Organizarea, Implementarea Si Evaluarea Unui Eveniment de Relatii Publice

UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI

FACULTATEA DE ADMINISTRAȚIE ȘI AFACERI

Programul de studii universitare de licență:

ADMINISTRAREA AFACERILOR

LUCRARE DE LICENȚĂ

Coordonator științific:

Conf. Univ. Dr. Rădulescu Corina

Absolvent:

Stoica Diana Maria

Cuprins

Introducere

Trăim într-o lume în care comunicarea are loc din ce în mai rapid, iar implementarea acesteia prin diferite soluții poate face diferența dintre eșec și succes.

Daca stăm să analizăm contextual socio-economic actual, putem observa destul de ușor că fondurile pentru promovare au scăzut în ultimii ani.O consecință vizibilă a acestui fenomen are în vedere creșterea atenției relațiilor publice. Atât în sectorul privat, cât și în cel al instituțiilor publice, în cadrul cărora s-au organizat din ce în ce mai multe departmente de relații publice.

Pe de altă parte, în condițiile economice prezente în țara noastră, este necesar să se adopte soluții care au cel mai bun indice de returnare a investiției făcute.

Am ales acest domeniu, Comunicare și Relatii Publice, deoarece nu era un domeniu foarte clar definit pentru mine, tot ce știam erau informațiile de la cursul din cadrul facultății.Organizarea de evenimente, petreceri, promovarea unor campanii și a unor oameni, apropierea de tot ce înseamnă promovare – toate aceste lucruri m-au fascinat și m-au determinat să aleg această specializare.

Tema acestei lucrări este “ Implementarea și evaluarea relațiilor publice într-o organizație” care dorește să surprindă impactul pe care îl au relațiile publice în esența lor asupra noastră, precum și modul în care acestea ne pot forma ca indivizi.

Am ales această temă deoarece relațiile publice au o importanță din ce în ce mai mare în campanile de promovare ale organizațiilor, mai ales prin organizarea unor evenimente. Mulți dintre acești au ajuns să conștientizeze importanța și beneficiile unui eveniment.

Sunt de părere că evenimentele au ajuns să constituie un instrument important al comunicării în domeniul marketingului, forța lor izvorând din contactul pe care îl are un individ cu altul.

Întotdeauna m-au intrigat atât conceptul de publicitate, cât și cel de relații publice și mi-am dorit să aflu mecanismele și tehnicile care stau în spatele lor.Prin ele putem afla ceea ce înseamnă să comunici eficient și cum să menținem relațiile între o companie și publicurile sale.

Structural, prezenta lucrare este alcatuita din trei capitole relevante pentru studiul de fata.In ceea ce privește partea teoretică, s-a bazat pe selectarea unui ansamblu de informații ce sunt relevante pentru acest subiect. Am pornit de la generalitati ale definitiilor ale PR-ului, conceptual ce sta la baza lor, pentru ca mai apoi, treptat, sa ajung in punctul expunerii componentelor de baza ale activitatilor specifice relatiilor publice. Mai departe m-am axat pe o singura compotenenta a activitatii, si anume: evenimentul.Am abordat atat conceptia despre organizarea unui eveniment, cat si transpunerea in practica a acestuia.

Partea a doua a lucrării este formată din studiul de caz și anume : evenimentul Demo Metal.Am început capitolul doi prin prezentarea firmei organizatoare a evenimentului Demo Metal, prezentarea evenimentului de la conceperea lui până la desfășurarea propriu-zisă. Am încercat să evidențiez beneficiile pe care le-a avut târgul atât asupra organizatorilor, cât și organizațiilor participante.

Ultima parte a lucrării conține o corelare a părții teoretice cu cea a studiului de caz, unde am facut o paralela ȋntre ceea ce au fǎcut organizatorii de la Tehnic Media și ce anume trebuia fǎcut, mai cu exactitate fǎcȃnd trimitere la noțiunile teoretice.

Capitolul I

Conceptualizare

Ce sunt Relațiile Publice?

Conceptul de “relații publice” a devenit în ultimul deceniu de uz comun și a ajuns să facă parte din conversațiile cotidiene, fiind motivul unor congrese și seminarii.

Indivizii definesc de cele mai multe ori relațiile publice prin intermediul celor mai vizibile tehnici și activități ale sale: articole din ziare, reviste, interviuri TV cu reprezentații companiilor sau apariția unor persoane publice la evenimente.

De-a lungul timpului, sute de definiții referitoare la relațiile publice au fost prezentate în diverse manuale de specialitate, ba mai mult au ajuns pe primele pagini ale acestora.

Una din primele definții, a fost publicată de publicația PR News : “ Relațiile publice reprezintă funcția managerială care evaluează atitutidinile publice, identifică politicile și procedurile unui individ sau ale organizații cu interesul public și planifică, după care execută, un program de acțiune pentru a caștiga întelegerea și încrederea publică.”

Rex Harlow , fondatorul Societății Americană de Relații Publice ( PRSA), a adunat și sintetizat peste 500 de defitiniții ale relațiilor publice.Dupa ce a studiat toate aceste definiții, a transmis urmatoare definiție: “ Relațiile publice sunt o funcție managerial distinctă, care contribuie la stabilirea și menținerea unor direcții reciproce de comunicare, înțelegere, acceptare și cooperare între organizație și publicurile sale.”

Astfel spus, relațiile publice reprezintă “ funcția managerială care identifică, stabilește și menține relații reciproce benefice între o organizație și diversele publicuri de care depinde succesul sau eșecul acesteia.”

Putem spune că cea mai bună definiție pentru practica modernă este oferită de doi profesori universitari Lawrence W. Long și Vicent Hazelton, care descriu relațiile publice ca fiind “ o funcție de comunicare a managementului, prin care organizațiile se adaptează, se modifică sau își mențin mediul pentru a-și atinge țintele organizaționale.”

Acestea ar trebui să stimuleze o comunicare bilaterală și o înțelegere reciprocă, deoarece o organizație își poate schimba atitudinile și comportamentul în acest proces.

Ȋn cele ce urmează voi prezenta câteva exemple de definiții din întreaga lume:

“ Relațiile publice reprezintă efortul deliberat, planificat și susținut de a stabili și a menține înțelegerea reciprocă dintre o organizație și publicurile sale.” ( Institutul Britanic al Opiniei Publice);

“Relațiile publice reprezintă managementul, prin comunicare al percepțiilor și relațiilor strategice dintre o organizație și partenerii săi interni și externi.( Institutul de Relații Publice din Africa de Sud.)

“Practica relațiilor publice constituie arta și știința socială care analizează tendințe, prezice consecințelor lor, consiliază liderii de organizații și aplică programe de acțiune planificate, care slujesc atât interesul organizației, cât și pe cel public. “

Ȋn definirea relațiilor publice, ar trebui reținute câteva cuvinte cheie și anume:

Deliberat : activitatea relațiilor publice este menită să influențeze, să câștige înțelegerea, să furnizeze informații și să obțină un feed-back de la cei care sunt vizați de această activitate.

Planificat : aici activitatea este una organizată, unde trebuie să se găsească soluții pentru diverse probleme, se concept logistici.Toata această activitate se desfășoară pe o anumită perioadă de timp.

Performanță: dacă vrem ca relațiile publice să fie unele eficiente atunci acestea ar trebui să se bazeze pe politici și performanțe reale.

Interes public: activitatea de relații publice trebuie să fie avantajoasă atât pentru organizație cât și pentru public.

Comunicare bidirecțională: este foarte important ca relațiile publice să solicite feed-back.

Prin urmare, relațiile publice au scopul de a influența comportamentul indivizilor și ale grupurilor sociale, prin construirea unor relații cu aceștia.

Relațiile publice au rolul de a urmări îmbunătățirea reputației unei companii prin evaluarea atitudinii publicului, identificarea aspectelor care pot trezi preocuparea consumatorilor. Mai mult decât atât, pot elabora programe care să atragă înțelegerea și atitudinea pozitivă a publicului față de companie și produsele ei.

1.2.Specifiul relațiilor publice

Activitatea relațiilor publice constă în armonizarea politicilor publice cu cele private.De asemenea la luarea deciziilor și la o mai bună funcționare a societății noastre, aceasta fiind una destul de complexă și pluralistă.

Relațiile publice le găsim în cadrul instituțiilor sociale, cum ar fi : afacerile, fundațiile, spitalele, instituțiile de învățământ, instituții religioase, asociații voluntare, agenții guvernamentale. Toate aceste instituții trebuie să își dezvolte legături cât mai eficiente cu publicuri diferite pentru a-și putea atinge scopurile propuse.

Relațiile publice sunt parte a funcției de management, acestea cuprinzând:

“ Analiza, analizarea și interpretarea opiniei publice, a atitudinilor și problemelor care ar putea avea impact, în sens pozitiv sau negativ asupra operațiunilor și planurilor organizației.

Consilierea conducerii de la toate nivelurile organizației, cu privire la deciziile politice, la direcțiile de acțiune și comunicare, ținând seama de ramificațiile lor publice și de responsabilitățile sociale sau civice ale organizației.

Cercetarea, elaborarea și evaluarea permanentă a unor programe de acțiune și comunicare.

Planificarea și implementarea eforturilor organizaționale de a influența sau de a schimba politica publică.

Stabilirea de obiective, planificarea bugetului, recrutarea și instruirea de personal și urmărirea facilităților de dezvoltare.”

In mod tradițional acest proces este descris prin acronimul RACE.Acesta a fost formulat de John Marston pentru prima dată în cartea The Nature of Public Relations. RACE constă în:

“Research/Cercetare – Care este problema sau situația?

Action/Acțiune (planificarea programului) – Ce se va face în cazul respectiv?

Communication/ Comunicare (execuție) – Cum va fi informat publicul?

Evaluation/ Evaluare – A ajuns mesajul la public? Care a fost efectul acestuia?”

Public Relations Society of America a emis o lista cu componentele de bază ale activității de relații publice :

Consilierea – constă în asigurarea de asistență a conducerii cu privire la politicile ce urmează a fi adoptate, relațiile pe care trebuie să le mențină sau să le dezvolte organizația;

Cercetarea – prin aceasta se urmărește să se determine comportamentul și atitudinea publicului pentru a putea pregăti planificarea strategiilor de relații publice;

Relațiile cu presa – constă în crearea de publicitate prin intermediul mass-mediei;

Publicitate – “ răspandirea de mesaje planificate prin mijloace selectate de media pentru a promova interesele organizației. “

Relația cu angajații – face referire la motivarea și informarea membrilor sau angajațiilor unei organizații;

Relația cu comunitatea – trebuie ca activitatea planificată să vină atât în beneficiul organizației, cât și a comunității.

Afacerile publice – “ dezvoltarea unei implicari eficiente în politicile publice și sprijinirea organizației în a se adapta la așteptările publicului”.

Afacerile guvernamentale

Managementul problemelor – constă în a identifica și a rezolva acele probleme publice care poate afecta organizația;

Relațiile financiare – trebuie să se caștige și să se mențină încrederea investitorilor. De asemenea este necesară și construirea unor relații eficiente cu comunitatea financiară.Acestea se mai numesc “relații cu investitorii”.

Relațiile cu industria – sunt acele relații de legatură cu alte firme din industrie și cu asociațiile comerciale;

Dezvoltarea/Strângerea de fonduri – reprezintă o necesitate ce trebuie demonstrată și o încurajare a publicului pentru a putea susține o organizație, mai ales din punct de vedere financiar;

Evenimentele speciale – “ Stimularea interesului față de o persoană, un produs sau o organizație, prin intermediul unui eveniment improvizat (happening); de asemenea, activități menite să permită interacțiunea cu publicurile și ascultarea opiniilor acestora.”

Comunicarea de marketing – înseamnă combinarea tuturor activităților ce vând un produs, un serviciu sau o idée. Aceste activități includ: reclamă, materiale colatertivități menite să permită interacțiunea cu publicurile și ascultarea opiniilor acestora.”

Comunicarea de marketing – înseamnă combinarea tuturor activităților ce vând un produs, un serviciu sau o idée. Aceste activități includ: reclamă, materiale colaterale, promovare, târguri, evenimente speciale.

1.3.Evenimentul: conceptualizare

Ce sunt evenimentele?

“EVENIMÉNT, evenimente, s. n. 1. Întâmplare importantă, fapt de mare însemnătate. 2. (În teoria informației) Orice fenomen local și instantaneu sau stare locală și instantanee. 3. (Mat.) Noțiune de bază din domeniul teoriei probabilităților, care exprimă producerea sau neproducerea unui fenomen în cadrul unui experiment. – Din fr. événement.”

Semnificația originară a cuvântului “eveniment” este cea de “întâmplare importantă”, nu numai cea de “manifestație”.

Evenimentele sunt “manifestații planificate și organizate, al căror scop este și declanșarea unui process dirijat de activare” , fiind un instrument în mixul de comunicare.Acestea sunt organizate cu un anumit prilej, transmițându-se un mesaj referitor la o organizație, o marcă sau un produs/serviciu.

Elementele, metodele și tehnicile cu ajutorul cărora se realizează această manifestație sunt o combinație de limbaj și text, dans și muzica, sunete și lumină, decor. Prin urmare, la organizarea unui eveniment putem face apel la receptorii senzoriali ale indivizilor, ca să obținem un efect mai intens decat ar obține atracția vizuală a reclamei.

O dată cu determinarea scopului evenimentului sunt provocate o serie de excitații psihice sau emoționale.Dintre acestea putem enumera: motivația, atracția de a cumpara, formarea imaginii, formarea profilului, sprijinirea vânzărilor etc.

Pentru orice eveniment de marketing sunt considerate anumite aspecte care se întâlnesc în mod constant, cum ar fi:

Grupul țintă al evenimentului : consumatori, parteneri, angajații sau publicul.

Obiectul evenimentului care poate consta într-un produs/performanță, o marcă, o organizație;

Forma evenimentului poate fi: gală, prezentarea unui produs, întrunire de demarare a unui proiect, jubileu, eveniment public, turneu;

Punerea în scenă a evenimentului: spectacol, dans, intervenția moderatorului, acte ale unui show, sunet, lumină, medii de comunicare, decorare, locația, catering;

Dramaturgia evenimentului: timp și ritm, acțiune, dezvoltare, figure și motive.

Există trei tipuri diferite de evenimente:

Evenimente publice, unde grupul țintă este format din consumatori finali și din public;

Evenimente corporatiste: “business-to-business”;

Evenimente de prezentare: au loc manifestații și programe atât în cadrul târgurilor, cât și în afara lor;

Ȋn cele ce urmează, vă prezint câteva sfaturi utile în ceea ce privește forma evenimentului:

JUBILEUL este o manifestație care necesită o călătorie în timp.La astfel de manifestație trebuie să creați nerabdare, astfel încât să vă jucați cu așteptarea participanților;

ADUNĂRILE GENERALE ANUALE sunt manifestații foarte complexe, care tind mai mult către eveniment.

TÂRGURILE necesită o atenție deosebită în ceea ce privește instrumentul eveniment.Standurile pot fi animate cu ajutorul scenografiei, dar nu trebuie să lăsați să aducă o notă negativă în comunicare.

LANSĂRILE DE PRODUSE prin intermediul unei puneri în scenă live sunt nelimitate.De la automobile pe versantul Nordic al culmii Eiger pana la flancurile muntoase ale vulcanului Etna – au avut loc cândva.

Depinde de produsul însuși ceea ce va trebui realizat, iar punerea în scenă a acestuia trebuie făcut în mod interactiv.

INFORMAREA : In primul rând evenimentul transmite informații, nu trezesc numai emoțiile participanților.Poate fi transmis atât direct, verbal sau vizual, cât și indirect, prin trăiri și punerea în scenă live. Organizatorul este singurul care știe cu exactitate temele principale și cel care poate stabili conținuturile.

DEMARĂRILE: sunt manifestații care servesc la încurjarea angajaților să devină mai activi, având un scop motivant asupra acestora.

Un eveniment înseamnă mult mai mult decât un spectacol.In momentul stabilirii unor obiective, dumneavoastră o sa preluați și rolul de organizator, ceea ce va solicita din plin. Obiectivele pe care vi le propuneți sunt foarte diferite.Astfel, sunt obiective care pot fi atinse prin intermediul evenimentelor de marketing: obiective calitative și obiective cantitative.

Evenimentul de marketing se deosebește de cel cultural prin simplul fapt ca cel de marketing trebuie să indeplinească in prealabil o sarcină fixată.

Atȃt timp cât aveți clar formulate obiectivele, puteti aprecia la final succesul evenimentul dumneavoastră.

Prin intermediul evenimentului de marketing pot fi atinse următoarele obiective:

În vederea senzibilizării și activării, puteți folosi următoarele evenimente:

Petrecerile sunt evenimente ce trebuie să adune persoane care abia se cunosc, în așa fel încât să faciliteze comunicarea și, totodată să creeze o atmosferă de familiaritate în cadrul grupurilor.

In scopul motivării se pot folosi manifestațiile, unde, participanții se pot plimba în voie prin săli și se pot lăsa fascinați de traineri faimoși.

Evenimentele de motivare, unde trebuie să creați o recompensă cu scopul de intensifica activitatea participanților deoarece fară motivație omul nu poate fi capabil de perfomanță.

De asemenea, transmiterea de informații poate fi facută prin intermediul:

Congresului;

Forumului;

Intrunirii politici;

Simpozionului;

Conferinței;

Workshopului.

Comunicarea cu privire la produse se poate transmite prin:

Prezentări de produse;

Evenimente promoționale;

Evenimente la locul vânzării;

Expoziții;

Târguri.

Există și anumite activități privind comunicarea referitoare la intreprindere:

“Ziua porților deschise”;

Prezentări;

Adunări generale;

Târguri.

Care este grupul dumneavoastră țintă?

In primul rând, trebuie să ne gândim cine ne poate ajuta să atingem obiectivele comunicării, scopul pentru care are loc acest eveniment și cine trebuie invitat la el.

Organizatorii de evenimente nu sunt singurele persoane care se pot implica în această activitate, ci un sprijin substanțial îl oferă și agențiile de publicitate, specialiștii în PR și consultanții în management.O parte din organizațiile de pe piață aleg să își înfiinețeze propriul department, care să se ocupe de evenimente. Aceștia își perfecționează angajații prin utilizarea ofertei de seminarii și instituții de perfecționare.

Pentru a atinge scopul propus trebuie să ne axăm pe comunicarea cu participanții, fiind un element hotărâtor.Nu este vorba în nici un moment de mărimea bugetului, nici de numărul participanților, nici de mărimea companiei organizatorului, ci doar de mesajul care trebuie transmis, cărui grup-țintă.

Caracteristici ale grupului-țintă:

Vârsta;

Sexul;

Funcția;

Profesia;

Nivelul de instruire;

Religia;

Nivelul de cultură;

Interesele;

Necesitățile;

Naționalitatea;

Apartenența culturală.

“Evenimentele le organizăm pentru oameni, nu pentru modele abstracte de marketing sau pentru fantezii de clișeu.” Intrucât trebuie să începeți de undeva, ar trebui să răspundeți la următoarele întrebări:

Cine sunt participanții?

Cât de mulți sunt?

De unde vin?

Ce doresc ei?

Ce limbi vorbesc?

Cărei culture, cărui domeniu de activitate îi aparțin?

În urma unui eveniment se umărește :

Să se aducă la cunoștință participanților o noutate, o informație;

Să pregătiți participantul din punct de vedere emoțional în vederea unei anumite situații;

Să îl motivați pentru noi sarcini sau provocări;

Să îi provocați o anumită acțiune.

În cadrul unui eveniment găsim prezente patru misiuni clasice ale comunicării, care prin combinarea lor se obține efectul maxim, și anume: informație, emoție, motivație și acțiune.Astfel, puteți sǎ vǎ analizați potențialii clienți ȋn funcție de cele patru criterii.

În cadrul organizației dumneavoastră trebuie să stabiliți din timp dacă departamentul de marketing dispune de sursele și capacitățile necesare organizării unui eveniment. Dacă aceștia sunt depășiți de situație, va trebui să apelați la un ajutor din exterior, din partea unei agenții care se ocupă cu organizarea evenimentelor.

Agenția la care apelați trebuie să fie creativă și competentă, cu o experiență îndelungată, care să lucreze de mulți ani în această branșă. Și nu în ultimul rând, între organizație și agenție să existe o compatibilitate, adică agenția să se potrivească atât cu dumneavoastră, cât și cu sarcina care trebuie îndeplinită.

In alegerea agenției potrivite există câțiva pași, și anume:

Stabilirea primului contact: agenția are misiunea de a vă câștiga ca și client; faceți cunoștință cu persoanele de contact și cu consulații.

Solicitarea pentru întocmirea unui concept: aici intervin specialiștii, mai exact în această etapă faceți cunoștință cu managerul proiectului. Pe baza brienfingurilor dumneavoastră, agenția va realiza un concept care va fi prezentat organizației în cele din urmă.

Cererea de transpunere în practică a conceptului: în acest moment începe munca importantă a managerului de proiect.

Pachetele de servicii oferite: se pot oferi și alte servicii pe lângă pregătirea evenimentului.Poate fi o excursie independentă pentru participant, unități pentru cadouri și promoții.De asemenea, agenția poate oferi și mijloacele de imprimare cum ar fi invitațiile sau unele asigură sonorizarea și iluminarea.

Așadar, primii pași sunt:

Alegerea unei agenții care poate fi “monitoring” sau “screening”

Definirea sarcinii;

Invitarea agențiilor la briefing;

Briefingul propriu-zis : oral sau scris;

Delegarea agențiilor cu elaborarea conceptului;

Examinarea briefingului de catre agenție;

Elaborarea conceptului;

Prezentarea conceptului;

Decizia.

De ce se organizează evenimentele?

In zilele noastre, evenimetele sunt utilizate tot mai des în mixul de marketing, însă acestea nu reprezintă un mijloc-minune. Putem spune că nu există un motiv clar și real pentru care acestea sunt utlizate atât de des în mixul comunicării.

Organizarea acestora prezintă numeroase avantaje față de comunicarea clasică.In primul rând, evenimentul permite trăirea “live” a relației cu transmitătorul, putând afla pe loc raspunsul la mesajul transmis și reacția participanților. Este adevarat că în desfășurarea live poate interveni și plictiseala, pierderea atenției dacă nu se acordă precuparea necesară.

In al doilea rând, evenimentul transformă spectatorii pasivi, consumatori, în participanți activi.Acestea prezintă o formă superioară de dialog: interacțiunea afectivă.La evenimentele mai ample, cu un număr ridicat de participanți, posibilitatea de a comunica și a interacționa este mai limitată. Dar pot fi folosite divserse metode de votare, cum ar fi Digivote sau distribuirea de cartonașe verzi și roșii, lămpi de buzunar în rândul paricipanților.

De asemenea, pot fi organizate work-shopuri, unde participanții sunt împărțiți în grupuri, pe parcursul cărora sunt solicitați să obțină o performanță intelectuală sau fizică.

Este necesar să organizăm un eveniment, deoarece mulți dintre noi nu-și amintesc reclama pe care a vazut-o zilele trecute la TV sau afișul imprimant. In ziua de astăzi, avalanșa de informații este mult prea mare ,iar din punct de vedere cantitativ este dificil să se ajungă la oamenii care constituie grupurile țintă.

Receptivitatea fiecăruia dintre noi este limitată, așadar, prea puține informații sunt înregistrate.Dintre cele înregistrate, o parte și mai mică este prelucrată, rezultatele stocate înregistrând un procent scăzut. Oamenii sunt extremi de selectivi în ceea ce privește stocarea informațiilor.

Evenimetele oferă cel mai mare grad de emotionare, având efecte puternice asupra indivizilor decat alte argumente raționale.Folosind evenimentul ca factor de emoționare se pot evidenția cel mai bine produsele și serviciile, cel puțin din punct de vedere comunicativ.

Cum se organizează evenimentele?

In primul rând, pentru organizarea unui eveniment există două “trucuri” : unul dintre ele se numește creativitate, iar celălalt se numește experiență. Aceste lucruri necesită timp.

Totul pornește de la idea care există mai întâi în mintea sau în sufletul dumneavoastră.Prima etapă în realizarea unui eveniment este schițarea ideii.

Inainte de a trece la conceptul în sine, întocmiți o schiță a ideii sau comandați-o.Așa cum un scenariu stă la baza unui film, și conceptul este prima formă exprimată în cuvinte sau în imagini, a unui eveniment de marketing.

Conceptul este un element esențial în organizarea unui eveniment, așadar trebuie să fie platit pe masură. Cel care solicită poate stabili încă din această fază condițiile și volumul costurilor, pentru a putea controla totul încă din această etapă.

Forma exterioarǎ a conceptului este un demers convențional, structura lui fiind:

Situația inițialǎ: aici se descrie pe scurt cine, ce,cum, unde, cȃnd, de ce.Aceastǎ secțiune are rolul de a fundamenta ideea și principiile pentru transpunerea ȋn practicǎ.

Grupul-tințǎ*: aceastǎ secțiune poate fi ȋncadratǎ ȋn situația inițialǎ, dar dacǎ grupul-tințǎ este un element important pentru dumneavoastrǎ, ar trebui sǎ ȋi dedicați o atenție importantǎ.

Misiunea: trebuie sǎ ȋi acordați o importanțǎ deosebitǎ pentru cǎ aici descrieți misiunea și obiectivele propuse.

Ideea: se preciseazǎ ȋn ce mod va fi indeplinitǎ misiunea dumneavoastrǎ.

Strategia*: trebuie sǎ vǎ definiți foarte bine strategia de comunicare a cǎrui scop doriți sǎ ȋl atingeți.

Transpunerea ȋn practicǎ: ȋn aceastǎ parte va fi descris exact cum va arǎta evenimentul.

Derularea*: distribuirea timpului unui eveniment, unde puteți aborda un plan al derulǎrii, cu pǎrțile componente ale manifestației.

Bugetul: trebuie calculat ȋn mod realist și detaliat.

Copyrightul: observațiile cu privire la cine este creatorul, cine are drepturi.

Astfel spus, la elaborarea conceptului se plătesc onorarii pentru prezentare și onorarii pentru concept.Ghidul onorariilor întocmit de FME- Forum Marketing-Eventagenturen face distinctive între cele două după cum urmează:

Onorariul pentru prezentare se plătește agenției pentru elaborarea și prezentarea conceptului;

Onorariul pentru concept se plătește în cazul în care hotărâți ca agenția delegată să lucreze în continuare pentru dumneavoastră.Așadar, veți obține drepturi de folosință pentru eveniment, în masura în care nu ați convenit altceva.

Onorariile pentru concepte:

Figura 1 : “ Onorariile pentru concepte”

Întocmirea unui concept necesită de la patru până la șase săptămâni, ceea ce reprezintă un interval adecvat de timp.Dacă este vorba de un proiect mai complex atunci acesta poate necesita mai mult timp.În cele mai multe cazuri, termenele sunt destul de scurte.

Pentru a ajunge la aplicarea propriu-zisǎ a conceptului, trebuie sǎ analizați toate elementele necesare, de la dimensiunea locației, la chestionarul dat ȋn ultima zi a evenimentului.Fiecare element din schița ideii trebuie sǎ le analizați cantitativ și calitativ.Ȋn esențǎ, schita ideii și rezultatele care au fost dezvoltate fac conceptul.

Ȋn funcție de concept, prezentarea se poate face cu ajutorul foilor, diapozitivelor, imaginilor video, diagramelor, proiectoarelor.Bineȋnțeles, tipul și modul ȋn care se face prezentarea trebuie sǎ se plieze cu conceptul și evenimentul ȋn cauzǎ.Ceea ce este important este transmiterea mesajului ȋntr-o atmosferǎ deosebitǎ.

Ce elemente fac obiectul unui concept sǎ fie bun? Un prim element, cu o importanțǎ ridicatǎ, face referire la concordanța suveranǎ ȋn privința scopului și grupului-tințǎ, și nu la un oportunism la forța de decizie. Creativitatea trebuie sǎ fie una fǎrǎ limite, nu o fantezie revǎrsatǎ.Mai mult decȃt atȃt, emoționalitatea transmisǎ sǎ se dovedeasca a fi autenticǎ, și sǎ nu fie doar o dulcegǎrie prefǎcutǎ. Trebuie sǎ avem responsabilitate fațǎ de mediul exterior și societate, iar comunicarea sǎ fie onestǎ.

Creativitatea și inventivitatea sunt elementele cele mai importante, care nu cunosc granițe financiare și sunt trecute prin filtrul fezabilității și al oportunității.În cazul evenimentelor, putem spune că aceasta nu se implinește într-un spațiu vid, ci are legatură cu proiectul pe care vreți să îl realizați.

Trebuie să știți că, creativitatea nu este un talent înăscut, ci poate fi dobandită de-a lungul vieții prin instruire, cunoștințe științifice, exercițiu și experiență.

Există câteva aptitudini ale oamenilor creativi:

Gândire fluentă;

Flexibilitatea;

Originalitatea;

Elaborarea/perfecționarea;

Sensibilitatea în fața problemelor;

Fantezia.

De asemenea, într-un proces creativ trebuie să parcurgem următoarele etape:

Solicitarea;

Colectarea informațiilor;

Meditația;

Inspirația;

Prima evaluare a ideii;

Elaborarea;

Evaluarea curentă.

Cu privire la obținerea creativității există diferite metode prin care aceasta poate fi obținută. Unele metode sunt mai utile și mai eficiente pentru anumite faze ale procesului creativ la evenimente: brainstormingul, caseta morfologică sau mind-mapping-ul ( “harta minții”). Acestea s-au dovedit a fi metode utile în stimularea unei gândiri fluente, atunci când este vorba de producerea mai multor soltuții.

Cum realizăm scenariul și regia evenimentului?

Structura și forma ideii evenimentului este dată de scenariul și regia acestuia. Defapt, ele constituie părți ale fazei definirii conceptului, pentru că aici putem găsi informații referitoare la desfășurarea evenimentului.Dar, putem spune că sunt și componente ale transpunerii în practică, aici fiind vorba de acțiuni hotărâtoare, cum ar fi decorul, designul etc.

Dramaturgia evenimentului constă în structura, forma abstractă, arhitectură, acțiune, motive, captarea atenției și desfășurarea propriu-zisă.

Probabil vi s-a întâmplat destul de des să vă plictisiți la un eveniment. De multe ori în cadrul unui eveniment au existat schimbări imprevizibile.În ceea ce privește scenariul, ca și în cazul pieselor de teatru, îmbină două planuri: arhitectura exterioară și cea interioară.

Un eveniment va oferi mulțimii stimuli importanți, în funcție de modul în care se utilizează lumina, sunetul sau proiecțiile. Focurile de artificii, fumul, apa, proiecția efectelor, sonorizarea au pornit de la scenele de teatru, mai târziu fiind preluate de evenimente.

Ca și organizatori de evenimente, ar trebuie să ne concentrăm atenția asupra comunicării, obiectivelor și oamenilor și să nu permitem ca aceasta să devieze asupra altor lucruri, cum ar fi: scena, decoruri, reflectoare, muzică etc. Niciodată nu trebuie să pierdem din vedere aspectul comunicativ, deoarece punerea în scenă a unui eveniment începe înaintea manifestației propriu-zise, printr-o comunicare creată și eficientă.

Atunci când realizăm regia generală, ar trebui să răspundem la câteva întrebări, și anume:

Ce se potrivește cu scopul intreprinderii, mărcii sau cu situația actuală?

Susține punerea în scenă obiectivele?

Ce poate contribui la transpunerea ideii în practică?

Care este limita maximă a costurilor?

Ce acționează durabil în timp?

Pentru punerea în scenă este necesar să se apeleze la o echipă de specialiști, care ne pot ajuta să dăm o formă concretă evenimentului, cu ajutorul mijloacelor scenice: lumina, tonul și efectele sonore, muzica, imaginile și mijloacele de comunicare, acțiunea, scena, locația și echipamentul.

Locația evenimentului reprezintă o parte esențială a punerii în scenă a acestuia, având o importanță extraordinară în procesul comunicării.Elemente ca și imaginea, arhitectura locației, dotarea joacă un rol important în transpunerea participanților într-un cadru pozitiv.Cheltuielile pot delimita ideile propuse sau chiar le pot elimina.

Cum puteți gǎsi locația potrivitǎ? Primul pas pe care ȋl puteți face este sǎ cercetați piața și sǎ cǎutați materiale informative cu privire la locații, ca apoi sǎ vizitați opțiunile alese pentru a putea lua o decizie finalǎ.

În legatură cu locația intervin câteva întrebări esențiale care privesc:

Imaginea;

Arhitectura;

Predispoziția;

Poziția;

Capacitatea;

Dotarea;

Cheltuielile;

Disponibilitatea;

Siguranța.

În ceea ce privește bugetul, trebuie să țineti cont de el încă din etapa concepției.Asa puteți înlătura eșecul după prezentare, când realizați că ideea nu poate fi realizabilă din cauza bugetului.

În principiu, bugetul trebuie să se calculeaze cât mai în detaliu și cât se poate de realist deoarece acesta poate influența realizarea ideii.

Cât costă un eveniment?

Raspunsul la această întrebare poate fi destul de greu de formulat deoarecere fiecare eveniment reprezintă un element separat și este creat în special pentru misiunea propusă.Înainte de toate trebuie să faceți o calculație strașnică în cele ce privesc manifestațiile asupra bugetului.

Dupa cum bine știm în realizarea unui eveniment intervin o diversitate de costuri, începând de la formarea conceputului.Așadar, costurile cu proiectarea sunt formate din “costurile de producție”, și “costurile pentru servicii externe.” Acestea din urmă costuri sunt solicitate de către ofertanții de servicii, cum ar fi hotelurile.

+ cheltuieli de producție

cheltuieli unitare pentru servicii externe

= cheltuieli cu proiectarea

Trebuie să solicitați de la concurenți mai multe oferte prin care să puteți compara serviciile terților.Prin urmare, aceast presupune un briefing amănunțit.Prestatorul de serviciu, care calculează trebuie să fie informat cu privire la timp sau la informațiile cantitative, ziua organizării sau cateringul suplimenatar.

Atunci când se face oferta, trebuie verificat dacă au fost luate în vedere toate pozițiile și condițiile, ținând seamă de propria cerere.În principiu, oferta trebuie să își păstreze valabilitatea până la întocmirea facturilor, care au loc după eveniment.

Ȋn cazul ȋn care doriți sǎ faceți economi ȋn privința agenției și sǎ organizați evenimentul chiar dumneavoastrǎ, trebuie sǎ vǎ gȃndiți foarte bine la aceastǎ decizie. Chiar dacǎ luați decizia de a pregǎti dumneavoastrǎ evenimentul, asta nu vǎ protejeazǎ de cheltuieli.

La urma urmei, evenimetele sunt proiecte ce pot fi organizate cu success cu ajutorul managementului de proiect.

Pe piață există diferite soluții de tip software ce pot fi de folos în organizarea unui eveniment.Dar dacă încercăm să uităm de tehnologie, trebuie să pornim la drum cu un proiect de management manual.

Ca punct de pornire poate fi luat conceptul și calculația costurilor.Aici sunt descrise și enumerate toate procedurile evenimentului, de la program până la desfășurarea propriu-zisă a evenimentului.Un sfat eficient ar fi ca proiectul să se împartă în subproiecte, să se inregistreze toți pașii ce trebuie parcurși într-o ordine cronologică.

Termenele limită trebuie să le fixăm cu mult mai devreme, încât în intervalul planificat să se poată obțină rezultate mulțumitoare și toate obiectivele propuse.Astfel, se pot face modificări care se dovedesc necesare în timp util.

Întâlnirile de lucru, se regăsesc în mod normal într-o ordine de zi bine stabilită.

Stabilirea prioritǎților și delegarea

Înca de la începutul proiectului, managerul echipei stabilește exact cine, ce are de făcut, ce responsaibilități și competențe revin fiecărui membru al echipei.Pentru acest lucru poate fi întocmită și o organigramă a evenimentului: “ Cine,ce și cui are de spus?”

În organizarea evenimentului, comunicarea trebuie să fie un pion principal, un proces permanent prin care să se furnizeze toate informațiile importante.

Mijloace de informare:

Convorbire telefonică;

Scrisoare/fac/mail;

Conferință telefonică;

Videoconferință;

Întâlnire.

Întotdeauna faceți însemnări la rezultatul unei întâlniri de lucru, documentând toți pașii in agenda proiectului.

Ca în orice activitate există acțiuni, sarcini care au prioritate, sunt mai importante de rezolvat.Astfel, putem filtra sarcinile și termenele în funcție de nivelul importanței : “importante” și “ urgente”. De asemenea, există sarcini “neimportante” și cele “care mai pot fi amânate” . În acest caz ne poate fi de mare ajutor “ regula lui Eisenhower” :

Figura 2 : “ Stabilirea priorității sarcinilor în matricea Eisenhower”

Prezenta clasificare, nu trebuie să o privim pe toată durata proiectului, întrucât aceste categorii de sarcini și temene se pot modifica pe parcursul desfășurării acestuia. Pentru că de multe ori ceea ce la început nu era urgent, se transformă într-o clipă în ceva urgent și trebuie rezolvat înainte de termenul limită.

Cel mai bine este sǎ ȋnregistrați termenele și sarcinile stabilite ȋntr-o listǎ de verificare. Ȋn cazul ȋn care nu utilizați un program software pentru managementul proiectelor, lista de verificare se poate ȋntocmi cu ajutorul unui program ce permite sortarea automatǎ. Astfel, ȋn momentul ȋn care ȋnregistrați o sarcinǎ sau un termen, programul va organiza ȋn ordine cronologicǎ lista dumneavoastrǎ.

Un alt mod de controla tot ceea ce se ȋntȃmplǎ pentru pregǎtirea evenimentului, dar și ȋn timpul desfǎșurǎrii lui este de a folosi planul regizoral. Acesta conține indicații privind modul de acțiune și intervențiile necesare pentru punerea ȋn scenǎ și organizarea evenimentului. Cu ajutorul acestui instrument puteți stabili mult mai ușor demersurile evenimentului: cine, ce și cȃnd trebuie sǎ facǎ.

Planul regizoral este format din coloane separate pentru perioade de timp, sarcini și mecanisme.Ȋn acest mod pot fi gǎsite mult mai ușor ȋn timpul desfǎșurǎrii.Acesta ar trebui organizat ȋntr-un program cu procesare tabelarǎ pentru a putea folosi anumite formule care, aplicate informațiilor din tabel, sǎ calculeze automat momentele temporale.

Ȋn ceea ce privește oratorii, moderatorii și actorii, se recomandǎ ȋntocmirea unui scenariu. Acest instrument conține informații despre punerea ȋn scenǎ, prevǎzute ȋn planul desfǎșurǎrii, textele moderatorilor, oratorilor și actorilor.

Prin ȋntocmirea acestor documente se economisește timp atȃt la conceperea planului, cȃt și la realizarea unor modificǎri necesare, care vor apǎrea ȋntotdeauna chiar și atunci cȃnd planificarea este foarte bunǎ.

Capitolul II

Studiu empiric

Tehnic Media – Demo Metal 2015

În cele ce privește organizarea unui eveniment, echipa de la Tehnic Media parcurge o serie de etape având la bază un plan bine stabilit, numit plan operatiuni eveniment.(Anexa1)

Tehnic Media nu sunt singurii organizatori ai acestui concept, ci sunt în parteneriat cu ACAROM- Asociatia Constructorilor de Automobile din Romania.Parteneriat care a a plecat de la un scop comun- dezoltarea unui mediu de afaceri din industrie si care s-a concretizat in implicarea Asociatiei in Forumul ce s-a desfasurat in cadrul evenimentului.

Tehnic Media se implică în organizarea de evenimente și totodată în promovarea acestora, punând interesele publicului pe primul loc. Echipa Tehnic Media contribuie la dezvoltarea conceputului Demo Metal cu scopul de a crește beneficiile recunoscute de companiile din industria de profil.

Aceștia s-au ocupat încă de la realizarea conceputului până la desfășurarea propriu-zisă a evenimentului.

Conceptul evenimentului este inițiat de Tehnic Media, din dorința de a putea oferi specialiștilor din industrie, dar și publicului aflat în central preocupărilor sale de peste 12 ani. Prin acest concept s-a propus un nou eveniment dedicate pieței industriale românești.

Întocmirea conceptului a durat patru săptămâni, acesta fiind la cea de-a patra ediție. Cei de la Tehnic Media au îmbogățit conceptual evenimentului și au venit cu câteva idei noi pentru anul 2015.

Aceștia au căutat soluții inovatoare pentru ca târgul să cunoască o ascensiune de la o ediție la altă.Au susținut ideea unei asemenea expoziții specializate, așa cum există în toate țările europene pentru a avea un punct de referință pentru toți cei din domeniu.Evenimentul îl consideră necesar, pentru că oferă o dimensiune reală a pieței și o oportunitate de a comunică direct cu clienții din industrie.

Organizatorii au lucrat și cu alte cȃteva firme: firma DK, firma ce i-a ajutat ȋn privința mobilierului, cu construcția standurilor, firma de curǎțenie, o firma brasting, de unde au ȋnchiriat instictoarele. De asemenea, au apelat și la serviciile unei firme cu bar și restaurant mobil.

Pentru toate firmele cu care au colaborat, organizatorii au fǎcut o selecție riguroasǎ a acestora și au ales cea mai bunǎ ofertǎ, raportul calitate-preț fiind unul motivant și mulțumitor pentru cei implicați.

In acest an nu a mai fost nevoie să se realizeze site pentru Demo Metal, evenimentul având încă din primul an propriul site, unde se găsesc toate informațiile necesare cu privire la târg. Acesta a fost doar actualizat cu informațiile necesare târgului din 2015, fiind disponibil atât în limbă română, cât și în limbă engleză.

Următorul pas a fost înscrierea evenimentului în calendarul evenimentelor internaționale, în portalurilor de specialitate, ca de exemplu: www.greenbau.ro, www.delta-machine.ro sau www.ttonline.ro .

Firmă folosește în demersul evenimentului cei 4P ai marketingului și anume: Produs, Preț, Promovare și Plasament (distribuție).

Prețul face referire la costurile fiecărui expozant în cadrul acestui târg, și anume acesta trebuie să plătească o anumită sumă pe spațiul pe care dorește să îl închirieze. Sunt spații standard, de o anumită dimensiune, simple și cu este strict necesar: triple, becuri, două scaune, o masă. De asemenea, expozantul poate cere ca spațial să dispună de mai multe scaune sau mese, de exemplu. De aceea costurile diferă de la expozant la expozant.

Fiecare dintre participanții târgului pot apela la firme specializate pentru standuri sau alte chestii pe care le vor prezente la stand.

Promovarea produsului se face atât online prin bannere, Google Adwords (SEM), outdoor, dar și prin intermediul presei în reviste de specialitate, ziare. Nu se pune un accent foarte mare pe promovarea la TV sau la radio. Se încearcă să se capteze atenția persoanelor din această nișă, mai exact al specialiștilor, managerilor, profesorilor etc.

Sunt realizate newslettere pentru lansarea evenimentului, fiind o campanie de e-mail marketing care generează costuri destul de mici prin care este prezentat mesajul persoanelor din domeniu interesate de produsele și serviciile târgului.Acestea sunt trimise tuturor companiilor existente în baza de date ale firmei, care sunt interesați de domeniul evenimentului.

Distribuția produsului se face B2B.

Toți cei care vor să devină expozanți în cadrul acestui târg trebuie să completeze formularul de participare, care poate fi găsit online, pe site-ul www.demometal.ro. Participanți vor trimite formularele pe mail la cei de la Tehnic Media.

Evenimentul Demo Metal este un eveniment corporatist: business-to-business, fiind singurul eveniment din România dedicate industriei de prelucrare a metalelor, care a primit validare din partea companiilor importante din piață și a publicului de specialitate este Demo Metal. În cadrul lui își expun inovațiile și tehnologiile de ultima oră cei mai importanți furnizori de mașini-unelte, echipamente, accesorii și soluții software pentru industria de prelucrare a metalelor.

Până la acest moment au avut loc 3 ediții ( 2012, 2013, 2014) , iar, în luna Mai a acestui an a avut loc cea de-a patra ediție.

Conceptul Demo Metal este unul inovativ care se basează pe:

Demo Area : în această zonă a evenimentului există o suprafață dedicată special unor demonstrații practice pe echipamentele expuse.Toate procesele de fabricație și echipamentele expuse pe care se vor face prezentări vor deveni talon pentru specialiștii vizitatori. Aici exponzanții sunt încurajați să transmită informații despre participare, cu privire la echipamentele pe care intenționează să le expună, pentru a putea fi comunicate potențialilor participanți.

Sectorizare eficientă : organizațiile își vor expune echipamentele în succesiunea unui flux de producție; o organizare coerentă a suprafeței Demo Area va capta atenția publicului real interest de fiecare etapă tehnologică.

Know-How Transfer Forum: acesta reprezintă un spațiu deschis, dedicat în special prezentărilor, care este pus la dispoziția companiilor în interiorul pavilionului.Este un loc de interacțiune a specialiștilor, unde profesioniști din industrie prezintă soluții moderne și eficiente pentru rezolvarea problemelor cu care se confruntă companiile în producție.Conceptul atrage publicul de specialitate prin susținerea unor conferințe tematice, traininguri sau prezentări de noi echipamente și tehnologii.

Acesta s-a bucurat de un adevărat succes, prezentările desfășurându-se pe întreaga perioadă expozițională și s-au încadrat în tematicile:

AUTO – Soluții tehnice pentru industria auto;

TEHNOLOGII, AERO, ENERGIE – Tehnologii generale/Aplicații/Instruire.

Extra Hours: este realizată cu scopul de a consolida relațiile cu partenerii, inițierea unor contacte noi.Totul se face într-o atmosferă relaxantă, benefică unor discuții business.Accesul se face numai pe bază de invitație.

Secțiuni în cadrul evenimentului:

Materii prime, materiale, semifabricate și componente, depozitare și manipulare;

Alimentare, debitare;

Prelucrări mecanice prin așchiere, deformare, alte tehnologii auxiliare de producție;

Control, testare;

Concepție, proiectare, montaj, mentenanță, service, retrofit;

Sudură.

Avantaje ale participării la Demo Metal:

Pentru că Demo Metal este cel mai potrivit loc unde să îți lansezi noi echipemante, precum și prezentarea unor tendințe din industrie.Mai mult decât atât, participarea la un târg specializat este una dintre cele mai eficiente modalități de promovare.

In cadrul expoziției poți stabili contacte cu potențialii parteneri și pot fi consolidate relațiile de afaceri existente.

Aici există posibilitatea de a face demonstrații practice în fața unor vizitatori cu proiecte clare de achiziție și să obtineți o imagine reală a pieței de profil;

Publicul țintă este atras la eveniment printr-o campanie de promovare directă pentru a putea atrage specialiștii din industria prelucrării metalelor;

Relevanța vizitatorilor, care sunt reprezentați ai companiilor productive, decisive pentru afacerile companiilor expozante, aflate în cercetare de piață în vederea noilor investiții și achiziții sau în scopul extinderii domeniului de activitate.

Demo Metal 2014 a avut loc timp de patru zile, între 20 mai și 33 mai la Hala Expo Rman Brașov.Vizitatorii au putut vedea în cadrul târgului echipamente în lucru, scule și accesorii, soluții software, dar și ofertele educaționale ale companiilor din industria prelucrării metalelor.

Spațiul necesar expoziției a fost închiriat pe o durată de șapte zile. În primele două zile ale săptămânii, respectiv luni și marți au fost destinate pregătirii și amenajării săli. Începând de miercuri de la oră 10 a.m. și până duminică la oră 18 a avut loc târgul propriu-zis. După terminarea târgului a fost necesară o zi întreagă pentru a elibera sala.

Cei de la Tehnic Media se găsesc atât în postură de organizatori, cât și expozanți ai târgului Demo Metal.

Fiecare companie care dorește să participe la acest eveniment trebuie să descarce de pe site-ul Demo Metal formulare de participare, și anume: conrtractul, comandă de stand standard, comandă de dotări suplimentare, formular de publicitate, comandă serviciului de încărcare-descărcare, depozitare exponante. Apoi expozanții le trimit pe e-mail sau prin fax completate, semnate și ștampilate.

În cadrul târgului fiecare exponent a primit o suprafața standard sau după caz, una mai mare, acestea fiind numerotate. De asemenea au primit prin process verbal o masă, două scaune, triple, spoturi de lumini.

Ediția din anul 2015 a găzduit la Hala Expo Roman Brașov, nici mai mult, nici mai puțin de 65 de companii specializate în prelucrarea metalelor.

În spațiul dedicate expoziitiilor au putut fi observant de către vizitatorii specialist materii prime și semifabricate, mașini-unelte pentru tăiere, debitare și prelucrare prin așchiere, scule, echipamente de sudură și consumabile, precum și aparatură de măsură și control.

În cele ce urmează voi relata ce s-a întâmplat în cadrul evenimentului, în cele patru zile ale târgului.Întâmplarea face să fi fost prezentă ca și promoter, pentru firmă Tehnică și Tehnologie în cadrul acestuia.

În cele patru zile, târgul a avut peste 1200 de vizitatori ( top manageri, directori de achiziție, directori de dezvoltare etc.) arătându-se interesați de cele mai inovatoare și mai eficiente soluții pentru un business de success. Astfel, publicul a putut analiza echipamentele de ultimă oră pentru piețele din întreaga lume, dar și tehnologiile avansate care pun accentul pe calitate, accesorii și produse la cel mai înalt nivel.

Târgul își deschidea porțile pentru vizitatori în fiecare zi la orele 10 ale dimineții.Prețul unui bilet a constat în: accesul pe bază de invitație completată sau completând un formular de înregistrare primit la intrare.

Organizatorii si-au dorit sa ofere atat participantilor, cat si vizitatorilor o perspectiva cat mai ampla asupra evolutiei in domeniul prelucrarii metalelor, sub tematic „Oportunitati de afaceri pentru companiile romanesti din industrie”.

Prima zi a acestuia, a fost dedicată industriei auto, unde în prima parte a zilei a avut loc Adunarea Generală ACAROM, iar cea de-a doua parte a fost rezervată conferinîelor sub tematica „Industria auto din România – oportunități și perspective la zi.”

In cea de-a doua zi a Forumului, 21 mai, a avut loc „Oportunități de afaceri pentru companiile românești din industrie”, unde au fost reuniți membri importanți ai AHK – Camera de Comerț și Industrie Româno- Germana și ai Business France România.

In cea de-a treia zi, 22 mai, a fost dedicată industriei aero și industriei brașovene.Reprezentanți ai Aerostar Bacău, Stabilus România sunt unii din cei care au sustinut conferințe în această zi.

În prima zi a târgului fiecare dintre expozanți oferea reviste, cărți de vizită în schimbul unor date de contact sau a altor cărți de vizită.De exemplu, revista Tehnică și Tehnologie oferea tuturor expozanților ultimul număr al revistei în schimbul unor cărți de vizită.

Unii dintre vizitatori erau deschiși spre o colaborare atât cu instituția Tehnic Media sau doreau să devină abonați ai revistei, cât și cu ceilalți expozanți.

Fiecare dintre expozanți ofereau vizitatorilor lor băuturi răcoritoare, cafele, apa plată. Unii dintre ei îți a€œcapta” atenția cu bomboane, prăjituri, cu diverse mici atenții în timp ce purtau conversații cu privire la produsele, echipamentele expuse.

Mulți dintre cei prezenți la târg prezentau modul de funcționare a masinariillor, echipamentelor, din ce erau funcționate sau la ce se folosesc acestea. Se atrenau bucuroși în discuții lungi cu toate persoanele care erau interesate de produsele lor, chiar dacă nu erau oameni de specialitate.

Ultima zi a expozitiei, a adus la masa reprezentanti de seama ai mediului academic si economic, care le-au vorbit celor prezenti despre inovare, cercetare si ceea ce inseamna educatia inginereasca, ca suport al reindustrializarii Romaniei.

De asemenea, in ultima zi a expozitiei a fost impartit si un chestionar cu privire la evenimentul Demo Metal.In cele ce urmeaza, sunt prezentate rezultatele aplicarii chestionarului.

Date statistice din punct de vedere al vizitatorilor

46,3% dintre cei care au vizitat au apreciat demonstratiile realizate in linia tehnologica si pe masinile/utilajele expuse;

28,2%  au apreciat numarul masinilor si utilajelor in functiune (comparativ cu editiile precedente)

78% dintre vizitatori au declarat ca si-au atins obiectivele vizitei la Demo Metal 2014, acestea fiind:

Achizitii (produse, tehnologie etc.): 34%

Identificare de noi parteneri de afaceri: 26%

Documentare (aflarea ultimelor noutati): 40%

87,7% vizitatorii specialisti s-au declarat multumiti si foarte multumiti de oferta expozantilor Demo Metal 2014.

62% dintre ei ocupa functii de conducere (director general, director tehnic, director de productie, director calitate etc.);

24% sunt ingineri;

14% sunt tehnicieni, specialisti, cadre didactice din mediul universitar, studenti etc.

Date statistice din punct de vedere al expozantilor

92,5% dintre expozantii Demo Metal 2014 s-au declarat multumiti si foarte multumiti de eveniment.

Expozantii si-au atins obiectivele de participare dupa cum urmeaza:

93%  dintre ei au fost multumiti si foarte multumiti de numarul vizitatorilor la stand;

91% dintre expozanti au fost multumiti si foarte multumiti de calitatea vizitatorilor de la stand;

87% s-au declarat multumiti si foarte multumiti, 10% dintre ei fiind partial multumiti de relationarea cu clientii si potentialii clienti;

77,5% dintre expozanti au fost multumiti si foarte multumiti si 19% partial multumiti de contactele stabilite;

Peste 30% din contactele de la stand au fost concretizate in cereri de oferta.

Dintre cei care au participat la Demo Metal in 2014 in calitate de expozantii, in 2015 vor participa:

Cu certitudine: 64%

Intentioneaza: 32%

Capitolul III

De la teorie la practicǎ

După ce am făcut o trecere în revistă a teoriei cu privire la organizarea unui eveniment, pot afirma că cei de la Tehnic Media au pus în aplicare o multitudine de elemente ce se regăsesc în cărțile de specialitate. Mai întâi de toate, când și-au propus tema acestui eveniment, au luat în considerare o serie de întrebări: Care sunt obiectivele?, Care este bugetul de care dispun?, Care este publicul țintă? Etc.

Următorul pas a fost făcut pentru demersurile necesare ce constau în pregătirea în sine a evenimentului: lista invitațiilor, invitațiile, tematica, locația, decorul etc.

Clientul a cerut pregătirea unui eveniment de relații publice, în capitală pentru a oferi specialiștilor din industrie, dar și publicului un altfel de eveniment dedicat pieței industriale românești.

Obiectivele acestui eveniment erau următoarele:

abordarea unor teme de interes comun ce au ca scop dezvoltarea mediului de afaceri;

dezvoltarea companiilor ce activează în industrie și care pot veni în sprijinul consolidării comunității specialiștilor din industria românească;

consolidarea relațiilor cu partenerii;

inițierea unor contacte noi.

Tehnic Media a analizat în detaliu cerințele pieței și a propus acest concept, deschis tuturor specialiștilor din industrie, conceptual fiind unul inedit și inovativ.Acesta se baseaza pe demonstrații practice ale echipamentelor expuse, expunerea echipamentelor în succesiunea unui flux de producție, spațial dedicate prezentărilor, și nu în ultimul rând un concept de socializare.

Desfășurarea unui eveniment de asemenea dimensiuni și cu asemenea obiective a cerut pregătiri pentru un număr mare de activități legate direct sau indirect între ele.Deoarece un târg asemănător nu existase în primă fază, până în 2012, planificarea primul târg, s-a făcut în detaliu, și pe termen lung.

În mod normal pregătirea unui asemenea eveniment începe cu un an înainte, dar anul acesta evenimentul a fost organizat în doar 3 luni. Mai exact, pregătirile pentru el au început în data de 3 martie 2015.

Dacă ar fi să încadram conceptul acestui eveniment în tabelul cu onorariile pentru concepte, l-am regăsi la concepția complexă cu proiecte extrem pretențioase, costisitoare și ample, ce necesită o atenție sporită, prețul fiind undeva la 12.000 Euro.

Publicul țintă erau în principal specialiștii din domeniul industriei, apoi publicul aflat în centrul preocupărilor sale de foarte mulți ani.Pioni importanți în cadrul evenimentului au fost și cei din presă, prin intermediul lor asigurându-se promovarea evenimentului.

În calitate de organizator a unui eveniment ai o mare responsabilitate.În primul rând, trebuie să ai un concept bun, care să atragă atât interesul participanților, cât și al sponsorilor. De un concept bun a avut parte și evenimentul Demo Metal, care a atras în mare măsură atenția specialiștilor din industrie, atât în calitate de expozanți, cât și în calitate de vizitatori. Organizatorii au știut să solicite prezentări eficiente și potrivite pentru publicul care a fost în sală.

În al doilea rând, aceștia au gândit pentru participanți un program cât mai aproape de interesele și dorințele lor.Pentru că dacă ceva nu mergea ok, oamenii pur și simplu îi pierdeai!

Au încercat, pentru o mai mare implicare să gândească, împreună cu speakerii invitați, prezentări interactive, exerciții la care nu puteai să participi fără a lucra efectiv.Ideea era că oamenii să înțeleagă ideea din spatele mesajului.

Cheltuielile pentru închirierea locației, ar costa undeva la 10.000 Euro pe zi, asta pentru un spațiu de 5000-6000 mp.Având în vedere cä există foarte multe parteneriate, bartere, samd, cheltuielile se pot reduce considerabil.Acestea se pot negocia, iar un preț final, ajunge undeva la 2000-3000 Euro pe zi.

În ceea ce privește prețul unui stand se încadrează între 100-200 Euro, acesta având deobicei 20 mp.

Ce am învățat eu din această experiență și după ce am trecut prin teoria necesară în domeniul relațiilor publice? Organizarea unui eveniment, în mod profesionist, este dificilă și necesită o strategie riguroasă.

În cadrul acestui eveniment, încă de la început s-a stabilit cu exactitate ce responsabilități are fiecare membru al echipei.Comunicarea a fost un factor foarte important în interiorul echipei, aceasta având loc atât telefonic, prin mail, cât și în cadrul unor întâlniri.

Ca să poată țină sub control totul, echipa a folosit o planificare a evenimentului în excel, filtrând sarcinile în funcție de priorități și ținându-se cont de timpul alocat fiecărei sarcini.Au folosit și un checklist, cu ceea ce trebuia făcut. Acesta i-a ajutat să planifice evenimentul pe etape și să stabilească cu exactitate persoanele responsabile pentru fiecare etapă din cadrul evenimentului.

Sunt de părere că oricât de bine și oricât de multă atenție s-ar acorda unui eveniment, tot vor exista 2-3-4 nemulțumiți: programul a început prea devreme/prea târziu, organizarea a fost defectuasa, localul nu a fost bine ales etc. Să încerci să mulțumești pe toată lumea poate fi o pierdere de timp.În plus, va fi imposibil. În unele cazuri este suficient ca șeful, clienții să se declare mulțumiți.

În ceea ce privește localul/spațiul pentru eveniment, acesta trebuie ales conform criteriilor tale, însă să ținem cont că nu întotdeauna va funcționa criteriul proximității ( nu toată lumea va fi aproape de locația evenimentului). Dar dacă evenimentul va fi interesant sau util pentru oameni, acești vor veni indiferent de distanță. Cum a fost și în cazul evenimentului Demo Metal, locația a fost aleasă cu mare grijă, într-un spațiu cu tradiție în industria românească, Hala Expo Roman Brașov.Cu toate acestea, participanții s-au arătat în mare măsură interesanți de temă evenimentului încât au venit în număr foarte mare.

Oricât de accesbila ar arăta adresa evenimentului, așteaptă-te să fii contactat, telefonic, pentru informații suplimentare.dar pentru a înlătura pune harta orașului pe site, unde să menționezi locația.

Organizatorii au venit în ajutorul participanților și vizitatorilor în ceea ce privește găsirea adresei evenimentului.Aceștia au postat atât pe site-ul evenimentului Demo Metal, cât și pe site-ul T&T, o hartă cu accesul evenimentului și coordonatele GPS ( Anexa 2).Au dat detalii cu locațiile ce se aflau în apropierea spațiului destinat evenimentului, dar și mijloacele de transport în comun cu care se putea ajunge la adresă.În acest mod, au evitat să se aglomereze cu telefoane din partea participanților și au salvat timp.

Pentru a putea duce la bun sfârșit atât realizarea evenimentului, cât și desfășurarea acestuia, trebuie să te înarmezi cu răbdare și calm. Poate părea un sfat inutil, dar după comunicarea pe aceeași temă cu 10-30 de persoane, vei fi destul de tentat să folosești un limbaj nu tocmai adecvat față de interlocutori.

Cei de la Tehnic Media au procedat eficient prin a cere confirmarea participării prin completarea formularului de pe site-ul lor sau al evenimentului. În acest mod, participanții au demonstrat interesul „muncind” puțin, fiind interesați direct de acest eveniment. Astfel, organizatorii le-au fost mai ușor să monitorizeze numărul participanților, cât și categoria la care se încadrează. În aces mod au eficientizat timpul și costurile.

În multe cazuri indiferent de câte persoane au confirmat participarea prin completarea unui formular sau telefonic, așteaptă-te să renunțe să mai participare, chiar fără să anunțe în prealabil. În cazul evenimentului Demo Metal, aceștia a trebuit să plătească și o taxă, rata de participare fiind de 90-92%. Deci în cazului unui evenimenti unde s-a plătit taxa, „rata neseriozitatii” este mică.

Accesul vizitatorilor s-a facut pe baza unei invitați, pe care o puteau descărca de pe site-ul evenimentului sau de pe site-ul organizatorilor.De asemenea, aceștia puteau completa invitația chiar la intrarea în Hala Expo Roman sau ofereau o carte de vizită.

Promovarea evenimentului s-a stabilit:strategia de promovare, canalele folosite pentru promovare, vehiculele de promovare, acestea fiind în concordanță cu obiectivele, amploara și tipologia acestuia.

Astfel, strategia de promovare se axează pe targetarea publicului specializat insosita de elemente de susținere pe celelalte canale de largă audiența ( TV, radio). Târgul a fost promovat online atât pe site-ul revistei T&T, cât și pe cel al evenimentului, outdoor cu ajutorul unei agenții specializate, și prin revista de specialitate Tehnică și Tehnologie.

Pachetul de material folosit pentru eveniment a cuprins următoarele:

afișe;

bannere;

invitații;

newslettere;

broșura cu informații despre târg, numele expozanțiilor și locul unde puteau fi găsiți aceștia.

De-a lungul pregătirii târgului, agenția a produs și a trimis mai multe modele de newslettere, atât la clienții ce se regăseau în baza de date, dar și unor potențiali clienți.

Implicarea presei și a sectorului privat și difuzarea informațiilor despre eveniment prin intermediul acestora a asigurat cea mai mare expunere posibilă în presă a evenimentului de-a lungul celor 4 zile, cât a durat târgul. Expunerea în presă a înregistrat câteva momente culminante, cum ar fi: interviuri în exclusivitate cu specialiști din domeniul industriei, imagini de la Know-How Transfer Forum.

Strategia de media pe care trebuia să o folosească cerea un eveniment ce se putea desfășura pe o perioadă de 4 zile, care culmina cu o ceremonie de prezentare finală. Pentru că proprii organizatori erau implicați în expoziție, presa a fost prinsă de eveniment și a fost foarte receptivă la comunicatele de presă având în vedere evoluția evenimentului.

Pe măsura desfășurării evenimentului, strategia a funcționat cu exactitate în modul în care a fost gândită și planificată, începând cu primul târg de acest gen, din 2012, și în ultimul târg, care a avut loc în 2014.

Atingerea obiectivelor în 2014 pot fi măsurate prin fapte concrete, și anume:

Târgul s-a fixat în mod clar ȋntr-un oraș accesibil din țară, Brașov, conceptul evenimentului fiind unic;

Locația aleasă a fost pe placul tuturor participanților, aceștia arătându-se încântați de alegerea ei;

Răspunsul la eveniment a fost unul copleșitor ;

Acțiunile de promovare publică prin presă, televiziune, radio au fost foarte importante;

Expunerea evenimentului în presă și atenția acesteia au asigurat evenimentul la un nivel semnificativ al interesului publicului;

Specialiștii din domeniu, reprezentanții firmelor au avut prilejul să discute cu principalii contractori europeni pentru realizarea unor legături pentru export;

Companiile din industrie au continuat și în anul 2014 să răspundă invitației de a se alătura celor care au adus tradiția și inovația în cele trei ediții a Demo Metal. Doar că în cea de-a patra ediție a evenimentului, spațiul expozițional și-a mărit capacitatea.

Demo Metal Brasov 2015 s-a desfășurat în două pavilioane, având o suprafață de 3800 metri pătrați. Acest spațiu a permis organizatorilor să ofere un cadru de desfășurare pe măsura expozanților.

Evenimentul Demo Metal a fost foarte bine structurat pe cele patru zone: Demo Area , Sectorizare eficientă, Know-How Transfer Forum, Extra Hours, facilitând accesul participanților în funcție de dorințele acestora.

Zona Demo Area a fost considerată punctul de întâlnire al experților din sectorul prelucarilor mecanice din România.Aici s-a prezentat noua modalitate dinamică a debitării metalelor, unde The Cutting Specialist a scos la suprafața noul concept Cobotec.

În zona de demonstrații a ediției 2015, atracția maximă a fost linia de fabricație pusă în funcțiune de GreenBau Tehnologie. Aici au fost demonstrate, de la A la Z, toate operațiile ale unei linii de fabricație: scanare 3D, programare CNC, debitare, frezare, tratament termic, strunjire dură, control activ.

Tot cei de la The Cutting Specialist au expus în zona expozițiilor la stand, ultimele tendințe din domeniul așchierii, prezentând o serie de programe noi. Au fost expuse o multitudine de noutăți: programe de scule pentru strunjire, game noi de freze etc.

În colțul rezervat pentru „ Know-How Transfer Forum” , fiecare lector a prezentat lucruri deosebite și interesante pentru oamenii din domeniu, această zonă venind să completeze expoziția de echipamente. De cele mai multe ori echipamentele se puteau proba și practic, la standul de lucru.

De exemplu, în cadrul KHTF au fost prezentate soluții software PLM de la Unigraphs, care au atras prin conținut și prin formă.De asemenea, prezentarea lui Vericut a făcut o dezvăluire cu privire la un software care este destinat să astupe cu eficiență o discretă fisură, dintre codul CNC generat de software-urile Cam și mașinile care vor trebui să materializeze piesele respective.

Un plus al evenimentului a fost adus de invitații speciali, care au expus idei cu privire la educația inginerească. Aceștia au fost:

Costin Lianu- Director Consiliu de Export din cadrul Ministerului Economiei;

Marius Eugen Opran- Președintele Uniunii Generale al Industriaăilor din România;

Profesor doctor inginer Romeo Resiga;

Roxana Muscalu Haidau – referent resurse umane Allmetech;

Gheorghe Cazan – director executiv Hofag Engineering SRL;

Onut Iliescu- director Tehnic Media, director și redactor-șef revista Tehnică și Tehnologie.

În spațiul expozițional al târgului au putut fi observate de către publicul specialist materii prime și semifabricate, mașini, unelte pentru tăiere, debitoare și prelucrare prin așchiere, utilaje pentru prelucrarea tablelor, scule și echipamente de sudură și consumabile, lubrifianți, soluții de spălare și finisare a pieselor.

Evenimentul nostru a reprezentat o ocazie temporară, unde standurile au fost animte cu ajutorul scenografiei.Astfel, animarea acestora a constat în reprezentațiile live a firmelor prezente la expoziție.De asemenea, decorul, mobilerul fiecărui stand, culorile reprezentative întreprinderilor, plasmele cu filmulețe, reclame amplasate la aproape fiecare stand au avut o contribuție semnificativă la animarea târgului.

Organizatorii au demonstrat că succesul unui eveniment reușit constă în gestionarea detaliilor.Meticulozitatea întregii echipe a făcut diferență între un eveniment banal și unul excepțional.

Pentru ca plănuirea unui eveniment reprezintă o producție, punerea în scenă a acestuia poate fi considerată o artă.Scena fiind reprezentată de locul și amenajarea locației, iar regizorul de gazdă.

În primul rând, echipa a trecut prin procesul de vizualizare, de la o simplă schiță la o proiectare 3D a evenimentului.Scopul a fost de stârni un răspuns pozitiv, emoționant, chiar pasionat atât pentru vizitatori, cât și pentru invitați.

Scena, spațiul, lumina, efectele sonore, acțiunea, toate contribuie la trasmiterea mesajului către publicul țintă. O bună parte din acestea contribuie la bunăstarea vizitatorilor și de cum vor percepe aceștia mesajele.

Sonorizarea locației pentru a putea avea efect, are nevoie de un element esențial, și anume: liniște. Pot spune că aceasta a punctat un minus în cadrul târgului Demo Metal deoarece muzica din boxe a avut un volum ridicat, iar informațiile transmise prin acestea nu aveau o claritate foarte bună. Sunetul tare din boxe devenind zgomotos pentru participanți.

Efectul luminii s-a bazat pe o culoare plăcută, ambientală, bazându-se pe o luminiozitate clară .La fiecare stand s-au folosit mai multe reflectoare în paralel, fiind reglate, astfel încât proiecțiile să nu fie incomode.

Modul de dispunere a standurilor în cadrul evenimentului s-a făcut în formă de careu, forma literei „U”.Dispunerea scaunelor și meselor în zona Forumului a fost în careu pentru că în acest mod participanții au putut vedea cu toții invitații speciali.De asemenea, a fost folosit și modul de așezare pe rânduri pentru o parte din standuri, acestea aflându-se în interiorul careului.Dispunerea acestora se poate vedea în imaginea de la Anexa 3.

Programul evenimentului aș putea spune că a fost unul flexibil, de miercuri până vineri de la ora 10 dimineața până la ora 18, iar sâmbată între orele 10 și 14.

Cu privire la amenajare, și pentru aceasta a fost alocată o anumită perioadă, între 15 și 19 mai, unde a fost permisă montarea și amenajarea standurilor.Accesul personalului expozanților a fost permis între orele 8.00 – 20.00, în această perioadă.

De asemenea, a fost alocată și o perioadă de demonatare a standurilor și de eliberare a spațiului de expunere, aceasta fiind între 23-25 mai.Mai cu exactitate, duminică, 23 mai, între orele 17.00- 20.00, iar 24-25 mai, între orele 8.00-20.00.

În cele patru zile ale evenimentului, afluxul de vizitatori nu a luat pauză mai deloc, valurile lor fiind destul de mari chiar și în ciuda vremii supărătoare. Din această privință lucrurile au stat așa cum a trebuit. Vizitatorii prezenți au fost cam de toate vârstele, de la adolescenți de liceu, studenți la oameni trecuți de vârstă a două, ieșiți la pensie, atât de sex feminin, cât și masculin.

Târgul a fost vizitat de 1.200 de specialiști și s-a bucurat de prezența a peste 65 dintre cele mai importante companii din domeniu.

În ultima zi a evenimentului a fost aplicat un chestionar tuturor participanților prin care aceștia au dat un feedback cu privire la cele patru zile ale târgului.Din rezultatele chestionarului ne putem da seama că expozanții au fost foarte multumiți de participarea lor în cadrul evenimentului Demo Metal, dovedindu-se o ediție extrem de reușită.În procentaje foarte mari expozanții și-au atins obiectivele propuse și s-au declarat extrem de încântați de numărul vizitatorilor.

Concluzii

Procesul comunicării reprezintă un element deosebit de important în cadrul relațiilor publice, acesta stând la baza creării, menținerii și dezvoltării unei organizații.Toate persoanele din cadrul unei organizații comunică într-o formă sau alta, comunicarea fiind importantă deoarece prin intermediul ei transmitem mesaje și informații.Altfel,putem spune că aceasta reprezintă cheia eficienței în relațiile publice.

Conceptul de „relații publice” a fost definit de-a lungul timpului de diferiți teoreticieni, fiind privit din numeroase puncte de vedere- psihologic, sociologic, filosofic, teoretic, aplicativ, ceea ce și explică existența numeroaselor definiții.Varietatea acestor definiții, exprimă o nouă concepție despre modul în care intreprinderiile trebuie să își creeze relații cu indivizii, să le mențină și cum anume să le dezvolte.

Serviciul relațiilor publice este un adevărat purtător de valoare pentru organizație, deoarece se implică în menținerea echilibrului între interesele acesteia și interesele societății.Relațiile publice creează valoare atât pentru propriile interese ale organizații, cât și pentru societate în ansamblul ei.

Ca și companie de relații publice trebuie să vezi mai întâi în interior,la ceea ce merită arătat în mod strategic, pentru a putea folosi exact instrumentele obiective și eficace.Cu siguranță relațiile publice vor continua să fie un concurent desăvârșit, fie un colaborator pe masură în ceea ce privește publicitatea.Mai mult decât atât, aș îndrăzni să afirm că publicitatea este cel mai importantă legătură al relațiilor publice cu terminalul său, individul.

Evenimentul organizează activitățile într-un singur nucleu de prezentare, într-un mod elegant și eficient, care motivează oamenii să vină și să socializeze, să se documenteze.Acesta poate fi considerat o fereastră către noi legături, noi relații de afaceri, parteneriate, fiind și un canal de publicitate.

Pe baza studiului individual si a studiului de caz se pot trage două concluzii elemenatare: evenimentul ca și instrument de relații publice, poate aduce o multitudine de beneficii; iar organizarea evenimentelor nu trebuie tratată cu superficialitate, ci trebuie să fie planificată în detaliu.

Studiul de caz prezentat, este o dovadă clară că doar o idee bună nu este suficientă pentru a avea succes pe piață, ci este foarte important să ne asiguram că ceea se transmite este recepționat si înțeles.În organizarea proiectului Demo Metal s-a tinut cont de complexitatea și importanța acestuia, avand ca obiectiv principal atragerea publicului relevant.De asemenea, calitatea celor care aveau sa viziteze un asemenea eveniment era esentiala pentru succesul proiectului..

S-a putut observa că evenimentul Demo Metal este unul al îndrăzneților, al inovațiilor, și nu unul al inerțiilor.Se pare că cea de-a patra ediție a fost cea mai încercată de până acum pentru evenimentul care a reușit să atragă interesul oameniilor din industrie, ce considerau târgurile de profil o pierdere de timp.Dar printr-o altă abordare conceptuală, Demo Metal a reușit să creeze, pas cu pas, emulație.

Expoziția Demo Metal este un eveniment modern, specializat, care a fost lansat în urmă cu 3 ani, cu intenția de a deveni un eveniment talon al industriei de profil din România. După ediția din primul an, ediție ce a fost evaluată într-un mod pozitiv de 93% dintre expozanți și 65% dintre vizitatori. S-au remarcat prin inovația și unicitatea evenimentului, fiind gândit ca un eveniment al demonstrațiilor practice începând cu anul 2012.

În concluzie, evenimentul Demo Metal s-a demonstrat a fi o apariție ambițioasă pe un fundal economic marcat de incertitudine, care a reușit să construiească o tradiție de câțiva ani într-o industrie dinamică.

În ceea privește propria opinie, mi-ar face o deosebită plăcere să organizez un eveniment de strângere de fonduri, deoarece de-a lungul timpului s-a lăsat impresia că în spatele acestor evenimente există de fapt doar o strategie de marketing.În acest mod, aș putea promova o cauză bună, având principal scop caritatea, și nu alte obiective.

Anexa 1

Anexa 2

Anexa 3

Referințe bibliografice

Dennis L. Wilcox – Relații publice: strategii și tactici, Editura Curtea Veche, București, 2009;

Doug Newson, Judy Vansylke Turk, Dean Krukenberg – Totul despre relațiile publice, Ed. Polirom, Iași, 2003;

Gabriela Hagiu, Paul Mărășoiu – Ghid practic al organizării de evenimente din România, 2002;

Stephan Schafer–Mehdi – Organizarea evenimentelor, Ed. All, 2008;

www.demometal.ro;

www.ttonline.ro.

Referințe bibliografice

Dennis L. Wilcox – Relații publice: strategii și tactici, Editura Curtea Veche, București, 2009;

Doug Newson, Judy Vansylke Turk, Dean Krukenberg – Totul despre relațiile publice, Ed. Polirom, Iași, 2003;

Gabriela Hagiu, Paul Mărășoiu – Ghid practic al organizării de evenimente din România, 2002;

Stephan Schafer–Mehdi – Organizarea evenimentelor, Ed. All, 2008;

www.demometal.ro;

www.ttonline.ro.

Anexa 1

Anexa 2

Anexa 3