Functiile Secretariatului Modern
LUCRARE DE LICENȚĂ
FUNCTIILE SECRETARIATULUI MODERN
CUPRINS
Introducere
CAPITOLUL I
1.DESCRIEREA ACTIVITATII DE SECRETARIAT IN UNITATILE DE INVTAMANT
1.1.Descrierea generala a functiei de secretar in institutiile de invatamant
1.2. Principalele funcții si responsabilitati ale sercetariatului modern
2. Competente pentru functia de secretara/ asistent manager
2.1. Rolul secretariatului în sistemul informațional al organizațiilor
3.Tratarea informatiei la nivelul compartimentului secretariat
3.1 Fluxul informational , cerintele , clasificarea si canalele de comunicatie
3.2 Evolutia secretariatelor azi
CAPITOLUL II
ACTIVITATATI DE DOCUMENTARE LA NIVELUL SECRETARIATELOR
2.1.Activități la nivelul secretariatelor moderne in cadrul organizatiei
2.1.1.ANEXA 1 -FIȘA CADRU A POSTULUI- Secretar-șef
2.1.2. ANEXA 2-planul managerial al compartimenrului secretariat
2.2. Operatii privind corespondenta in cadrul compartimentului de secretariat modern
2.3. Gestionarea si clasarea documentelor rezultate din activitatea secretarului/ asistentului manager
2.4. Secretariatele din secolul al XXI-lea
CAPITOLUL III – STUDIU DE CAZ
PREZENTAREA UNEI INSTITUTII DE INVATAMANT SI ROLUL SECRETAREI/ASISTENTEI MANAGER IN RECRUTAREA PERSONALULUI
3.1.Incadrarea scolii in cadrul circuitului economico-social
3.2. Situatia angajatilor
3.3.Instrumente specifice de organizare si evidenta care exista in Scoala
3.4.Recrutarea personalului
3.5.Selecția personalului
3.6. Tehnicile utilizate în selectarea personalului
3.7.Dosarul de personal
3.7.1.Cuprinsul dosarului de personal
3.8. ANEXA 3 – Procedura operationala privind organizarea recrutarii personalului
CAPITOLUL IV
BIBLIOGRAFIE
INTRODUCERE
Funcția de secretar reprezintă o instituție tradițională de o importanță aparte atât în administrația publică românească, precum și în cea a altor țări, atât din Uniunea Europeană cât și din întreaga lume. Este o denumire apărută încă din secolul IV î.Hr., printre primii care au fost numiți “secretar” a fost profesorul și învățatul Aristotel care era considerat ca un “secretar al naturii”, datorită variatelor sale cunoștințe enciclopedice din domeniul istoriei, retoricii, metafizicii, geografiei, științelor naturii.
În prezent, la nivelul tuturor unităților administrativ-teritoriale regăsim un secretar al comunei, orașului, județului, care are statut de funcționar public de conducere. În acest fel, a dispărut diferențierea dintre secretarii comunelor, orașelor, subdiviziunilor administrativ – teritoriale ale municipiilor, pe de o parte, și secretarii județelor, pe de altă parte.
În actuala revoluție tehnico-științifică informatica, telecomunicațiile, producerea și comunicarea informației au devenit priorități incontestabile dar cu largi aplicații în viața științifică, economică și socială. În acest context a apărut o disciplină relativ recentă: birotica –care vizează automatizarea activităților administrative și de birou depășind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice și a devenit posibilă o dată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care au pătruns în orice birou și în orice secretariat al unei organizații sau instituții sporind considerabil productivitatea și calitatea muncii administrative. Principalele funcții care revin secretariatului în prezent sunt următoarele: prelucrarea informațiilor, documentarea, funcția de reprezentare, funcția de filtru și legătură pentru solicitări de contacte cu conducerea, funcția de asistare directă a managementului. După cum se poate observa în activitatea de secretariat și în aceea a secretarelor/asistentelor manager predomină procesele informaționale și decizionale, informația oferind suportul pentru decizia managerială, iar comunicarea de informații și de decizii ocupând o pondere importantă într-o organizație. În literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activități, atribuții și sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activități și tehnici de lucru specifice (activități de documentare, corespondență, protocol, arhivare de documente ș.a.).
CAPITOLUL I
DESCRIEREA ACTIVITĂȚII DE SECRETARIAT ȊN UNITĂȚILE DE ȊNVĂȚĂMȂNT
1.1 Descriere generală a funcției de secretar în instituțiile de învățămȃnt.
Ocupația de “Secretar școală” este solicitată pentru activitatea administrativă și de secretariat din instituțiile de învățământ preuniversitar (școli, licee, cluburi ale elevilor, Casele Corpului Didactic, Inspectorate Școlare Județene etc.), iar funcția didactic auxiliară de secretar din învățământul preuniversitar este regăsită în organigramele tuturor instituțiilor de învățământ preuniversitar. Conform Legii Educației Naționale nr. 1/2011, condiția de acces pentru această ocupație este absolvirea unei instituții de învățământ superior, respectiv a unui liceu, cu diplomă de bacalaureat sau absolvirea învățământului postliceal cu specialitatea tehnician în activități de secretariat. Prezentul standard ocupațional pentru ocupația „secretar școală” se adresează persoanelor care ocupă funcția didactic auxiliară de secretar în învățământul preuniversitar, în condițiile prevăzute de legislația în vigoare. “Calificarea de “secretar” are corespondent în toate statele europene și poate desfășura activitate în orice țară din lume după echivalarea studiilor în țara respectivă (și eventual parcurgerea programului și promovarea evaluărilor stabilite, impuse pentru realizarea echivalării). Secretarul desfășoară activități administrative in cadrul secretariatului instituțiilor de învățământ preuniversitar: școlilor și liceelor din rețeaua învățământului de stat sau particular. Dacă ținem cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesitățile administrației de stat de a emite dispoziții, de a da ordine și a administra bunuri, putem lega apariția acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorităților, considerați a constitui prima celulă a birocrației, în Orientul antic.”
1.2. Principalele funcții și responsabilități ale secretariatului modern
Principalele funcții care revin secretariatului în prezent sunt următoarele:
– prelucrarea informațiilor,
– documentarea,
– funcția de reprezentare,
– funcția de filtru și legătură pentru solicitări de contacte cu conducerea,
– funcția de asistare directă a conducerii școlii,
– gestionarea bazelor de date locale și naționale, întocmirea și elaborarea actelor de studii. Funcția de tratare a informațiilor și documentelor, implică următoarele sarcini: primirea și trierea informațiilor și a documentelor, cu precădere a corespondeței; reorientarea corespondenței, dupa caz; distribuirea internă și expedierea la distantă; difuzarea informațiilor și deciziilor conducerii; redactarea corespondenței; prelucrarea automatizată; reproducerea automatizată a textelor, a datelor și imaginilor; stocarea informațiilor și documentelor utile conducatorului(clasarea, îndosarierea și arhivarea, indexarea, baze de date); asigurarea documentării managerului; întocmirea unor materiale de comunicare vizuală; întocmirea unor rezumate, referate, traduceri; pregătirea unor materiale necesare elaborării unor proiecte etc. Funcția de legatură comunicațională și „filtru”, ceea ce implică următoarele servicii: asigurarea legăturilor telefonice în toate direcțiile comunicaționale ale organizației; “filtrarea” solicitărilor de contacte directe și indirecte cu managerul; asigurarea perioadelor “de liniște” ale conducătorului; ținerea evidenței solicitărilor directe și a apelurilor telefonice, în absența conducătorului și informarea operativă a acestuia; păstrarea evidenței numerelor de telefon și a adreselor utile etc.
Functia de reprezentare, se concretizeaza in: pregatirea convorbirilor cu persoane din exterior; primirea si intretinerea vizitatorilor; asigurareauneiambianteplacute; indrumarea si informarea corespunzatoare a vizitatorilor, in absenta conducatorului.
Funcția de asistare directă a directorului/managerului, presupune un evantai de activități:
Participarea secretarei/asistentei manager la organizarea activităților prin: programarea acțiunilor și evindența realizării lor; actualizarea zilnică a agendei managerului; întocmirea unor calendare de sarcini și lucrări; supravegherea desfășurării unor lucrări în curs și informarea conducătorului, la momentul oportun, asupra abaterilor și a termenelor scadente; pregătirea călătoriilor de afaceri; asistarea directă la întȃlniri de afaceri, ședințe, reuniuni prin: pregătirea condițiilor de desfășurare și asigurarea oficiilor de gazdă și protocol; asigurarea lucrărilor de secretariat propriu- zise (telefoane, note, comunicări, stenografiere, dactilografiere, traduceri, formalități financiare). Realizarea unor sarcini administrative, precum: gestionarea echipamentelor și a obiectelor de inventar încredințate; efectuarea unor operațiuni de contabilitate primară; comandarea unor lucrări în unitate sau în afara ei; asigurarea securității lucrărilor și respectarea strictă a normelor de păstrare a documentelor; centralizarea necesarului de papetărie și echipamente de birotică; menținerea echipamentelor din birou în stare bună de funcționare; respectarea normelor ergonomice, de protecție.
După cum se poate observa în activitatea de secretariat și în aceea a secretarelor predomină procesele informaționale și decizionale, informația oferind suportul pentru decizia managerială, iar comunicarea de informații și de decizii ocupând o pondere importantă într-o instituție. În proiectarea activităților și pe parcursul desfășurării acestora trebuie să țină seamă de particularitățile instituției si de specificitatea mediului social și local, de posibilitățile materiale avute la dispoziție și de idealul de dezvoltare a societății românești și europene. Raportarea se va face atât la standardele naționale cât și la cele europene. Așa cum sugerează toate cercetările din domeniu și modelele de definire a standardelor ocupaționale/profesionale, pentru secretarul școlar, sursa esențială de derivare a competențelor o reprezintă rolurile profesionale ale secretarilor școlari. “Este recunoscut pe plan internațional că, în prezent, secretarul îndeplinește numeroase roluri profesionale. O listare succintă a acestora probează creșterea exigențelor față de toate categoriile de secretari, precum și a diversității și complexității procesului ocupațional: în literatura de specialitate, în opinia unor autori, secretariatul este considerat ca fiind „interfață a șefului unei instituții cu personalul angajat și cu persoanele din afară instituției și de asemenea, reprezintă o dublare a direcțiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuțiilor specifice”. In acest sens, secretarul preia o serie de atribuții privind personalul, activități administrative, activități de relații cu publicul. Secretariatul este „un auxiliar direct și indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condițiile necesare realizării principalelor sale funcții”, secretarul având rolul de a crea condiții optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esențial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca fiind „un nucleu cu activități, atribuții și sarcini individuale complexe”.
Dintre cerințele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, se pot enumera: “stăpânirea procedeelor de citire și scriere rapidă; utilizarea calculatorului în editarea de text gestionarea de baze de date locale si naționale; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informației și comunicație; cunoștințe privind legislația specifica și de politici educaționale; cunoașterea și aplicarea prevederilor legale referitoare la evidența, gestionarea și arhivarea documentelor; posedarea și aplicarea procedurilor de asigurare a calității în oase roluri profesionale. O listare succintă a acestora probează creșterea exigențelor față de toate categoriile de secretari, precum și a diversității și complexității procesului ocupațional: în literatura de specialitate, în opinia unor autori, secretariatul este considerat ca fiind „interfață a șefului unei instituții cu personalul angajat și cu persoanele din afară instituției și de asemenea, reprezintă o dublare a direcțiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuțiilor specifice”. In acest sens, secretarul preia o serie de atribuții privind personalul, activități administrative, activități de relații cu publicul. Secretariatul este „un auxiliar direct și indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condițiile necesare realizării principalelor sale funcții”, secretarul având rolul de a crea condiții optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esențial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca fiind „un nucleu cu activități, atribuții și sarcini individuale complexe”.
Dintre cerințele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, se pot enumera: “stăpânirea procedeelor de citire și scriere rapidă; utilizarea calculatorului în editarea de text gestionarea de baze de date locale si naționale; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informației și comunicație; cunoștințe privind legislația specifica și de politici educaționale; cunoașterea și aplicarea prevederilor legale referitoare la evidența, gestionarea și arhivarea documentelor; posedarea și aplicarea procedurilor de asigurare a calității în domeniul învățământului preuniversitar; cunoștințe generale de statistică și contabilitate; abilități de comportament în relațiile cu publicul și factori interni și externi”.
Pentru garantarea unei posibile reușite a activităților proiectate, secretarul / asistentul manager trebuie să aibă:
– pregătire de specialitate în domeniul secretariatului;
– capacitate de aplicare a procedurilor de primire, distribuire si transmitere a corespondenței, a documentelor și de comunicare a deciziilor, hotărârilor;
– cunoștințe privind legislația specifica și de politici educaționale;
– capacitate de selecție a informațiilor;
– cunoștințe privind activități de management și protocol administrativ;
– capacitate de a-și însuși clar și corect legislația și normele de gestionare specifice, cunoștințe privind legislația cu privire la păstrarea și arhivarea documentelor;
– cunoștințe profesionale din domeniul școlar
Trebuie respectate atât standardele de protecție a mediului și de securitate și sănătate în muncă, a normelor generale de protecție a muncii, precum și aplicarea procedurilor de calitate, necesare îndeplinirii cu succes a activităților proprii și ale instituției. Secretarul/ Asistent managerul ocupa o functie reprezentativa in cadrul organizatiei, fiind colaborator apropiat al directorului si chiar suplinitor al acestuia, motiv pentru care pregatirea sa trebuie sa fie complexa, sa vizeze cunostinte variate de management, marketing,comunicare, protocol, contabilitate, informatica, legislatie, psihologie.
2.Competente pentru functia de secretara/ asistent manager
Funcția se secretar/ asistent manager într-o organizație constituie participarea sa permanentă la desfășurarea diferitelor activități care trebuie îndeplinite astfel incat obiectivul stabilit sa fie atins. Pentru a avea o imagine clară a acestei funcții trebuiesc luate în considerare următoarele elemente : educația; experiență profesională; poziția în structura organizațională sau în structura ierarhică superioară; locul pe care îl ocupă în organigrama organizației; atribuții și sarcini – impuse funcției respective ; calități personale – cerute pentru ocuparea funcției ; un tip special de responsabilitate etc.
Funcția de secretară presupune omniprezența ei la diferite activități organizate de conducere, consemnarea lucrărilor respective, preluarea, plasarea și arhivarea documentelor rezultate, etc.Pentru funcția de secretară nu există o descriere universal valabilă, dar definirea funcției presupune considerarea cel puțin a următoarelor elemente : scopul și rolul secretariatelor în sistemul general al activității economico-sociale și în organizația respectivă, poziția pe care activitatea de secretariat o deține, responsabilitățile, gradul de autoritate primită de la manager, relațiile cu toți factorii implicați în respectivul proces al muncii. Intr-o organizatie un secretariat functioneaza urmarind mai multe elemente:
degrevează managerul de o serie de acțiuni de rutină, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea rațională a timpului de lucru de care el dispune;
creează condițiile preliminare pentru realizarea de către manager a unor contacte operative și eficiente cu persoane din interiorul și exteriorul organizației;
asigură vehicularea corespunzătoare a informațiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire în perimetrul eșalonului superior al acesteia;
contribuie decisiv la organizarea rațională a activității managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi etc.)
„Putem enumera cele mai solicitate competente care trebuie sa le aiba un bun secretar/asistent manager: Comunicare în limba oficială; Comunicare în limbi străine; Competențe de bază în matematică, știință, tehnologie; Competențe informatice; Competența de a învăța; Competențe sociale și civice; Competențe antreprenoriale; Competențe de exprimare culturală. Aplicarea prevederilor legale referitoare la evidența, gestionarea și arhivarea documentelor; Aplicarea prevederilor legale referitoare la sănătatea, securitatea în muncă și PSI; Aplicarea procedurilor de calitate în domeniul educațional Proiectarea activității de secretariat; Gestionarea informațiilor aferente bazelor de date; Evaluarea activității de secretariat;Comunicarea instituțională; Integrarea TIC în activitățile de secretariat; Dezvoltarea instituțională a școlii; Asigurarea managementului carierei etc.”Administrarea – gestionarea documentelor corespondența cu partenerii de afaceri ; Motivare-stimulare; Rezolvare a conflictelor.
Aceste unități de competnță definesc în mare parte activitatea unei secretare / asistente manager, dar așa cum am mai spus, ele se stabilesc în funcție de domeniul în care lucrează și de poziția pe care o ocupă .Eficiența unei secretare / asistente manager devine o cerință tot mai stringentă în munca ei de zi cu zi. Pentru a fi eficientă și a evita stresul, ea trebuie să-și organizeze cât mai bine activitățile pe care le are de îndeplinit. In ajutorul efectuării cu succes a sarcinilor, secretara /asistenta manager are la dispoziție diferite mijloace și metode de organizare a activităților:
planificarea scrisă necesara pentru eficientizarea timpului de lucru. Secretara trebuie să-și planifice, să-și noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat și toate informațiile pe care le primește.
stabilirea corectă a priorităților – este foarte important ca secretara să stabilească corect prioritățile sarcinilor pe care le are de rezolvat într-o zi. Prioritățile se stabilesc după cum urmează:
sarcini importante și urgente;
sarcini importante, dar nu urgente;
sarcini nu foarte urgente și nu foarte importante;
scurta discuție matinală cu șeful asupra programului zilei;
informarea șefului, atunci când problemele foarte urgente și importante se decalează sau nu pot fi toate rezolvate;
delegarea unor sarcini – mari consumatoare de timp;
înființarea unei mape personale de corespondență (pentru presortarea corespondenței sosite după puncte de interes);
evitarea nemulțumirii de a căuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmărind cu atenție mișcarea hârtiilor și a dosarelor;
notarea tuturor informațiilor importante;
reactualizarea periodică a caietului cu numerele de telefoane și adresele pe care le folosește în mod curent;
stabilirea de bune relații de muncă, atât cu șefii, cât și cu persoanele din subordine;
comunicarea eficientă cu celelalte secretare din instituție și din afara instituției;
Informațiile sosite pe diferite căi în secretariat trebuie notate, pentru a fi transmise conducerii și compartimentelor de lucru cât mai exact. In acest scop, secretara dispune de diferite mijloace; cele mai uzitate sunt:
-Agenda de birou – este extrem de necesară și cea mai des utilizată formă de evidență; Agenda de birou computerizată – poate fi păstrată în memoria unui calculator, astfel încât înregistrările pot fi vizualizate pe ecran și pot fi tipărite la imprimantă. Avantajul acestui tip de agendă este confidențialitatea înregistrărilor, prin folosirea de către secretară a unei parole care nu permite accesul altcuiva la agendă.
-Calendarul de evenimente –cuprinzînde toate invitațiile, convocările, programările, evenimentele protocolare etc.
-Caietul alfabetic cu adrese și numere de telefon –Caietul trebuie să fie format mare, pentru a putea conține coloane cu numele persoanei sau a instituției, adresa, numărul de telefon.
-Scadențarul de termene – constituie un instrument indispensabil în asigurarea respectării termenelor stabilite de conducere sau de secretariat. La folosirea scadențarelor de termene este nexcesar ca secretara să dovedească mult discernământ în aprecierea diverselor termene,după urgență și importantă, atrăgând din timp atenția factorilor responsabili, pentru prevenirea unor întârzieri. Activitățile nerealizate la termenele fixate se vor transfera, cu acordul părților, la noi termene sau se va renunța la ele dacă este cazul. „Secretara/Asistenta manager, ocupă o funcție reprezentativă în cadrul firmei, ea reprezentând cartea de vizită a firmei în fața partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz și indiferența acționează în mod negativ asupra clienților. De aceea, o bună asistentă trebuie să cunoască și să respecte regulile bunelor maniere în afaceri, să dovedească respect față de clienți, să respecte timpul celorlalți, să fie amabilă, binevoitoare și să poată purta în mod plăcut o conversație”. Toate acestea se regasesc in figura nr.
Fig. Etape ale activitatii zilnice
2.1. Rolul secretariatului în sistemul informațional al organizațiilor.
La nivelul secretariatelor, orice angajat, persoana din exteriorul institutiei , cadrele didactice care vorbesc, scriu o cerere, un raport, eliberează o chitanța, o schița etc. emit informații. Valorificarea informației pentru desfășurarea activităților administrative se face în următoarele etape succesive:
Culegerea informațiilor – adică recepționarea planificată, urmărind un anumit scop;
Prelucrarea informațiilor – presupunând totalitatea transformărilor la care sunt supuse mesajele recepționate, în așa fel încât, să rezulte informații distincte de cele recepționate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcționar va întocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informații noi, față de datele recepționate; prelucrări de informații sunt și diversele calcule matematice pe care le efectuează calculatorii umani sau mașinile de calcul. În general, prelucrarea informațiilor constituie partea cea mai complexă și subtilă dintre etapele procesului informațional.
Stocarea informațiilor este operația prin care o cantitate de informații este înmagazinată pe un suport material sau în creierul uman; această informație poate fi recepționată de mai multe ori, fiind conservată, în funcție de necesități sau importanță, pentru perioade mai scurte sau mai îndelungate de timp.
Schimbul de informații în interiorul organizațiilor sau între organizații este denumit comunicație. Procesele comunicaționale cuprind fazele de predare, transmitere și primire a informațiilor. Orice angajat, implicat în activitățile de birou, trebuie să cunoască proveniența informațiilor pe care le culege, natura informațiilor, avantajele și dezavantajele metodelor și mijloacelor de prelucrare, direcția de transmitere și rolul lor în sistem. Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, operează, desigur, cu informațiile materializate și nematerializate care circula la acest nivel al organizației.”,. In sistemul informațional al organizațiilor, secretariatele manageriale se constituie ca adevărate centrale de comutație a informațiilor, unde acestea converg din toate părțile întreprinderii și din exterior. O structurare orientativă a circuitelor informaționale specifice biroului de secretariat, s-ar prezenta astfel :
-în secretariate se constituie un important canal informațional în relațiile ierarhice directe cu conducerea, în sensurile:
-de la conducere spre secretariat;
-circuit informațional linear și descendent;
-se concretizează prin dispoziții verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indicații pentru efectuarea unor lucrări, rezoluții pe acte, pe scrisori, solicitări de legături telefonice, etc.;
-de la secretariat spre conducere;
-circuit informațional ascendent și linear;
-se concretizează prin: comunicări verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anunțarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea corespondenței și a altor documente din arhiva curentă a secretariatului etc.
-secretariatul este o centrală în circuitul ascendent și descendent al informației ce se desfășoară între conducător și subsistemul condus:
-circuit ascendent în etapa premergătoare deciziilor, furnizând conducerii informațiile obținute de la diferite compartimente ale organizației, eventual selectate prin tehnici specifice.
-circuit descendent prin care conducerea organizației, în exercitarea funcției de comandă, emite decizii de organizare, coordonare și execuție către subsistemul condus; acestea se concretizează prin ordine, dispoziții, circulare, redactate și transmise de către secretariat.
-circuit ascendent în cursul executării deciziilor, adică informațiile de control prin care conducătorul se asigură dacă deciziile transmise au fost executate; se concretizează prin de dări seama, rapoarte, pontaje și alte situații sintetice. Este faza de retroacțiune (feed-back-ul) în exercitarea funcției ce control și evaluare.
„Secretariatul este o centrală de comutație a informațiilor pentru informațiile care intră din mediul extern către toate nivelurile organizației și a celor care ies din organizație spre mediul extern. Orice organizație are relații cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organizații ierarhic superioare sau subordonate alte organizații și parteneri de afaceri”. Secretara / asistenta manager și șeful trebuie să formeze o echipă în adevăratul sens al cuvântului. Este esențial ca șeful și secretara să gândească, să planifice și să acționeze ca o echipă. Secretara este cea care contribuie la imaginea publică a unei firme sau instituții. Ea reprezintă prima imagine a firmei, prima persoană cu care se intră în contact și că prima impresie contează, imaginea pe care o creează secretara/ asistenta manager este extrem de importantă.
“Toate aceste procese determină pentru secretare riscuri și noi șanse și anume:
In cadrul restructurării conducerii, în multe unități se desființează niveluri ierarhice întregi sau se desprind din întreprindere domenii complete. Sunt mai puțini șefi, automat există mai puține secretare;
presiunea crește asupra secretarelor rămase, pentru că eliminarea unor niveluri ierarhice nu înseamnă și dispariția tuturor sarcinilor. De regulă, sarcinile sunt redistribuite și măresc spectrul de sarcini al celor rămași.
progresul tehnologic obligă la învățarea continuă, timpul necesar fiind adesea suplimentar. Cine nu ține pasul cu noile tehnologii, își va pierde mai devreme sau mai târziu slujba;
apariția pe scară largă a calculatoarelor face ca șefii să le folosească nu numai pentru a-și rezolva problemele proprii, dar și pentru scrierea, uneori, a corespondenței. Aceasta poate fi considerată fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concurență. De regulă, este mai puțin economic și eficient ca șefii să-și scrie singuri corespondența.” Ei sunt prea costisitori și prea lipsiți de experiență pe post de scribi.
Restructurările le privesc din ce în ce mai mult și pe secretare. Se experimentează și se testează: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de la distanță etc. Din fericire, există și reversul medaliei, iar șansele pentru secretare sunt foarte bune. Dezvoltarea continuă a tehnologiei informaționale și comunicaționale reprezintă o șansă pentru secretare. E-mail ,calculatorul, calendarul electronic de termene înseamnă pentru secretare o degrevare de muncile de rutină, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai sărac în hârtii, iar întocmirea, distribuirea și gestiunea informațiilor se vor accelera. Aceasta presupune, însă, cunoașterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezintă pentru secretare următorul avantaj: timpul câștigat pe care îl poate folosi pentru a obține sarcini mai attractive”.
3. Tratarea informatiei la nivelul compartimentului de secretariat
Experiența practică arată că: procurarea, culegerea, valorificarea și transmiterea direcționată a informațiilor reprezintă o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.Tratarea informației scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operațiuni care sunt în general:
logice (sortare, clasare, grupare);,
intelectuale (redactare de texte, traduceri);
de prezentare (înscriere simpla, imprimare specială, afișaj, etc.).
administrative (îndosarieri, setări, ștampilări etc.).
Tratarea eficienta a informației scrise specifice activității de secretariat este condiționata de o serie de factori, dintre care cei mai importanți ar fi:
pregătire profesională pentru aplicarea corectă a metodelor și tehnicilor de lucru;
implicarea în domeniul în care activează;
stăpânirea mijloacelor tehnice de tratare a informației;
adaptarea la ritmuri variate de muncă.
Sistemele de computere generează o mulțime de hârtii iar copiatoarele omniprezente încurajează reproducerea documentelor într-o largă distribuție, având în vedere ușurința cu care acestea pot fi obținute. Stocarea electronică permite accesul la o cantitatea mare de informații Informațiile de pe hârtii pot fi digitalizate prin scanare și făcute astfel prelucrabile și gestionabile. Aceste procedee sunt folosite în multe domenii de activitate, in invatamant baze de date a elevilor si cadrelor didactice, înlocuiesc formularele de hârtie cu documente electronice. Asa cum am mentionat, sistemul informational poate fi considerat ca una din principalele componente a conducerii în timp real a unei organizatii. In sensul cel mai general componentele sistemului informational sunt:resursele informationale, circuitele si fluxurile informationale si procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor. Resursele informationale sunt componenta a carei calitate tinde sa conditioneze într-o masura crescânda continutul si eficienta de ansamblu a organizatiei. Ele pot fi definite ca reprezentând ansamblul sistemic al informatiilor generate, obtinute, disponibile si refolosibile din organizatie. Modul de organizare a resurselor informationale permite, pe de o parte, cunoasterea situatiei trecute, precum si a celei existente într-o organizatie, iar pe de alta parte, anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea si îndeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active care sa vizeze influentarea mediului în sensul dorit.
Fluxurile si circuitele informationale sunt cea de a doua componenta a sistemului informational al organizatiei. Orice sistem informational se caracterizeaza ,în fiecare parte a lui, prin doua concepte: emitator si receptor . Emitatorul este sursa de producere a informatiei care apoi este procesata sau modificata si transmisa receptorului. Cantitatea de informatii vehiculata (transmisa si procesata) între emitator si receptor se numeste flux informational iar traiectoria pe care o parcurge informatia se numeste circuit informational. Caracteristica principala a fluxurilor si circuitelor în organizatie, consta în maximizarea fluxurilor informationale în conditiile în care circuitele informationale înregistreaza o tendinta clara de scurtare, prin eliminarea sau evitarea punctelor intermediare. Ideea de baza este ca maximum de informatie utila trebuie sa fie transferata de la emitator la beneficiarul informational pe calea cea mai scurta.
3.1 Fluxul informational , cerintele , clasificarea si canalele de comunicatie
Partea sistemului informațional, în care informațiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se numește sistem informație de birou sau sistem birotic. Birotica studiază ansamblul activităților de producere, distribuție și exploatare a informației din perspectiva muncii de birou.
Aplicațiile biroticii se încadrează în trei categorii:
Birotica autonomă – care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea și arhivarea acestora;
Birotica de transmisie – care permite schimbul de informații de la un post la altul, dar fără ca postul receptor să poată automat să recupereze informația primită, pentru a o transforma după interesul sau. Exemple : telefonul, faxul, băncile de date, arhivările pe discuri optice.
Birotica de comunicație – O altă categorie de aplicație a biroticii o constituie și Birotica de comunicație sau comunicația birotică. In acestă formă de comunicație, receptorul poate asigura toate funcțiile emițătorului, adică: poate recupera automat informațiile primite; le poate transforma după interesul său. Comunicația birotică a fost posibilă o dată cu apariția de noi medii, prin care tehnologii odată separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatică și cea a comunicațiilor, au putut fi interconectate odată cu apariția calculatoarelor multimedia.
mesageria electronică, Intranetul și Internetul.
Introducerea tehnicilor moderne de comunicație birotica constituie o necesitate în secretariate, oferind posibilitatea utilizării eficiente a cunoștințelor interne și externe, a prelucrării, si distribuirii direcționate a informațiilor. Tehnologiile Internet– ului se pot folosi și în interiorul întreprinderilor, formându–se așa numitele Intranet–uri.Avantajele rețelei de calculatoare sunt mult mai evidente în marile organizații. Pentru birourile care desfășoară procese informaționale care implică mai multe locuri de muncă, au fost create pachete de programe pentru lucrul în grup (Groupware). Acestea oferă o șansă reală pentru comunicația eficientă, având în vedere faptul că, mai multe persoane, participa la îndeplinirea unei sarcini.
Funcțiile principale ale acestui sistem sunt: primirea corespondenței; trimiterea de mesaje; confirmarea automată a primirii corespondenței; memorarea de documente și de mesaje; compilarea și editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii; distribuirea corespondenței electronice. In aceste codiții, partenerii pot comunica, când și unde le convine, pentru realizarea în comun a unor sarcini intelectuale comune.
Principiile E–mail–ului pot fi: pregătirea ședințelor sau a altor manifestări de grup ; punerea de acord în informări curente; difuzarea informațiilor generale pentru angajați (Avizier electronic); planificarea și coordonarea unor proiecte commune; coordonarea unor termene.
Etapele fluxului informational ( vezi fig. …)
ce reprezinta fluzul informational
caracteristicile fluxului iformational
cerintele fluxului informational
clasificarea fluxului informational
metode de comunicatie
Fig. Fluxul informational
Fig. cerintele fluxului informational
Fig…. Clasificarea fluxurilor informationale
Fig. Caracterizare canal de comunicatie
Fig. metode de comunicatie
3.2 Evolutia secretariatelor azi
Beneficiile aduse de domeniul biroticii, în activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel :
modul simplu de prelucrare și întreținere a informațiilor pentru toate tipurile de informații (documente, date structurate, termene etc.);
îmbunătățirea calității informațiilor prin punerea la dispoziție a tuturor informațiilor necesare și existente;
scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere și așteptare, ca și prin scurtarea datelor de prelucrare;
accelerarea căutării informațiilor prin instrumente adecvate (bănci de date pentru căutare direcționată și structurată, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibilități de accesare a documentelor arhivate după conținutul acestora, posibilitatea căutării în hiper– text);
reutilizarea direcționată a informațiilor (de pildă, pentru evaluări, redactarea de scrisori în serie);
calitatea mai înaltă a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date și prin asigurarea actualității documentelor sau datelor folosite.
Evoluția merge univoc de la mașina de scris spre computer, în special, în prelucrarea textelor, datorită posibilităților extinse de concepție: toate formatările pot fi introduse și modificate rapid; se poate stabili și implementa ușor un anumit tip de scrisoare pentru întreaga întreprindere, aceasta constituind o contribuție importanta pentru Identitatea organizației; textele pot fi comod revizuite, corectate și modificate eliminându–se rescrierile; se pot introduce, decupa și muta sau copia porțiuni de text în alte locuri; textele pot fi memorate ,putând astfel să fie memorate și regăsite; salturile la rând nou și la pagina noua pot fi efectuate automat; datorita programelor de verificare ortografica pot fi găsite și corectate rapid greșelile de ortografie și cele de tastare; programele de separare în silabe ușurează separarea corectă a cuvintelor la sfârșitul rândurilor și contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme în dreapta acestuia); existenta dicționarelor de sinonime contribuie la evitarea repetării cuvintelor, oferind alternative; oferă posibilitatea prelucrării combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai ușor și mai plăcut prin prezentarea vizuală. Având în vedere faptul că, reproducerea textelor rămâne în continuare o sarcină importantă a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de bază în aceste birouri.
CAPITOLUL II
ACTIVITATI DE DOCUMENTARE LA NIVELUL SECRETARIATELOR
2.1. Activități la nivelul secretariatelor moderne in cadrul organizatiei
Activități cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de șefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenței). Activități prin care se duc la îndeplinire sarcinile și atribuțiile prevăzute în fișa postului (documentare, corespondență, protocol, organizarea manifestărilor etc.). Activități pe care le decid, le inițiază singure (cursuri de perfecționare, instruire a secretarelor din subordine), Activități de reprezentare a șefilor lor (primiri oficiale, participare la discuții cu parteneri de afaceri, etc.) Activitățile se compun din atribuții, iar atribuțiile din sarcini. Atribuția reprezintă sfera de competență a unui compartiment, iar executarea atribuțiilor de către un compartiment presupune competența membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activități. Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi în măsura în care se apelează la metodele și tehnicile acestei discipline în organizarea documentelor și informației în scopul regăsirii operative, în faza de tratare. Dacă arhivarea se referă la documente a căror problemă a fost tratată, documentarea se referă la adunarea de documente înainte ca problemele să fie tratate. Secretariatul trebuie să furnizeze operativ orice document sau informație conținută în acestea, atât la solicitările managementului cât și ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuțiile sale fundamentale în exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bună cunoaștere a tipologiei documentelor pe care le manevrează sub multiple aspecte (forma, conținut, destinație, etc.), precum și o bună stăpânire a metodelor și tehnicilor de evidentă, sistematizare clasare și arhivare.
– Secretariatul organizează documentele rezultate din activitățile managerului s-au ale altor compartimente din organizație, în cazul în care funcționează centralizat, și gestionează informațiile conținute în acestea. În aceasta situație are rol pasiv atunci când le primește și activ când le prelucrează și transmite.
– Secretariatul asigură documentarea din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta. În aceasta situație un rol activ în organizarea și distribuirea documentelor, informatiilor, il are secretarul care respecta si indeplineste punctual fisa postului.
2.1.1. ANEXA 1 -FIȘA CADRU A POSTULUI
Unitatea de învățământ ____________________________
Localitatea/ adresa ________________________________
FIȘA OPERAȚIONALIZATĂ A POSTULUI NR. ________
DENUMIREA POSTULUI: _______________________________________________
GRAD PROFESIONAL AL OCUPAȚIEI POSTULUI – Personal didactic auxiliar
NIVELUL POSTULUI – execuție
Obiectiv general: asigurarea interfeței dintre școala și beneficiar (elev / profesor).
Obiectiv specific: managementul activităților de secretariat.
Condiții de studii: absolvirea cu examen de diplomă a unei instituții de învățământ superior, postliceal sau liceal.
Atribuții și responsabilități:
– este responsabil cu evidența personalului didactic și nedidactic;
– operează imediat și cu exactitate în carnetele de muncă, toate modificările privind salarizarea,
gradele, treptele, gradațiile și celelalte date prevăzute în normativele de completare a acestor documente, pe baza criteriilor emise de directorul unității școlare;
– întocmește documentele de personal (adeverințe / copii, etc.), pentru angajații unității școlare, la solicitarea scrisă a acestora aprobată de director și stabilit odată cu aprobarea. Răspunde de exactitatea datelor înscrise în aceste documente;
– completează rubricile statelor de plată care se referă la grila de salarizare cu sporul de vechime și indemnizațiile, aferente funcțiilor, în vigoare în perioada respectivă;
– completează actele de studii ale absolvenților;
– completează actele de studii (foi matricole, duplicate, certificate) în baza cererilor solicitanților. Se ocupă de completarea registrelor matricole și a cataloagelor de la examenele de absolvire care atestă dreptul de eliberare a acestor documente;
– întocmește dosarele pentru elevii înscriși la examenul de capacitate, bacalaureat și le pune la dispoziția comisiei, după ce au fost verificate și aprobate de către directorul unității școlare;
– completează diplomele de bacalaureat, certificatele de absolvire a școlii profesionale si complementare, atestate pentru meserie, imediat după susținerea examenelor;
– se ocupa de întocmirea tabelelor pentru vizarea actelor de studii cu timbru sec;
– eliberează fără cerere, după ce au fost completate pentru toți absolvenții, înregistrate și semnate de către director în baza cataloagelor respective, diplomele de bacalaureat, certificatele de absolvire, atestatele pentru meserie, etc.;
– întocmește situațiile școlare cerute de inspectorul școlar și de ministerele de resort, după cum urmează :
-completează situațiile statistice ale elevilor și claselor la începutul anului școlar și la sfârșitul semestrelor, pe baza datelor înregistrate în procesul verbal al consiliului profesoral;
-actualizează permanent registrul de evidență și înscriere a elevilor;
-înscrie în fișele de încadrare anuale ale unității școlare, cu personal didactic, datele privind vechimea, salariul, gradele didactice și statutul de încadrare (titular, detașat, suplinitor).
– păstrează securitatea documentelor de secretariat , a diplomelor, certificatelor completate sau necompletate, registrelor matricole. Sigiliul unității școlare este păstrat în condiții de securitate, iar pentru perioada când nu este în școală, acesta este predat directorului unității școlare;
– se ocupă de organizarea arhivei școlare, în conformitate cu legislația în vigoare;
– completează foile matricole;
– se îngrijește de procurarea și păstrarea documentelor privind legislația școlară (legi, decrete, hotărâri, ordine, regulamente, instrucțiuni);
– întocmește și trimite, în termene stabilite, situațiile statistice școlare;
– întocmește complet statele de plată;
– întocmește statele pentru îngrijirea copilului până la doi ani, pentru concedii medicale, de maternitate, pentru burse;
– întocmește dosarele de pensionare de toate tipurile;
– întocmește statele de funcții;
– întocmește dosarele pentru burse și ajutor ocazional;
– întocmește situații pentru abonamentele elevilor, ale carnetelor de alocații, etc.;
– redactează documentele necesare pentru angajarea în muncă;
– păstrează documentele privitoare la acordarea alocației de stat pentru copiii școlari;
– întocmește și trimite, în termenele stabilite lunar privind numărul de elevi în drept la alocația de stat;
– redactează corespondența școlii;
– participă permanent la instruirile cu această tematică, organizate de Inspectoratul Școlar și întocmește situațiile solicitate de acesta;
– utilizează produsele software din dotarea unității, întocmește diverse situații necesare procesului instructiv-educativ și activităților de secretariat;
– se preocupă de permanenta perfecționare și îmbunătățire a pregătirii profesionale, în vederea aplicării corecte și complete a reformei învățământului.
În funcție de nevoile specifice ale unității de învățământ, salariatul se obligă să îndeplinească și alte sarcini repartizate de angajator, în condițiile legii.
În temeiul legii și al contractului colectiv de muncă încheiat între MEN. și Federațiile Sindicale reprezentative din învățământ, cu nr. ……….., la care subsemnatul ader, obligându-mă să respect prevederile din contractul colectiv de muncă, se încheie prezenta fișă individuală a postului.
Numele și prenumele titularului:
Semnătura: ________________________
Director.
Data:
_______________________
ANEXA 2
2.1.2. PLAN MANAGERIAL -COMPARTIMENTUL SECRETARIAT, AN SCOLAR 2013/2014
Scopul: Evitarea riscurilor vizând managementul activitătii de secretariat
2.2.Operațiunilor privind corespondența in cadrul compartimentului de secretariat modern
Secretarul / asistentul manager trebuie sa aiba cunoștințe despre funcționarea la zi a mecanismelor și mijloacelor de comunicare electronică, utilizarea programelor de tip office pentru redactarea de documente care presupun formatări complexe, utilizarea unor programe și platforme specifice de gestiune și monitorizare a fișierelor și informațiilor de pe și despre site-uri găzduite pe un server la care angajatul are accesul, cunoașterea tehnicii necesare pentru prelucrarea unor înregistrări audio și/sau video folosind programe la un nivel de începător. Pentru a desfasura o activitate eficienta si la standardele solicitate de organizatie trebuie avut in vedre urmatoarele: Organizarea muncii într-o manieră ordonată, clasificată clar, sistemică. Verificarea comunicațiilor și a transmiterii corecte a informațiilor pe cale electronica, înțelegerea implicațiilor informației noi asupra proceselor decizionale și de rezolvare a problemelor, atât cele curente cât și cele viitoare. Utilizarea logicii și a raționamentului pentru a identifica punctele tari și punctele slabe ale unor soluții, alternative, concluzii sau abordări ale unor situații-problemă, concentrarea atenției asupra a ceea ce spun oamenii, depunerea de efort pentru a înțelege punctele de vedere susținute de alții, formularea adecvată a întrebărilor și evitarea întreruperii discursului celorlalți în momente nepotrivite. A fi conștient de reacțiile celorlalți și a înțelege cauzele care stau la baza acestei reacții este essential in dezvoltarea unui climat favorabil bunei desfasurari a activitatilor. Identificarea problemelor complexe și revizuirea informațiilor legate de acestea pentru a putea dezvolta și evalua alternative și a implementa soluții obiective in timp util.
Corespondența primită trece prin mai multe etape:
Verificarea corespondenței – este operațiunea necesară pentru a constata eventuale greșeli de expediție, dacă numărul scrisorilor corespunde cu cele scrise în condica de expediție sau dacă sunt în stare bună. Semnătura de primire în condica de expediere sau în cea a registraturii trebuie să fie lizibilă. „Deschiderea plicurilor se face, în general de către secretară, numai dacă există acordul conducerii în acest sens. Selectia scrisorile recomandate, private, cele marcate “Urgent”, alte scrisori adresate firmei și, eventual, scrisori adresate greșit, scrisorile marcate “urgent” vor fi deschise cu prioritate, nu se deschid scrisorile care poartă mențiunea “Personal” “strict secret”, strict personal”. Verificarea conținutului scrisorii după deschidere. Se verifică dacă nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii; Dacă se constată lipsa unei anexe se face o notă pe scrisoare în acest sens, înainte de distribuire; Dacă lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei în scrisoare, se comunică imediat expeditorului această problemă; Filele anexei se prind împreună cu scrisoarea;
Plicul se prinde de scrisoare în următoarele situații: dacă scrisoarea nu are adresa expeditorului; dacă adresa menționată în interior nu este identică cu cea de pe plic; dacă timpul scurs între data sosirii și data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza întârzierii prin verificarea ștampilei poștei;
Sortarea corespondenței primite. După deschiderea plicurilor, corespondența se sortează în trei grupe: cele care necesită atenția conducerii; cele care necesită atenția altor persoane din organizație; cele care necesita atenția secretariatului.
Datarea și aplicarea ștampilelor de înregistrare. Menționarea datei pe scrisoare este importanta pentru următoarele motive: constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii cu întârziere a documentului; data sosirii este o posibilitate de amplasare în timp, în cazul folosirii ulterioare a scrisorii; Data se va amplasa, pe cât posibil, întotdeauna în același loc, adică sub data de origine a expeditorului pentru scrisori și sus în dreapta pe prima pagină, pentru corespondența ieșită ca răspuns sau din oficiu. Înregistrarea corespondenței în Registrul de Intrare-Ieșire. Repartizarea corespondenței pe compartimente – In prealabil, se face o selecție a scrisorilor oficiale de cele personale și se așează în ordinea importantei.Dacă mai multe persoane trebuie să ia cunoștință de conținutul unei scrisori se procedează astfel: se face un duplicat al scrisorii; se întocmește un tabel cu următoarele elemente: primitor, semnătura, data; tabelul se transmite fiecărei persoane însoțit de scrisoare, fiecare semnând de primire.
Avantajele sistemului: scrisoarea originală rămâne la secretariat, evitându-se pierderea sau deteriorarea; prin trecerea datei când a fost primită scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai ușor compartimentele în care a fost reținută mai mult timp; secretariatul trimite câte o copie a scrisorii către toate compartimentele, după aplicarea rezoluției de către conducător; secretara face copii după fragmentele scrisorii care interesează un anumit compartiment.
Corespondența expediată – Scrisorile expediate de organizații pot fi: răspunsuri la scrisori primite; scrisori expediate din inițiativa organizației cunoscute sub denumirea de corespondență din oficiu. Dacă soluționarea unei corespondențe primite comportă o perioadă mai îndelungată de timp, organizația expeditoare trebuie anunțata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul întârzierii și termenul prevăzut pentru răspunsul definitiv.Indiferent de metoda folosită, secretariatul mai are următoarele responsabilități: să anunțe termenul la care trebuie să răspundă; să vegheze asupra respectării termenului și obținerii ciornelor pentru dactilografiere.
Redactarea corespondenței, Scrisoarea este concepută de manager, Scrisoarea este concepută de alte compartimente: Scrisoarea este concepută de secretariat. Introducerea corespondenței în mapa managerului și prezentarea la semnat. Ștampilarea scrisorilor se efectuează numai după semnarea de către cei în drept și numai de către persoana însărcinată cu păstrarea ștampilei. Ștampila se aplică pe semnăturile autorizate. Înregistrarea corespondenței în Registrul de evidență la rubrica Ieșiri și aplicarea datei și numărului de înregistrare pe fiecare scrisoare expediata. Scrierea adresei pe plic.
Distribuirea rapidă a corespondenței depinde de scrierea corectă a adresei care trebuie să cuprindă elementele: numele destinatarului; numele străzii; și numărul; numele localității; orașul cu oficiul poștal; numele județului/ districtului; codul poștal; țara. Se notează fiecare element al adresei pe un rând, separat; Se lasă în partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila poștei ; Se scrie codul poștal în partea de jos a adresei; Se scrie orice mențiune specială, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenția …, separat de adresa, de obicei la două spații albe de numele destinatarului; mențiunea Urgent se va scrie pe plic în dreapta și dedesuptul adresei; Se verifică dacă timbrele corespund cerințelor poștei; Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii înainte de împăturire.
Expedierea corespondenței prin poștă – In organizațiile mari, se ocupa de primirea și expedierea corespondenței, serviciul de registratura. Modalitățile de expediere a corespondenței pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor.Alegerea uneia sau alteia dintre aceste căi se face în funcție de distanța până la destinatar, de importanța scrisorii, de costul expedierii ș.a. Pentru expediere se întocmesc borderouri de expediere, după următorul model (vezi tabel 1).
Borderou de expediție nr.
Tabel nr. 1 – Borderou de expeditie
Asemenea borderouri se întocmesc separat pentru următoarele situații: scrisori simple loco; scrisori recomandate loco; scrisori simple alte localități; scrisori recomandate alte localități; scrisori simple pentru străinătate; scrisori recomandate pentru străinătate.
– In cazul expedierii corespondenței prin curier se folosește Condica de expediție cu următoarele rubrici (vezi tabel 2).
Tabel nr.2
Tabel nr. 2 – Condica de expeditie
Condica de expediție este un instrument de evidență și control asupra mișcării corespondenței și actelor. Poate fi folosită în același scop pentru distribuirea și circulația actelor și în cadrul organizației, între compartimente.După expedierea corespondenței se sortează copiile și sunt transmise compartimentelor de resort, iar corespondența secretariatului se ordonează în dosare. Luând în considerare caracterul de colaborare, secretarul / asistant managerul var avea un rol complex, caracterizat în mare de ideea de parteneriat și lucru în echipă cu managerul și, la nevoie, cu alți angajați, chiar dacă în multe situații, comunicarea se realizează într-o manieră verticală.
2.3. Gestionarea si clasarea documentelor rezultate din activitatea secretarului / asistent managerului
Cele mai importante deprinderii pe care trebuie sa le detina un secretar / asistent manager intr-o institutie de invatamant privind activitatea de secretariat sunt:
Asigură evidența documentelor si a corespondenței cu responsabilitate, atenție și promptitudine, în funcție de sursa de proveniență, prin înregistrarea și completarea registrelor, clasificarea documentelor și a corespondenței, conform prevederilor legale; Gestionează documentele si corespondența, cu operativitate, profesionalism și responsabilitate, prin primirea, emiterea, asigurarea circulației și clasării corespondenței, conform prevederilor legale în vigoare; Asigură documentarea în domeniul activității specifice, cu rigoare, responsabilitate, exigență și atenție, prin realizarea rapoartelor de documentare, adecvat tipului de activitate și prin întocmirea fișelor de documentare; Arhivează documentele cu profesionalism și responsabilitate, prin ordonarea, îndosarierea documentelor, organizarea arhivei școlare, conform legislației specific; Înregistrează informatic datele cu profesionalism, exigență, eficacitate și responsabilitate, prin utilizarea modalităților de consemnare, prin respectarea acurateții, esențialității și actualității informațiilor; Înregistrează informațiile în bazele de date naționale cu profesionalism și responsabilitate, prin introducerea, analiza, evaluarea și verificarea corectitudinii datelor înregistrate pentru asigurarea evidențelor școlare, prin asigurarea operaționalizării bazelor de date; Prelucrează informatic datele cu acuratețe, promptitudine, corectitudine și responsabilitate prin actualizarea periodică a bazelor de date, prin asigurarea bazelor de date naționale, a machetelor, în vederea realizării periodice a rapoartelor tematice și de sinteză; Valorifică rezultatele obținute cu profesionalism și cu respectarea confidențialității, prin asigurarea operaționalizării bazelor de date, în funcție de cerințele metodologice stabilite; Redactează corespondența și documentele de informare cu promptitudine, responsabilitate, creativitate și imaginație, în vederea facilitării schimburilor de informații și a luării operative a deciziilor ce se impun, după caz, prin facilitarea accesului operativ la informații a celor interesați; Asigură fluxul informațional și decizional cu operativitate, claritate și accesibilitate, prin menținerea legăturilor permanente cu partenerii instituționali în vederea realizării transferului de informații, prin asumare la nivel instituțional, în vederea atingerii obiectivelor și a standardelor de calitate; Comunică la nivel intern cu operativitate, profesionalism și responsabilitate, permanent, cu elevii, prin facilitarea accesului la informații, cu angajații instituției prin crearea și întreținerea relațiilor de colaborare și cooperare, prin asigurarea coeziunii echipei, îndeplinirii obiectivelor și a standardelor de calitate asumate la nivel instituțional, prin inițiere și dezvoltare de discuții profesionale la nivel instituțional, prin manifestarea respectului reciproc, prin facilitarea schimburilor de informații și transmiterea datelor; Comunică la nivel extern cu profesionalism, promptitudine, operativitate, claritate, cu factorii ierarhici superiori, familia, partenerii economici și sociali, permanent prin facilitarea accesului la informații, prin crearea și întreținerea relațiilor de colaborare și cooperare, prin îndeplinirea obiectivelor și a standardelor de calitate asumate la nivel instituțional și prin facilitarea schimburilor de informații și transmiterea datelor în timp optim; Consiliază elevii în domeniul legislației școlare cu promptitudine, profesionalism și responsabilitate, în funcție de specificul solicitării, prin oferirea informațiilor în concordanță cu legislația actual; Consiliază personalul în domeniul legislației școlare și a muncii, cu profesionalism, promptitudine și responsabilitate, permanent, în funcție de specificul solicitării din domeniul educațional, conform prevederilor și modificărilor legislative specifice.
Spre deosebire de alte birouri care au funcții specializate, informațiile fiind mai omogene și mai ușor de structurat și ordonat, în birourile manageriale converg extraordinar de multe și de diverse informații.Acestea diferă atât în privința conținutului și a expeditorului, dar și ca importanță și valoare. În plus, aceste informații se găsesc pe medii total diferite: hârtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optică (C D-ROM).De asemenea, cele tradiționale, pe hârtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, broșuri, pliante, planșe, etc.Cerințe generale, în asigurarea condițiilor de stocare a documentelor: Posibilitatea de operare simplă și rapidă; Să fie ușor accesibile, adică dulapurile trebuie așezate într-un loc convenabil iar dosarele din interior să fie ușor de localizat; Rafturile să fie potrivite pentru scrisorile primite, avându-se deci în vedere volumul, mărimea, și natura corespondenței; Posibilitatea extinderii, în perspectiva, dacă este necesar; Folosirea spațiului numai pentru documente folosite în mod curent; Existența unor condiții de siguranță privind informațiile confidențiale; Gasirea unor programe informatice necesare pentru desfasurarea activitatii profesionale; Gestiunea contactelor personale si profesionale ale organizatiei; Gestiunea conturilor de e-mail si administrarea electronica a unor site-uri informatice; Gestiunea resurselor din spațiul de lucru. Criteriile de organizare trebuie să fie atât de bine cunoscute și de clare, încât personalul secretariatului să nu se ezite nici o clipa atunci când se îndreaptă spre un dulap, spre un raft și apoi spre un dosar sau altă unitate de păstrare. Până la etapa de constituire a unităților arhivistice, secretariatul trebuie să-și construiască o strategie zilnica de repartizare a documentelor.
Clasarea documentelor – Clasarea este operațiunea prin care documentele care staționează într-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, planșe, cărți, periodice, casete diskete, și alte documente tehnice)se repartizează în grupe omogene, în raport cu anumite criterii și subcriterii specifice tipurilor de documente. În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metodă sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activității, de volumul documentelor manipulate. În cazul documentelor generate de activitățile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre următoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
-Numele organizației emitente;
-Nume de persoane și funcții responsabile;
-Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi;
-Număr de înregistrare (la emitent sau destinatar);
-Localitatea (emitentului sau destinatarului);
-Denumirea documentului sau genul (chitanța, proces – verbal, decizie etc.);
-Probleme sau subiecte (conținut).
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regăsirea mai simplă a documentelor.
dacă se optează pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica;
dacă se optează pentru denumirile de organizații sau numele de persoane evidențiate în documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reținut, referitor la această etapă: Un sistem de clasare nu se stabilește după bunul plac al personalului, ci după criterii de eficiența, conturate în funcție de cerințe practice, specifice unui compartiment.
2.4. Secretariatele moderne in secolul actual
Secretariatele electronice sau secretariatele viitorului sunt considerate o parte importanta a dezvoltarii vietii economico-sociale, tehnico-stiintifice inundand piata cu brenduri, patente, marci, programe IT, studii de marketing etc. „Asa dupa cum arata Alvin Toffler „toate vechile ierarhii si structuri ale birourilor vor fi in curand transformate”. Aparitia tehnicii de calcul si in special implementarea procesoarelor de texte a declansat o adevarata revolutie in munca de birou. Procesorul de texte – citandu-l pe Alvin Toffler – „modifica in mod fundamental fluxul de informatii din birou si, o data cu acestea, structura operationala. El nu este decat un membru al marii familii de tehnologii noi care vor inunda lumea prezenta”. Reprezentarea unor echipamente performante a prefigurat inceputul crearii biroului electronic. In astfel de birouri toate datele sunt centralizate electronic si memorate in arhiva calculatorului astfel fiind utilizate de angajatii care sunt si la mare distanta. Cu noile echipamente se poate inregistra un original, se poate corecta, multiplica, expedia, semna electronic si clasa orice document, intregul proces realizandu-se practic intr-o singura etapa. Cert este ca biroul este menit sa fie revolutionat in deceniile urmatoare. Rezultatul dublei revolutii din sectorul functionaresc, ca si din cel productiv, nu poate fi decat un mod de productie cu totul nou pentru societate-un pas urias pentru specia umana. Intreaga gama de instrumente IT utilizate in secretariatele electronice sunt integrate rational in cadrul sistemelor informatice de birou. Sistemele birotice sunt o parte foarte importanta a activitatii de secretariat, dar ele difera de informatica si de telecomunicatii dar au elemente comune atat prin prisma scopurilor sale cat si a mijloacelor utilizate pentru atingerea acestor scopuri.
CAPITOLUL III
STUDIU DE CAZ
PREZENTAREA UNEI INSTITUTII DE INVATAMANT SI ROLUL SECRETAREI/ASISTENTEI MANAGER IN RECRUTAREA PERSONALULUI.
3.1.Incadrarea scolii in cadrul circuitului economico-social:
Institutia publica avand ca activitate principala –invatamantul;
Tipul: Scoala cu invatamant prescolar, primar, gimnazial;
Forma de invatamant: zi;
Modul de functionare: doua schimburi pe zi;
Modul de predare a limbii de circulatie internationala: obisnuit;
Tipul de predare: normala- traditional;
Felul institutiei: Independent;
Forma juridica: – PJ;
Forma de proprietate: publica;
Finantare: de la Ministerul Educatiei Nationale si bugetul local.
3.2. Situatia angajatilor – In cadrul institutiei publice sunt un numar de 50 de angajati dintre care:
– 35 de cadre didactice titulare, 2 sunt necalificati pentru posturile pe care le ocupa iar 5 sunt suplinitori calificati. Majoritatea cadrelor didactice sunt dinlocalitate iar restul fac naveta de la distante mici; In institutie pe langa cadrele didactice sunt angajate si si o contabila care se ocupa de problemele financiare, o secretara si o asistenta manager, care se ocupa de toate problemele scolii un administrator muncitor care se ocupa de tot ce trebuie cumparat sau reparat si 4 femei de serviciu care se ocupa de mentinerea curateniei(vezi fig. )
Fig reprezentarea grafica a angajatilor pe categorii de personal
Institutia este impartita in doua departamente importante fiecare avand un singur angajat: departamentul financiar contabil- 1 administrator financiar patrimoniu si departamentul secretariat – 1 asistent manager.
Resursele umane sunt constituite din salariați, care lucrează efectiv și care prin activitatea lor asigură realizarea obiectivelor prevazute in planul managerial al scolii, punand în valoare celelalte resurse și straduindu-se să le utilizeze rațional. Rolul deosebit pe care îl dețin resursele umane se explică astfel:
-Prin activitatea lor nu numai că asigură progresului economic și social;
-Ele reprezintă nu numai creatorul ,ci și stimulatorul tehnicii și tehnologiei. Omul trezește la viață mijloacele tehnice, le asigură realizarea menirii pentru care au fost create , le perfecționează, dezvoltă tehnologia, generează noi idei, creează condiții de aplicare a lor în practică, este promotorul noului, al progresului îin tehnică, tehnologie, management etc.
-Influentează într-o masură decisivă eficacitatea utilizarii resurselor naturale, materiale, informaționale și financiare, permițand realizarea obiectivelor propuse , obținerea de rezultate și destinate satisfacerii nevoilor pe care le impune societata.
Pornind de la aceste considerente, putem aprecia importanța resurselor umane pentru organizație, avand in vedere și faptul că ele, sau o parte din ele, asigură conducerea organizatiei în ansamblul ei.
Prezentarea organigramei si a compartimentelor organizatiei
Fig. Organigrama scolii
Intr-o scoala un secretar/asistent manager are un rol foarte important. Se ocupa de toate documentele care trebuie semnate de director, se ocupa de telefoanele primite de faxurile sosite, de verificarea corespondentei. Verifica condica de prezenta a cadrelor didactice, se ocupa de gasirea unui inlocuitor daca lipseste un profesor,intocmeste si semneaza adeverintele de care au nevoie elevii. Stabileste impreuna cu directorul sedintele consiliului profesoral, iar impreuna cu dirigintii elevilor stabilesc sedintele cu parintii. impreuna cu contabila se ocupa de actele necesare pentru o delegatie, pentru cumpararea de materiale didactice necesare, si fac statele de plata. La sfarsitul fiecarui an scolar verifica si trece in registre de evidenta mediile fiecarui elev in parte, si se ocupa de completarea actelor necesare pentru inscrierea elevilor la examene si la liceu. Secretara se ocupa si de biblioteca scolii pentru ca nu este bibliotecara, se mai ocupa si de arhivarea documentelor, cataloagelor, condicilor de evidenta.
3.3.Instrumente specifice de organizare si evidenta exista in Scoala
Dintre toate instrumentele de organizare si de evidenta specifice activitatii unui asistent manager in scoala exista: “Agenda cu adrese si numere de telefon: se consemneaza, in ordinea alfabetica, adresele si numerele de telefon ale factorilor colaboratori, cu spatii de rezerva pentru fiecare litera in parte. Lista cu numere de telefon uzuale: Utilizarea ei ne scuteste de pierderea timpului cu cautarea in agenda sau in fisier dar se impune necesitatea revizuirii si actualizarii ei lunare sau trimestriale. Caietul de sarcini. Ordinea consemnarii sarcinilor primite se face in functie de urgenta, importanta, durata realizarii, folosind, daca este cazul, notatii sau sublinieri cu culori diferite. Se impune de asemenea ca sarcinile care sunt prevazute cu termene specifice sa fie trecute si in scadentarul de termene. In cazul in care o anumita sarcina nu a fost indeplinita la timp se vor preciza motivele nerealizarii, dar totodata si masuri de indeplinire, precum si un nou termen”.
Sistemele de operare folosite in cadrul scolii – secretarul /asistentul manager din scoala foloseste urmatoarele programe: Microsoft Word; Microsoft Excel; Microsoft Power Point; Microsoft Outlook; un program de salarii Edusal; un program pentru angajatori; un program pentru ordine de plata; un program de fise ITM- REVISAL; un program de baze de date a ministerului invatamantului BDNE (elevii, cadrele didactice, adresele, numerele de telefon, CNP).
Tipuri de documente ce se gasesc in cadrul unei scoli – „In cadrul unei scoli sunt multe feluri de documente. Cele mai multe sunt dosarele care pot fi de mai multe feluri: cataloage cu notele elevilor; registru matricol; condica prezenta cadre didactice; foi matricole; note contabile; state de plata; adeverinte; registre de evidenta ale elevilor; registre de evidenta ale profesorilor; registrul tuturor angajatilor. Toate documentele sunt prelucrate pe calculator, atributii de documentare: detectarea surselor interne si externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub forma de tabele, scheme, statistici; clasarea documentelor, organizarea si asigurarea unei bune functionari a arhivei unitatii; scrierea rapida, stenografierea discutiilor din sedinte ,conferinte, intalniri de afaceri stenografierea dupa dictare si la telefon, transcrierea stenogramelor; multiplicarea materialelor: folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea masinilor de copiat, corectarea greselilor , traduceri si retroversiuni de acte, corespondenta, materiale documentare; cunoasterea unei limbi de circulatie internationala scris si vorbit.
3.3.1 PROCEDURA OPERATIONALA DE EVIDENTA ELEVILOR IN BDNE
Procedura instalare si pornire client BDNE
Intrucat cei de la Siveco, au schimbat platforma Java pe care lucreaza clientul BDNE, am facut aceasta procedura cu etapele pe care trebuie sa le urmam pentru a porni noul client BDNE
– se dezinstaleaza versiunea java pe care o aveti (Java 1.4.2_12)
– se sterge cache-ul aplicatiei BDNE
Ștergerea cache-ului se realizează urmând pașii:
– Se accesează directorul C:\Documents and Settings\nume_utilizator (unde nume_utilizator este numele contului de utilizator al sistemului de operare din care s-a realizat instalarea programului) și se șterge directorul ".BDNE Cache";
-Se accesează directorul: C:\Documents and Settings\nume_utilizator\Application Data\Sun\Java\Deployment\cache (unde nume_utilizator este numele contului de utilizator al sistemului de operare din care s-a realizat instalarea programului) și se șterge conținutul acestuia; – Se accesează directorul: C:\Documents and Settings\nume_utilizator\ Application Data\Sun\Java\Deployment\javaws\cache\http (unde nume_utilizator este numele contului de utilizator al sistemului de operare din care s-a realizat instalarea programului) și se șterge conținutul acestuia.
– Se acceseaza pagina http://ha.bdne.edu.ro/bdne-client/ de unde se descarca noua versiune java (apasand AICI)
– Se porneste clientul BDNE, apasand AICI in aceeasi pagina .
Pentru a instala scurtatura pe ecran se face in felul urmator
– In fereastra RUN (executare in limba romana) din meniul start se scrie javaws –viewer si se apasa OK.
Va aparea fereastra Java Cache Viewer
– Se da clik dreapta pe iconita BDNE client HA si apoi clik pe Install Shortcuts
3.4.Recrutarea personalului
Recrutarea reprezintă ansamblul de procese prin care se caută și se atrage un public țintă din cadrul căruia să poată fi selectat și angajat personalul ce întrunește calitățile și potențialul necesar realizării obiectivelor organizației, in cazul nostrum cadre didactice calificate conform specializarilor de care avem nevoie.
Procesul de recrutare este important pentru managementul resurselor umane, deoarece, în funcție de succesul acestei activități, se poate alege personalul care să posede caracteristicile solicitate de etapa în care se află organizația și de perspectivele sale.
O recrutare necorespunzătoare se poate materializa în următoarele situații :
număr insuficient de candidați
număr mare de candidați, dar necorespunzător din punct de vedere calitativ
candidați cu așteptări necorespunzătoare față de posturile oferite
Multe organizatii se confrunta cu dificultati specifice perioadei de tranzitie si nu au locuri de munca disponibile, iar cele care au nu aplica o metodologie adecvata de recrutare. Recrutarea resurselor umane este o activitate complexa fiind inglobata in procesul de asigurare a organizatiei cu resursele umane necesare; recrutarea are ca punct de pornire planificarea resurselor umane si este indisolubil legata de selectia acestora in organizatie (vezi fig …)
Fig. planificarea resurselor umane in vederea completarii organigramei cu personal calificat
Legatura intre planificarea resurselor umane, recrutarea si selectia angajatilor. In consecinta, o selectie corespunzatoare este conditionata de o recrutare corespunzatoare. Oricat efort ar fi investit in activitatea de selectie, aceasta nu poate duce la rezultate satisfacatoare daca recrutarea resurselor umane a fost defectuoasa.In organizatiile mari, responsabilitatea pentru activitatea de recrutare apartine compartimentului de resurse umane, iar in unitatile mici si chiar mijlocii, de aceasta activitate se ocupa managerii de la diferite niveluri ierarhice. Efortul de recrutare al unei organizatii si metodele care trebuie folosite sunt dependente de procesul de planificare a resurselor umane si de cerintele specifice posturilor ce urmeaza sa fie ocupate. Specialistii in domeniu recomanda sa se inceapa cu recrutarea din sursele interne ale organizatiei – fiind o modalitate de stimulare si motivare a propriilor angajati. Recrutarea din interior presupune o schimbare de post a unor angajati, fie pe plan orizontal, de acelasi rang (prin intermediul transferului), fie pe plan vertical, pe un post de rang superior (prin intermediul promovarii). Cand firma are la dispozitie angajati capabili, o sursa utila si necostisitoare de recrutare este constituita din proprii angajati. Pentru succesul recrutarii internetrebuie sa existe in cadrul organizatiei un sistem de evaluare a performantelor corect si obiectiv precum si “un inventar”, obaza de date privind calitatile, aptitudinile, experienta si capacitatea fiecarui angajat; astfel vor fi mult diminuate sansele de a lua decizii gresite de promovare.
3.5. Selecția personalului – Selecția personalului reprezintă etapa prin care una sau mai multe persoane sunt alese pentru ocuparea unui post vacant. Selecția este ultima parte a procesului prin care o persoană din exteriorul organizației este acceptată să devină membru al acesteia. Succesul procesului de selecție este deosebit de important, având în vedere cel puțin patru aspecte” :
nevoile organizației, deoarece organizația a demarat procedurile de identificare a unor candidați viabili ca urmare a existenței unor zone neacoperite în cadrul său;
resursele consumate (timp, bani etc.) pe parcursul desfășurării campaniei de recrutare, selecție, angajare și integrare a salariatului;
apariția unui nou membru în organizație ce poate influența pozitiv sau negativ climatul de muncă la locul în care își va desfășura activitatea;
necesitatea organizației de a-și « amortiza » investițiile realizate cu recrutarea și selecția personalului respectiv ;
Succesul selectării depinde în mare măsură de pașii anteriori, respectiv de :
identificarea exactă a profesiilor deficitare și a locurilor disponibile;
realizarea unei analize și descrieri a posturilor foarte exacte;
comunicarea bună pe piața forței de muncă a locurilor disponibile;
atragerea de personal corespunzător ca număr și calitate prin procesul de recrutare.
3.6. Tehnicile utilizate în selectarea personalului cuprind, în principal, următoarele :
Formularul de aplicare;
CV-ul;
Scrisoarea de motivare;
Referințe;
Interviu;
Teste de muncă;
Teste psihologice;
Teste grafologice;
Teste medicale.
Publicitatea – Aceasta este metoda cea mai utilizata in tara noastra privind ocuparea unui post vacant. “Cea mai frecventa forma de publicitate intalnita in practica o reprezinta anuntul de angajare din presa scrisa (ziare locale, ziare cu acoperire nationala, reviste de specialitate). Eficacitatea anunturilor depinde in mare masura de: atractivitatea si claritatea mesajului transmis; mijlocul de comunicare folosit; aria de difuzare a anuntului; imaginea organizatiei pe piata; redactarea unui anunt de recrutare de personal trebuie privit din punctul de vedere al organizatiei ca si redactarea unei reclame pentru un produs. Textul si imaginea proiectata trebuie sa impresioneze cititorul, sa prezinte postul in cea mai buna lumina, dar, oferind in acelasi timp o imagine corecta si credibila. Mesajul transmis prin anunt influenteaza perceptia candidatilor in legatura cu interesul si sansele de a fi angajati. Din punct de vedere al continutului, anuntul de recrutare trebuie sa prezinte cel putin urmatoarele informatii referitoare la:
Organizatia angajatoare
Prima parte a anuntului trebuie sa descrie pe scurt organizatia aflata in cautare de personal. Cei interesati trebuie sa afle aici cateva detalii importante ca de exemplu: numele complet al acesteia, obiectul de activitate (produsele oferite/comercializate), puncte forte, eventual logo-ul organizatiei (care permite identificarea rapida).
Postul vacant – In partea a doua a anuntului este descrisa pozitia ce trebuie ocupata. Candidatii trebuie sa primeasca informatii referitoare la:
denumirea postului, exprimat in termeni pe care cititorul sa-i poata intelege
compartimentul in cadrul caruia se afla
principalele sarcini si responsabilitati pe care le implica
recompensele postului si alte beneficii pe care le ofera acesta
posibilitatile de instruire, perfectionare asigurate de organizatie
avantaje complementare (prime, autoturism, locuinta, orar flexibil etc.)
Candidat – In aceasta parte a anuntului organizatia trebuie sa prezinte sumar profilul candidatului ideal. Pentru a favoriza autoselectia candidatilor acestia trebuie sa dispuna de o serie de informatii referitoare la cerintele postului vacant si ale organizatiei, in ceea ce-i priveste:
nivelul si tipul de pregatire profesionala
experienta profesionala
principalele calitati si aptitudini necesare (atat cele esentiale cat si cele de dorit)
cunostinte complementare si/sau suplimentare
observatii particulare, permis de conducere, disponibilitate pentru deplasare, program suplimentar de lucru etc.”.
Formalitati de contact – Ultima parte a anuntului este folosita, in general, pentru a transmite informatii referitoare la documentele cerute candidatilor (C.V., scrisoare de intentie) precum si indicarea termenului limita si a modalitatilor de contact: numar de telefon si/sau fax, adresa de e-mail, adresa organizatiei, una sau mai multe persoane de contact.Pentru protejarea imaginii organizatiei si respectarea legislatiei in vigoare nu sunt indicate anunturile discriminatorii care specifica o preferinta pe baza de varsta, sex, etnie, stare civila etc.”
3.7.Dosarul de personal
Intocmirea, gestionarea si actualizarea dosarului personal/profesional al salariatului
In prezent dosarul de personal intocmit de angajator este singurul instrument care cuprinde toate documentele care dovedesc faptul ca angajatorul si-a indeplinit anumite obligatii specific raportului de munca, cum ar fi: obligatia de informare, obligatia de a incheia CIM si actele aditionale in forma scrisa, obligatia de a inregistra si raspunde la diverse sesizari/petitii ale salariatul. Dosarul profesional al fiecarui angajat se poate intocmi potrivit unui format standard, ales de catre angajator si impus entitatii juridice, pe care o administreaza, aceasta presupunand urmatoarele date: Coperta; Date cu caracter personal; Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare; Date referitoare la dosarul professional; Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori; Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte declaratii; Situatia concediilor de odihna si a altor tipuri de concedii; Situatia disciplinara; Accesul la dosarul personal/professional. Un dosar de personal trebuie să conțină, în mod obligatoriu, actele premergătoare și necesare angajării, respectiv:
– Examenul de medicina muncii;
– Oferta de angajare;
– Contractul individual de muncă și fișa postului;
– Actele adiționale la contractul individual de muncă;
– Orice alte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă (de exemplu, decizii de suspendare a contractului de muncă pe perioada concediului fără plată sau pe perioada concediului pentru creșterea și îngrijirea copilului, decizii de încetare a contractului individual de muncă, demisii, cereri de încetare a contractului individual de muncă prin acordul părților), precum și documente care certifică legalitatea și corectitudinea înregistrărilor ce se operează în Revisal.În vederea eficientizării activității de întocmire, gestionare, actualizare, rectificare și de păstrare a dosarului de personal se poate apela la o structură-standard, pentru ca angajatorul să se asigure că nu pierde nimic din vedere. Astfel, dosarul de personal poate fi împărțit în următoarele capitol:
3.7.1.Cuprinsul dosarului de personal
Date cu caracter personal ale angajatului– acest capitol va conține copii de pe cartea de identitate, pașaport, certificatul de naștere, certificatul de căsătorie, certificatul de naștere al copiilor și hotărârea de divorț. În plus, va conține, în original, CV-ul, oferta de angajare, certificatul medical care atestă că salariatul este apt de muncă, cazierul judiciar, declarația pe propria răspundere dată de salariat privind adresa unde locuiește efectiv .
Studii privind pregătirea profesională și recalificări ulterioare – acest capitol va conține copii de pe diploma de bacalaureat, diploma de absolvire a unor școli profesionale, diploma de absolvire a facultății, diploma de absolvire a unor cursuri de masterat, certificate de participare la cursurile de instruire sau perfecționare, certificări de utilizare a PC-ului etc.
Date privind dosarul profesional – acest capitolul va conține contractul individual de muncă, fișa postului, actele adiționale la contractul individual de muncă. În plus, acesta va conține recomandări de la locurile de muncă anterioare, evaluările efectuate la actualul loc de muncă.
Declarații ale angajatului – acest capitol va conține declarația pe propria răspundere dată de salariat privind locul funcției de bază și numele Casei de sănătate unde acesta este înscris, declarația pe propria răspundere dată de salariat privind persoanele aflate în întreținerea sa aferentă acordării deducerii, declarația pe propria răspundere dată de salariat privind primirea unui exemplar al Regulamentului intern al angajatorului, citirea și luarea sa la cunoștință.
Situația concediilor de odihnă și a altor tipuri de concedii – acest capitol va conține cereri de concediu (planificări concediu, concediu de odihnă, concediu pentru creșterea și îngrijirea copilului etc.).
Situația disciplinară a angajatului – aici vor fi trecute procedurile și sancțiunile disciplinare aplicate salariatului în cazul săvârșirii unei abateri disciplinare (dosarul de cercetare disciplinară prealabilă, decizia de aplicare a sancțiunilor disciplinare în conformitate cu legislația în vigoare), dacă este cazul.
Accesul la dosarul de personal – aici va fi documentul prin care se precizează persoanele care gestionează acest dosar, procedura aferentă eliberării de copii ale documentelor aflate la dosarul de personal, procedura aferentă accesului altor persoane din cadrul angajatorului la dosarul de personal”.Pentru o identificare mai ușoară, ideal este ca toate documentele să fie puse în dosar în ordine cronologică în fiecare capitol și, ulterior încetării contractului de muncă, este indicat ca toate filele dosarului să fie numerotate și numărul lor să fie înscris pe coperta dosarului înainte de arhivare. Persoanele care au acces la astfel de dosare sunt obligate a păstra confidențialitatea datelor cu caracter personal.În cazul în care, din motive obiective, angajatorul nu poate elibera documentele prevăzute mai sus, salariatul sau fostul salariat poate solicita Inspectoratului Teritorial de Muncă eliberarea unei adeverințe din care să rezulte elementele conținute în Revisal. Inspectoratul va elibera această adeverință în termen de 15 zile de la data înregistrării cererii.
“Sancțiunile care se aplica sunt in conformitate cuart. 8 alin. 3 din Hotarârarea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidență al salariaților reprezintă contravenție și se sancționează cu o amendă”. Dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Angajatorul raspunde pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin incalcarea acestor obligatii.
Contractul individual de muncă: este contractul in temeiul căruia o persoană fizică, denumită salariat, se obligă să presteze munca pentru școală, în schimbul unei remunerații numite salariu.Contractul individual de muncă se încheie în forma scrisă pe durată nedeterminată sau determinată în condițiile prevăzute de lege.
Contractul de muncă trebuie să cuprindă:
-identitatea părților
-locul de muncă
-sediul angajatorului
-atribuțiile postului
-riscurile specifice postului
-data de la care contractul urmează să își producă efectele
-durata (contract pe perioadă determinată)
-durata concediului de odihnă
-salariul de bază și sporurile
-durata normală de muncă (ore/zi; ore/săptămână)
Actul adițional: reflectă modificarea contractului de muncă în timpul executării acestuia.
Se încheie în termen de 15 zile de la data încunoștiințării în scris a salariatului la schimbarea
elementelor:
-durata contractului
-locul muncii
-felul muncii
-condițiile de muncă
-salariul
-timpul de lucru și timpul de odihnă
Actul adițional cuprinde:
-data încheierii acestuia
-denumire angajator și a reprezentantului acestuia
-numele și prenumele angajatului,documente de identificare
-adresa acestuia
-elementele din contractul de muncă care se modifică-semnături
C.M VECHI de scanat
Act additional model
Carnetul de muncă: actul oficial prin care se dovedește vechimea în muncă, vechimea neîntreruptă în muncă, în unitate, în funcție, meserie sau specialitate, salariul de bază,alte drepturi salariale.Carnetul de muncă a fost inlocuit de Ministerul Muncii printro aplicatie electronic care se completeaza de fiecare angajator si se raporteaza la ITM ori de cate ori survine o modificare si se transmite informat electronic in termen de 20 de zile de la data cand a avut loc modificarea”.
Fiecare angajator este obligat sa infiinteze si sa gestioneze un registru general de evidenta a salariatilor (REVISAL). Obligativitatea infiintarii REVISAL este dublata si de obligativitatea fiecarui angajator de a intocmi si gestiona un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii sai, de a il pastra in bune conditii la sediu, precum si de a il prezenta inspectorilor de munca. Ce contine acest dosar in detaliu aflati astazi de la un avocat specializat.
NOUL MODEL DE CARNET DE MUNCA IN FORMAT ELECTRONIC- REVISAL
Fig… Document care centralizeaza vechimea in munca a angajatilor
Registrul general de evidență al salariaților – REVISAL se completează în formă scrisă -electronică în ordinea angajării și cuprinde elementele:
elemente de identificare a salariaților;
data angajării;
funcția / ocupația;
tipul contractului individual de muncă;
– data și temeiul încetării contractului individual de muncă;
– semnătura persoanei desemnate cu completarea REVISAL, ștampila rotundă a unității
Responsabilități care revin persoanei care are decizie de completare a documentelor
Director coordonator:
– aprobă statul de funcții;
-stabilește perioada de depunere a dosarelor;
-constituie, prin dispoziție comisia de concurs și cea de contestații;
-emite decizia de încadrare;
-semnează și aprobă contractul individual de muncă ;
Secretarul / Asistentul manager al școlii:
– întocmește anunțurile și le afișează ;
-primește dosarele candidaților și contestațiile ;
-înregistrează toate documentele ;
-comunică sub semnătură decizia de încadrare ;
-întocmește contractul de muncă ;
-completează registrul de evidență al salariaților”.
A N E X A 1 P.O
Diagrama operațiunilor, responsabilităților și riscurilor
Fig. model decizie numire/angajare pe post
CONCLUZII
In actuala revolutie tehnico-stiintifica informatica, telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiilor au devenit prioritati incontestabile dar cu largi aplicatii in viata stiintifica, economica si sociala. Sistemele birotice faciliteaza munca unui asistent manager sau a unei secretare. Functia de secretar presupune omniprezenta secretarului la diferite activitati organizate de conducere, consemnarea lucrarilor respective, prelucrarea, clasarea si arhivarea documentelor rezultate. Posibilitatile sale de degrevare a actiunilor managementului sunt nelimitate. Activitatea de secretariat este structurata in compartimente specializate si are o ampla generalizare. Ea se desfasoara la niveluri diferite, atat in cadrul organelor centrale ale administratiei de stat al organelor locale ale puterii de stat, cat si la nivelul agentilor economici sau ale unitatilor de profiluri diferite (academii, institutii de invatamant superior, scoli, biblioteci, etc). De aceea structura, forma de organizare, amploarea, numarul de functii si unele atributii sunt diferite de la o organizatie la alta. Activitatea de secretariat este un auxiliar direct si indispensabil al conducerii, avand ca sarcina degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creandu-i astfel conditiile necesare realizarii principalelor sale functii: prevedere – organizare – comanda – coordonare – control. Secretarul/asistentul manager trebuie sa creeze conditii optime pentru luarea deciziilor care reprezinta actul esential al conducerii. Principalele functii care revin secretariatului in prezent sunt urmatoarele : prelucrarea informatiilor, documentarea, functia de reprezentare, functia de filtru si legatura pentru solicitari de contacte cu conducerea, functia de asistare directa a managementului. In activitatea unui secretar / asistent manager predomina procesele informationale si decizionale, informatia oferind suportul pentru decizia manageriala iar comunicarea de informatii si de decizii ocupand o pondere importanta intr-o institutie publica sau privata
BIBLIOGRAFIE
Berciu Adina, Manualul de Secretariat si Asistenta manageriala, Bucuresti, Editura Minerva, 1998.
Chișu Viorica Ana , Manualul specialistului în resurse umane, Casa de Editură IRECSON, București 2002
Ioan Ileana, Birotica-curs, Alba-Iulia, Editura Copyright, 2000.
Ioan Ileana, Elemente de informatica pentru Birotica, Alba-Iulia, Seria Didactica, Universitatea „1 Decembrie 1918”, 2004.
Manolescu, A., Managementulresurselorumane, Ed. Economica, Bucuresti, 2001, pg. 286.
Margit Gatjens, Claudia Behrens, Manual de secretariat și asistență managerială, traducere, Editura Tehnică, București, 1999, p. 14.
Mathis, R.L., Mica, P., Rusu, C., Managementul resurselor umane, Ed. Economica, Bucuresti, 1997, pg. 84.
Pariza Maria, Curs de secretariat și asistență managerială, Editura C.H. BECK, Bucuresti, 2008, ISBN:973-115-388-9
Socobeanu Iordana, Manual de secretariat, București: Editura Eficient, 2002
Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana, Secretele secretariatelor, Bucuresti, Editura Eficient, 1998.
Viniombe Susan, L.Colwill Nina, Femeile in management, Editura Teora, Bucuresti, 1998, p.79.
www.edu.ro
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/9-2.htm
www.isjilfov.ro
http://www.asistentulmanager.ro
http://www.birotica.secretariat.ro
https://www.google.ro/#q=flux+informational, 2014
http://legestart.ro/dosarul-de-personal-al-angajatului-ii-ce-trebuie-sa-contina-si-ce-sanctiuni-se-pot-aplica-angajatorului/
www.legea5.ro-2014
http://www.rasfoiesc.com/business/afaceri/birotica/SECRETARIATELE-DIN-SECOLUL-AL-58.php.2014
www.scoala-ciolpani.ro
http://ro.scribd.com/doc/214848301/Secretar-scoala
http://webspace.ulbsibiu.ro/ilie.rotariu/html/studenti/S7-%20Activitatea%20de%20secretariat.doc
BIBLIOGRAFIE
Berciu Adina, Manualul de Secretariat si Asistenta manageriala, Bucuresti, Editura Minerva, 1998.
Chișu Viorica Ana , Manualul specialistului în resurse umane, Casa de Editură IRECSON, București 2002
Ioan Ileana, Birotica-curs, Alba-Iulia, Editura Copyright, 2000.
Ioan Ileana, Elemente de informatica pentru Birotica, Alba-Iulia, Seria Didactica, Universitatea „1 Decembrie 1918”, 2004.
Manolescu, A., Managementulresurselorumane, Ed. Economica, Bucuresti, 2001, pg. 286.
Margit Gatjens, Claudia Behrens, Manual de secretariat și asistență managerială, traducere, Editura Tehnică, București, 1999, p. 14.
Mathis, R.L., Mica, P., Rusu, C., Managementul resurselor umane, Ed. Economica, Bucuresti, 1997, pg. 84.
Pariza Maria, Curs de secretariat și asistență managerială, Editura C.H. BECK, Bucuresti, 2008, ISBN:973-115-388-9
Socobeanu Iordana, Manual de secretariat, București: Editura Eficient, 2002
Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana, Secretele secretariatelor, Bucuresti, Editura Eficient, 1998.
Viniombe Susan, L.Colwill Nina, Femeile in management, Editura Teora, Bucuresti, 1998, p.79.
www.edu.ro
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/9-2.htm
www.isjilfov.ro
http://www.asistentulmanager.ro
http://www.birotica.secretariat.ro
https://www.google.ro/#q=flux+informational, 2014
http://legestart.ro/dosarul-de-personal-al-angajatului-ii-ce-trebuie-sa-contina-si-ce-sanctiuni-se-pot-aplica-angajatorului/
www.legea5.ro-2014
http://www.rasfoiesc.com/business/afaceri/birotica/SECRETARIATELE-DIN-SECOLUL-AL-58.php.2014
www.scoala-ciolpani.ro
http://ro.scribd.com/doc/214848301/Secretar-scoala
http://webspace.ulbsibiu.ro/ilie.rotariu/html/studenti/S7-%20Activitatea%20de%20secretariat.doc
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Functiile Secretariatului Modern (ID: 106915)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.