Forme Neadecvate ale Comunicarii la Nivel Institutional

Forme ale comunicării neadecvate

Abstract

Comunicarea este larg acceptat ca element central al construcției de imagine instituțională și cultura organizațională. Comunicare internă și externă au fost în mod tradițional considerate două discipline, respectiv instrumente specifice care sunt de obicei proiectate pentru a transmite o imagine pozitivă a unei instituții sau a îmbunătăți relațiile interne. În acest sens sunt utilizate comunicatele de presă, conferințe de presă, crearea de evenimente, buletine interne, întâlniri de personal și așa mai departe ca instrumente valoroase îndreptate la realizarea obiectivelor unei instituții pentru îmbunătățirea imaginii și socializare personală.

Cu toate acestea, noile tehnologii joacă un rol important în dezvoltarea de noi instrumente comunicare instituțională contribuie la atingerea acestor obiective centrale. Tehnologia a schimbat fundamental dinamica dintre corporații și angajații lor și circumscripțiile în afara, crearea unui nou sentiment de drept, permițând din interior și din exterior pentru a disemina și de a colecta informații despre companii.

Noua capacitate a angajaților de a distribui informații despre companie întărește nevoia de a integra angajații instituției în viața organizațională, pentru a spori sentimentul de apartenență și pentru a evita comunicarea negativă. Prin forumuri, cum ar fi blog-uri, angajații pot împărtăși impresiile și publica plângerile lor, fără nici o prevenire a instituționalizării. Dar tehnologia a oferit instituțiilor cu resurse extrem de bennefice, precum și cele mai recente tendințe în socializarea angajaților împreună cu șansele oferite de noile tehnologii care au dat naștere la instrumente de comunicare de mare valoare, atât pentru îmbunătățirea imaginii instituționale și consolidarea relațiilor interne: intranet, rețele sociale, ecrane de perete la birou, podcast-uri și videoclipuri, blog-uri etc.

Unele dintre aceste instrumente sunt uneori considerate instrumente moi , deoarece acestea ar trebui să solicite implicarea consiliului instituției. Ele sunt chiar realizate fără o evaluare strategică anterioară, deoarece nu există o gândire generală, că aceste acțiuni nu vor îmbrățișa implicații semnificative pentru instituție. Aceasta reprezintă o filosofie pe care toata lumea o face.

Cuprins

Capitolul I. Comunicarea instituțională – definire

Considerații anterioare cu privire la comunicarea instituțională

Până în prezent, nu există o definiție larg acceptată a comunicării instituționale. Literatura de specialitate existentă, de obicei, se referă la aceasta ca la comunicare corporativă, cu toate acestea, în aceasta parte a lucrării, voi urmări acei autori, care înțeleg comunicarea instituțională ca o expresie mai precisă deoarece principiile comunicării corporative pot fi, de asemenea, aplicabile pentru o gamă mai largă de organizații: private sau organizații non-profit și nu numai organizații publice.

În conformitate cu acest flux de cercetare, am înțeles că comunicarea instituțională ca un tip strategic de comunicare direcționată către diferitele părți interesate de o instituție al cărui obiectiv este de a stabili relații de calitate cu un anume public, astfel încât pentru a spori cunoștințele sociale și reputația instituției. În acest sens, se poate afirma că scopul ultim al comunicării instituționale este de a contribui la dezvoltarea favorabilă a imaginii instituționale prin îmbunătățirea relațiilor dintre diferite părți interesate.

Aceasta reprezintă un punct acord în literatura de specialitate care permite de a examina comunicarea instituțională din punct de vedere teoretic. Astfel, în ciuda faptului că domeniul comunicării instituționale este prezentat cu o lipsă de coerență din prisma factorilor și aspectelor la care se referă, există o presupunere larg acceptată în această disciplină care presupune existența a două concepte principale care susțin baza comunicării instituționale – identitatea și imaginea.

Analiza acestor componente fundamentale ale comunicării instituționale permit înțelegerea esenției sale. În acest sens, trebuie să avem în vedere faptul că literatura de specialitate abundă cu diferite definiții ale identității și a imaginii în domeniul de aplicare al organizațiilor, în special pentru firmele de afaceri, unde de obicei, se face asocierea acestor concepte la adjectivul corporativ. Pentru a răspude scopului lucrării, voi face o scurtă prezentare a unor definiții pentru a oferi o idee despre ceea ce, în general, presupune literatura de specialitate cu privire la aceste concepte, fără nici o încercare de exhaustivitate.

Una din problemele în definirea comunicarii organizationale pe termen lung este că avem de-a face cu două fenomene – organizare și de comunicare, care sunt, în mod individual, extrem de complexe. Plasate într-o relație dinamică cu celălalt, nivelul devine mult mai complex.

Conceptul original de identitate corporativă a fost formulat de Margulies în 1950. El a definit-o ca fiind „suma tuturor modurilor cu care o companie alege să se identifice în raport cu părțile interesate: comunitatea, clienții, angajații, presa, acționarii actuali și potențiali, analiști de securitate, și bancherii de investiții”. Identitate corporativă este „ totalul mijloacelor vizuale și non-vizuale aplicate de către o companie pentru a se prezenta la toate grupurile țintă relevante. La rândul său, Dowlingdescrie identitate corporativă ca referindu-se la „simbolurile unei organizații pe care utilizează pentru a se identifica cu oamenii”.

În cele din urmă, Gray și Balmer oferă o definiție interesantă pentru sensul prezentului articol, prin conectarea identității corporative la comunicare corporativă: „identitate corporativă este realitatea și unicitatea unei organizații, care este integral legată de imaginea și reputația externă și internă prin comunicare corporativă”. Acestea și alte definiții existente sugerează caracterul comun al celor mai relevante aspecte ale identității corporative reprezintă ceea ce comunicarea instituțională este și devine un aspect integrant al funcției comunicării a unei organizații.

Pe de altă parte, imaginea unei instituții, indiferent că este un profit sau o non-profit contribuie la consolidarea poziției lor în mintea lor diferite părți interesate. Acesta reprezintă o valoare adăugată și un factor competitiv al conducerii, care permite instituțiilor să depășească contextul sau piața condițiilor adverse.

Putem spune că aceasta funcționează ca un filtru care echilibrează percepția instituțiilor interesate de a lua decizii, atunci cand fac greșeli în raport cu imaginea instituției pe care o gestionează. Dowling se referă pe scurt la comunicarea instituțională ca la „modalitatea de a câștiga și menține respectul și stima unie instituții”. Pentru Martínez comunicarea instituțională reprezintă rezultatul percepțiilor și experiențelor pe care oamenii îl primesc de la organizații. Într-un fel , aceasta este partea vizibilă a culturii corporative – ceea ce cred oamenii despre organizație, deoarece oamenii se pot identifica o organizație în funcție de ceea ce văd și aud despre aceasta sau în funcție relația pe care publicul instituției o are cu aceasta.

Imaginiea corporativă este reprezentarea mentală în colectiv. Imaginea populară a unui grup de caracteristici și valori, care acționează ca un stereotip și determină comportamentul și opiniile acestor oameni. O definiție mai recentă este furnizat de Riel și Fombrun, care explica faptul ca imaginea companiei este formatî din „interpretările părților interesate cu privire la companie. Există mai multe definiții pentru imaginiea corporativă în literatura de specialitate. Cele mai multe dintre ele sunt de acord că imaginea corporativă cuprinde în linii mari, reprezentare mentală a cuiva în funcție de percepția de semne diferite. Acesta este de obicei definită ca percepția identității organizației de către diferite părți interesate, având în vedere identitatea organizației ca auto- reprezentarea instituției.

Imagininea corporativă este cel mai frecvent legată de partea de receptor al procesului de comunicare, de exemplu, diferitele părți interesate ale unei. Consumatorii și utilizatorii nu mai cumpără bunuri și servicii, în schimb comunică și împărtășesc o experiențele legate de instituție. Prin achiziționarea unui produs, se consumă caracteristici ale unui brand, de exemplu, un punct de contact are loc între valorile consumatorilor ca o persoană și valori asociate într-o instituție. Aceasta subliniază valoarea strategică a imaginii pentru toate tipurile de instituții. În prezent, standarde obiective ale produselor de calitate poate fi ușor de imitat, iar poziționarea pe piață a instituțiilor devine în mare măsură o chestiune de gestionare a imaginii instituționale.

Imagine poate fi modificată în funcție de obiectivele strategice ale organizației, prin gestionarea de anumite variabile care o afectează pe aceasta. Cu toate acestea, imaginea corporativă poat fi, de asemenea, afectată negativ de circumstanțe externe involuntar: un accident, o greșeală, o plângere oficială a unui cosumator cu impact în mass-media, schimbările în tendințe și gusturile părților interesate etc. Acești factori determina o organizație să reacționeze reacționa în curând și în mod corespunzător astfel încât să prevină consecințele grave de imagine. Vulnerabilitatea imaginii instituționale, împreună cu valoarea sa strategică justifică natura executivă al funcției de comunicare într-o instituție.

Poate că cel mai bun mod de a defini comunicarea corporativă este să se analizeze modul în care funcțiile sale s-au dezvoltat în companii. Până în anii 1970, medicii au folosit termenul de „relații publice”, pentru a descrie comunicarea cu părțile interesate. Această funcție a relațiilor publice, a fost utilizată ca o tactică de cele mai multe cmpanii, a constat în mare parte în comunicarea cu presa. Când alte părți interesate, interne și externe ale companiei, au început să ceară mai multe informații referitoare la companie, practicanții au început ulterior să se uite la comunicare ca fiind mai mult decât doar relații publice. Acest lucru s-a concretizat prin definirea comunicării corporative.

Această nouă funcție a ajuns să includă o gamă largă de discipline de specialitate, inclusiv design corporate, publicitate corporativă, comunicarea internă a angajaților, probleme și gestionarea crizelor, relații cu media, relații cu investitorii, comunicare pentru schimbare și afaceri publice. O caracteristică importantă a acestei noi funcții este că se concentrează pe organizarea ca un întreg, având o sarcină importată cu privire la modul în care o organizație se prezintă față de părțile interesat, atât cele interne, cât și cele externe.

Comunicare corporativă, poate fi caracterizată ca o funcție de management, care este responsabilă de supravegherea și coordonarea activității desfășurate de către practicieni de comunicare în diferite discipline de specialitate, cum ar fi relațiile cu media, afaceri publice și comunicare internă. Van Riel definește comunicare corporativă ca „un instrument de management prin care toate formele utilizate în mod conștient ale comunicării interne și externe sunt armonizate cât mai eficient și mai eficient posibil, cu obiectivul general de a crea o bază favorabilă pentru relațiile cu grupurile de care compania este depinde”.

Definită în acest fel, comunicare corporativă implică, evident, o serie întreagă de activități manageriale, cum ar fi planificarea, coordonarea și consiliere, precum și tactica și abilitățile implicate în producerea și difuzarea mesajelor grupurilor relevante de public.

Prin urmare, se poate afirma că procesul de comunicare corporativă este o funcție de conducere, care oferă un cadru pentru coordonarea eficientă a tuturor aspectelor de comunicare internă și externă, ​​cu scopul general de a stabili și menține reputația favorabilă cin urmare, se poate afirma că procesul de comunicare corporativă este o funcție de conducere, care oferă un cadru pentru coordonarea eficientă a tuturor aspectelor de comunicare internă și externă, ​​cu scopul general de a stabili și menține reputația favorabilă cu grupurile de interese de care organizația este dependentă.

O consecință a acestor caracteristici de comunicare corporativă este faptul că este probabil să fie complexă în natură. Acest lucru este cu atât mai mult în organizațiile cu o gamă largă geografică, cum ar fi corporațiile multinaționale, sau cu o gamă largă de pro-duse sau servicii, deoarece coordonarea comunicării este adesea un act de echilibrare între sediul central și diferitele diviziuni și afaceri ale unităților implicate. Cu toate acestea, există și alte provocări semnificative în dezvoltarea de strategii eficiente de comunicare corcorporativă și de programe. Comunicare corporativă necesită o abordare integrată de gestionare a comunicării.

Tipuri de comunicare

În prezent, suntem expuși la multe forme de comunicare. Toate aceste forme de comunicare și pot fi clasificate în două categorii diferite cum ar fi:

1 . Comunicarea verbală

2 . Comunicarea non-verbală

Comunicarea verbală este tipul de comunicare, care implică comunicarea verbală folosind un limbaj pe care expeditorul și receptorul îl înțeleg. Aceasta trebuie să se facă când emițătorul și receptorul utilizează același cod.. Există două tipuri de comunicare verbală: comunicare orală și comunicare scrisă.

Comunicare orală

Comunicare orala implica comunicarea pe cale orală prin intermediul cuvintelor vorbite. Multe exemple de comunicare orală au loc față în față, la, telefon, radio, televiziune, precum și orice forme de comunicare care transmite mesajul la urechile receptorului. În comunicarea orală, factori cum ar fi tonul, viteza, volumul de încredere poate afecta eficacitatea acestuia.

Comunicare orală este foarte convenabilă, deoarece se poate efectua foarte repede și permite expeditorului să primească feedback-ul mai repede. Expeditorul este, de asemenea, în măsură să-și exprime sentimentele prin comunicare verbală și aduce un anumit efect și o stare de spirit receptorului. În comunicarea față-în-față, tonul și expresia emițătorului pot fi observate, de asemenea, expresia celorlalte persoane poate fi un factor important în obținerea unui răspuns în mod cărespunzător. Comunicarea verbală poate deveni un mod util de a motiva pe alții dacă prin aceaasta este transmisă încrederea față de personal.

Cu toate acestea , comunicarea orală poate deveni succes în cazul în care factorii externi sunt întâlniți, cum ar fi zgomotul de zgomot puternic sau tulburările fizice care ar putea întrerupe vorbitul . Comunicare orală nu se poate face cu o persoană care este fie surdă, fie mut sau care nu vorbește limbă. În comunicarea față – în-față, comunicatorul trebuie să se gândească la ce să spun în timp ce interpretează ceea ce au auzit de la interlocutor, pentru a nu cauza confuzie sau pentru a nu transmite lipsă de încredere înpropria persoană. Acest lucru ar putea fi agrava încrederea în acea persoană și i-ar putea demonstra inabilitataea dea a comunica.

Comunicare scrisă implică compunerea și transmiterea unui mesaj scris, care poate fi livrat prin intermediul unei hârti sau prin intermediul mediului online. În prezent, tot mai multe companii au început să opteze pentru varianta electrnică, transmiterea e-mailurilr sau utilizarea rețelelor de socializare pentru a comunica. Comunicarea scrisă este influențată de structura limbii, cum ar fi gramatica și vocabularul.

Comunicare scrisă este o abilitate importantă aplicată în mediul de afaceri. Este foarte important ca acesta să poată fi utilizată pentru a compune o mulțime de informații, împreună, cu excepția mai multor exemplare și să livreze la mai multe informații către mai multe persoane o singură dată. Mesajele scrise pot fi înregistrate și stocate pentru un studiu ulterior, care poate fi util pentru a gestiona și a organiza detaliate masa de informații . Receptorul va fi capabil să înțeleagă mesajul mai bine, de asemenea.

Cu toate acestea, comunicarea scrisă nu aduce feedback instantaneu ca do comunicarea verbală. De asemenea, necesită o îndemânare scrisă pentru a se compune un mesaj, iar aceasta ar putea fi o provocare pentru cei care nu dispun de calificare la scris. Cu toate acestea, oamenii care au probleme cu vederea, nu pot comunica în scris. Comunicarea non-verbală se referă la orice altă formă de comunicare care nu implică scrisul, vorbitul sau folosirea de cuvinte și de limbi. Limbajul corpului, cum ar fi postura, expresia facială, mișcări de mână, ton etc sunt toate considerate comunicare non-verbală . Este o modalitate de a comunica mesaje sau mai degrabă de comandă fără a folosi cuvinte. Receptorul va trebui să se bazeze pe propria interpretare pentru a înțelege mesajul și, astfel ,expeditorul trebuie să fie în măsură să dea semnale clare. Comunicarea non-verbală este foarte importantă pentru efectuarea în mod eficient a negocierilor, dar și în întâlnirile de afaceri. Prin intermediul acesteia se transmite profesionalismul, iar cealaltă persoană se poate simți relaxată în cadrul procesului de comunicare, facilitându-se în acest mod transmiterea mesajelor. Deși cmunicare instituțională are componente diferite de comunicare dintre oameni, nu trebuie pierdut din vedere că instituția este reprezentată de oameni, iar aceștia fac uz de toate formele de comunicare dispobibile într-o măsură mai mare sau mai mică.

Comunicarea non-verbala are trei elemente principale:

Aspect : modul în care se prezintă vorbitorul, va decide dacă ascultătorii vor fi interesați sau nu. Într-un loc de muncă , o persoană cu aspect profesional și aspectul încrezător va prinde cu siguranță atenția multora. Factorii externi, cum ar fi lumina camerei, temperatura și nivel de zgomot vor influența, de asemenea, apariția unei conversații.

Limbajul corpului: există multe lucruri care constituie elemente ale limbajul corpului (semnale făcute cu mân, postura și expresiile faciale). Când se combina bine în comunicarea verbală, limbajul corpului ar putea ajuta la sublinierea eficienței în livrarea mesajului.

Sunete: Vorbind fluent cu ton bun , voce clară și viteza normală ar putea ajuta la realizarea unei comunicări verbale mult mai eficiente.

Comunicare vizuală – întotdeauna a fost spus că o imagine valorează cât o mie de cuvinte. Elementele vizuale sunt întotdeauna importante în comunicare, deoarece vor acționa ca o ilustrare pentru receptor pentru a înțelege mesajul mult mai repede și mai ușor. În prezentarea de afaceri, prezentatorul este adesea însoțite de slide-uri PowerPoint sau clipuri video pentru a-și transmite mesajul cu ușurință, fără a fi nevoie să se spnă prea multe.

Comunicare vizuală se bazează pe capacitatea de a interpreta imagini de către public. Astfel , dacă emițătrul nu este atent la imaginile pe care le alege, ar putea face cu ușurință publicul să interpreteze un mesj în mod greșit. În viața noastră de zi cu zi, am putea vedea comunicare vizuală peste tot în public, cum ar fi bannere , panouri , semafor, hărți etc. Această comunicare vizuală face referire și la identitatea vizuala a unei instituții – modul în care este reprezentată prin intermediul logoului și al siglei.

Alt tipe tipuri de cmunicare, depind foarte mult de situațiile existente. Animite forme de comunicare pot fi utile în anumite situații, dar nepotrivite în altele. De exemplu este, este transmiterea unui mesaj scris către un partener, iar mesajul să conțină greșeli gramaticale sau un limbaj total neprofesional. În această situație, mesajul transmis nu va mai fi luat în considerare, deoarece emițătorul nu prezintă încredere. U alt exemplu, este acela de a scrie pe rețelele de socializare aspecte referioare la locul de muncă, aspecte care afectează imaginea cmpaniei.

Comunicarea formală se referă la stilul adecvat și profesional de comunicare, care este folosit la locul de muncă și în afaceri. O persoană care trebuie să comunice în mod oficial, trebuie să urmeze regulile standard și regulile transmise de autoritatea superioară. În comunicarea formală, este obligatorie utilizarea unei gramatici corecte, a unei pronunții cât mai coerente, evitarea utilizării argoului sau a limbajului vulgar. Astfel, profesionalismul și formalismul veni mereu primul.

Comunicarea informală se referă la un stil mai liber și confortabil de comunicare, astfel încât comunicatorul își poate permite să comunice cum dorește. În comunicarea informală, nu există nici un standard și limite referitoare la modul în care ar trebui să se flosească limba, astfel încât actul comunicării să fie un demers ușor pentru cel care comunică.

Însă acest limbaj nu face apanajul comunicării instituționale, ci este o modalitate de comunicare în viața de zi cu zi, fiind mod mai natural de comunicare prin care oameni se exprime mai bine și pot construi o mai bună relație. În acest sens, practica comunicării informale la locul de muncă, este încurajată pentru a crea un mediu prietenos. Cu toate acestea, aici trebuie să se țină cnt de anumite limite și de autoritatea superiorilor, în ciuda unei adresări informale față de aceștia.

1.2. Principii ale comunicării instituționale

Comunicare corporativă a fost considerat pe larg în literatura de specialitate o conductă între identitate corporativă și imaginea companiei, cu toate acestea, nu se poate afirma că profesioniștii de comunicare corporativă pot controla imaginea transmisă instituției în relație cu toate părțile interesate.

O afacere este structurata folosind o structură ierarhică în care fiecare membru ar fi responsabil de alt membru de rang inferior. Scopul acestei structuri ierarhice este de a menține o comandă fermă și de a conduce o afacere și de a se asigura că toată lumea din cadrul organizației cooperează în mod eficient.

În cadrul counicării interne, se ține cont de diagrame organizatorice înalt și plate.

Într-o structură înalt, există diferite niveluri de ierarhizare și, prin urmare, are un lanț lung de comandă prin mai multe straturi, începând cu cel poziționat cel mai sus de (CEO ) la cele mai mici (angajații pe poziții de execuție). Cu mai multe straturi , fiecare manager va avea doar un control asupra unui număr limitat de angajați, astfel, ei vor avea o durată mai mică de control. Structura de organizare înaltă este adesea aplicat în companii mari în care există mai mulți membri în cadrul organizației în sine.

Într-o structură plat ă, există straturi mai mici de ierarhizare și, prin urmare, lanțul comunicării are o legătură scurtă. Deoarece există straturi mai mici de autoritate, un manager ar avea mai mult control , deoarece acestea va trebui să fie responsabil de mai mulți angajați. Organizațiile plate sunt de multe ori încorporate în cadrul organizațiilor mici, deținute de către un individ, situație în care există mai puțini angajați.

În aceastp situație, directorul general este în pozițiia de cordnare și se ocupă de toți ceilalți directori, în timp ce fiecare director se ocuă de ceilalți directori pentru ca aceștia să aibă grijă de liderii echipei, cărora le-au fost atribuite sarcini pentru a păstra o cmunicare cu diferitele departamente. Într- o organizație de afaceri, comunicare merge într-o ordine și nu pur și simplu de la o persoană la alta. Comunicare în afaceri este efectua într- un mod foarte manierat. Pentru exemple, producția membrilor echipei nu pot pur și simplu să se raporteze directorului general care este pe partea de sus. Aceste raportări ajung la directorul general, după ce în prealail au ajuns la lideri, iar apoi la directorii de operațiuni. Acest lucru este cunoscut sub numele de comunicare verticală, comunicare între membrii ranguri diferite.

Pe de altă parte , comunicarea între membrii de același rang este cunoscut ca comunicare orizontală. Comunicarea dintre membrii este cunoscut sub numele de comunicare internă în timp ce comunicarea cu persoane din afara organizației de afaceri, cum ar fi furnizorii sau clienții, este numită cmunicare externă. În termen de comunicare într-o organizație, comunicare pe verticală trebuie să fie foarte clar pentru toată lumea, altfel va fi o defalcare de comunicare mare între manageri și angajați. Comunicare pe verticală asigură că există cooperare și înțelegere între oameni în cadrul organizației.

Comunicarea pe orizontală este la fel de importantă cu o singură excepție ar trebui să fie văzut în aceasta mai mult decât o comunicare de lucru. Comunicarea cu partenerii contribuie la o mai bună funcționare, dar, în același timp, ar trebui, de asemenea, să aibă în vedere faptul că aceasta este o oportunitate pentru a construi relația de la egal la egal.

În afaceri, comunicarea este foarte importantă. Acesta joacă un rol care determină tot personalul unei instituții să coopereze și să se conecteze, astfel încât să poată realiza o comunicare externă eficientă, prin interediul oferirii unor servicii sau bunuri de calitate.

Orice membru al unei organizații trebuie să aibă abilități de cmunicare, astfel încât să poată coopera, transmite idei, delega oameni din interiorul organizației. În acest sens, sunt necesare atât abilitățile de comunicare orală, cât și abilitățile de comunicare scrisă, iar limbajul utilizat trebuie să răspundă unui standard de calitate și profesionalism. Tot timpul , comunicarea trebuie să fie formală și profesională. Un reprezentant al unei organizații, nu numai că vorbește pentru a transmite informații, a oferi un feedback, însă trebuie, de asemenea să vrbească într-un mod în care să permită receptorului să asculte și să empatizeze cu masajul primit.

Un bun comunicator, este în egală măsură un bun ascultător, deoarece transmiterea unor mesaje, trebuie să se facă în conformitate cu răspunsurile primite din mediul exterior. Trebuie să ținem cont de faptul că, în afaceri , comunicare va determina succesul instituției care, prin intermediul reprezentanților ei, participă la actul comunicării.

Subiectivitate părților interesate creează percepția lor și astefl există mesaje speciale în raport cu întreaga instituție, mesaje care pot da naștere la interpretări neașteptate. În acest sens, o educație mai bună și accesul mai mare la informare a părților interesate în prezent nu permite unei instituții să desfășoare acțiuni sau activități de transmiterea unui mesaj. Prin urmare, autorii interesați de acest domeniu au subliniat importanța evitării lacunelor în comunicare instituțională. În acest sens, transparența și alinierea între identitate corporativă și imagie corporative iasă în evidență ca un ghid strategic.

Gestionarea imaginii corporative poate suna apoi ca un paradox în sine, deoarece acesta este un rezultat al mai multor interacțiuni dintre diferiți agenți și factori; care uneori sunt imposibil de gestionat, cum ar fi particularitățile oamenilor sau răspunsul mass-media. Cu toate acestea, multitudinea de factori interconectați între ei afectează imaginea companiei și nu poate fi lăsată la voia întâmplării. În funcție de diferitele contribuții ale autorilor, se poate face o clasificare a principalilor factori care au ca scop determinarea imaginii corporative prin consolidarea identității corporative:

a) comportament, care se referă la modul de a se comporta și de a răspuns a tuturor membrilor instituției;

b ) de identitate vizuală, care cuprinde aspecte precum: nume, marca și simboluri care reprezintă grafic esența instituției;

c) produse a ceea ce înseamnă activitatea organizației în sine care vor determina identitatea într-o mare măsură;

d) contextul, originea geografică a instituției, precum și locurile geografice în care își desfășoară activitatea vor condiționa imaginea corporativă, așa cum se poate vedea prin importanța „made ​​in” de pe eticheta unui produs;

e) cultura instituțională, deoarece valorile comune ale unei instituții reprezintă un element de integrare internă, ​​care ajuta la construirea identității instituționale dintr-o perspectivă socială, în cele din urmă;

f) activități de comunicare ale unei instituții (procese, mesajele și mijloacele implicate în transmiterea de informații al organizației), joacă un rol decisiv rol în formarea unei imagini instituționale.

Acești factori comunica în mod inevitabil o imagine. Instituția trebuie să se străduiască apoi să transmită un mesaj coerent prin combinarea lor. Mesaje trebuie să fie transparente, coerente și să nu se suprapună, în scopul de a consolida credibilitatea. O greșeală în mesaj, o alegere greșita a canalului, publicul țintă sau momentul ales poate provoca daune grave pentru imaginea unei instituții. Astfel, este recomandabil ca o instituție să aibă o comunicare fluentă între manageri de comunicare și manageri de top, astfel încât să se asigure coerența tuturor acțiunilor întreprinse de către instituție, precum și stabilirea unor principii de bază. În acest sens, transparența și loialitatea față de identitate corporativă au fost sugerate ca valori fundamentale legate de comunicarea instituțiilor în literatura de specialitate.

Aceste principii pătrund practica comunicării instituționale care este prezentată printr-un exemplu. Departe de la scopul de a intra în dezbaterea deschisă pe asemănările și deosebirile între comunicarea instituțională și disciplina de marketing, vom folosi o abordare de marketing în acest moment pentru a introduce principiile comunicării instituționale: având în vedere acest lucru, în prezent, consumatorii, utilizatorii și alte tipuri de clienți ai diferitelor organizații au tendința de a satisface valorile intangibile atunci când cumpără un produs sau un serviciu, un pas firesc pentru o organizație, de la o abordare de marketing, ar fi de a studia valorile publice său cele din interior și să încerce să se comunice aceste valori pentru brandul produs.

Cu toate acestea, o abordare a comunicării instituțională are în vedere alte aspecte prin intermediul cărora pledează pentru autenticitatea identității unei instituții. Să presupunem că este un antreprenor care identifică un segment de piață format din oameni care sunt atât de sensibili la preț, cărora nu le pasă prea mult despre calitatea produselor alimentare. Acest antreprenor poate face decizia de a începe o afacere, oferind alimente de calitate scăzută (sub limitele legii locale) în ceea ce privește nivelul de grasimi, sare, zahăr și alte ingrediente cu potențial dăunător pentru sănătate. Din punct de vedere al marketingului, acest lucru ar fi o oportunitate de piață, să poată merge înainte cu produsul pe piață.

Cu toate acestea, dintr-o perspectivă a comunicării instituționale, antreprenorul trebuie să reflecte cât se poate de onest și transparent modul în care ar putea dezvolta cât mai bine imaginea instituției. Nu sunt puține exemplele de instituții care indică o lipsă de principii pure ale comunicării istituționale. De exemplu, este cunoscut scandalul implanturilor de proteze marca Arthur Andersen sau Poly; sau cazurile bine-cunoscute abuzive ale companiilor de telecomunicații raportate în mod constant de către asociațiile de consumatori, sunt unele dovezi de organizații care nu îmbrățișează principiile de comunicare instituțională.

În realizarea planului de comunicare, istituția are î vedere îndeplinirea unei misuni. O misiune este o expresie generală a scopului major al organizației, care, în mod ideal, este în conformitate cu valorile și așteptările părților interesate majore și în cauză cu domeniul de aplicare și limitele organizației. Acesta este adesea menționată cu întrebarea simplă „Ccare este scopul isntituției?”. O viziune este starea dorită a organizației. Este o vedere aspirațională a direcției generale cu care organizația vrea să meargă în derularea activităților, și care necesită energiile și angajamentul membrilor instituției.

Obiectivele și scopurile cele mai precise sunt cele pe termen scurt, declarațiile de direcție, în conformitate cu viziunea formulată, și care urmează să fie îndeplinite de către inițiative strategice sau strategii. Strategii implică acțiuni și de comunicații, care sunt legate de obiective, și sunt adesea specificate în termeni de funcții specifice de organizare (de exemplu, finanțe, operațiuni, resurse umane etc). Strategiile de operații, strategii de resurse umane, inițiative de sprijin, dezvoltare și raționalizarea personalului raționalizarea sunt comune pentru fiecare organizație, precum sunt și strategiile de comunicare.

Instrumente utilizate în comunicarea instituțională

Poate că în nici un alt moment din istoria omenirii cmunicarea instituțională nu a fost mai important în viața noastră decât este acum.

Spre deosebire de un cadru de specialitate de referință, comunicare corporativă transcende specialitățile practicienilor individuali în comunicare (de exemplu: brandingul, relatii cu media, relații cu investitorii, afacerile publice, comunicare internă, ​​etc.) și traversează aceste limite de specialitate pentru a valorifica interesele strategice ale organizației în mare. Richard Edelman, CEO al Edelman, cea mai mare agenție de PR independentă din lume, subliniază rolul strategic de comunicării corporative, după cum urmează: „comunicarea este principiul de organizare din spatele multor decizii de afaceri”. Ideea generală este că sustenabilitatea și succesul unei companii depinde de modul în care este privit de către părțile interesate, iar comunicarea este o parte esențială pentru a construi, menține proteja reputația instituției.

Comunicare corporativă este o atitudine sau un set de convingeri pe care oamenii le au despre ce și cum să comunice și valoarea intrinsecă a acestor eforturi de a comunica. Putem concluziona atunci că instrumentele comunicării instituționale trebuie să contempleteze principiului transparenței pentru a rămân loiali identității instituționale. Mesaje instituționale sunt menite transmită diferite aspecte părților interesate cu privire la ceea ce este și ceea ce u este instituția. În plus , dezvoltarea de noi tehnologii solicita instituțiilor să respecte aceste principii în acțiunile lor de comunicare instituțională, deoarece răspunsul părților interesate la un mesaj necorespunzătoare poate fi imediat și notoriu, afectând rapid imaginea instituțională.

Această lucrare a abordat conceptul de comunicare instituțională și relevanța fiecări acțiune a comunicării instituționale întreprinse de către o instituție, indiferent de mărime, în scopul de a atinge un scop dublu:

socializarea membrilor;

îmbunătățire a imaginii.

În acest sens, în primul rând a fost analizat ce anume cuprinde comunicarea instituțională și de ce imaginea și identitate au fost abordate ca fundamentele de bază ale dezvoltării comunicării instituționale în funcție de literatură seminală. Din această analiză, principiile comunicării instituționale s-au evidențiat, astfel, transparența și loialitatea față de instituție și identitatea acestea a rezultat a fi extrem de importante atunci când urmăresc o imagine de lungă durată de succes.

Legat de acest lucru, noile tehnologii au fost prezentate ca un motiv solid pentru a solicita instituțiilor să respecte aceste principii în acțiunile lor de comunicare instituțională deoarece răspunsul părților interesate la un mesaj necorespunzătoare poate fi imediat și notoriu, afectând rapid imaginea instituțională. Noile tehnologii au contribuit la dezvoltarea comunicării instituționale prin o serie de instrumente care le permit să comunice și să interacționeze cu părțile interesate în timp real.

Abundența generalizată a acestor instrumente duce, de obicei, instituțiile să comunice fără o evaluare strategică anterioară, în principiu, pentru că ei înțeleg aceste acțiuni sunt moi și inofensive pentru instituție. Dimpotrivă, am înțeles că fiecare acțiune a comunicării instituționale, indiferent de amploarea acesteia trebuie studiată cu atenție înainte de a i se da curs. Eforturile comunicării instituționale trebuie să fie îndreptate pentru a preveni daunele imaginii instituționale, deoarece acestea sunt greu de șters din mintea publicului.

Comunicarea instituțională este de natură strategică, toate acțiunile comunicării instituonale – indiferent de magnitudinea lor ar trebui, ar trebui să fie autorizate și monitorizate într-o oarecare măsură de către manageri de top, în scopul de a se asigura că valorile instituționale sunt respectate. Cu toate acestea, această lucrare de față va analiza relevanța utilizării instrumentelor de comunicare. 

În mod evident, comunicarea este o caracteristică importantă și definitorie a instituțiilor. Activitățile de comunicare suntde bază și definesc aspecte ale vieții instituționale. Fără comunicare, organizațiile vor înceta să existe din punct de vedere colectiv. Organizațiile nu sunt containere sau pur și simplu spații fizice în care oamenii comunică. Acestea sunt mai degrabă rezultatul comunicării oamenilor, prin intermediul cărora se crează sisteme complexe.

Comunicare instituțională diferă de comunicare comercială, deoarece aceasta nu are același rol. Comunicare comercială are ca scop de a vinde un produs, spre deosebire de comunicarea instituțională care este comunicarea a companiei. De exemplu, pentru a promova imaginea corporativă și obiectivele comunicării corporative. Astfel, această comunicare trebuie să arate consumatorilor și valorile și perspective pe care companiale are pentru a susține angajamentul acestuia pentru o cauză specifică. Obiectivul companiei printr-o comunicare corporativă este un obiectiv emoțional, de a iubi și de a înțelege brandul.

În general, o companie stabilește un plan de comunicare corporate pentru a da liniile principale care trebuie urmate pentru a păstra valorile companiei de-a lungul existenței sale. Comunicarea instituțională este, de asemenea, numită comunicare corporativă, după cum se arăta și în prima parte a capitolului de față. Ținta comunicării instituționale vizează aspectele interne, cât și cele externe a companiei. Pe plan intern, deoarece comunicarea are scopul de a asigura o buna funcționare a mediului companiei, între angajați, deoarece este normal ca angajații să împărtășească valorile companiei. La exterior pentru public, dar și pentru furnizorii mass-media cu scopul de a împărtăși aceste valori cu cei mai mulți oameni.

Instrumentele de comunicare corporativă sunt multe și variate, de la comunicarea cu publicul, societatea poate utiliza relații mass-media sau evenimentele pentru a menține o legatură apropiată cu cei interesați. Compania poate utiliza documente de prezentare – broșuri care să rezume activitatea companiei, rapoartele de activitate ale companiei, materiale de ziar, articole online etc. de afaceri ziar , site-ul etc.

Instrumentul cel mai eficient în comunicarea instituțională este mass media, dacă este utilizată în mod corespunzător poate fi utilizată fără bani. De asemenea, este posibil să se facă spoturi de informare, anunțuri de presă pentru a împărtăși valorile companiei. Marile companii care au suficienți bani, pot utiliza spoturi de televiziune.

În cele din urmă unul dintre cele mai recente instrumente care sunt folosit în comunicarea instituțională sunt evenimentele. Pentru promovarea imaginii unei instituții se utilizează adesea avenimente tematice fiind considerate mult mai eficiente decât alte instrumente de comunicare instituțională. Acest lucru permite companiei să aibă o vizibilitate mare și să fie asociată în mintea consumatorilor evenimentul organizat.

De asemenea, publicitate instituțională, comunicare de afaceri sau comunicarea corporativă reprezintă un set de acțiuni de comunicare care vizează dezvoltarea reputației companiei și, în al doilea rând, pentru a îmbunătăți și menține imaginea acesteia. Acesta este actul prin care întreprinderile ocupa pe deplin locul lor de drept în societatea postindustrială tolerată, dar nu iubită, care intenționează să-și afirme originalitatea în detrimentul competiției.

Dincolo de noțiunea de cetățenie corporativă, își propune să lase în urmă statutul de instituție, care să îi permită să se integreze mai bine în mediul său și de a îmbunătăți percepția rolului său în obiectivele sale diferite. Acțiunea sa are loc, prin urmare, pe termen mediu / lung.

În concluzie, scopul comunicării corporate este construirea și gestionarea imaginii corporative. Cu alte cuvinte, compania menține un discurs în sine, identitatea, valorile, filosofia, legitimitatea etc. Comunicare instituțională se aplică la imaginea companiei de administrare a capitalului.

Prin definiție, țintele comunicării corporate sunt multiple, deoarece întregul mediu, comercial sau nu, în cadrul companiei sau nu, este luat în considerare și necesită un anumit mesaj. În mod similar , toate tehnicile de comunicare sunt posibile, în funcție de obiectivele lor respective pentru a atinge aceste capacități.

În capitolul de față a fost prezentat mdul în care comunicare instituțională funcționează, însă pentru o înțelegere cât mai concretă, este esențială prezentarea unor elemente care definesc comunicarea neeficientă – așadar vor fi expuse forme ale comunicării instituționale inadecvate; precum și consecințele procesului de comunicare în raport cu publicul țintă al instituției în cauză.

Comunicarea eficientă asigură transmiterea unui masej, adtfl încât eceptorul să îl înțeleagă și să răăspundă la el. O comunicare eficientă între două părți necesită trimiterea și primirea de mesaje în ambele direcții. Expeditorul trebuie să fie capabil să vireze mesajul la receptor și receptorul trebuie să răspundă la mesajul în scopul de a finaliza un ciclu de comunicare. Acest lucru va asigura un flux de idei și înțelegere între cele două părți și poate preveni neînțelegeri.

Comunicarea se întâmplă peste tot de la baza vieții noastre de zi cu zi, în mediul de familie, de lucru sau de sau învățare. Noi interacțiuni cu alți oameni în fiecare zi, în scopul de a coopera cu ei și de a lucra spre un obiectiv comun. De aceea, comunicarea eficientă este extrem de importantă. Prin practicarea unei comunicări eficientă la locul de muncă noastre, există multe beneficii rezulte din aceasta.

Prin comunicare, cele două părți pot face schimb de informații foarte bine cu posibilitate mai mică de neînțelegere sau lipsă pe informații. Astfel, procesul de comunicare permite o evaluare a informațiilor într-un mod mai precis și poate a evita orice reducere a productivității.

Comunicarea eficientă la locul de muncă permite membrilor să lucreze împreună în mod eficient, fără manifestarea unei cu pivie la prblemele ce țin de iearhie. În cadrul organizațiilor, lucrătorii au tendința de a fi mai productivi atunci când sunt respectați și să de către alții. Astfel, prin practicare unei bune comuicări, se ține cont de stima de sine a personalului unei instituții, iar acesta din urmă devine mai motivat și mai eficient, fapt ce contribuie la o bună îmagine a locului. Cel mai important dintre toate aspectele, comunicarea eficientă va contribui lao relație eficientă cu publicul agreat. Printr-o bună comunicare eficientă, instituția își menține gradul de coopereare cu ceilalți, atât în mediul său intern, cât și în cel extern.

Bariere în calea comunicării eficiente

Comunicare ineficientă poate apărea oricând și duce la defalcare comunicării câ cele două părți implcate nu reușesc să livreze sau să proceseze mesajul primit. Fără trimiterea constantă a unui feedback, părțile care fac actul comunicări nu vor fi capabile să înțeleagă și să răspundă în mod adecvat la ideea ceilalți și, prin urmare, nu pot coopera . Fără o bună comunicare , nu va fi nici o munca în echipa la locul de muncă și acolo sigur pot fi neînțelegeri și conflicte.

Comunicare ineficientă este văzută ca o cauza a unor probleme probleme diferite. Aceste bariere includ:

Distragerea atenției fizic: elementele din jur cum ar fi iluminatul slab, zgomote de fundal, atmosfera etc. pot conduce într-adevăr la o lipsă de concentrare în transmiterea mesajului în timpul cmunicării.

Atitudinea: în cazul unor emoții puternice, cum ar fi lipsa feicirii sau furia, emițătorul va fi prbabil inconfortabil să asculte și să comunice cu cineva. În cazul unei relați de afacere, aceste emoții vor determinanta imaginea instituției, deși comunicarea unui sungur reprezentat a fos defectuasă, tat organizația va avea de sferit. Acest lucru va opri nu numai eficiența comunicării, dar, de asemenea, va face ca receptorul să pară mai puțin productiv și mai puțin cooperativ. Emoțiile pot de asemenea interfera cu lipsa de încredere în fața altora și, prin urmare, încrederea emițătorului va fi afectată.

Bariere de canal: canalul prin intermediul căruia este transmis mesajul, este foarte important. De exemplul, în cazul transmiterii unor instrucțiuni, este de preferat utilizarea comunicării scrise, mai degrabă decât utilizarea limbajului verbal. Dacă în aceste situații instituția nu înțelege relaveanța și caracteristicile canalelor de comunicare , lipsa unei gândiri strategice, poate avea consecințe catastrofale.

Stereotipul: existența unor astfel de gânduri în raport cu o instituție, poate afecta transmiterea eficienta a unui mesaj, deoarece publicul țintă al acesteia va avea idei precncepute și nu va decoda în mod constructiv mesajul primit. În acest sens, o bună cmunicare externă poate combate obiecțiile publicului și îmbunătăți modul de comunicare al unei organizații.

Bariera lingvistică: în comunicare, barierele lingvistice se poate întâmpla oricând . Toată lumea are propria limba maternă, ​​precum și propria interpretare a unor cuvinte și fraze. Astfel, s-ar putea sa apara contradicții din cauza neînțelegereii unei limbi, iar comunicatorii pot fi incapabili să cmunice între ei.

Bariera de timp: în transmiterea unui mesaj către publicul său, instituția treuie să țină cont de perioada din zi și din săptămână în care publicul are cea mai mare disponibilitate să asculte și să înțeleagă mesajul.

Probleme structurale în cadrul organizației: în cazul în care structura într-o organizatie nu este clară, atunci membrii organizației ar putea avea probleme de comunicare , deoarece nu știu cu cine și când să comunice. Noii membri ar trebui să fie instruiți în mod clar pentru a preveni orice incident de comunicare sau confuzie.

Lipsa de cunoștințe cu privire la anumite subiectele: lipsa de înțelegere cu privire la o anumită temă, ar face comunicarea diicilă, atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar. De obicei, oamenii comunică mai ușor atunci când subiectul discuției este familiar ambilor parteneri. În cazul în care expeditorul nu este sigur despre problema cu privire la care comunică, receptorul ar putea fi tulburat și nu va înțelege foarte bine ceea ce dorește expeditorul să transmită.

Excesul de informații: în prelucrarea informațiilor este nevoie de timp și în cazul în care comunicarea nu merge într-un ritm în care ambele părți pot avea suficient timp pentru a efectua procesul de gândire, atunci aceasta va provoca defalcares comunicării, datorită lipsei de concentrare și de interes care ar putea să apară.

Ipoteze: presupunând ceva cu privire la un anumit aspect, este posibil ca interpretarea unui mesaj să fie una greșită, iar cațiunea și feedback-ul sa fie și ele grește. Când informațiile sunt asumate în mod greșit, deciziile pot fi și ele greșite, iar unele decizii pot fi catastrofale pentru o instituție. Acest lucru ar putea provoca multe probleme extinse și ar putea duce la conflicte, de asemenea.

În afaceri, trebuie să se știe cum să se cmunice eficient, în scpul de a inspira angajații. Motivul este simplu: motivația în cele din urmă duce la mai multă productivitate. Motivația la locul de muncă este adesea declanșată atunci când managerii găseasc cale prin care să comunice cu angajații. Comunicarea eficientă a managerilor va duce la schimbarea stării de spirit în cadrul instituției, îndemnând la o mai bună cooperare.

În plu o mai bună comunicare internă, duce la o mai bună coperare a membrilor unei instituții, ar cooperaea va avea drept rezultat productivitatea. Se pare că în proporție de 90% dintre companiile car e au probleme de comunicare internă, au tendința de a avea un pesonal mai puțin motivat. Iar climatul unei organizații, este strâns corelat cu imaginea instituției în cauză. Comunicarea nemulțumirilor unui angajat în raport cu locul de muncă, va avea consecințe gravea asupra imaginii companiei respective.

Motivația la locul de muncă depinde în mare măsură de modul în care managerul influențează subalternii. În situația unei comunicări interne mai bune, angajații vr fi mult mai entuziasmați, iar managerul va avea rol de lider, care va fi un exemplu de bune practici. O cmunicare eficientă din partea superiorilor către subalterni, duce la o încredere mai mare a subalternilor și la o determinare în finalizarea task-rilor. În acest mod, bariera emoțională va dispărea, iar membrii unei instituții pot avea o relație mai puternică, fapt ce duce la o fidelitate față de locul de muncă.

Tot ce trebuie să facă un leader pentru a transmite un discurs motivaținal, este să fie de încredere. Un astfel de leader poate fi cnsiderat Steve Jobs, personaj extrem de apreciat în lumea antreprenoriatului, care a reușit să aducă compania pe care o conducea în tp cinci companii din lume.

  În concluzie, motivația vine de la un mediu pozitiv la locul de muncă și comunicare poate face acest lucru. Prin canalizarea pe o comunicare eficient în cadrul organizației, managerii și angajații nu evitată barierele de comunicare , cum ar fi emoția sau problemă structurală , astfel , încât acestea să conducă la legături mai puternice și de cooperare . Acest lucru va permite managerului să interacționeze mai mult cu angajații săi și să fie mai atenți la ei, însă. Dacă acest lucru se întâmplă, angajații vor simți respect către managerul lor și vor fi motivați să își facă munca. O bună motivare și un profesionalism al angajaților, poate reprezenta oo cmunicare indirectă instituțională.

În plus, managerii care doresc să-și motiveze angajaților trebuie să aibă încredere în ei și trebuie să le comunice angajaților, încredere și confort, creand un sentiment strâns între ei și angajații săi în timp ce, de asemenea, sunt transmise mesaje inspiraționale importante. În lumea de astăzi , profesionalismul este foarte important la locul de muncă, dar acest profesionalism implică o motivare a angajaților, deoarece motivarea acestora va contribui la dorința de reușită și va spori productivitatea. Această productivitate, fiind o altă modalitate prin care instituția va cmunica către publicul ei, transmițând valori precum: performanță, responsabilitate, tact.