Plan de Comunicare Interna Într O Institutie Publica

Plan de comunicare interna într-o instituție publică

Comunicarea însoțește activitatea instituției administrației publice, contribuind la realizarea în bune condiții a acesteia. Ea răspunde totodată nevoii organizațiilor din sectorul public de a-și afirma rolul specific, aducând la cunoștința cetățenilor obligațiile de asumat și prerogativele de care dispun.

Comunicarea publică, așa cum îi spune și numele, se situează în mod necesar în zona publică sub influențele cetățeanului. Informațiile sale, cu rare excepții, țin de domeniul public,intervenind aici transparența la nivel decizional. Comunicarea publică poate fi considerată drept o comunicare formală care tinde cătreschimbul și împărtășirea de informații de utilitate socială și spre menținerea relațiilor sociale, acăror responsabilitate revine instituțiilor publice.

Canalele de comunicare în instituțiile publice pot fi de două feluri: formale și informale. Prin canalele formale se transmit fluxurile informaționale oficiale. Canalele informale de comunicare se stabilesc în general între persoane și grupuri informale. Acestea sunt formate din angajați care au interese comune sau afinități. Informațiile transferate prin aceste canale sunt neoficiale și au un caracter personal sau general: ele nu sunt verificate.

Comunicarea internă cuprinde comunicarea managerială (în mare măsură formală) si

comunicarea la nivelul personalului (în mare măsură informală).

Obiectivele urmărite de comunicarea internă sunt atât funcționale, cât și informative

(cunoașterea activității instituției, a valorilor acesteia, cultivarea identității instituționale); de

asemenea, este asociat și un obiectiv de formare a personalului.

In domeniul comunicării se vor folosi urmatoarele mijloace:

– consultarea periodică a populației, la un interval de 3 luni, prin întâlniri directe cu

cetățenii orasului;

– transparența actului de conducere publica;

– comunicare directă

– cresterea participării cetățenilor orașului la viața comunității prin implicarea

acestora in procesul decizional.

________________

http://ro.scribd.com/doc/136071563/Curs-Comunicarea-In-administratia-publica

Strategia de dezvoltare economico sociala cuprinde 6 domenii:

– dezvoltarea infrastructurii;

– protecția mediului;

– educație, cultură, artă;

-asistență socială, sanătate;

– administrație si economie.

Comunicarea în instituțiile publice se realizează prin:

comunicarea orală (verbală) – de exemplu comunicarea dintre funcționar și cetățean la ghișeu sau la birou

comunicarea scrisă

Instituțiile din administrația publică urmăresc ca, prin intermediul comunicării, să obțină următoarele facilități:

identificarea- ce răspunde nevoilor instituțiilor administrative de a-și asigura notorietatea și de a-și face cunoscute competențele;

informarea – care urmărește să facă cunoscută corpului social acțiunea administrativă;

realizarea unei educații sociale – ce corespunde, sub forma de sfaturi, recomandări, rolului din ce în ce mai important al instituțiilor publice în cadrul vieții sociale.

Autoritatea publică urmărește, prin comunicare, o relație de proximitate cu cetățeanul; apropiindu-se de acesta și intrând în dialog, îi cunoaște cerințele, doleanțele.

În procesul de comunicare pot apărea următoarele bariere comunicaționale:

a) La nivelul emițătorului și al receptorului:

– starea emoțională a receptorului;

– lipsa atenției în receptarea mesajului;

– concluzii grăbite asupra mesajului;

– lipsa de interes a receptorului față de mesaj;

b) La nivel de limbaj:

– aceleași cuvinte primesc sensuri diferite pentru persoane diferite, în special din cauza diferențelor în planul pregătirii și al experienței;

– dificultăți de exprimare; exprimarea cu stângăcie a mesajului de către emițător;

________________

http://ro.scribd.com/doc/136071563/Curs-Comunicarea-In-administratia-publica

c) La nivelul contextului:

– context fizic necorespunzător (poluare fonică ridicată);

– suporți informaționali necorespunzători.

Publicul țintă se constituie din:

– potențiali beneficiari;

– beneficiari;

– parteneri economici si sociali (potentiali investitori);

– structuri neguvernamentale create sau care vor fi create in viitorul apropiat (parohii, fundatii, asociatii);

– mass media;

– cetățenii comunității;

– cetățenii comunităților locale învecinate;

– autoritătile locale din unitățile administrativ teritoriale vecine;

– cetățenii județului.

Obiectivele primariei:

Primaria Sectorului 1 București, are ca viziune satisfacția permanentă a clienților (persoane fizice si juridice), a angajaților, apreciați ca și colaboratori  și a societății civile. Obiectivele de strategie urmaresc 4 perspective:

Perspectiva financiara: cu obiectivul optimizării utilizării resurselor financiare avand la  bază taxele si impozitele locale si de furnizare de servicii, clar definite și asigurarea pe termen lung a fondurilor de investiții necesare îmbunătățirii acestora.

Perspectiva clientului: cu obiectivul de a exista permanent în preajma clientului actual și potențial, cu perceperea dorințelor, necesităților lui și creșterea gradului de responsabilitate/ promptitudine vis-à-vis de CLIENT.

Responsabilitate / promptitudine;

Parteneriatul cu clientul (cetatenii si agentii economici);

Satisfacerea așteptărilor clientului, referitor la serviciile oferite, fiind uniți într-un crez, într-o idee: serviciile noastre sunt cele mai bune.  

_________________

Acasă

Perspectiva proiectelor interne:

Suntem integrați in cadrul administratiei publice, mai precis în domeniul administratiei publice locale, și folosim permanent efectul sinergetic.

Cooperăm în sistem de parteneriat cu clientii nostri (persoane publice si juridice), încercând să obținem avantaje din valoarea, perspicacitatea, inteligența serviciilor acestora.

Acționăm în cadrul unui sistem de management, bazat pe standarde internaționale, pe care îl implementam si il îmbunătățim continuu.

Personalul, colaboratorii sunt direct responsabili de calitatea muncii lor și deplin conștienți de acțiunile lor.

Urmărim maximizarea competitivității noastre.

Aprecierea aportului personalului se face conform realizării obiectivelor proprii stabilite.

Managementul își stabilește propriile obiective utilizând politica contribuabililor.  

Perspectiva invatarii si dezvoltarii: Noi am demarat dezvoltarea unei strategii de formare, educare și de responsabilizare a personalului municipalitatii, în ideea atragerii lor permanente spre interesele societății. Dorim să mărim autoresponsabilizarea acestora, favorizând astfel reacțiile din cadrul organizației și ușurarea modului de aplicare în practică, trecând de la modul de lucru prin subordonare la cooperare și colaborare internă.

Politica organizației noastre este de a stabili și transpune în fapt obiectivele strategice  și operaționale, cu toată răspunderea și competența, având orientarea clară înspre nevoile clientului, punând accentul pe îmbunătățirea continuă. De fapt, urmărim:

rapiditate și concretețe în faza decizională,

extinderea orizontului cunoștințelor pentru soluțiile cele mai bune,

urmărirea responsabilității în fazele de execuție a proceselor desfasurate.

rezolvarea tuturor problemelor prin îmbunătățirea continuă a activității în toate domeniile și la toate nivelurile.

______________________

Acasă

In cele ce urmeaza, am realizat o analiza SWOT a Primariei Sector 1, astfel:

PUNCTE TARI

Existența unei infrastructuri fizice industriale disponibile, cu utilitățile aferente;

Infrastructura dezvoltată in domeniul comerțului și alimentației publice;

Numeroase societăți comerciale active;

Creșterea numărului de intreprinderi în sectorul productiv;

Cifra de afaceri în creștere a microintreprinderilor și IMM-urilor;

Dezvoltarea activităților legate de confecții, industrie alimentară, industria constructoare de mașini și a prelucrărilor metalice;

Resurse umane disponibile în următoarele domenii: industria alimentară, textilă, construcții de mașini;

Forța de muncă tanara, calificată;

Ponderea șomerilor tineri, mai scazută decât în restul Regiunii Nord Est;

Locuri de muncă în număr mai mare pentru femei datorită dezvoltării industriei ușoare;

Ponderea femeilor în rândul șomerilor inferioară mediei naționale;

PUNCTE SLABE

Slaba diversificare a intreprinderilor;

Tehnologie invechită,

Productivitate și eficiență economică scazută;

Ponderea scăzută a investițiilor straine;

Insuficiența capitalului românesc;

Infrastructură de asistență pentru afaceri slab dezvoltată;

Închiderea sau falimentarea majorității intreprinderilor mari;

Ponderea redusă a IMM-urilor in sectorul productiv și de servicii (cu excepția comerțului și alimentației publice);

Spirit antreprenorial redus;

Cooperare slabă între intreprinderi;

Cooperare în regim public-privat de mică amploare;

Lipsa preocupării și finanțelor pentru introducerea noilor tehnologii;

Lipsa de interes și de susținere pentru activitatea de cercetare-dezvoltare;

Rata șomajului crescută, peste media națională cu un procent important în rândul femeilor;

Forța de muncă insuficient calificată;

Oameni rezistenți la convertirea profesională;

Slaba informare a conducerii IMM-urilor și a unor funcționari publici cu privire la normele europene;

Lipsa calității serviciilor către populație;

Infrastructură specifică formării și reconversiei profesionale a adulților slab dezvoltată;

Slaba corelare a ofertei de formare profesionala cu cererea de pe piața muncii;

Salarizarea mică în domeniul economic bugetar;

Lipsa ofertei de locuri de muncă pentru absolvenți și categoriile sociale vulnerabile

Lipsa unei oferte satisfacatoare de locuri de muncă sau la nivel remunerativ pentru persoanele cu studii superioare;

OPORTUNITĂȚI

Cadrul legal actual favorabil

Creșterea asistenței financiare din partea UE prin fondurile structurale;

Diversificarea programelor naționale de sprijin pentru IMM-uri;

Reducerea prognozata a ratei inflației;

Scăderea costului creditului;

Posibilitatea accesării creditelor cu dobânda subvenționată pentru crearea de noi locuri de muncă;

Amplificarea și diversificarea ofertei bancare;

Posibilități de finanțare prin fondurile structurale;

Politici de stimulare a angajărilor din rândul categoriilor sociale vulnerabile (femei, rromi, șomeri peste 45 de ani, șomeri pe termen lung, absolvenți, persoane cu handicap, foști delincvenți);

Posibilitatea accesarii fondurilor structurale pentru activități de formare continuă in vederea calificării / recalificarii și reconversiei profesionale;

AMENINȚĂRI

Nivel ridicat al fiscalității;

Oferta de creditare greu accesibila (garanții mari);

Rata ridicată a dobânzii la credite;

Fluctuația conversiei valutare;

Migrarea forței muncă calificate în afara municipiului și țării;

Instabilitate legislativă;

Lipsa interesului pentru dezvoltarea turismului;

Cunoștințe insuficiente pentru elaborarea și implementarea proiectelor finantate din fonduri externe;

Resurse financiare insuficiente pentru co-finanțarea proiectelor finanțate din fonduri externe;

Continuarea migrării forței de muncă în afara municipiului și a țării;

Salarizarea demotivantă a persoanelor cu înaltă calificare;

Lipsa de informare cu privire la legislatia Uniunii Europene

Insuficiența personalului cu experiență în atragerea fondurilor structurale;

Strategia Primariei Sectorului 1:

Dorește să furnizeze cadrul spațial de dezvoltare și luare a deciziilor locale, să propună schimbări acolo unde sunt fezabile, să descrie liniile generale de dezvoltare și implicarea celor ce iau decizii în aceste procese. Pragmatic, se dorește formularea acestei strategii pentru a ghida regenerarea și dezvoltarea localității.

Obiectivul general strategic al Primariei:

Obiectivul general strategic de dezvoltare durabilă transformarea sustenabilă a sectorului și creșterea capacității sale economice, astfel încât acesta sa devina un centru de referință in domeniile economice și de investiții, din punct de vedere ecologic, precum si un centru regional cultural, de învățământ și turistic.

Dezvoltarea climatului economic;

Dezvoltarea infrastructurii de bază;

Accesul neîngrădit al populației si consumatorilor industriali la această infrastructură (apă, electricitate, canalizare, căi de transport);

Protecția mediului;

Creșterea standardului de viață, reducerea sărăciei;

Asigurarea accesului la un sistem educațional performant;

Imbunătățirea accesului la serviciile medicale, sociale și culturale.

Evaluarea impactului comunicarii se va face prin:

sondaje de opinie – completarea periodica a unor chestionare continand intrebari despre gradul de satisfacere a necesitatilor populatiei de catre administratie, probleme ce trebuiesc rezolvate.

analiza reclamatiilor, propunerilor si sesizarilor colectate la primărie

anchete de grup – organizarea unor întâlniri cu diferite categorii de beneficiari pentru evaluarea interesului și implicării în aplicarea strategiei de dezvoltare economică și socială.

În concluzie, comunicarea este absolut esențială pentru organizare. Este evident că fără comunicare nu poate fi organizare, căci atunci nu există posibilitatea ca grupul să influențeze comportamentul individului. Pe lângă aceasta, disponibilitatea anumitor tehnici de comunicare va determina, în mare parte, modul în care funcțiile de luare a deciziilor pot și trebuie distribuite în instituție. Din punct de vedere al legislației în vigoare, instituțiilor publice le revine responsabilitatea informării cetățenilor (informare exactă și simplă), a primirii lor în audiență și a consultării acestora în problemele care-i privesc.