriu este aprobat prin OMFP 923/2014 și precizează principiile ce stau la baza acestei profesii:
Competența profesională.
Persoana desemnată să exercite control financiar preventiv propriu trebuie să cunoască și să aplice cu fermitate și consecvență toate prevederile legale din domeniul supus activității de control să asigure astfel legalitate, regularitate în proiectele de operațiuni ce fac obiectul vizei, încadrarea în limitele bugetare;
Pentru a realiza aceasta ea trebuie să cunoască și să fie pregătită profesional în mod continuu absolut toate reglementările din domeniul în care își exercită atribuțiile de acordare a vizei de control financiar preventiv propriu.
Independența decizională în condițiile separării atribuțiilor.
Persoana care este aleasă să exercite control financiar preventiv propriu este independentă în luarea deciziilor și acesteia nu i se poate impune sub nici o formă refuzul vizei de control financiar preventiv propriu sau dimpotrivă acordarea vizei de control financiar preventiv propriu.
Persoana ce exercită control financiar preventiv nu poate fi sancționată sau schimbată din această poziție pentru acțiunile sale întreprinse cu bună credință în exercitarea atribuțiilor sale în anumite limitele legale.
Conducerea entității în care se exercită activitatea de control financiar preventiv propriu este obligată să ia măsurile necesare pentru separare atribuțiilor de aprobare, efectuare și control al operațiunilor astfel încât acestea să fie încredințate unor persoane diferite.
Obiectivitate.
Persoana desemnată în efectuarea activității de control financiar preventiv propriu, n luarea deciziei de arespinge sau de a acorda viza de control financiar preventiv propriu, trebuie să verifice foarte bine, temeinic și într-un mod sistematic proiectele de operațiuni să nu cedeze presiunilor, prejudecăților, influențelor ce i-ar putea afecta aprecierea corctă a acestora, să dovedescă o imparțialitate continuă, să fie o persoană cu o atitudine neutră, să dea dovadă de multă obiectivitate.
Conduită morală.
Persoana desemnată cu efectuarea controlului financiar preventiv propriu trebuie să dovedească o conduită morală deosebită, să aibă o probitate morală deosebită, recunoscută, să fie o personă corectă, să dea dovadă de comportament profesional la nivelul celor mai înalte standarde, o persoană cu multă demnitate în societate și cu obună reputație.
Confidențialitate.
Persoana desemnată cu efectuarea controlului financiar preventiv propriu trebuie și este obligată să păstreze secretul de stat, secretul de serviciu, în legătură cu conținutul proiectelor de operațiuni ce constituie obiectivul vizei de control financiar preventiv propriu.
Ea trebuie să nu divulge în nici un mod informații unor terțe persoane , excepție fiind în cazul în care este autorizată în mod special de către cei în drept sau în situațiile în care furnizarea de informații reprezintă obligații legale sau profesionale.
Incompatibilitate.
Personele decăzute din drepturi, în cazul semnalării conflictelor de interese, personele urmărite penal, aflate în judecată sau cele condamnate pentru fapte privind abuzul în serviciu, fals și uz de fals, înșelăciune dare sau luare de mită și alte infracțiuni care au produs daune patrimoniale personelor fizice sau juridice nu pot fii desemnate pentru a exercita control financiar preventiv.
Drept consecință a exercitării acestor principii în activitatea de control financiar preventiv propriu, trebuie să stea la baza elaborării obiectivelor și indicatorilor de performanță specifici pentru activitatea de control financiar propriu precum și criteriilor de evaluare. Fiecărui obiectiv îi este alocat un indicator de performanță care se notează de la 1 la 5 fiind de altfel stabilite și criterii de evaluare a activității notate în mod similar. Evaluarea finală va fi dată de o medie aritmetică a celor două componente, nota finală find de tipul calificativelor ,,foartebine, bine,satisfăcător, nesatisfăcător,,
Societatea Conted Sa are un regulament de ordine interioară, propriu de organizare și funcționare a compartimentului de control financiar preventiv din care extragem câteva procedee de funcționare.
Compartimentul Controlului Financiar Preventiv asigură că operațiunile supuse vizei controlului financiar preventiv precum angajamentele legale, angajamentele bugetare, deschiderea și repartizarea pe credite bugetare, modificarea repartizării pe trimestre, ordonanțarea cheltuielilor, efectuarea de încasări și plăți în numerar, constituirea veniturilor publice, în privința autorizării și stabilirii titlurilor de încasare, concesionarea sau închirierea de bunuri aparținând domeniului public, să respecte condițiile de legalitate de încadrareîn limitele și destinația creditelor bugetare și de angajament conform OU 119/1999 republicată cu modificările și completările ulterioare.
Controlul financiar preventiv propriu se exercită prin viză de către persoanele din cadrul compartimentului, desemnate de către directorul general.
Compartimentul financiar preventiv trebuie să respecte șă să aplice legislația specifică în vigoare și reglementările interne.
Acest compartiment asigură fundamentarea cheltuielilor aferente activității compartimentului pentru întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli și urmărirea încadrării lor în bugetul de venituri și cheltuieli ce afost aprobat.
Compartimentul financiar preventiv respectă și aplică Sistemul de Management Integrat Calitate Mediu și Sistemul de Control Intern Managerial.
Atribuții.
Răspunde potrivit legilor în vigoare pentru legalitate, regularitate și ncadrarea în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament apobate, după caz, cu privire la operațiunile pentru care acordă viza de control financiar preventiv propriu.
Exercitarea activității de control financiar preventiv elaborează normele specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv la nivelul societății comerciale, ținând cont de legislația aplicabilă.
Ecercitarea vizei de control financiar preventiv se face prin semnătura persoanei desemnate din cadrul compartimentului de control financiar preventiv și prin aplicarea sigiliului personal conform Ordinul 923/2014 privind aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv.
Controlul financiar preventiv propriu al operațiunilor se va exercita pe baza documentelor justificative certificate în privința realității, regularității și legalității de către conducătorii compartimentelor de specialitate emitente.
Asigură înscrierea documentelor prezentate la viza de control financiar preventiv în Registrul privind operațiunile prezentate la viza de control financiar preventiv al cărui conținut este redat în anexa 1.3 din Ordinul 923/2014 privind aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv.
Are datoria să preîntâmpine încălcarea legilor în vigoare și producerea de pagube exercitând control financiar preventiv asupra documentelor și actelor ce dovedesc utilizarea fondurilor publice și proprii, a patrimoniului propriu și public.
Urmărește și verifică angajamentele legale din care rezultă direct sau indirect obligații de plată.
Verifică documentele ce cuprind operațiile ce se referă la drepturile și obligațiile patrimoniale ale unității în faza de angajare și de plată în raporturile cu alte persoane juridice sau fizice.
Urmărește și verifică legalitatea ordonanțării cheltuielilor.
Verifică îndeplinirea sub toate aspectele a principiilor și regulilor metodologice care sunt aplicate categoriilor de operațiuni supuse controlului de regularitate.
Urmărește ca toate documentele de plată săfie atestate de compartimentul de resort, în vederea executării controlului financiar propriu.
Are dreptul și obligația de a refuza viza de control financiar preventiv în toate cazurile în care în urma verificărilor apreciează că proiectul de operațiune care face că proiectul de operațiune care face obiectul controlului financiar nu îndeplinește condițiile de legalitate, regularitate și încadrare în limita creditelor bugetare sau a creditelor de angajament, termenul maxim de verificare și de refuz a vizei de control financiar preventiv de către persoana împuternicită este de 5 zile.
Actualizează cadrul general al operațiunilor supuse vizei de control financiar preventiv.
Întocmește trimestrial Raportul privind activitatea de control financiar preventiv semnat de către directorul general și contabilul șef.
Atribuții privind dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial
Transmite la termenele stabilite informările, rapoartele referitoare la progresele înregistrate cu privire la implementarea și dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial, la solicitarea Comisiei de monotorizare a Echipei de Gestionare a Riscurilor.
Indentifică activitățile necesare pentru realizarea obiectivelor specifice.
Ia măsurile necesare pentru implementarea, îmbunătățirea și dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial.
Monotorizează realizarea obiectivelor specifice analizând permanent activitățile ce se desfășoară în cadrul structurii, cel puțin prin măsurare și înregistrarea rezultatelor, compararea acestora cu obiectivele, identificarea abaterilor sau aplicarea măsurilor de corijare.
Identifică și reevaluează obiectivele specifice, precum și indicatorii de performanță asociați.
Indentifică situațiile generatoare de întreruperi în activitatea specifică.
Elaborează procedurile formalizate, care trebuiesc respectate și aplicate în vederea deducerii la îndeplinire a obiectivelor specifice.
Identifică și evaluează riscurile specifice,împreună cu responsabilii desemnați la nivelul structurii, gestionează și monotorizează riscurile care pot să afecteze atingerea obiectivelor și propun acțiuni și măsuri care să le mențină în limitele acceptabile sau să ducă la minimizare acestora.
Asigură un cadru procedural și organizațional pentru punerea în aplicare de către persoanele responsabile, a măsurilor de control stabilite de către Echipa de Gestionare a Riscurilor și care se urmăresc pe baza unei situații de implementare a măsurilor de control de către responsabilii cu riscurile și care au fost desemnați la nivel de structură.
Asigură elaborarea raportului privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor care cuprinde numărul total de riscuri gestionate la nivelul structurii, numărul de riscuri tratate și nesoluționate până la sfârșitul anului, măsurile de control implementate sau în curs de implementare, eventualele revizuiri ale evaluării riscurilor cu respectarea limitelor de toleranță
la risc aprobate de conducere.
Întocmește circuitul documentelor specifice, atât în sensul fluxului de informații care intră sau ies din cadrul structurii care se proceseazăsau se dețin în cadrul acesteia, cât și din punct de vedere al destinației documentelor interior/exterior.
Asigură îndrumare metodologică specifică structurilor corespondente din cadrul subunităților.
Are o abordare pozitivă față de controlul intern managerial a cărui funcționare și dezvoltare o sprijină permanent.
Îndeplinește orice alte atribuții specifice și necesare pentru definirea implementarea și dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial la nivelul societății comerciale.
În activitatea sa se subordonează directorului general și colaborează cu serviciile, compartimentelede specialitate, birourile ți subdiviziunile din structura societății comerciale și solicită serviciului juridic avizul juridic ori de cîte ori este necesar.
Obiectul controlului financiar preventiv la SC CONTED SA sunt operațiunile care vizează: Cererea pentru deschiderea de credite bugetare și documentul care atestă modificările repartizării pe trimestre a creditelor bugetare, documentul pentru efectuarea virărilor de credite bugetare, ordinul directorului general privind acțiunile de protocol, a unor manifestări cu caracter neproductiv, și științific, de cercetare, devizul estimativ pe categorii de cheltuieli, ordinul directorului general pentru deplasările în afara țării, contráctele de muncă pentru personalul angajat în ultimul exercițiu financiar, actele adiționale care atestă mărirea de salarii pentru unii membrii dintre angajații săi pentru merite deosebite și conform fișelor de evaluare întocmite de către serviciul de resurse umane, statele pentru acordarea salariilor de merit și alte sporuri și prime acordate în cursul anului, contrctele de comodat și contráctele de închiriere existente la data controlului financiar preventiv și cele derulate în timpul exercițiului financiar, cererile de valută,o rdonanțare de plată privind redevențele chirii sau alte cheltuieli legate de concesionare sau închiriere, plățile privind contribuțiile sociale aferente fondului de salarii, procesele de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe.
ANEXA 1 REGISTRUL PRIVIND OPERAȚIUNILE PREZENTATE LA VIZA DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
UNITATEA SC CONTED SA
ANEXA 2 RAPORT PRIVIND ACTIVITATEA DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV LA 31.12.2016
SC CONTED SA
Operațiuni supuse vizei de control financiar preventiv
BIBLIOGRAFIE
1.Domnișoru S.-Auditul statutar și comunicare financiară-editura economică-București 2011,
2.Dan Drosu Șaguna, Drept financiar și fiscal- Tratat, Editura Eminescu, București, 2000,
3.Florea I.,Cheresan IS.FloreaR-Controlul Economic financiar și gestionar-Editura CECCAR-București 2011,
4.Mihăescu V.S.-Control financiar bancar-Editura Universității Alexandru Ioan Cuza-Iași-2015
5.Morariu A,Suciu G.Stoian F-control și Audit financiar contabil- Editura Universitară-București-2008
6.Munteanu V-Control și Audit financiar contabil- Editura Luminalex-București -2003
7.Suciu G.Audit intern și control gubernamental-Editural Luxlibris-Brașov 2012
8.Ministerul Finanțelor Publice – Reglementări contabile pentru agenți economici, Editura Economică, București,2010
9.Legea contabilității nr 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
10.OMFP nr 1802 din 29 decembrie 2014-Partea I-pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și Situațiile financiare anuale consolidate emitent Ministerul Finanțelor Publice publicat în Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014.
11.Legea 227/2015 privind Codul Fiscal, actualizată în 2016,
12.OMFP 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar contabile emitent: Ministerul Finanțelor Publice, publicat în Monitorul Oficial nr 910 din 9 decembrie 2015;
13.OMFP 2861/2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitlurilor proprii;
14.OMFP 1826/2003 pentru aprobarea Precizărilor privind unele măsuri referitoare la organizarea și conducerea contabilității de gestiune,
15.Legea nr 31/1990, privind societățiile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
16.Legea numărul 500/2002- privind finanțele publice,
17.Legea numărul 273/2006 -privind finanțele publice locale.
18.Codul civil,
19.O.G nr 119/1999 -privind auditul intern și controlul financiar preventiv,
20.Legea nr 84/2003 pentru modificarea și completarea OG numărul 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, modificată în 2015
21.Legea numărul 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodolocice generale, referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv,
22.OMFP numărul 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea ,lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale
23.OMFP numărul 1954/2005 pentru aprobarea Clasificației indicatorilor privind finanțele publice
24.Ordinul numărul 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv și a codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfățoară activitate de control financiar preventiv propriu.
25.http://codfiscal.net/41076/omfp-9232014-normele-privind-exercitarea-controlului-financiar-preventiv-si-codul-specific-de-norme-profesionale
26.http://conted.ro/prezentare/
27.http://lege5.ro/Gratuit/gqydcnjzgu/normele-metodologice-generale-referitoare-la-exercitarea-controlului-financiar-preventiv-din-11072014&d
28.http://www.scritub.com/economie/finante/Controlul-financiar24481136.php
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Controlul Financiar Preventiv la Nivelul Firmelor Instituțiilor (ID: 112858)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.