Comunicarea Intraorganizationala In Cadrul Primariei

CUPRINS

INTRODUCERE

PARTEA TEORETICĂ

Capitolul I. COMUNICAREA

1. Definiție

2. Componente|Variabile ale comunicării

2.1. Emițătorul

2.2. Receptorul

2.3. Informația

2.4. Mesajul

2.5. Codificarea informației

2.6. Decodificarea mesajului

2.7. Feed-back-ul

2.8. Răspunsul la feed-back

3. Procesul comunicării

3.1. Emisia și recepția

3.2. Canalele de transmisie

3.4. Zgomotul.

4. Tipuri ale procesului de comunicare

4.1. Comunicarea cu sens unic

4.2. Comunicarea cu dublu sens

Capitolul II. COMUNICAREA INTRAORZAȚIONALĂ

1. Definiție

2. Rolul comunicării

3. Obiectivele comunicării intraorganizațională

Capitolul III. TIPOLOGII ȘI REȚELE ALE COMUNICĂRII

INTRAORGANIZAȚIONALE

1. Tipologii

1.1. După gradul de oficializare

1.2. După direcția în care circulă informația

1.3. După criteriul complexității agenților comunicatori

1.4. După modul de transmitere a informațiilor

1.5. După conținutul informațiilor

2. Rețele de comunicare

2.1. Descentralizate

2.2. Centralizate.

2.3. Multiple

Capitolul IV. MIJLOACE DE COMUNICARE INTRAORGANIZAȚIONALĂ

1. Panoul de afișaj

2. Afișajul luminos

3. Memorandum-ul

4. Plăcuțele de identificare

5. Scrisoarea.

6. Manifestul

7. Buletinul informativ

9. Rețeaua de calculatoare

10. Telefonul fix

11. Telefonul mobil

12. Ședințele informative

13. Ziarul

14. Cutia de idei

15. Discuții individuale

Capitolul V. BARIERE COMUNICAȚIONALE ȘI MODALITĂȚI DE CREȘTERE A

EFICIENȚEI ÎN COMUNICAREA INTRAORGANIZAȚIONALĂ

1. Bariere comunicaționale

1.1. Lipsa feed-back-ului

1.2. Diferențe ierarhice în organizație

1.3. Zvonurile

1.4. Fluxul informațional

1.5. Distorsiunea

2. Modalități de creștere a eficienței în comunicarea intraorganizațională

2.1. Claritatea mesajului

2.2. Voința de a cpmunica

2.3. Politica ușilor deschise

2.4. Alegerea momentului

2.5. Întâlnirile formale ale angajațiilor

PARTEA PRACTICĂ

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

ANEXE

INTRODUCERE

Comunicarea se regăsește pretutindeni: la școală, în familie, la locul de muncă. Ființa umană comunică fie din interes, fie din plăcere, fie din interes si plăcere laolaltă. Așadar, realizarea comunicării presupune existența unui obiectiv precis determinat. Comunicarea nu este un scop în sine, ci un instrument prin care se are în vedere atingerea anumitor finalități. Aceasta însoțește diferite activități umane, având funcția de a le face cunoscute față de cei interesați și de a le atribui o anumită semnificație.

Dacă nu am ști cum să comunicăm unii cu alții, oare noi, oamenii prin ce alte mijloace și prin ce alte procedee am reuși să transmitem ceea ce simțim și ce gândim? Este o întrebare pe care probabil puține persoane și-o pun deoarece suntem cuprinși in vârtejul amețitor al acestei vieți cotidiene care ne ocupă tot timpul. Avem tot mai puțin timp liber să reflectăm asupra unor întrebări care ne-ar putea fi de folos în aflarea unor răspunsuri esențiale.

Fiind interesată de felul cum comunicăm, de faptul că noțiunea de comunicare se bucură de o largă utilizare la ora actuală și de multitudinea de forme prin care se caracterizează mi-am ales tema: ,,Comunicarea intraorganizațională în cadrul Primăriei”, pentru a putea înțelege mult mai bine procesul care stă la baza tuturor acțiunilor umane, dar mai ales pentru a observa importanța și realizarea comunicării în cadrul administrației publice.

Importanța comunicării în cadrul administrației publice este evidentă, deoarece aceasta reprezintă instrumentul care însoțeste politicile instituționale locale, contribuind la materializarea acestora, face cunoscută corpului social acțiunea administrativă, determină nevoile si voințele membrilor colectivității.

Numai în aceste condiții este posibilă consolidarea democrației la nivel local, în așa fel încât să permită exercitarea drepturilor și îndeplinirea îndatoririlor de către cetățeni, precum și satisfacerea intereselor colective.

Concretizarea acestor prerogrative revin autorităților publice locale, care sunt legitimate prin votul membrilor colectivității, să mențină un contact permanent cu cetățenii, pe de o parte, iar pe de altă parte, prin activitatea pe care o desfășoară urmăresc satisfacerea interesului general.

Prin comunicarea intraorganizațională se urmărește legitimarea instituților publice, precum și a acțiunilor desfășurate de acestea. Prin urmare comunicarea intraorganizațională vizează obținerea adeziunii cetățenilor cu privire la normele sau la deciziile publice adoptate.

De aceea administrația publică trebuie să se apropie de membrii colectivității, să mențină un contact permanent cu aceștia. În acest context, administrația publică locală trebuie să comuince, să fie deschisă dialologului, să respecte și să ia în considerare cetățeanul.

O altă importanță pe care comunicarea intraorganizațională o are în cadrul administrației publice este aceea de a contribui la motivarea personalului și la armonizarea relațiilor din cadrul instituților publice. Obiectivul acesteia este de a realiza coeziunea și echilibrul grupurilor din interiorul organizației, acordând prioritate dialogului pentru a preveni conflictele. Acesteia îi revine rolul de a contribui la formarea, la educarea angajațiilor de natură să permită stabilirea unei relații între cetățeni, actori si aleșii responsabili, creîndu-se astfel condițiile necesare pentru realizarea dezvoltării la nivel local. În vederea atingerii acestui obiectiv acțiunile de comunicare au un caracter pedagogic, contribuind la dezvoltarea simțului critic al angajatului.

Pe de altă parte, imaginea pe care o instituție publică dorește să o prezinte în exterior este strâns legată de modul în care funcționează mecanismele interne ale acesteia. De asemenea, funcționarea unei instituții publice presupune existența unei anumite armonii în relațiile dintre cei ce își desfășoară activitatea în cadrul acesteia, precum și a coeziunii între diferite structuri ale instituției respective.

Așa cum am arătat comunicarea nu este un scop în sine, ci un instrument pentru atingerea unor obiective diverse. În cadrul administrației publice, comunicarea este instrumentul de care dispun politicile locale pentru a se face cunoscute și pentru a prezenta o imagine coerentă a organizației în ansamblul ei si a acțiunilor întreprinse în vederea obținerii adeziunii membrilor colectivității locale.

PARTEA TEORETICĂ

CAPITOLUL I

COMUNICAREA

1.DEFINIȚIE

Comunicarea este unul dintre cei mai vechi termeni, una dintre cele mai vechi acțiuni, este un proces prin care oamenii transferă energii, emoții, sentimente și schimbă semnificații. Aceasta are întotdeauna un scop, și anume acela de a-l face pe interlocutor să simtă, să gândească sau să se comporte într-un anumit fel. Procesul comunicării dateaza încă din cele mai vechi timpuri, fiind într-o permanentă transformare, și continuînd să existe si să se dezvolte pe toate planurile vieții, până în momentul când va exista viața pe pământ. Comunicarea este procesul de creare, transmitere și interpretare de idei, fapte, opinii și sentimente , este un proces de împartășire, un schimb reciproc între două sau mai multe persoane.

Societatea continuă să existe prin și cu ajutorul comunicării. Comunicarea este mai mult decât o legatură verbală între cuvinte, oamenii trăiesc în comunitate în virtutea lucrurilor pe care le au in comun, iar comunicarea este modalitatea prin care ei ajung să dețină în comun aceste lucruri.

Comunicarea, conform profesorului german Michael Kunczick este deci un comportament care, din punctul de vedere al celui care comunică, are ca țel transmiterea de mesaje, cu ajutorul unor simboluri, către una sau mai multe persoane.

A comunica înseamnă a pune ceva in comun, a pune în relație. Latinescul communicare, preluat în aproape toate limbile europene, alături de semnificația de contact sau legatură include și pe aceea de a pune în comun, a împartăși, a pune împreună, a amesteca, a uni.

Comunicarea pune persoanele în relații cu alte persoane. Este deci un act care presupune un schimb, o reciprocitate constituită dintr-un nou mesaj (dus și întors), cum ar fi o conversație, care nu se reduce la un monolg ci la o dezbatere, o reuniune unde fiecare dintre cei prezenți are posibilitatea de a se exprima direct și de a-și expune propria părere.

De asemenea comunicarea este procesul prin intermediul căruia un individ este în legatură cu altul. Comunicarea este totodată și o necesitate în familie, în societate și, nu în ultimul rând în cadrul organizației, la locul de muncă, pentru a îmbogăți conținutul propriei personalități și pentru a putea integra informațiile primite și a transmite noi informații.

Domeniul comunicării este vast, întrucât orice activitate umană, individuală, colectivă și socială este însoțită de informții emise, primite și prelucrate. În acest sens comunicarea este indispensabilă în procesul de concepere și de realizare a acțiunilor umane. Având în vedere cele menționate anterior, putem defini comunicarea ca fiind schimbul de informații între o persoană, o organizație sau o colectivitate, în calitate de emițător, și unul sau mai mulți receptori, oricare ar fi modalitățile prin care se realizează acest schimb.

2. COMPONENTE \ VARIABILE ALE COMUNICĂRII

Ceea ce este comun multitudinii definițiilor ce se dau conceptului de comunicare este că acesta ar consta în transmiterea unor informații de către o sursă (emițător) unuia sau mai multor destinatari (receptori), prin intermediul unor canale și mijloace de comunicare sub forma mesajelor simbolice (codificare) și transmiterea unui mesaj (răspuns) de la receptor către emițător.

Emițătorul este un individ sau un grup de indivizi care au o idee sau dețin o informație pe care doresc să o transmită, inițind astfel comunicarea (manager sau executant). El definește informația, de el depinde modul de codificare a informației, el alege canalul și mijlocul de comunicare, și tot el este cel care alege receporul, însă nu poate controla pe deplin nici receptorul sau receptorii și nici factorii perturbatori. Din cele prezentate putem deduce că emițătorul este subiectul activ în cadrul procesului de comunicare, acesta având rolul de a concepe și de a transmite un mesaj.

Receptorul este persoana sau grupul de persoane cărora le este adresat mesajul informațional (manager sau executant). Importanța receptorului în procesul de comunicare nu este mai mică decât cea a emitentului. Receptorul este subiectul pasiv, rolul acestuia reducându-se la a primi mesajul transmis. Cu toate acestea receptorul ocupă un loc important în cadrul comunicării. Nu există comunicare fără destinatar. De aceea, receptorul nu poate fi considerat un participant total pasiv a cărui unică sarcină este de a inregistra informațiile difuzate de emițător. Receptorul reacționează față de mesajul primit si transmite la rândul său informații, devenind astfel emițător. Uneori, ar fi de preferat ca mesajul să nu fi fost transmis deloc decât ca el să fie recepționat greșit, în realitate, a asculta și a citi este la fel de important cu a vorbi și a scrie. Reușita comunicării depinde de adecvarea conținutului și formei de exprimare a mesajului cu capacitatea de percepție, înțelegere a receptorului, cu starea sa sufletescă.

Informația este o idee, o opinie, un sentiment, un stimul, o inteție.

Mesajul constituie conținutul actului de comunicare, este simbolul sau ansamblul simbolurilor, expresia feței, tonul vocii, transmise de emițător receptorului, reprezintă însăși obiectul comunicării și conține informația într-o formă codificată. Puține mesaje sunt atât de simple precum par, unii specialiști în comunicare vorbesc de text și muzică. Textul este aceea parte deschisă și vizibilă a mesajului, concretizată cel mai adesea prin cuvinte, muzica este partea ascunsă a fiecărui mesaj. Ea decurge în general, din relația existentă între emițător inde modul de codificare a informației, el alege canalul și mijlocul de comunicare, și tot el este cel care alege receporul, însă nu poate controla pe deplin nici receptorul sau receptorii și nici factorii perturbatori. Din cele prezentate putem deduce că emițătorul este subiectul activ în cadrul procesului de comunicare, acesta având rolul de a concepe și de a transmite un mesaj.

Receptorul este persoana sau grupul de persoane cărora le este adresat mesajul informațional (manager sau executant). Importanța receptorului în procesul de comunicare nu este mai mică decât cea a emitentului. Receptorul este subiectul pasiv, rolul acestuia reducându-se la a primi mesajul transmis. Cu toate acestea receptorul ocupă un loc important în cadrul comunicării. Nu există comunicare fără destinatar. De aceea, receptorul nu poate fi considerat un participant total pasiv a cărui unică sarcină este de a inregistra informațiile difuzate de emițător. Receptorul reacționează față de mesajul primit si transmite la rândul său informații, devenind astfel emițător. Uneori, ar fi de preferat ca mesajul să nu fi fost transmis deloc decât ca el să fie recepționat greșit, în realitate, a asculta și a citi este la fel de important cu a vorbi și a scrie. Reușita comunicării depinde de adecvarea conținutului și formei de exprimare a mesajului cu capacitatea de percepție, înțelegere a receptorului, cu starea sa sufletescă.

Informația este o idee, o opinie, un sentiment, un stimul, o inteție.

Mesajul constituie conținutul actului de comunicare, este simbolul sau ansamblul simbolurilor, expresia feței, tonul vocii, transmise de emițător receptorului, reprezintă însăși obiectul comunicării și conține informația într-o formă codificată. Puține mesaje sunt atât de simple precum par, unii specialiști în comunicare vorbesc de text și muzică. Textul este aceea parte deschisă și vizibilă a mesajului, concretizată cel mai adesea prin cuvinte, muzica este partea ascunsă a fiecărui mesaj. Ea decurge în general, din relația existentă între emițător și receptor. Una dintre cele mai comune cauze ale eșecului în comunicare provine din faptul că intențiile emițătorului nu sunt percepute corect de către receptor. Pentru a reduce la minimum riscurile este necesar să se stabilească care este scopul comunicării, să se țină cont de personalitatea receptorilor, iar mesajul să fie formulat cât mai simplu și mai concis.

Codificarea informației reprezintă transformarea informației în mesaj, și constă în selectarea și combinarea celor mai potrivite simboluri (sunete, litere, cifre, gesturi, imagini), capabile să exprime semnificația unui mesaj, ținând cont de capacitatea receptorului de a înțelege aceste simboluri și diferențe în cadrul diferitelor culturi naționale (prin mișcarea capului de jos în sus noi spunem da, în timp ce oamenii din Sri Lanka și Bulgaria redau același lucru prin mișcarea capului de la dreapta la stânga).

Decodificarea mesajului constă în interpretarea mesajului, transformând simbolurile într-o informație care, adesea, diferă de informația pe care emițătorul a dorit să o transmită în funcție de capacitatea de înțelegere a receptorului, de ce așteaptă el de la mesaj (de multe ori oamenii recepționează ceea ce vor ei de fapt să înțeleagă) și de factorii perturbatori ce au intervenit în procesul de comunicare; este reversul codificării, fiind absolut necesară după receptarea mesajului da către cel căruia i-a fost adresat.

Feed-back-ul este inversul legăturii directe emițător-receptor prin care emițătorului i se transmite reacția receptorului. Sunt luate în considerare doar acele reacții care sunt transmise înapoi și care ajung la emițător. Aproape toate modelele comunicaționale presupun un anumit tip de feed-back De folosirea acestei transmiteri a informației depinde eficacitatea comunicării. Este foarte ușor ca o persoană să presupună că a comunicat eficient, nefiind conștientă că încercările sale de a comunica au fost parțial încununate de succes sau, uneori, chiar au eșuat. De obicei, fiecare caută o confirmare a ceea ce face. Necesitatea feed-back-ului rezultă din dorința de a corecta eventualele erori în transmiterea informației, nevoia de autoevaluare a emițătorului, nevoia de a fi eficient și încercarea de reducere a nesiguranței și ambiguității (a incertitidinii) prin suplimentarea informației. Feed-back-ul poate fi pozitiv și apare atunci când angajații sunt mulțumiti, apreciați, felicitați de câte ori este cazul și negativ când trebuie argumentat și însoțit de sugestii concrete. Acesta se concretizează prin observații, sublinierea defectelor și evidețierea defectelor. Feed-back-ul mai este numit și retroacțiune deoarece corespunde mai multor funcții cum ar fi funcția de control a întețegerii mesajelor; funcția de adaptare a mesajului la caracteristicile actorilor, la dificultățile întâmpinate sau la alte evenimente care presupun o modificare a conținutului sau a formei; funcția de reglare socială, facilitând înțelegerea punctului de vedere al celuilalt si favorizând învățarea socială și funcția socio-afectivă, existența feed-back-ului sporind siguranța internă a indivizilor.

Răspunsul la feeback se referă la tendința de a reacționa în acord cu feed-back-ul primit, apare atunci când există diferențe majore sau erori între informația pe care emițătorul a dorit să o transmită și reacția receptorului la aceasta; se ține cont de opinia receptorului, acesta având un statut important și recunoscut de emițător; feed-back-ul este bogat în conținut și motivat. Feed-back-ul poate fi pozitiv, atunci când reacția este de acceptare și continuare a eforturilor, și negativ, atunci când prima reacție va fi cea de respingere, dar daca reacția este controlată și, în urma analizei feed-back-ul este considerat corect, răspunsul va trebui să fie unul de modificare a situației.

3. PROCESUL COMUNICĂRII

Procesul comunicării este format din succesiunea etapelor pe care le parcurge informația pe care dorește să le transmită emițătoul. Informația este codificată sub formă de mesaj, este transmisă prin intermediul canalelor și cu ajutorul mijloacelor de comunicare receptorului, care o decodifică și transmite feed-back-ul său emițătorului care poate sau nu să răspundă din nou, pentru ca procesul de comunicare sa fie complet.

3.1 Emisia si recepția Cele două componente ale procesului comunicării sunt emisia mesajului si receptarea acestuia. Ele sunt simetrice, în cazul emisiei se porneste de la informația care este trimisă, iar în cazul recepției se încheie cu informația care este primită.

3.2 Canalele de transmisie De asemenea un rol foarte important în cazul procesului de comunicare îl au canalele de transmisie, care reprezintă calea sau traseul prin care mesajul ajunge de la emițător la receptor, și sunt adesea iseparabile de mesaj, trebuind să fie adecvate scopului acestuia, tocmai de aceea alegerea canalului potrivit pentru transmiterea anumitor mesaje este o decizie vitală, acesta trebuie sa fie credibil și în acelasi timp relevant pentru publicul vizat.

3.3 Zgomotul este un factor perturbator de mediu, și este constituit din acele elemente care înconjoară comunicarea și care pot afecta eficiența ei. Se manifestă pe traseul parcurs de informație între emițător și receptor și poate afecta major calitatea acesteia. Poate fi de natură fizică și cuprinde gălăgia produsă de utilaje sau de către oamenii care se află într-o încăpere; informațional, referindu-se la practicarea defectuasă a proceselor de codificare și decodificare a mesajelor; și social, de exemplu zvonurile sau dezinformările.

4. TIPURI ALE PROCESULUI DE COMUNICARE

Referitor la schema de bază a cmunicării trebuie să ținem cont că acest proces este împărțit în două tipuri după cum urmează:

4.1 Comunicarea cu sens unic în care emițătorul transmite un mesaj receptorului, excluzând orice posibilitate de răspuns. Acest tip de comunucare nu este recomandat spre utilizare decât în situațiile de criză care necesită rezolvări imediate și drastice cum sunt calamitățile naturale. Este caracteristic sistemuliu militar, dar este prezent și în sistemul civil în condițiile în care avem de-a face cu un manager autoritar. În restul situaților acest tip de comunicare nu este recomandat deoarece duce la deteriorarea climatului organizațional, creșterea stresului și demotivare. Să ne imaginăm ce s-ar întampla dacă într-o organizație ar exista acest gen de comunicare și cel care are dreptul să transmită mesaje este doar superiorul ierarhic … Organizația respectivă ar fi supusă eșecului, angajații nu ar avea dreptul la opinie, la replică, iar relația șef-angajat în loc să se bazeze pe o comunicare deschisă și reciprocă se va baza doar pe supunere totală din partea angajatului față de superiorul său.

4.2 Comunicarea cu dublu sens reprezintă forma cea mai des întâlnită și presupune un răspuns din partea celui care a primit mesajul, răspuns care este de două tipuri. Primul reprezintă cea mai simplă formă de răspuns prin care se confirmă receptarea mesajului, iar ce-a de-a doua formă poate include confirmarea mesajului inițial, însă conținutul răspunsului are și alte elemente informative prin angajarea într-un proces de comunicare complexă. Pentru a se stabili o mai bună colaborare între membrii unei organizații condiția comunicării cu dublu sens este necesară, tocmai de accea pentru că se bazează pe reciprocitate, astfel șefii și subordonații, și nu numai, au posibilitatea de a-și afla unul altuia părerea, în scopul unei bune colaborări care să ducă în final la atingerea obiectivelor organizației.

CAPITOLUL II

COMUNICAREA INTRAORGANIZAȚIONALĂ

DEFINIȚIE

Comunicarea în organizații are misiunea de a poziționa organizația, și de a-i conferi o personalitate recunoscută și o identitate distinctă față de concurență; este una dintre cele mai importante forme de manifestare a interacțiunilor dintre organizație și mediu, fiind cheia succesului în relațiile dintre organizație și publicul ei, ceea ce permite stabilirea între aceștia a unei strânse legături ce are la bază acțiunea de a comunica.

În viața profesională, angajații sunt confruntați cu un exces de informații, dar și cu insuficiența și chiar absența comunicării. Astfel, alături de un veritabil bombardament informațional căruia i se face tot mai greu față, organizațiile mai au de-a face și cu documentele confuze, fără valoare informațională și operațională, a dosarelor care se adună pe birouri, reuniunile inutile ce se multiplică, iar pe de altă parte a diverșilor beneficiari de informații care sunt nemulțumiti de absența, insuficiența sau imprecizia informațiilor necesare, sau de corespondența la care nu s-a primit încă răspuns.

Chiar dacă transmiterea informațiilor se face cu mijloace din ce în ce mai sofisticate, în activitatea practică progresul tehnic devansează utilizarea informațiilor transmise , apare astfel între circulația informațiilor și utilizarea lor un decalaj din ce în ce mai evident și tot mai greu de recuperat.

În aceste condiții este esențial ca fiecare organizație să-și elaboraze și să pună în aplicare o politică de comunicare adaptată la dimensiunile și la natura activităților sale.

Comunicarea intraorganizațională reprezintă una dintre variabilele ce se dezvoltă în cadrul relațiilor dintre resursele umane ale respectivei organizații; este un proces care presupune crearea si schimbul de mesaje, care este absolut necesar organizației, implicând persoane sau grupuri de persoane.

Comunicarea intraorgaizațională face parte din dinamica construirii imaginii organizației, care depinde de imaginea difuzată de oamenii ce o alcătuiesc, un personal motivat. Tocmai de aceea cele mai bine văzute organizații sunt cele în care personalul este motivat, informat, poate să raspundă la critici și să explice dificultățile cu care ei sau organizația la care activează se confruntă.

Comunicarea intraorganizațională reprezintă una dintre variabilele, dar în același timp unul dintre instrumentele strategiilor de schimbare ale organizației, inclusiv a strategiilor referitoare la resursa umana. Spun acest lucru pentru că o organizație ca să poată funcționa la capacitatea sa maximă trebuie să dețină un proces de comuincare bine înfaptuit și organizat pentru a putea furniza și asigura crearea de relații între compartimente, și a cooperării dintre acestea; în felul acesta se va dezvolta o nouă atitudine a angajaților unul față de celălalt, o nouă percepție a acestora față de munca depusă dar cel mai important se vor îmbunătăți serviciile oferite cetățenilor, consumatorilor, pentru că principala țintă a unei organizatii este aceea de a presta servicii eficiente și de calitate clienților și consumatorilor ei.

Comunicarea intraorganizațională include și comunicarea managerială (cu prioritate formală), care presupune prezența managerului în cadrul procesului de comunicare, și comunicarea la nivelul personalului (cu prioritate informală) care are loc între persoane aflate la același nivel ierarhic sau între angajați din secții sau compartimente diferite.

Acest tip de comunicare cuprinde ansamblul actelor de comunicare ce se produc în interiorul unei organizații, modalitățile variind de la o organizație la alta, fiecare având obiceiurile sale, de la tutuirea sistematică la rigoarea lui Doamnă, Domnule, de la politica porților deschise la birourile închise, de la dialogurile informale, la reuniunile periodice. Instrumentele comunicării sunt la fel de variate: jurnal, radio intern, rețea telefonică, cutie de idei, tablou de afisaj, montaje audio-vizuale etc.

2. ROLUL COMUNICĂRII INTRAORGANIZAȚIONALE

Comunicarea intraorganizațională are anumite particularități legate de rolul, scopul și obiectivele acesteia, de cadrul și structura organizațională și de contextul culturii organizației. Aceste particularități sunt legate și de dimensiunea organizației și de statutul acordat comunicării.

Comunicarea intraorganizațională devine instrumentul de armonizare în managementul resurselor umane, instrumentul de bază al managerului în îndeplinirea funcțiilor sale și în realizarea obiectivelor organizației. Comunicarea devine o filosofie al managerului și nu doar o sumă de acțiuni mecanice. Managerii trebuie să mențină viu sistemul de comunicare pentru că numai astfel ei pot adapta organizația pe care o conduc la schimbările permanente datorate mediului înconjurător. Managerii trebuie să-și dezvolte abilitățile de comunicare, atât cele interpersonale cât si cele de grup, de reprezentare a organizației.

Managerul este persoana cu autoritate asupra unei organizații sau asupra unei subunități ale acesteia și care trebuie să iși asume una sau mai multe din funcțiile manageriale, cum ar fi planificarea, organizarea, comanda, coordonarea și controlul. În îndeplinirea funcțiilor sale, managerul are diferite roluri, fiecare rol având aspecte specifice legate de modul în care managerul comuincă. Munca reală a managerului se concretizează prin intermediul urmatoarelor roluri:

Roluri interpersonale: figură de reprezentare, lider și persoană de legatură – reprezentarea organizației în fața subordonaților, motivarea și influențarea subordonaților, crearea și menținerea legăturilor din interiorul și exteriorul organizației.

Roluri informționale: monitor de informație, diseminator de informație, purtător de cuvânt – căutarea și primirea din diferite surse a informațiilor, transmiterea de informații în interiorul organizației și spre exterior, purtător de cuvânt al politicii, acțiunilor și rezultatelor organizației.

Roluri decizionale: întreprinzător, rezolvator de disfunctionalități, responsabil cu alocarea de resurse, negociator – inițirea de activități, de strategii și tactici, elaborarea acțiunilor colective, luarea sau aprobarea deciziilor importante privind alocarea de resurse, asigurarea acceptării și a implementării acestor decizii, discuții și tratative.

Comunicarea managerială, ca formă de comunicare interumană, are anumite particularități impuse nu numai de scopul, obiectivele și rolul ei, ci și de cadrul organizațional și structura organizației.

Comunicarea intraorganizațională are în principal rolul ( funcția ):

– de a prezenta rezultate, bilanțuri;

– de a transmite informații, cunoștiințe, chiar și meserii;

– de a explica o nouă orientare, un nou proiect, o nouă metodă.

Rezultă că informația trebuie să circule indiferent dacă un angajat, colaborator, manager are un eveniment fericit sau nefericit în familie, sau parăsește organizația, dacă se schimbă cineva sau ceva din conducere, dacă organizația lansează un nou produs, publică bilanțul sau decide să-și extindă activitatea și în altă zonă geografică.

Comunicarea trebuie să raspundă, privind lucrurile din punct de vedere social, așteptărilor de informare, irezistibile și legitime ale salariaților săi. Angajaților nu li se poate cere să participe orbește la munca în colectiv. Ei au nevoie să înțeleagă încotro se îndreaptă organizația, au nevoie să le fie recunoscute performanțele și mai ales au nevoie să fie ascultați. Tocmai de aceea o bună comunicare are un efect pozitiv asupra climatului intern și, implicit asupra imaginii globale a organizației.

3. OBIECTIVELE COMUNICĂRII INTRAORGANIZAȚIONALE

Comunicarea intraorganizațională este mijlocul prin care se conferă unitate întregii activități dintr-o organizație, iși propune să conducă la îndeplinirea intențiilor unui individ prin interacțiune cu alții. Principalele sale obiective sunt:

– prevenirea și evitarea tensiunilor sociale în organizație printr-o informare suficientă și corectă, astfel reducându-se stresul activității profesionale, și creîndu-se o atmosferă deschisă, relaxată în organizație;

– asigurarea unei bune circulații a informației interne, care conduce la o îndeplinire mult mai bună a atribuților fiecărui angajat, care au datoria de a înțelege și de a sprijini schimbările ce au loc în organizație pentru ca împreună să îndeplinească obiectivele generale ale acesteia;

– evitarea izolării profesionale, care prin deteriorarea climatului social poate duce la izolarea unor angajați; acest efect negativ putând fi evitat printr-o bună comunicare care are rolul de a îndepărta barierele dintre membrii unei organizații;

– identificarea și clarificarea poziției și rolului fiecărui angajat în organizație, printr-o comunicare adecvată angajații pot să știe ce se asteaptă de la ei, astfel fiind bine informați referitor la criteriile după care vor fi evaluați și renumerați;

– în cadrul procesuliu de motivare, comunicarea face posibilă identificarea, cunoașterea și utilizarea corectă a diferitelor categorii de nevoi și stimulente pentru satisfacerea angajațiilor care să le influențeze atitudinea și comportamentul privind calitatea și clientul;

– în cadrul grupurilor de muncă, se amflifică legăturile dintre membrii acestora, dezvoltând un climat intern bazat pe încredere și apartenența la grup, consolidând coeziunea grupurilor, o comunicare coerentă fiind baza eficienței muncii în grup;

– în cadrul politicilor de personal ale organizației, comunicarea contribuie la desfășurarea cu rezultate pozitive a proceselor de recrutare, selectare, evaluare, perfecționare și promovare a personalului;

– în cadrul posibilităților de îmbunătățire a performanțelor, comunicarea contribuie la acestea prin intermediul feed-back-ului existent în procesul de comunicare.

Comunicarea trebuie să asigure un mod eficient de informare, educare, instruire și motivare prin crearea unui climat care să încurajeze schimbul de informații, păreri, idei, să asigure satisfacția în muncă și productivitatea individuală. Angajatul trebuie să înteleagă că produce organizația, politica organizației, regulile și standardele acesteia, mediului extern căruia organizația trebuie să-i facă față. Prin comunicare trebuie să se asigure crearea și menținerea unuei imagini pozitive a conducerii organizației în fața auditoriului intern și extern al organizației.

CAPITOLUL III

TIPOLOGII SI REȚELE ALE COMUNICĂRII INTRAORGANIZAȚIONALE

1. TIPOLOGII

În funcție de multiple criterii, comunicarea este privită în literatura de specialitate sub raportul mai multor forme, acestea fiind utile în cercetarea și îmbunătățirea câmpului de comunicare din cadrul fiecărei organizații în parte. Este necesar ca fiecare organizație să se gândească prin ce modalitate se face mai bine înțeleasă de către angajații săi. La fel de important este necesitatea îmbinării diferitelor modalități de comunicare, nu reducerea la un singur stil.

1.1 După gradul de oficializare

1.1.1 Comunicarea formală este caracteristică cu precadere organizațiilor mari, are loc în mod sistematic și formalizat, fiind legată de cele mai multe ori de deșfășurarea procesului de muncă. Se realizează respectând actele normative și structura organizațională ierarhică, fapt ce condiționează modul de transmitere a informațiilor. Comunicarea este formală atunci când mesajele sunt transmise prin canale prestabilite și ia forma rapoartelor, notelor, circularelor, prezentărilor, ședințelor.Canalele formale de comunicare sunt create în mod controlat, răspândirea informației prin aceste canalele fiind lentă; liniile formale de comunicare sunt de trei feluri: de sus în jos, de jos în sus și pe orizontală. Comunicarea de sus în jos este comunicarea inițiată de managerii din eșalonul superior de conducere și este îndreptată către nivelele subordonate. Comunicarea de jos în sus are loc dinspre subordonați spre nivelurile ierarhic superioare. Aceasta furnizează un oarecare feed-back pentru manageri, facilitează implementarea deciziilor și încurajează propunerea de idei valoroase. Comunicarea pe orizontală are rolul de a realiza coordonarea diferitelor compartimente, rezolvarea problemelor și a conflictelor și transmiterea informațiilor între compartimente.

1.1.2 Comunicarea informală este aceea care se stabilește spontan în cadrul relațiilor dintre resursele umane ale organizației și cuprinde informația cu caracter personal sau general. Aceasta are loc în afara canalelor formale de comunicare, cantitatea de informație circulând prin canalele informale, sub forma discuțiilor în afara contextului de subordonare. Comunicarea informală cuprinde două componente principale: comunicarea ce are loc prin canale informale create spontan și comuniacarea pe care o are managerul în afara contextului de subordonare impus de structura organizatorică. Canalele ce iau naștere spontan, transmit zvonul (mesajul neformal se referă la siuații, evenimente, întâmplări) și bârfa (mesajul se referă la persoane). Mesajele informale conțin informații legate de unele aspecte mai delicate: sentimente, atitudini, percepții. Canalele informale apar și există în mod necontrolat, sunt în continuă modificare și operează în toate direcțiile, au avantajul că sunt rapide, selective și au putere mare de influențare. Acestea suplimentează canalele formale, constituind pulsul organizației. Pot realiza legături directe între managerii din eșalonul superior și subordonații de pe ultimul nivel ierarhic. Au cel mai activ rol atunci când organizația trece prin perioade de schimbare sau este amenințată în vreun fel.

1.2 Dupa direcția în care circulă informația

1.2.1 Comunicare descendentă (ierarhică) are ca punct de plecare managerul ce se adresează subordonaților săi. Mesajele pornesc de la un anumit nivel ierarhic și sunt destinate nivelurilor inferioare. Instrument clasic de management, comunicarea ierarhică este utilizată pentru formarea, informarea și dirijarea personalului. Prin acest tip de comunicare managerul iși poate exercita funcțiile care îi sunt specifice (planificare, coordonare, organizare, control etc): comunicarea obiectivelor pe termen lung și scurt, modul dorit de organizare a activității, transmiterea deciziilor luate și a procedurilor prin care vor fi puse în practică evaluările asupra activității și acțiunile ameliorative ce vor avea loc. Se realizează astfel comunicarea obiectivelor, însărcinarea angajațiilor cu elemente privind misiunea și valorile organizației, activitățile zilnice, săptamânale, lunare sau trimestriale, feed-back privind activitatea. O comunicare descenentă eficientă asigură nu doar coordonarea și controlul subordonaților la nivelul organizației\activității, ci totodată relaționează diferite nivele ierarhice în funcție de nevoile existente. Mijloacele utilizate sunt variate: jurnal intern, afișaj, reuniune, notă de serviciu, informare telefonică, video. Comunicarea descendentă presupune numeroase avantaje: permite deciziilor luate de superiorii ierarhici să le transforme în fapte prin subordonați; se asigură că acțiunea este consistentă și coordonată, costurile sunt reduse pentru că se fac mai puține greșeli, poate stimula o influență mai mare din partea angajaților, ceea ce conduce la servicii mai bune către clienți.

1.2.2 Comunicarea ascendentă (salarială) se desfășoară de la subordonat (ca inițiator) către superior (ca receptor), fiind la polul opus comunicării descendente, aceasta se desfășoară de la pozitiile ierarhice inferioare către cele superioare, mesajele circulă și ele în sens invers, de la bază către nivelele ierarhice. Mijloacele (suporturile) utilizate sunt limitate: cutie de idei, sondaj, afișaj, rubrici în cadrul ziarului întreprinderii. Mai putin instituționalizate aceste informații urmează adesea căi informale directe (schimb verbal, scrisoare deschisă, manifest) sau indirecte (zvonuri, murmure). Ipoteza conform căreia comunicarea ascendentă este încă redusă de către șeful organizației este încă adesea nerecunoscută și dificil de stăpânit. Deși uneori neglijată ea este necesară pentru a cunoaște aspirațiile personalului și pentru a dezamorsa eventualele conflicte sau tensiuni. Factor generator al unui bun climat social, ea este, de asemenea un mijloc de ameliorare a performanțelor organizației.

1.2.3 Comunicarea orizontală ( laterală ) nu ține cont de relațiile ierarhice, se referă la mesajele trimise de la egal la egal, de la același nivel ierarhic, între sectoare, servicii sau departamente diferite. Acest tip de comunicare este specific micilor organizații, unde toată lumea se cunoaște iar ocaziile de dialog sunt frecvente. Este prezentă și în organizațiile cu structuri mari prin intermediul întâlnirilor între servicii diferite, a rubricilor în cadrul diferitelor suporturi de informare (reviste, tablouri de afișaj). Comunicarea orizontală permite reunirea personalului, formarea acelui spirit de apartenență ce apare adesea în cadrul organizațiilor și, indirect, contribuie la o mai bună coordoanare în procesul de producție.

1.3 După criteriul complexiății agențiilor comunicatori

1.3.1 Comunicarea interpersonală este o formă fundamentală de interacțiune psihosocială a persoanelor în care are loc un schimb de semnale, de mesaje. Acest tip de comunicare implică în mod obligatoriu, existența a minimum doi indivizi participanți în procesul de comunicare. Asta nu inseamnă că la acestă comunicare nu pot lua parte și alte persoane, fie ele având un rol activ, fie pasiv. O regulă aparte a comunicării interpersonale este aceea conform căreia cu cât indiviizii care participă la procesul de comunicare se cunosc mai bine, iar legăturile dintre ei sunt mai apropiate, mai calde, cu atât și comunicarea va fi intensă, iar transferul și contratransferul vor fi mai mari. Comunicarea interpersonală merge până la identificarea cu relația interpersonală, forma cea mai răspândită a acestei relații este dialogul dezvoltat între doi parteneri de discuție.

1.3.2 Comunicarea intrapersonală este caracteristică fiecărui individ în parte, ea este consilierea individului cu sine însuși, atunci când își ascultă vocea interioară,, astfel se cunoaște și se judecă pe sine, nu presupune existența unor comunicatori distincși, este necesară pentru echilibrul psihic și emoțional, la fixarea unor noțiuni sau la clarificarea anumitor probleme pentru a ne cunoaște mai bine punctele slabe și punctele forte, transformând dialogul cu noi inșine într-un monolg interior sau verbalizat în cazul în care acesta este manifestat în exterior prin viu grai. Individul iși poate pune sieși întrebări și tot persoana în cauză poate fi cea care raspunde. Prin intermediul acestei comunicări individul se cunoaște și se judecă pe sine, se întreabă și răspunde. Gândește, analizează și reflectează, iși evaluează propriile decizii sau repetă mesajele destinate altora. Dialogul interior pe care îl purtăm cu noi înșine reprezintă un adevărat proces de comunicare, în care iși are locul chiar și falsificarea informției în vederea inducerii în eroare a interlocutorului, situația cea mai des întâlnită fiind aceea a oamenilor care se mint sau se amăgesc pe ei înșisi. Spre deosebire de toate celelate tipuri de comunicare, cel interpersonal nu presupune cu necesitatea codificării si decodificării mesajelor, întrucât el nu trebuie să parcurgă un spatiu fizic ci exclusiv unul mental și subiectiv. Cu sine insuși omul poate sta de vorba și fără cuvinte, ceea ce înseamnă că verbalizarea gândurilor nu este un fenomen destul de frecvent.

1.3.3 Comunicarea de la individ la individ face parte din cadrul comunicării interpersonale, este cel mai frecvent utilizată și cea mai spontană, tocmai de aceea în cadrul unei organizații prezența acestui tip de comunicare este vitală, organizația existând prin și cu ajutorul comunicării de la individ la individ. Această comuincare se bazează pe dialogul între patru ochi, prezintă avantajele discreției, intimității și anonimatului informațiilor vehiculate, stimunlând atitudini și dezvăluiri deosebit de relevante față de anumite probleme organizaționale.

1.3.4 Comunicarea individ – grup este cel mai adesea unilaterală, individul joacă rolul de emițător, iar grupul cel de receptor. Informațiile în cadrul acestui tip de comunicare circulă doar într-un singur sens. Un exemplu concret ar fi acela în care șeful ierarhic dă anumite dispoziții, sarcini subordonațiilor săi, fie nepermițând, fie neasteptând nici un raspuns de confirmare din partea grupului, însă nu putem afirma că este o comunicare cu sens unic absolută, deoarece în orice situație există un minim de reacție din partea receptorului, fie un simplu gest, un cuvânt, o reacție care să ateste faptul că receptorul a primit mesajul.

1.3.5 Comunicarea dintre două grupuri se realizează într-o manieră mai structurată, asta însemnă că fiecare grup își desemnează câte un purtător de cuvânt cu rol de intermediere în dialog, și care reprezintă grupul. Este cazul multora din situațiile ce apar în mediul intraorganizațional, între servicii sau depatamente care au de reglat anumite diferențe sau trebuie să-și coreleze eforturile în vederea atingerii unor obiective comune. Se poate spune că delegarea unor reprezentanți ar putea reduce acest tip de comunicare la cel de tip interpersonal propriu-zis, însă de cele mai multe ori discuțiile reprezentanților au loc în prezența grupurilor sau cel putin a unei terțe părți, ce face să dispară caracterul, intim, de confidențialitate, făcându-se simțită prezența martorului care obligă părțile la mai multă responsabilitate și precauție.

1.4 După modul de transmitere a informației

1.4.1 Comunicarea scrisă este utilizată în proporție ridicată în cadrul organizațiilor pentru a transmite note interne, rapoaret, decizii, planuri, scrisori. Un mesaj scris trebuie să fie complet, concis, concret, corect, clar și în redactarea lui să se țină cont de elemente de considerație și curtoazie. Comunicarea scrisă prezintă o serie de avantaje și dezavantaje, avantajele fiind legate de posibilitatea de difuzare nelimitată, conservarea perfectă, posibilitatea consultării în orice moment, deoarece un text scris poate fi citit, recitit de mai multe persoane, în orice moment și ori de câte ori dorim să facem acest lucru; utilizabilitatea pentru organizațiile de toate dimensiunile. Comunicarea scrisă are de regulă, un caracter formal, nu beneficiază de avantajele feed-back-ului imediat, rămâne înregistrată și poate ajunge la destinatari neintenționați de către emițător, aceastea reprezentând cel mai mare dezavantaj al său. Comunicarea scrisă este în strânsă legatură cu capacitățile de a citi ale receptorului. Un indicator care caracterizează comunicarea scrisă este lizibilitatea. Pentru acest aspect se recomandă metoda FLESCH, care constă în calculul lungimii medii a propoziiei și al numărului mediu de silabe pentru fiecare 100 de cuvinte. Pentru textele normale care trebuie citite și înțelese de 83% dintre oameni, media lungimii propoziției trebuie să fie de 15-17 cuvinte, cu 147 silabe la 100 de cuvinte.

1.4.2 Comunicarea verbală utilizează ca mijloc de acțiune cuvântul vorbit, se realizează în baza unei limbi comune și a unui limbaj comun, este cea mai frecvent utilizată în cadrul organizațiilor, deoarece presupune un contact direct între subordonați și superiorii lor direcți, sau de la nivele mai înalte sau pur și simplu o interacțiune între angajați care fac parte din aceeași organizație. Se manifestă spontan și obține o reacție imediată din partea celor interpelați. Comunicarea verbală prezintă marele avantaj ca permite folosirea în același timp a mijloacelor verbale și nonverbale de comunicare, iar costurile sunt mai reduse. Eficiența ei este în strânsă legatură cu capacitățile receptorului de a asculta.. Marile neajunsuri ale acestei comunicări sunt reprezentate de ambiguitatea transmisiei orale și de șansa ca informațiile furnizate să nu fie suficient de bine și de mult timp reținute și de distorsiunea mesajului în cadrul transmiterii succesive prin diferite trepte ierarhice.

1.4.3 Comunicarea audio-vizuală prezintă avantajele ca, fiind un mod mai deosebit de comunicare, este mai agreat de receptor și mai ușor de urmărit, poate fi conservat și multiplicat ușor, iar mesajul poate fi, de asemenea, reținut cu ușurință. Incovenientele sunt legate de dificultatea pregătirii unei astfel de comunicări (nu poate fi utilizată pentru o comunicare rapidă) conceperea tehnică e uneori dificilă, necesitând specialiști; costul conceperii, fabricării și multiplicării este mare. Concluzia ar fi aceea că, pornind de la costul ridicat, rezultă posibilități limitate de multiplicare; luînd însă în consideratie tehnologia viitorului, gradul de utilizare a acestui tip de comunicare va creste. Este o comunicare potrivită pentru marile structuri, nici o întreprindere nu poate ignora astăzi aceste mijloace.

1.4.4 Comunicarea non-verbală constă în ceea ce se transmite în afara cuvintelor, reprezintă totalitatea semnelor, gesturilor și a mimicii cu ajutorul cărora noi suntem capabili să transmitem un mesaj, o emoție sau o reacție. Ea insoțește atât comunicarea scrisă, prin aspectul grafic al foii (spațiul alb, forma literelor, distanța dintre rânduri), structura și forma scrierii, cât și comunicarea orală, prin comunicarea non-verbală senzorială, prin intermediul simțurilor (văz, auz, miros, tactil, gustativ), prin limbajul timpului, spațiului, culorilor, în cadrul comunicării non-verbale putând fi inclusă și comunicarea prin intermediul limbajului grafic care poate însoți, la rândul său, atât comunicarea în scris cât și o expunere orală. Aproape 90% dintr-un mesaj se transmite pe cale non-verbală. Comunicarea non-verbală poate sprijini, contrazice sau substitui comunicarea verbală. Ea este cea care facilitează codificarea informațiilor și decodificarea mesajelor; ea trebuie interpretată în context, iar atunci când este în contradicție cu mesajul verbal este cea căreia i se acordă credibilitate, întrucât este un fapt recunoscut că este mult mai greu să minți prin intemediul comunicării non-verbale. Cel mai adesea sunt considerate ca fiind relevante, în transmiterea comunicațiilor non-verbale, următoarele mijloace: mișcarea și postura corpului, expresia feței, contactul ochilor, gestica și pozițiile capului, modul de folosire al spațiului, limbajul lucrurilor și al culorilor, limbajul timpului (precizia), limbajul paraverbal (pauzele, caracteristicile vocale și ale vocii în general).

1.5 După conținutul informației

1.5.1 Comunicarea operațională este utilizată în special pentru a transmite ordine, instrucțiuni ce se referă la executarea muncii și se transmit pe cale ierarhică. Această comunicare abordeaza teme ca organizarea muncii, a procesului de producție, norme de calitate și diferite aspecte tehnice.

1.5.2 Comunicarea motivantă cuprinde mesaje ce vizează mobilizarea de trupe. Ea abordeaza în mod tradițional, trei domenii: contextul general (organizația, mediul său, obiectivele sale), sistemul de producție (organizarea tehnică și funcțională a organizației), organizarea internă (conducerea resurselor umane, condiții de muncă, avantaje sociale, perspectivele personalului).

REȚELE DE COMUNICARE

Orice grup pentru a putea exista, pentru a putea satisface expectanțele membriilor săi, pentru a fi mai eficient, va fi nevoit să adopte în cele din urmă o anume formă de organizare a comunicărilor. La nivel organizațional, aceste forme presupun diverse particularități nu numai de scopul, obiectivele și rolul comunicării, ci și de cadrul organizațional și de structura organizației.

Patternurile , sau în alți termeni, tiparele ce determină câte unități organizaționale (fie indivizi, fie grupuri) comunică cu alte unităti, sunt considerate a fi rețele de comunicare, a căror substanță o reprezintă însăși informația. Cele două tipuri de rețele favorizate de structură organizațională sunt rețelele formale și cele informale. Comunicarea prin rețele formale apare atunci când mesajele sunt transmise prin canale prestabilite și ia forma rapoartelor, notelor, circularelor, prezentărilor, ședințelor. Ea prezintă câteva caracteristici fundamentale: e intâlnită cu precădere în organizațiile mari unde comunicarea se desfășoara în mod sistematic și formalizat, canalele formale sunt create în mod constant, avem de-a face cu un sistem formal de responsabilități și de delegări de sarcini ierarhice; transmiterea informației este lentă. Comunicarea prin rețele informale ia naștere spontan și transmit de regulă informații legate de unele aspecte mai delicate: sentimente, atitudini, percepții. Tipul de informație pe care o persoană o primește depinde atât de rolul său formal cât și de cel informal. Persoanele cu o poziție sau statut ridicat, primesc mai multă informație de natură informală decât cele cu statut scăzut. Procedurile de comunicare formală protejează șefii superiori de informația nedorită și le întărește autoritatea.

Eficiența proceselor de comunicare și comportamentul participanților la acest proces sunt determinate, în mare măsură, de tipul de rețea de comunicare.

Descentralizate în cadrul cărora se depune o activitate intensă, organizarea este lentă, dar există un nivel de satisfacție a membrilor mult mai ridicat.

2.1.1Rețea de tip cerc în cadrul căruia membrii tind să comunice cu cei de lângă ei în vederea realizării unor sarcini excepționale sau a unor proiecte deosebite, participanții sunt egali. Corespunde stilului de conducere democratic, participativ și este indicat în activitățile creative și în cele de informare. Rolul liderului este mai puțin clar, și este specifică stadiului de formare al echipelor de dezvoltare. Acest gen de comunicare este de asemenea caracteristic grupului constituit pentru a realiza o sarcină specifică, grupului autonom sau comitetul executiv, unde predomină comunicarea pe orizontală.

2.1.2 Rețea de tip lanț în cadrul căreia fluxul comunicațional este vertical cu o circulație dominantă de sus în jos, astfel se diminuează posibilitățile de comunicare manager-subordonat, iar rolul liderului fiind acela de control. Reprezintă tipul cel mai des folosit în organizațiile birocratice care pun foarte mare preț pe comunicarea pe linie ierarhică.

2.2 Centralizate în cadrul cărora participanții nu mai sunt egali, ei fiind în relații de supra sau subordonare. Rețelele centralizate corespund stilului autoritar de conducere și sunt recomandate a fi utilizate în activitățile operative. Cercetările făcute pe grupuri de oameni la locul de muncă sugerează că pentru problemele simple, cele mai rapide și bune rezultate vor fi obținute prin intermediul canalelor centralizate de comunicare (dominate de lider).

2.2.1 Rețea de tip Y fiind caracterizată printr-o conducere slab centralizată. Acest model presupune o descentralizare la vârful piramidei organizaționale, pentru ca la nivelurile inferioare informația să circule în lanț, pentru o rapiditate și o acuratețe mai mare.

2.2.2 Reșea de tip stea este caracterizată printr-o conducere puternic centralizată, liderul este aici figura centrală în grup. Stilul este mai degrabă specific stadiilor de formare. Această comunicare este permisă de structura plata a unui grup sau a unei organizații. Figura sugerează spre exemplu faptul că patru subalterni raportează problemele, performanțele și disputele șefului lor, iar acesta le comunică fiecăruia obiectivele, instrucțiuni de lucru, le corectează performanțele și îi dirijează.

2.3 Multiple în cadrul cărora fiecare membru poate comunica cu toți ceilalți participanți. Aici obținerea feed-back-ului este maximizată, morarul angajaților fiind foarte ridicat. Acest tip de rețea prezintă riscul imposibilității luării rapide a unei decizii sau a rezolvării unei sarcini în mod operativ, responsabilitatea fiind diluată. De cele mai multe ori, aceste tipuri de rețele apar într-o formă combinată și adesea studierea lor duce la concluzii de reducere a numărului receptorilor, de simplificare a rețelelor, de apropiere a surselor de informații de receptorii acestora.

CAPITOLUL IV

MIJLOACE DE COMUINCARE

Punerea în practică a acțiunii de comunicare presupune alegerea din cadrul unei mari varietăți de mijloace pe acela care este cel mai pootrivit. Pentru aceasta, este necesară laurea în calcul a unei serii de parametrii legați de conținutul, de cultura internă a organizației, de caracteristicile receptorului.

Fiecare mijloc de comuincare are o serie de trăsături specifice, care îl fac mai mult sau mai puțin potrivit în diferite situații. Spre exemplu observațiile șefului cu privire la performanțele slabe ale unui subordonat ar fi nepotrivit să fie transmise printr-un memorandum oficial. O organizație este puternic influențată de mijloacele informaționale folosite. Diferențele de concepție, prezentare și cost dintre un buletin informativ prost fotocopiat și un film sau un afișaj luminos sunt percepute din ce în ce mai mult. Un raport de comunicare vechi sau prost realizat poate crea salariaților un sentiment de desconsiderație la adresa lor. Ei riscă, în acest caz, să se oprească în fața aparenențelor și să ignore conținutul. Pe de altă parte, utilizarea unor mijloace foarte luxoase poate conduce la apariția unei senzații de buget restrictiv pentru anul următor.

Cultura internă a organizației trebuie și ea luată în considerare pentru a alege corect mijloacele de comunicare. Această cultură internă, ce poate fi identificată prin sectoarele de activitate din organizației, vechime, situație economică, nivel tehnologic, nivelul mediu de formare al salariaților, tradițiile sindicale, va face mai mult sau mai puțin acceptabilă, mai mult sau mai puțin necesară folosirea unor anumite suporturi.

1. Panoul de afișaj este prezent aproape în majoritatea organizațiilor, este un suport puțin costisitor, ușor pus în aplicare și de menținut. Prin afiș înțelegem, în general, o foaie imprimată (tipărită), adesea ilustrată ce conține un mesaj oficial sau publicitar și care este expusă într-un loc public. Redus prin natura sa, este destinat informațiilor simple, actuale, nu necesită o argumentare greoaie și are un conținut ce se modifică în timp. Este un instrument modelabil ce vehiculează informații variate, legal, ierarhice, salariale. Se amplasează la intrare în clădire, în holul central sau într-o alta zonă de circulație intensă a personalului. Cu ajutorul panoului de afișaj echipa managerială poate aduce la cunoștința angajaților informații despre apariția unor posturi vacante, condițiile impuse pentru participarea la concursuri, lista personalului cu salariile de merit, oferte de programe de pregătire sau dezvoltare profesională. Panoul de afișaj poate constitui și un loc de exprimare pentru salariați (mici anunțuri, mesaje de toate genurile). Pentru a ușura sarcina cititorilor și a crește în acest fel șansa ca informațiile să fie recepționate, panoul de afișaj trebuie să respecte o serie de reguli: să nu fie foarte încărcat, să aibă un spațiu rezervat informațiilor urgente și de primă importanță, să asigure o vizualizare facilă, mesajele să fie redactate într-un limbaj simplu, accesibil tuturor.

2. Afișajul luminos este o variantă sofisticată ce permite modernizarea acestui suport. Numeroase organizații instalează panouri luminoase. Această formulă este atragătoare, dar delicată; organizațiile care doresc să-l utilizeze trebuie să știe, în primul rând, că este foarte scump și controversat. Spre deosebire de panoul de afișaj clasic (unde textele pot să rămână afișate mai multe săptămâni), în cazul panourilor luminoase ele trebuie reactualizate mai des (aproximativ o dată pe săptămână) datorită faptului că sunt vizibile; există astfel, organizații care întrerup periodic acest afișaj, utilizându-l periodic pentru a atrage atenția asupra lui și a-l face eficient.

3. Memorandum-ul sau memo-ul este o notă scrisă transmisă unei persoane din interiorul organizației; sunt frecvent utilizate pentru a face anunțuri, a formula cereri, pentru a transmite informațiile solicitate. Un memo prezintă o serie de avntaje asupra mesajului verbal: evită confuziile, informația poate fi verificată prin recitire, poate fi multiplicată, astfel încât același mesaj poate ajunge în forma exactă la mai multe persoane. Stilul unui memo este mai puțin formal decât cel al unei scrisori adresate cuiva din interiorul organizației, în redactarea lui renuntându-se la formulele de salut de la început sau de la sfârșit. Totuși tonul sau limbajul pot varia în funcție de poziția în organizație a emițătorului și receptorului.

4. Placuțele de identificare a subunităților organizației și a membrilor săi presupun costuri minime și îmbunătățesc imaginea organizației. Sunt amplasate pe ușile birourilor, compartimentelor, departamentelor, pe care se înscriu toți angajații care lucrează în acele subunități, cu precizarea funcției și a unui orar special dacă este cazul. Se menționează și numărul alocat încăperii respective pentru o mai bună gestionare a spațiilor organizației ce pot fi menționate pe un plan general amplasat pe un panou într-un sapțiu intens circulat.

5. Scrisoarea adresată personalului este un document semnat de directorul general și remis angajațiilor fie periodic, fie cu ocazia unor evenimente importante din viața organizației. Fără nici o regulă a conținutului, aceasta poate să puncteze o stare existentă în organizație, să evoce o temă controversată (consecința unei noi legislații, să pună la punct un anumit zvon apărut) sau poate fi menită să motiveze personalul (reafirmarea unui proiect al organizației, felicitări adresate personalului). Este necesar ca mesajul să fie personalizat. Impactul este adesea acela că scrisoarea este citită sau parcursă aproape în întregime. Scrisoarea rămâne un procedeu de comunicare și ar putea fi utilizată numai în cazul subiectelor importante, pentru a se reduce concepția conform căreia a devenit banalizată ca formulă. Principiile de redactare rămân în atenția emițătorilor: scrisoarea va fi clară (un mesaj principal se va dezvolta doar în câteva paragrafe), scurtă (cel mult față-verso) și simplă (accesibilă tuturor cititorilor).

6. Manifestul este asemănător ca prezentare cu scrisoarea, este distribuit la locul de muncă și face cunoscut personalului, într-un timp scurt, punctul de vedere al direcțiunii. Poate fi folosit pentru informații urgente, prea lungi pentru a putea fi doar afișate și care trebuie să fie cunoscute de întreg personalul. Are avntajul unei fabricații și a unei distribuții facile și rapide. Totuși are dezavantajul de a scutcircuita căile obișnuite prin care circulă informația. De multe ori, cei de pe nivelurile ierarhice superioare pot să nu precizeze faptul că toată lumea primește informația în același timp.

7. Buletinul informativ este o publiacție în tiraj limitat, cu două sau mai multe pagini, care este realizată de cele mai multe ori cu mijloace proprii organizației (calculator, aparat foto, scaner, imprimanta) și de către un colectiv relativ constant care răspunde în mod permanent de acest lucru. Buletinul apare în mod regulat și nu furnizează informații care să afecteze activitatea angajațiilor în orele și\sau zilele imediat următoare difuzării lor. De obicei conține informații referitoare la strategiile pe termen mediu și lung al echipei manageriale și informații de ultimă oră în domeniul profesional general al organizației sau pe anumite activități specifice doar unor subunități.

8. Indicatoare de orientare în organizație sunt indicatoare de mici dimensiuni care se amplaseză în holuri și la intersecția culoarelor, precizând numărul sălilor și direcția în care trebuie căutate. Acestea sunt folosite pentru angajați în perioada de acomodare cu noile amplasamente ale locurilor de muncă. Se adresează în special organizațiilor ce funcționează în clădiri mari și au o construcție complexă care va face dificilă orientarea și identificarea persoanelor sau subunităților căutate.

9. Rețeaua de calculatoare reprezintă suportul tehnologic al sistemului informațional utilizat de organizații care activează în special în domeniul serviciilor, dar nu numai de către acestea. Presupune o investiție destul de ridicată atât la achiziționare cât și pe parcursul folosirii. Comnnicarea intraorganizațională se realizează fie prin Internet, în circuit formal închis, fie prin conectarea la Internet care prezintă avantajul accesului la o rețea informațională de maximă întindere. Marele avantaj al utilizării rețelei de calculatoare îl reprezintă transmiterea cvasi-instantanee a unor pachete impresionante de informații, indiferent de distanța dintre emițător și receptor, utilizând poșta electronică sau e-mail-ul.

10. Telefonul fix este întotdeauna prezent în organizație. Pentru comunicarea intraorganizațională se utilizează de obicei o centrală telefonică cu numere interioare pentru fiecare subunitate în parte, reducându-se astfel cheltuielile propuse de plata abonamentului pentru mai multe posturi telefonice separate. Telefonul poate fi utilizat pentru toate tipurile de comuincare descendentă, ascendentă sau salarială.

11. Telefonul mobil este destul de costisitor și reprezintă tehnologia informațională de ultimă oră, permițând chiar conectarea directă la Internet Acesta este necesar persoanelor care trebuie să se deplaseze frecvent în afara organizației în care activează și au nevoie să fie în permanentă legatură cu ceilalți colegi. În cadrul unei organizații bugetul este factorul principal de care depinde în mod direct existența telefonului mobil.

12. Sedințele informative Pot avea un caracter regulat sau pot fi ocazionale și se pot adresa întregului colectiv. Acestea solicită amenajarea specială a unor spații, persoana care este responsabilă de aceasta activitate trebuie să dețină abilități de comunicare, să cunoască bine subiectul, iar materialul trebuie să fie clar, complet, bine structurat.

13. Ziarul este un mijloc de comunicare bogat și simplu, foarte raspândit astăzi. El are rolul unui liant între salariații organizației, transformându-i și creîndu-le un sentiment de apartenență la organizație. Subiectele abordate sunt foarte variate. Ele pot trata aspecte ale politicii generale ale organizației (extinderi, acorduri cu alte organizații), informații tehnice (echipamente noi, produse noi), activități ale vieții sociale (activități sportive și culturale, plecări sau pensionari a unor salariați), chestiuni sociale (creșteri de salarii, modificarea programului de lucru, condiții de muncă, igienă și sănătate). Realizarea unui ziar intern nu este foarte simplă, nu se poate face de azi pe mâine, de multe ori conceperea sa fiind un proces progresiv. El va avea diverse misiuni, de la mijloc de informare până la a lăsa loc amuzamentului, și poate să reprezinte interesele tuturor sau ale fiecăruia în particular; poate de asemenea să difuzeze o imagine bună a organizației.

14. Cutia de idei dă salariților posibilitatea de a face conducerii propuneri în legatură cu toate aspectele vietii din organizație, sub forma unor foi puse în cutii special amenajate, care sunt amplasate într-unul sau mai multe locuri de trecere. Sugestiile pot îmbunatăți funcționarea organizației, în special în domeniul tehnic și în cel de organizare al muncii, al condițiilor de muncă, al informației. Cutia de idei este de asemenea un instrument de măsurare a gradului de democrație în organizație: sistemul funcționează bine în organizațiile unde salariații sunt motivati și ascultați.

15. Discuții individuale sunt conversații formate în doi sau într-un cadru mai restrâns, între un șef și unul din subordonații săi. Acest tip de discuții poate avea loc cu prilejul primirii unui angajat în organizație, cu prilejul promovării, evaluării periodice sau plecării acestuia din organizație. Diversele tipuri de întrevederi și în special cele prilejuite de evaluarea sau de plecarea angajatului oferă direcțiunii informații foarte precise cu privire la modul în care salariații percep problema organizației. Discuțiile cu ocazia primirii în organizație sau de prilejul promovării sunt ocazii excepționale pentru o informare descendentă, precisă și adaptată interlocutorului. Deși acest tip de întrevedere este prin definiție formal, este de preferat renunțarea la o atmosferă de solemnitate și înlocuirea ei cu un climat de încredere. Valoarea unei astfel de discuții este direct dependentă de calitatea raporturilor ierarhice în organizație sau în serviciul respectiv.

CAPITOLUL V

BARIERE COMNICAȚIONALE ȘI MODALITĂȚI DE CREȘTERE A EFICIENȚEI ÎN COMUNICAREA INTRAORGANIZAȚIONALĂ

1.BARIERE COMUNICAȚIONALE

O bună comunicare presupune co-împărtășirea semnificației, ceea ce implică necesitatea ca mesajul transmis de un paretener să fie recepționat de celălalt în mod integral și corect. În realitate însă, comunicarea este imperfectă, iar cauza pierderilor și alterărilor de sens, când nu se datorează canalului de comunicare, este împărțită între cei doi protagoniști, emițătorul și receptorul, sau vorbitorul și ascultătorul. Pe de o parte noi nu transmitem ceea ce vrem sau credem că transmitem. La rândul lui receptorul are partea lui de subiectivitate, care face ca informația ajunsă la el și cu care operează să fie altfel de informație, marcată de o sumedenie de factori informaționali, cognitivi, afectivi, atitudinali, contextuali. Ascultătorul are întotdeauna un rol activ, întrucât el preia informația și o integrează în sistemul cognitiv propriu.

Oamenii vorbesc mult dar ințeleg puțin. Cauza primă este că ei nu acordă un sens identic cuvintelor, deși nu recunosc aceasta decât în momentele de criză individuală sau colectivă. Ar trebui ca oamenii să aibă toate experiențele comune ca ei să poată comunica. Multe bariere de mediu, societale, culturale și personale afectează procesul de comuincare. Întotdeauna mesajul recepționat de noi este diferit de cel emis, este filtrat și chiar distorsionat. Informațiile sunt selectate în funcție de așteptările noastre, nevoi, credințe, interese, experiențe și cunoștiințe. Din aceste motive mesajul trimis nouă este adesea diferit de cel pe care-l creăm noi din semnele care ne stau la dispoziție. Adesea mesajele sunt decodificate incorect, fără ca vreuna dintre părți să știe vreodată că a existat o neînțelegere.

1.1 Lipsa feed-back-ului. Feed-backul este deosebit de important pentru coerența comunicării și pentru maximizarea efectelor acesteia. Feed-back-ul indică nivelul înțelegerii și acceptării mesajelor, reacțiile receptorului la mesajele transmise. Lipsa feed-back-ului poate atrage după sine o serie întreagă de distorsiuni, neînțelegeri care să contribuie la perpetuarea unei comunicări inexacte. Deși uneori feed-back-ul are loc automat, alteori el necesită timp și efort, incomparabil mai mici decât în cazul în care va fi necesară remedierea ulterioară a altor procese afectate.

1.2. Diferențe ierarhice în organizație. Un aspect evident pe care trebuie să-l conștientizăm în interiorul unei oganizații este legat de diferențele pozițiilor în ierarhie. Aceste diferențe atrag percepții diferite ale problemelor organizaționale, asfel că fiecare angajat tinde să recepteze prin latura propriului punct de vedere situațiile organizaționale. De multe ori managerii au mai multe informații formale despre proiectele organizației. Subordonații, pe de altă parte nu dețin informații privitoare la motivațiile în urma cărora se realizează acestea, iar în plus ei pot înlocui informațiile lipsă cu informații incorecte, zvonuri, informații care sunt denaturate într-o proporție mare. Astfel rolul pe care fiecare angajat îl deține în organizație poate conduce la distorsionări în comuincare și a percepției faptelor din organizație pentru că indivizii interpretează informațiile în funcție de propria lor poziție în organizație. Rezultă că poziția și rolul în organizație furnizează cadrul de referință în interpretarea mesajelor primite.

1.3. Zvonurile. Comunicarea neoficială, informală înregistrează deopotrivă efecte pozitive și negative în organizație. Credința generală este că ea are mai ales efecte negative. Acest lucru nu este în totalitate adevărat, întrucât există cu siguranță efecte pozitive precum aflarea de informații necesare, motivare, susținere, creșterea unității în grup. Însă să ne oprim la elementele negative, dăunătoare ale rețelei informale. Acestea sunt transmiterea de informații neadevarate, mărirea pauzelor pentru miciile discuții, manipularea unor informații pentru avantajele personale, interpretări greșite în lipsa unei imagini globale a problemei. Zvonurile apar mai ales când sunt interesante și ambigue. Informațiile neinteresante nu se vor difuza prin canale informale, dar cele interesante, chiar neadevarte, vor avea o mare dispersie, înlocuind sistemul oficial de comuincare.

1.4. Fluxul informațional este o problemă a comunicării destul de des întâlnită în organizație, fie că este vorba despre lipsa comunicării, fie că apar problemele de la polul opus-supraîncărcarea sistemului. Conceptul de supraîncărcare informațională desemnează condițiile în care o unitate (persoană, comitet) devine împovărată cu prea multe informații. Din cauza pozițiilor-cheie în organizație, care, de regulă, au această supraîncărcare, apare o încetinire a circulației informațiilor pentru că punctele nodale în sistemul comunicațional să poată procesa informațiile. Putem concluziona că încetinirea informației atrage o eficiență mai mică a organizației. Rezolvarea problemei supraîncarcării prin mijloace profesioniste poate atrage alte probleme, la o astfel de situație conduce încercarea de a filtra informațiile

1.5. Distorsiunea este la fel de periculoasă ca orice deviere de la realitate; aceasta presupunând necomunicarea unei părți a mesajelor sau a informațiilor și poate favoriza interpretări greșite mai ales dacă structura organizațională este lungă și mesajele circulă mult până când ajung la destinație.

2 MODALITĂȚI DE CREȘTERE A EFICIENȚEI ÎN COMUNICAREA INTRAORGANIZAȚIONALĂ

De fiecare dată când s-a vorbit despre modul în care anumiți factori pot produce blocaje în comunicare s-a făcut apel și la elemente de eficiență. Într-adevar cele două aspecte, blocaj și eficiență se afllă într-un echilibru, paradoxal la o primă vedere, fiind dezvoltați din aceeași tulpină argumentativă. De aceea există numeroase modalitățile prin care comunicarea intraorganizațională poate fi îmbunătățită.

2.1. Claritatea mesajului. Este important ca transmiterea mesajului să se realizeze într-un mod care să le ofere celorlalți cea mai bună șansă de a înțelege ce intenționează să spună fiecare angajat al organizației. Aceasta presupune că fiecare angajat trebuie sa-și muleze pe cât posibil stilul de comunicare.

2.2. Voința de a comunica. Hotărârea de a-l înțelege pe celălalt sau de a se fac înțeles, implicarea și concentrarea tuturor eforturilor în rolul pe care fiecare angajat îl are de jucat în comunicarea respectivă, de ascultător sau de vorbitor, reprezintă atitudinea care stă la baza unei bune comunicări. Dacă o persoană vrea cu adevărat să înțeleagă ce spune celălalt și vrea să se implice, aceea intenție ve deveni relitate în ciuda comportamentelor care ar putea părea indezirabile. Rezultă că fiecare angajat în parte poate învăța să fie un bun ascultător, să transmită mai eficient mesajele dificile, să le reformuleze și să fie atent la comunicarea non-verbală.

2.3. Politica ușilor deschise. Prezentarea sarcinilor de muncă într-un mod clar fiecărui angajat, astfel încât să se înțeleagă ce se așteaptă de la el este de la sine înțeles. Din păcate, o mulțime de manageri nu acordă timpul necesar pentru explicarea sarcinilor și a semnificației anumitor acțiuni pe care le îintreprind ei și subordonații lor. Politica ușilor deschise este menită să permită subordonațiilor să se adreseze superiorilor ierarhici cu orice tip de problemă, fără teama de a fi resprinși. Întrucât comunicarea inițiată de subordonați are mai puține șanse să ajungă la rezultate foarte bune, trebuie asigurate toate condițiile ca programul de politică a ușilor deschise să se desfășoare: este vorba atât despre condiții fizice cât și despre condiții psihologice. Când vorbim despre condiții psihologice, mă refer la flexibilitatea pe care managerul trebuie să o afișeze față de subordonați, la dorința acestuia de a comunica deschis și de a avea o atitudine de sprijin pentru subordonați. Este vorba despre o atitudine a ușilor deschise.

2.4. Alegerea momentului. O altă modalitate de creștere a eficienței în comuniacre este legată de alegerea momentului. Momentul potrivit este important, de asemenea alocarea timpului necesar pentru rezolvarea conflictului. Uneori nu există un moment care să fie ideal pentru a ridica o problemă delicată sau dureroasă, dar momente foarte nepotrivite există adeseori.

2.5. Întâlnirile formale ale angajațiilor au rolul de a oferi oportunități de cunoaștere între angajații organizației și managerii ei, fie că sunt chiar managerii direcți, fie că sunt persoane cu funcții mai înalte ca aceștia. În cadrul acestor întâlniri, angajații au posibilitatea de a vorbi despre nevoile, problemele lor, despre politicile organizaționale și despre modul în care sunt văzute acestea din unghiul lor de vedere. Angajații pot adresa întrebări la care să li se răspundă direct sau după o perioadade timp, dacă situția necesită analize mai profunde. Aceată tehnică are mai multe variante:

Întâlniri largi, la care să participe un număr mare de angajați și care permit lămurirea anumitor situații pentru un număr mare de oameni;

Întâlniri departamentale, cu scopul de a clarifica situații sau aplicarea de norme într-un departament anume;

Întâlniri restrânse, cu puțini participanți, clarificând rezolvarea problemelor acestora;

Întâlniri individuale pentru lămurirea diferitelor aspecte din deșfășurarea activităților.

Comunicarea nu înseamnă neapărat evaluare și rezolvarea problemelor. Ea înseamnă împărtășirea propriilor trăiri, efortul de a le cunoaște și înțelege pe ale celuilalt și cooperarea în găsirea unei soluții reciproc avantajoase. Grija pentru ce spune celălalt este o cheie a bunei comunicări.

PARTEA PRACTICĂ

Pentru a-mi putea realiza partea practică a lucrării de licență, în care doresc să fac o completare și o verificare amănunțită a ceea ce am prezentat anterior în partea teoretică, am ales ca metodă de cercetare, cercetarea cantitativă, folosind chestionarul cu întrebări închise. În felul acesta am reușit a investiga un număr mare de subiecți, astfel obținând și o cantitate mare de informație care să poată verifica teoriile care aparțin temei alese, si anume Comunicarea intraorganizațională în cadrul Primăriei.

Înainte de realizarea chestionarului am întocmit un număr de trei ipoteze de cercetare, și am stabilit care sunt variabilele dependente și care sunt cele independente. Primul pas în construirea unui chestionar este operaționalizarea conceptelor, și anume am transformat conceptele în valori și indicatori.. Pe baza indicatorilor am construit întrebările din chestionar, douăzeci și unu la număr. Primei ipoteze Comunicarea verbală este mai ușor de folosit decât comunicarea scrisă îi corespunde patru întrebări; ipoteza a doua Postura corpului ( limbajul corpului ) influențează eficiența comunicării cuprinde șase întrebări, iar ipoteza numărul trei Distorsiunea în cadrul procesului comuincării depinde de repetarea continuă a informațiilor cuprinde șase întrebări.

Următorul pas după ce am întocmit chestionarul propriu-zis l-a reprezentat eșantionarea, care este procedura prin care vor fi aleși subiecții cărora li se va aplica chestionarul: aceștia vor fi în număr de 50 de persoane. Pentru că titlul Lucrării mele de Licență este Comunicarea intraorganizațională în cadrul Primăriei este normal că voi alege subiecții care îmi vor răspunde la întrebări din rândul angajațiilor unei Primării. Aceasta este Primăria Municipiului Turda, din Județul Cluj, situată în strada 1 Decembrie 1918 Nr.28. Întreaga activitate a angajațiilor se desfășoară în incinta sediului Primăriei, în cadrul a 20 birouri. Primăria Municipiului Turda este organizată pe direcții, servicii și birouri, conform organigramei aprobate de Consiliul Local. Primarul, viceprimarul, secretarul și aparatul propriu al Consiliului Local constituie Primăria, instituție publică cu activitate permanentă care duce la indeplinirea efectivă a hotărârilor Consiliului Local, reglementările legale și soluționează problemele curente ale Municipiului Turda. Întreaga activitate a Primăriei este organizată și condusă de către Primar, direcțiile (servicii, birouri și compartimente), au în total 145 de angajați, toți cu normă întreagă, din care 4 angajați ocupă funcții de demnitate publică, 117 ocupă funcții publice, iar restul de 24 de persoane reprezintă personalul contractual. Am ales ca metodă de eșantionare, metoda aleatoare, în care fiecare individ din rândul angajațiilor Primăriei din Turda are șanse egale să fie ales. Eșantionarea este simplă, iar cu ajutorul metodei pasului patru, am intrat în fiecare birou al Primăriei, iar pentru a păstra caracterul aleator am ales tot al patru-lea angajat căruia i-am dat un chestionar si l-am rugat să îmi răspundă cât mai repede, explicându-i că acest chestionar îmi este necesar la întocmirea părții practice a lucrării de licență.

De asemenea un amănunt extrem de important este legat de includerea în chestionar a întrebărilor provenite din variabilele de control. Aceste variabile de control stabilesc elementele de identificare demografică a subiecților și sunt utilizate în același timp pentru a observa dacă nu cumva ele intervin în relațiile dintre celelalte variabile. Astfel în cadrul chestionarului întocmit de mine am introdus ca variabile de control sexul, vârsta, studiile, mediul din care provin subiecții ce urmează să fie chestionați și venitul acestora, iar cu ajutorul programului de analiză a datelor SPSS, calculând frecvența am obținut șase tabeluri ( figuri ). Ca urmare în figura 2 și 3 de la pagina 41 sunt prezentate sub formă de procente cât la sută din numărul total de 50 de persoane chestionate sunt bărbați ( 46% ) și cât la sută sunt femei ( 54% ), iar la următoarea pagină, 42 în figura 5 și 6 cât la sută dintre persoane au vârste cuprinse între 20 – 30 ani (24%), 30 – 40 ani ( 42% ), 40 -50 ani ( 26% ) și peste 50 ani (8%). Rezultă din aceste analize că numărul femeilor care au dorit să răspundă la chestionar este mai mare cu 8% decât numărul bărbaților, sau o altă interpretare mai profundă ne spune că femeile sunt mai deschise și mai binevoitoare decât bărbații fiind mult mai dispuse să răspundă la un simplu chestionar care nu au nimic de-a face cu ele, însă care este foarte important pentru un absolvent, care prin intermediul acestui chestionar își va putea realiza Lucrarea de Licență. Țin să precizez că această observație este interpretată din punctul meu de vedere, este o opinie proprie, asta nu înseamna că este o regulă universal valabilă, nici nu vreau să generalizez și să afirm că toți bărbații sunt mai răuvoitori decât femeile și nu sunt dispuși să ajute pe nimeni.

Fig.1 Fig.2

Fig.3

Fig.4

Fig.5

Fig.6

IPOTEZA NR. 1: COMUNICAREA VERBALĂ ESTE MAI UȘOR DE FOLOSIT DECÂT COMUNICAREA SCRISĂ

Fig.7

Fig.8

16% ( am transformat valoarea 8 care corespunde persoanelor care doresc să li se transmită sarcinile scris prin intermediul rapoartelor din Fig. 8 în procente ) dintre angajații Primăriei Municipiului Turda preferă ca metodă de comunicare, comunicarea scrisă, în schimb 12% ( valoarea 6 care corespunde persoanelor care doresc să li se transmită sarcinile verbal a fost transformată în procente ) utilizează cel mai des comunicarea verbală. Ne putem întreba care este motivul acestei preferințe. Probabil durabilitatea în timp în raport cu forma orală a comunicării, deoarece textul scris poate fi utilizat și citit de mai multe persoane, iar la un moment potrivit poate fi și recitit. Putem trage concluzia că în cadrul Primăriei Municipiului Turdada există o formalizare crescută, probabil din cauza considerațiilor legale, angajații adoptă un stil formal iar relațiile care există între ei sunt strict legate de munca pe care o depun.

Fig.9

Testul Chi-square testează asocierea dintre cele doua variabile fără să indice tăria sau direcția relației. Pe noi ne interesează în principal Pearson Chi-square, al cărui coeficient ar trebui să fie mai mic decât 0,05. În cazul Fig.9 valoarea lui Pearson Chi-square este de 0.944, o valoare mult prea mare, ceea ce înseamnă că nu există o legătură din punct de vedere statistic între variabile.

IPOTEZA NR. 2. POSTURA CORPULUI ( LIMBAJUL CORPULUI ) INFLUENȚEAZĂ

Ipoteza NR. 1 se infirmă, după cum am arătat mai sus dacă valoarea testului Chi-Square nu este cuprinsă intre 0 și 0,05 și o depășește cu mult pe acesta atunci nu mai are rost să calculăm testul Lambda.

IPOTEZA NR.2: POSTURA CORPULUI ( LIMBAJUL CORPULUI ) INFLUENȚEAZĂ EFICIENȚA COMUNICĂRII

Fig.11

Fig.12

Spațiul din jurul nostru este extrem de important indiferent dacă suntem acasă, la servici, în parc sau oriunde altundeva. Sunt convinsă că fiecare dintre noi are nevoie de cât mai mult spațiu pentru a se desfășura. De aceea aproximativ 28% ( am transformat valoriile din tabel în procente; 17 în 28% ) dintre angajații Primăriei au în birouri un spațiu de aproximativ 10 m², și au afirmat că acest spațiu are un efect benefic asupra modului lor de a comunica. Pot deduce din acest procentaj ridicat că angajații sunt mai relaxați și pot comunica mai ușor. Prin intermediul acestui spațiu fiecare angajat își creează o atmosferă propice în care poate gândi în liniște la proiectele pe care le are de soluționat pentru a le putea transmite într-un mod eficient colegilor sau superiorilor. În partea opusă se află valoarea 0, nici un angajat nu are în biroul său un spațiu de 3 m², care este considerat a fi un spațiu mic. O valoare imediat apropiată celei de 28% este cea de 20% ( valoarea 12 ), care consider că este nevoie să o interpretez, deoarece este o diferență foarte mică între cele două valori. Astfel că 20% dintre angajații Primăriei au în birouri un spațiu de aproximativ 10 m², însă afirmă că acest spațiu nu are nici un efect asupra modului lor de a comunica. Din acestă afirmație pot deduce că aceste persoane sunt foarte relaxate și comunică indiferent de conjunctura în care se află. Din toate aceste observații pot trage concluzia că organizația în cauză, și anume Primăria Municipiului Turda pune mare accent pe angajații săi și pe dorințele acestora, le crează toate condițiile pentru ca ei să-și poată desfășura activitatea și sarcinile într-un mod cât mai eficient, iar prin asigurarea unei bune comunicări la nivel organizațional să se poată realiza toate obiectivele organizaționale.

Fig.13

Valoarea lui Pearson Chi-Square din testul Chi-Square din Fig. 13 este de 0,000, o valoare foarte bună din punct de vedere statistic, ținând cont că valoarea lui Chi-Square trebuie să fie cuprinsă între 0 și 0,5. În concluzie există o legătură puternică între cele două variabile, rezultatul se traduce astfel: există o asociere între mărimea spațiului din birou și modul de a comunica ( cele două variabile folosite ).

Fig.14

Testul Lambda poate lua valori între 0 și 1, astfel în Fig.14 valoarea lui Lambda este de 0,064, o valoare semnificativă din punct de vedere statistic, deoarece valorile mai apropiate de 1 indică o relație puternică, pozitivă. În exemplul de mai sus avem o relație semnificativă, puternic pozitivă, ipoteza Nr.2 se confirmă.

IPOTEZA NR. 3 DISTORSIUNEA ÎN CADRUL PROCESULUI DE COMUNICARE DEPINDE DE REPETAREA CONTINUĂ A INFORMAȚIILOR

Fig.15

Dacă încercăm să testăm ipoteza conform căreia distorsiunea ( metoda telefonului fără fir ) este influențată sau cauzată de repetarea continuă a informațiilor, pentru datele reprezentate în tabelurile ce urmează am apelat la Regresia liniară. Obținem:

Fig.16

Adjusted R Square ne arată cât din variația variabilei dependente este datorată variației celei independente. Cu alte cuvinte, 30.3 din existența metodei telefonului fără fir este cauzată de intenția de a folosi această metodă.

Fig.17

Anova ne spune dacă relația este semnificativă. Coloana Sig. trebuie să fie < 0,05. În cadrul Figurii 17 valoarea lui Sig. este de 0,000, o valoare semnificativă din punct de vedere statistic. Putem deduce că în cadrul Primăriei fluxul informațional este o problemă destul de des întâlnită și angajații nu reușesc să facă față numărului mare de informații preferând să scurteze mesajele, fie pur și simplu nu sunt interesați de efectele negative cauzate de prezența acestei ,,practici” organizației în cauză, deoarece un bun proces de comunicare bine înfăptuit este direct legat de eficacitatea organizațională.

Fig.18

Tabelul cu coeficienți ne arată care sunt coeficienții ( B ) ai ecuatiei dreptei de regresie. Astfel, existența metodei telefonului fără fir = 0,644 + 0,679 x intenția de a folosi această metodă. Coeficientul standardizat Beta precizează importanța relativă a variabilei independente intenția de a folosi metoda telefonului fără fir din modelul de regresie. Fiecărei variabile independente îi corespunde un coeficient standardizat. Cu cât Beta este mai mare în valoare absolută, va avea o influență mai mare asupra variabilei dependente ( existența metodei telefonului fără fir ). Dacă valoarea este negativă, influența este negativă. În tabelul 18 valoarea lui Beta este de 0, 563, influența variabilei independente intenția de a folosi respectiva metodă este pozitivă asupra variabilei dependente existența metodei telefonului fără fir. Ipoteza Nr. 3 se confirmă.

CONCLUZIE

.

După cum am spus și în partea teoretică comunicarea intraorganizațională are misiunea de a poziționa organizația, și de a-i conferi o personalitate recunoscută și o identitate distinctă față de celelalte organizații concurente. Pentru că în cadrul metodei de eșantionare am ales subiecții care să imi răspundă la chestionar din rândul angajațiilor unei Primării am avut ocazia de a observa mai îndeaproape ce înseamnă de fapt comunicarea intraorganizațională și cum se realizează. Relațiile profesionale, de colegialitate și nu numai care se înfiripă între angajați sunt toate extrem de importante, existența acestora putând fi realizată numai prin intermediul procesului de comunicare.

Fiecare angajat al Primăriei percepe în mod diferit mesajele și semnalele care îi sunt emise sau care involuntar ajung la el. Pornind de la acest aspect individual pot foarte usor intui importanța pe care o are comunicarea ca factor organizațional. Spre exemplu în ceea ce privește managementul, comunicarea în organizație este esențială pentru eficacitatea întregului proces managerial. Managerul recepționează o multitudine de mesaje din surse variate, informații care sunt fie oprite de către sine, fie prelucrate și folosite, fie trimise de către alte surse, în forma inițială sau în altă formă.

Una dintre cele mai potrivite căi prin care orice angajat poate deveni mai eficient este să afle ce impact are acțiunile și cuvintele sale asupra celor din jurul său. Cheia pentru a cunoaște impactul mesajului asupra celorlalți rezidă din provocarea unei reacții din partea lor. Această reacție trebuie să apară atât din partea colegilor aflați pe aceleași poziții ierarhice, cât și din partea superiorilor ierarhici. În partea teoretică am vorbit despre cele trei tipuri de comunicare, și anume, comunicarea descendentă sau ierarhică, comunicarea ascendentă sau salarială, și comunicarea orizontală sau laterală. Astfel trebuie stabilit un echilibru între comunicarea de sus în jos, și comunicarea de jos în sus. Angajații sunt familiarizați cu diferitele aspecte ale mediului organizației și au nevoie de un canal comunicațional prin care cunoștințele lor să fie împărtășite superiorilor, astfel că managerii care primesc feed-back de la subalternii lor sunt mai eficienți în îndeplinirea sarcinilor lor decât altți manageri.

În funcție de tipul de relații care s-a stabilit între angajații Primăriei din Turda, aceștia si-au ales metoda de comunicare dintre cea verbală și cea scrisă după cum urmează: Conform Ipotezei nr. 1 Comunicarea verbală este mai ușor de folosit decât comunicarea scrisă 16% dintre angajați preferă comunicarea scrisă ca modalitate de transmitere a informațiilor, sarcinilor, iar 12% au răspuns că au o preferință spre comunicarea verbală. Din cifrele prezentate mai sus reiese o diferență de 4%, numărul celor care preferă comunicarea scrisă este mai mare decăt cel al căror o preferă pe cea verbală. Rezultă din acest procentaj, dar mai ales din valoarea testului Chi-Square rezultat în urma analizei SPSS, care este mult mai mare decât valoarea sa reală că ipoteza nu se confirmă. Din cele prezentate în partea teoretică, comunicarea scrisă posedă un număr însemnat de avantaje de care trebuie să ținem seama: durabilitatea în timp în raport cu forma orală a comunicării. Pașii în comunicarea scrisă sunt similari celor din structura unui discurs: avem o fază de pregătire ( stabilirea obiectivelor, a rolului și a audienței – cei care vor citi textul, a punctelor – cheie pe care doriți să le rețină aceștia din urmă ) și o fază de redactare ( în primul rând, ideile principale sunt dezvoltate urmărind o serie de indicatori: claritatea, credibilitatea, conciziunea; în al doilea rând, sunt folosite cele trei părți ale unei redactări: o introducere care pregătește cititorul, un cuprins care reprezintă partea fundamentală ce face posibilă atingerea obiectivelor și o încheiere care evidențiază concluziile ). În ceea ce privește comunicarea verbală, pentru a-i îmbunătăți eficiența se recomandă să ne focalizăm atenția asupra ce dorim să comunicăm. Chiar dacă răspunsul pare simplu, nu trebuie să omitem faptul că de multe ori pornim o comunicare înainte de a fi reflectat îndeajuns la totalitatea ramificațiilor pe care comunicarea noastră le poate întinde în percepția celuilalt. În urma celor prezentate anterior și în urma analizei Ipotezei Nr. 1 Comunicarea verbală este mai ușor de folosit decât comunicarea scrisă, care de altfel nu s-a confirmat, desprindem ideea adecvării metodelor de comuniacre în funcție de situație. Este necesar ca fiecare superior să gândească prin ce modalitate se face mai bine înțeles de către subordonați. La fel de importantă este necesitatea îmbinării diferitelor modalități de comunicare, nu reducerea la un singur stil, preferat de superior, dar poate nu cel mai potrivit pentru toți subordonații.

O dimensiune a comunicării nonverbale care are un impact specific în interiorul organizațiilor este studiul spațiului ca act de comunicare. În urma analizei Ipotezei Nr. 2 Postura corpului ( limbajul corpului ) influențează eficiența comunicării, care s-a confirmat în urma obținerii valorilor pozitive din tabelul testului Chi-Square ( 0,000 ) și al celui Lambda ( 0,064 ), 28% ( valoarea cea mai mare ) dintre angajații Primăriei Municipiului Turda au un spațiu în birouri de aproximativ 10 m², și au afirmat că acest spațiu are un efect benefic asupra modului lor de a comunica Angajații își definesc în organizație spații a căror încălcare o consideră de neacceptat: după cum am precizat în partea teoretică ne aflăm în fața conceptului de teritoriu, în care se disting trei tipuri majore de încălcare a teritoriului, încălcare care nu numai că va condiționa comunicarea viitoare, dar este ea însăși un act de comunicare: violarea teritoriului( când cineva intră într-un teritoriu fără a avea permisiunea de a intra – un coleg care intră în biroul nostru fără să ne ceară voie ), invazia ( presupune nu doar violarea unui teritoriu, dar și producerea unor schimbări prin acesta ) și contaminarea ( atunci când cineva fumează într-un birou în care se mai află și alte persoane fără a avea permisiunea acestora ). Nu doar teritoriile condiționează modul în care noi comunicăm. Într-un fel, un tip de teritoriu pe care îl purtăm tot timpul cu noi este acela conform căruia există o anumită distanță în interiorul căreia ne simțim mai confortabil atunci când interacționăm cu o anumită persoană. În cadrul chestionarului ( a se vedea Chestionarul la secțiunea Anexe ) întrebările 12 și 13 se referă la distanța pe care angajații o preferă atunci când iau parte la derularea proiectelor, fie cu un coleg aflat pe aceeași poziție ierarhică, fie cu un superior ierarhic. Observația distanțelor folosite poate indica tipul și intensitatea relaționării dintre o persoană și altele. Astfel, de exemplu, un manager care rămâne după biroul său în momentul în care invită angajații să comunice ce au de spus, presupune mai degrabă o distanță formală, pe când faptul de a-l invita la o discuție în două fotolii poate arăta mai degrabă o discuție partenerială. Cu cât cunoaștem o persoană mai bine, cu atât ne permitem o discuție într-un spațiu mai personalizat.

Ipoteza Nr. 3 Distorsiunea în cadrul procesului de comunicare depinde de repetarea continuă a informațiilor și care în urma Regresiei Liniare și a valorii obținute după calcularea acesteia s-a confirmat, ne precizează că în interiorul Primăriei Municipiului Turda angajații ,,practică” metoda telefonului fără fir în proporție de 33%, o metodă care este considerată că aduce multe efecte negative organizației în cauză. Distorsiunea mesajului în cursul transmiterii în lanț poate interveni și din cauza unor variabile precum vârsta, a prejudecăților, a lungimii mesajului, a coerenței sale, sau a gradului de originalitate. De asemenea deschiderea în comunicare este legată de eficacitatea organizațională, iar comunicarea deschisă între șefi și subordonați este esențială pentru climatul organizațional, însă specific subalternilor este faptul că ei distorsionează informațiile atunci când le transmit șefilor lor și se tem de represalii în situația în care le transmit acestora informații nefavorabile. Deși subalternii preferă stilul consultativ atunci când au de-a face cu superiorii lor, tot ei sunt de părere că este puțin probabil ca acest stil să poată conduce la obținerea unor rezultate bune.

Satisfacția în muncă este influențată de comunicare, așa cum am arătat în paragrafele precedente cei care au acces la mai multă informație sunt mai mulțumiți. Deficitul de informație și distorsionarea creează insatisfacție, mai ales atunci când este vorba despre o informație utilă muncii. Excluderea de la comunicare creează nu numai insatisfacție ci și tensiune emoțională.

BIBLIOGRAFIE

Bosovki, Amanda, Facilitator Comunitar – Ghid de pregătire – Comunicarea în Managementul Instituțional, Cluj-Napoca, Fundația Civitas, 2003;

Cole, Gerald , A., Management – Teorie și Practică, Chișinău, Editura Știința, 2004;

Constantin, Ana, Stoica, Conflictul Interpersonal – Prevenire, rezolvare și diminuare efectelor, Iași, Editura Polirom, 2004, p. 70;

Cornescu, Viorel et al., Management de la teorie la practică, București, Editura Universitatea din București, 2004;

Dâncu,Vasile Sebastian, Comunicarea în Managementul Instituțional, Timișoara, Editura și Tipografia Marinească, 2003;

Dyagert, Cherles B., Jacobs, Richard A., Mnagementul Culturii Organizaționale – Pași spre Succes, Iași, Editura Polirom, 2006;

Izurieta, Roberto, Comunicarea statului în era divertismentului, Cluj-Napoca, Editura Ana Impact, 2003

Kund, Flaviu, Coman, Politica de comunicare externă a colectivităților locale, București, Editura Economică, 2000;

Le Petit Larousse – dictionaire encyclopedique en couleurs, Paris, Editura Larousse, 1993;

Pânișoară, Georgeta; Pânișoară, Ion, Ovidiu, Managementul Resurselor Umane – Ghid Practic, Ediția a 2-a, Iași, Editura Polirom, 2005;

Pitariu, Horia D., Managementul Resurselor Umane – Evaluarea Performanțelor Profesionale, Ediția a 2-a, București, Editura All Beck, 2000;

Rus, Flaviu, Călin, Introducere în Știința Comunicării și a Relațiilor Publice, Iași, Editura Institul European, 2002;

Tripon, Ciprian; Dodu, Marius, Managementul resurselor Umane – Suport de Curs pentru anul III;

Universitatea Babeș Bolyai, Facultatea de Științe Poiltice, Adminstrative și ale Comunicării, Cluj-Napoca, Master în Științele Adminstrative – Managementul Resurselor Umane;

Zorlențan, Tiberiu, Managementul Organizației, Volumul II, București, Editura Holding Reporter, 1996;

www.modernizare. Ministerul Administrației și Internelor, Unitatea pentru Reforma Administrației Publice, Comunicare;

www.studenție.ro, Ghidul studentului modern.

ANEXE

CHESTIONAR

PRIVIND COMUINICAREA INTRAORGANIZATIONALĂ ÎN CADRUL PRIMĂRIEI

1. Sex

a. bărbat b. femeie

2. Vârsta d-voastră

a. între 20 și 30 ani b. între 30 și 40 ani c. între 40 și 50 ani d. peste 50 ani

3. Ce studii aveți?

a. liceale b. universitare c. post universitare

4. Mediul din care proveniți

a. rural b. urban

5. Ce venit aveți?

a. între 500 și 700 Ron b. între 700 și 1000 Ron c. peste 1000 Ron

6. Cum preferați să vi se transmită sarcinile, îndatoririle?

a. verbal d. printr-o scrisoare adresată personalului

b. scris, prin intermediul rapoartelor e. printr-un memorandum

c. prin intermediul telefonului f. prin e-mail

7. De ce preferați această metodă de comunicare?

a. înțeleg mai bine ce am de făcut

b. folosesc această metodă de când m-am angajat

c. rețin mai bine ce am de făcut

d. metoda aceasta o preferă și superiorul meu

e. este cel mai des folosită în organizația în care activez

f. este foarte uzuală

8. Când sunteți într-un conflict cu un coleg sau cu un superior ce fel de comuincare folosiți?

a. comunicarea verbală, printr-o confruntare directă față în față

b. comuincarea scrisă, adresându-i o scrisoare în care îi expun punctele mele de vedere

c. adresez o plângere scrisă superiorului sau conducerii organizației

9. Ce metodă de comunicare utilizați cel mai des atunci când transmiteți informații?

a. comunicarea scrisă b. comunicarea verbală c. comunicarea audio-vizuală

10. Cât spațiu există în biroul d-voastră?

a. aproximativ 3 m² c. aproximativ 7 m²

b. aproximativ 5 m² d.aproximativ 10 m²

11. Care este efectul acestui spațiu asupra modului d-voastră de a comunica?

a. sunt mai relaxat/ă și comunic mai ușor

b. mă simt înghesuit/ă și sufocat/ă din cauza spațiului mic care există în biroul meu

c. spațiul mic inhibă scurgerea liberă a informațiilor

d.spațiul din biroul meu nu are nici un efect aupra modului meu de a comunica

12. Câtă distanță doriți să existe între d-voastră și un coleg atunci când luați parte la un proiect?

a. sub 1 m b. între 1 și 2 m c. între 2 și 4 m

13. Dar între d-voastră și un superior?

a. sub 1 m b. între 1 și 2 m c. între 2 și 4 m

14. Ce ați simți dacă superiorul d-voastră s-ar apropia prea mult?

a. m-aș simți intimidat/ă

b. aș fi nepăsător

c. aș considera că este o persoană prietenoasă

15. Dar dacă superiorul d-voastră ar sta la o distanță prea mare?

a.aș considera că nu este interesat de ceea ce îi comunic

b. m-aș simți jignit/ă

c. aș considera că este o lipsă de respect din partea lui

16. În organizația în care activați se practică metoda ,,telefonului fără fir” atunci când se transmit informații, sarcini?

a. nu se practică niciodată această metodă

b. se practică rareori

c. se practică adesea

d. de cele mai multe ori

e. totdeauna se practică

17. Ați folosit vreodată această metodă?

a. niciodată

b. rareori

c. adesea

d. de cele mai multe ori

e. totdeauna

18. Din ce cauză ați dorit să transmiteți informații unor colegi prin intermediul altora și nu personal?

a. din comoditate b. mi s-a părut mai simplu c. eram ocupat/ă

19. Atunci când vi s-a cerut să transmiteți un mesaj din partea unui coleg sau superior altui coleg sau altui superior ați scurtat conținutul mesajului?

a. nu, l-am redat așa cum mi s-a cerut să-l transmit

b. da poate că nu l-am transmis cuvânt cu cuvânt, dar am păstrat ideea de bază

c. am schimbat puțin conținutul și l-am scurtat

20. Aveți încredere într-un astfel de mesaj care a fost filtrat de foarte multe ori și care și-a pierdut din conținut?

a. deloc

b. în mică măsură

c. într-o oarecare măsură

d. într-o mare măsură

e. în totalitate

21. Ce efect credeți că ar avea un mesaj distorsionat în cadrul unui proiect pentru organizația la care activați?

a. ar crea neînțelegere echipei care se ocupă de proiectul respectiv

b. organizația nu și-ar atinge obiectivele și ar avea pierderi financiare

c. ar interveni pierderea încrederii în celălalt și o lipsă a comunicarii în interiorul organizației

d. nu ar avea nici un efect, pentru că în cele din urmă angajații își vor da seama de eroarea apărută și vor găsi o soluție împreună.

BIBLIOGRAFIE

Bosovki, Amanda, Facilitator Comunitar – Ghid de pregătire – Comunicarea în Managementul Instituțional, Cluj-Napoca, Fundația Civitas, 2003;

Cole, Gerald , A., Management – Teorie și Practică, Chișinău, Editura Știința, 2004;

Constantin, Ana, Stoica, Conflictul Interpersonal – Prevenire, rezolvare și diminuare efectelor, Iași, Editura Polirom, 2004, p. 70;

Cornescu, Viorel et al., Management de la teorie la practică, București, Editura Universitatea din București, 2004;

Dâncu,Vasile Sebastian, Comunicarea în Managementul Instituțional, Timișoara, Editura și Tipografia Marinească, 2003;

Dyagert, Cherles B., Jacobs, Richard A., Mnagementul Culturii Organizaționale – Pași spre Succes, Iași, Editura Polirom, 2006;

Izurieta, Roberto, Comunicarea statului în era divertismentului, Cluj-Napoca, Editura Ana Impact, 2003

Kund, Flaviu, Coman, Politica de comunicare externă a colectivităților locale, București, Editura Economică, 2000;

Le Petit Larousse – dictionaire encyclopedique en couleurs, Paris, Editura Larousse, 1993;

Pânișoară, Georgeta; Pânișoară, Ion, Ovidiu, Managementul Resurselor Umane – Ghid Practic, Ediția a 2-a, Iași, Editura Polirom, 2005;

Pitariu, Horia D., Managementul Resurselor Umane – Evaluarea Performanțelor Profesionale, Ediția a 2-a, București, Editura All Beck, 2000;

Rus, Flaviu, Călin, Introducere în Știința Comunicării și a Relațiilor Publice, Iași, Editura Institul European, 2002;

Tripon, Ciprian; Dodu, Marius, Managementul resurselor Umane – Suport de Curs pentru anul III;

Universitatea Babeș Bolyai, Facultatea de Științe Poiltice, Adminstrative și ale Comunicării, Cluj-Napoca, Master în Științele Adminstrative – Managementul Resurselor Umane;

Zorlențan, Tiberiu, Managementul Organizației, Volumul II, București, Editura Holding Reporter, 1996;

www.modernizare. Ministerul Administrației și Internelor, Unitatea pentru Reforma Administrației Publice, Comunicare;

www.studenție.ro, Ghidul studentului modern.