Comunicarea în Instituțiile Publice Integral

=== f320e444a4845e0a293d3398e987abd3b3df0381_497140_1 ===

UNIVERSITATEA

FACULTATEA DE

SPECIALIZAREA:

EVALUARE PERIODICĂ, TEMA DE CERCETARE TC1

LA DISCIPLINA…………………..

Profesor coordonator:

Nume Prenume

Student:

Nume Prenume

, 2017

UNIVERSITATEA

FACULTATEA DE

SPECIALIZAREA:

EVALUARE PERIODICĂ, TEMA DE CERCETARE TC1

LA DISCIPLINA…………………..

Titlu: ,,Comunicarea în instituțiile publice´´

Profesor coordonator:

Nume Prenume

Student:

Nume Prenume

……………. , 2017

CUPRINS

§Cuprins………………………………………………………………………………………….3

§Introducere…………………………………………………………………………………….5

§Capitolul I .Elementele procesului de comunicare …………………………..6

§Capitolul II. Comunicarea managerială ca avantaj strategic……………8

§Capitolul III. Bariere în calea comunicării……………………………………….9

§Capitolul IV. Relațiile publice…………………………………………………………10

§Concluzii……………………………………………………………………………………….12

Bibliografie……………………………………………………………………………………..13

Pagina de gardă

Comunicarea în instituțiile publice

§Introducere

Comunicarea instituțională este astăzi din ce în ce mai dezvoltata in cadrul organizatiilor publice. Astfel, marile intreprinderi publice au departamente specializate pe aceasta tema si isi mentin imaginea publica gratie unei politici și unor activitati sustinute. Comunicarea însoțeste activitatea instituțiilor publice, contribuind la realizarea în bune condiții a acesteia. Ea raspunde, totodată, nevoii organizațiilor din sectorul public de a-și afirma rolul specific, aducând la cunostința cetățenilor obligațiile de asumat și prerogativele de care dispun. Comunicarea instituțională este o comunicare extraorganizațională prin care instituția din administrația publică urmarește să-și întarească imaginea, să suscite în jurul ei un climat de încredere și simpatie din partea cetățenilor.Situată la baza coordonării – ca funcție a managementului – comunicarea este un proces de transmitere a informațiilor, sub forma mesajelor simbolice, între două sau mai multe persoane, unele cu statut de emițător, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice si sub asigurarea reacției de răspuns, a feed – back-ului. La nivelul organizației există numeroase rețele de comunicare regăsite în configurații specifice, care alcătuiesc sistemul de comunicare cu rol deosebit în asigurarea funcționalității si eficacității activității organizației, rol generat de: volumul, complexitatea si diversitatea obiectivelor organizației; mutațiile intervenite în caracteristicile dimensionale si funcționale ale organizației (prin schimbarea si implementarea noului în economie, management, tehnologie etc.) Comunicarea cu rol de promovare reprezinta, in realitate, un caz aparte, pentru ca, desi literatura de specialitate o considera fara exceptie ca facand parte din comunicarea externa, ea se desfasoara unilateral, dinspre institutia publica catre mediul exterior al acesteia. In aceasta situatie, nu mai sunt membrii organismului public cei care intretin legatura cu exteriorul, ci organizatia ca instituție. Ea dă informatii despre serviciile pe care le ofera, incearca sa-si amelioreze imaginea de ansamblu sau, pur si simplu, vrea sa se faca cunoscuta si sa-si promoveze valorile.Procesul de comunicare se derulează prin intermediul componentelor sale: emițător – persoana care inițiază comunicarea (manager sau executant); mesaj – fizică a informației transmisă de emițător spre receptor, ce îmbracă mai multe ipostaze (verbală si nonverbală); canal – calea de transmitere a informației, strâns legată de mesaj; receptor – persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului (executant sau manager). Prin procesul de codificare, emițătorul apelează la simboluri variate -sunete, litere, cifre, gesturi – pentru a transmite si a se face înțeles de către receptor, Comunicarea externă a institutiei publice contribuie la notorietatea si imaginea organizatiei in societate. Ea indeplineste astfel, totodată, funcția de promovare a instituției publice a statului și a unitatilor administrativ-teritoriale.

§Capitolul I .Elementele procesului de comunicare

Comunicarea este absolut esențială pentru organizare. Este evident ca fara comunicare nu poate fi organizare, căci atunci nu există posibilitatea ca grupul să influențeze comportamentul individului. Pe lânga aceasta, disponibilitatea anumitor tehnici de comunicare va determina, în mare parte, modul în care functiile de luare a deciziilor pot si trebuie distribuite în institutie. Parteneriatul interactiv functionar public-cetatean presupune circulația informației în ambele sensuri. Dincolo de aspectele oficiale, institutionale, relația functionar public-cetățean trebuie să conțină o anumită doză de informații. În procesul comunicării, relația funcționar public-cetățeni constituie substanța a actului de administrație publică.Unitățile comunicaționale, respectiv funcționarul public (ca emițător) și cetățeanul (ca receptor de mesaje) au obiective clare: emițătorul își propune să informeze, să convingă, să îndrume, să capteze interesul, să fie eficient, iar receptorul se va strădui să fie atent, să înteleaga, să rețină. Comunicarea cu cetățenii se realizează prin: expuneri, activități de informare, dezbateri, sesiuni de comunicări, programe de investigare, activități cu caracter cultural-educativ, participare la concursuri, publicații proprii, afisiere, transmiterea prin forme scrise sau orale de informații diverse spre și dinspre structurile de conducere și de specialitate ale instituțiilor de administrație publică.       În procesul de comunicare pot apărea următoarele bariere comunicaționale: la nivelul emițătorului și al receptorului,  starea emoțională a receptorului;rutina, care influențează receptivitatea;  imaginea de sine a emițătorului și a receptorului și imaginea despre interlocutor; caracterizarea diferită a situației de comunicare de către emițător și receptor,  lipsa atenției în receptarea mesajului; concluzii grăbite asupra mesajului; lipsa de interes a receptorului față de mesaj;  sentimentele și intențiile participanților la situația de comunicare. La nivel de limbaj: aceleași cuvinte primesc sensuri diferite pentru persoane diferite, în special din cauza diferențelor în planul pregătirii și al experienței; dificultăți de exprimare; exprimarea cu stângăcie a mesajului de către emițător; utilizarea de cuvinte sau expresii confuze.  La nivelul contextului:context fizic necorespunzător (poluare fonică ridicată); suporți informaționali necorespunzători.

§Capitolul II. Comunicarea managerială ca avantaj strategic

Liderii din administrația publică trebuie să acorde o atenție deosebită antrenării funcționarilor publici în facilitarea comunicării dintre aceștia și cetățeni. În acest sens, putem identifica următoarele sarcini:      diagnosticarea problemelor; culegerea, verificarea și diseminarea informațiilor;   trasmiterea rezultatelor evaluării informațiilor; rezolvarea conflictelor. Pentru realizarea acestor sarcini, pot fi avute în vedere urmatoarele căi de rezolvare: ascultarea activă,   stimularea autoanalizarii problemelor; controlul tonului vocii; cultivarea întelegerii si tolerantei; detensionarea atmosferei. Pentru realizarea obiectivelor sale, managerul public se bazează pe urmatoarele funcții ale comunicării: funcția de informare-instituțiile publice au nevoie de interacțiuni în mediul exterior în care funcționează și în mediul interior între părțile ei componente; managerul este pus în fața monitorizării la două feluri de informații: informația externă-trimisă și primită prin intermediul activităților de marketing, reclamă, aprovizionarea, relații publice etc. Și informația internă-care circulă prin canalele formale și neformale de comunicare. Funcția de comandă și instruire- aceasta funcție a comunicării se referă la modalitățile prin care managerii se asigură că oamenii și departamentele actionează continuu în direcția obiectivelor organizației, funcția de influențare și convingere, indrumare si sfătuire- prin aceasta funcție se realizează moduri specifice de control asupra informației și asupra comportării membrilor organizației, functia de integrare și mentinere, funcție ce trebuie privită sub următoarele aspecte:-păstrarea instituției în stare operațională prin cursivitatea informației;-folosirea corectă a canalelor de comunicare pentru a evita încărcarea cu informație inutila ; sortarea și verificarea datelor; integrarea părților în întreg prin raportarea lor la acesta și la contextul în care părțile trebuie să funcționeze.

§Capitolul III. Bariere în calea comunicării

În procesul de comunicare pot apărea următoarele bariere comunicaționale:l a nivelul contextului- context fizic necorespunzător (poluare fonică ridicată), suporți informaționali necorespunzători., la nivel de limbaj: aceleași cuvinte primesc sensuri diferite pentru persoane diferite, în special din cauza diferentelor în planul pregătirii și al experienței; dificultăți de exprimare; exprimarea cu stângacie a mesajului de către emițător,   utilizarea de cuvinte sau expresii confuze, la nivelul emițătorului și al receptorului:  starea emoțională a receptorului; rutina, care influențează receptivitatea; imaginea de sine a emițătorului și a receptorului și imaginea despre interlocutor;caracterizarea diferită a situației de comunicare de către emițător și receptor, lipsa atenției în receptarea mesajului; concluzii grăbite asupra mesajului; lipsa de interes a receptorului față de mesaj, sentimentele și intențiile participanților la situația de comunicare. Elementul central al acestei reglări este reprezentat de feed-back, care îi permite receptorul ( de exemplu, cetățeanul) să-și emită reactiile, iar emitatorul ( de exemplu, funcționarul public, purtătorul de cuvânt al instituției, etc) să le înregistreze. Diversitatea cauzelor care determină dificultățile și perturbările aferente procesului de comunicare face obligatorie existența în cadrul respectivului sistem a posibilităților de reglare, de adaptare ți de transformare.

§Capitolul IV. Relațiile publice

Unul dintre conceptele de relații publice cele mai vehiculate este acela de imagine. În planificarea de relații publice este utilizată imaginea dorită (wish image). Imaginea dorită este imaginea pe care administrația firmei dorește să o promoveze în interiorul și în exteriorul sau. Identificarea sa stă la baza formulării obiectivelor de relații publice, de realismul lor depinzând în mare măsură succesul întregii activități de relații publice. Relațiile publice ar putea fi definite astfel:„Relațiile publice reprezintă managementul comunicării pe baza interesului public”. Managerul eficient de relații publice trebuie să fie în permanent contact cu publicul organizației, să fie capabil să diferențieze în orice moment necesitățile de comunicare ale acestora, să formuleze și să transmită mesaje în funcție de caracteristicile fiecăruia dintre ele și să urmărească reacția lor la primirea fiecăruia dintre mesaje.Imaginea organizațională este un complex constituit din istoria organizației, succesele și stabilitatea sa din punct de vedere financiar, calitatea ofertei sale, reputația sa ca angajator, responsabilitatea socială, eforturile de cercetare etc. Imaginea organizațională este esențială în relațiile cu presa, dar este foarte importantă în relația cu finanțatorii (fie ei investitori, donatori, membri, instituții financiare internaționale etc.). Domeniul relațiilor publice este foarte important la nivelul instituțiilor publice pentru că oferă posibilitatea acestora de a comunica cu publicul. De asemenea, prin relațiile publice se pot transmite informații despre tipurile de activități în folosul indivizilor și al comunităților, prestate de instituțiile publice. Marile asociații de specialitate în domeniul relațiilor publice dau mai multe definiții acestui domeniu: “Relațiile publice sunt un efort conștient și sistematic, bazat pe cercetare, dedicat câștigării înțelegerii și stabilirii și menținerii încrederii în rândurile publicului” (Asociația Germană de Relații Publice). “Practica Relațiilor Publice este arta și știința socială de a analiza tendințe, de a prezice consecințele lor, de a sfătui lideri de organizații, de a introduce programe planificate de acțiune care servesc atât interesul organizației cât și al publicului” (Adunarea Mondială a Relațiilor Publice, Mexico City. 1978) “Relațiile publice sunt efortul deliberat, susținut și planificat de a stabili și a menține înțelegerea reciproca între o organizație și publicul ei” (Institutul Britanic de Opinie Publică).

§Concluzii

Fenomenul disonanței cognitive este foarte obisnuit în administrația publica. Astfel, când un grup se constituie pentru a discuta diferite probleme, constatăm că, de la șefii departamentelor, la ministere, la directori generali, la secretari de stat, etc, fiecare găsește grupul unde unde ceilalți au aceeași viziune asupra problemelor. În plus, și în rândul funcționarilor publici se manifestă un mecanism psihologic care acționează în sensul respingerii și al deformării informațiilor și realităților care nu sunt în concordanța cu propriile convingeri. Cand întâlnirea începe și membrii grupului îsi expun opiniile personale, ei aud propriile puncte de vedere prezentate în cuvinte diferite și pleacă întăriti în convingerile lor inițiale, care sunt asemănătoare cu ale celorlalți.Una dintre dificultățile derulării unui proces de comunicare eficient este generată de disonanța cognitivă. Aceasta presupune selectarea surselor de informare în conformitate cu propriile convingeri ale entităților implicate în transmiterea sau receptarea mesajului comunicat. Pentru reducerea influenței barierelor în comunicarea scrisa, și chiar înlăturarea acestora, materialul informativ trebuie elaborat în funcție de receptor. Se întâlnesc frecvent situații în care funcționarul oferă impresia că ascultă, deși, în realitate, nu este atent. Este doar politicos, ramânând linistit pâna când îi vine rândul sa vorbească, timp în care îsi trece în revista propriile argumente. Răpunsul sau este, aproape în întregime, nepotrivit cu cele spuse de vorbitorul anterior, ignorând complet punctele de vedere expuse de cetățean. Ca urmare, asemenea respingere evidentă pune o problemă reală de comunicare și trebuie recunoscută ca atare. De asemenea, pot fi identificate situații în care functionarii publici s-au dovedit total opaci, nereceptivi față de faptele care le-au fost prezentate prin procesul de comunicare cetățean-instituție de administratie publică.

Bibliografie

Alexandru I., Structuri, mecanisme și instituții administrative, Ed. Sylvi, București, 1996.

Iorgovan A., Tratat de drept administrativ, vol 2, Ed. All Beck, București, 2002.

Johns G., Comportament organizațional, Ed. Economică, București, 1998.

F. Coman – Kund – Politica de comunicare externă a colectivităților locale, Editura Economică, București, 2000.

Chiru – Comunicare interpersonală, Ed. Tritonic, București, 2003

V.A. Munteanu – Marketing public, Ed. Sedcom Libris, Iasi, 2006,

P. Zémor – La Communication Publique, Presses Universitaires de France, Paris, 1995

F. Dubois – Les politiques de communication externe des collectivités territoriales, Université de Lille III, Lille, 1994

Martereau – Communication publique teritoriale, Les editions de C.N.F.P.T., Paris, 1996