Activitatea Privind Achizițiile Publice la Unitatea Militara 01924 Bucuresti

UNIVERSITATEA „TRANSILVANIA” DIN BRAȘOV FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE ȘI ADMINISTRAREA AFACERILOR

Programul de studii

Audit intern

LUCRARE DE DISERTATIE

Conducător științific, Absolvent,

Marcel Ghiță Nicolau Grațiela Isabela

Dincă Marius

Brașov

2016

UNIVERSITATEA „TRANSILVANIA” DIN BRAȘOV FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE ȘI ADMINISTRAREA AFACERILOR

Programul de studii

Audit intern

Titlul lucrării : Activitatea privind achizițiile publice la Unitatea Militara 01924 Bucuresti

Conducător științific, Absolvent,

Marcel Ghiță Nicolau Grațiela Isabela Dincă Marius

Brașov

2016

Cuprins

Introducere 4

CAPITOLUL I : Audit intern – introducere 5

1.1 Conceptul de audit intern 5

1.2 Standardele de audit intern 10

1.3 Auditul intern in sectorul public din Romania 13

CAPITOLUL II :Prezentarea Unitatii Militare 01924 Bucuresti 15

2.1 Prezentarea Instituției: 15

2.2 Sistemul contabil 17

2.3 Sistemul de achiziții 17

2.4 Furnizorii de servicii 18

2.5 Sistemul de stocuri 18

2.6 Sistemul de trezorerie 18

2.7 Resurse umane și salarii 20

2.8 Sistemul de mijloace fixe 21

CAPITOLUL III: Metodologia derularii misiunii de audit intern. Activitatea privind achizițiile publice la Unitatea Militara 01924 Bucuresti – studiu de caz 22

3.1 Pregatirea misiunii de audit intern 22

3.2 Interventia la fata locului 45

3.3 Raportul de audit public intern 54

Concluzii 58

Bibliografie 59

Introducere

Auditul intern este definit de Institutul Internațional al Auditorilor Interni ca fiind o funcție independentă și obiectivă, care asigură entitatea în ceea ce privește gradul de control deținut asupra operațiilor, oferă îndrumare pentru a îi îmbunătăți activitatea,aducându-i un plus de valoare .

Conceptul de audit intern este încă foarte recent pentru practicile din România. Rolul său este de a asigura managementul unei entități de faptul ca riscurile la care se expune entitatea respectivă sunt controlate la un nivel agreabil prin mecanismele de control intern.

Structura acestei lucrări a fost realizată astfel încât să se poată acoperi atât planul teoretic, noțiuni generale, standardizare și reglementari, cât si metodele si instrumentele folosite in activitatea de audit.

În această lucrare, în studiul de caz este analizată realizarea unei misiuni de audit intern cu tema „Activitatea privind achizițiile publice” la Unitatea Militara 01924 Bucuresti

CAPITOLUL I : Audit intern – introducere

1.1 Conceptul de audit intern

1.1.1 Contextul apariție auditului intern

Cuvântul audit are origini latine: audio, audiere însemnând a ”asculta” însă acest înteles s-a modificat în timp. În engleză cuvântul audit înseamnă a “ verifica”.Acest înțeles se apropie mai mult de însemnatatea și obiectivele sale.

Definiția de bază a auditului intern este data de Normele Profesionale ale Auditului Intern elaborate de Institutul Auditorilor Interni (The Institute of Internal Auditors).

„Auditul intern este o activitate independentă și obiectivă care dă unei entități o

asigurare în ceea ce privește gradul de control asupra operațiunilor, o îndrumă pentru a-i

îmbunătăți operațiunile, și contribuie la adăugarea unui plus de valoare.

Auditul intern ajută această organizație să își atingă obiectivele evaluând, printr-o

abordare sistematică și metodică, procesele sale de management al riscurilor, de control,

și de guvernare a organizației, și făcând propuneri pentru a le consolida eficacitatea.”.

Prima utilizare a termenului de audit este relativ recentă.Acest termen a aparut în perioada crizei economice din 1929 în Statele Unite ale Americii,atunci organizațiile erau afectate de recesiunea economica și trebuiau să plătească sume mari auditorilor externi care se ocupau de certificarea conturilor întreprinderilor cotate la bursă.

Datorită acestor condiții interprinderile au început să își organizeze cabinete proprii de audit intern,astfel reduceau cheltuielile prin realizarea lucrărilor pregatitoare în interiorul entității,iar pentru realizarea activității de certificare apelau în continuare la cabinetele de audit extern.

Astfel s-a realizat distincția între auditori externi și interni.Primii au primit numele de auditori externi,iar cei care faceau parte din entitae au primit numele de auditori interni.

Acesta schimbare a fost benefică auditorilor externi deoarece nu își mai începeau activitatea de la zero ci porneau de la rapoartele realizate de auditorii interni.

După ce criza economica a trecut companiile și-au păstrat în continuare structurile de audit intern care și-au marit sfera de activitate, s-au modificat și si-au diversificat obiectivele.

După apariția acestei funcții de audit intern s-a pus problema asocierii profesionale și a standardizării activității pe care auditorii interni o desfășurau.

În anul 1941 în orașul Orlando din statul Florida, SUA, se crează The Institute of Internal Auditors (IIA) care este recunoscut internațional. La acest organism aderă apoi Marea Britanie, Franța, Suedia, Norvegia, Danemarca și alte state, astfel încât în prezent sunt afiliate peste 90 de institute naționale ale auditorilor interni și membri din peste 120 de țări.

În România auditul intern a apărut relativ târziu și a fost asociat cu conceptul de control intern astfel încât și în prezent distincția dintre cele două concepte este dificil de făcut mai ales în domeniul practic.

Auditul intern ca profesie a evoluat și s-a imbunatatit de-a lungul timpului pentru a se putea adapta la modificările contextuale și pentru a răspunde noilor cerințe ale entităților.

La început auditul intern s-a concentrat pe probleme financiar-contabile în prezent obiectivele auditului intern s-au diversificat,deplasându-se spre identificarea principalelor riscuri ale entităților, evaluarea sistemelor de control și managementul acestora.

Activitatea de audit intern se desfășoară in baza unui cadru de referință recunoscut la nivel international, acesta este adaptat permanent la modificările contextuale și la particularitățile legislative ale fiecărei țări, pe baza regulilor specifice fiecărui domeniu de activitate și având în vedere particularitățile culturii organizaționale ale entității auditate.

„ Dat fiind ritmul schimbarilor globale în profesia de auditor intern, în 2006 Consiliul de Administratie (Consiliul) Institutului Auditorilor Interni (IIA) a stabilit un comitet international de coordonare și un grup de lucru pentru revizuirea Cadrului de Practici Profesionale (PPF) și structura de norme IIA care însoțește procesele conexe. Eforturile grupului de lucru s-au orientat asupra revizuirii sferei de cuprindere a Cadrului și asupra creșterii transparentei și consecvenței în procesele de elaborare, revizuire și publicare a normelor. Rezultatul a fost un nou Cadru International de Practici Profesionale (IPPF – International Professional Practices Framework) și un Consiliu de Practici Profesionale (PPC) restructurat. PPC coordonează aprobarea și publicarea normelor IPPF, după cum se specifică în declaratia privind misiunea consiliului, actualizată și aprobată de Consiliu în iunie 2007. În general, un cadru reprezintă un model structural de integrare a unor cunoștințe și norme. În calitate de sistem coerent, un cadru facilitează dezvoltarea, interpretarea și aplicarea consecventă a conceptelor, metodologiilor și tehnicilor utile pentru o anumită disciplină sau profesie.”

1.1.2 Definirea conceptului de audit intern

Funcția de audit intern a cunoscut transformări succesive până la stabilizarea definirii conceptului. Aceste abordări progresive au scos în evidență o serie de elemente, care trebuie reținute pentru conturarea cadrului în care se înscrie auditul intern.

Din analiza evolutiei funcției auditului intern, până în prezent, putem aprecia următoarele elemente de implicare în viața entității auditate, și anume:

a) consilierea acordată managerului;

b) ajutorul acordat salariaților, fără a-i judeca;

c) independența și obiectivitate la nivelul entității.

a)Acordă consiliere managerului:

Profesionalismul auditorului intern constă în arta și maniera de a emite o judecată de valoare asupra instrumentelor și tehnicilor folosite, cum ar fi : reguli, proceduri, instrucțiuni, sisteme informatice, tipuri de organizare s.a., care reprezinta ansamblul activitatilor de control utilizate de managerul instituției sau responsabilul unui loc de muncă, recunoscut de specialiști drept control intern.

Rolul auditorului intern este acela de a-l consilia pe manager pentru abordările practice succesive deja elaborate prin analize și evaluări, de a da asigurări privind funcționalitatea sistemului de control intern.

b)Acordă ajutor salariaților fără a-i judeca:

Într-o entitate în care auditul intern face parte din cultura organizatiei, acesta este acceptat cu interes, dar într-o entitate care se confruntă cu riscuri potențiale importante, cu absenta conformitatii cu reglementarile de baza, cu o eficacitate scazuta si o fragilitate externa a acesteia, datorită deturnărilor de fonduri, dispariției activelor sau fraudă, este evident că managerul respectiv va fi judecat, apreciat, considerat în funcție de constatările auditorului intern.

c) Independența și obiectivitate la nivelul entității:

Funcția de audit intern nu trebuie să suporte influențe și presiuni care ar putea fi contrare obiectivelor fixate. Standardele profesionale de audit intern definesc principiul independenței sub doua aspecte :

– independența compartimentului în cadrul organizației, de aceea el trebuie să funcționeze subordonat celui mai înalt nivel ierarhic ;

– independența auditorului intern, prin practicarea obiectivității, adică auditorii interni trebuie să fie independenți de activitățile pe care le auditează.

Independența și obiectivitatea pot fi privite ca abateri de la funcția de audit intern, ele ar putea dăuna eficacității și rigorii muncii de audit.

1.1.3 Caracteristicile auditului intern

Principalele caracteristici ale auditului intern sunt următoarele:

– universalitatea;

– independența;

– periodicitatea.

a) Universalitatea constă în faptul că auditul intern se organizează și funcționează în toate organizațiile indiferent de obiectul de activitate al acesteia. Domeniul de activitate al auditului intern îl constituie toate activitățile desfășurate în cadrul unei entități.

b) Independența auditului constă in faptul că acesta nu trebuie să acționeze sub vreo constrângere manifestată din partea managementului sau a oricăror alți factori de decizie dintr-o entitate.

c) Periodicitatea se traduce prin aceea că auditul intern este o funcție stabilă, ce se realizează în baza unui plan de audit strategic.

1.1.4 Tipurile de audit intern

Tipurile de audit sunt următoarele:

Auditul de sistem – reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, având ca scop verificarea dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru a identifica deficiențele și pentru a formula recomandări necesare pentru corectarea acestora.

Auditul de sistem este un audit care vizează analiza riscurilor, fiind potrivit pentru entitățile care au atins un nivel foarte matur al gestionării riscurilor. Preia un risc major deja identificat, auditând cât de bine este acest risc gestionat de către organizație.

Entitățile sunt alcătuite din mai multe subsisteme formate dintr-un ansamblu de elemente, activități, resurse, care conlucrează intr-un mod prestabilit, pe baza unor proceduri și procese definite, la atingerea obiectivelor sau la obținerea rezultatelor propuse. Deoarece este dificil de realizat un audit de sistem pe toate componentele entității,în urma analizei riscurilor și a periodicității auditării componentelor sistemului, vor fi prioritare cele care au impact financiar și care creează vulnerabilitatea subsistemelor.

Auditorul intern trebuie să descopere neconcordanțe, puncte vulnerabile sau neconformități și să recomande modalități de îmbunătățire sau de eliminare a acestora.

Într-o misiune de audit de sistem un auditor urmărește șase aspecte:

– atingerea obiectivelor, respectând anumite standarde de calitate și performanță prestabilite;

– conformitatea cu politicile, planurile, regulamentele, procedurile și acordurile interne, dar și cu legile, reglementările și obligațiile externe;

– fiabilitatea, claritatea, completudinea, oportunitatea și utilitatea informațiilor de natură financiară, operațională și de conducere, a rapoartelor și declarațiilor, precum și integritatea evidențelor și documentelor justificative;

– regularitatea tranzacțiilor și etica comportamentală;

– economicitatea achiziției și utilizării resurselor și eficiența operațiilor;

– protejarea activelor și a intereselor împotriva pierderii sau deteriorării de orice natură și orice cauză.

Auditul performanței – este auditul celor “trei E”, economic, eficient și eficace.

Economic: este măsura în care se poate minimiza costul resurselor utilizate într-o activitate fără a compromite calitatea acesteia.

Eficient: este raportul dintre rezutatele obținute reprezentate prin ieșiri de bunuri, servicii și alte rezultate și reurse utilizate pentru obținerea acestora adică intrări. Pentru a calcula eficiența se folosește formula următoare:

În cazul în care rezulatul raportului este egal sau mai mare ca unu situația este favorabilă.O activitate eficientă maximizează rezultatele obținute cu aceeși cantitate de resurse sau minimizează resursele pentru un rezultat obținut.

Eficace: arată gradul de îndeplinire a obiectivelor unei entități și relația dintre impactul dorit și cel realizat efectiv. Este raportul dintre rezultalele obținute pentru o activitate și rezultatele programate reprezentat prin formula următoare:

Auditul de regularitate sau de conformitate – care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice, conform normelor legale.

Auditul de regularitate compară regula cu realitatea, ceea se ar trebui să fie cu ceea ce este. Regularitatea se observă în raport cu regulile interne ale entitătii , in timp ce conformitatea se stabilește în raport cu dispozițiile legale, în ambele cazuri comparânduse realiatea cu sistemul de referințe.

Auditul de regularitate parcurge următoarele etape:

– informarea cu privire la ceea ce ar trebui să fie;

– semnalarea dezechilibrelor apărute, a operațiunilor care nu au fost efectuate, a inerpretărilor – greșite a dispozițiilor;

– analiza cauzelor și a consecințelor;

– recomandări ca pe viitor să fie aplicate regulile;

– raportarea rezultatelor celui auditat.

1.2 Standardele de audit intern

Auditul intern se realizează în entități diferite, de mărimi, structuri și obiective diverse, precum și specialiști formați în școli diferite. Datorită acestui lucru, pe plan internațional au apărut norme (standarde) de practică profesională a auditului intern, care sunt recomandate tuturor auditorilor interni și pe baza cărora aceștia trebuie să-și efectueze propriile standarde de aplicare a auditului intern.

Standardele profesionale ale auditorilor interni cuprind mai multe componente, legate într-un tot unitar, ghidând activitatea auditorilor interni. Normele auditului intern își propun:

– să definească principiile de bază;

– să furnizeze un cadru de referință:

– să stabilească criterii de apreciere;

– să fie un factor de îmbunătățire.

Standardele de audit intern cuprind următoarele componente:

Codul deontologic al auditorului intern;

Standardele de calificare

Standardele de funcționare

Codul deontologic este o declarație asupra principiilor și valorilor care îndruma practica si activitatea auditorilor interni

Acesta este alcatuit din 4 principii fundamentale.Acestea sunt:

– integritatea, bază a încrederii acordate auditorilor;

– obiectivitatea și independența;

– confidențialitatea, exceptând obligațiile legale;

-competența și profesionalismul.

Standardele de calificare enunță caracteristicile structurilor de audit și persoanele individuale implicate în efectuarea activităților de audit intern și se compun din 4 standarde principale

Principalele norme sunt redate în continuare:

1000 “Misiune, competențe și responsabilități”

Misiunea, competențele și responsabilitățile în activitatea de audit intern sunt definite în Carta de audit intern, în conformitate cu Legea privind controlul financiar public intern nr.229 din 23.09.2010, Codul etic al auditorului intern și prezentele SNAI.

1110 “Independență organizațională”

Conducătorul unității de audit intern se subordonează și raportează direct managerului entității publice. Conducătorul unității de audit intern confirmă managerului entității publice, cel puțin anual, independența organizațională a activității de audit intern.

1200 “Competență și conștiinciozitate profesională”

Misiunile de audit intern se efectuează cu competență și conștiinciozitate profesională.

1310 “Cerinte pentru programul de asigurare și îmbunătățire a calității”

Programul de asigurare și îmbunătățire a calității include evaluări interne și externe.

Standardele de functionare detaliează activitățile de audit intern și definesc criteriile de calitate pentru măsurarea acestora.

2000 “Gestionarea activității de audit intern”

Conducătorul unității de audit intern gestionează în mod eficace activitatea de audit intern, astfel încît să asigure că ea aduce un plus de valoare entității publice.

2100 “Natura activității”

Auditul intern evaluează și contribuie la îmbunătățirea proceselor de management al riscurilor, de control și de guvernare a entității publice, utilizînd o abordare sistematică și metodică.

2200 “Planificarea misiunii de audit intern”

Auditorii interni elaborează un plan pentru fiecare misiune de audit intern, care include obiectivele, aria de aplicabilitate, calendarul și alocarea resurselor.

2300 “Realizarea misiunii de audit intern”

Auditorii interni identifică, analizează, evaluează și documentează informații suficiente pentru realizarea obiectivelor misiunii de audit intern.

2400 “Comunicarea rezultatelor”

Auditorii interni comunică rezultatele misiunii de audit intern.

2500 “Monitorizarea acțiunilor ulterioare comunicării rezultatelor”

Conducătorul unității de audit intern stabilește și menține un sistem care să permită monitorizarea acțiunilor întreprinse ca urmare a rezultatelor comunicate managerului entității publice.

2600 “Examinarea riscului acceptat de către managerul entității publice”

Atunci când conducătorul unității de audit intern consideră că managerul entității publice a acceptat un nivel al riscului rezidual, care poate fi inacceptabil pentru entitatea publică, acesta examinează problema cu managerul entității publice.

1.3 Auditul intern in sectorul public din Romania

1.3.1 Evoluția auditului public intern in România

Integrarea României în NATO și în Uniunea Europeană, a însemnat un moment de răscruce spre un alt timp al României: un timp al eficienței, al productivității, al performanțelor, al racordării valorilor tradiționale la valorile țărilor dezvoltate și al schimbării.

Parte dintr-o lume în continuă dinamică, singura constantă a societății românești era schimbarea. În acest context s-a înscris și auditul public intern care, concomitent trebuia să se manifeste atât ca un veritabil agent al schimbării instituțiilor publice, cât și ca agentul propriei schimbări armonizându-și componenta conceptuală și cea acțională printr-o atitudine inteligentă, proactivă și imaginativă, în măsură să anticipeze provocările determinate de manifestarea schimbării și să determine un răspuns adecvat la acestea.

Manifestarea auditului public intern ca un veritabil agent al schimbării în entitățile publice nu era doar o opțiune, ci și o necesitate stringentă. În situația contrară, auditul public intern se putea transforma într-un serios instrument de rezistență la schimbare, împiedicând astfel instituția publică să funcționeze eficient și eficace.

În instituțiile publice, auditul intern are un rol de profund agent al schimbării. Și la nivelul entităților publice se aplică conceptul guvernanței corporatiste care, în esență, nu înseamnă altceva decât faptul că o instituție publică trebuie condusă la fel ca și o afacere, adică profitabil și eficient, cu atât mai mult cu cât este finanțată din bani publici.

1.3.2 Organizarea auditului public intern in România

Auditul public intern în România este organizat astfel:

A) Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) este o structură distinctă în cadrul Ministerului Finanțelor Publice, constituită din compartimente de specialitate, în directa subordonare a ministrului, având atribuții de coordonare, evaluare, sinteză în domeniul activității de audit public intern la nivel național, care efectuează și misiuni de audit public intern de interes național cu implicații multi sectoriale.

UCAAPI este condusă de un director general, acesta este numit de ministrul finanțelor publice, cu avizul CAPI;

B) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) este un organism cu caracter consultativ, alcătuit din 11 membri, specialiști din afara Ministerului Finanțelor Publice, condus de un președinte. CAPI sprijină UCAAPI in definirea strategiei și îmbunătățirii activității de audit public intern în sectorul public;

C) Compartimentele de audit public intern din entitățile publice – structuri funcționale de bază în domeniul auditului public intern, care exercita efectiv funcția de audit public intern.

La nivelul entităților publice compartimentul de audit public intern se organizează în mod obligatoriu prin decizia persoanelor responsabile cu excepția instituțiilor publice mici, precum si a acelor entități publice subordonate pentru care conducerea de la nivelul ierarhic imediat superior a emis decizia de neînființare a compartimentului de audit public intern. Auditul entității publice subordonate care nu înființează compartiment de audit public intern va fi realizat de către compartimentul de audit public intern de la nivelul ordonatorului ierarhic imediat superior.

CAPITOLUL II :Prezentarea Unitatii Militare 01924 Bucuresti

2.1 Prezentarea Instituției:

Unitatea militară 01924 este organ de specialitate al Ministerului Apararii Nationale care desfășoară activități în domeniul apărărării naționale în conformitate cu legile în vigoare. A fost înființată la data de 01.11.2003 conform legii 346/ 2006 capitolul 2, articolul 5, aliniatul 1, litera B privind atribuțiile Ministerului Apărării în înființarea, desființarea, dislocarea și redislocarea de unități și formațiuni.

Unitatea militară 01924 este parte componentă a structurii de forțe a armatei.

Structura de forțe a armatei cuprinde:

● Categorii de forțe:

○ Forțele terestre

○ Forțele aeriene

○ Forțele navale

● State majore

● Comandamente

● Forțe pentru operații speciale

● Forțe de sprijin

Unitatea militară 01924 face parte din categoria forțelor de sprijin, fiind Grupul de sprijin al Statului Major al Fortelor Aeriene.

Își are sediul în municipiul București, strada Șoseaua București – Ploiești, km. 10,5 , sector 1.

Ca parte componentă a Ministerului Apărării, U.M. 01924 are următoarele atribuții și responsabilități:

Îndeplinirea misiunilor specifice ce revin acesteia;

Apărarea drepturilor și intereselor proprii în raport cu autoritățile publice, instituțiile de orice natură, precum și cu orice persoană fizică sau juridică;

Asigurarea execuției bugetului propriu;

Pregătirea de specialitate a personalului;

Informatizarea domeniilor sale de activitate;

Managementul resurselor umane;

Protecția mediului în activitățile pe care le desfășoară;

Creșterea calității vieții personalului;

Asigurarea asistenței religioase, sociale, medicale și juridice a personalului militar și civil în conformitate cu prevederile legale;

Implementarea politicilor publice și a programelor de reformă a administrației publice;

Executarea lucrărilor de investiții propri precum și urmărirea executării la termenele stabilite a tuturor lucrărilor de investiție;

Asigurarea activităților de logistică

Editare de publicații în domeniile proprii de activitate;

Controlul intern și audit public intern.

Unitatea militară 01924 își exercită atribuțiile, în principal în următoarele domenii:

Audit public intern

Logistică

Resurse umane

Financiar – contabilitate

Informatică

Structura organizatorică a U.M. 01924

Comandantul unității militare 01924 conduce și coordonează întreaga activitate.

Acesta este sprijinit și ajutat în indeplinirea sarcinilor de conducătorii sau șefii de compartimente și locțiitori comandantului.

Unitățile militare, nu au organigramă. Ele funcționează pe baza statelor de organizare avizate și aprobate conform prevederilor ministrului apărării (Legea 346/ 2006, capitolul 8, articolul 45)

Comandantul are în coordonare directă următoarele compartimente:

a) Resurse umane

b) Financiar – contabilitate

c) Informatică

d) Logistică

e) Achiziții

Comandantul unității militare 01924 răspunde de buna desfășurare a activității și este numit prin ordin al ministrului apărării.Comandantul unitatii militare indeplineste rolul de director general.

2.2 Sistemul contabil

Entitatea dispune de programe speciale atât pentru contabilitatea analitică, sintetică cât si pentru ALOP. Programele sunt protejate prin parole, iar angajații au acces doar la programele care le sunt necesare pentru desfășurarea sarcinilor de serviciu. Sistemul include numeroase controale automate, cum ar fi verificarea automată a datei, totaluri de serii, etc. menite să asigure acuratețea datelor introduse în sistem.

Sistemul poate produce o mulțime de rapoarte financiare, printre care contul de profit și pierdere și bilanțul.

La sfârșitul fiecărei zile se face o copie back-up a sistemului care este depozitată într-un loc sigur, în afara clădirii. În orice moment există cel puțin 3 back-up-uri, din trei zile consecutive, în locația respectivă.

2.3 Sistemul de achiziții

Aprovizionarea se face de la mai mulți furnizori.Unitatea foloseste Sistemul Electronic de Achizitii Publice-SEAP. Comenzile se fac fie telefonic, prin fax sau printr-un e-mail care este trimis furnizorului respectiv. Funcționarul de la aprovizionare îndosariază în ordine cronologică aceste comenzi într-un dosar special ce are caracter intern. Furnizorul livrează mărfurile în momentul în care sunt disponibile. Pentru fiecare livrare primită la sediul societății este completată o Notă de Intrare – Recepție a mărfurilor. NIR – urile sunt păstrate în ordine cronologică într-un registru pre-numerotat. O copie a acestui proces verbal este trimisă departamentului contabil din cadrul societății.

Mărfurile sunt inspectate de gestionar înainte ca livrarea să fie acceptată.

Facturile de la furnizori sunt trimise direct departamentului contabil. Acestea sunt confruntate cu comenzile de aprovizionare și procesul verbal de recepție. Dacă totul este în ordine atunci se face plata furnizorului, în conformitate cu termenele date de acesta. Dacă există probleme, acestea trebuie rezolvate înainte de efectuarea oricărei plăți. Furnizorii trimit lunar situații societății.

2.4 Furnizorii de servicii

Cu fiecare furnizor de servicii există un contract cadru care trebuie avizat de compartimentul juridic și semnat de comandantul unitatii. Derularea contractelor este urmărită apoi de o persoană desemnată la nivelul departamentului achizitii. Această persoană trebuie să întocmească lunar un raport de excepții, în care se semnalează eventuala neîndeplinire a clauzelor contractuale. Facturile sunt plătite numai după ce acest raport este analizat de conducatorul compartimentului. Facturile de servicii sunt păstrate în dosare separate, pe furnizori.

Facturile plătite sunt ștampilate „plătit”. Pe lângă ștampilă, fiecare factură plătită trebuie să aibă cele două (sau, după caz una) semnături de aprobare (vezi notele de sistem la trezorerie). Acest lucru este, de altfel, valabil pentru orice tip de facturi.

La nivelul unitatii exista un program special pentru tinerea evidentei privind parcurgerea celor 4 faze ale executiei bugtare a cheltuielilor respectiv:

Agajarea

Lichidarea

Ordonantara

Plata cheltuielilor

Unitatea nu a efectuat plati catre furnizori decat cu respectarea stricta Ordinului nr 1792 din 2002 privind ALOP.

2.5 Sistemul de stocuri

Datorita diversitatii activitatilor precum si particularitatilor specifice in cadrul institutiilor publice exista urmatoarele categorii de stocuri:

materii prime

materiale consumabile

materiale de natura obiectelor de inventar

materiale rezerva de stat si de mobilzare

ambalaje rezerva de stat si de mobilizare

munitie si furnituri pentru apararea nationala,ordine publica si siguranta nationala

In cadrul unitatlor miltare intalnim cu preponderenta ultimele trei categorii.

Materialele rezerva de stat si de mobilizare reprezinta stocuri specifice institutiilor publice care se constituie in vederea acoperirii unor nevoi in momentul in care apare un risc.Se constituie la nivelul unei institutii specializte in scopul de a interveni pentru protectia populatiei.a economiei si pentru apararea tarii in cazul unor calamitati naturale,accidente industriale sau nucleare,epidemii sau in cazde razboi.

Ambalajele rezerva de stat si de mobilizare curind ambalajele necsare stocurilor care fac parte din rezerva de stat si de mobilizare

Munitia si furnituri pentru apararea nationala,ordine publica si siguranta nationala fac parte din categoria -alte stocuri.

Stocurile sunt primite într-un depozit unic central. Pentru fiecare livrare este întocmită o notă de intrare – recepție. Elementele aprovizionate sunt apoi distribuite diferitelor magazii aflate în fiecare din cele 5 zone de depozitare din incinta unitatii. Acestea sunt denumite zonele A – E. Gestionarul eliberează mărfuri din stoc, doar în momentul în care i se prezintă o comandă semnată de șeful de departament. Fiecare gestionar ține evidențe ale tuturor mișcărilor de stoc pentru magazia sa. Acest sistem este aplicat de toți gestionarii din unitate.

Evaluarea stocului nu este o operație complicată și este realizată prin metoda costului mediu ponderat.

Metoda costului mediu ponderat presupune evaluarea iesirilor de stocuri pe baza costului mediu ponderat calculat in functie de valoarea intrarilor de stocuri.

Aceasta metoda poate fi utilizata in doua variante:

metoda CMP calculat pentru ficare iesire

metoda CMP calculat la sfarsitul perioadei

Unitatea militara foloseste prima varianta.

Cantitățile sunt preluate din înregistrările computerizate ale unității. Acestea sunt corectate cu diferențele găsite la inventare, care au loc pe 30 iunie și pe 31 decembrie în fiecare an. Stocurile în curs de execuție sunt evaluate în funcție de stadiul de finalizare. Ocazional, unitatea poate depozita stocuri la terți.

2.6 Sistemul de trezorerie

Instituțiiile bancare cu care lucrează societatea sunt:

Banca Comerciala Romana – scursala Unirii, Str. Bulevardul Unirii, nr.43-45, Bl. E2-E3, București, sector3.

Trezoreria sector 1 Bucuresti, strada Londra nr 10.

Majoritatea încasărilor de la clienți sau din alte surse sunt sub formă de virament bancar sau ordin de plată.

Operatiile de incasari si plati in numerar se efectueaza de casierul unitatii.Acesta este controlat de personalul cu atributii de control din cadrul compartimentului financiar-conatabil. Conducatorul unitatii militare raspunde de buna organizare si desfasurare a activitatii de casierie.

Numerarul , alte valori si documentele de casa se pastreaza in case de fier care se incuie si se sigileaza.

Orice sumă în numerar primită este depusă la Trezorerie fie în aceeași zi, fie în ziua următoare de casierul unitatii.

Incasarile in numerar ,altele decat ridicarile de numerar de la trezorerie(banci) facute pe baza de CEC, se fac pe baza de chitanta.

Filele de cec sunt numerotate automat de programul emis de trezorerie, existand de asemenea un registu numerotat, snuruit si inregstrat la Registrul Unic al unitatii, in care se noteaza data emiterii CEC-ului,suma totala ridicata,precum si sumele ridicate pe fiecare articol bugetar.

Unitatea militara poate pastra in casierie, de la o zi la alta, pentru efectuarea unor cheltuieli marunte si urgente, sume in numerar, in limita soldului de casa stabilit acestora de catre Trezoreria la care au deschise conturile.

Evidenta incasarilor si platilor in numerar se tine cu ajutorul registrului de casa care se intocmeste de catre casier pe baz documentelor justificative.

Zilnic casierul totalizeaza operatiile din fiecare zi si stabileste soldul casei care se reporteaza pe fila urmatoare.

Exemparul al doilea se detaseaza si se preda compartimentului financiar-contabil in aceiasi zi sau cel tarziu in a doua zi impreuna cu toate documentele justificative, sub semnatura in registru de casa.

Majoritatea plăților sunt de asemenea făcute cu ordin de plată.Pentru evidenta ordinelor de plata exista de asemenea un registru unde se tine evidenta ordinelor de plata emise si care cuprinde:-numarul ordinului de plata,data emiterii,obiectul platii,suma platita,beneficiarul,contul beneficiarului,codul fiscal al beneficiarului,articolul bugetar din care se face plata si observatii.

Exemplarul al doilea al ordinelor de plată sunt îndosariate in spatele extrasului de cont din ziua platii,in ordinea in care ele apar in extras pentru a putea fi usor verificate,In registrul de evidenta al ordinelor de plata numerele se dau consecutiv si cronologic.

2.7 Resurse umane și salarii

Comparimentul de resurse umane are o imporatnat deosebita in cadrul unitatii militare.Aici se tine Ordinul de Zi pe Unitate unde sunt inscrise absolut toate activitatile din ziua respectiva.De asemenea la inceputul fiecarui an in O.Z.U sunt date toate comisiile de inventariere, de acordare de drepturi banesti, precum si incadrarea intregului personal pentru anul in curs.

Angajarea in unitatile militare se face in doua moduri:

cadrele militare sunt numite prin Ordin al Minitrului Apararii Nationale

personalul civil contractual este angajat in urma organizarii unui concurs conform procedurilor legale in vigoare.

Aceasta presupune publicarea in presa a posturilor vacante precum siconditiile de ocupare a postului,data depunerii dosarelor pentru selectie,doumentele ce trebuie depuse la dosar,coditiile pe care trebuie sa le indeplineasca viitorul angajat privind studii,vechime etc., data si locul unde se va publica lista dosarelor admise la concurs,termenul de depunere si solutionare a contestatiilor privind selectia dosarelor,data si locul la care va avea loc concursul pentru ocuparea postului,bibliografia completa,data la care vor fi publicate rezultatele concursului si punctajul obtinut ,termenul de depunere si solutionare a eventualelur contestatii,data si locul unde se va sustine proba practica,data la care vor fi publicate rezultatele si punctajul obtinut la proba practica,termenul de depunere si solutionare a eventualelur contestatii,data si locul unde va avea loc interviul,data la care vor fi publicate rezultatele si punctajul obtinut la interviu,termenul de depunere si solutionare al eventuallor contestatii legate de interviu,data si locul afisarii rezultatelor finale

Unitatea militara intocmeste statele de plata in cadrul comprtimentului financiar retinandu-se impozitele și taxele corespunzătoare. Ștatul de plată este întocmit pe baza datelor emise de copartimentul de personal si inscrise in Ordinul de Zi pe Unitate.Orice alocare si scoatere de la drepturi este inscrisa in O.Z.U nefiind admise plati care nu au fost inscrise in O.Z.U.

Plata salariilor se face direct în contul angajaților prin intermediul sistemului de alimentare a conturilor salariatilor pus la dispozitie de banca. Plățile către bugetul statului si bugetele asigurarilor sociale ( impozit,contributia unitatii si a salariatiilor la pensii,contributia unitatii si a salariatilor la sanatate si de asemenea la somaj), precum si alte datorii către buget se vireaza in data platilor salariale,Trezoreria nepermitand virarea drepturilor salariale inainte de achitrea obligatiilor catre bugetul de stat si bugetele asigurarilor sociale.

Funcționarul care se ocupă cu salariile întocmește statele de plată lunare,ordinele de plata si verifica centralizatorul salariilor.Statele de plata sunt calculate cu ajutorul unui program emis de A.S.I.M (Autoritatea Sistemelor Informatice Militare),care pune la dispozitia unitatilor militare acest program si care modifica conform reglementarilor legale in vigoare programul respectiv.Statele de plata sunt mai apoi trimise departamentului de contabilitate unde se face nota contabilă și înregistrarea în registrul jurnal a totalului salariilor plătite în luna respectivă.

Soldul corespunzător statului de plată din registrul jurnal este comparat lunar cu înregistrările din statul de plată. Orice diferențe sunt investigate și, în același timp corectate.

2.8 Sistemul de mijloace fixe

Toate mijloacele fixe achiziționate sunt înregistrate în contul corespunzător prin sistemul de achiziții descris mai sus. Toate elementele din clasele „Mașini, utilaje și instalații de lucru” și „Utilaje pentru măsurări și finisaje” sunt înregistrate în registrul de mijloace fixe al societății care este ținut într-un modul separat de sistemul contabil.

Fiecare mijloc fix achiziționat primește un cod unic care ajută la identificarea lui. În registrul de mijloace fixe sunt de asemenea notate și detalii despre mijlocul fix respectiv, inclusiv: costul, amortizarea acumulată și cheltuiala cu amortizarea aferentă exercițiului financiar. Registrul de mijloace fixe este punctat în mod periodic cu conturile corespunzătoare din balanță. Eventualele discrepanțe sunt investigate imediat și problema este rectificată.

Societatea nu include toate mijloacele fixe în registrul de mijloace fixe. Terenurile, clădirile și autovehiculele nu sunt incluse. Datorită numărului mic de astfel de mijloace fixe, lipsa unui registru de mijloace fixe pentru categoriile respective nu este văzută ca o problemă majoră pentru sistemele societății, deocamdată. Cu toate acestea, noi am recomandat conducerii includerea acestor categorii în registru.

CAPITOLUL III: Metodologia derularii misiunii de audit intern. Activitatea privind achizițiile publice la Unitatea Militara 01924 Bucuresti – studiu de caz

3.1 Pregatirea misiunii de audit intern

Inițierea auditului

Ordinul de serviciu

In baza Legii 672/2002 privind auditul public inern, a Normelor metodologice generale aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38/2003, a normelor proprii si cu Planul de audit intern pentru perioeda auditata, la Unitatea Militara 01924 Bucuresti, in perioada 01.04.2016 – 30.04.2016 se va efectua o misiune de audit intern “ Activitatea de achizitii publice de bunuri si servicii”.

Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independentă conducerii în ceea ce privește funcționalitatea sistemului de control intern atașat activității auditate și formularea de recomandări pentru îmbunătățirea acestuia.

Obiectivele misiunii de audit intern sunt:

1. Derularea contractului de achiziție publică;

2. Plățile și cheltuielile efectuate aferente achizițiilor publice.

Perioada supusă evaluării este: 01.01.2015-31.12.2015.

Echipa de audit este formată din următorii auditori: Nicolau Grațiela Isabela și Dobrinoiu Carmen.

Șef compartiment audit public intern ,

Ciobanu Anita

DAI

Compartimentul de audit public intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚA

Auditor intern,

Nicolau Grațiela Isabela

În continuare se completează de către conducătorul structurii de audit intern

1. Incompatibilități personale

Nu există

2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitățile? Dacă da, explicați cum anume.

Nu este cazul

01.04.2016 Sef compartiment audit public intern,

Ciobanu Anita

DAI

Compartimentul de audit public intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚA

Auditor intern,

Dobrinoiu Carmen

În continuare se completează de către conducătorul structurii de audit intern

1.Incompatibilități personale

Nu există

2.Pot fi negociate/diminuate incompatibilitățile? Dacă da, explicați cum anume.

Nu este cazul

01.04.2016 Șef compartiment audit public intern,

Ciobanu Anita

DAI

Compartimentul de audit public intern

NOTIFICARE PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: Unitatea Militara 01924 Bucuresti

În conformitate cu Planul anual de audit intern pe anul 2016, urmează ca în periada 01.04.2016-30.04.2016 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema ”Activitatea de achiziții publice de produse și servicii”.

Auditul va examina responsabilitățile asumate de către compartimentul logistic în cazul achizițiilor publice și va determina dacă acesta își îndeplinește obligațiile în mod efficient și efectiv. Perioada supusă auditării este 01.01.2015-31.12.2015.

Obiectivele misiunii de audit intern vor fi reprezentate de:

1. Derularea contractului de achiziție publică;

2. Plățile și cheltuielile efectuate aferente achizițiilor publice.

Vă vom contacta pentru a stabili de comun acord ședința de deschidere în vederea discutării problemelor specifice misiunii de audit cuprinzând:

prezentarea auditorilor;

prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;

programul intervanției la fața locului;

domeniu misiunii de audit public intern.

Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm să ne puneți la dispoziție în termen de 10 zile de la primirea prezentei adrese, următoarea documentație.

incadrarea compartimentului de achiziții ;

regulamentele de organizare și funcționare aplicate;

fișele posturilor existente;

toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia achizițiilor pubice;

contractele de furnizare de produse și servicii încheiate de instituție;

bugetul de venituri și cheltuieli pe anul 2015

registrul-jurnal și fișele de cont sintetice si analitice;

rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la această temă.

Dacă intervin întrebări privind misiunea de audit intern, puteți să o contactați pe domnișoara Nicolau Grațiela Isabela auditor, responsabil cu realizarea misiunii de audit sau pe conducatorul compartimentului de audit intern.

Conducătorul comparimentului de audit intern,

Ciobanu Anita

Colectarea informațiilor

DAI

Compartimentul de audit public intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Analiza riscurilor

DAI

Compartimentul de audit public intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Nota:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor și cuprinde 9 obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective,care vor fi evaluate în continuare pentru obținerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit intern.

DAI

Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Notă:

Chestionarul de luare la cunoștință se adresează nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operațiilor supuse auditării, cu scopul de a evalua prin întrebările formulate si răspunsurile primite existenta si funcționalitatea controalelor interne din cadrul entității.

DAI

Compartimentul de audit public intern

STABILIREA FACTORILOR DE ANALIZA A RISCURILOR SI A PONDERILOR ACESTORA

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Notă:

Prin acest document se stabilesc, în funcție de importanța și greutatea factorilor de risc, ponderile și nivelurile de apreciere ale riscurilor.

Cei trei factori de risc din acest document sunt stabiliți prin normele generale și sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidențiem și alți factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, se recomanda sa avem în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.

În funcție de importanța și greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile și nivelurile de apreciere ale riscurilor.

DAI

Compartimentul de audit public intern

STABILIREA NIVELULUI SI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

NOTĂ:

Stabilirea nivelului riscului și a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza informațiilor și documentelor,in posesia cărora a intrat până în acest moment.

DAI

Compartimentul de audit public intern

CLASAREA OPERATIUNILOR PE BAZA ANALIZEI RISCURILOR

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Notă:

În documentul Clasarea operațiilor pe baza analizei riscurilor se realizează împărțirea celor 20 de riscuri, grupate pe 2 obiective auditabile și 9 obiecte, în 3 categorii de riscuri, mici, medii și mari, stabilite în fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.În continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari și medii, considerate riscuri semnificative, în număr de 9, vor intra în faza de ierarhizare a riscurilor și vor fi preluate în Tabelul puncte tari și puncte slabe.

DAI

Compartimentul de audit public intern

TABELUL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Notă: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 2 obiective structurate pe 9 de obiecte auditabile și Identificarea riscurilor, prin care s-au atașat 20 riscuri la aceste obiecte auditabile și s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit intern în urma căreia au fost selectate în vederea auditării 2 obiective, 9 obiecte auditabile și 9 riscuri asociate acestora. În continuare, cele 9 riscuri au fost înlocuite cu obiectele auditabile selectate (operații / activități / funcții programe / domenii) corespunzătoare riscurilor semnificative, în vederea efectuării testărilor, pe baza Programului intervenției la fața locului, și care se vor materializa în FIAP-uri, acolo unde este cazul, și în final vor fi transferate și comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit intern.

DAI

Compartimentul de audit public intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERATIUNILOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Programul de audit public intern

PROGRAMUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, împărțim intre membri echipei de auditori activitățile pe care le vor desfășura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea încadrării in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

DAI

Compartimentul de audit public intern

PROGRAMUL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Sedinta de deschidere

DAI

Compartimentul de audit public intern

MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2009-31.12.2009

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

A. Lista participanților:

B. Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:

– Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern;

– Prezentarea și discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația acestora. În același timp, a fost cerută părerea auditaților cu privire la aceste obiective;

– Prezentarea Programului intervenției la fața locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată.

– Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste și asupra modului de obținere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

– Stabilirea condițiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

– Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate ș.a.

– Stabilirea Ședinței de închidere, inclusiv a participanților la aceasta;

– Stabilirea modalității de redactare a Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit).

– Explicarea modului cum vor fi discutate și analizate recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, inclusiv Planul de acțiune realizat de entitatea auditată și Calendarul implementării acestora, cu termene și persoane responsabile.

3.2 Interventia la fata locului

Colectarea dovezilor

DAI

Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL – LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectiv I Verificarea derularii contractelor de achizitii publice

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

DAI

Compartimentul de audit public intern

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

1) Obiectul testului

Verificarea derularii contractelor de achizitii publice

2) Obiectivele testului

a) depunerea garantiei de buna executie;

b) documente in baza carora s-au acordat avansuri furnizorilor;

c) cantitati livrate in acord cu documentele de receptie;

d) respectarea preturilor unitare.

3) Descrierea testului

Popilatia totala cuprinde un numar de 11 contracte de achizitii aferente anului 2015. Testul a vizat urmatoarele aspecte:

a) s-a verificat daca au fost depuse garantiile de buna executie;

b) s-au verificat avansurile acordate furnizorilor cu care s-au incheiat contracte de achizitii, si modul de utilizare al acestora;

c) s-a verificat daca cantitatile livrate corespund cu cele din contracte si cu documentele de receptie

d) s-a verificat daca preturile unitare din facturile fiscale corespund cu cele din contracte.

4) Constatari

a) au fost depuse garantii de buna executie de catre toti furnizorii de bunuri si servicii

b) avansurile acordate furnizorilor au fost acordate si decontate in mod legal

c) intr-un caz au fost depasite cantitatile aprovizionate fata de cele stabilite in contract, dar pentru aceasta s-a intocmit imediat un act aditional, insa cuantumul s-a incadrat in creditele bugetare aprobate si in sumele prevazute in listele de investitii. Depasirea se datoreaza unie defectiuni neprevazute la una din nave care a necesitat inlocuirea urgenta a unor piese de schimb.

d) preturile unitare au ramas ferme pe toata durata contractelor asa ca nu au fost consatate diferente.

Concluzii

Nu s-au constat diferente nejustificate.

DAI

Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL – LISTA DE VERIFICARE NR. 2

Obiectiv II Verificarea platilor si cheltuielilor efectuate prin virament

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

Notă:

Informațiile obținute în cadrul interviului vor fi luate în considerare la redactarea Raportului de audit intern.

DAI

Compartimentul de audit public intern

TEST NR. 2A

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

1) Obiectul testului

Plati si cheltuieli aferente achizitiilor publice

2) Obiectivele testului

a) inregistrarea si plata unor achizitii fictive

b) efectuarea unor plati duble

c) facturi necertificate cu “Bun de plata”

d) lipsa NRCD-urilor sau proceselor verbale de receptie

3) Descrierea testului

Populatia este reprezentata de numarul total de luni in care s-au facut plati catre contractanti si anume 12 luni reprezentand perioada 01.01.2015-31.12.2015.

Esantionul a fost constituit intr-un procent de 50% din totalul populatiei.

Testarea a constat in verificarea documentelor justificative aferente achizitiilor de produse si servicii, in baza carora s-au facut platile. Testarea a avut in vedere urmatoarele aspecte:

a) inregistrarea si plata unor achizitii fictive

b) efectuarea unor plati duble

c) facturi necertificate cu “Bun de plata”

d) lipsa NRCD-urilor sau proceselor verbale de receptie

4) Constatari

a) toate facturile au fost primite, iar plata a fost facuta numai dupa ce au fost certificate cu “Bun de plata”

b) nu au fost facute plati duble

c) toate NRCD-urile si procesele verbale au fost intocmite in conformitate cu facturile primite de la furnizori

FOAIE DE LUCRU NR. 2A

Testarea se va realiza pe un esantion care a fost stabilit astlel:

a) documentul analizat: Plati si cheltuieli aferente achizitiilor piblice

b) populatia totala este reprezentata de documentele justificative aferente achizitiilor publice, formata din 12 luni

c) esantionul va fi de 50%, respectiv 12×50% = 6 luni

d) pasul de selctie va fi 12: 6 = 2

e) esantionul se va constitui pornind de la luna ianuarie 2015, la care se vor adauga lunile selectate cu pasul stabilit, respectiv: martie, mai, iulie, septembrie, noiembrie.

f) esantionul constituit va fi verificat in totalitate.

Auditor intern,

Dobrinoiu Carmen

DAI

Compartimentul de audit public intern

LISTA DE CONTROL NR 2 A

Privind platile si cheltuielile aferente achizitiilor piblice

Auditor intern,

Dobrinoiu Carmen

DAI

Compartimentul de audit public intern

TEST NR. 2B

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

1) Obiectul testului

Incadrarea creditelor bugetare conform bugetului aprobat.

2) Obiectivele testului

a) utilizarea creditelor bugetare conform prevederilor si destinatiilor aprobate

b) incadrarea creditelor deschise pe capitole, subcapitole, titluri si articole bugetare

3) Descrierea testului

Se verifica Bugetul aprobat al unitatii si Contul de executie.Testarea a avut in vedere urmatoarele aspecte:

a) utilizarea creditelor bugetare conform prevederilor si destinatiilor aprobate

b) incadrarea creditelor deschise pe capitole, subcapitole, titluri si articole bugetare

4) Constatari

a) platile au fost facute in limita creditelor bugetare aprobate fara sa se schimbe destinatia acestora

b) creditele deschise au fost incadrate pe capitole, subcapitole, titluri si articole bugetare

Sedinta de inchidere

DAI

Compartimentul de audit public intern

MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE

Misiunea de audit: Achiziții publice de bunuri și servicii

Periada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit : Dobrinoiu Carmen

Avizat: Nicolau Grațiela Isabela

A.Lista participantilor

B. Concluzii:

• În cadrul ședinței au fost prezentate obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiect auditat..

• În cadrul Ședinței de închidere structura auditata și-a însușit în totalitate constatarile și recomandările formulate de echipa de auditori.

• În consecință, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregătit pentru aprobare și difuzare structurii auditate.

Notă:

Datorită acceptării integrale a constatărilor și recomandărilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

3.3 Raportul de audit public intern

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

Incheiat la Unitatea Militara 01924 Bucuresti, in data de 30.04.2016, cu ocazia executarii misiunii de audit public intern “Achizitii publice de produse si servicii”, la compartimentul achizitii din cadrul Unitatii Militare 01924 Bucuresti.

Date de identificare

1) Subsemnatii: Nicolau Grațiela Isabela si Dobrinoiu Carmen din cadrul de audit public intern din cadrul Directiei Audit Intern, in baza Ordinului de serviciu nr. 45 din 01.04.2016, a Planului de audit intern pe anul 2016 aprobat de conducere si in conformitate cu prevederile Legii 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare si ale Cartei auditului public intern, am efectuat in intervalul 01.01.2015 – 31.12.2015 o misiune de audit public intern privind auditul de conformitate si regularitate asupra activitatilor de achizitii publice aferenta anului 2015.

2) Unitatea Militara 01924 Bucuresti se caracterizeaza prin urmatoarele elemante:

Adresa entitatii este: Soseaua Bucuresti Ploiesti, km 10,5.

In procesul executiei bugetare, entitatea are calitatea de ordonator tertiar de credite. Sursa de finantare este formata din credite bugetare. Structura organizatorica si numarul maxim de posturi sunt prevazute in statul de organizare al entitatii.

Pe perioada supusa auditului conducerea entitatii a fost asigurata de domnul Locotenent colonel Constantin Valentin.

Conform reglementarilor cu caracter intern specifice contabilitatea entitatii auditate este tinuta cantitativ valoric, iar forma de inregistrare este maestro sah simplificata.

In vederea evidentierii in contabilitate a operatiunilor patrimoniale efectuate de entitatea audiatata exista Planul de conturi pentru institutii publice.

In cadrul entitatii sunt organizate si exercitate urmatoarele forme ale controlului intern: controlul ierarhic, financiar preventiv propriu, contabil intern si autocontrolul.

3)Durata actiunii de auditare: 01.01.2015 – 31.12.2015

4)Periada supusa auditarii: 01.04.2016– 30.04.2016

5)Obiectul misiunii de audit a fost “ Activitatea de achizitii publice de produse si servicii” cu urmatoarele obiecte auditabile:

A.Derularea contractului de achizitie publica;

B.Platile si cheluielile efectuate aferente achizitiilor publice.

6) Misiunea de audit public intern executata s-a desfasurat atat prin sondaj, cat si exhaustiv, in functie de particularitatile activitatilor auditate.

7)In timpul misiunii de audit public intern au fost exeminate urmatoarele documente:

Contracte si acte aditionale incheiate pentru achizitii:

Dispozitii zilnice ale conducatorului unitatii;

Statul de organizare al unitatii;

Regulamentul de organizare si functionare;

Fisele posturilor

Registrele conabile;

Acte justificative privind platile afrente achizitiilor de produse si servicii;

Registre si acte doveditoare privind organizarea si exrcitarea diverselor forme de control intern;

Acte justificative referitoare la angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata unor cheltuieli.

Tehnici si instrumente de audit

Pentru a indeplini obiectivele misiunii de audit public intern, auditorii interni au folosit urmatoarele:

1)Tehnici de audit:

a)Verificarea care asigura validarea, confirmarea, acurateatea inregistrarilor in contabilitate, precum si eficacitatea controalelor inerne.

Aceasta tehnica a fost realizata prin:

Comparatie, pentru sumele aprobate la plata si sumele platite;

Examinare, pentru detectarea erorilor in completarea documentelor;

Urmarire, pentru a vedea daca toate tranzactiile inregistrate au fost efectuate;

Recalculare, pentru verificarea calculelor matematice.

b)Observarea fizica, in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor;

c)Esantionarea, in vederea formarii unei pareri proprii cu privire la efectuarea platilor.

2)Instrumente de audit:

Chestionarele:

• Chestionarul de luare la cunostință – CLC: se adresează nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operațiilor supuse auditării, cu scopul de a evalua prin întrebările formulate si răspunsurile primite existenta si funcționalitatea controalelor interne din cadrul entității;

• Listă de verificare – LV: utilizată pentru stabilirea condițiilor de regularitate pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operații ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitățile de control intern încorporate în proceduri, existența responsabilităților pentru efectuarea acestora și permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncționalități.

Constatari si recomandari

Cu ocazia prezentei misiuni de audit public intern, in urma verificarii documentelor si materialelor puse la dispozitie de catre unitatea auditata, care isi asuma responsabilitatea cu privire la continutul, legalitatea si forma de prezentare a acestora, nu s-au constat nereguli sau abateri semnificatve.

Concluzii

In urma verificarilor efectuate auditorii interni considera ca nu fost inregistrat deficiente in misiunea de audit intern, aceasta datoranduse unui controlul intern executat in mod eficient.

Aprecierea obiectivului misiunii de audit public intern “ Achizitii publice de produse si servicii pe perioada auditata” la Unitatea Militara 01924 Bucuresti este redata in tabelul de mai jos

Prezentul Raport de audit intern a fost intocmit in 2 exemplare, cu urmatoarea destinatie:

Exemplarul 1 se transmite la entitatea auditata, care are obligatia de a-l inregistra;

Exemplarul 2 ramane la compartimentul de audit intern care a efectuat misiunea.

Concluzii

Conceptul de audit intern este încă foarte recent pentru practicile din România. Rolul său este de a asigura managementul unei entități de faptul ca riscurile la care se expune entitatea respectivă sunt controlate la un nivel agreabil prin mecanismele de control intern.

Ținând cont de faptul că o entitate efectueaza activități din ce în ce mai variate, activități ce conțin o serie de riscuri mai mult sau mai puțin controlabile, auditul intern capată valențe multidimensionale.

În acestă situație, aria de pregătire profesională și responsabilitățile auditorului intern se extind, devenind mai complexe. Buna organizare a departamentului de audit intern la nivelul entității reprezintă un factor necesar și esențial în îndeplinirea obiectivelor acesteia.

Instituțiile publice se confruntă în permanență cu îmbunătățirea performanțelor lor . Funcția de audit intern le oferă acestora o siguranța rezonabilă asupra operațiunilor desfășurate, asigurându-i că deciziile luate sunt sub control și că obiectivele entității sunt realizabile.

În lucrare de diserație am prezentat un studiu de caz cu privire la activitatea de achiziții publice din cadrul unei unități militare.

Datorită specificului activității dintr-o unitate militară, a disciplinei și a rigurozității cu care sunt duse la indeplinire sarcinile precum și a grijei permanente față de patrimoniul unitatii,față de respectarea legislației in vigoare si nu în ultimul rîand față de păstrarea demnitatății si onoarei celor angajați în acest sistem,misiunea de audit întreprinsă în aceasta unitate a fost lipsită de animozități,neconstatandu-se nereguli sau abateri semnifcative.

Au fost puse la dispozitie toate documentele cerute, întregul personal a fost plin de solicitudine,deschis și dornic sa arate ca au lucrat bine și corect și ca sunt mîandri de acest lucru fiind asa cum spun militarii "oricând la datorie".

Bibliografie

1) Boulescu Mirecea, Barnea Corneliu, "Control financiar intern și audit intern la entitatile publice", Bucuresti, Editura Economica , 2004.

2) Ghita Marcel – " Audit intern", Bucuresti, Editura Economica 2009

3) Oanță Florin -" Auditul public intern și schimbarea entităților publice"

4) Regulamentul opratiunilor de casa al unitatilor socialiste ,Publicata in Buletinul Oficial nr.64 din 01.08.1976

5) Cadru normativ, www.mf.gov

6) Norme autorizate IIA (IPPF)-2009 – www.aair.ro