Administrarea Arhivelor In Format Electronic

Cuprins

1. Istoric

A. Arhivele Statului

B. Arhivele Naționale

2. Școala de arhivistică

A. Înființarea școlii

B. Planurile de învățământ și publicațiile școlii de arhivistică

3. Schimbări din prezent

A. Administrarea arhivelor în format electronic

B. Etapele strategiei de administrare a documentelor electronice – de la elaborare la aplicare

C. Chestiuni privind administrarea accesului la baza de date electronice

4. Priorități, politici și cadru juridic existent

Strategia arhivelor naționale 2015 – 2021

Obiective

Direcții de acțiune

Urmările strategiei

Rezultatele acțiunilor

Implicații bugetare

Implicații juridice

Proceduri de monitorizare și evaluare

Etape ulterioare și instituții responsabile

Concluzii

Argumentare

De-a lungul evoluției societății, mărturia experienței umane – documentul scris, a străbătut secole. Vârsta arhivelor este aceeași cu cea a documentului scris, manuscrisul fiind prima creație culturală ce a fost transmisă din generație în generație.

După cum spune și domnul Virgil Cândea, arhivele sunt comori ale trecutului ce ajută la construirea viitorului. Prin bogăția și organizarea lor științifică, arhivele sunt mândria oricărei națiuni moderne și indică nivelul de cultură.

Arhivele Naționale au fost înființate la noi chiar înaintea apariției României pe hartă. În 1831 s-a înființat în Țara Românească, București, Arhiva Statului, la baza acesteia fiind „Jurnalul Sfatului Administrativ pentru regulile ce urmează a păzi la ținerea arhivei„. În același timp cu constituirea statului național român, în 1996 Arhivele Statului și-a schimbat denumirea în Arhivele Naționale.

Pentru lucrarea de licență am ales ca temă „Arhivele naționale în societatea contemporană română” întrucât am vrut să arăt evoluția culturii românești de-a lungul timpului.

În spatele acestor uși se află documente de zeci, sau chiar sute de ani vechime, cele mai multe din ele unicat. Acestea spun cine suntem, cum ne-am format ca națiune, cum s-au creat și s-au dezvoltat instituțiile țării.

Ceea ce ar fi de reținut este că în această clădire se află peste 240 km. de arhiva, adică 30.000 de fonduri și colecții de documente, produse în mai mult de 600 de ani.

În primul și al doi – lea capitol am făcut o prezentare a Arhivei Naționale, pentru a vă prezenta toți pașii pe care ea, ca instituție, și noi ca neam, i-am făcut.

Capitolul trei revine la prezent, la încercarea asiduă a arhivei de a ajunge la un nivel demn de numele ce îl poartă, de a crea o Arhivă Națională computerizată și legislația acesteia. Pentru a putea duce la îndeplinire ceea ce și-a propus, în capitolul 4, vă prezint strategia pe termen lung, 2015 – 2021, de a evolua atât ca instituție cât și ca personal.

”Arhivele nu constituie niște simple depozite de acte vechi, ci instituții de cercetare științifică, tezaure prin care se legitimează poporul nostru în fața întregii lumi”.

Nicolae Iorga

1. Istoric

A. Arhivele Statului

Termenul de „arhivă” deține dublă însemnătate. Prima dintre acestea indică ansamblul de documente deținute sau elaborate de o persoană fizică sau juridică, iar cea de a două însemnătate – spațiul propriu zis de depozitare a documentelor. Termenul definește mai multe tipuri: arhivă curentă, arhivă istorică, arhivă de fotografii etc.

Arhivele păstrează informații bogate în detalii și utilitate, reprezentând o rezervă de cunoștințe necesară și indispensabilă la care se apelează pentru documentare. Cei care au recurs și recurg la acest tezaur de informațional sunt cercetătorii din sfera științelor istorice păstrat în depozitele arhivelor, pentru a obține date necesare în efortul lor de cunoaștere a trecutului

Întreagă civilizație a omenirii a fost imortalizată într-un fel sau altul, tot ce a gândit și a realizat omul este cuprins în urmele pe care le-a lăsat. Toate statele, popoarele, grupurile de orice tip sunt formate de la o baza comună. Această baza este reprezentată de datele istorice conservate. Pentru a păstra memoria colectivă, s-a înființat arhivă. Omagiu pentru actul scris, arhivele au fost ținute pretutindeni. Arhivă unui stat este o bogăție publică ce necesită o îngrijire amănunțită a Cârmuiri. Ea este colecția tuturor actelor publice, atât administrative, cât și judecătorești și politice care le slujesc de temei legiuirilor și istoriei țării.

„LOCA CREDIBILĂ „- aici se găsesc locurile cele mai vechi de păstrare a documentelor. Acestea erau construite de către mănăstiri. În 1775, este confirmată existența unei arhive generale a Mitropoliei București, unde erau păstrate actele proprii dar și cele de tip hotărniciilor.

Se fac remarcate trei perioade:” secolele XIV – XV, arhivă la destinatar, în care datele erau realizate într-un singur exemplar, care era păstrat de beneficiar; XV- XVIII, arhivă la emitent perioada în care se realizau copii ale actelor emise, în vederea confruntării cu actele originale care se aflau la destinatar; XVIII – XIX, arhivă la registratură.”

Existența arhivelor românești a apărut încă din perioada medievală „din evul mediu timpuriu aproape că avem date despre existența unor arhive, datorită valului de migratori, care timp de o mie de ani au străbătut teritoriul carpato – danubiano – pontic. Cu siguranță, ele au existat odată ce în urmă unor cercetări arheologice au fost descoperite numeroase sigilii.”

La noi în țară arhivele că instituții, au fost oficial înființate în Țară Românească și Moldova. Acestea au avut că scop realizarea primelor legi administrative moderne, mai bine spus Regulamentele Organice, în anii 1831-1832. Una dintre prevederile acestuia era înființarea Arhivelor Statului, datorită acestei prevederi s-a propus organizarea și modernizarea acestora, că urmare a evoluției economice, politice și sociale a teritoriului românesc și a numărului crescut de acte redactate în acea perioada, de diferite instituții. În secolul XIX au existat arhive de pe lângă cancelaria domnească, acestea erau păstrate de către autoritățile ecleziastice. Totodată au existat și arhive private. Acestea au fost constituite de diferiți dregători cu diferite ranguri în ierarhia boierească.

Rolul pe care aceste instituții îl au este de a păstra documentele în baza cărora se pot identifica veridicitățile culturale, politice, economice dar și a istoriei naționale. În acest scop documentele trebuie să fie strânse, organizate, prelucrate, cercetate și valorificate.

În Țară Românească, se poate vorbii de arhive de la 1 mai 1831, iar în Moldova de la 1 ianuarie 1832. Însă legislația existența atunci nu avea nici o legătură cu activitatea arhivistică propriu-zisă, ci la lucruri care aparțineau bugetului și numărului de angajați dintr-o arhivă. Lipsa unui regulament este resimțită în acea perioada. Se impune pregătirea personalului de specialitate deoarece multitudinii de limbi în care erau scrise documentele care se răspândeau în spațiul românesc divizat. Pentru Moldova și Țară Românească, se foloseau limbile slavă și latină, dar și limbile germană și maghiară, pentru documentele elaborate în Transilvania.

În anul 1840 a existat o tentativă în sortarea și evaluării documentelor ce țineau de arhivă. După Unirea Principatelor Române sub domnia lui Alexandru Ioan Cuza, domnitorul a unificat instituțiile statului. Și prin urmare în 1862, instituția numită Arhivă s-a organizat sub o Direcție Generală, având sediul la București, iar Arhivele de la Iași i se subordona. O dată cu asta se face și deosebirea între documentele ce aveau o valoare istorică și cele cu valoare practică. Aceste instituții erau subordonate Ministerului Justiției, Cultelor și Instrucțiunii Publice. Atunci se consideră că au luat naștere instituția Arhivelor.

Între anii 1862-1864, Grigore Bengescu ÎI a fost primul director al Arhivelor Statului. Acesta a realizat un „Proiect de regulament pentru organizarea Arhivelor Statului” prin această lucrare el relata scopul instituției, sub a cărei conducere se află. Acesta dorea realizarea unui institut de paleografie. El afirmă că instituția este „de interes public, în bună stare și în bună ordine și de a săvârși asupra aducerii lucrărilor cerute spre satisfacerea trebuințelor administrațiunii ale științei”.

Cezar Bolliac, de asemenea un alt director al Arhivelor Statului a achiziționat periodice și cărți, dar și un mobilier caracteristic, realizează catalogarea publicațiilor. Introduce ocuparea posturilor pe baza de concurs, adună legi, regulamente. Acesta a mai introdus și copiile după documentele particulare.

Constantin D. Aricescu a înfăptuit un Regulament.”Pe baza acestui Regulament, Arhivele Statului și-au desfășurat activitatea care a constat în:

1. Prelucrară, achiziționarea și inventarierea materialelor documentare;

2. Demersuri pentru înființarea arhivelor județene;

3. Lărgirea activității de folosire a documentelor;

4. Încadrarea cu personal de specialitate și asimilarea salarizării cu ora de la alte instituții;

5. Conservarea actelor, întreținerea și lărgirea suprafeței de depozitare.”

Acest regulament a fost valabil între anii 1872 – 1925.

Interes pentru biblioteca a manifestat și următorul director Bogdan Petriceicu Hașdeu, în special pentru conservarea documentelor și pentru biblioteca. Acesta a decis că documentele publicate anterior anului 1700, să fie organizate sub numele de Manuscripte, astfel nu mai sunt scoase din Arhivă. Tot el mai descoperă și o serie de documente despre români, în arhivele străine, pe care le și publică.

În anul 1864 arhivele se îmbogățesc, deoarece se ia decizia secularizării averilor mănăstirilor, iar un număr foarte mare de documente au fost trecute în proprietatea statului. În anii 1869 și 1872 au fost emise reglementări pentru economia instituției Arhivelor.

Venirea primului război mondial afectează și soarta Arhivelor Statului, o parte din documente fiind distruse, iar o parte pierdute. Când trupele germane au ocupat Bucureștiul, s-a încercat salvarea unor documente importante pentru români, astfel o parte din documentele de la Arhivele Statului și documentele valoroase din cadrul Academiei Române, au fost evacuate la Iași, Moldova rămânând singurul teritoriu românesc neocupat. De la Iași documentele au fost trimise în Rusia, însă recuperarea lor a fost făcută parțial. O altă cauza a pierderilor de documente a fost și faptul că o parte din guvernele străine, spre exemplu cel maghiar, au refuzat să înapoieze statului român, documentele confiscate care făceau referire la cetățenii României.

Din anul 1900 până în anul 1923 Dimitrie Onciu a fost director al Arhivelor Statului, pe lângă preocupările sale culturale, acesta a dat dovadă și de calități organizatorice și administrative. Acesta derulează un proiect pentru modernizarea clădirii, care beneficiază de curent electric, telefon și de gaz. Perioada în care Dimitrie Onciu a fost la conducere „a fost cea mai strălucită” după spusele lui Constantin Moisil.

Ar reprezenta o greșeală inacceptabilă neglijarea prematură a activității în domeniul arhivelor din spațiul Transilvaniei, desfășurate sub supravegherea autorităților maghiare, premergător perioadei în care Regatul Ungariei este eliminat de pe harta Europei, în perioada primei jumătăți a secolului al XVI-lea. După înglobarea principatului transilvan în structura monarhiei Habsburgilor la sfârșitul al XVII-lea, se îmbunătățește sistemul de conservare și păstrare a documentelor. Cea mai însemnată este introducerea sistemului registraturii în principalele instituții administrative.

Odată cu întemeierea Arhivelor Statului Ungar în 1875, o parte a arhivelor vechi din teritoriul Transilvaniei este comasată la Budapesta. La sfârșitul secolului al XIX-lea în Transilvania, Banat și Bucovina sistemul centralizării documentelor este în stare funcțională, în structura arhivelor de stat din Budapesta (Országos Levéltár), Viena (Haus -, Hof – und Staatsarchiv).

În anul 1918 a început modernizarea statului, a unei noi legi, că urmare XVI-lea. După înglobarea principatului transilvan în structura monarhiei Habsburgilor la sfârșitul al XVII-lea, se îmbunătățește sistemul de conservare și păstrare a documentelor. Cea mai însemnată este introducerea sistemului registraturii în principalele instituții administrative.

Odată cu întemeierea Arhivelor Statului Ungar în 1875, o parte a arhivelor vechi din teritoriul Transilvaniei este comasată la Budapesta. La sfârșitul secolului al XIX-lea în Transilvania, Banat și Bucovina sistemul centralizării documentelor este în stare funcțională, în structura arhivelor de stat din Budapesta (Országos Levéltár), Viena (Haus -, Hof – und Staatsarchiv).

În anul 1918 a început modernizarea statului, a unei noi legi, că urmare a realizării României Mari. În anul 1920 se marchează fondarea Arhivelor Statului de la Cluj, Cernăuți în 1924, Chișinău 1925. Începând cu anul 1925 o nouă reglementare a Arhivelor Statului este aplicată pentru organizarea acestora și formarea direcțiilor regionale „care a consacrat principiul decentralizării prevăzând, pe lângă Direcțiunea Centrală din București, ce funcționa și că Direcțiune Regională pentru Muntenia și Dobrogea, încă patru direcțiuni regionale: Iași pentru Moldova, Cluj pentru Transilvania, Chișinău pentru Basarabia și Cernăuți pentru Bucovina”

Între anii 1923- 1938 la conducerea instituției a fost Constantin Moisil. În timpul conducerii sale constituie un fond numit Biblioteca Hașdeu, decide formarea unei publicații periodice „Revista Arhivelor”, se recuperează o parte a arhivelor de la Moscova (1935), înființează o școală de arhivistică, organizează o amplă expoziție muzeală și introduce schimburi de documente naționale și internaționale.

În perioada 1938-1953 Aurelian Sacerdoțeanu, s-a aflat la conducerea Arhivelor Statului. Instituția este în continuare în subordinea Ministerului Instrucțiunii Publice. Acesta înființează un laborator de conservare și restaurare, deoarece se preocupă de realizarea unor inventare pentru colecții de documente și încearcă să le creeze un cadru propice păstrării lor. Acesta publică și primul tratat referitor la această știință „Arhivistică” în 1970, însă și alte lucrări legate de domeniul arhivistic, cum ar fi : Inventar general al Arhivelor Statului (1939), Cataloage Arhivistice (1946), Seria de indici cronologici (1947), Instrumente arhivistice (1948). Publicațiile sprijinite de Aurelian Sacerdoțeanu cum are fi „Revista Arhivelor” și „Hrisovul” au făcut cunoscute probleme legate de arhivistică.

În anul 1951 Direcția Arhivelor Statului este transferată în subordinea Ministerului Afacerilor Interne, datorită orientărilor ideologice din perioada comunistă. Tot în această perioada și tipul de organizare sovietic reușește să se infiltreze în domeniul arhivisticii românești. Direcția Generală a Arhivelor Statului „îndrumă, organizează și conservă materialul arhivistic al instituțiilor și întreprinderilor de orice fel, adună, selecționează și clasează materialul arhivistic al instituțiilor și întreprinderilor de pe teritoriul țării, conservând pe acela care prezintă importanță istorică. În acest scop întocmește instrucțiuni obligatorii, stabilind durata de păstrare a arhivelor deținute de instrucțiunile de întreprinderile de orice fel. De asemenea, Direcția Arhivelor Statului organizează folosirea materialului de arhivă în mod științific și practic.” Datorită acestei noi legislații se înființează Fondul Arhivistic de Stat administrat numai de direcția generală a Arhivelor Statului, in anul 1968, s-a organizat câte o filială pentru fiecare județ a arhivelor statului.

Revoluția din anul 1989, duce la mari schimbări cum ar fi reinstaurarea regimului politic democratic, o dată cu căderea regimului comunist iar Arhivele Statului revine la conducerea civilă. Directorii acestei instituții fiind: Ioan Scurtu, Corneliu Mihail Lungu, Costin Feneșan.

În 1996 Arhivele Statului sunt redenumite în Arhivele Naționale ale României. Această schimbare a venit o dată cu o nouă lege privind reglementarea activității instituției. „Legea nr. 16 din aprilie 1996 a marcat trecerea de la Arhivele Statului la Arhivele Naționale, ceea ce nu doar o schimbare de denumire, ci o lărgire considerabilă a rolului acestei instituții în societatea românească. Semnificativ este faptul că filialele Arhivelor Statului (având nivel de servicii) au devenit Direcții Județene ale Arhivelor Naționale”

Tot în această perioada, a urmare a revenirii la democrație, Arhivele Naționale semnează acorduri, pentru schimb de experiență și informații cu arhivele asemănătoare din Ungaria, Austria, Italia etc.

B. Arhivele Naționale

Principala instituție care deține informație istorică în documente pe orice tip de suport, este arhivă. Din anul 1996 Arhivele Statului au căpătat denumirea de Arhivele Naționale Române. Acesta este o instituție publică și este în subordinea Ministerului Administrației și Internelor. Are o activitate organizată pe servicii, astfel această cuprinde arhivele administrative, economice și culturale. După ordinea cronologică sunt organizate arhivele feudale și contemporane, iar în funcție de suportul documentului sunt organizate arhivele tehnice sau înregistrate. Totodată în cadrul Arhivelor Naționale, își desfășoară activitatea și compartimentul de achiziții publice. Arhivele Naționale Române este o instituie compusă din Direcția Arhivelor Naționale Istorice Centrale, reprezentând aparatul central, căruia i se alătură Direcția Municipiului București și alte 41 de direcții județene.

Conform legii 16/1996, Arhivele Naționale au funcțiile: „Asigura desfășurarea unitară a operațiunilor arhivistice, asistență de specialitate la nivelul creatorilor și deținătorilor de documente. Prin sălile de studiu, se oferă acces la studierea fondurilor și colecțiilor deținute, eliberează copii, extrase, certificate pe baza documentelor, preia de la persoanele care creează și dețin documente arhivistice care fac parte fondul arhivistic național, asigura pregătirea personalului de arhivă, asigura documentele cu baza în microfilme și modalități de reproducere adecvate, întreține și dezvoltă relații cu organizațiile și instituțiile asemănătoare din străinătate, dorindu-se informarea reciprocă în domeniul arhivistic și schimbul de reproduceri și documente de pe acestea, asigura aplicarea convențiilor și acordurilor internaționale ce privesc privind domeniul arhivelor și participă la întâlniri arhivistice internaționale.”

Arhivele Naționale au luat parte și la activități care vizau relațiile cu străinătatea, mai ales din 2007 o dată cu intrarea României în Uniunea Europeană, a fost un moment oportun de a se organiza expoziția cu tematică: „Dunărea fluviu european – orașe dunărene din România

Din cauza alocării unor sume bugetare mici, pentru Arhivele Naționale, conform raportului de activitate din 2012, duce la sistarea de investiții, atât în ceea ce privește achizițiile dar și sistarea organizărilor de expoziții, realizarea publicațiilor. Totuși au fost continuate acțiunile „redacționale specifice volumului de documente: Catalogul documentelor Țării Românești, volumul IX: 1657 – 1659, Giovanni Giacomo Carolo, Istorii venețiene, Volumele IV și V, Din istoria societății ortodoxe naționale a femeilor din România, Alexandrina Cantacuzino, volumele I și II, Pedeapsa cu moartea în România comunistă.” Cu toate că uneori din cauza bugetului mic se întârzie cu apariția revistei proprii „Revista Arhivelor”.

Printre planurile de viitor ale Arhivele Naționale Române este și proiectul de finanțare europeană „Sistem informatic integrat pentru gestiunea serviciilor oferite clienților Arhivelor Naționale.” Dar și continuarea demersurilor în vederea modificărilor unor articole ale legii arhivelor, formarea unor noi metodologii științifice.

Principele Carol și principesa Ileana

A.N.R., Fototecă, IL 2297

2. Școala de arhivistică

A. Înființarea școlii

Pentru a deslușii documentele din arhiva era obligatoriu ca personalul acesteia sa posede cunoștințe generale și de ordin tehnic. Este necesar ca arhivistul să urmeze o pregătire complexă care să înglobeze și cunoștințe de istorie, paleografie, sigilografie, drept, heraldică, lingvistică, diplomatică, bibliologie. ”Scopul final al pregătirii arhiviștilor trebuie să fie acela de a forma un spirit al devoțiunii și al abnegațiunii. Fiecare arhivist trebuie pătruns de spiritul ca materialul ce i se încredințează, are nevoie de protecția lui nelimitată, ca orice piesa de această natura este necesar sa fie socotită ca o parte din sufletul său însuși, ca mărturia unui strămoș al neamului său.”

Fondul documentar aflat în arhivele noastre, cât și cele din arhivele publice și particulare este foarte divers, din pricina faptului că documentele și actele sunt scrise în diferite limbi, iar fiecare limba are grafica sa proprie. Sunt necesare dobândirea informațiilor de paleografie pentru a descifra textele, deoarece actele si documentele erau scrise in limbi diferite. Diplomatica se ocupa cu separarea actelor false de cele autentice, astfel se putea demonstra caracterul juridic si practic al actelor. Datorita sigilografiei se putea depista cancelariile care elaborau actul, deoarece sigiliul dădea autenticitatea actelor. Pe lângă sigiliile care întăreau documentele, acestea mai erau înfrumusețate cu chemare ornamentale, cu steme care trebuiesc descifrate si explicate de către arhivist. Lingvistica este utilizata pentru critica textelor, iar totodată arhivistul folosește bibliologia pentru informarea asupra materialelor si redactarea cataloagelor de manuscrise, dar si biblioteconomia pentru ca se îngrijește de păstrarea materialului arhivistic.

Încă din secolul al XIV-lea s-au păstrat cele mai vechi documente. Acestea erau scrise in limbile slava sau latina, ulterior apar si documentele in limba romana iar mai apoi turca si greaca. In primele secole totalitatea documentelor erau scrise in limba latina, in Transilvania după anul 1500, au fost redactate in limba ungara sau germana, dar si in limba romana.

Datorita ocupațiilor străine petrecute dea lungul timpului de pe teritoriul tarii noastre o multitudine de documente oficiale dar si particulare au fost redactate in limbile respectivelor popoare. Spre exemplu in Transilvania dominația austriaca, a elaborat arhive de documente scrise in limba germana.

Aceeași soarta a avut-o si Basarabia, care se afla sub dominație ruseasca, Bucovina sub dominație austriaca si Dobrogea sub dominație turceasca.

Popoarele aflate sub dominație si-au impus limba in documentele de natura economica, administrativa, judiciara, militara si culturala.

Principele Nicolae, Prințesa Maria și Prințesa Ileana CE LEGATURA ARE FOTOGRAFIA CU SUBIECTUL TAU?

Pentru a-si realiza sarcina, arhivistul trebuie sa aibă o buna pregătire, pentru a deslușii limbile in care sunt scrise documentele din arhiva. Acesta trebuie sa le transcrie si sa le transpună cu exactitate. Așadar trebuie sa fie o persoana cu o cultura vasta, pe care nu o poate dobândii decât într-o instituție specializata in acest domeniu, cu discipline exact referitoare la domeniul arhivistic.

Inițial aceste informații erau transmise din generație in generație, mai târziu însă au fost organizate seminarii de pe lângă universități iar după aceea au fost înființate si catedre. Aceste seminarii veneau ca o îmbunătățire a cunoștințelor de paleografie latina si slava, de pe lângă cursurile generale de istorie.

Pentru o pregătire completa atâta teoretica dar si practica, era nevoie de o școala speciala pentru cei care doreau meseria de arhivist. Aceasta școală necesita a fi în strânsa legătură cu Arhivele Statului.

In tarile europene școlile specializate in acest domeniu nu au întârziat să apară. Ca un exemplu, in Franța în anul 1821, regele Ludovic XVlll, printr-un decret a luat decizia in a crea prima școală de arhivistica din lume Ecole des Chartes. După acest model, mai târziu s-a înființat un institut asemănător specializat in cercetarea istoriei austriece Institut für österreichische geschichtsforschung, însă antecedent acestui eveniment in anul 1842 la Milano, administrația austriei formează Scuola di Paleografia.

In urma unui decret austriac in anul 1854, la Veneția ia ființă o școală asemănătoare de paleografie cu cea din Milano. In regulamentul acesteia din 8 Martie 1855 se menționează faptul ca in cadrul acestei scoli, se instruiește personal pentru arhive, biblioteci publice si comunale, muzee.

In anul 1857 a fost creata la Madrid Escuola di diplomatica, de archiveras, bibliotecarios z antecuarios, aceasta se ocupa cu pregătirea personalului de concepție, de directive si subaltern pentru instituțiile care figurează in titlu ei.

La Petersburg, in anul 1877 se formează școală de arhivistica, iar începând cu anul 1919 numărul școlilor de instruire a arhiviștilor creste, formându-se scoli si in Bruxelles, Haga si Praga.

Acest nou curent, care urmarea înființarea de scoli pentru formarea funcționarilor de arhiva, a pătruns si in tara noastră. Aceasta idee s-a manifestat după apariția Regulamentelor Organice in cadrul cărora se organizează arhivele de stat, dar mai ales după unirea celor doua tari, intr-un singur stat nou, in anul 1856 Principatele Unite.

Îndată ce Alexandru Ioan Cuza a reușit să unească în mod irevocabil Principatele Unite intr-un Stat Unitar – Romania, s-a reușit și unificarea autoritarilor și a instituțiilor de stat.

Cu aceasta ocazie ia naștere la București un depozit central, iar la Iași o arhiva filial. Cel de la București conținea actele și documentele statului, iar in arhiva de la Iași era conservat materialul arhivistic al Moldovei. Cele doua arhive, erau organizate administrative intr-o Direcție Generală, cu sediul la București.

Primul director al Arhivelor Statului, Grigore Bengescu ll, a încercat sa înființeze un Institut de paleografie. In cadrul acestuia se dorea predarea disciplinelor științifice care aveau legătură cu arhivistica. Scopul acestei instituții era de a instruii arhiviști si paleografi. Dar totul a rămas la stadiul de proiect, neconcretizându-se nimic.

O noua încercare de a forma o școală de arhivistica, a venit din partea lui Grigore Manu. Acesta a fost directorul general al Arhivelor Statului intre anii 1866-1871. El a propus separarea depozitelor supraîncărcate ale Arhivelor Statului din București si din Iași, astfel sa se formează arhivele județene. Arhivele județene conțineau materialul arhivistic specific județului propriu. Astfel materialul arhivistic care înainte era depus in arhivele din București si Iași, s-a decongestionat, iar fiecare arhiva de județ sa destina materialul arhivistic specific.

Acesta organizează si un program de cursuri, perioada de studio fiind de trei ani. Grigore Manu afirma: “”Lipsa de persoane competente, cari sa poată descifra actele cele vechi fie chiar din timpii mai dincoa, de când s-au lepădat caracterele chirilice, sau cari sa poate citi mai cu seama actele slavonești, devine din ce in ce mai simțita. N-ar fi oare o însemnată înlesnire ce s-ar înființa pe lângă Arhiva din București cursurile necesare pentru a forma juni experți în asemenea materii, cărora se vor preda in același timp si celelalte cunoștințe practice, spre a forma dintre-înșii buni arhiviști si a-i răspândi apoi in județe?”

În acest proiect, profesorii care ar fi putut preda sunt B.P. Hașdeu, N. Mavrus, Răileanu, Manu, Berindei, Cezar Bolliac. Printre științele pe care aceștia le-ar fi predate se număra arhivistica, paleografie româneasca, arheologie generala, numismatica, noțiuni de istorie universala a romanilor, de lingvistica.

Însă nici școala, nici cursurile dar nici arhivele județene gândite de Grigore Manu nu au fost duse la bun sfârșit, iar el este nevoit să demisioneze din funcția de director general al Arhivelor Naționale.

În perioada in care la București se încearcă formarea unei scoli speciale, in formarea si pregătirea personalului de arhiva, la Sibiu directorul Arhivei Naționale Săsești, Frantz Zimmernann, ia hotărârea organizării a unor cursuri de paleografie, pentru cei ce doreau meseria de arhiviști. Aceste cursuri erau predate de directorul arhivelor Frantz Zimmernann.

Perioada de desfășurare a acestor cursuri era de trei luni, însă ele se țineau într-o anumită perioadă a anului, mai bine pus in lunile Aprilie, Mai si Iunie. Durata cursurilor era de cinci ore pe zi. Materialele pe baza cărora se țineau cursurile erau documentele originale din arhiva.

Un criteriu în recrutarea doritorilor sași, care vroiau sa devina funcționari la arhivele săsești, era de a deține studii liceale. Datorita faptului ca erau recrutați foarte putini elevi, circa 3-5 anual, cursurile erau gratuite.

Unitatea cursurilor se reflecta in faptul ca aceste cursuri au durat circa 30 de ani, însă o data cu trecerea timpului, creste si gradul de dezvoltare științifica a arhivisticii, fapt ce a făcut ca aceste cursuri sa se încheie in anul 1907.

Prințesa Elisabeta și Maria ???CE LEGATURA ARE?

În timpul conducerii noului director Eduard Muller, s-a ridicat problema reorganizării arhivei săsești din Sibiu, după noile modele. O data cu aceasta decizie au fost angajați funcționari tineri, cu studii superioare, cu cunoștințe dobândite la seminarii de paleografie si științe auxiliare ale istoriei la universități din străinătate.

La Arhivele Statului din București, în timpul conducerii noului director general Constantin Aricescu (1871 – 1876), nu s-a pus problema școlii de arhivistică. După ce acesta demisionează, este numit că director general, un mare istoric și profesor universitar Bogdan Petriceicu Hașdeu (1876 – 1900).

În cei 24 de ani în care Bogdan Petriceicu Hașdeu a ocupat postul de director general, nu a fost luată nici o hotărâre pentru reluarea proiectului de înființare a unei școli de arhivistică. Cu toate că acesta a avut o activitate publicistică deosebită, bazată pe documentele din arhivă, în domeniul istoric și filosofic.

Urmașul sau a fost Dimitrie Onciul (1900 – 1923), de asemenea profesor universitar. Specialitatea să era istoria veche a românilor, el dispunând de un bogat și important material documentar, datorită postului de director general pe care acesta îl ocupă.

Cu toate acestea Dimitrie Onciul, înființează un seminar de arhivistică, chiar în incinta localului Arhivelor Statului, studiul făcându-se direct pe documente din arhivă. La acest seminar se predau materii precum paleografie, slavă dar și materii științifice aflate în strânsă legătură cu materialele arhivistice.

Chiar dacă acest seminar nu se echivala cu o școală de arhivistică, dintre studenții lui Dimitrie Onciul, au fost recrutați arhiviști cu o pregătire superioară. În cadrul acestui seminar studenții erau școliți în traducerea vechilor documente slave, citirea și interpretarea documentelor românești, sigilografie și diplomatică.

În timpul războiului pentru întregirea României (1916 – 1918) documentele vechi dar și cele cu valoare importantă din punct de vedere istoric, au fost mutate la Iași, iar mai apoi la Moscova. Această a fost cauza pierderii din însemnătate a seminarului de istorie veche a Românilor, care se desfășura la aceste arhive, dispare.

La dată de 1 noiembrie 1923, academicianul Constantin Moisil, a fost numit la conducerea Arhivelor Statului. Acesta în timpul primului război mondial a încercat să recupereze materialul arhivistic care a fost mutat la Moscova: Restituirea lui va constitui un eveniment cultural covârșitor în istoria contemporană a României, având o mare valoare din punct de vedere paleografic și al diplomației.

Constantin Moisil a fost primul director care reușește să organizeze o expoziție arhivistică de pari proporții. În anul 1923 ia naștere “Revista Arhivelor”. Această publicație periodică a fost înființată tot de Constantin Moisil, ea cuprindea studii și cercetări din toate domeniile, ce au că obiect de studiu documentele. Acesta depune eforturi mari pentru ai garanta acestei publicații un caracter științific foarte înalt, de aceea el comasează un număr mare de specialiști din cadrul Arhivelor din toate colțurile țării.

Legea dată în anul 1925 privind organizarea arhivelor statului, stabilea obligația formării a unei reviste oficiale a Arhivelor Statului. Această publicația trebuia să trateze lucruri legate și organizarea și funcționare acești instituții dar și lucruri legate de studii și cercetări din acest domeniu.

Această publicație a adus un aport imens în acest domeniu. Această revista avea că rol informarea cercetătorilor de importantă științifică a documentelor.

Cu toate că la început această nu apărea regulat, această a fost apreciată încă de la primul număr de mari istorici și arhiviști din țară cât și din afară ei, această fiind solicitate de către arhive și biblioteci din Europa. Începând cu anul 1928 “Revista arhivelor” era expediată în unele țări din Europa, cum ar fi Italia, Germania, Cehia.

Datorită situației ce s-a format prin întregirea României arhivele centrale dar și cele regionale necesitau urgent funcționari specializați. Într-un raport trimis Ministerului instrucțiunii în anul 1924, Constantin Moisil argumenta trebuință fondării unei școli de arhivistică. El afirma că între îmbunătățirile reclamate în mod imperios în bunul mers al instituiri Arhivelor Statului este și crearea de lângă Direcția Generală din București a unei școli practice de arhivari paleografi. Scopul acești școli va fi pe de o parte pregătirea de funcționari speciali pentru Arhivele Statului, centrale și regionale, că și pentru Arhivele județene și comunale, iar pe de altă parte răspândirea în publicul nostrum cult a cunoștințelor practice necesare pentru înțelegerea și studierea documentelor, sigiliilor și monumentelor noastre eradice, și deci pentru apărarea de distrugere și înstrăinare a acestor importante norme cultural ale trecutului nostru. Este însă imposibil că o instituție că Arhivele Statului să funcționeze în mod satisfăcător în lipsa personalului cu pregătire specială.

După studierea în amănunțit a programei de studii, după care trebuia să funcționeze școală, se solicită aprobarea școlii și a corpului didactic.

În dată de 15 martie 1924, Ministerul Instrucțiunii, acordă aprobarea înființării școlii. Această instituție avea să poarte numele de Școală practică de arhivari paleografi. Acestei noi școli i se pune la dispoziție localul dar și materialul didactic necesar de către direcțiunea generală a Arhivelor Statului, deoarece urmă să funcționeze pe lângă această.

Joi 27 noiembrie, am avut loc deschiderea oficială a Școlii de Arhivari Paleografi. La această deschidere au participat nume mari de intelectuali dar și personalități cum ar fi: Ministrul Instrucțiunii, Primul Ministru, Decanul Facultății de Litere, profesorul Nicolae Iorga.

În discursul susținut de către Constantin Moisil, cu ocazia deschiderii oficiale a Școlii de Arhivari Paleografi el spune:

“Școală ce-și începe astăzi activitatea este prima instituție de cultură anexată Arhivelor Statului. În curând va urmă o a două: muzeul de paleografie, sigilografie și stampe românești pe care sperăm să îl putem inaugura în viitor. Va urmă apoi atelierul de numismatică, menit să reproducă vechile ornamente și miniaturi de documente și manuscrise și să utilizeze motivele lor pentru diferitele noastre industrii.”

“Rolul Arhivelor Statului nu este numai să păstreze în bune condițiuni materialul documentar, sigilografic și heraldic ce-l posedă, ci și de a-l clasa și a-l cataloga în așa fel, încât să poată fi pus cu cea mai mare ușurință la dispoziția organelor statului, că și a particularilor, spre a-și putea dovedi anumite drepturi sau pretenții, cum și la dispoziția cercetătorilor trecutului. Iar pentru acestea este nevoie de un personal de funcționari specialiști, care să poată citi cu cea mai mare ușurință actele și documentele scrise cu orice caractere întrebuințate la noi și în orice limba.”

El mai susține și faptul că: “Scopul școlii, era dublu: întâi să pregătească personalul și specialiștii necesari arhivelor centrale și regionale, cum și arhivelor registraturilor diferitelor autorități; al doilea să înlesnească amatorilor și colecționarilor de documente vechi, proprietarilor de arhive familiare și tuturor celor ce ar voi să cerceteze și să studieze documentele noastre, putință de a descifra și de a înțelege aceste prețioase rămășițe cultural lăsate de strămoși.”

Muncă enormă depusă de Constantin Moisil în cadrul școlii este de bun augur. El dorește lărgirea domeniului de activitate a acestei școli.

B. Planurile de învățământ și publicațiile școlii de arhivistică

Bazându-se pe discuțiile avute cu mai mulți specialist, Constantin Moisil solicită Ministrului Instrucțiunii desfășurarea următoarelor cursuri obligatorii:

1)Arhivă și Arhivistică

2)Paleografia latină medieval și modernă

3)Paleografia slavă

4)Paleografia română

5)Paleografia greacă medieval și modernă

6)Diplomatică și cronologia

7)Sigilografia și heraldică

8)Izvoarele istoriei românilor din care obiectele de studio pentru anul l: arhivistică, paleografia română, paleografia latină, paleografia slavă, paleografia greacă și izvoarele istoriei Românilor, iar pentru anul ll sigilografie, heraldic, diplomatică, instituțiile vechi românești, drept vechi românesc.

Aceste cursuri se vor preda cu raport special la români, iar lucrările practice se vor realiza pe baza documentelor și monumentelor românești. Dacă situația se va schimbă, se vor adaugă și cursuri special situației.

Zilnic nu se preda un sigur curs, el era compus din partea teoretică urmat de cursul practice. Durata fiecărui curs era o ora și jumătate. Durata cursurilor era de doi ani, iar durata unui an școlar era de 10 luni.

În raportul trimis Ministerului Instrucțiunii era menționat faptul că cel care va conduce școală va fi directorul general al Arhivelor Statului, iar cei care vor preda la această școală vor fi aleși din diverse categorii cum ar fi: profesori titular cât și secundari specializați, conferențiari sau docent universitari.

Numărul de locuri la această școală este limitat în funcție de decizia directorului școlii. Un prim criteriu în admiterea elevilor la această școală era de a fi absolvenți ai învățământului secundar sau al unui similar, deoarece în acea perioada bacalaureatul a fost înlăturat, iar examenul de absolvire era egal cu cel de bacalaureat. Iar un al doilea criteriu foarte important era faptul că majoritatea elevilor erau să fie recrutați dintre studenții Facultății de Litere. După finalizarea acestor doi ani de studii, școală acordă tuturor elevilor, titlul de arhivist paleograf.

În primul rând în alcătuirea programului de studiu, Constantin Moisil s-a consultat cu programa de studiu a școlilor asemănătoare din străinătate, dar mai ales cu modul de organizarea a școlii Ecole des Chartes din Paris, dar și cu absolvenții români care au urmat cursurile acestei școli. Iar în al doilea rând el a mai primit sfaturi și de la marele istoric Nicolae Iorga, care totodată i-a oferit indicații utile dar a și colaborat în formarea unei legi special pentru această școală. Ei în tot acest timp au mai pregătit și o lege generală pentru Arhivele Statului, deoarece ele lucrau după un regulament foarte vechi și incomplete, iar articolele ce țineau de această școală au fost incluse în nouă lege.

În dată de 15 martie 1924, Ministerul Instrucțiunii, acordă aprobarea înființării școlii, iar din toamna aceluiași an, deschiderea cursurilor dar și a corpului didactic indicat.

PALEOGRAFIE ROMÂNĂ: N. Cartojan – docent universitar

– erau ținute 2 lecții pe săptămâna

PALEOGRAFIE SLAVĂ: D. Cancel – profesor universitar

– se ținea o lecție pe săptămâna

PALEOGRAFIA GREACĂ: Iulian Ștefănescu – profesor secundar

– se ținea o lecție pe săptămâna

ARHIVISTICĂ: CONSTATIN MOISIL – director general al Arhivelor Statului

DIPLOMATICĂ: C. Marinescu – conferențiar universitar

– se ținea o lecție pe săptămână

IZVOARELE ISTORIEI ROMÂNILOR: I. Vlădescu – profesor secundar

– se ținea o lecție pe săptămâna

În toamna anului 1924 s-au deschis cursurile anului l, în toamna anului 1925 s-au deschis cursurile anului ll, ale acestei școli. Cursurile de paleografie au fost predate de aceiași profesori că și în anul l, însă cursurile de sigilografie și heraldică sunt predate de către Constantin Moisil; instituțiile vechi de Constantin C. Giurescu, iar dreptul vechi românesc de către I, C. Filitti.

Cele patru cursuri de paleografie, erau formate din cursul de paleografie românească, care era obligatoriu, prin urmare dintre celelalte trei rămase numai unul singur de paleografie străină era obligatoriu, restul erau opționale.

De-a lungul timpului domeniul de activitate al școlii s-a extins. În anul 1925 este înființată o secție de bibliologie. În cadrul acestei secții erau pregătiți bibliotecarii, rolul acestora era de a inventaria, clasa și cataloga documentele. A mai fost înființată și o secție de expertiză grafică. Cursanții acestei secții aveau că rol stabilirea veridicității documentelor.

În anul 1926, după doi ani de funcționare a școlii, s-a susținut primul examen că urmare a finalizării a acestor doi ani de studiu. Acest examen cuprindea două probe una scrisă și una orală. Printre elevii care au terminat această școală, s-au făcut remarcați Elena Eftimiu și Emil Vartosu.

Examenul de absolvire a următoarelor generații, a fost alcătuit din prezentarea lucrării de diplomă și o proba personalizată fiecărei secții: descifrarea unui document pentru cei de la secție arhivistică – paleografie, precizarea cotei a unei publicații pentru secția de bibliologie și descoperirea unui document fals sau alterat pentru secția expertiză grafică.

Această școală a avut un rol important în dezvoltarea arhivisticii și a științelor auxiliare ale istoriei dar și în instruirea de specialist cu o intensă pregătire.

1)ARHIVĂ ȘI ARHIVISTICĂ – acest curs a fost introdus în programa școlii încă de la început, în anul 1924 și a fost predate de către directorul școlii Constantin Moisil, iar mai apoi cu acordul consiliului profesoral între anii 1940 – 1941 a fost predate de către profesorul suplinitor Emil Condurache și începând cu anul 1942, de către profesorul Aurelian Sacerdoțeanu.

În cadrul acestui curs erau predate informații despre: Principiile științei arhivelor. Istoricul științei arhivistice. Istoricul arhivelor. Arhivele în evul mediu, Napoleon l și arhivele Ecole Ce este o arhivă. Arhivele și registratură. Alcătuirea și organizarea unei arhive. Condicile, sigiliile, stemele. Arhivele papale, regale, bisericești, militare, judecătorești, provinciale, municipal. Registratură și inventarea lor. Diferite sisteme de așezare a documentelor în arhivă. Elemente de heraldic și sigilografie. Istoricul și importantă arhivelor României. Arhivele din Țară Românească, Moldova, Basarabia, Bucovina și Transilvania. Recuperarea arhivelor. Arhivele europene și tratatele de pace în sec. XIX și XX.

Locul arhivelor. Funcționarii arhivelor. Școlirea și specializarea lor. Importantă arhivisticei și mijloacele de a se dezvoltă.

2) ARHEOLOGIA GENERALĂ ȘI ROMÂNEASCĂ – acest curs a fost predat de Ioan Hudiță.

3) PALEOGRAFIA GREACĂ – acest curs a fost predate de către profesorul Iulian Ștefănescu. Acest curs a fost predate și la școală, dar și în cadrul Facultății de Litere de către profesorul Alexandru Elina.

4) PALEOGRAFIE LATINĂ – acest curs a fost predat de profesorii: Constantin Marinescu, Zoe Balaș, Maria Holban și Emil Vartosu.

5) PALEOGRAFIA ROMÂNĂ – acest curs a fost predate de profesorii: Nicolae Cartojan, Emil Vartosu, I. C. Dobrescu, Ion Vartosu. Â

6) PALEOGRAFIE SLAVĂ – acest curs a fost predate de către profesorii: Elena Eftimiu, Damian P. Bogdan, P.P. Panaitescu.

Acestea sunt câteva din materiile de baza predate la această școală. Programul de studiu, prin diversitatea să, dar și prin contribuția intelectuală și morală a profesorilor care au predat la această școală au făcut că Școală de arhivari paleografi, să constituie o baza foarte importantă în formarea unor specialist în știință arhivisticii.

De-a lungul timpului programa de studiu a școlii suferă câteva modificări, prin urmare în anul l, materiile studiate erau: arhivistică, paleografia, instituții românești, izvoarele interne ale istoriei românilor, Dreptul vechi românesc, iar datorită înființării noilor secții sunt adăugate și cursurile de biblioteconomie și expertiză grafică. În anul al ll – lea materiile studiate erau: sigilografia, heraldică, diplomatică, izvoarele externe ale istoriei românilor plus cursurile de biblioteconomie și expertiză grafică.

Nici denumirea școlii nu rămâne aceeași, această este schimbată în Școală Superioară de Arhivistică și Paleografie.

Inițial materialul didactic pentru student era reprezentat de albumele paleografice străine, însă din inițiative lui Constantin Moisil după anul 1925 s-a publicat un album de documente chirilice. Acesta cuprindea facsimile de pe manuscripte, hrisoave, zapise și scrisuri pe cât posibil inedite, din toate epocile și din toate ținuturile românești, iar la sfârșit se adăugau planșe cu semnături de domni, boieri, mitropoliți, precum și finale de hrisoave cu numele și titulatura domnitorilor, pentru studiul ligamentelor de limba, așa cum afirmă anumiți arhiviști.

Acest album de documente a venit la cererea de cercetare temeinică a studiului documentelor din cadrul Școlii superioare de arhivistică și paleografie. Albumul de documente fost folosit de către cadrele didactice pentru cursanții Școlii superioare de arhivistică și paleografie dar și pentru studenții Facultății de Litere și Istorie din București, Iași și Cernăuți.

Acest album a fost publicat în anul 1926, datorită gradului de interes prezentat pentru acest album, a fost necesară reeditarea și publicarea edițiilor îmbunătățite în anul 1929 dar și în anul 1940.

Constantin Moisil a contribuit foarte mult la rezolvarea multor problem legate de arhivistică,istorie, heraldic, prin cele 226 de titluri de articole, studii, publicații. Acesta a fost un om de seama, un istoric renumit, un profesor deosebit, arhivist, sigilograf, heraldist. Valoarea să că om este reflectată în toată activitatea să complexă.

Succesorul sau, Alexandru Sacerdoțeanu, acesta era un specialist în arhivistică, cronologie, diplomatică, instituții vechi românești, heraldică, sigilografie, muzeografie. Acesta a contribuit la realizarea “Bibliografiei românești vechi” , dar totodată a realizat și biografiile unor personalități distinse ale culturii românești, cum ar fi Bogdan Petriceicu Hașdeu, Dimitrie Onciul și Nicolae Iorga. El a fost numit în funcția de director general al Arhivelor Statului prin înaltul decret regal. În anul în care acesta a fost numit director, publică în “Revista Arhivelor” un raport al activității lui Constantin Moisil, meritele aduse acestuia pentru formarea legii Arhivelor, realizarea performanței de a face din arhivă o instituție respectată dar și pentru întemeierea “Muzeului Arhivelor Statului” și a “Revistei Arhivelor”.

În decursul directoratului lui A. Sacerdoțeanu acesta s-a ocupat de realizarea unui mediu corespunzător pentru păstrarea materialelor arhivistice. Totodată el a venit în ajutorul arhiviștilor și prin lucrările sale :“Inventar general al arhivelor statului”, “Cataloage arhivistice”, “Seria de indici cronologici”, “Instrumente arhivistice”.

Acțiunile științifice ale profesorilor dar și ale cercetătorilor erau transmise printr-o succesiune de publicații, un buletin anual numit “Hrisovul”. De apariția buletinului se îngrijea directorul școlii și era destinat cercetătorilor de tehnică și informație.

“Hrisovul” apărea sub formă de volum, fiecare an reprezenta unul și era tipărit în număr de 500 de exemplare. Acesta era distribuit tuturor școlilor similare, chiar și în străinătate.

În același timp și publicația “Lucrările Școlii de Arhivistică” era tipărită în același număr că și “Hrisovul”. În această publicație se vorbea despre lucrări special editate.

Datorită diversității de limbi în care erau tipărite documentele, cum ar fi: latină, greacă, slavă, turcă. Arhivele Statului a editat pentru bunul folos al școlii, o serie de Culegeri de facsimile după acele documente.

Cu toate că în planul inițial “Hrisovul” trebuia că în anul 1926, să apară primul număr al acestei publicații, de abia în anul 1941 și-a făcut apariția. Pentru a păstra o legătură cât mai strânsă cu cititorii săi, inițial s-a dorit că “Hrisovul” să apară de două ori pe an, însă acest lucru nu a fost posibil din cauza mai multo factori, printre care și cei materiali.

Pentru a ajunge la performanțele dorite, contribuția materială, morală și intelectuală a tuturor profesorilor, a absolvenților, chiar și a elevilor a avut un rol foarte important.

Programul școlii a devenit programul publicației sale. Toate lucrările de cercetare și analiză urmau să fie publicate în “Hrisovul”.

O contribuție foarte importantă la această publicație a avut-o și directorul școlii. De-a lungul timpului el a publicat în cadrul acestui buletin anul studii, note bibliografice dar și o multitudine de rubrici elaborate în totalitate de el: despre partea administrative – elaborarea statisticii pe ani, corpul didactic, listele de elevi și absolvenți; materialul documentar – cursuri și programa de studiu.

Această revista a adus o imensă contribuție la studiul disciplinelor auxiliare ale istoriei, dar și la formarea și instruirea de specialitate a arhiviștilor. Ea s-a bucurat și de o atenție enormă din partea elevilor Școlii de Arhivistică, dar și din partea marilor intelectuali de la acea vreme.

În publicațiile din paginile “Revistei Arhivelor”, Sacerdoțeanu a realizat bibliografiile operelor mai multor personalități de seama, cum ar fi: B. P. Hașdeu, Nicolae Iorga, Constantin D. Aricescu.

Datorită contribuției aduse la dezvoltarea științei arhivistice, Aurelian Sacerdoțeanu s-a încadrat în rândul marilor personalități care au îndrumat spre succes Arhivele.

3. Schimbări din prezent

În noiembrie 2005, Banca Națională a României au pregătit o masă rotundă cu reprezentanți ai multelor instituții din ambele sfere, și cea privată și cea publică, cu dorința de a verifica o activitate aflată la primii ei pași în România: înființarea arhivelor electronice. În cazul discuțiilor ce au avut loc, a rezultat că, deși instituțiile reprezentate erau la nivele diferite în ce privește practica de constituire a arhivelor electronice, operațiunile de selecționare și, mai ales, de gestionare a lor nu erau de loc ușor de folosit și că necesitatea ca Arhivele Naționale – instituția tutelară în activitatea de administrare a documentelor – să se implice și să elaboreze norme și direcții de acțiune în acest sens a devenit o problemă vitală. Miza succesului unei astfel de operațiuni este cu atât mai mare – și, implicit, un eventual eșec este cu atât mai inacceptabil – cu cât documentele electronice au încetat de ani buni să reprezinte doar arhive cu o folosință practică, care să se păstreze numai pe termen scurt și mediu. O bună parte a arhiviștilor din România a înțeles deja – sau sunt pe cale să înțeleagă – că memoria istorică a comunității pe care o slujesc va fi reprezentată într-un viitor apropiat, aproape în totalitate, de documentele electronice. De aceea, ratarea misiunii de păstrare și administrare a documentelor electronice ar fi de aceeași grandoare, în cazul Arhivelor Naționale, cu neîndeplinirea obiectivului de bază: aceea de a prezerva memoria istorică a românilor. Observațiile de mai jos sunt reflecțiile pe marginea celor constatate la masa rotundă organizată de B.N.R. Cu ocazia aceleiași mese rotunde, s-a constatat o oarecare dezorientare printre reprezentanții Arhivelor prezenți la discuții și – ceea ce a fost mult mai grav – o lipsă de informare generală asupra experiențelor în domeniu ale altor Arhive naționale, pornite de ceva vreme pe calea informatizării, s-a considerat util și actual un demers de adaptare a acestor experiențe la situația de fapt din România.

A. Administrarea arhivelor în format electronic

În situația de față, administrarea arhivelor în format electronic implică deosebirea dintre două situații, fiecare impunând un alt tip de abordare tehnică, incluzând și strategii manageriale distincte:

1. Arhivarea și păstrarea documentelor constituite în format electronic înfățișează, din perspectiva arhivisticii contemporane, nu doar realitatea imediată, necesitând găsirea unei soluții într-un timp scurt, principalul obiectiv fiind regândirea și reevaluarea în profunzime a normelor și principiilor de baze ale profesiei. În ciuda faptului că publicul Arhivelor consideră că imaginea arhivistului este aceea de a fi un profesionist care se ocupă impecabil de soarta documentelor abia după ce ies din circuitul curent pentru a deveni depoziții cu valoare istorică, realitatea este total diferită. Utilizarea documentelor electronice ajută la accelerarea transformărilor profesiei. În nouă epoca a documentelor electronice, pentru a fi eficientă intervenția arhivistului, acesta trebuia să emită cât mai devreme și să conducă întregul ciclu de viață al documentului. Printre cele mai importante consecințe a unei situații respective sunt: reevaluarea rolului arhivistului în relația să cu creatorii documentelor, învestirea Arhivelor cu responsabilități mărite și repoziționarea profesiei de arhivist printre profesiile de importantă vitală în evoluția societăților informatizate.

2. Digitalizarea documentelor cu valoare de patrimoniu aflate în baza administrării Arhivelor istorice înfățișează o alegere la care instituțiile de arhivă apelează din ce în ce mai mult, permițându-se economisirea spațiilor de stocare, evitarea degradării continue a originalelor, dar și diversificarea considerabilă a facilităților de acces la informație. Principala acțiune de promovare a patrimoniului cultural cu cea mai mare influență și impact direct la public este digitalizarea documentelor istorice. Această necesită găsirea unor soluții tehnice și de management specifice, diferite de cele necesitate de arhivarea documentelor electronice și a căror urgență va rămâne, în viitorul apropiat, la decizia fiecărei instituții de arhivă.

Probleme valabile la ambele categorii de documente(cele constituite în format electronic cele digitalizate că opțiune de promovare a patrimoniului arhivistic), legate de administrare, sunt adeseori comune. Ele au că scop perfecționarea unui sistem coerent de gestionare a documentelor electronice ai cărui parametri să fie aplicați constant, de la crearea documentului până la integrarea să în arhivă istorică( și chiar mai departe de acest moment deoarece integrarea și menținerea documentului electronic în circuitul istoric implică o permanentă reactualizare a formatelor și suporturilor care fac posibilă păstrarea să). Un sistem astfel conceput are rolul de a permite administrarea eficientă a documentelor electronice, cât și perpetuarea și promovarea memoriei naționale în cadrul societății informaționale, că și consecințe capitale.

Obiectivul lucrării de față este acela de a schematiză principiile generale care stau la baza formării strategiei de constituire a unui astfel de sistem de administrare a documentelor în format electronic.

Strategia de gestionare a documentelor electronice poate fi definită că o acțiune al cărei efect asupra tuturor nivelelor de responsabilitate politică, administrativă, juridică impune desfășurarea unei cât mai eficiente acțiuni de comunicare publică. Principalele obiective pe care această acțiune ar trebui să le atingă constă în sensibilizarea actorilor instituționali față de efectele procesului de informatizare, informarea responsabilităților ce le revin și impunerea unei stări de spirit favorabilă cooperării interinstituționale. Sensibilizarea este necesar să vizeze cel puțin patru paliere: primul (cel mai important) este factorul de decizie politică; urmează breaslă arhivistică însăși; creatorii și deținătorii de documente; opinia publică, cu un accent special pe formatorii de opinie (presă, personalități ale vieții publice, ONG-uri etc.).

A crede că sensibilizarea opiniei publice și a factorilor de decizie față de problema arhivelor electronice se va produce de la sine – și, în consecință, a nu se preocupă de construirea unei strategii de lobby profesional – reprezintă, din partea Arhivelor Naționale, mult mai mult decât o naivitate; această atitudine va conduce, mai devreme sau mai târziu, la temerea instituției în față provocărilor viitorului apropiat și, în consecință, la delegitimarea ei în ansamblul instituțiilor administrative.

Afirmația este puternic demonstrată de următorul exemplu: situația actuală din România. Această este caracterizată prin deficiențe semnificative la nivelul domeniul legislației arhivelor electronice și printr-o lipsa cronică de preocupare a responsabililor politici atât față de conceperea proiectelor pe termen lung, cât și față de susținerea materială a proiectelor inițiate de ceilalți actori instituționali: lipsa documentelor de către personalul de specialitate atât în cadrul Arhivelor, atât și la creatori și deținători; asigurarea transparenței operațiunilor arhivistice și a fezabilității sistemului de administrare a documentelor pe tot parcursul ciclului de viață al documentului, inclusiv în faza în care documentele sunt încă parte a arhivei curente a unei instituții/organizații (această obligație are că pandant obligația Arhivelor Naționale de a repera documentele la creatori, de a controla modul în care sunt arhivate și gestionate și de a concepe normele după care documentele electronice sunt inventariate încă de la crearea lor); determinarea creatorilor de documente, prin măsuri adecvate, să își asigure existența permanentă a unor servicii specializate de arhivă în cadrul organismelor pe care le administrează; reprezentarea și susținerea, în raportul cu instanțele competențe, a profesiei de arhivist și depunerea unor eforturi constante pentru asigurarea finanțărilor necesare în vederea unei bune administrări a documentelor electronice.

Completarea peisajul unor începuturi mai puțin promițătoare este realizată de Comunicare între diferitele segmente ale mecanismului decizional și marginalizarea vizibilă a Arhivelor în procesul de luare a deciziilor.

În acest context, construirea unei strategii de afirmare a Arhivelor Naționale că personaj instituțional credibil, avizat și coerent în domeniul administrării documentelor electronice reprezintă condiția „sine qua non” a oricărei încercări de sistematizare a multitudinii de practici și experiențe din societatea românească actuală. De exemplu, se poate observă că în alte Arhive Naționale că interesul social față de reglementarea juridică a gestionării documentelor electronice nu premerge, ci este precedat de interesul și inițiativele factorului politic.

Din acest motiv, lobby-ul politic pentru adoptarea inițiativelor legislative în domeniu și implicarea activă în elaborarea acestor inițiative reprezintă condiții obligatorii pentru bună desfășurare a activității Arhivelor în perioada informațională.

Un prim pas pentru a se putea discuta despre constituirea unei imagini de actor instituțional credibil l-ar putea desemna elaborarea de către Arhivele Naționale a unei strategii globale de informatizare a instituției, al cărei scop ar fi acela de a permite gestionarea ulterioară a arhivelor electronice, fixarea unor norme unice adecvate destinate uzului creatorilor și deținătorilor de astfel de arhive, precum și transferul lor de la aceștia din urmă către Arhivele Naționale.

B. Etapele strategiei de administrare a documentelor electronice – de la elaborare la aplicare

Articularea unei strategii prealabile de administrare a documentelor electronice, în practică internațională, este considerată o condiție cheie că operațiunea respectivă să aibă succes. Documentele de lucru publicate de Consiliul Internațional al Arhivelor accentuează importantă unei atitudini flexibile din partea arhiviștilor, cărora li se recomandă să aibă o viziune clară, pre-definită a etapelor de parcurs, dar să rămână totodată pe terenul realităților din comunitățile lor pentru a putea să sesizeze momentele propice pentru o intervenție și soluțiile corecte ce se impun, în funcție de fiecare în parte. O condiție importantă este și precizarea clară a obiectivelor imediate și pe termen lung de către responsabilii Arhivelor deoarece prin formularea precisă a acestor cauze este mai ușor de evidențiat importantă socială a activității de prezervare a documentelor electronice și, în consecință, este facilitată acțiunea de sensibilizare a factorilor politici și a opiniei publice. În același timp, precizarea în detaliu a obiectivelor strategiei de administrare a documentelor electronice permite instituției Arhivelor să aibă o imagine clară asupra punctelor de interes pe care trebuie să le urmărească în studiul preliminar implementării planului de informatizare, precum și a exigențelor pe care trebuie să le formuleze în momentul redactării caietului de sarcini.

Elaborarea și implementarea unei strategii de administrare a documentelor electronice trec prin trei etape majore: prima este întocmirea unui studiu preliminar, care să retraseze tabloul de bord al situației (sau situațiilor) de la care se pleace, cât și identificarea actorilor implicați, principalele aspecte (sociale, profesionale, de ordin tehnic sau managerial) ale contextului în care vor evolua, cel mai probabil, Arhivele Naționale, odată cu introducerea și dezvoltarea strategiei de administrare a documentelor electronice, a două fiind elaborarea planului propriu-zis de administrare a documentelor electronice, urmată de redactarea unui caiet de sarcini; realizarea și implementarea aplicației informatice, iar ultima realizarea și implementarea aplicației informatice. . În cele ce urmează, vom încerca să precizăm, pentru fiecare dintre cele trei etape, principalele direcții de acțiune și principalele probleme care vor trebui surmontate.

a) Întocmirea studiului preliminar

Alegerea unei echipe este un pas absolut necesar. Aici se poate face o alegere dintre două posibilități: echipa internă ( din interiorul instituției ) și echipa externă ( contactată prin contract o echipa specială de audit).

Scopurile principale al studiului preliminar sunt: de a oferi o perspectiva generală asupra mediului juridic, administrativ și economic în care va trebui să se integreze proiectul de administrare a documentelor electronice, de a identifica punctele slabe și punctele forțe ale practicii arhivistice și nevoile legate de adaptarea acesteia la noile condiții tehnologice, de a identifica nivelul de corelare a practicilor profesionale la diverșii deținători de arhive, precum și gradul de corelare între normele și practicile arhivistice interne și cele internaționale, de a stabili gradul de pregătire al personalului și măsură în care se impune organizarea unui training de specialitate, categoriile de personal cărora trebuie să li se adreseze cu precădere acest training, de a face un tablou al situației arhivelor electronice la creatori în vederea înțelegerii orizontului de așteptare al acestora în raport cu Arhivele Naționale. Din punct de vedere strict arhivistic, studiul preliminar ar trebui să clarifice o serie de probleme, cum ar fi:

I. analiza patrimoniului arhivistic: identificarea documentelor electronice ce urmează a fi păstrate în formă electronică și a scopurilor în care vor fi păstrate: cu valoare juridică, administrativă, fiscală, istorică etc.);

II. analiza prevederilor legale în domeniul arhivistic: termenele de păstrare pentru fiecare categorie de documente, exigențele ce trebuie satisfăcute de sistemul de arhivare (integritatea documentului, parametrii de autenticitate fixați în raport cu conținutul său inițial etc.), existența (sau lipsa) penalităților juridice în cazul distrugerii documentelor sau al alterării conținutului lor;

III. analiza reglementărilor referitoare la dreptul de consultare a documentelor electronice: existența unor reglementări de acces diferențiate între utilizatorii interni și publicul larg; frecvența solicitărilor de acces și tipologia acestora.

b) Elaborarea planului de administrare a documentelor electronice și redactarea caietului de sarcini

În această etapă cei mai importanți pași sunt stabilirea principiilor generale, fixarea normei, fixarea terminologiei și definirea cât mai exactă a termenilor ce vor fi utilizați. Precizarea parametrilor tehnici ce necesită îndepliniți de către sistemul de administrare a documentelor electronice; stabilirea categoriilor de actori care va necesita implicarea acestora în administrarea documentelor electronice și în rolul ce îi va reveni fiecăruia; stabilirea ordinii de priorități în privința fondurilor de arhivă care vor fi transformate digital (în cazul în care se optează pentru digitalizarea documentelor istorice); estimarea impactului adoptării unor practici de lucru inovative cu privire la activitățile instituției și se va stabili măsurile care se impun pentru eficientizarea activității profesionale; se va stabilii modul în care vor fi împărțite competențele în vederea punerii în practică a planului de administrare a documentelor electronice; estimarea detaliată a plăților, pe etape și operațiuni, cât și globale.

Din perimetrul problemelor specifice legate de administrarea documentelor electronice, importanța maximă o au metadatele ( date despre date ). Acestea constituie descriptorii externi ce țin de documentele electronice, având rolul de a garanta autenticitatea documentelor, integritatea și inteligibilitatea precum și capacitatea tehnică de a fi utilizate în diferitele sisteme de operare. Obligația de a stabili un sistem coerent de captare și redare a metadatelor constituie principala provocare profesională, din punctul de vedere al arhivistului, pentru că aceasta poate să conducă – personaje internaționale din domeniul arhivisticii cred că a condus deja – la o revoluționare veritabilă a normelor și practicilor arhivistice. Nevoia de a se mula pe caracteristicile specifice documentelor electronice pune arhivistul într-o situație nouă, ce implică flexibilitate, viziune asupra propriei misiuni și o abordare din perspectivă interdisciplinară privind raportul cu documentul. Desigur, acesta nu este un demers de reinventare a arhivisticii, ci, mai degrabă, o lărgire considerabilă a orizontului profesiei.

În prelucrarea documentelor electronice, este obligatorie descrierea contextului creării și vehiculării documentului, iar metadatele au rolul de a retrasa acest drum. Cele trei categorii de metadate înalță atenția arhivistului:

A) metadatele care se referă la crearea și creatorul documentului: dosarul sau problema unde se încadrează documentul, timpul când a fost creat, autorul etc.; această etapă are rolul de a permite identificarea documentului original, având în vedere faptul că, în general, documentul electronic susține, din momentul creării sale, intervenții și modificări din partea unor utilizatori multipli;

B) metadatele ce se referă la contextul manipulării documentului: relația în care se află cu celelalte documente din același dosar și din dosare diferite; această operațiune face mai ușoară regăsirea ulterioară a documentelor care au aceleași probleme sau conexe, începând de la o căutare simplă prin cuvinte-cheie;

C) metadate ce se referă la un context tehnic unde a fost creat și exploatat documentul: informațiile informatice ale aplicației referitoare la caracteristicile tehnice în care a fost creat și a evoluat documentul până la arhivarea sa; această descriere permite stocarea informațiilor de ordin tehnic ce fac posibilă utilizarea ulterioară a documentului prin intermediul altor sisteme și aplicații informatice.

După cum se poate constata din cele prezentate, o parte a metadatelor ce servesc la descrierea documentului electronic provin din practica arhivistică clasică și, ca atare, nu pun probleme deosebite arhiviștilor. Noutatea intervine acolo unde se impune în mod inevitabil descrierea detaliată a caracteristicilor tehnice ale documentului. Specific documentelor virtuale, suportul fizic al documentului este reprezentat de mediul electronic, iar descrierea amănunțită a caracteristicilor tehnice prezintă o importanță vitală în vederea conservării și utilizării lor. Această nouă perspectivă asupra responsabilităților arhivistului impune familiarizarea rapidă a acestuia cu tehnicile și limbajul informatic. De asemenea, așa cum se poate constata, este necesară definirea cât mai exactă a termenilor utilizați în administrarea documentelor electronice, se face confuzie între aceștia și termenii arhivistici clasici, fapt ce îngreunează considerabil efortul arhivistului de a înțelege documentul electronic și de a-l gestiona în mod corect.

c) Executarea aplicației informatice și implementarea acesteia

În această etapă, ultima în procesul de elaborare și implementare a strategiei, rolul cel mai important le revine specialiștilor informaticieni ce au creat programul și au misiunea de a-l face operațional. Rolul arhivistului și al echipei managerială are și el o importanță relevantă. Informaticienii au nevoie de asistența de specialitate a arhiviștilor necesară identificării și corectării din mers a punctele slabe ale aplicației, iar echipa managerială are misiunea de a supraveghea desfășurarea operațiunii. De asemenea, training-ul personalului ce are taskul să utilizeze aplicația se desfășoară în această etapă a activității, iar din atribuțiile managementului instituției face parte și organizarea lui.

C. Chestiuni privind administrarea accesului la baza de date electronice

Asigurarea accesului la baza de date electronice reprezintă scopul final al strategiei de administrare a documentelor electronice. Comunicarea informațiilor cu ajutorul tehnologiei informatice are ca efect creșterea accesibilității acestora, eliminând elementul distanță și constrângerile cum ar fi cererea excesivă direcționată către anumite categorii de documente. De aceea, mulțumită căutării pe baza cuvintelor-cheie, sarcina arhivistului și a publicului ce beneficiază de această schimbare este considerabil ușurată. În administrarea accesului la bazele de date computerizate, există diverse aspecte ce trebuie considerate: aspectul juridic (obligația arhiviștilor de a cunoaște și respecta legislația în vigoare referitoare la drepturile de autor, elementele de autenticitate a documentelor electronice, elaborarea normelor de codificare pentru datele electronice, termenele de declasificare pentru fiecare categorie de documente în parte), aspectul profesional (formarea instrumentelor de cercetare folosite în detrimentul documentelor electronice reprezintă, așa cum s-a arătat prin detalierea problemei metadatelor, o operațiune mult mai îndelungată și mai delicată decât în cazul documentelor clasice, ce solicită din partea arhivistului un efort de asimilare rapidă a unor cunoștințe informatice absolut necesare iar activitatea serviciilor care administrează accesul la documente trebuie să cunoască modificări de substanță care, pe termen scurt, pot avea drept consecință o scădere a eficienței lor); aspectul tehnic (preocuparea pentru actualizarea permanentă a formatelor și suporturilor de conservare; asigurarea compatibilității dintre aplicația de bază și aplicațiile utilizate de creatori, pe de o parte, de bazele de date naționale și internaționale, pe de altă parte; necesitatea de actualizare periodică a elementelor de hardware și software).

Plenitudinea acestor atribuții implică nu doar asumarea de responsabilități noi, pentru care comunitatea arhivistică românească are nevoie de o pregătire adecvată, ci și asigurarea unui buget care să permită exercitarea coerentă și competentă a misiunii Arhivelor Naționale.

Evoluția bugetului Arhivelor Naționale 2007 – 2013

Arhivele din România se află deja mult în urma altor Arhive Naționale în domeniul administrării documentelor electronice. Până la constituirea unor practici similare i-au parcurs de mult și pe care organismele profesionale internaționale îi popularizează constant. De asemenea, fiind elementul-cheie al unui mult așteptat început, rămâne de făcut un efort asiduu de schimbare a mentalităților, de informare și sensibilizare a mediilor legate de arhivistica națională și a îmbunătățirii opiniei publice din România. Concluzia acestei lucrări rămâne așadar deschisă, există o necesitate de găsire a unor soluțiilor și mijloace adecvate de ameliorare. Lipsa de interes pentru identificarea unor soluții, fie și parțiale, a produs de pe acum un efect dramatic, remediabil în timp: lipsa cvasi-totală de vizibilitate a patrimoniului arhivistic românesc în contextul unei culturi internaționale puternic conectată la beneficiile tehnologiei moderne. Iar rapiditatea (sau lentoarea) cu care această problemă va fi remediată va constitui un vector al legitimării Arhivelor Naționale ca actor instituțional și social.

4. Prioritățile, politicile și cadru juridic existent

Organizațiile europene subliniază importanța arhivelor în cunoașterea istoriei și culturii Europei, precum și în funcționarea democratică a societății.

Comitetul de Miniștri al Consiliului Europei a emis Recomandarea 2000/13 privind o politică europeană în materie de acces în arhive, care recomandă guvernelor țărilor membre să accepte și să pună în practică principiile democratice, pe care le detaliază, cu privire la accesul în arhivele publice. Un proces de monitorizare a implementării Recomandării nr.13 în țările membre s-a desfășurat în următoarea perioadă, concluzionările fiind publicate și în limba română.

Consiliul Europei, de-a lungul timpului, a adoptat și alte documente cu referire directă sau indirectă la arhive: Rezoluția 2001/6 asupra accesului la documentele Consiliului Europei; Recomandarea 2002/2 privind accesul la documentele publice; Recomandarea 2001/15 privind învățământul istoriei în Europa secolului XXI.

În baza Rezoluției Consiliului UE 2003/ C113/02 asupra arhivelor din Statele Membre, un grup de experți din mai multe state europene au creat, în anul 2005, Raportul asupra arhivelor în Uniunea Europeană lărgită, document care realizează o „radiografie” a sistemelor arhivistice din cele 25 de state membre (la acea dată) în privința teoriei și practicii arhivistice, stipulează principii de păstrare a arhivelor, de informatizare a documentelor și propune implementarea unui set de bune practici la nivelul sistemelor arhivistice ale statelor membre referitoare la legislație, managementul arhivelor și accesul la documente. Se recomandă, totodată, adoptarea de măsuri concrete pentru conservarea și prevenirea deteriorării arhivelor în Europa, precum și adoptarea de măsuri pentru prevenirea furtului de documente arhivistice.

Comisia Europeană a adoptat, în data de 27 octombrie 2011, Recomandarea 2011/711/UE privind digitizarea și accesibilitatea on-line a materialului arhivistic, prin care a solicitat statelor membre participarea la proiectul „Europeana Library”, determinând obiective care să indice pentru fiecare stat membru în ceea ce privește conținutul minim de indicatori incluși în implementarea proiectului. ANR au semnat documentul de aderare la componenta arhivistică a Europeana Library, APEx, în luna septembrie 2013.

În același timp cu aderarea României la Uniunea Europeană, în anul 2007, ANR au devenit membru în cadrul European Board of National Archivists (Consiliul European al Directorilor Serviciilor Naționale de Arhive), participând activ la reuniunile periodice ale organizației, în care au fost abordate teme referitoare la strategiile legate de administrarea arhivelor electronice, protecția datelor cu caracter personal, digitalizarea arhivelor, prevenirea furturilor și distrugerilor de documente.

Acordul de Parteneriat al Guvernului României cu Uniunea Europeană pentru perioada 2014-2020 vizează sectoarele de cercetare, de dezvoltare tehnică și tehnologică și de inovare în domeniul tehnologiei informațiilor și comunicații, cu obiectivul de a susține Strategia Uniunii Europene pentru o creștere durabilă și care favorizează incluziunea, punând pe primul loc obiectivele selectate depinzând de necesitățile naționale, regionale și locale. În acest context, a fost elaborat Proiectul Programului Operațional Competitivitate 2014-2020, care cuprinde ca obiective digitizarea arhivelor României și promovarea creării de conținut digital original, precum și îmbunătățirea interacțiunii furnizor de conținut – individ, prin intermediul resurselor specifice domeniului tehnologiei informațiilor și comunicațiilor.

În Programul de guvernare pentru perioada 2013-2016, respectiv în Programul asupra căruia Guvernul și-a asumat răspunderea în temeiul art. 114, alin (1) din Constituția României în timpul ședinței comune a Camerei deputaților și Senatului din 11.03.2015, sunt prevăzute obiective precum adoptarea și implementarea rapidă a măsurilor aferente domeniului tehnologiei informației și comunicațiilor din Agenda 2020 a Uniunii Europene, concretizată prin practicarea „Strategiei naționale privind Agenda Digitală pentru România”.

Strategia Națională privind Agenda Digitală vizează intervenția componentei privind tehnologia informației și comunicațiilor la nivel sectorial, susținând, în cadrul domeniului nr. 2 de acțiune, dezvoltarea arhivelor digitale ale României, precum și aportul la Platforma de comunicare arhivistică „Europeana” și promovarea creării de conținut digital original specific comunităților din România.

Legile care au incidență ridicată asupra ANR, altele decât Legea nr. 16/1996, republicată sunt: Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, republicată prin prevederile art. 5 alin. 2 lit. g, Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 182/2000 privind protejarea patrimoniului cultural național mobil, cu modificările și completările ulterioare.

Legea nr. 544/2001 are incidență asupra activității ANR atât ca instituție publică, cât și ca instituție deținătoare a FAN depus de creatorii și deținătorii de documente. În practica arhivistică internațională și în recomandările Uniunii Europene, documentele care s-au aflat în acces public la creatori și deținători, rămân în cercetare și după predarea lor la instituțiile naționale de arhivă. Deși în România se aplică în practică această recomandare, Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale, republicată nu conține nici o prevedere explicită în acest sens.

Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, republicată, prevede că datele personale pot fi folosite în scopuri istorice sau științifice, conform art. 5, lit. g, după anonimizare. Se menționează că prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestora este în dezbatere la nivelul Uniunii Europene, iar în funcție de documentele normative ce vor rezulta va putea fi modificată și legislația românească incidentă asupra arhivelor.

Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, apărută ulterior Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale, a produs și produce unele dificultăți în desfășurarea activităților ANR, în domeniul evidenței, prelucrării, folosirii și păstrării documentelor electronice. De aceea apreciem ca necesară armonizarea prevederilor celor două legi.

Legea nr. 119/ 1996 privind actele de stare civilă, cu modificările și completările ulterioare, prevede obligativitatea predării registrelor de stare civilă la structurile ANR după 100 de ani de la completarea lor. ANR au obligația de a elibera extrase de pe aceste documente la solicitarea cetățenilor și de a efectua mențiunile necesare la solicitarea autorităților competente.

Legea nr. 182/2000 privind protejarea patrimoniului cultural național mobil, cu modificările și completările ulterioare, stipulează la art.6 alin (2) că ANR asigură administrarea și protecția FAN, în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996. Incidența prevederilor acestei legi asupra arhivelor tratate ca bunuri de patrimoniu cultural național mobil interferează cu prevederile Legii nr. 16/1996 și este necesară o clarificare/armonizare a prevederilor celor două legi referitoare la normele de clasare, scoaterea peste graniță și tratamentul juridic al documentelor din FAN aflate în proprietate privată.

Principalele acte normative care reglementează organizarea si funcționarea ANR sunt:

• Constituția României, republicată;

• Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale, republicată;

• O mai nr. 1319/2006 pentru aprobarea formularului-tip al procesului-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor în domeniul arhivistic, precum și a modelului de legitimație a persoanelor împuternicite să folosească modelul de proces-verbal, cu modificările și completările ulterioare;

• Hotărârea Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică și efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările și completările ulterioare;

• Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii si deținătorii de documente;

aprobate de conducerea ANR prin Ordinul de zi nr. 217 din 23. 05. 1996;

• Legea nr. 111/1995 privind Depozitul legal de documente, republicată;

• Legea nr. 182/2000 privind protejarea patrimoniului cultural național mobil, republicată;

• Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările și completările ulterioare;

• Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările si completările ulterioare;

• Legea nr. 7/ 2004 privind Codul de conduită a funcționarilor publici, republicată;

• Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autoritățile si instituțiile publice;

• Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 56/ 2004 privind crearea statutului special al funcționarului public denumit manager public, cu modificările și completările ulterioare;

• Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;

• Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/ 2001 privind liberul acces la informațiile de interes public.

• Hotărârea Guvernului nr. 1723/ 2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocrației în activitatea de relații cu publicul, cu modificările și completările ulterioare;

• Legea nr. 52/ 2003 privind transparența decizională în administrația publică, republicată;

• Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea demnităților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea corupției, cu modificările și completările ulterioare;

• Legea nr. 182/2002 privind protecția informațiilor clasificate, cu modificările și completările ulterioare;

• Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecția informațiilor secrete de serviciu;

• Hotărârea Guvernului nr. 1349/2002 privind colectarea, deplasarea, distribuția și protecția, în România, a corespondenței clasificate, cu modificările și completările ulterioare;

• Ordonanța Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor, cu modificările și completările ulterioare;

• Ordonanța Guvernului nr. 33/2002 privind reglementarea eliberării certificatelor si adeverințelor de către autoritățile publice centrale si locale, cu modificările și completările ulterioare;

• Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

• Hotărârea Guvernului nr. 1376/2009 privind înființarea, organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale, cu modificările si completările ulterioare;

• Legea nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare.

Graficul 1: Cantitatea de documente din fondul arhivistic național la creatori și deținători și la arhivele naționale

Absența cu desăvârșire a finanțării pentru lucrări de reparații și investiții și pentru aprovizionarea cu materiale necesare funcționării instituției la parametri normali a creat dificultăți în administrarea eficientă a fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute.

În ceea ce privește dotarea spațiilor de păstrare a documentelor, acestea nu sunt prevăzute cu sisteme de avertizare și de stingere a incendiilor, cu sisteme de supraveghere video, de alarmare antiefracție ori cu instalații de climatizare. Apreciem ca edificator faptul că cea mai importantă instituție de arhivă a țării nu dispune nici măcar de un singur depozit modern, climatizat sau dotat cu rafturi mobile. Echipamentele și utilajele din dotarea depozitelor, laboratoarelor și atelierelor sunt insuficiente, uzate, supra exploatate și cu perioada de folosire expirată. Dar, nici măcar spațiile existente nu pot fi folosite la maximum pentru depozitare, deficitul de rafturi pentru depozitarea arhivei fiind de circa 46.000 metri liniari pentru spațiile actuale.

Pe lângă condițiile inadecvate de păstrare, capacitatea mică de restaurare și recondiționare a documentelor ce au fost preluate într-o stare proastă, pe de o parte, respectiv a documentelor care s-au degradat din cauza depozitării în condiții nerecomandate, pe de altă parte, a condus la creșterea numărului de documente care necesită intervenții imediate de restaurare.

ANR întâmpină dificultăți majore și în capitolul îndeplinirii obligației legale de a asigura pe bază de microfilm a documentelor deținute în propriile depozitele. Activitatea de microfilmare a fost restrânsă în ultimii ani, în principal din cauza lipsei mijloacelor financiare necesare achiziționării materialelor și aparaturii specifice. De asemenea, folosirea microfilmelor existente în fondul de asigurare este extrem de limitată, în condițiile în care echipamentele de utilizare sunt nefuncționale ori depășite fizic și moral. În timp de 35 de ani, de când funcționează acest program, procentul de documente din FAN care dispun de copii de asigurare este sub 5%.

Paza și securitatea sediilor ANR se realizează cu efective IGJR; în schimb, lipsesc minimele investiții pentru mijloacele electronice de pază și alarmare. Planurile de intervenție în caz de calamitate sunt învechite, fiind necesară elaborarea unora noi, fezabile și adecvate specificului arhivelor, după model european.

În ultima perioadă de timp, prezența instituției în viața arhivistică internațională continuă să fie modestă. O cauză importantă a situației este lipsa susținerii financiare, a mijloacelor tehnice, în special a celor ce facilitează accesul direct on-line la portalul unor organisme de specialitate internaționale și din această cauză s-a întârziat cu implementarea recomandărilor Uniunii Europene în domeniul arhivistic. De asemenea, nu au putut fi dezvoltate în mod corespunzător relațiile cu instituții similare din străinătate, pentru informări reciproce.

În această privință, de circa 15 ani s-a renunțat încetul cu încetul la deplasările de identificare, depistare și aducere în țară de documente, pe suport clasic sau electronic, pentru completarea FAN. Cum ANR sunt singura instituție publică abilitată prin lege să desfășoare asemenea activități, blocarea ei s-a făcut în prejudiciul cunoașterii istoriei românești și al instituțiilor care beneficiază de activitatea sa.

Prezența ANR la activitatea organismelor internaționale de profil, ca și comitete și comisii de lucru, precum și participarea la manifestări științifice internaționale se realizează din ce în ce mai rar, fapt ce conduce la pierderea contactului cu teoria și practica internațională în domeniul de competență.

România nu a mai fost reprezentată la ultimele două congrese internaționale ale Arhivelor (2008, 2012) din aceleași motive financiare.

În prezent, ANR nu se pot poziționa pe o platformă digitală accesibilă prin internet și nu pot participa în spațiul comunitar cu produse și servicii în domeniul promovării patrimoniului cultural și arhivistic.

Strategia arhivelor naționale 2015 – 2021

Obiective

Obiectivul general al acestei strategii este restabilirea capacității funcționale a ANR de administrare, supraveghere și asigurare a protecției speciale a documentelor care fac parte din FAN.

ANR va deveni instituția modernă dorită, la cerințele secolului XXI, principalul actor în administrarea memoriei naționale ținută în arhive, o instituție proactivă, strâns legată de activitatea instituțiilor publice și private ce dețin patrimoniu arhivistic, activă în viața cultural-științifică a țării și a unui număr crescând de români.

Realizarea obiectivului general presupune finalizarea următoarelor ținte sau obiective specifice:

I. Consolidarea statutului ANR de autoritate națională în domeniul arhivelor și gestionării informației.

II. Optimizarea prestației ANR în raporturile cu cetățenii și cu creatorii și deținătorii de arhive publici și privați.

III. Realizarea colectării, conservării și prelucrării FAN în parametrii prevăzuți de lege.

IV. Asigurarea capacității ANR de a controla și administra patrimoniul arhivistic digital al României.

V. Consolidarea prezenței ANR în viața internațională a arhivelor.

Direcții de acțiune

Îndeplinirea obiectivelor de mai sus se realizează prin urmarea următoarelor direcții de acțiune:

I. 1. Modificarea normelor ANR

Se dorește crearea unei Agenții Naționale a arhivelor apropiate de actul de guvernare, ce vor putea face față tuturor obligațiilor sale legale, societății în continuă mișcare și să satisfacă interesele publice și private. Se vrea recunoașterea caracterului complex – științific, cultural și administrativ – al pregătirii necesare personalului de specialitate din ANR.

Următoarele acțiuni prin care se dorește determinată direcția de acțiune se realizează prin:

1.1.- inițierea și promovarea unui proiect de lege a arhivelor (care să confirme statutul de Agenție națională, buget să fie distinct, crearea unei structuri eficiente la nivel central, (regional) și județene, statutul specific al personalului arhivelor, soluții de finanțare diversificată etc.);

1.2.- crearea unui Consiliu Național al Arhivelor, cu caracter interministerial pentru elaborarea politicilor arhivistice cu impact național;

II. 1. Specializarea și concentrarea activității de control și îndrumare la creatori și deținători.

Direcția de acțiune vizează eliminarea ineficienței generate de încărcarea personalului de specialitate cu atribuții total diferite, de exemplu inspectarea arhivelor din teritoriu și activitatea cu gestionarea documentelor din depozitele proprii. De asemenea, eficientizarea activității prin concentrarea activității pe instituțiile publice – principalele creatoare de documente FAN – și limitarea intervenției asupra arhivelor private.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

1.1. – reorganizarea activității la nivel central și local pe principiul specializării personalului pe principalele direcții de activitate;

1.2. – concentrarea activității ANR pe îndrumarea și controlul creatorilor și deținătorilor de arhivă din sectorul public.

II. 2. Îmbunătățirea accesului la cercetarea documentelor

Lărgirea permanentă a accesului public la informația din arhive constituie un obiectiv fundamental și o finalitate a întregii activități arhivistice. Ea definește, totodată, gradul de dezvoltare a democrației în țara noastră. Este obligația noastră de a reduce și elimina toate piedicile materiale, normative, organizatorice etc. care mai limitează accesul public la arhivele românești. În același timp, pentru ocolirea utilizării abuzive a documentului de arhivă, este necesară clarificarea și reglementarea aplicării copyright-ului în arhive.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

2.1. – inițierea și promovarea unui proiect de act normativ pentru asigurarea accesului la cercetare, în condiții unitare, la toți creatorii și deținătorii de documente din domeniul public.

2.2. – amenajarea adecvată a sălilor de studiu și a Birourilor de Relații cu Publicul de la sediile ANR;

2.3. – inițierea și promovarea unor proiecte de acte normative privind declasificarea documentelor aflate în depozitele ANR;

2.4. – refacerea și dotarea bibliotecilor documentare la toate structurile ANR și angajarea/prevederea lor cu personal de specialitate;

2.5. – reglementarea copyright-ului în domeniul arhivelor și efectuarea demersurilor pentru elaborarea sau completarea actelor normative în acest sens.

II.3. Valorificarea informațiilor din documente în scopuri științifice și educative

ANR au obligația legală de a face publice informațiile din documente, de a valorifica tezaurul arhivistic național prin formule cât mai variate, cu eficiență la publicul larg. De asemenea, ne propunem să susținem mai eficient autoritățile publice în organizarea acțiunilor lor de natură culturală și aniversară.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

3.1. – organizarea unui compartiment specializat pentru realizarea de expoziții care să pună în valoare tezaurul documentar și tradiția practicii arhivistice românești;

3.2. – organizarea unui compartiment de editură pentru asigurarea publicării ritmice a Revistei Arhivelor, a Buletinului de informare și documentare arhivistică, a anuarelor structurilor teritoriale și a altor publicații de specialitate;

3.3. – încheierea de parteneriate cu instituții din mediul științific, cultural, administrativ, mass-media, în scopul promovării instituției și punerii în valoare a tezaurului arhivistic;

3.4 – construirea unor site-uri web pentru fiecare structură teritorială a ANR;

3.5. – elaborarea de documentații și organizarea de acțiuni în sprijinul autorităților publice în vederea organizării aniversărilor naționale și locale;

3.6. – constituirea unui compartiment educativ și de promovare;

3.7. – constituirea unui compartiment de cercetare și metodologii arhivistice.

III. 1. Creșterea capacității de depozitare a ANR

Reducerea cantității de documente din FAN diseminate la mii de deținători publici și privați este un obiectiv fundamental. Activitatea de selecționare și colectare a acestor documente urmează să fie adusă la dimensiuni clare și predictibile. Un Sediu central demn de ANR ar urma să marcheze simbolic inaugurarea noii politici a arhivelor în țara noastră.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

1.1. – elaborarea unui studiu privind introducerea unor criterii riguroase pentru stabilirea apartenenței documentelor la FAN;

1.2. – întocmirea unei metodologii în vederea stabilirii și actualizării periodice a raportului dintre cantitatea de documente de la creatori și spațiul disponibil din depozitele ANR;

1.3. – construirea/amenajarea de noi depozite ale ANR, în ordinea priorităților și finalizarea investițiilor aflate în derulare;

1.4. – construirea sediului central al ANR.

III.2. Îmbunătățirea condițiilor de păstrare și conservare a documentelor din depozitele ANR

Depozitele ANR trebuie să asigure conservarea pe termen nelimitat a FAN și să devină etalon în domeniu. Pentru aceasta ele trebuie aduse la nivelul secolului XXI, încât să asigure păstrarea și conservarea documentelor identitare ale națiunii pentru secolele următoare.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

2.1. – reparații capitale și lucrări de modernizare pentru toate imobilele ANR, în ordinea priorităților;

2.2. – amenajarea de spații și dotări speciale pentru arhivele tehnice și de înregistrare.

III.3. Aducerea documentelor în stare corespunzătoare de conservare

Un procent semnificativ din documentele păstrate de ANR necesită recondiționare și restaurare cu tehnici și materiale speciale moderne. Totodată, restauratorii, asemenea medicilor, răspund și de activitățile de prevenire a deteriorării și distrugerii de arhivă.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

3.1. – înființarea de laboratoare de restaurare la nivelul structurilor ANR și încadrarea lor cu personal de specialitate.

3.2. – dotarea cu echipamente specifice a laboratoarelor existente.

III.4. Asigurarea documentelor din FAN pe bază de microfilme

Toate statele civilizate își asigură tezaurul arhivistic prin copii durabile, pentru eventualitatea unui dezastru. Microfilmul este în continuare acreditat de specialiști ca cel mai economic suport durabil în acest scop.

Această direcțiune se realizează urmând următorii pași:

4.1. – actualizarea Programului național de microfilmare de asigurare;

4.2. – înființarea de laboratoare zonale de microfilmare de asigurare;

4.3. – dotarea cu echipamente specifice a laboratoarelor existente.

III.5. Protecția specială a documentelor din FAN

Tezaurul arhivistic din depozitele ANR necesită, de asemenea, măsuri speciale de pază și protecție contra distrugerilor, sustragerii și de intervenție în situații de calamități.

Această direcțiune se realizează urmând următorii pași:

5.1. – dotarea tuturor spațiilor ANR cu instalații de supraveghere și antiefracție;

5.2. – dotarea depozitelor cu sisteme de alarmare și stingere automată a incendiilor;

5.3. – asigurarea permanentă a pazei militarizate a obiectivelor.

5.4. – întocmirea de planuri de intervenție la dezastre și de evacuare realiste, adecvate arhivelor și după modele europene.

IV. 1. Gestionarea documentelor pe suport electronic din FAN

Atribuțiile legale ale ANR se extind și asupra documentelor create în mediul exclusiv digital, tot mai prezente în activitatea organizațiilor de orice fel. Instituția urmează să fie capabilă în cel mai scurt timp pentru a face față acestei provocări. Altfel, ar rămâne inaptă de a gestiona FAN digital, preluat aleatoriu de către sectorul privat, iar arhivele viitorului vor fi private de informații cu valoare istorică extrem de importante. Abilitând ANR pe această direcție, Statul își va păstra astfel rolul firesc în gestionarea memoriei naționale și în epoca informației digitale.

Această direcțiune se realizează urmând următorii pași:

1.1. – întocmirea unui program pentru administrarea și gestionarea documentelor pe suport electronic din FAN;

1.2. – perfecționarea pregătirii personalului ANR pentru utilizarea aplicațiilor IT;

1.3. – asigurarea cu personal de specialitate și dotarea cu echipamente specifice IT a structurilor ANR;

1.4. – constituirea infrastructurii administrative și tehnice necesare pentru ca ANR să poată funcționa ca agregator național în domeniul arhivistic al programului „Europeana” (prin APEx);

1.5. – elaborarea și punerea în practică Programului de digitizare al ANR.

V.1. Completarea FAN cu informații referitoare la istoria românilor din documente aflate în arhivele altor state

Preocupările în această direcție sunt intrinseci instituției ANR, încă de la înființare, în 1831. Este o obligație legală a instituției care trebuie reluată și executată programatic, la inițiativa instituției noastre și cu cooperarea instituțiilor de relații externe.

Această direcțiune se realizează urmând următorii pași:

1.1. – întocmirea unui Program național de completare a informațiilor privind istoria românilor cu documente din arhive străine;

1.2. – încheierea unui parteneriat cu Ministerul Afacerilor Externe/Institutul Cultural Român în vederea creării de misiuni arhivistice permanente în centrele arhivistice de interes;

1.3. – colectarea informațiilor și punerea lor în circuitul științific.

V.2. Ridicarea gradului de participare a ANR la activitățile organismelor internaționale de profil

Cooperarea internațională este extrem de utilă pentru ANR, ea a contribuit și contribuie la informarea și dobândirea de bune practici, la cunoașterea domeniilor de pionierat ale profesiunii, la schimbul de documente, la consolidarea integrării României în viața internațională și la creșterea prestigiului instituției și al țării.

Această direcțiune se realizează urmând următorii pași:

2.1. – asigurarea calității de membru permanent în organismele europene și internaționale de profil: Consiliul Internațional al Arhivelor (CIA), Ramura Europeană a CIA (EURBICA), Comisia Directorilor de Arhive Naționale din UE (EBNA), Forumul DLM (Data Lifecycle Management Forum), Asociația Internațională a Arhivelor Francofone (AIAF), ICARUS.

2.2. – ridicarea gradului de participare a arhiviștilor români la manifestări internaționale și în paginile publicațiilor de peste hotare;

2.3. – întocmirea și difuzarea de materiale de informare privind problemele actuale ale arhivisticii internaționale.

■ Valorile și principiile generale

În exercitarea misiunii sale sociale, având ca obiectiv ultim și unic conservarea memoriei naționale, precum și în efortul de implementare a prezentei Strategii, instituția ANR și angajații săi împărtășesc o sumă de principii și valori profesionale, cetățenești și general umane, dintre care cele mai definitorii le socotim a fi următoarele:

1. Profesionalismul

2. Responsabilitatea

3. Orientarea spre cetățean

4. Transparența

5. Integritatea

6. Patriotismul și

7. Dăruirea profesională.

Urmările strategiei

Prin aplicarea Strategiei se urmărește o îmbunătățire radicală a calității prestațiilor sociale ale ANR, cu impact general în societate, de la cetățeanul simplu, interesat, de pildă, de genealogie sau dreptul de proprietate, până la Guvernul României, care va beneficia de mai buna gestionare a informației în sectorul public și de un coordonator competent al marilor aniversări naționale.

Dinamica personalului și alocările bugetare în raport cu cantitatea de arhivă administrată 2007 – 2013

Sintetic, aplicarea Strategiei va produce următoarele rezultate, cu impact general:

1. Acces lărgit al cetățenilor la informația din arhive

Principalul rezultat al strategiei va fi realizarea unui acces îmbunătățit al cetățenilor la informație, educație și cultură, în acord cu exigențele societății informaționale și cu nevoile sociale exprimate de către organizațiile civile, profesionale și ale minorităților. O instituție de Arhive puternică, bine organizată și eficientă va asigura îndeplinirea în mod satisfăcător a obligației statului român de a pune la dispoziția cetățenilor săi servicii de calitate în privința: reconstituirii drepturilor de proprietate și a altor drepturi civile, a prezervării adecvate a memoriei indivizilor, familiilor și comunităților locale, a promovării sentimentului de apartenență națională în rândul cetățenilor statului, a promovării culturii și civilizației românești în lume.

Eficientizarea și modernizarea serviciilor oferite cetățenilor prin intermediul ANR va permite un acces mai facil al cetățeanului la documentele din FAN, realizând astfel o interfață prietenoasă a acestuia cu o structură importantă a administrației, atât la nivel național, cât și la nivel local.

Dinamizarea activității de publicații, cercetare științifică și celebrări naționale va facilita accesul egal și direct al cetățenilor la valorile fundamentale ale culturii naționale, precum și exercitarea dreptului la memorie al comunităților locale și al celorlalte componente ale corpului național.

2. Sprijin crescut pentru activitatea autorităților administrației centrale și locale

Buna organizare a ANR, redimensionarea și eficientizarea activităților de control și asistență de specialitate desfășurate de instituție pe tot parcursul ciclului de viață al documentelor, vor permite ministerelor, celorlalte autorități ale administrației centrale și locale să își eficientizeze la rândul lor activitatea, respectiv să își optimizeze costurile de gestionare a informației și punere în acces public a propriilor documente.

Crearea unui consiliu interministerial care să reglementeze politicile arhivistice la nivel național va permite Guvernului României să estimeze, să coordoneze și, atunci când se impune, să optimizeze costurile gestionării informației arhivate, inclusiv a celei în format electronic, pe termen scurt, mediu și lung, prin utilizarea resurselor și competențelor specifice ale ANR în activitatea de planificare și monitorizare a acestora.

Existența, la nivelul ANR, a unor structuri eficiente de îndrumare profesională va permite ministerelor să își elaboreze politici și strategii proprii coerente de gestionare a documentelor, pe care să le poată ulterior folosi ca resurse în beneficiul bunei guvernări.

Autoritățile locale vor avea în structurile teritoriale ale ANR un partener credibil și fiabil în efortul de colectare, prezervare și punere în circulație a valorilor culturale împărtășite de comunitățile locale respective. Funcționarea în parametri optimi a Arhivelor județene va permite îmbunătățirea de ansamblu a serviciilor publice oferite comunității și cetățenilor, exercitarea cu mai multă eficiență a actului de guvernare locală, îmbunătățirea activității de identificare și valorificare a resurselor culturale și materiale de care dispun comunitățile locale, elaborarea și punerea în practică a politicilor de conservare, protecție și promovare a patrimoniului local. De asemenea, colectarea adecvată și prezervarea în bune condiții a patrimoniului arhivistic local vor face posibilă realizarea unor servicii publice de calitate pentru cetățeni și pentru comunitățile locale, precum și accesul îmbunătățit al cetățenilor la resursele locale. Pentru marile aniversări naționale și pentru cele de anvergură locală, autoritățile publice vor avea în ANR un partener constant.

3. Sprijinirea mediului privat

Atât pentru instituțiile publice, cât și pentru operatorii economici, arhivele reprezintă o resursă materială indispensabilă managementului eficient. Creșterea capacității de asistență și control a ANR și limitarea intervenției statului în administrarea arhivelor private vor avea drept rezultat îmbunătățirea organizării arhivelor instituțiilor și operatorilor economici, ceea ce va permite acestora o gestionare mai eficientă a resurselor umane și a patrimoniilor proprii. De asemenea, îmbunătățirea prezenței ANR în mediul economic va permite valorificarea patrimoniilor operatorilor economici ca resursă culturală și de marketing, cu rezultate pozitive în domeniul promovării acestora pe piața internă și pe piețele internaționale. Limitarea intervenției statului, prin ANR, în mediul privat, va permite acestuia să dezvolte o gestiune a documentelor bazată pe profit și eficiență și dezvoltarea unei rețele eficiente de prestatori privați de servicii arhivistice. ANR vor interveni doar în cazul documentelor aparținând FAN și al arhivelor publice și de interes public aflate în diferite formule de administrare privată.

4. Creșterea calității cercetării științifice

Mediul științific și academic reprezintă beneficiarul tradițional al serviciilor ANR. Dotarea sălilor de studiu ale ANR cu facilități moderne, creșterea capacității acestora de a găzdui și servi un număr crescut de cercetători, îmbunătățirea condițiilor de colectare și păstrare a documentelor, adoptarea și punerea în aplicare a unei politici susținute și coerente de digitizare a FAN vor avea rezultate benefice asupra creșterii calității cercetării științifice în România. Îmbunătățirea pregătirii profesionale a resurselor umane de care dispun ANR va determina o mai adecvată relaționare a instituției cu mediul științific și academic, o capacitate mai mare a acesteia de a oferi expertiza și susținerea profesională de care au nevoie cercetătorii și institutele de cercetare în realizarea obiectivelor lor.

Reorganizarea ANR, pe criteriul separării activităților specifice de asistență și control, de prelucrare a documentelor și de cercetare-documentare va permite o mai adecvată focalizare pe satisfacerea nevoilor mediului științific și academic, pe rezolvarea cât mai rapidă a solicitărilor acestuia, astfel încât ANR să poată acționa ca un actor benefic al cercetării științifice din România.

Nu în ultimul rând, strategia își propune ca ANR însele, prin specialiștii lor, să își sporească aportul la producția științifică și culturală a țării.

Rezultatele acțiunilor

Pe domeniile de acțiune detaliate mai sus, rezultatele acțiunilor vor viza:

– Consolidarea statutului juridic-instituțional al ANR;

– Îmbunătățirea accesului la informație și cultură pentru toate categoriile de utilizatori ai documentele deținute de ANR;

– Eficientizarea și creșterea calitativă a serviciilor publice oferite de ANR;

– Îmbunătățirea condițiilor de păstrare și conservare a documentelor din FAN;

– Creșterea vizibilității instituționale a ANR în ansamblul instituțiilor administrației publice și în societatea românească;

– Consolidarea poziției ANR în parteneriatele internaționale.

În vederea consolidării statutului juridic-instituțional al ANR se vor elabora:

– Un proiect de lege a Arhivelor, inițiat și promovat de Arhivele Naționale prin Ministerul Afacerilor Interne

– Un proiect de act normativ privind structura organizatorică a Arhivelor Naționale, inițiat și promovat de Arhivele Naționale prin Ministerul Afacerilor Interne, în care va fi prevăzută, între altele, constituirea următoarelor structuri specializate:

– o structură specializată pe accesarea fondurilor europene,

– o structură specializată de documentare și organizare a aniversărilor naționale și locale,

– structuri IT, la nivel central și local, inclusiv în vederea exercitării rolului de agregator național pentru componenta arhivistică a Europeana,

– structuri distincte de analiză și de asistență, respectiv de control,

– structuri de preluare, prelucrare și conservare a FAN individualizate în schema de organizare a ANR,

– o structură de cercetare științifică și metodologie în domeniul arhivistic și al științelor conexe,

– structură de educație și promovare a imaginii instituției,

– o structură internă de perfecționare profesională a personalului de specialitate din ANR constituită.

– Un proiect de act normativ privind statutul personalului de specialitate din Arhivele Naționale, inițiat și promovat de Arhivele Naționale prin Ministerul Afacerilor Interne

– Un proiect de act normativ pentru constituirea Consiliului Național al Arhivelor,

– Un proiect de act normativ intern privind separarea atribuțiilor personalului pe principalele direcții de activitate,

– Un proiect de act normativ privind îndrumarea și controlul activității creatorilor și deținătorilor de arhivă din domeniul public,

– Un proiect de act normativ privind asigurarea accesului unitar la cercetare la toți creatorii și deținătorii din domeniul public,

În vederea îmbunătățirii accesului la informație și cultură pentru toate categoriile de utilizatori ai documentelor deținute de ANR, se va proceda la:

– Redactarea și promovarea unui/unor proiect/e de act/e normativ/e privind declasificarea documentelor din FAN,

– Îmbunătățirea serviciilor de informare pentru personalul Arhivelor și utilizatorii serviciilor ANR,

– Realizarea unui studiu privind specificul copyright-ului în arhive,

– Inițierea și promovarea unui proiect de act normativ pentru completarea legislației actuale cu prevederi privind copyright-ul documentelor de arhivă,

– Organizarea unui compartiment de editură,

– Redactarea și promovarea unui plan de acțiune privind activitatea ANR în domeniul sprijinirii autorităților publice în vederea organizării aniversărilor naționale și locale.

Eficientizarea și creșterea calitativă a serviciilor publice oferite de ANR se vor realiza prin:

– Elaborarea unei analize privind raportul dintre cantitatea de documente de la creatori și spațiul disponibil din depozitele ANR,

– Stabilirea criteriilor privind apartenența documentelor la FAN ;

– Redactarea și aprobarea unui program pentru administrarea documentelor pe suport electronic din FAN,

– Redactarea și promovarea unui program de pregătire a personalului ANR pentru utilizarea aplicațiilor IT,

– Întărirea capacităților materiale și organizatorice ale ANR de a controla, prelua de la creatori/deținători și de a gestiona ulterior documentele electronice care fac parte din FAN,

– Redactarea și promovarea programului ANR de digitizare,

– Îmbunătățirea accesului la informația cu relevanță națională, pentru specialiști și alți utilizatori.

Îmbunătățirea condițiilor de păstrare și conservare a documentelor din FAN se va realiza prin:

– Construirea unui depozit central al ANR, cu dotări moderne,

– Repararea capitală și modernizarea imobilelor ANR,

– Amenajarea și dotarea a noi spații de păstrare a documentelor,

– Realizarea de dotări speciale, specifice arhivelor tehnice și de înregistrare,

– Înființarea, la nivelul structurilor ANR, a unor laboratoare de restaurare,

– Achiziționarea de echipamente specifice pentru restaurarea-conservarea documentelor ,

– Redactarea și aprobarea Programului național de microfilmare de asigurare,

– Înființarea unor laboratoare zonale de microfilmare a documentelor,

– Asigurarea de echipamente specifice pentru laboratoarele de microfilmare,

– Achiziționarea și instalarea unor sisteme de supraveghere și antiefracție,

– Achiziționarea și instalarea unor sisteme de alarmare și stingere automată a incendiilor,

– Aprobarea și aplicarea, în colaborare cu IGJR, a planurilor de pază militarizată a depozitelor,

– Redactarea, aprobarea și aplicare, în colaborare cu IGSU, a Planului național de intervenție la dezastru și de evacuare a documentelor de arhivă.

Creșterea vizibilității instituționale a ANR în ansamblul instituțiilor administrației publice și în societatea românească se va realiza prin:

– Crearea capacităților tehnice care să permită ANR să administreze aplicații informatice cu specific arhivistic;

– Crearea și punerea în funcțiune a unei infrastructuri administrative și tehnice care să permită ANR să își asume rolul de agregator național pentru Europeana – APEX.

Consolidarea poziției ANR în parteneriatele internaționale se va realiza prin:

– Redactarea și promovarea unui program național de completare a informațiilor privind istoria românilor cu documente din arhivele străine, respectiv de punere a lor în circuitul științific,

– Corelarea practicii și științei arhivistice românești cu cele internaționale, îndeosebi cele din interiorul Uniunii Europene,

– Facilitarea procesului de participare a ANR la deciziile arhivistice europene cu impact asupra mediului socio-economic intern,

– Redactarea și difuzarea unor materiale de informare privind problemele actuale ale arhivisticii internaționale.

Implicații bugetare

În strategia Arhivelor Naționale 2015-2021 au fost implicate activități care vor fi realizate în limita fondurilor alocate anual, prin Legea bugetului de stat, precum și prin realizarea absorbției fondurilor europene și asigurarea resurselor financiare necesare pentru cofinanțarea proiectelor realizate cu acestea.

Obiectivele propuse și bugetul aferent atingerii lor au un caracter de măsuri reparatorii, de recuperare a întârzierilor grave în dezvoltarea ANR ca instituție de arhivă europeană, din cauza celor 35 de ani de austeritate bugetară la care au fost supuse Arhivele românești de la începutul anilor 1980 până în prezent.

Implicații juridice

În plan legislativ se impune inițierea și promovarea unei legi noi a Arhivelor Naționale și a unui statut impozant al personalului de specialitate aparținând Arhivelor Naționale, care să răspundă în mod realist și eficient nevoii de modernizare a instituției și a competențelor sale, în conformitate cu actele comunitare aferente.

De asemenea, se impune armonizarea prevederilor actelor normative, respectiv de emiterea unora noi în privința reglementării activității de administrare a documentelor aparținând Fondului Arhivistic Național al României, indiferent de suportul pe care au fost create, respectiv de nivelul de clasificare al acestora. De asemenea, va fi necesară modificarea/ completarea legislației privitoare la documentele pe suport electronic, la documentele conținând informații din categoria datelor personale etc.

Inițiativele legislative de modificare și/sau completare a unor acte normative de nivel superior (legi, ordonanțe ale Guvernului) și a celor de nivel inferior (hotărâri ale Guvernului, precum și ordine ale ministrului afacerilor interne) se vor realiza conform planurilor legislative anuale, fundamentate pe baza noilor oportunități reieșite din Strategia Arhivelor Naționale.

Proceduri de monitorizare și evaluare

În vederea obținerii de informații privind modul de implementare a strategiei, precum și a rezultatelor pe care implementarea obiectivelor acesteia le va produce la nivel național, activitățile de monitorizare vor urmări două direcții:

a) Monitorizarea implementării strategiei, proces care va furniza informații privind modul de implementare a acțiunilor stabilite. În acest sens, Arhivele Naționale vor elabora rapoarte de monitorizare anuale;

b) Monitorizarea atingerii obiectivelor se va realiza pas cu pas, pe parcursul implementării strategiei, pentru că unele activități produc rezultate care ar putea să conducă la modificări ale modului în care au fost concepute activitățile. În aceste situații, pot fi formulate recomandări privind îmbunătățirea activităților, astfel încât să conducă la creșterea performanței în atingerea obiectivelor strategiei.

Evaluarea va constitui un instrument important pentru planificarea viitoare și se va realiza pe baza următoarelor criterii:

– Eficacitatea și eficiența măsurilor și acțiunilor întreprinse pentru realizarea obiectivelor în termeni de performanță și de rezultate;

– Relevanța obiectivelor, direcțiilor de acțiune și acțiunilor propuse pentru îndeplinirea acestora;

– Impactul social și economic al rezultatelor obținute și a modalităților propuse pentru atingerea acestora;

– Sustenabilitatea rezultatelor pe termen mediu și lung.

Etape ulterioare și instituții responsabile

În conformitate cu prevederile HG nr.870/2006 privind aprobarea Strategiei pentru îmbunătățirea sistemului de elaborare, coordonare și planificare a politicilor publice la nivelul administrației publice centrale, a fost elaborat Planul de acțiuni al Strategiei Arhivelor Naționale 2015-2021 ce cuprinde direcțiile de acțiune, termenele de realizare aferente fiecărui obiectiv strategic, inclusiv sarcinile instituțiilor implicate în procesul de implementare, respectiv ale Ministerului Afacerilor Interne și ale Arhivelor Naționale ale României.

Concluzii

Prin această lucrare am vrut să vă ofer trecutul, prezentul și viitorul, cum au început Arhivele Naționale, o scurtă descriere a informatizării înregistrărilor și planurile de viitor ale acesteia. Scopul aceste compuneri este acela de a face o comparație între noi și starea actuală a dezbaterilor în UE și informatizarea arhivelor Române. Pentru a ajunge la un nivel măcar asemănător, este necesară familiarizarea arhiviștilor români cu principiile, strategiile și tehnicile care au apărut în arhivele internaționale, și să fie activi în crearea, gestionarea și utilizarea bazelor de date arhivistice.

Rolul cheie în strategii este alegerea potrivită a arhivarilor, ce simt nevoia de cunoaștere și informatizare, pentru a proiecta o politică de lobby instituțională pentru a include atât actorii politici cât și societatea civilă. O importanța deosebită o are strategia pentru informatizarea arhivelor .

Din păcate majoritatea planurilor au rămas la stadiul de discuție din anul 2006. De atunci, în Arhivele Naționale a început un proces de reformare instituțională în cursul căruia problema informatizării revine tot mai des, ca temă recurentă. Din păcate, progresele efective sunt deocamdată aproape inexistente, iar instituția se află încă, și la acest capitol, ca și la acela mult mai sensibil al condițiilor materiale în care arhiviștii își desfășoară activitatea, într-o stare de criză acută, datorată constantei subfinanțări din ultimii 18 ani. În data de 14 februarie 2008, la dezbaterea organizată sub egida Arhivelor Naționale, “Informatizarea patrimoniului cultural – o ecuație cu mai multe necunoscute”, unde au participat arhiviști, bibliotecari, muzeografi, reprezentanți ai Ministerului Culturii și Cultelor și ai Ministerului Internelor și Reformei Administrative, s-a putut constata decalajul îngrijorător între dificultățile ieșirii din inerție a Arhivelor Naționale și progresele – modeste, dar totuși vizibile – ale celorlalte instituții cu atribuții în administrarea patrimoniului cultural.

Strategia 2015 – 2021 este un plan foarte bun, care pus în aplicare ar face din Arhivele Naționale o instituție cu care poporul român s-ar putea mândri, care ar ajunge în rândul UE. Tot ce mai trebuie făcut este un singur pas: să înceapă.

Bibliografie

Monografie

Arhivele Naționale Române, Raport de activitate 2007…????

BERCIU – DRĂGHICESCU, A., Arhivistică și documentaristică, București:Editura CREDIS, 2008

CASANOVA, E., Arhivistica

Comprendre et pratiquer le records management

DRĂGAN, I., Arhivele Statului din Cluj. 75 de ani in serviciul științei istorice (1920 – 1995), în „Din istoria arhivelor ardelene”, Cluj-Napoca, 1995, p. 9. apud L. Mera, op. cit. ???? ASTFEL AL BIBLIOGRAFIE ????

DRĂGHICESCU, A. B., Arhivistica-curs general, Editura Universității, București 1997

MERA, L., 125 de ani de activitate,

MERA, L., Îndreptar arhivistic, Ed. Cartimpex, Cluj-Napoca, 2001

Ministerul Afacerilor Interne, Raport privind evaluarea îndeplinirii obiectivelor generale si specifice ale Arhivelor Naționale în anul 2012

MOISIL, C., ONCIUL – NECROLOG, D., în „Anuarul Institutului de istorie națională”; II, Cluj, 1923, p.510 apud Studii si comunicări, în, „Revista Arhivelor”, nr.4, București, 1981

MOISIL, C., Din istoria arhivelor românești: arhive județene și școala de arhivari, în R.A. ll; 1927

MOISIL, C. , Din istoria Scoalei de Arhivistica, în Hrisovul, I, 1941

Monitorul oficial nr.71 din 9 aprilie 1996

Monitorul Oficial nr. 71/9 apr. 1996, republicat în M. Of., Partea I nr. 293 din 22 aprilie 2014 AICI?ASA AMESTECATE?

PAVELESCU, A., Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

SACERDOȚEANU, A., Arhivistica, Editura Didactica si Pedagogica, București 1970,

SCURTU, I., 1996 – an de referință în istoria arhivelor din România, în „Revista Arhivelor”, Seria a II-a, vol. II, 1996, nr. 1-2, p. 5, apud L. Mera, op. Cit

Resurse web:

http://www.mai.gov.ro/documente/transparenta/Strategie%20%20Arhivele%20Nationale%202015-2021.pdf

http://www.europeana.eu/

Bibliografie

Monografie

Arhivele Naționale Române, Raport de activitate 2007…????

BERCIU – DRĂGHICESCU, A., Arhivistică și documentaristică, București:Editura CREDIS, 2008

CASANOVA, E., Arhivistica

Comprendre et pratiquer le records management

DRĂGAN, I., Arhivele Statului din Cluj. 75 de ani in serviciul științei istorice (1920 – 1995), în „Din istoria arhivelor ardelene”, Cluj-Napoca, 1995, p. 9. apud L. Mera, op. cit. ???? ASTFEL AL BIBLIOGRAFIE ????

DRĂGHICESCU, A. B., Arhivistica-curs general, Editura Universității, București 1997

MERA, L., 125 de ani de activitate,

MERA, L., Îndreptar arhivistic, Ed. Cartimpex, Cluj-Napoca, 2001

Ministerul Afacerilor Interne, Raport privind evaluarea îndeplinirii obiectivelor generale si specifice ale Arhivelor Naționale în anul 2012

MOISIL, C., ONCIUL – NECROLOG, D., în „Anuarul Institutului de istorie națională”; II, Cluj, 1923, p.510 apud Studii si comunicări, în, „Revista Arhivelor”, nr.4, București, 1981

MOISIL, C., Din istoria arhivelor românești: arhive județene și școala de arhivari, în R.A. ll; 1927

MOISIL, C. , Din istoria Scoalei de Arhivistica, în Hrisovul, I, 1941

Monitorul oficial nr.71 din 9 aprilie 1996

Monitorul Oficial nr. 71/9 apr. 1996, republicat în M. Of., Partea I nr. 293 din 22 aprilie 2014 AICI?ASA AMESTECATE?

PAVELESCU, A., Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

SACERDOȚEANU, A., Arhivistica, Editura Didactica si Pedagogica, București 1970,

SCURTU, I., 1996 – an de referință în istoria arhivelor din România, în „Revista Arhivelor”, Seria a II-a, vol. II, 1996, nr. 1-2, p. 5, apud L. Mera, op. Cit

Resurse web:

http://www.mai.gov.ro/documente/transparenta/Strategie%20%20Arhivele%20Nationale%202015-2021.pdf

http://www.europeana.eu/