Comunicarea Interna Intr O Institutie Publica

Comunicarea internă intr-o instituție publică

CUPRINS

Introducere

Capitolul I – Comunicarea internă – descriere

Subcapitolul 1 – Formele comunicării interne

Subcapitolul 2 – Bariere în comunicarea internă

Subcapitolul 3 – Auditul intern

Capitolul II – Studiul empiric: Auditul intern privind veniturile realizate în cadrul compartimentului „Impozite și Taxe”

Capitolul III – Analiza studiului empiric

Capitolul IV – Concluzii

Bibliografie

INTRODUCERE

“Libera comunicare a gândurilor și opiniilor este una dintre drepturile cele mai prețioase ale omului”

Tema aleasă pentru această lucrare este “Comunicarea internă intr-o instituție publică”. Am ales această temă deoarece este o discipină utilă pentru fiecare dintre noi, o disciplină relativ nouă cu implicații majore în relațiile sociale care creează o punte de legătură între indivizii aceleiași instituții indiferent de treapta ierarhică pe care se află, toți având un interes comun, realizarea scopului pentru care instituția respectivă a luat ființă.

Comunicarea internă este un domeniu aflat la începuturi în practica românească, ea fiind oarecum neglijată și considerată mai puțin importantă decât comunicarea externă. Dar o bună comunicare internă are efecte pozitive și asupra comunicării externe, asupra relațiilor funcționarilor cu cetățenii deoarece aceștia sunt în slujba lor și în rezolvarea problemelor multiple cu care aceștia se confruntă.

Lucrarea cuprinde informații necesare a fi cunoscute de cei interesați de acest nou domeniu de activitate.

Obiectivul lucrării este acela de a îmbunătații comunicarea internă dintre diferitele verigi ale instituției publice pentru ca aceasta să-și realizeze scopul pentru care a fost constituită.

Ca o scurta descriere a lucrării, pentru început am considerat a fi necesară o definire a comunicării, respectiv a comunicării interne.

În primul capitol “Comunicare interna-descriere” este definită comunicarea internă, formele, barierele de comunicare și auditul comunicării interne, dar și diferențe și asemănări dintre comunicarea internă și comunicarea externă.

În cel de-al doilea capitol este prezentat studiul empiric “Auditul privind veniturile realizate”. Se va determina modul cum șeful de serviciu de la compartimentul de “Impozite și taxe locale” isi indeplinește obligațiile sale efectiv și într-un mod eficient.

În capitolul al treilea am analizat studiul empiric iar in finalul lucrării am prezentat părerea mea cu privire la importanța comunicării interne si implicațiile acesteia în societatea modernă.

Capitolul I

Comunicarea internă – descriere

Comunicarea este atât arta de a transmite cât și de a înțelege informațiile.

“ Ea este și arta de a dirija schimburile de informații pentru a-i face pe actori să la puncte de vedere apropriate și, astfel, să înțeleagă mai bine deciziile manageriale.”

Comunicarea internă ar trebui să fie un domeniu distinct de studiu în cadrul comunicării organizaționale, datorită specificației ei, dar mai ales, datorită importanței rolului ei.

Prin comunicare internă, se realizează o bună funcționare a întregii organizații. Există elemente fără de care organizația nu poate să fie ceea ce este și nici nu se poate dezvolta construirea, promovarea indentității organizației.

Comunicarea internă este și un mod de implementare a strategiei manageriale, un mod de rezolvare a nevoii de apartenență a membrilor organizației.

Comunicarea organizațională are ca rol principal pe cel de liant social.

În opinia lui Alex Mucchielli, “comunicarea internă se referă la un ansamblu de schimburi informaționale, organizat și finalizat, care se desfășoară între diferiți actori și este dirijat ierarhic”

Există mai multe metode de a realiza comunicarea internă, în funcție de problemele care sunt, de situații, de indivizi dar și de obiective. De aici, rezultă mai multe acțiuni de comunicare specifice, care se pot combina în diverse moduri.

Dacă problemele nu sunt tratate în același fel de către diferiții indivizi implicați în rezolvarea lor, acestea nu vor avea aceeași semnificație și nu vor fi soluționate în mod satisfăcător pentru toți indivizii.

Cu cât indivizii vor să ajungă în final la același rezultat, cu atât vor da un sens comun soluțiilor dorite și vor putea lucra împreună, fiind motivați să aplice soluția acceptată.

Comunicarea internă servește la analiza comportamentului organizațional și la îmbunătățirea elementelor disfuncționale.

Mai putem definii comunicarea internă ca un ansamblu de acțiuni de schimb comunicațional dezvoltat de către managerii care sunt implicații în situație.

Nu există comunicare internă fără un minim de construcție colectivă a definirii problemei și a soluționării ei.

Comunicarea internă se referă la un ansamblu de interacțiuni din interiorul unei instituții. Ea trebuie să garanteze coerența și eficacitatea activităților membrilor instituțiilor.

Comunicarea internă cuprinde ansamblul actelor de comunicare ce au loc într-o instituție. Ea diferă de la o instituție la alta, dar de obicei îndeplinește cam aceleași funcții: informează, transmite și explică. Informațiile trebuie să circule în interiorul oricărei instituții.

Angajații trebuie să știe în ce direcție se indreaptă instituția și trebuie să fie valorificați, să li se recunoască meritele.

O comunicare cât mai bună are un efect pozitiv asupra părerii pe care angajații o au despre organizație.

Comunicare internă, la fel ca și comunicarea externă, ajută la relațiile cu presa.

Imaginea unei instituții depinde de imaginea pe care o răspândesc salariații; cu cât salariații sunt mai motivați în interior, cu atât instituția este percepută pozitiv în exterior.

„Comunicarea internă se impune, din ce în ce mai mult, ca o disciplină managerială la fel de importantă ca și gestiunea resurselor umane. Explicația e simplă. Comunicarea internă permite crearea spiritului de echipă și motivează angajații.”

O strategie de comunicare internă diferă de la o organizație la alta, de caracteristicile personalului organizației.

Subcapitolul 1

Formele comunicării interne

Aceste clasificării sunt utile pentru a se stabilii cele mai importante atribuții ale comunicării interne. Comunicare internă se clasifică in comunicare internă descendentă, comunicarea interna ascendentă, comunicare orizontală, comunicarea verbală și comunicarea nonverbală.

Comunicarea descendentă, mai este numită si ierarhică – mesajul pleacă de la un anumit nivel ierarhic și este destinat eșaloanelor inferioare.

Acest tip de comunicare este folosit pentru a informa, pentru a forma sau a dirija personalul. Comunicarea descendentă asigură transparența bunei participări a angajaților în realizarea obiectivelor întreprinderii.

Ea reprezintă principalul mijloc prin intermediul căreia se cunoaște instituția. Prin anumite informații, instituția asigură menținerea, nu ambianțe motivante.

Un scop al comunicării descendente este acela de a influența, dar și de a schimba comportamentul angajaților pentru a da un randament cât mai bun și pentru a crește performanța muncii lor.

„ Principala problemă a acestui tip de comunicare o constituie marea probabilitate ca mesajul să fie filtrat în timp ce este vehiculat de la un nivel la altul, deoarece fiecare nivel poate interpreta mesajele în funcție de propriile necesității.”

Acest stil de comunicare este foarte des întâlnit în organizațiile puternic centralizate.

Informațiile care circulă de la șef la subordonați, sunt foarte importante pentru planificarea și organizarea activitățiilor.

„ O comunicare descentantă eficientă asigură nu doar coordonarea și controlul subordonaților la nivelul organizației/ activității, ci, totodată, relaționează diferite niveluri ierarhice în funcție de nevoile existente.”

În opinia lui D. Torrington și L. Hall avantajele comunicării descendente sunt:

deciziile luate de manageri se transformă în fapte prin subordonați

se asigură că acțiunea este coordonată

sunt reduse costurile pentru că se fac mai puține greșeli

îndeamnă o influență mai mare din partea angajaților, de unde rezultă că serviciile către clienți sunt mai bune.

R. Steers consideră că o comunicare descendentă poate fi îmbunătățită prin următoarele modalități:

– sarcinile de muncă să fie prezentate în mod clar fiecărui angajat, astfel încât să înțeleagă ce se așteaptă de la el

– să îi fie explicate motivele care au dus la cererea contribuției angajatului

– mesajele importante să fie repetate

– trebuie să existe permanent un feedback pentru ca angajatul să fie motivat în vederea atingerii obiectivelor.

Comunicarea descendentă, este folosită în majoritatea cazurilor pentru împărțirea sarcinilor.

Comunicarea ascendentă, căreia i se mai spune și salarială – Acest tip de comunicare este inversă comunicării descendente

Comunicarea ascendentă este foarte puțin instituționalizată și împrumută canale informale directe și indirecte.

„ Comunicarea ascendentă trebuie să se bucure de o atenție specială deoarece prin intermediul ei sunt cunoscute aspirațiile personalului și sunt dezamorsate eventualele conflicte și tensiuni.”

Putem spune că acest tip de comunicare este un mijloc bun de a ameliora performanțele organizației. De obicei acest tip de comunicare este respins de către manageri.

Prin comununicarea descendentă salariații sunt încărcați cu prea multă informație. Lipsa unui feedback înseamnă restricții în calea comunicării.

Rolul comunicării ascendente este esențial în procesul de comunicare. Prin intermediul acestei comunicării se află starea morală a personalului. Comunicarea ascendentă satisface nevoia salariaților de a fi luați în considerare.

Fără nicio informație de la salariați, managerii nu are avea la dispoziție date necesare pentru a-și desfășura munca, nu ar avea informații despre îndeplinirea sarcinilor de către salariați.

În lipsa unei comunicări ascendente, problemele unei instituții sunt mai greu de rezolvat.

În opinia lui Rossen, dacă nu ar exista o comunicare deschisă cu subordonații, nu ar exista o îmbunătățire în cadrul instituției.

Torrington și Hall consideră că este inportantă comunicarea ascendentă și că are următoarele funcții:

îi ajută pe manageri să înțeleagă problemele subordonaților și grijile lor personale

alertează managerii în legătură cu posibilele probleme

asigură managerilor cele mai eficiente soluții

asigură informațiile care sunt necesare în luarea deciziilor

ajută angajații în rezolvarea problemelor și astfel îi motivează.

R. Steers consideră că o comunicare ascendentă poate fi îmbunătățită prin

următoarele modalității:

– climatul trebuie să fie cât mai favorabil în organizație

– diminuarea barierelor sociale dar și cele de statut

– selectarea mesajelor, astfel încât doar mesajele cele mai importante să ajungă la manager.

Un defect al comunicării ascendente este interpretarea informațiilor de către superiori, ducând uneori la denaturarea lor.

„ Efectele unei asemenea comunicări sunt însemnate , atât asupra productivității, cât și asupra climatului de lucru.”

Comunicarea orizontală sau comunicarea laterală este un schimb de mesaje între diferite departamente din cadrul unei instituții.

Acest tip de comunicare ajută la înțelegerea problemelor. Un avantaj reprezintă faptul că salariații sunt motivați să impărtășească informațiile si ideile.

O astfel de comunicare orizontală este o comunicare serială, acest tip de comunicare se referă la mesajele care sunt transmise de-a lungul unor șiruri de oameni.

Comunicarea orizontală are și anumite probleme, cum ar fi apariția anumitor zvonuri, care apar în urma reducerii numărului de detalii prin retransmiterea informației.

O altă probelmă ar fi că odată ce se renunță la anumite detalii, altele devin mai putstfel de comunicare orizontală este o comunicare serială, acest tip de comunicare se referă la mesajele care sunt transmise de-a lungul unor șiruri de oameni.

Comunicarea orizontală are și anumite probleme, cum ar fi apariția anumitor zvonuri, care apar în urma reducerii numărului de detalii prin retransmiterea informației.

O altă probelmă ar fi că odată ce se renunță la anumite detalii, altele devin mai puternice.

În majoritatea instituțiilor comunicarea orizontală este inexistentă. În unele instituții, comunicarea între departamente este mediată de către manageri.

Comunicarea orizontală are un caracter amical, deoarece se desfășoară între angajații aflați la același nivel. Ea este apropriată de comunicarea informală, dar nu este informală.

Stilul de conducere întro instituție își pune amprenta asupra comunicării orizontale.

d. Comunicarea verbală poate să fie orală sau scrisă

Comunicarea verbală scrisă este prezentă în toate momentele interacțiuni în interiorul unei instituții.

Exemple de comunicare internă verbală scrisă:

orarul de audiențe care este afișat pe ușa secretariatului

planul de execuție al unei lucrări

mesajele care se află pe panouri.

Comunicarea verbală orală se regăsește în orice dialog purtat între colegii de muncă.

Este cea mai întâlnită formă de comunicare.

Avantajele comunicării verbale:

transmite un conținut complex

se realizează în mai multe moduri: limbaj oral, scris sau intern

Dezavantajele comunicării verbaleȘ

este lipsită de expresivitate

transmiterea și receptarea mesajului se face mai greu

Comunicarea nonverbală se realizează prin semne, mișcări, gesturi, mimică.

Comunicarea nonverbală trebuie să fie gândită în așa fel încât să funcționeze tot timpul.

Avantajele comunicării nonverbale:

facilitează comunicarea

un important avantaj este expresivitatea

dispune de spontaneitate

Dezavantajele comunicării nonverbale:

nu poate fi utilizată fără să fie utilizată și comunicarea verbală

dacă gesticulația este folosită în exces, mesajul poate fi înțeles greșit.

Subcapitolul 2

Bariere în comunicarea internă

Barierele în comunicarea internă sunt lingvistice, de mediu, de statut, structurale și manageriale.

Barierele lingvistice – cu toate că toți vorbim aceeași limbă, modurile în care folosim aceeași limbă sunt diferite, prea diferite câteodată.

Barierele de mediu – aceste bariere au o tipologie bogată, în funcție de mediu prin care circulă mesajele. Cu cât există mai multe mesaje cu atât scade interesul pentru citirea lor.

Punerea pe un panou a prea multe mesaje nu atrage atenția pentru a fi citite, ele fiind considerate o aglomerare de informație care poate avea efect negativ pentru că sunt prea multe.

Barierele de statut – Jean Claude Abric spune că „statutul reprezintă o poziție socială responsabilă în mod obiectiv, el se prezintă ca element central al unui sistem ierarhizat și este unul dintre constituienții identitații sociale și ai imaginii de sine”

Tot el mai spune că statutul este adesea asociat cu o situație socială dată, adică el poate varia în timp și de la o situație la alta.

Barierele de statut pot fi interpretate și ca dificultăți de comunicare.

Barierele structurale și manageriale – Cele două tipuri de bariere sunt tratate împreună.

În anumite instituții, cum ar fi armata, circulația informației se face dupa principiul ca fiecare membru al acelei instituții să afle doar atât cât îi trebuie pentru a-și putea duce la capăt sarcina curentă.

Dacă informația nu circulă, înseamnă că există bariere și acest lucru nu ar trebui acceptat.

Subcapitolul 3

Auditul intern

„ Auditul este o evaluare și o judecată. Evaluarea și judecata se realizează întotdeauna prin rapoarte la referențiali, adică la o serie de norme implicite sau explicite care stabilesc bunele practici folosite pentru a atinge obiectivele vizate. Pentru acestea, este necesar să se fixeze obiectivele și procedurile adecvate.”

Procedurile și obiectivele care trebuie să fie atinse întrun audit intern depind de transmiterea informației.

Auditul este o examinare realizată pentru a se detemina dacă activitățile și rezultatele relativ la subiectul examinat satisfac dispozițiile prestabilite.

Auditul intern este considerat o profesie care a prins contur de-a lungul anilor, și caută să răspundă întotdeauna necesităților în continuă schimbare pe care le au instituțiile. La începutul existenței sale, auditul este axat doar pe problemele contabile.

Serviciile de audit intern au cunoscut amploare în Statele Unite ale Americii după cel de-al doilea război mondial.

În anul 1941, la New York, a fost creat Institutul Auditorilor Interni ( IIA, Institute of Internal Auditors), iar acest lucru a încurajat evoluția profesiei.

În anul 1960, aceste servicii și-au făcut apariția și în cea mai mare parte a țărilor industrializate din Europa.

Auditul intern a apărut în Franța în anul 1945 în cadrul societăților internaționale și în 1965 se creează o asociație numită Association Francaise des Controleurs Internes, ( Asociația Franceză a Controlorilor Interni) urmând ca în 1973 să-și schimbe numele în „L`institut Francais des Auditeurs Consultants Internes” ( Institutul Francez al Auditorilor Consultanti Interni) și aparține de „Institutul Auditorilor Interni” și cuprindea în anul 1990, 650 de membri.

Auditul intern este o activitate care se desfășoară în cadrul unei instituții, și are rolul de control al operațiunilor efectuate în cadrul instituției respective. El este în serviciul conducerii.

„ Obiectivul auditului intern este de a asista membrii conducerii în exercitarea eficace a responsabilităților lor furnizând analize, aprecieri, recomandări și comentarii pertinente referitoare la activitățile examinate.”

Auditul intern se efectuează de una sau mai multe persoane care aparțin instituției. El se aplică tuturor activităților instituției.

Auditul intern are trei funcții: nouă, universală și periodică.

Funcția auditului intern este considerată una nouă. Auditorii, erau cei care efectuau lucrări de audit, și au fost numiți interni pentru că erau membri ai instituției.

Auditul intern are o funcție universală deoarece se aplică tuturor organizțiilor si tuturor funcțiilor.

Funcția periodică este o funcție permanentă într-o instituție, dar și o funcție periodică pentru cei ce o întâlnesc.

Cele trei funcții ale auditului intern sunt recunoscute și dobândite.

Instituția primește auditorii în misiune pentru câteva săptămâni sau chiar luni, iar odată ce misiunea este terminată, ei pleacă și pot să revină în 1-2 ani. Exista, însă, și activități de audit intern permanent.

La un anumit interval de timp este bine ca instituția să efectueze un audit intern. El se desfășoară în anumite condiții, acoperă anumite domenii și este organizat pentru atingerea unui obiectiv.

Domeniile pe care le abordează auditul intern suntȘ

riscul

controlul intern.

Scopul final al activității de audit intern este acela de a soluționa problemele

interne cu care se confruntă instituțiile. Activitatea de audit este una foarte complexă.

Pentru a se ajunge la acest scop trebuie implicate următoarele activități:

Aprecierea, corectitudinea și examinarea contractelor contabile, financiare și operaționale.

Să se verifice conformitatea cu planurile stabilite

Verificarea exactității informațiilor utilizate de conducere

Recomandarea de ameliorări operaționale

Cei mai importanți factori ai auditului intern sunt:

dimensiunea instituției

practica de gestiune

sectorul de activitate al instituției

calificarea angajaților

Auditul instituțiilor publice își focalizează atenția asupra calității și performanței

de management.

Auditorii nu trebuie să dezvăluie informațiile care sunt confidențiale obținute în timpul desfășurării misiunii de audit.

Pe tot parcursul misiunii de audit, auditorii obțin informații care sunt confidențiale, chiar și salariile angajațiilor și managerilor. În cazul în care auditorii ar divulga aceste informații, relația dintre el și manager o să fie afectată.

Auditul intern, trebuie să își îndeplinească atrbuțiile într-un mod obiectiv și independent, cu profesionalism și cu integritate, precum și potrivit normelor și procedurilor specifice activității de audit extern. Auditul intern nu poate exista dacă nu ar fi niște norme profesionale, care îi ajută pe auditori în misiunea de audit pe care o desfășoară în diferite situații.

Auditul pentru a putea acționa are nevoie de instrumente și tehnici de lucru pe care le aplică la soluționarea situațiilor.

Auditul intern și-a atins scopul doar atunci când în urma activității de audit, în cadrul instituției se obține un plus de valoare adăugată.

Conform „Institutului de Audit Intern” normele auditului intern se alcătuiesc din:

norme de calificare

norme de functionare

norme de aplicare

„ Proiectul planului multianual, respectiv proiectul planului anual de audit public

intern se elaborează de către compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni, precum și prin preluarea sugestiilor conducătorului entității publice, prin consultare cu entitățile publice ierarhic superioare, ținând seama de recomandările Curții de Conturi a României și ale organismelor Comisiei Europene; activitățile care prezintă în mod constant riscuri ridicate trebuie să fie auditate, de regulă, anual.”

Modul în care o cercetare de audit poate conduce la îmbunătățirea evidentă a performanțelor unei firme sau entități publice, la eficientizarea activității, la reducerea costurilor, la evitarea pierderilor generate de fraude sau de valorificarea insuficientă a resurselor interne reprezintă doar câteva aspecte care ar trebui să motiveze managerii în adoptarea deciziei de a înființa un departament de audit intern în cadrul organizațiilor pe care le conduc.

Capitolul 3

Studiul empiric: Auditul intern privind veniturile realizate în cadrul compartimentului „Impozite și Taxe”

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII

DE AUDIT PUBLIC INTERN

CĂTRE : PRIMĂRIA CORABIA

COMPARTIMENTUL: TAXE ȘI IMPOZITE

În conformitate cu Planul de audit public Intern , urmează să efectueze o misiune de Audit Public Intern cu tema : AUDITUL PRIVIND VENITURILE REALIZATE.

Compartimentul de audit public intern va examina responsabilitățile asumate de către șef serviciu la compartimentul IMPOZITE ȘI TAXE LOCALE și va determina dacă acesta își îndeplinește obligațiile sale întrun mod eficient și efectiv.

Vă voi contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o ședință de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit , cuprinzând :

prezentarea auditorului

prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern

programul intervenției la fața locului

scopul misiunii de audit public intern

alte aspecte .

Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră , vă rog să-mi puneți la dispoziție următoarea documentație necesară : lista de rămășițe, matricola, borderourile de debitare/scădere.

NOTĂ CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

MISIUNEA DE AUDIT: ADMINISTRAREA IMPOZITELOR ȘI TAXELOR LOCALE

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:

Prezentarea auditorului care urmează să efectueze misiunea de audit;

Prezentarea funcției de audit intern ,a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația auditului intern;

Prezentarea Programului intervenției la fața locului, obiectivele auditabile care se intenționează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuțiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanții structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă și anume:

Imposibilitatea de a-i face pe contribuabili sa plateasca debitele restante fara a se recurge la masurile de executare silita.

Existenta unor debite ce se aproprie de perioada de prescriere.

De asemenea s-au stabilit:

persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste asupra muncii lor și pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

condițiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;

data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;

modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, vor fi discutate și analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acțiune și a calendarului implementării și persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

RAPORT

PRIVIND ADMINISTRAREA IMPOZITELOR ȘI TAXELOR LOCALE

INTRODUCERE

Auditorul face parte din Compartimentul de Audit Intern al Primăriei Corabia, Județul Olt.

Baza legală a acțiunii de auditare:

– Planul de audit intern pentru anul 2013, aprobat de conducerea instituției;

– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare;

– OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aprobă Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002, cu modificările și completările ulterioare;

– Ordinul prin care se aprobaăNormele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entității publice.

Scopul misiunii de audit intern este acela de evaluare a activității privind administrarea impozitelor și taxelor locale de la nivelul Primăriei Corabia, în ceea ce privește respectarea condițiilor de legalitate, economicitate, eficacitate, de a adăuga valoare prin formularea recomandărilor, iar în cazul identificării unor probleme/iregularități, de corectare a acestora.

Obiectivele misiunii de audit intern:

1.Definirea și stabilirea atribuțiilor;

2.Conducerea evidenței dosarelor fiscale ale contribuabililor;

3.Stabilirea impozitelor și taxelor locale;

4.Efectuarea controalelor fiscale;

5.Executarea silită;

6.Utilizarea echipamentelor și programelor informatice.

Tipul de auditare –Auditorul intern a efectuat un audit de regularitate privind respectarea principiilor, regulilor metodologice și procedurale în ceea ce privește administrarea impozitelor și taxelor locale de la nivelul Primăriei Corabia.

Principalele tehnici și instrumente de audit utilizate:

interviul;

testarea pentru urmăirea detectării erorilor sau a iregularităților;

eșantionarea pentru analiza întocmirii documentelor și aplicarea coeficienților;

observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor;

liste de verificare pentru a stabili condițiile pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil;

Foi de lucru;

liste de control;

chestionare;

FIAP-uri;

Documente și materiale examinate – verificarea la fața locului a vizat următoarele materiale și documente:

Organigrama entității publice;

Fișele posturilor;

Regulamentul de Organizare și Funcționare;

Regulamentul de organizare internă;

Hotărârile Consiliului Local privind stabilirea impozitelor și taxelor locale pe anii 2010,2011,2012;2013;

Matricola;

Registrul rol;

Dosarele fiscale ale contribuabililor;

Materialele întocmite pe timpul auditării au fost următoarele:

Teste privind descrierea activităților auditate;

Fișe de identificare si analiză a problemelor constatate (FIAP) – 6 FIAP-uri;

Liste de verificare pe obiective ();

Liste de control;

Tabel Puncte tari și puncte slabe,

Tematica in detaliu;

Programul de audit,

Programul intervenției la fața locului;

Chestionarul de control intern;

Chestionar de luare la cunoștință (C.L.C);

Minuta ședinței de deschidere;

Minuta ședinței de închidere;

Proiectul Raportului de audit;

Raport de audit,

CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

Evaluarea respectării condițiilor de conformitate și regularitate în ceea ce privește administrarea impozitelor și taxelor locale de la nivelul Primăriei Corabia s-a materializat în elaborarea listelor de verificare, testelor bazate pe eșantionare, verificărilor prin listele de control, observări fizice pe teren, interviurilor care au fost înscrise în formularele de constatare și analiză a problemei (FIAP-uri).

În continuare, prezentăm principalele constatări și consecințele care s-au produs sau care ar putea să apară în perioada imediat următoare, precum și recomandările formulate în vederea corectării disfuncționalităților semnalate sau ale celor care pot să survină urmare acestora, diminuării riscurilor existente și îmbunătățrii sistemelor de management și control intern al activităților auditate cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite.

III. Definirea și stabilirea atribuțiilor;

Din analiza documentelor verificate au rezultat următoarele:

– Au fost constatate erori de redactare în ceea ce privește Hotărârea consiliului local nr. 2/03.01.2013 și Anexa I privind aprobarea impozitelor și taxelor locale pe anul 2013.

IV. Conducerea evidenței dosarelor fiscale ale contribuabililor;

Din analiza documentelor verificate au rezultat următoarele:

– Identificarea unor dosare fiscale care nu conțin actele de identitate ale contribuabililor;

– Neactualizarea declarațiilor și implicit a deciziilor de impunere;

– Nedepunerea în ordine cronologică a documentelor existente la dosarul fiscal;

– Existența unor dosare fiscale care nu sunt numerotate și opisate;

– Dosarele de executare silită nu au fost atașate la dosarele fiscale ale contribuabililor , acestea fiind ținute separat.

– Păstrarea inadecvată a dosarelor fiscale;

– Nu sunt cunoscute condițiile consultării unui dosar fiscal, de către cetățeni;

– Nu există o evidență a persoanelor care au consultat dosarele fiscale;

V. Stabilirea impozitelor și taxelor locale;

Nu au avut loc întâlniri între persoanalul serviciului I.T.L și asociațiile de locatari în vederea asigurării unei conștientizări adecvate a contribuabililor în ceea ce privește conformarea voluntară la plata impozitelor și taxelor locale și evitarea plății unor eventuale majorări de întârziere;

Materiale informative furnizate cetățenilor sunt insuficiente și nu oferă informații complete referitoare la impozitele și taxele locale;

Nu există concordanță între datele din registrul agricol și cele din registrul rol de la nivelul serviciului impozite și taxe locale pentru anumiți contribuabili;

Nu au fost efectuate măsurători în vederea stabilirii suprafeîei reale a clădirilor;

Auditorul a constatat în urma verificării că există contribuabili diferiți care au aceleași date de identificare (Ex: același număr de casă pe aceeași stradă);

Site-ul entității nu oferă informații complete referitoare la impozitele și taxele locale.

VI. Efectuarea controalelor fiscale;

Nu a fost desemnată o persoană cu privire la întocmirea programelor de control;

Nu au fost întocmite programe de control;

Nu au fost efectuate controale de către angajații serviciului I.T.L. în scopul identificării unor posibili contribuabili care au extins, îmbunătățit, demolat, distrus sau modificat în alt scop o clădire existentă și nu au declarat acest fapt;

VII. Executarea silită;

Procedura de executare silită nu a fost finalizată aceasta fiind oprită la stadiul de popriri.

Inregistrarea eronată a popririlor.

VIII. Utilizarea echipamentelor și programelor informatice.

Echipamentele informatice de la compartimentul impozite și taxe locale sunt învechite;

Nu există o dovadă scrisă cu privire la verificarea gestionară a salariaților care efectuează încasări în numerar din partea șefului ierarhic.

Menționez că atât constatările cât și recomandările acestei misiuni de audit le-au fost aduse la cunoștiință atât ordonatorului principal de credite cât și persoanelor auditate, iar constatările și recomandările acestei misiuni au fost însușite în totalitate de aceștia.

ANEXA I

Unde :

Referințe

A . Evaluarea gradului de conformitate : Ridicat=1

Mediu=2

Scăzut=3

B. Evaluarea sistemului de control intern : Ridicat=1

Mediu = 2

Scăzut = 3

ANEXA II

FIȘA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Entitatea publică: Primăria Corabia

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

TEST NR. 1

Entitatea publică: Primăria Corabia

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Obiectul testului

Respectarea prevederilor legale cu privire la stabilirea/încasarea impozitelor și taxelor locale.

Obiectivele testului

– Încadrarea corectă a clădirilor;

– Stabilirea corectă a valorii impozabile;

– Stabilirea corectă a impozitului pe clădiri;

– Acordarea bonificațiilor pentru plata în avans;

– Aplicarea corespunzătoare a majorărilor pentru plata cu întârziere;

– Aplicarea corectă a coeficienților în cazul altor clădiri din afara celei de la adresa de domiciliu;

– Încadrarea corectă a mijloacelor de transport;

Descrierea testului

Eșantionul a fost efectuat aleatoriu și conține 52 de elemente (contribuabili), care au fost verificate integral .

Au fost examinate următoarele documente:

– Matricola pentru evidența centralizată;

– Dosarele fiscale ale contribuabililor;

– Registrul rol;

– Registrul agricol;

– Deciziile de impunere;

Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control, care conține pe verticală, elementele eșantionului, iar pe orizontalș elementele testate.

Constatări

Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că dosarele fiscale nu conțin toate documentele necesare, declarațiile nu sunt actualizate; nu există concordanță între suprafețele înscrise în registrul agricol cu cele din matricola de la nivelul serviciului impozite și taxe locale; nu a fost finalizată procedura de executare silită (aceasta fiind oprită la stadiul de popriri); dosarele fiscale ale contribuabililor nu sunt ținute corespunzător; documentele depuse la dosare nu sunt în ordine cronologică (ceea ce îngreunează verificarea acestora); nu au fost efectuate controale fiscale; nu există o evidentă a contribuabililor care au consultat dosarele fiscale pe anul 2012.

FISA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Nr. 1

ENTITATEA: PRIMĂRIA CORABIA

COMPARTIMENTUL: IMPOZITE ȘI TAXE

TEMA MISIUNII: ADMINISTRAREA IMPOZITELOR ȘI TAXELOR LOCALE

FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Nr. 2

ENTITATEA: Primăria Corabia

SERVICIUL: Impozite și taxe locale

TEMA MISIUNII: Administrarea impozitelor și taxelor locale

FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Nr. 3

ENTITATEA: Primăria Corabia

SERVICIUL: Impozite și taxe locale

TEMA MISIUNII: Administrarea impozitelor și taxelor locale

FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Nr. 4

ENTITATEA: Primăria Corabia

SERVICIUL: Impozite și taxe locale

TEMA MISIUNII: Administrarea impozitelor și taxelor locale

FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Nr. 5

ENTITATEA: Primăria Corabia

SERVICIUL: Impozite și taxe locale

TEMA MISIUNII: Administrarea impozitelor și taxelor locale

FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Nr. 6

ENTITATEA: Primpria Corabia

SERVICIUL: Impozite și taxe locale

TEMA MISIUNII: Administrarea impozitelor și taxelor locale

Capitolul III

Problemele din cadrul instituției

În speță este cazul unei instituții publice, primăria orașului Corabia, în care ordonatorul de credite, primarul, nu este mulțumit de încasările la bugetul local deja influențat negativ de criza economică și de faptul că industria orașului, care aducea venituri la bugetul local, nu mai există, ceea ce a dus la lipsa locurilor de muncă și deci lipsa veniturilor populației.

Acesta primește informații de la șefii de birou și de servicii din instituție. De la șeful serviciului resurse umane primește informații privind posturile libere, reglementările privind gestiunea personalului, informații privind politica de personal și ceea ce este cel mai important, faptul că în această perioadă nu se mai poate mări organigrama instituției și că orice problemă din cadrul instituției trebuie rezolvată cu personalul existent în unitate.

De la departamentul de informatică primește informații legate de programele informatice utilizate, de folosirea loc cât mai eficientă și creearea de module noi care să permită persoanelor existente în instituție și în speță la serviciul de impozite și taxe, să poată desfășura munca de teren pentru intensificarea încasărilor.

Au fost ținute ședințe de informare cu toți șefii de servicii și birou. La sfârșitul fiecărei ședințe nimeni nu are nimic de întrebat sau de comentat. Trebuie remarcat faptul că nimeni nu propune o metodă mai eficientă de rezolvare a aceste probleme.

Aceste ședințe nu sunt pe placul salariaților și tuturor li se pare o pierdere de timp, considerând că fiecare știe ce are de făcut.

Același lucru se petrece și la nivelurile inferioare, nimeni nu este mulțumit de criticile aduse, toată lumea critică metodele șefului ierarhic.

Întrebarea la care trebui să răspundă este: care este problema?și în funcție de această problemă să facem front comun pentru a o rezolva și totodată vom putea analiza care sunt problemele controversate în acest serviciu.

Șefii de birou și servicii fiind singurii care primesc informații, nu întotdeauna aceste informații sunt transmise și subordonaților, ei fiind în cele mai multe cazuri singurii interlocutori.

Principala problemă a analizei noastre a constituit găsirea răspunsului la întrebarea: care este problema?

O instituție este un ansamblu de situații, fiecare cu problemele ei și nu există un mod de tratare similar pentru specificul fiecăreia.

Într-un final ordonatorul de credite ia decizia de declanșare a unei misiuni de audit public intern la compartimentul de Impozite și taxe locale, care va determina dacă acest compartiment își îndeplinește obligațiile de servici și își atinge scopul pentru care a fost constituit.

Compartimentul de audit din cadrul instituției își începe misiunea de audit cu o notificare către șeful de servicii Impozite și taxe prin care îi aduce la cunoștință scopul misiunii și documentele pe care acesta trebuie să i le pună dispoziție: lista de rămășițe, matricola, borderourile de debitare .

Misiunea de audit începe cu o ședință de deschidere la care participă auditorul, șeful de serviciu și un referent cu cea mai mare vechime în serviciul de Impozite și taxe și cu cea mai mare experiență.

În cadrul acestei ședințe, reprezentanții serviciului de Impozite și taxe își prezintă o parte din problemele cu care se confruntă și anume faptul că este foarte greu ca aceștia să-i determine pe contribuabili să plătească la timp impozitele și taxele locale fără a se recurge la executarea silită și găsirea unor soluții pentru contribuabili ai căror debite se aproprie de presiune.

Pentru a determina veriga slabă și a stabilii modul de eficientizare al acestui serviciu începe verificarea propriu-zisă cu modul de stabilire a inpozitelor și taxelor locale luând un eșantion de 50 de roluri fiscale verificate integral, respectiv cu stabilirea corect a impozitării pe teren și pe mijloacele de transport, de asemenea se verifică concordanța datelor de la serviciul de impozite și taxe cu declarațiile contribuabilelor de la registrul agricol.

Se continuă activitatea de auditare la procedura de executare silită pe un eșantion de 50 de roluri fiscale verificate integral începând cu transmiterea somațiilor, înființarea poprililor, întocmirea dosarelor de executare silită.

Se trece la o altă etapă legată de modul de ținere și păstrare a dosarelor fiscale, eșantion alcătuit din 50 de roluri fiscale ce au fost verificate integral începând cu existența unei persoane care răspunde de rătăcirea acestor dosare, dacă acestea conțin toate documentele necesare unui dosar fiscal, verificarea dacă la aceste dosare fiscale au fost atașate documentele de executare silită. Este verificată de asemenea modul de păstrare a dosarelor fiscale.

Din analiza documentelor verificate au rezultat următoarele:

existența dosarelor fiscale care nu conțin datele de identificare a contribuabililor

nu au fost actualizate deciziile de impunere

documentele de la dosarele fiscale nu sunt puse în ordine cronologică

existența unor dosare fiscale care nu au fost numerotate

dosarele de executare silită sunt ținute separat cu toate că ele ar trebui atașate la dosarele fiscale

nu există o evidență a persoanelor care au consultat dosarele fiscale

nu au fost furnizate informații cetățenilor referitoare la impozitele și taxele locale pentru a-i determina pe aceștia să-și achite la timp impozitele și taxele pentru a nu plăti penalități

o alta deficiență constatată este lipsa de comunicare dintre serviciul de impozite și taxe și serviciul administrativ, respectiv între datele din registrul agricol și cele din registrul fiscal

s-a constatat că nu s-au făcut măsurători pentru a stabili suprafața reală a clădirilor și curții construcției

s-a constatat că există contribuabili diferiți care au același număr de casă pe aceeași stradă

nu s-au efectuat controale în scopul identificării contribuabililor care au extins, demolat sau modificat și nu au declarat acesta fiind o sursă suplimentară de atragere a noi fonduri la buget

procedura de executare silită oprită la stadiul de poprire, fiind identificate persoane care ar fi avut posibilitatea să plătească și nu au făcut acest lucru

Au fost făcute recomandări legate de:

întocmirea registrelor de evidentă fiscală,

verificarea documentelor existente la dosarele fiscale,

actualizarea acestora,

întocmirea unui program de control,

finalizarea procedurilor de executare silită

întocmirea zilnică a raportului de activitate pentru salariații de la impozite și taxe.

De asemenea a fost întocmită o fișă a recomandărilor stabilindu-se termene clare pentru fiecare recomandare, din care majoritatea recomandărilor au termene permanente, iar întocmirea registrului de evidență fiscală, întocmirea programelor de control și afișarea cunatumului impozitelor și taxelor locale pe pagina de internet a unității.

Pentru o imagine mai fidelă a situației din cadrul serviciului de impozite și taxe, auditorul public intern a întocmit un chestionar de control prin care pune în evidență obiectivele auditate și modul cum acesta a fost implementat.

Toate problemele întâmpinate pe parcursul misiunii de audit au fost discutate cu șeful de serviciu și duse la cunoștință ordonatorului de credite.

Pentru studierea problemelor a fost folosit ca tehnică de lucru chestionarul. Identificarea corectă a eșantionului a fost făcută aplicând metoda de selecție, eșsantionul aleator, care este eșantionul obținut fără o regula strictă de selectare a subiecților.

În cadrul chestionarului au fost folosite mai multe tipuri de întrebări, atât întrebări închise cât și întrebări deschise, primele permițând alegerea a două sau mai multe variante iar la cel de-al doilea tip de întrebări răspunsurile sunt formulate în mod liber de către cel chestionat.

Formularea întrebărilor puse trebuie să fie înțeleasă de întregul personal intervievat. Acestea pot fi introductive ( au legătura cu tema discuției ), de trecere ( de la un aspect la altul ), filtru ( acestea bifurcă interviul în funcție de de răspunsul dat ), de opinie ( reprezintă sinceritatea celui destinate ) și de identificare ( reprezintă un element de caracterizare a responsabilităților ).

Pentru fiecare problemă întâlnită pe parcursul misiunii de audit au fost întocmite 6 fișe de identificare și analiză a problemelor.

1. Prima problemă întâlnită este neconcordanța datelor.

Având în vedere lipsa de comunicare dintre compartimentul agricol și compartimentul de impozite și taxe locale există diferențe la anumiți contribuabili între registrul agricol și registrul de rol fiscal, declarația nefiind transmisă de la un compartiment la altul. S-a constatat o informare ineficientă a cetățenilor cu privire la obligația acestora de a-și declara terenurile dobândite sau înstrăinate, mijloacele de transport achiziționate sau vândute și orice modificare a clădirilor pe care de dețin în proprietate, respectiv construcție sau demolare, și orice înstrăinare sau dobândire a unei proprietăți indiferent de sursa ei de proveniență.

S-a făcut recomandarea ca la sfârșitul fiecărei luni compartimentul respectiv să-și transmită datele pentru a corecta eventualele diferențe și a avea o imagine reală a situației financiare a fiecărui contribuabil.

Aceste modificări duc de cele mai multe ori la stabilirea incorectă a masei impozabile.

Lipsa de comunicare dintre cele două compartimente este evidentă și efectele ei nu sunt benefice pentru instituție.

2. A doua problemă întâlnită este inexistența unui control a salariaților care efectuează încasări pe teren.

Din cercetările efectuate s-a constatat că nu există o verificare gestionară scrisă a salariaților care efectuează încasări cu numerar.

Cei care încasează pe chitanțier sunt verificați de persoana cu atribuții în verificarea chitanțierelor, dar nu există un document scris care să ateste acest lucru.

Cei care încasează electric depun în funcție de borderou, dar nici aceștia nu sunt verificați în scris de către șeful ierarhic. Acest aspect fiind omis, în eventualitatea unei erori se va corecta mult mai greu decât dacă ar fi verificați zilnic.

Din verificările efectuate s-a constatat că ar fi necesar și un control cu privire la modul de stabilire a impozitelor și taxelor locale pentru ca eventualele erori să poată fi corectate.

De multe ori multitudinea de probleme zilnice lasă pe planul doi aceste verificări și atenția este îndreptată spre rezolvarea problemelor cetățenilor.

O mai bună comunicare internă în cadrul compartimentului și o mai mare implicare a șefului de serviciu ar da un plus de culoare acestui aspect.

3. Cea de-a treia problemă este încasarea veniturilor bugetelor locale la termenele stabilite prin lege.

Au fost constatate creanțe bugetare neîncasate la termen, cu efecte negative asupra veniturilor bugetului local deoarece neîncasarea acestora face imposibilă derularea cheltuielilor așa cum au fost ele stabilite prin bugetul local și de asemenea prescrierea lor duce la imputarea acestora persoanelor considerate responsabile.

Este nevoie de implicarea tuturor funcționarilor serviciului de impozite și taxe și de multe ori a întregii entități pentru că de încasarea acestor venituri depinde buna desfășuare a activității instituției respective.

O comunicare mai bună și implicit coordonare între compartimente ar evita posibiliatea ca anumite creanțe neîncasate la termen să fie prescrise.

De asemenea este necesară o mai bună informare a contribuabililor despre efectele pe care le produce neplata acestora la termenele prevăzute de lege.

Nimeni nu dorește să plătească în plus pentru un serviciu având în vedere că în România problema fiscalității atârnă greu pe umerii contribuabililor și agenților economici.

4. A patra problemă o reprezintă accesarea dosarelor fiscale de persoane

neautorizate.

S-a constatat că la nivelul compartimentului impozite și taxe nu există un registru de evidență a dosarelor fiscale ceea ce îngreunează foarte mult lucrul cu aceste dosare și pierderea unui timp prețios care ar putea fi folosit pentru încasarea impozitelor și taxelor locale.

De asemenea neexistența evidenței lor, se poate pierde dosarul fiscal sau și mai grav pot fi sustrase o serie de documente din dosarul fiscal care ar putea fi folosite în alte scopuri.

S-a recomandat ca după ce un dosar fiscal a fost consultat, acesta trebuie verificat după înapoierea lui.

5. A cincea problemă este întocmirea și păstrarea necorespunzătoare a dosarelor fiscale

Din verificările efectuate la anumite dosare s-a constatat că sunt dosare fiscale care nu conțin actele de identitate ale contribuabililor. Există dosare la care nu au fost actualizate deciziile de impunere prin neactualizarea declarațiilor, documentele nu sunt depuse în ordine cronologică, acestea nu sunt numerotate opisat și există posibilitatea de a fi extrase documente din ele. De asemenea documentele de executare silită nu au fost atașate la dosarele fiscale ceea ce denotă o lipsă de comunicare între cel care ține dosarele fiscale, cel care face executarea silită și cel care actualizează declarațiile. O comunicare între aceștia ar duce la rezolvarea acestei probleme cu aceeași forță de muncă dar cu efecte pozitive asupra instituției.

Aceste neajunsuri duc la imposibilitatea contactării contribuabililor, stabilirea incorectă a masei impozabile și deci venituri mai mici la bugetul local, parcurgerea greoaie a dosarului dacă nu este întocmit corect cu ocazia verificării și analizei.

S-au făcut recomandări în ceea ce privește întocmirea unui dosar fiscal, depunerea în ordine cronologică a documentelor și atașarea documentelor de executare silită la dosarul fiscal.

6. Ultima problemă identificată este neefectuarea controalelor

Din lipsă de personal sau dintr-o coordonare neeficientă a personalului existent nu au fost efectuate controale de către angajați serviciului de impozite și taxe locale în scopul de a descoperi eventualii contribuabili ale căror declarații existente la dosar nu corespund cu realitatea, în sensul că unii contribuabili s-au extins, au demolat, au construit sau au modificat și au făcut declarații în acest sens.

Cauzele care au dus la această situație este faptul că nu există un program de control care să acopere necesitățile acestui serviciu.

Există posibilitatea construirii unor locuințe fără autorizație și nedeclararea acesteia în vederea impozitării sau posibilitatea declarării unor suprafețe diferite față de cele reale.

S-a recomandat întocmirea unui program de control, întocmirea proceselor verbale de control, înștiințarea contribuabililor în vederea efectuării controalelor ce urmează a avea loc. Analizarea dosarelor fiscale ale contribuabililor ce urmează a fi controlați și solicitarea informațiilor despre aceștia la serviciul care deține informații despre ei.

Capitolul IV

Concluzii

Între știința comunicării și practică se creează pe zi ce trece o diferență care tinde să pară că ar fi domenii diferite.

Atât știința comunicării cât și punerea în practică a acesteia încearcă să facă față schimbărilor datorită dezvoltării lumii moderne, ambele încearcă să ofere soluții la problemele cu care lumea modernă se confruntă.

Cercetarea teoretică se bazează pe căi de aplicare imediată pentru a demonstra valabilitatea teoriei în timp ce practica recepționează idei noi pentru a aduce beneficii în activitate.

Există tendința ca specialiștii din firme și departamente să aplice din ce în ce mai puțin metodele și teoriile studiate în cicluri de pregătire și apelează de cele mai multe ori la metode verificate deja, și întocmesc programe bazate pe intuiția fiecăruia.

Cercetările din ultima vreme cu rezultate foarte bune în teorie care și-au demonstrat funcționare în practică nu pot fi aplicate de către specialiștii în aceste domenii deoarece aceștia sunt solicitați să rezolve diverse probleme apărute odată cu dezvoltarea industrială, globalizarea și dezvoltarea societăților informaționale, probleme care nu sunt studiate în niciun ciclu de pregătire.

Specialiștii în comunicare și cei din departamentele de resurse umane sunt nevoiți deseori să găsească o cale de mijloc între teorie și practică, între „a fi”, „a analiza” și a „face să fie”.

Specialiștii în comunicare trebuie să găsească o modalitate de alegere a datelor și de interpretare a ideilor care fără a complica datele să ofere o bază de comunicare atât în interior cât și in exterior.

Comunicarea internă nu presupune numai informarea pentru obținerea unui deziderat comun ci și fidelizarea și motivarea echipei pentru asumarea obictivelor respective.

Presiunile exercitate zi de zi asupra instituțiilor determină schimbări vizibile la nivelul echipelor de conducere.

Dacă până mai ieri managerii erau persoane cu studii superioare în domeniu, cu abilități în luarea de decizii, acum problemele complexe care apar nu mai pot fi rezolvate doar cu aptitudine și intuiție.

La nivelul comunicațional a devenit mult mai importantă echipa, grupul, deoarece sarcinile și problemele apărute zi de zi fac imposibilă rezolvarea lor de către o singură persoană.

Pentru că toate activitățile se desfășoară sub presiunea timpului și sunt din ce în ce mai complexe a fost nevoie ca șeful ierarhic, de birou sau serviciu să rezolve aceste probleme cu colegii respectiv subalternii săi.

Aceștia trebuie să manifeste abilitate în lucrul cu oamenii pentru ca biroul, serviciul, compartimentul pe care îl conduc să dea rezultatul scondat în timp util.

Cu toate că tehnologia modernă ( apariția programelor informatice ) pare a simplifica multe lucruri, aceasta este numai aparent iar șeful modern trebuie să fie un bun comunicator astefel încât comunicarea cu celelalte verigi să ducă la rezultatul dorit.

Comunicarea depinde așadar de conținut, de așteptări, de problemele care apar și care trebuie rezolvate.

Lucrările publicate în ultima perioadă inițiază o nouă modalitate de studiu asupra informației și comunicării ținând cont de teoriile Școlii de la Palo Alto prin care comunicarea reprezintă orice exprimare umană care poate avea înțeles întrun anumit context. Pozițiile acestei școli sistematice și constructiviste sunt deja bine cunoscute.

Comunicarea internă este formată din comunicarea unor informații ( comunicarea ascendentă ) și transmiterea unor informații (comunicarea descendentă ). Așadar cel care transmite mesaje nu trebuie să deformeze informația și aceste mesaje trebuie bine înțelese.

Toată această încrengătură de rețele de informare și de relații informale trebuie să acționeze sub influența abilităților și calităților celui care coordonează grupul , ea devenind astfel un instrument de control a relațiilor dintre persoanele din cadrul grupurilor sau a echipelor formate în funcție de organigrama instituției respective.

O bună comunicare verbală și nonverbală este o comunicare atitudinală. Numeroasele seminarii în domeniul comunicării au drept scop principal să-i invețe pe cei care conduc regulile unei bune comunicări interne cheia răspunsului la diversitatea de probleme apărute zi de zi.

Profesioniștii în comunicare își fac loc din ce in ce mai mult în managementul mondial, acest lucru ar trebui să câștige teren și în România, diversele tipuri și forme de comunicare între indivizi contribuind la ducerea la bun sfârșit și cu rezultate bune al rezolvării tuturor problemelor unei instituții.

Devine din ce în ce mai importantă imaginea instituției privită din interior cât și din exterior. Privită din interior ca o relație între cei care își desfășoară activitatea în această instutuție al cărui deziderat este să ducă la bun sfârșit problemele ivite zi de zi la nivelul instituției respective, probleme diverse care pot fi rezolvate numai făcând front comun, ceea ce creează un mediu plăcut de lucru și o atmosferă destinsă în instituție.

Există situația controversată în care anumite departamente sunt foarte solicitate în activitatea zilnică, iar altele mai puțin solicitate ceea ce creează diversiuni în interiorul instituției, făcând front comun funcționarii pot contribuii fiecare la rezolvarea problemelor instituției.

Privită din exterior instituția este în slujba cetățeanului și numai o comunicare internă poate duce la crearea unei relații între acesta și instituție, toate în slujba rezolvării problemelor lui.

Comunicarea pentru omul modern capătă în actuala conjunctură economică și socială noi semnificații.

Cercetările teoretice și practice actuale consideră comunicarea ca fiind factorul cheie necesar pentru asigurarea unei vieți fericite și plină de succes, specialistul în resurse umane devenind în acest moment factorul cel mai important și în același timp responsabil pentru felul în care comunicarea se desfășoară la nivelul instituției.

Problematica comunicării este chiar ea un domeniu de cercetare. Este foarte greu de demonstrat acest mit al înțelegerii comunicării, oamenii sunt foarte reticienți cu acest domeniu pentru că au impresia că știu să comunice deoarece au comunicat pe parcursul întregii vieți dar nu contează modul în care au făcut-o și dacă acesta a fost eficient.

Actul comunicării este implicat in toate activitățile indivizilor, problemele oamenilor fiind de fapt probleme de comunicare.

Toate persoanele implicate în procesul comunicării sunt responsabile pentru felul în care comunicarea s-a produs eficient sau ineficient fiecare având impresia că nu el este cel care nu înțelege ci partenerul cu care comunică.

Trebuie menționat faptul că o bună comunicare realizează înțelegere perfectă între toți participanții.

Este necesar să subliniem că o comunicare perfectă este practic imposibilă, dar o astfel de percepție poate duce la apariția unei pariere în comunicare. Este necesară tratarea cu atenție a fiecărui element component al comunicării.

Atunci când se transmite un mesaj, cel care îl transmite, emițătorul trebuie să se pună și în postura de notar al mesajului respectiv și dacă atunci va observa o percepție diferită a mesajului, în funcție de calitatea pe care o are cel care transmite sau primește mesajul respectiv, emițător sau receptor. Atunci când comunicarea trebuie să țină cont și de comunicarea interpersonală a celuilalt, să-i cunoaștem modul de a percepe ceea ce noi am transmis, percepție care poate fi influențată de profesia omului respectiv, de starea de spirit a acestuia și de caracterul acestuia.

Ținând cont de acest aspect individual putem să ne dăm seama de importanța pe care o are comunicarea ca factor organizațional și de efectele pe care aceasta le poate avea la nivelul unei instituții pentru că aceasta să-și atingă cât mai bine scopul pentru care a fost înființată.

Fiecare manager trebuie să-și găsească modalitatea prin care acesta este mai bine înțeles de către subordonații săi, studiile efectuate duc către combinare a metodelor scrise și orale de comunicare cu o eficiență mai bună.

Aria comunicării tinde spre o comunicare orală și nonverbală dar nu trebuie neglijată comunicarea scrisă și impactul acesteia în interiorul instituției cât și în afara ei.

Comunicarea scrisă are avantajul durabilității în timp față de cea orală, textul poate fi citit de câte ori este nevoie .

Nu trebuie neglijați pașii care trebuie urmați pentru a se obține efectul scondat , începând cu pregatirea, continuând cu obiectivele care trebuie reținute.

Pentru obținerea efectelor dorite de către unitate, trebuie să ținem cont de următoarele elemente:

ce vrem să comunicăm?

Cum vrem să facem acest lucru?

Cui ne vom adresa?

Trebuie să ținem cont de totalitatea ramificațiilor pe care comunicarea le poate avea în percepția interlocutorilor.

În ceea ce privește limbajul, el trebuie adoptat în funcție de cei cu care comunicăm, întrun anumit fel comunicăm cu colegii și în alt fel cu cetățenii.

Comunicarea nu reprezintă numai arta de a înțelege informațiile și a le transmite ci și arta de a direcționa schimburile de informații pentru a-i face pe interlocutori să ajungă la puncte de vedere comune și să înțeleagă mai bine deciziile superiorilor.

Într-o instituție această concepție există iar fiecare responsabil în funcție de postul ocupat din organigramă are propria viziune asupra lucrurilor și a acțiunilor din instituție.

Fiecare individ indiferent de funcția pe care o ocupă în instituția respectivă își formeaza un punct de vedere propriu asupra unei situații.

Niciunul nu o va defini la fel și toate vor avea partea lor de adevăr dar niciuna nu este adevărată și complexă deoarece tratează problema individual și nu integrează ansamblul elementelor care au condus la această problemă.

Comunicarea internă dorește să conducă la îndeplinirea intențiilor unui individ prin interacțiunea cu alții.

Bibliografie

ABRIC, Jean Claude, Psihologia comunicării. Teorii și metode, Editura Polirom, Iași, 2002

BREZEANU, Petre, BRAȘOVEANU, Iulian, Audit și control financiar – curs în format digital, Editura Ase, București, 2001

CISMARU, Diana Maria, Comunicarea internă în organizații, Editura Tritonic, București, 2009

HAINEȘ, Rosemarie, Tipuri și tehnici de comunicare, Editura Polirom, București, 2008

MITEA, Adrian, BANCUȚA, Adrian, POLIFRANE, Ana Maria, CIUCARDELE, Marinel, Auditul de sistem în instituțiile publice, Editura Ministerului administrațiilor și internelor, București, 2006

MUCCHIELLI, Alex, Comunicarea în instituții și organizații, Editura Polirom, Iași, 2008

MUNTEANU, Victor, ZUCA, Marilena, ZUCA, Ștefan, Auditul intern la întreprinderi și instituții publice, Editura Wolters Kluwer, București, 2010

NICOLAE, Tudor, GHERGHIȚĂ, Ion, GHERGHIȚĂ, Diana, Comunicarea organizațională și managementul situațiilor de criză, Editura Ministerului administrațiilor și internelor, București, 2006

PÂNIȘOARĂ, Georgeta, PÂNIȘOARĂ, Ion-Ovidiu, Managementul resurselor umane, Ediția a II-a, Editura Polirom, București, 2007

ȚOGAL, Dan, Audit intern – suport de curs, Editura Artifex, București, 2008

Legi

1. Legea 672/2002

Bibliografie

ABRIC, Jean Claude, Psihologia comunicării. Teorii și metode, Editura Polirom, Iași, 2002

BREZEANU, Petre, BRAȘOVEANU, Iulian, Audit și control financiar – curs în format digital, Editura Ase, București, 2001

CISMARU, Diana Maria, Comunicarea internă în organizații, Editura Tritonic, București, 2009

HAINEȘ, Rosemarie, Tipuri și tehnici de comunicare, Editura Polirom, București, 2008

MITEA, Adrian, BANCUȚA, Adrian, POLIFRANE, Ana Maria, CIUCARDELE, Marinel, Auditul de sistem în instituțiile publice, Editura Ministerului administrațiilor și internelor, București, 2006

MUCCHIELLI, Alex, Comunicarea în instituții și organizații, Editura Polirom, Iași, 2008

MUNTEANU, Victor, ZUCA, Marilena, ZUCA, Ștefan, Auditul intern la întreprinderi și instituții publice, Editura Wolters Kluwer, București, 2010

NICOLAE, Tudor, GHERGHIȚĂ, Ion, GHERGHIȚĂ, Diana, Comunicarea organizațională și managementul situațiilor de criză, Editura Ministerului administrațiilor și internelor, București, 2006

PÂNIȘOARĂ, Georgeta, PÂNIȘOARĂ, Ion-Ovidiu, Managementul resurselor umane, Ediția a II-a, Editura Polirom, București, 2007

ȚOGAL, Dan, Audit intern – suport de curs, Editura Artifex, București, 2008

Legi

1. Legea 672/2002