Audit Financiar

1. Auditul Financiar Contabil – Definirea, rolul si obiectivele auditului financiar, tipologia juridica.

În abordarea conceptului fundamental al auditului intern, putem observa că profesia de audit intern a evoluat puțin sesizabil din punct de vedere al conceptului fundamental. Astfel, singura diferența semnificativă între Declarația Responsabilităților inițială emisă de IIA în 1974 și declarațiile actuale (cele revizuite în 1981 și 1990) este determinată de înlocuirea termenilor de organizație cu cel de management în ceea ce privește definirea clientului către care se îndreaptă activitatea de audit intern. Celelalte schimbări, cu toate că sunt utile, sunt mai puțin semnificative ca și influențe asupra conceptului fundamental. Ceea ce nu se schimba este independența auditorului, bazată pe onestitatea si obectivitatea auditorului, precum și pe suportul managerului organizației, iar mai recent și pe suportul Consiliului de Administrație sau Comitetului de Audit.

Nu același lucru este valabil însă și pentru practica auditului intern. Din acest punct de vedere, activitatea de audit intern a suferit schimbări dramatice. Pornind de la teoria planificării strategice,conform căreia cea mai importantă dar și dificilă decizie în viața economică este aceea „de a stabili ce produs să oferim și care sunt forțele țintă ce constituie centrul de interes”, și ținând cont de analiza evoluției practicii de audit intern, Courtemanche identifică trei forme sau variante de audit intern:

Auditul intern tradițional: se caracterizează prin faptul că acesta corespunde primei etape de dezvoltare a auditului intern, atunci cănd auditul intern reprezintă un pic mai mult decât o funcție de control în mâna unui controlor. În acestă perioadă, auditul intern era o activitate modestă localizată în interiorul unui departament de control, iar principala menire era aceea de a verifica dacă operațiunile contabile ale organizației au fost realizate corect. Această formă de audit intern corespunde acelei perioade în care auditorii interni nu erau pe deplin conștienți asupra produsului pe care îl ofereau, dar nici asupra pieței spre care se îndreptau.

Auditul intern modern: principala caracteristică a etapei auditului intern modern este dată de extinderea produselor acestei profesii precum și tipologiei de clienți spre care auditul intern își îndreaptă atenția. Dacă auditul intern tradițional oferă servicii financiare, de conformitate și investigare a fraudei către controlori (iar mai recent către comitetul de audit), auditul intern modern oferă evaluarea controlului intern și servicii de consultanță internă către management. Motto-ul auditului intern modern era „servicii pentru management”. Semnificativ este că cei mai mulți auditori interni din aceasta etapă definesc managementul ca fiind managementul general sau mangerul senior (managerul de la cel mai înalt nivel ierhaic din cadrul organizației). Cu toate că în urma primei revizuiri în Declarației responsabilitaților emisă de IIA s-a adoptat expresia de toți membrii managementului în definirea clientului auditului intern, cei mai multi auditori interni continuă să vadă pe ei însuși ca servind doar intereselor managerului general.

Auditul intern neo-modern: auditul neo-modern este o versiune modificată a auditului intern modern. Acest termen a fost inventat de către Courtemanche in 1986 pentru a descrie acea formă de audit diferită, pe care a identificat-o în munca sa de cercetare, variantă pe care nu a gasit-o într-un mod adecvat descrisă în literatura de specialitate. Se promovează, în cadrul acestei forme de audit intern, ideea importanței suportului pe care îl putea asigura managementul de la nivelele subordonate managementului general, și anume managementul operațional. Tabloul creat de auditul intern neo-modern este al unuia în care activitatea este organizată în jurul relațiilor complexe și subtile care trebuie să existe între două grupuri: primul grup este format din consiliul de administrație, auditorii externi, managementul general si managementul operațional; iar cel de-al doilea grup trebuie format din: (1)cel care solicită auditul, (2) cei audiați ca urmarea auditului solicitat, (3) departamentul auditat, (4) managerul departamentului audiat. Toate aceste grupuri au așteptări reale de la funcția de audit intern. Principiul de baza al auditului intern neo-modern va fi acela de a comunica celor implicați informațiile pe care trebuie să le cunoască pentru ca deciziile lor să poată fi puse în aplicare. Prin urmare, funcția de audit intern în viziunea neo-modernă nu este văzută ca fiind în slujba mai multor” stăpâni”, ci la fel ca alte funcții de la nivelul superior din cadrul organizației ,trebuie ordonată din perspectiva relațiilor multilaterale care există între diferiți pioni ai organizației ,ea servind ,în cele din urmă ,organizației și interacționând cu diferite componente ale organizației într-un asemenea mod care să aducă un plus de valoare întregului.

O altă contribuție importantă la surprinderea evoluției auditului intern pe plan internațional a avut-o Sawyer L.B., premiat în 1973 de către Institutul Auditorilor Interni, cu distincția Bradford Cadmus Memorial Award, acordată celor care au o contribuție remarcabilă în domeniul auditului intern, și recunoscut ca și părintele auditului intern modern (The Internal Auditor,2002. Sawyer a dedicat o parte din eforturile sale de cercetare pentru a afla care au fost modificările semnificative care au afectat profesia de audit intern îm ultima jumătate de secol. Pentru a-și atinge aceste obiective, Sawyer a distribuit chestionare la peste 40 de auditori interni din Statele Unite, Canada, Australia, Africa de Sud, Anglia, Franța și Norvegia. Răspunsurile primite, precum si concluziile extrase au fost grupate pe doua categorii: profesia de audit intern (reglementarile activitații de audit intern) și practica auditului intern. În cele ce urmează vom extrage principalele concluzii ale autorului (Sawyer) relevante pentru evoluția auditului intern pe plan internațional, structurându-le pe cele două categorii mai sus menționate.

Profesia de audit intern (reglementările activității de audit intern)

O primă concluzie, în ceea ce privește profesia de audit intern, este dată de faptul că este evidentă o căutare asiduă și uneori chiar și obținerea legitimitații auditului intern. Principalele modifcări care au afectat, într-o manieră sau alta, profesia de audit intern sunt menționate mai jos, in funcție de ordinea importanței.

1.1 Auditul – Scurt Istoric

Necesitate funcției de audit intern a început să se facă tot mai simțită pe măsură ce contextul economic al României a început să se caracterizeze printr-un mediu concurențial din ce în ce mai dinamic. Astfel, tot mai multe entități au început să se confrunte cu o problemă generală de găsire a unor soluții viabile pentru îmbunătățirea performanțelor obținute. Managerul își pune în mod constant întrebări referitor la eficiența, eficacitatea controlului asupra modului de funcționare al organizației, exercitat de el însuși și de cei cu care colaborează.

Integrarea României în Uniunea Europeană ca și membru cu drepturi depline, a determinat necesitatea ca aceasta să găsească noi modalități de eficientizare a activităților economico-financiare, precum și găsirea de soluții pertinente care să contribuie la înlăturarea anumitor neconcordanțe din activitatea organizațiilor publice și private. România a fost nevoită să ia anumite măsuri cum sunt: adoptarea Standardelor Internaționale de Contabilitate la nivelul agenților economici, instituirea în cadrul instituțiilor publice a unui nou sistem contabil, bazat pe Sistemul European de Conturi, precum și modificări ale legislației economice și fiscale. De asemenea, s-a impus și organizarea activității de audit, atât pentru organizațiile private, cât și pentru cele publice. Calitatea de membru al Uniunii Europene impune existența unor sisteme de management financiar bine delimitate, dar și metode viabile de control ale acestora

Însemnătatea auditului intern este cu atât mai mare, cu cât acesta acționează într-un mod independent, obiectiv, fără acceptarea de compromisuri și fără a avea ca și scop atingerea puterii. Dacă avem în vedere momentul apariției în România al acestui concept al auditului intern raportat la contextul mondial, trebuie să admitem că recunoașterea importanței acestui domeniu al auditului intern s-a realizat totuși destul de târziu, dar aceasta și în contextul dominației regimului comunist până în anul 1989. Tranziția spre economia de piață, care a caracterizat anii ‘90, s-a realizat destul de anevoios, drumul spre o oarecare stabilitate economică fiind destul de dificil, presărat fiind cu anumite falimente ale unor organizații mamut. La aceste dificultăți a contribuit și instabilitatea politică și economică, care nu de puține ori, a caracterizat această perioadă de tranziție

Pe măsură ce economia românească se îndrepta tot mai mult spre o tendință de stabilitate, managerii organizațiilor, atât din sectorul public cât și din cel privat, și-au concentrat atenția tot mai mult spre îmbunătățirea performanțelor organizațiilor pe care le coordonează, și astfel să găsească soluții eficiente și pertinente.

Dacă facem o paralelă între apariția și dezvoltarea funcției de audit intern în contextul economiei mondiale, pe de o parte, iar pe de altă parte, între apariția și dezvoltarea auditului intern în România, observăm anumite diferențe, care, dintr-un anumit punct de vedere, sunt justificate de particularitățile mediului economic și culturile specifice fiecăruia.

1.2 Auditul Financiar – Prezent – Viitor

Prima definiție relevantă a auditului intern a fost prezentată de Victor Z. Brink, considerat și unul dintre părinții fondatori ai auditului intern modern, fiind primul director al Fundației de Cercetare IIA (IIA Research Foundation ) și Cashin J.A., conform cărora:

„Auditul intern se relevă ca fiind un segment special din domeniul vast al contabilității, utilizând tehnici de bază și metode de auditare. Faptul că, contabilul public autori și auditorul intern folosesc de multe ori aceleași tehnici, adesea conduce la prezumția eronată că între munca și obiectivele acestora ar fi diferențe insesizabile. Auditorul intern, la fel ca și orice alt auditor, este preocupat de investigarea validității tranzacțiilor, dar în cazul lui, tranzacțiile spre care acesta își îndreaptă atenția, acoperă un perimetru mult mai mare și are de confruntat mai multe probleme, unde câteodată are mai puțin de a face cu conturile contabile. În plus, auditorul intern, fiind un angajat al organizației, are cu atât mai mult un interes vital în toate tipurile de operații din organizație, fiind de la sine înțeles faptul că acesta este foarte interesat în a ajuta la îmbunătățirea acestor operații și creșterea maximă a profitabilității acestora. Astfel, în extinderea definiției, serviciile de management vor influența raționamentul său profesional

Curând după această primă definiție, domeniul de acțiune al funcției de audit intern a fost extins, incluzând și investigarea fraudei și evaluarea controalelor interne (Staciokas R.& Rupšys R., 2005). Treptat, auditorii interni au început să-și perfecționeze fiecare tip de activitate din munca lor, oferind evaluări pentru fiecare formă de control (Walsh, Jr.F.J.).

Declarația de Responsabilități a Auditorului Intern (Statement of Responsibilities of the Internal Auditor) emisă de IIA, indică faptul că auditul intern, acoperă în cea mai mare parte problematici financiare și contabile. Un deceniu mai târziu, IIA a emis o altă Declarație de Responsabilități a Auditorului Intern revizuită, prin care funcțiile și rolul auditului intern au fost mult extinse, astfel:

Revizuirea și evaluarea vigurozității, competenței și aplicabilității controalelor contabile, financiare și operaționale;

Stabilirea gradului în care activele organizației sunt protejate împotriva pierderilor de orice fel;

Stabilirea gradului în care este asigurată conformitatea cu politicile, planurile și procedurile;

Stabilirea încrederii pe care o oferă informațiile contabile produse în cadrul organizației;

Evaluarea calității performanței în procesul de executare a responsabilităților desemnate;

În anul 1993, Declarația de Responsabilități a Auditorului Intern precizează că „scopul auditului intern include examinarea și evaluarea eficacității și eficienței sistemului de control intern din cadrul organizației, precum și calitatea performanțelor în realizarea responsabilităților desemnate" .

Asistăm astfel la începutul anilor '90, la o extindere reală a activităților de audit intern. Astfel, auditorii interni lucrează, în această perioadă, într-o gamă largă de domenii: audit de conformitate; auditul ciclurilor tranzacțiilor; investigarea fraudei și a altor neregularități; evaluarea eficienței operaționale; analiza, măsurarea și raportarea riscurilor operaționale și organizaționale; și alte activități de asigurare și consultanță. Putem afirma că, în acest mod, auditorii interni desfășoară o combinație a mai multor activități: revizuiri și audit financiar, audit de performanță (denumit uneori și audit operațional sau audit de eficacitate), audit de management și audit de conformitate. În realizarea acestor activități, auditorii interni apelează la o abordare bazată pe risc și orientată pe control. De asemenea, ei vor utiliza tot mai multe tehnologii sofisticate în realizarea muncii lor de audit (Ramamoorti S., 2003).

Analizând din perspectivă istorică, toate aceste definiții ale auditului intern, din punct de vedere al principalelor obiective definite pentru auditul intern în fiecare perioadă, toate aceste modificări pot fi reprezentate sintetic astfel:

Definițiile auditului care vor marca sfârșitul secolului 20, vor reflecta o schimbare a rolului auditului intern de la o funcție de apreciere, monitorizare și evaluare, către o funcție care furnizează asigurare, consultanța și asistență pentru management .

1.3 Rolul Auditului Financiar

În prezent, asistăm la o evoluție rapidă și spectaculoasă a funcției de audit intern pe plan internațional, dar și în România, iar acest lucru se datorează conștientizării tot mai mari a managementului organizațiilor, asupra necesității și importanței auditului intern în cadrul acestora. Astfel, chiar și manageri ai unor organizații de dimensiuni mici sunt interesați de avantajele pe care le-ar putea aduce această funcție a auditului intern.

Independența auditorilor interni este susținută pentru a elimina o practică destul de des întâlnită, aceea de supraaglomerare cu diverse sarcini care nu ar trebui să intre în responsabilitatea lor. În încercarea de a elimina astfel de posibile inconveniente, s-au dezvoltat noi abordări ale funcției de audit intern, atât pe plan mondial, iar în ultima perioadă și pe plan național. Aceste abordări s-au axat pe ideea de a externaliza total sau parțial funcția de audit intern din cadrul organizațiilor.

În acest context, s-au dezvoltat mai multe modalități de abordare a auditului intern:

externalizarea completă a funcției de audit intern (outsourcing),

parteneriate cu firme de audit cu experiență relevantă în audit intern (co-sourcing),asigurarea suportului pentru implementarea funcției de audit intern (setup), urmând ca ulterior ea să fie realizată de o echipă internă din cadrul organizației.

Îndreptându-ne atenția spre problematica externalizării auditului intern în contextul internațional, constatăm că acțiunea de externalizare a auditului intern nu este nici una nouă, nici una specifică doar funcției de audit intern, dar în ultima perioadă se manifestă tot mai mult în cadrul profesiei de audit intern. Astfel că, multe firme de contabilitate și audit, precum și un număr tot mai mare de furnizori independenți de servicii de contabilitate și audit au început să furnizeze servicii de audit intern de calitate înaltă. Accentuarea fenomenului de externalizare a auditului intern a stârnit diferite reacții în rândul auditorilor interni. Mulți dintre aceștia consideră că rolul unic al auditului intern în guvernanța corporativă ar putea să fie amenințat de această externalizare, iar independența ar fi categoric amenințată dacă auditurile interne și externe sunt realizate de aceeași firmă. Pe de altă parte, cei care sunt adepții acestui proces de externalizare argumentează beneficiile unei astfel de opțiuni prin faptul că furnizorii externi de servicii de audit pot oferi servicii mai bune la costuri mai mici.

O analiză foarte pertinentă a fenomenului de externalizare (outsourcing) a fost realizată prin intermediul studiului condus de Rittenberg L.E. și Covaleski M. (1999), „The Outsourcing Dilemma: What's Best for Internal Auditing”, publicat de Fundația de cercetare a IIA. Metodologia de cercetare a acestui studiu a constat în derularea unor interviuri cu:

manageri de departamente de audit intern care nu au fost externalizate;

manageri ai unor organizații la care funcția de audit intern a fost externalizată,

furnizorii externi (firme de contabilitate private) de servicii de audit intern.

De asemenea, s-au obținut informații adiționale prin transmiterea unui chestionar adresat membrilor IIA.

1.4 Obiectivele Auditului Financiar

În urma studiului realizat, Rittenberg L.E. și Covaleski M. au reușit să identifice câteva caracteristici esențiale ale unui departament de audit intern cu eficiență ridicată, acești factori fiind hotărâtori în procesul de decizie al managementului organizațiilor în problematica externalizării auditului intern:

auditul intern trebuie să fie parte integrantă și activă a culturii organizaționale și a guvernanței corporative;

investiții în perfecționarea competențelor auditorilor interni;

să nu se limiteze doar la identificarea problemelor, ei trebuie să fie și o parte a soluției, cu condiția să nu se depășească anumite limite care să afecteze independența necesară auditului intern, deoarece ei nu trebuie să-și asume responsabilități ale managementului;

departamentul de audit intern să fie unul care furnizează un training valoros unui viitor manager;

să accepte provocarea de a deveni mai eficient și să fie dispus pentru o reducere a personalului de audit. Multe dintre departamentele de audit eficiente participante la acest studiu, și-au redus între 25-50% personalul implicat, în ultima decadă, chiar și în cazul în care organizația în ansamblul său a cunoscut o creștere de cel puțin același nivel;

să adopte o abordare mai extinsă a controlului intern, prin adoptarea unor modele de control consacrate ca și COSO sau CoCo;

auditul intern trebuie să-și „facă reclamă" serviciilor sale. Astfel, unele departamente au emis anumite broșuri prin care ofereau informații asupra activităților și serviciilor pe care le realizează, iar altele au mers pe ideea construirii unei relații consolidate cu cei auditați și managementul general;

dezvoltarea unor instrumente de măsurare a performanței auditului intern;

auditul intern trebuie să fie conștient asupra faptului că managementul dorește și anticipare, nu doar reacție.

O altă contribuție relevantă la analiza acestui fenomen a studiului realizat de Rittenberg L.E. și Covaleski M. este că au reușit să identifice principalele caracteristici ale unui externalizări a auditului intern care să fie însoțită de succes, promovând în același timp ideea că aceste caracteristici ar putea constitui elementele unei liste de verificare (checklist) pentru managerul unei organizații, înainte de a lua vreo decizie asupra externalizării auditului intern:

o misiune clar definită și care să fie continuu în acord cu așteptările managementului;

comunicare excelentă, deschisă și productivă cu managementul general și cu cei auditați, atât formale cât și informale;

o relație puternic consolidată cu comitetul de audit;

deschidere spre promovarea de noi idei constructive;

evaluarea performanțelor, furnizorii externi de servicii de audit intern trebuie să fie dispuși pentru a fi evaluați din punctul de vedere al valorii adăugate furnizate organizației;

utilizarea tehnologiei IT ca și o parte integrantă a funcției de audit. În urma studiului realizat a rezultat că toți furnizorii externi de servicii de audit intern au cunoștințe și experiență foarte bună în auditul bazat pe utilizarea tehnologiei, fiind dispuși să solicite, în același timp, asistență suplimentară atunci când e necesar;

o abordare integrată a analizei riscului. Toți furnizorii externi de audit intern participanți la studiu au înțeles necesitatea unei abordări mai extinse a conceptelor de risc organizațional și rolul pe care funcția de audit intern trebuie să-l aibă în evaluarea și promovarea controlului;

un plan de audit flexibil care să poată fi adaptat la dinamismul afacerilor și eventualelor schimbări intervenite și care necesită o atenție imediată;

utilizarea de personal experimentat;

utilizarea unui număr redus de personal, pornind de la ideea că furnizorul extern de servicii de audit intern trebuie să opereze cu un buget mai redus decât cel solicitat de departamentul de audit intern din cadrul organizației, sau să livreze mai multe servicii în limitele aceluiași buget ca și fostul departament de audit intern;

investiții semnificative în dezvoltarea profesională a personalului utilizat în furnizarea de servicii de audit intern;

Un alt studiu efectuat mai recent, în rândul a 99 de societăți cotate la bursa de valori din Australia (Australian Stock Exchange), a scos în evidență faptul că cel puțin 45,5% din totalul societăților participante la studiu, și-au externalizat o parte sau integral serviciile de audit intern. Acestea asociază externalizarea auditului intern cu o economie substanțială a costurilor, beneficiind în plus de experiența și competența tehnică a unui consultant extern.

Un alt studiu asupra tendințelor în auditul intern (Horlaci C, 2003), efectuat de către una dintre marile firme de audit din grupul Big Four (Ernest&Young filiala România), a evidențiat câteva concluzii foarte interesante. Astfel, ei au concluzionat că 62% dintre organizații folosesc conceptul de outsourcing în diferite forme, apreciind că outsourcingul (externalizarea) auditului nu este o soluție universal valabilă, dar datorită recentelor colapsuri economice, un număr în ce mai mare de Comitete de audit solicită revizii independente ale funcției de audit intern sau folosesc co-sourcingul (folosirea de resurse specializate în cadrul funcției pentru acoperirea riscurilor cheie). Tendințele sunt de utilizare a consultanților externi în postura de asigurare a suportului sau de sfătuitori. De asemenea, se observă utilizarea serviciilor consultanților pentru nevoi punctuale, în care experiența personalului intern nu este disponibila (parteneriate și co-sourcing). Transferul de cunoștințe către echipa de auditori interni din cadrul organizației este unul din motivele principale ale acestei abordări.

1.5 Auditul Financiar sub raport Juridic

În cele ce urmează, vom puncta principalele norme legale care au marcat evoluția cadrului normativ al auditului intern în România, evidențiind principalele prevederi și modificări aduse de fiecare reglementare legală în parte:

1.Ordonanța nr. 119/31 august 1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr.430-31.08.1999, menționează de la început, prin art.1, scopul acesteia: „prezenta ordonanță reglementează controlul intern, auditul intern și controlul financiar preventiv la instituțiile publice și cu privire la utilizarea fondurilor publice și administrarea patrimoniului public ”. Această reglementare legală a legiferat auditul intern de la instituțiile publice, pornind de la premisa că instituțiilor publice prin specificul lor nu li se pot aplica reglementări specifice entităților economice deoarece auditul intern la instituțiile publice are drept scop „ utilizarea fondurilor publice și administrarea patrimoniului public”, în timp ce entitățile economice utilizează fondurile proprii.

2.Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 75/1 iunie 1999 privind activitatea de audit financiar, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.256/4 iunie fost aprobată cu modificări și completări prin Legea nr.133/2002, publicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr.230 din 5 aprilie 2002 și a mai fost modificată și completată prin Ordonanța Guvernului nr.67/2002, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 12/2003 publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.38 din 23 ianuarie 2003.Această reglementare legală prevedea următoarele:

Termenii și condițiile de aplicare a activității de audit intern: toate entitățile economice ale căror situații financiare sunt supuse auditului financiar, erau obligate să implementeze această activitate începând cu exercițiul financiar al anului 2001;

Definiția auditului intern; auditul intern reprezintă activitatea de examinare obiectivă a ansamblului activităților entității economice în scopul furnizării unei evaluări independente a managementului riscului, controlului și proceselor de conducere a acestuia;

Obiectivele auditului intern: (1) verificarea conformității activităților din entitatea economică auditată cu politicile, programele și managementul acestuia, în conformitate cu prevederile legale; (2) evaluarea gradului de adecvare și aplicare a controalelor financiare și nefinanciare dispuse și efectuate de către conducerea unității în scopul creșterii eficienței activității economice; (3) evaluarea gradului de adecvare a datelor/informațiilor financiare și nerfinanciare destinate conducerii pentru cunoașterea realității; (4) protejarea elementelor patrimoniale bilanțiere și extrabilanțiere și identificarea metodelor de prevenire a fraudelor și pierderilor de orice fel.

3. Ordinul ministrului finanțelor nr.126/21 septembrie 2000, pentru aprobarea Normelor minimale de audit intern( Cadrul general), publicat în Monitorul Oficial nr.480/2 octombrie 2000, al cărei obiectiv principal este de aprobare a Normelor minimale de audit intern aplicabil entităților, constituind cadrul general pentru organizarea auditului intern, fiind obligatorii în exercitarea acestuia.

4.Ordonanța nr72/2001 Privind auditul public intern și controlul financiar preventiv pentru modificarea și completarea OG nr.119/31 august 1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr.339/22 mai 2002. Acest act normativ punctează o schimbare de fond a concepțiilor și sferei de activitate prevăzute de OG nr.119/31 august 1999, în primul rând pentru că titlul ordonanței „ privind auditul intern și controlul financiar preventiv”, s-a schimbat în „privind auditul public intern și controlul financiar preventiv”. Normalizatorii nu au schimbat însă și sfera de cuprindere, adică art.1 al OG nr.119, ceea ce a determinat anumite confuzii asupra sferei de aplicare, nefiind clar dacă acest act normativ își extinde sfera de cuprindere și asupra entităților economice, sau asupra cărora dintre ele.

5. Legea nr.301/2002 privind aprobarea OG nr.119/31 august 1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr.339/22 mai 2002 completează dispozițiile prevăzute de OG nr.119/1999 și OG nr. 72/2001, dintre care cele mai semnificative ar fi faptul că se completează prevederile referitoare la atribuțiile compartimentului de audit public intern și se concretizează activitățile și operațiunile pe care compartimentul de audit public intern este obligat să le auditeze.

6. Legea 672/19 decembrie 2002 privind auditul public intern publicată în Monitorul Oficial nr.953/24 decembrie 2002 este structurată în șase capitole principale:

Generalități: prin care se definește auditul public intern, entitatea publică, se stabilesc obiectivele auditului intern și sfera auditului public intern;

Organizare: prevederi privind organizarea compartimentelor de audit public intern în cadrul entităților publice, precum și organizarea structurilor organizatorice centrale (UCAAPI; CAPI );

Atribuții: ierarhizează atribuțiile la nivelul compartimentelor de audit public din cadrul entităților publice și la nivelul structurilor organizatorice centrale;

Desfășurarea auditului public intern: se reglementează tipurile de audit ( auditul de sistem, auditul performanței, auditul de regularitate ) și activitățile de auditat cel puțin o dată la trei ani, fără a se limita la acestea;

Auditorii interni: prevederi referitoare la selectarea, drepturile, obligațiile și incompatibilitățile;

Contravenții și sancțiuni;

7. Legea nr.84/18 martie 2003 de modificare și completare a OG nr. 119/ 31 august 1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr.195/26 martie 2003. Datorită faptului că auditul public intern a fost legiferat printr-un act normativ distinct, prin această nouă reglementare s-a urmărit reglementarea separată a noțiunilor de control intern și audit public intern. Astfel, s-a modificat și titlul OG nr.119/1999, devenind ordonanța „privind controlul intern și controlul financiar preventiv”. Se reușește, în acest mod, un pas înainte, înspre lămurirea confuziilor care se făceau între cele două noțiuni: controlul intern și auditul public intern, fiecare dintre acestea fiind reglementate prin două acte normative distincte cu caracter prin lege, separându-se activitățile de control de cele de audit public intern, atât ca organizare, cât și ca realizare.

8. Ordinul ministrului finanțelor nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern publicată în Monitorul Oficial nr.130 bis/27 februarie 2003. Acest act normativ structurează această problematică a normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern în cinci părți distincte. Elementele de bază ale ordinului sunt structurate în cinci părți astfel: Aplicarea normelor generale de audit public intern în România; Partea a II-a. Normele metodologice privind misiunea de audit public intern; Partea a III-a. Ghid procedural; Partea a IV-a. Carta auditului public intern; Partea a V-a. Glosarul.

9. Ordinul ministrului finanțelor publice nr.252/2004 pentru aprobarea Cadrului privind conduita etică a auditorului intern, publicat în Monitorul Oficial nr.128/12 februarie 2004.

Acest ordin abrogă Ordinului ministrului finanțelor publice nr.880/2002, emis cu același scop.

Codul de conduită etică are următoarele elemente:

Considerente generale: se apreciază că acest cod de conduită etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii și reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorului intern;

Obiectivele: performanța, profesionalismul, calitatea serviciilor, încrederea, conduita ireproșabilă și credibilitatea;

Principiile fundamentale: integritatea, independența și obiectivitatea, confidențialitatea, competența profesională și neutralitatea politică;

Reguli de conduită: prezintă norme de comportament pentru auditorii interni, reprezentând un suport pentru interpretarea principiilor și aplicarea lor în practică, îndrumând auditorii interni, din punct de vedere etic;

10. Ordinul ministrului finanțelor publice nr.423/15 martie 2004 pentru modificarea și completarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern aprobate prin OMFP nr.38/2003, publicat în Monitorul Oficial nr.245/19 martie 2004. Principalele modificări prevăzute în acest act normativ: se modifică parțial definirea auditului de regularitate; se aduc modificări și completări referitoare la organizarea și desfășurarea auditului intern în cadrul instituțiilor publice de mici dimensiuni; se prevăd modificări referitoare la șefii compartimentelor de audit intern; se aduc o serie de modificări și completări privind riscurile aferente operațiilor și sistemelor informatice; stabilirea punctajului total al criteriului utilizat, modificarea la tabelul „puncte tari și puncte slabe”, la mai multe proceduri cum sunt colectarea informațiilor din chestionarul „lista de verificare”.

11.Ordonanța Guvernului României nr.37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul public intern, publicată în Monitorul Oficial nr.91/31 ianuarie 2004 și Legea nr. 106/2004 pentru aprobarea acesteia, publicată în Monitorul Oficial nr.332/16 aprilie 2004. Această nouă reglementare reprezintă un pas înainte în perfecționarea cadrului juridic și a dispozițiilor legale privind auditul intern aduc modificări semnificative atât Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cât și OUG nr. 75/1999 republicată, privind activitatea de audit financiar.

12. Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 170/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și exercitarea activității de consiliere, publicat în Monitorul Oficial nr. 154/17 februarie 2006. Acest act normativ reglementează partea de activitate de consiliere din cadrul activității de audit intern, fiind prevăzută structura normelor de consiliere cu următoarele elemente componente: Dispoziții generale care cuprind definirea activității de consiliere; Formele de consiliere: consultanță, facilitarea înțelegerii, formarea și perfecționarea profesională; Tipuri de misiuni de consiliere: misiuni de consiliere formalizate, misiuni de consiliere cu caracter informal, misiuni de consiliere pentru situații excepționale; Etapele și procedurile necesare derulării efective a unei misiuni de consiliere.

Capitolul 2. Responsabilitati privind Auditul Financiar Contabil

Potrivit Standardelor pentru Practica Profesională a Auditului Intern emise de IIA, mai exact, Standardul 2000 –„Conducerea activității de audit intern” prevede: „Conducerea executivă a auditului trebuie să dirijeze activitatea de audit intern în mod eficace pentru a asigura crearea valorii în cadrul organizației”.

2.1 Concepte de baza ale Auditului Financiar

Chiar dacă funcția de audit intern este parte integrantă a cadrului de control al unei organizații, este evident că și aceasta trebuie să aibă la rândul ei propriul său control, pentru a putea urmări dacă performanțele sale sunt în acord cu rolul său și cu obiectivele stabilite. Standardele Internationale pentru Practica Profesională a Auditului Intern precizează că „conducătorul activității de audit intern trebuie să elaboreze și să întrețină un program de asigurare și îmbunătătire a calității care să acopere toate aspectele legate de activitatea de audit intern și să monitorizeze permanent eficacitatea acestuia” (Standardul 1300). Programul de calitate trebuie să monitorizeze auditul intern din cel puțin două puncte de vedere:

Programul de asigurare a calității trebuie să ajute auditul intern în creșterea valorii adăugate și îmbunătățirea operațiunilor;

Programul de asigurare a calității trebuie să ajute auditul intern în asigurarea conformității cu standardele de audit intern.

Aceleași standarde de audit intern indică faptul că „Activitatea de audit intern trebuie să adopte un proces care să permită monitorizarea și evaluarea eficacității globale a programului de controlul calității. Acest proces trebuie să cuprindă atât evaluări interne, cât și evaluări externe”

În acest context, problematica măsurării performanțelor funcției de audit intern capătă valențe tot mai semnificative, iar auditul intern trebuie să facă față unei provocări semnificative, aceea de a găsi metoda cea mai bună și pertinentă pentru măsurarea performanțelor și cuantificarea progresului pe care l-a înregistrat în realizarea scopurilor și obiectivelor sale), Auditul intern trebuie să găsească răspunsul la dificila întrebare: Care metodă de evaluare si măsurare a performanțelor este mai eficientă și mai relevantă?

Pornind de la considerentul că ar fi relevant să identificăm care sunt cele mai utilizate metode de măsurare a performanțelor auditului intern în practica internațională, apreciem ca fiind foarte interesante concluziile rezultate în urma studiului realizat de una din marile firme de audit Ernest&Young în anul 2007 – „Global Internal Audit Survey”. Pentru realizarea acestui studiu au participat auditori interni de la 138 de organizații, cele mai multe fiind multinaționale, din 24 de țari. Unul din aspectele urmărite de acest studiu a fost identificarea tehnicilor utilizate de respondenți pentru a măsura performanța auditului intern și pentru a îmbunătăți calitatea acestuia.

Concluziile obținute au relevat faptul că:

80% dintre respondenți urmăresc obținerea unui feed-back asupra performanțelor realizate în timpul reuniunii de închidere a misiunii, în timp ce 48% din aceștia apelează și la realizarea unor studii ulterior încheierii misiunii;

52% dintre respondenți se limitează strict la menținerea unei conformități cu prevederile standardelor de audit intern emise de IIA;

48% dintre respondenți au avut până în momentul studiului evaluări externe a performanțelor realizate în urma muncii de audit;

Același studiu a relevat că marile organizații apelează la o combinare a evaluării calității auditului intern cu o evaluare a performanței funcționale, astfel încât să se ajungă la un nivel dorit al calității auditului și să se poată pune bazele creării unui plan de îmbunătățire a performanțelor funcției.

2.2 Principiile generale ale auditorilor financiari

O altă problematică delicată, în ceea ce privește valoarea adăugată, este reprezentată de mulțimea acelor factori care ar putea avea o influență semnificativă asupra calității valorii adăugate de auditorul intern, prin activitatea de audit ce a realizat-o. Având în spate mai mult de 10 ani de cercetare a celor mai bune practici de audit intern, Roth J. a identificat patru factori care își pun amprenta semnificativ asupra calității valorii adăugate de auditorii interni, organizațiilor lor.

O cunoaștere foarte profundă a organizației, incluzând atât cultura sa, jucătorii cheie în activitatea organizației, precum și mediul competitiv în care acționează;

Curajul de a inova într-un astfel de mod, în care părțile interesate ale organizației nu se așteaptă;

O cunoaștere foarte bună a practicilor profesiei de audit intern, în general, și a celor privind valoarea adăugată, în special;

Creativitatea manifestată prin adaptarea inovațiilor la condițiile organizațiile, obținând, pe această cale, rezultate favorabile, care să depășească așteptările părților interesate din cadrul organizației.

Roth J. a realizat un studiu, ale cărui rezultate i-au permis acestuia să construiască profilul unui departament de audit intern, furnizor real de valoare adăugată, încercând astfel să ofere un sprijin prețios auditorilor interni, interesați de această problematică, furnizând posibile idei care ar putea fi aplicate propriilor lor departamente de audit intern. Roth J. a identificat cinci caracteristici pe care un departament de audit ideal trebuie să le îndeplinească, în calitatea sa de furnizor real de valoare adăugată .

Considerăm relevant să le prezentăm, în cele ce urmează:

Creșterea experienței personalului din departamentul de audit: pleacă de la ideea că organizațiile cer din ce în ce mai multă valoare adăugată tangibilă, care se poate cuantifica, în urma muncii de audit depuse, spre deosebire de valoarea pe care noii inițiați ai profesiei de audit intern o pot oferi;

Un mediu de muncă provocator: această caracteristică promovează ideea că auditorii interni talentați și motivați, din cadrul unui departament de audit intern, se plictisesc mult mai ușor, fiind doritori de muncă care să le ofere provocări. De aceea, este necesară acordarea unei atenții speciale, pentru încurajarea și chiar recompensarea creativității constructive a auditorilor, contribuind, în acest mod, la dezvoltarea de noi practici de audit intern, ce ar putea contribui la adăugarea de valoare organizației, în cadrul căreia activează respectivul departament;

Alinierea din punct de vedere organizațional: se referă la faptul că acele departamente de audit mai mari, care au doi sau mai mulți manageri de audit, ar trebui, în mod normal, să-și alinieze structura organizațională la ceea prezentată de organizație în ansamblul său.

Realizarea unei evaluări a riscurilor de calitate și în timp util: auditorii își îndeplinesc obiectivele, dacă au în vedere o revizuire a planului de activitate al managementului, dar și întâlniri și ședințe cu fiecare manager executiv, de regulă o dată pe trimestru, pentru a fi mereu informat asupra evoluției strategiilor organizației, precum și eventualele modificări ar putea afecta profilul de risc al organizației;

Abordarea matriceală a serviciilor de audit: pornește de la ideea că departamentele de audit, cu adevărat furnizoare de valoare adăugată, au evoluat de la o „funcție de evaluare”, spre o semnificație mai largă îndeplinind treptat o funcție de „asigurare și consultanță”, și oferind, în același timp, în completarea muncii de audit intern tradițională, o gamă extinsă de servicii de audit.

2.3 Principii ce stau la baza selectarii personalului utilizat in activitatiile de audit si care nu sunt auditori financiari

Analizate din punct de vedere calitativ, cele mai frecvente metode de evaluare a performanțelor auditului intern sunt:

Derularea unor studii (chestionare sau interviuri) ulterioare misiunii de audit la care cei intervievați să fie managerii organizației;

Derularea unor studii ulterioare (chestionare sau interviuri) misiunii de audit la care cei intervievați să fie cei auditați.

Elementele componente ale acestor chestionare pot să difere de la o organizație la alta, ele fiind influențate de viziunea fiecărui manager, cât și a celor auditați asupra modului în care auditul intern poate furniza valoare adăugată.

2.4 Onorariile Profesionale

Pentru a veni în sprijinul auditorilor financiari și a membrilor stagiari, Camera Auditorilor Financiari din România întreprinde o serie de activități, pentru care membrii Camerei, auditori și membri stagiari achită cotizația fixă anuală:

–    activitate internă pentru auditori: menținerea în Registrul Auditorilor Financiari, organizarea cursurilor anuale obligatorii, structurate, de pregătire profesională, publicarea și distribuirea Revistei Audit Financiar a CAFR, alte activități, evenimente și materiale  în sprijinul membrilor.
–    activitate internă pentru membri stagiari: monitorizarea perioadei de stagiu, organizarea programului anual de pregătire profesională,  alte activități, evenimente și materiale  în sprijinul membrilor.
–    activitate internațională pentru auditori și membri stagiari: activități desfășurate de CAFR în calitate de membru IFAC, FEE, FIDEF, precum și colaborarea cu alte organisme internaționale din domeniu

Anul 2012 aduce o schimbare în ceea ce privește organizarea programului de pregătire profesională. Astfel, cursurile de pregătire profesională structurată pentru auditori și cursurile de pregătire profesională pentru membri stagiari sunt organizate direct de către CAFR și fac parte din activitățile pe care Camera le desfășoară pentru membrii săi și pentru care  acești achită cotizația fixă anuală. 

Rezultă deci, că începând cu anul 2012, suma achitată de către auditorii financiari și membrii stagiari, pentru cursurile obligatorii de pregătire profesională, care până în prezent era achitată la firmele organizatoare de cursuri, va fi inclusă în cotizația fixă anuală. 
Motivarea acestei decizii a Consiliului, rezultă din faptul că, începând cu anul 2012 cursurile respective vor fi organizate exclusiv de CAFR.
Pentru a veni în sprijinul membrilor, achitarea cotizației fixe se va face în două tranșe (tranșa a II-a prevăzută a fi plătită până la 30 septembrie, așa cum erau, de altfel, plătite și cursurile organizate până în anul 2011, inclusiv, la  firme de audit agreate de Cameră). De asemenea, se poate observa faptul că suma care va fi achitată pentru cursuri nu va mai cuprinde TVA, așa cum se plătea până în anul 2011.

Începând cu anul 2012, potrivit Hotărârii Consiliului Camerei nr. 262/24.11.2011, taxele și cotizațiile pentru membrii CAFR se vor modifica astfel:

cotizația fixă anuală pentru auditori financiari activi: 700 lei/an. Cotizația se achită în două tranșe:

o    Tranșa I – 400 lei până la 31.03.2012
o    Tranșa II – 300 lei până la 30.09.2012. 

cotizația fixă anuală pentru auditori financiari non-activi: 350 lei/an. Cotizația se achită în două tranșe:o    Tranșa I – 200 lei până la 31.03.2012

o    Tranșa II – 150 lei până la 30.09.2012. 

Auditorii financiari, persoane fizice sunt înscriși în Registrul auditorilor financiari pe cele două categorii, activi sau nonactivi, în baza declarației dată pe propria răspundere, solicitată la înregistrarea ca membru al CAFR. Membrii nonactivi sunt persoanele care au calitatea de angajat al unei instituții publice ori de interes public, în care desfășoară activitate de control financiar sau fiscal.

În situația în care auditorii financiari – persoane fizice active (persoanele care nu se află în situația de incompatibilitate prevăzută mai sus) – nu desfășoară activitate în calitate de auditor financiar în nume propriu, ci doar în numele sau în contul firmei respective, vor transmite Camerei o declarație, în care vor specifica această situație.

De asemenea, auditorii financiari care sunt angajați, administratori sau acționari ai unei firme de audit financiar și nu desfășoară activitate în calitate de auditor financiar în nume propriu, vor transmite Camerei o declarație în care vor menționa această situație.

Auditorii financiari, persoane juridice, membri ai CAFR, care nu au obținut venituri din activități de audit financiar, audit intern și/sau alte activități în calitate de auditor financiar ca urmare a încheierii unor contracte în această calitate, vor transmite CAFR un raport anual sub forma unei declarații, în care vor menționa această situație.

2.5 Activitati incompatibile cu practica auditorilor financiari

În vederea desemnării auditorilor pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitățile personale ale acestora.

Conducătorul compartimentului de audit intern va urmări să nu desemneze un auditor, acolo unde există incompatibilități personale, decât dacă aceasta devine imperios necesară și pentru care trebuie să furnizeze o justificare rezonabilă, ceea ce va contribui la demonstrarea obiectivității pentru entitatea auditată.

Dacă în timpul efectuării misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, reală sau presupusă, auditorii sunt obligați să informeze de urgență conducătorul compartimentului de audit intern.

2.6 Procedurile de control al calitatii auditului financiar

Chiar dacă funcția de audit intern este parte integrantă a cadrului de control al unei organizații, este evident că și aceasta trebuie să aibă la rândul ei propriul său control, pentru a putea urmări dacă performanțele sale sunt în acord cu rolul său și cu obiectivele stabilite. Standardele Internaționale pentru Practica Profesională a Auditului Intern precizează că „conducătorul activității de audit intern trebuie să elaboreze și să întrețină un program de asigurare și îmbunătățire a calității care să acopere toate aspectele legate de activitatea de audit intern și să monitorizeze permanent eficacitatea acestuia” (Standardul 1300). Programul de calitate trebuie să monitorizeze auditul intern din cel puțin două puncte de vedere:

Programul de asigurare a calității trebuie să ajute auditul intern în creșterea valorii adăugate și îmbunătățirea operațiunilor;

Programul de asigurare a calității trebuie să ajute auditul intern în asigurarea conformității cu standardele de audit intern.

Aceleași standarde de audit intern indică faptul că „Activitatea de audit intern trebuie să adopte un proces care să permită monitorizarea și evaluarea eficacității globale a programului de controlul calității. Acest proces trebuie să cuprindă atât evaluări interne, cât și evaluări externe” (Standardul 1310).

În acest context, problematica măsurării performanțelor funcției de audit intern capătă valențe tot mai semnificative, iar auditul intern trebuie să facă față unei provocări semnificative, aceea de a găsi metoda cea mai bună și pertinentă pentru măsurarea performanțelor și cuantificarea progresului pe care l-a înregistrat în realizarea scopurilor și obiectivelor sale Auditul intern trebuie să găsească răspunsul la dificila întrebare: Care metodă de evaluare si măsurare a performanțelor este mai eficientă și mai relevantă?

Pornind de la considerentul că ar fi relevant să identificăm care sunt cele mai utilizate metode de măsurare a performanțelor auditului intern în practica internațională, apreciem ca fiind foarte interesante concluziile rezultate în urma studiului realizat de una din marile firme de audit Ernest&Young în anul 2007 – „Global Internal Audit Survey”. Pentru realizarea acestui studiu au participat auditori interni de la 138 de organizații, cele mai multe fiind multinaționale, din 24 de țari. Unul din aspectele urmărite de acest studiu a fost identificarea tehnicilor utilizate de respondenți pentru a măsura performanța auditului intern și pentru a îmbunătăți calitatea acestuia.

Concluziile obținute au relevat faptul că:

80% dintre respondenți urmăresc obținerea unui feed-back asupra performanțelor realizate în timpul reuniunii de închidere a misiunii, în timp ce 48% din aceștia apelează și la realizarea unor studii ulterior încheierii misiunii;

52% dintre respondenți se limitează strict la menținerea unei conformități cu prevederile standardelor de audit intern emise de IIA;

48% dintre respondenți au avut până în momentul studiului evaluări externe a performanțelor realizate în urma muncii de audit;

Același studiu a relevat că marile organizații apelează la o combinare a evaluării calității auditului intern cu o evaluare a performanței funcționale, astfel încât să se ajungă la un nivel dorit al calității auditului și să se poată pune bazele creării unui plan de îmbunătățire a performanțelor funcției.

Capitolul 3. Fundamentarea si emiterea raportului de audit financiar

PREZENTARE GENERALĂ

 INTRODUCERE 

Sub aspectul concepției și accepțiunii sale generale, AUDITUL se tratează ca o manifestare de control al corectitudinii si analiza performantelor financiare pornind de la ceea ce reflecta conturile si sintezele contabile,fapt pentru care International Accounting Standard au constituit baza de fundamentare a Normelor Internaționale de Audit de către organismele specializate ale Uniunii, (Comite Reglementaire de l’audit) luând in considerare cele mai notabile realizari economice obtinute sau situatia financiara globala la un moment dat comparate cu situatiile ideale,cu speranta,cu perspectiva.

Reglementarea auditului intern în România este facută prin:

-audit public intern: Legea nr. 672/2002 și OG nr. 37/2004;

-audit intern al entităților în domeniul privat: OUG nr. 75/1999 republicată și Legea nr. 133/2002;

Misiunea de audit intern se va efectua la societatea Vistacom S.R.L.

S.C. VISTACOM S.R.L. a luat ființă în data de 30 noiembie 1992. Este persoană juridică română, are forma juridică de societate cu rapundere limitată și își desfășoară ctivitatea în conformitate cu legile române si statutul ei. Societatea nu are filiale sau sucursale în tara sau strainatate.

Sediul societății este în județul Suceava , str. Gheorghe Doja nr. 135, tel 0230516709, codul fiscal este RO 714263 și este înregistrată la Registul Comerțului sub nr. J33/812/1992.

Capitalul social este subscris și vărsat, în valoare de 400.000 lei iar cifra de afaceri este de 4.837.928 lei.

Obiectul de activitate conform clasificări codului CAEN este Producți și comercializarea materialului lemnos, al materialelor de construcții și echipamentelor sanitare.

Scopul firmei este de a comercializa materiale de construcții, echipamente sanitare și de a produce și comercializa materiale lemnoase.

Societatea își desfășoară activitatea cu un număr de angajați în medie de 20.

ORGANIGRAMĂ S.C. VISTACOM S.R.L.

SC. VISTACOM S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit intern, cu modificările și completările ulterioare și a Planului de audit intern pentru anul 2011, se va efectua misiunea de audit intern privind evidența operativă a stocurilor, în perioada 01.08.2011 – 01.11.2011.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra documentelor contabile folosite pentru organizarea stocurilor în conformitate cu cadrul legislativ și normativ, iar obiectivul acestuia este evidența documentelor contabile privind stocurile.

Menționăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a stocurilor din entitatea privată.

Auditor,

Departamentul de Audit Intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Filipescu Andreea

Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor

Data: 01.08.2011

Auditor intern,

Departamentul de Audit Intern

NOTIFICAREA

PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: S.C. Vistacom S.R.L.

De la: Șef Serviciul Audit Public Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Evidența operativă a stocurilor

Stimate: domnule Becheanu Marian

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2011, urmează ca în perioada 01.08.2011 – 01.11.2011 să efectuăm o misiune de audit intern având ca tema evidența operativă a stocurilor.

Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independentă conducerii în ceea ce privește funcționalitatea sistemului de control intern atașat activității auditate și formularea de recomandări pentru îmbunătățirea acestuia.

Perioada supusă evaluării este 01.01.2011 – 31.07.2011

Vă rugăm, de asemenea, să desemnați o persoană de contact pentru a ne ajuta în timpul derulării misiunii de audit intern, urmând a stabili de comun acord data ședinței de deschidere, având pe ordinea de zi următoarele:

prezentarea auditorilor;

prezentarea și discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;

discutarea programului intervenției la fața locului;

stabilirea persoanelor de legătură în cadrul compartimentelor auditate;

alte aspecte organizatorice necesare desfășurării misiunii.

Pentru o mai bună documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direcției, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară:

legile și reglementările ce se aplica activităților dumneavoastră;

organigrama firmei;

regulamentul de organizare și funcționare;

fișele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitățile ce se desfășoară in cadrul direcției;

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la aceasta temă.

Pentru eventualele întrebări privind aceasta acțiune, vă rugăm să contactați pe doamna Filipescu Andreea, auditor intern, coordonatorul misiunii .

Cu deosebită considerație,

Auditor,

Departamentul de Audit Intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor

Întocmit: Filipescu Andreea

Data: 03.08.2011

Departamentul de Audit Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ – CLC

Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor

Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011

Întocmit: Filipescu Andreea Data: 10.08.2011

Notă:

Chestionarul de luare la cunoștință se adresează nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operațiilor supuse auditării, cu scopul de a evalua prin întrebările formulate si răspunsurile primite existenta si funcționalitatea controalelor interne din cadrul entității.

Departamentul de Audit Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAȚIILOR) ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor

Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011

Întocmit: Filipescu Andreea Data: 14.08.2011

Departamentul de Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă

Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011

Întocmit: Filipescu Andreea Data: 20.08.2011

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, împărțim intre membri echipei de auditori activitățile pe care le vor desfășura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea încadrării in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

Departamentul de Audit Intern

PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCUL

Misiunea de audit: Auditarea evidenței operativă a stocurilor

Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011

Întocmit: Filipescu Andreea Data: 25.08.2010

Auditor intern,

Filipescu Andreea

Departamentul de Audit Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor

Perioada auditată: 01.01.2011-31.07.2011

Întocmit: Filipescu Andreea Data 29.09.2011

Auditor intern,

Filipescu Andreea

Departamentul de Audit Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

A. Mențiuni generale:

Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor

Perioada auditată: 01.01.2011-31.07.2011

Întocmit: Filipescu Andreea Data 30.09.2011

Lista participanților:

B. Concluzii:

În cadrul ședinței au fost prezentate obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatările, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncționalităților, eventualelor consecințe, și au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea acestora.

În cadrul Ședinței de închidere structura auditata și-a însușit în totalitate constatarile și recomandările formulate de echipa de auditori.

În consecință, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregătit pentru aprobare și difuzare structurii auditate.

Raportul de audit intern va fi însoțit de o SINTEZĂ care va conține principalele constatări și recomandări ale echipei de auditori interni și concluziile generale pentru activitatea financiar-contabilă auditată.

Structura auditată se angajează să completeze Planul de acțiune și Calendarul implementării recomandărilor, cu termenele de realizare și persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.

Departamentul de Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost constituită din: Filipescu Andreea – auditor

Misiunea s-a efectuat în baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.09.2010.

Cadrul legal al acțiunii de auditare l-a reprezentat:

– Planul de audit intern pe anul 2009;

– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

– OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de

aplicare a Legii nr. 672/2002.

Durata misiunii de audit: 01.08.2011-01.11.2011

Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011

Scopul acțiunii de auditare constă în:

asigurarea completitudinii și corectitudinii documentelor contabile folosite pentru evidențierea stocurilor;

asigurarea respectării reglementărilor contabile în conformitate cu directivele europene.

Obiectivul acțiunii de auditare a urmățit evidența operativă a stocurilor;

Tipul de auditare – audit de conformitate/regularitate.

Tehnicile de audit intern utilizate:

verificarea se realizează în vederea asigurării validității, realității și acurateței înregistrărilor în contabilitate a documentelor și a concordanței cu legile și regulamentele în vigoare, precum și a eficacității controlului intern prin următoarele tehnici de verificare:

– comparația: pentru confirmarea identității unor informații, după obținerea

lor din două sau mai multe surse diferite;

– examinarea: pentru detectarea erorilor și/sau iregularităților;

– recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul și a calculelor matematice;

– punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii

diferite de înregistrări;

– confirmarea: pentru solicitarea informațiilor din mai multe surse

independente cu scopul validării acestora;

– garantarea: pentru verificarea realității tranzacțiilor înregistrate pornind de

la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;

– urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative

spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realității înregistrării în

totalitate a tranzacțiilor.

Alte tehnici de audit:

observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor;

interviul: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate și interesate și informațiile primite, care trebuie să fie susținute de documente. Pentru eventualele explicații suplimentare se solicită note re relații scrise.

analiza: constă în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.

Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:

Chestionarul de luare la cunoștință – CLC: pentru obținerea unor informații referitoare la contextul socio-economic, organizare internă, funcționarea entității/structurii auditate;

Chestionarul de control intern – CCI: orientează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiunilor și cauzelor reale ale acestora;

Listă de verificare – LV: utilizată pentru stabilirea condițiilor de regularitate pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operații ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitățile de control intern încorporate în proceduri, existența responsabilităților pentru efectuarea acestora și permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncționalități.

Documentele examinate în cadrul societății S.C. Vistacom S.R.L privind evidența operativă a stocurilor sunt :

nota de recepție și constatare de diferențe

bon de predare, transfer, restituire

bon de consum

fișă limită de consum

aviz de însoțire a mărfii

fișă de magazie

fișă de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în foloșință

Documentele elaborate pe timpul auditării activității, în principal sunt:

analiza riscurilor;

tabelele punctelor tari și slabe;

tematica în detaliu a misiunii de audit;

programul de audit intern;

programul intervenției la fața locului;

liste de verificare structurate pe obiective;

foi de lucru pentru stabilirea eșantioanelor;

chestionare de control intern;

teste;

liste de control;

fișe de identificare și analiză a principalelor probleme constatate – FIAP-uri;

raportul preliminar de audit intern;

minutele ședințelor de deschidere, de închidere și de conciliere;

raportul final de audit intern;

planul de acțiune și calendarul de implementare a recomandărilor;

fișa de urmărire a implementărilor recomandărilor.

Organizarea S.C. Vistacom S.R.L. : Societatea a funcționat în perioada supusă auditării cu un număr de 17 salariați, din care 3 au reprezentat posturi de conducere în conformitate cu atribuțiile de serviciu organigrama și Regulamentului de organizare și funcționare.

Pentru toți salariații există fișe ale posturilor prin care s-au stabilit atribuțiile de serviciu, relațiile ierarhice de subordonare și relațiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente.

Principalele activități desfășurate în cadrul instituției sunt următoarele:

– organizarea registrelor de contabilitate;

– conducerea contabilității;

– conducerea activității financiare;

– elaborarea bilanțului contabil;

– organizarea sistemului de raportare;

– organizarea și efectuarea controlului financiar preventiv;

– fiabilitatea sistemului informatic;

– organizarea arhivării documentelor.

II. CONSTATĂRI SI RECOMANDARI

În acest capitol, prezentam principalele constatări ale echipei de auditori interni, cauzele, consecințele și recomandările formulate, obținute în urma testărilor efectuate și concretizate în FIAP-urile și FCRI-urile întocmite în Etapa Intervenției la fața locului, în vederea corectării disfuncționalităților semnalate sau ale celor care pot să apară în perioada imediat următoare, urmare a acestor constatări. De asemenea, vom prezenta și comenta posibila evoluție a riscurilor existente și a necesităților de dezvoltare a sistemelor de management și control intern al activităților auditate, cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.

II. Evidența operativă a stocurilor

II.1 Nota de recepție și constatare de diferențe

II. 1.1 Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea Notei de recepție și constatare de diferențe există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II. 1.2. Modul de completare a notei de recepție și constatare de diferențe

Constatare:

– Echipa de auditori interni a constatat faptul ca în entitatea auditată au avut loc recepții de marfă în urma cărora nu s-au întocmit documentele aferente printre care și nota de recepție și constatare de diferențe;

– De asemenea, s-a constatat și faptul că unele note de recepție și constatare de diferențe au fost completate parțial;

În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilității nr.82/1991 republicată..

Cauze:

– Lipsa unor proceduri de lucru, scrise și formalizate.

– Neefectuarea controlului ierarhic.

– Inexistența unei pregătiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Notei de recepție și constatare de diferențe.

Consecințe:

– Existența unor neconcordanțe între stocurile faptice și stocurile scriptice ale firmei, deci gestiunea stocurilor este greșită.

– Datorită neînregistrări tuturor mărfurilor recepționate nu se poate urmări cu ușurință stocurile entității.

Recomandări:

– Elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, privind completarea Notei de recepție și constatare de diferențe

– Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.

– Realizarea unui control pe perioada auditată pentru a stabili dimensiunile disfuncțiunii constatate și întocmirea notelor de recepție și constatare de diferență lipsă.

– Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile.

– Stabilirea relațiilor de colaborare între structurile funcționale, prin ROF-ul entității, astfel încât să permită o circulație rapidă a informațiilor, fără o distorsionare a conținutului acestora.

II. 2. Bon de predare, transfer, restituire

II. 2.1 Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea bonurilor de predare, transfer, restituire există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II. 2.2. Completarea Bonurlor de predare, transfer, restituire

Constatare:

Completarea Bonurilor de predare, transfer, restituire s-a realizat în mod corect, neexistând nereguli.

II. 3. Bon de consum

II. 3.1 Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea bonurilor de consum există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II. 3.2 Modul de completare a bonului de consum

Din observarea directă realizată de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completării bonurilor de consum.

II. 4. Fișa limită de consum

II. 4.1. Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea fișei limită de consum există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II. 4.2. Modul de completare a fișei limită de consum

Completarea fișei limită de consum s-a făcut în mod corect fără nici o neregulă.

II. 5. Dispoziție de livrare

II. 5.1. Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea dispoziției de livrare există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate

II. 5.2. Modul de completare a dispotiției de livrare

Constatare:

– Auditorii interni au constatat că sunt efectuate livrări fără documentația necesară întocmită, dar dispozițiile de livrare întocmite sunt corecte.

Cauze:

– Inexistența procedurilor scrise și formalizate;

– Lipsa unui control periodic;

Consecințe:

Stocurile nu sunt evidențiate în mod real, există neconcordanțe între stocurile scriptice și cele faptice;

Recomandări:

– Elaborarea și formalizarea unui sistem procedural;

– Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea acestor proceduri;

– Fixarea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile și fișele de post pentru personalul implicat în aceste activități;

– Inventarierii stocurilor periodic și efectuarea unor controale ierarhice periodice;

II. 6. Avizul de însoțire a mărfii

II. 6.1. Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate

II. 6.2. Modul de completare a avizului de însoțire a mărfii

Completarea avizului de însoțire a mărfii s-a efectuat în mod corect fără erori.

II. 7. Fișă de magazie

II. 7.1. Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea fișei de magazie există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II. 7.2. Modul de completare al fișei de magazie

Completarea fișei de magazie se efectuează în mod corect fără erori.

II. 8. Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință

II. 8.1. Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II. 8.2. Modul de completare al fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință

Constatări:

Echipa de auditori au constat unele erori și omisiuni în modul de completare al fișei, de exemplu anumite materiale extistau faptic dar nu si scriptic în fișa de evidență, iar alte materiale aveau o anumită denumire și în fișa de evidență erau trecute cu altă denumire.

Cauze:

– lipa unor proceduri scrise și formalizate;

– neatenția persoanei responsabile cu întocmirea fișei de evidență;

Consecințe:

– nu se poate ști în orice moment situația reală a materialelor de natura obiectelor de inventar;

Recomandări:

– elaborarea și formalizarea unor proceduri pentru întocmirea fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință;

– stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea acestor proceduri;

– fixarea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile și fișele de post pentru personalul implicat în aceste activități;

– efectuarea unor controale ierarhice periodice asupa modului de organizare și evidențiere a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință;

II. 9. Registrul stocurilor

II. 9.1. Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea registrului stocurilor există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II 9.2. Modul de completare a registrului stocurilor

Completarea registrului stocurilor s-a efectuat în mod corect.

II. 10. Lista de inventariere

II. 10.1. Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea listei de inventariere există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II. 10.2. Modul de completare a listei de inventariere

Completarea listei de inventariere s-a efectuat în mod corect.

CONCLUZII

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit și a Programului intervenției la fața locului, a constatărilor efectuate în etapa de colectării și prelucrării informațiilor și în timpul intervenției la fata locului. Toate constatările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, si in urma analizei si interpretării acestora s-au elaborat FIAP-uri care au condus la recomandările și concluziile cuprinse in Raportul de audit intern.

Structura auditată are obligația să întocmească Programul de acțiune si Calendarul implementării recomandărilor și să raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementării acestora.

Echipa de auditori interni, pe baza analizelor și evaluărilor efectuate apreciază Evidența operativă a stocurilor, conform grilei prezentate în continuare.

Evaluarea are la bază discuțiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorilor interni, în ședințele de închidere și conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de către participanți, ca fiind realiste și posibil de implementat în practică.

De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Evidemța operativă a stocurilor se înscriu în parametrii normali pentru această perioadă de implementare a funcției de audit intern în entitățile private.

Structura auditată are obligația să respecte Programul de acțiune și Calendarul de implementare a recomandărilor, cu scopul implementării recomandărilor la termenele stabilite și să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementării acestora.

Data: Auditor: