Tehnica Comunicatiei Birotice

=== 6477 Cuprins + biblio ===

TEHNICA COMUNICATIEI BIROTICE

INTRODUCERE

Cap. I COMUNICATIA ORGANIZATIONALA

Conceptul de comunicare

Comunicația la nivelul organizațiilor economico-sociale

Abordări ștințifice ale procesului de comunicare

Tipologia comunicațiilor organizaționale

Bariere în procesul de comunicare

Cap. II COMUNICATIA BIROTICA

Conceptul de birotică

Informatizarea muncii de birou

Tranșe informaționale

Tehnologi pentru realizarea comunicației birotice

Tehnologia client/ server

Internet-ul ca platformă de bază

Cap.III COMUNICATIA BIROTICA IN MODERNIZAREA

ACTIVITATILOR DE SECRETARIAT

Tranșe informaționale și comunicaționale pentru activitatea de secretariat

Echipamente de birou

Procesoarele de texte

Integrarea produselor de birou și realizarea documentelor integrate

Echipamente și instalații telefonice

Folosirea Internetului în secretariat

Cap.IV PROGRAME SPECIALE DE COMUNICATIE

BIROTICA PENTRU SECRETARIAT

Soluțiile Workgroup

Gestiunea datelor și a documentelor

Sprijin pentru conferințe

Pachetele de programe workflow

Cap.V ERGONOMIA SI TEHNICA INFORMATIONALA

Stresul visual indus de utilizarea calculatorului

1.1Simptomele stresului visual

Factori care influențează stresul visual

Măsuri pentru prevenirea stresului vizual

CONCLUZII

BUBLIOGRAFIE:

HARRISON, John – Curs de secretariat; Editura All, 2000

POPESCU, Maria – Management pentru tinerele secretare; Editura Univ. Mării Negre, 1995

PANĂ, A.; IONESCU B.; MAREȘ V. – Birotică; București, Editura All,1996

ENACHE, Ionel – Organizarea ergonomică a muncii de birou; Editura Universității din București, 1999

SOCOBEANU, Ionel; SOCOBEANU, Iordana – Secretele secretariatelor; București, Editura Eficient,1998

SOMNEA, D.; CALCIU M.; DUMITRESCU E. – Birotică; București, Editura Tehnică,1998

BERTRAND, Claude-Jean – O introducere în presa scrisă și vorbită; Editura Polirom, 2001

NICOLESCU, Ovidiu; VERBONCU, Ion – Management; București, Editura Economică, 1999

PARIZA, MARIA – Curs de birotică (manuscris);

Cursuri universitare – Disciplina “Informatică”

=== Cap.1-final ===

CAPITOLUL I

COMUNICATIA ORGANIZATIONALA

CONCEPTUL DE COMUNICARE

Cuvântul “comunicare” face parte din acele noțiuni care posedă o extensie deosebită: comunicarea poate fi umană, animală, vegetală sau mecanică. Dansul albinelor în fața stupului, reacția unui barometru la variațiile atmosferice, țipetele unui nou-născut în fața mamei sale etc. sunt tot atâtea cazuri care au legătura cu un proces de comunicare. Aceasta implică neapărat, după cum se vede, o relație între două entități. La modul general, viața nu există decât grație schimburilor care se stabilesc între elementele constitutive ale corpului și organismelor vii.

Etimologic, comunicarea este acțiunea de “a face comun, a fi în relație cu”(din latinescul communis): se pare că termenul își face apariția pentru prima dată în limba franceză în secolul al XIV-lea, având un sens apropiat de “comuniune”, “împărtășire”, “participare”. Începând din secolul al XVI-lea și mai ales al XVII-lea, el devine sinonim cu “acces”, “trecere”: această nouă accepțiune este legată de dezvoltarea mijloacelor de transport, a drumurilor, a șoselelor și a canalelor (căile de comunicație). În secolul al XIX-lea, datorită dezvoltării instrumentelor moderne de comunicație generate de progresele tehnice (trenul, telegraful, etc.), acest al doilea sens de “transmitere” pare să se impună treptat. Totuși, trebuie să așteptăm a doua jumătate a secolului XX pentru ca acest cuvânt să se aplice într-adevăr mijloacelor de informare de masă cum ar fi industriile presei, ale cinematografului și ale radioteleviziunii.

În acest prim stadiu al analizei, se poate propune o definiție minimă a noțiunii. Comunicarea este ceea ce permite stabilirea unei relați între persoane, între obiecte sau între persoane și obiecte. Ea desemnează fie acțiunea de a

comunica, fie rezultatul acestei acțiuni. Ceea ce comunică este fie material (documente, date etc.), fie imaterial (idei, sentimente etc.). Această transmisie și acest schimb se realizează în principal prin semne (vederea) și prin sunete (auzul), necesitând prezența unui emițător, a unui mesaj și a unui receptor.

Gama largă de semnificații ale termenului explică de ce îl putem utiliza în biologie (comunicarea între celule), în neurologie (comunicarea creierului cu alte organe), în informatică (comunicarea între om și calculator), dar și în lingvistica (comunicarea prin vorbire), în sociologie (comunicarea într-o colectivitate sau într-o societate) și în multe alte discipline.

2. COMUNICATIA LA NIVELUL ORGANIZATIILOR ECONOMICO-SOCIALE

Numeroase definiții date comunicației relevă faptul că, la nivelul unei firme, între centrele generatoare și furnizoare de informații și cele beneficiare se stabilesc multiple legături care facilitează transferul acestora și implicit, derularea proceselor de management si execuție.

Situată la baza coordonării – ca funcție a managementului – comunicarea este un proces de transmitere a informației, sub forma mesajelor simbolice, între două sau mai multe persoane, unele cu statut de emițător, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

La nivelul firmei există numeroase rețele de comunicații – respectiv grupaje de canale de comunicații, regăsite în configurații specifice – care alcătuiesc sistemul de comunicații. Rolul deosebit al comunicării în asigurarea funcționalității și eficacității activităților firmei este generat, în principal, de:

volumul, complexitatea și diversitatea apreciabile ale obiectivelor firmei și subsistemelor sale, datorate impactului variabilelor mediului ambiant național și internațional;

mutațiile profunde intervenite în caracteristicile dimensionale și funcționale ale firmei românești, declanșate de tranziția la economia de piață.

schimbarea și implementarea noului economic, managerial, tehnic și tehnologic au devenit starea de spirit a organizației, cu consecințe aplicabile asupra complexității și configurației comunicațiilor;

grupurile și modul de concepere și funcționare a acestora, comunicațiile au rolul unor decizii, de a amplifica legăturile dintre componenții grupurilor, de a consolida coeziunea acestora;

activitatea manageriala, modul de structurare a timpului lor de muncă în secvențe care să permită rezolvarea decizională și operațională a problemelor cu care se confruntă domeniul condus. Din acest punct de vedere este unanimă aprecierea conform căreia un manager afectează aproximativ 80% din timpul său pentru a comunica, situație ce justifică multiplele roluri pe care acesta le îndeplinește în cadrul firmei:

un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legatura);

un rol informțional (observator activ, difuzor, purtător de cuvânt)

un rol decizional (întreprinzător, repartitor de resurse, negociator).

3.ABORDARI STINTIFICE ALE PROCESULUI DE COMUNICARE

Comunicațiile și sistemele de comunicații specifice unei firme au constituit obiectul (subiectul) unor ample cercetări, localizate, în principal, în anii ‘40-’50. Axată pe aspecte de natură psihologică și apelând la modalitațile de exprimare preluate din informatică și cibernetice, principalele abordări ale procesului de comunicare pot fi rezumate la următoarele:

A)Schema lui Laswell, ce prezintă, de o manieră foarte simplificată, procesul de comunicare, conceput să raspunda la cinci întrebări: cine?; ce zice?; prin

ce mijloace?; cui?; cu ce efecte?, își are sorgintea în abordarea clasică a școlii comportiste (behavioriste) –schema stimul-răspuns. Comunicarea este “văzută” ca

traseul unui stimul (informație) ce provoacă un răspuns (impactul asupra receptorului).

B)Schema lui Shannon, mult mai complexă decât precedenta, prin aceea că se introduc și se utilizează noțiunile de codificare și decodificare, ce permit explicitarea numeroaselor blocaje ale comunicării.

C)Schema lui Wiener, ce completează precedentele realizări cu feed-back-ul (informația retur) în posesia căruia emițătorul intra, cunoscând astfel maniera de receptare a mesajului comunicației; schema lui Wiener, îmbogățită și prin alte elemente ce țin de complexitatea deosebită a proceselor de comunicare, are următoarea infațișare:

Pe baza acesteia pot fi identificate atât componentele fundamentale ale procesului de comunicare, cât și legăturile dintre ele, facilitându-se sesizarea impactului produs asupra sistemului informațional și managementului în ansamblul său.

4. TIPOLOGIA COMUNICATIILOR ORGANIZATIONALE

Varietatea comunicațiilor întălnite în cadrul firmei este justificată de existența mai multor criterii de clasificare precum:

canalul de comunicare

comunicații formale, precizate riguros prin intermediul unor acte normative, dispoziții cu caracter intern etc. și concretizate în informații strict necesare pentru executarea proceselor de muncă;

comunicații informale, stabilite spontan între posturi și compartimente și reflectate în informații neoficiale cu caracter personal sau general.

b) direcție (sens)

comunicații verticale descendente se manifestă între manageri și subordonați și se concretizează în transmiterea de decizii, instrucțiuni, regulamente, sarcini, ori în solicitarea de informații cu privire la domeniile conduse. Volumul lor este dependent de stilul de management preponderent autoritar sau participativ.

comunicații verticale ascendente, stabilite între subordonați și manageri, prin intermediul cărora aceștia din urma “intra în posesia” reacției, a modului de receptare de către subordonați a mesajelor transmise “de sus în jos”, pe verticala sistemului de management. Totodată, sunt furnizate informații pertinente cu privire la “starea” domeniilor conduse (realizări, abateri, resurse, etc.).

comunicații orizontale, regăsite între posturi sau compartimente amplasate pe același nivel ierarhic, între care există relații organizatorice de cooperare. Ele vizează conlucrarea, consultarea pentru elaborarea unor situații informaționale complexe ori pentru îndeplinirea unor obiective comune.

comunicații oblice apar, de obicei, între posturi și compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, fără ca între acestea să existe relații de autoritate de tip ierarhic. Comunicațiile de acest gen îmbracă forma unor indicații metodologice transmise de un post sau un compartiment în legătură cu derularea activităților altor posturi sau compartimente.

c) conținut

comunicații operatorii, utilizate pentru reușita tehnică a sarcinilor circumscrise unor posturi de execuție sau de management. Iau forma explicațiilor, instrucțiunilor etc. necesare pentru exercitarea sarcinilor și realizarea obiectivelor individuale.

comunicații opționale, deșii nu vizează cu prioritate realizarea obiectivelor individuale circumscrise posturilor,sunt foarte importante pentru relațiile dintre salariați. Au rol deosebit asupra creării și menținerii unui climat organizațional și motivațional propice realizării obiectivelor firmei și componentelor sale.

comunicații generale, referitoare la piața firmei, la strategia și politica sa, la punctele sale foarte slabe.

comunicații motivaționale, vehiculate între manageri și executanți în legătură cu funcțiunea de personal (salarii, drepturi și obligații, relații cu sindicatul, posibilități de promovare, administrație etc.).

d) mod de transmitere

comunicații verbale, cele mai frecvente, pun în valoare capacitatea managerilor de a se exprima și de a asculta și “îmbracă”forma unor comunicații individuale sau colective.

comunicații non-verbale, ce dețin aproximativ 70% din mesajele ce se transmit și se primesc într-o conversație, permit perceperea și reprezentarea realității atât vizual, cât și auditiv, kinestetic ori olfactiv (VAKO).

Dacă tipologia comunicațiilor este așa de diversă, tot așa se manifestă și rețelele de comunicații. Acestea se regăsesc în ipostaza de:

a) rețele descentralizate (în „cerc” sau în „lanț”), în care membrii grupului sunt egali;

b) rețele centralizate (în „Y” sau în „stea”), între membrii grupului existând relații de supra sau suburdonare, deci aceștia sunt inegali.

Rețeaua sub forma de „cerc” corespunde unui stil participativ la management și facilitează comunicații eficiente, în timp ce rețeaua în „lanț” diminuează posibilitățile de comunicare manager-subordonat.

La polul opus se află rețele centralizate, ce corespund stilului autoritar de management și la nivelul cărora comunicațiile sunt mai dificil de realizat.

Rețea in cerc Rețea in lanț Rețea in Y Rețea in stea

5. BARIERE IN PROCESUL DE COMUNICARE

Funcționarea eficace a sistemului de comunicații este adesea influențată de apariția și manifestarea a numeroase bariere, care își au originea în caracteristicile psihologice ale emițătorului și receptorului, în maniera de comunicare, în nevoile, aspirațiile și motivațiile acestora, precum și în caracteristicile situațiilor concrete în care se derulează comunicarea. Așadar, cauzele care generează asemenea bariere sunt legate de emițător, de receptor, de mesaj, de canalul de comunicare, precum și de contextul în care se desfășoară procesul de comunicare.

În opinia majorității specialiștilor, cele mai semnificative bariere comunicaționale sunt:

bariera de limbaj, exprimare

folosirea necorespunzătoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia feței, poziția corpului etc.);

incapacitatea emițătorului de a-ți stăpâni emoțiile în transmiterea mesajului informațional;

aceleași cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

bariere de recepție

tendința de a auzi numai ceea ce ne-am obișnuit să auzim;

ignorarea informațiilor care sunt în dezacord cu ceea ce cunoaștem;

evaluarea subiectivă de către receptor a sursei obiective (emițătorul) de transmitere a mesajului;

recepționarea, în moduri diferite, de către diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiași mesaj.

bariere contextuale

perceperea diferită a mesajelor în funcție de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organizațional etc.).

bariere mixte

discernerea insuficientă a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificație redusă sau nulă.

Aceste bariere declanșază o serie de deficiențe în sistemul de comunicații, între care filtrajul, distorsiunea, supraîncărcarea canalelor de comunicare cu informații inutile sunt cele mai importante.

=== Cap.2-final ===

CAPITOLUL II

COMUNICATIA BIROTICA

CONCEPTUL DE BIROTICA

Unul dintre cele mai importante resorturi ale progresului și reînoirii în soci-etatea noastră, îl constituie pătrunderea informaticii și electronicii în cele mai variate domenii ale vieții științifice, economice și sociale. Prin apariția și răspândirea sistemelor multimedia, care îmbină în mod optim telecomunicațiile, tehnica de calcul și audiovizualul, prelucrarea informației capătă noi dimensiuni, atât calitative, cât și cantitative.

Din punct de vedere calitativ, prelucrarea electronică a informației numerice s-a îmbogățit cu forme noi: texte, documente, grafică, voce și sunet, imagine video. Sub aspect cantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicații, informația digitală a pătruns în activitatea profesională a multor utilizatori de tehnică de calcul, centrul de greutate deplasându-se de la informaticieni spre neinformaticieni, de la instituții spre publicul larg, de la specialiști în informatică spre utilizatori de informatică.

În acest context, informatizarea muncii de birou, care face obiectul disciplinei moderne de birotică, este nu numai necesară, dar și posibilă.

Definirea domeniului biroticii este o problemă pe cât de necesară pe atât de dificilă în contextul actualei revoluții tehnico-științifice, în miezul căreia informatica și telecomunicațiile, producerea și comunicarea informației sunt priorități incontestabile ale acestui proces de înnoire, cu largi aplicații în viața economică, științifică și socială.

Birotica, deși vizează automatizarea activităților administrative și de birou, depășește cadrul tehnic al proceselor administrative și de birou, în care tratarea textelor ocupă un loc important. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicații, cu noile mijloace de stocare și transmitere a informației

audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică și electronică a informației și îndeosebi cu noile tehnici de tratare a textelor, sunetului și imaginii, valente profesionale și economice cu multiple efecte sociale.

În esență, birotica studiază ansamblul activităților de producere, distribuție și exploatare a informației din perspectiva muncii de birou, fără a se substitui disciplinelor învecinate: informatica, telecomunicațiile, etc.

Birotica s-a născut din nevoia integrării mijloacelor și tehnicilor muncii administrative și de birou cu nevoile tehnicii de comunicație și de prelucrare automată a datelor, vizând creșterea performanței și calității muncii de birou în orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece informația constituie obiectul principal al activității de birotică, se impune necesitatea unei clasificări a informației și a proceselor informaționale.

Birotica este un mod de utilizare a calculatoarelor electronice și a devenit posibilă odată cu apariția și răspândirea pe scară largă a calculatoarelor care, prin costul relativ redus și accesibilitatea utilizărilor, au putut ajunge în orice birou, sporind considerabil productivitatea și calitatea muncii administrative.

Ca definiție, birotica este ansamblul de tehnici și mijloace tinzând spre automatizarea muncii de birou și în principal a prelucrării și comunicării cuvântului, textului și imaginii.(Humbert Lesca, Jean-Louis Peaucelle-Elements d’informatique applique a la gestion, Edition Dalloz, Paris, 1988, p.287)

Birotica reprezintă, după Phillipe Vuitton și Michel Desaigne, un ansamblu de tehnici pentru informații și comunicații între organizații. Ele fac apel la tehnicile informaticii și comunicațiilor de date și asigura mijloace electronice, funcții de clasare și ordonare, organizarea în pagină a textelor, pregătirea documentelor, a corespondenței electronice, analiza și simulare, interogare și consultare la distanța, vizualizare grafică și alte funcții de gestiune a datelor; pentru realizarea acestor funcții se pot utiliza diferite tehnici și procedee.

Denumirea acestui domeniu a fost introdusă în limba franceză de E. Berger, L. Nauges, după Convenția Informatică din anul 1976, pentru a traduce expresia

activităților de birou: bureautique-bureau automatique. Din însăși etimologia cuvântului rezultă că domeniul său principal îl constituie biroul, iar obiectivul său îl reprezintă automatizarea acestuia prin utilizarea tehnicii electronice și informatice de prelucrare, memorare și transmitere a informației.

2.INFORMATIZAREA MUNCII DE BIROU

Pentru definirea exactă a conceptului de birotică e necesară sublinierea particularităților și tendințelor muncii de birou, indiferent de conținutul său economico-social.

Astfel, o primă particularitate a muncii de birou o constituie predominanța proceselor informaționale și decizionale. Materia primă a oricărei activități de birou o constituie informația care, în urma unor procese de analiză și elaborare de variante, oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem sau organizație economico-socială. O altă particularitate a activității de birou o reprezintă ponderea mare pe care o ocupă comunicarea de informații și decizii. Comunicarea se poate realiza în două moduri:

comunicarea orală, realizată prin dialog direct, prin convorbiri în grupuri de diferite mărimi, convorbiri la distanța, mediate de rețele de telecomunicații sau convorbiri între birourile aceleiași organizații mediate de rețele de telecomunicații interfonice sau telefonice;

comunicarea scrisă cunoaște o mare varietate de forme și modalități, în funcție de suportul fizic al comunicării (documente clasice, legislație, acte decizionale ale conducerii, rapoarte asupra activităților desfășurate sau controlate, cereri, solicitări, sesizări, contracte, documente de plan, întregul sistem de documente de evidență contabilă, fiscală sau socială, schițe, planuri, desene de specialitate, imagini pe suport de hârtie sau pe film, microfilm).

Dezvoltarea informaticii în general, a noilor tehnologii de prelucrare a informației, în special, au făcut ca munca, în conținutul și natura sa, să se schimbe, să evolueze. Creșterea ponderii activităților cu conținut informațional și de birou, în raport cu activitățile tehnic-industriale, produce în societățile puternic informatizate reducerea simțitoare a diferențelor dintre munca fizică și cea intelectuală, de natură informațional-decizională, în favoarea acesteia din urmă.

Astfel, prin introducerea tehnicii electronice și informatice de birou, {ceea ce definește esența biroticii} funcționarul devine utilizator curent al sistemelor informatice de birou prin accesul direct la utilizarea microcalculatoarelor și mijloacelor moderne de comunicare și telecomunicații.

Informatizarea muncii de birou își propune să faciliteze comunicarea orală și scrisă din activitatea de birou, procesarea informației orale și scrise, memorarea și arhivarea acesteia cu importanțe economice și sociale, cum sunt:

eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia;

eliminarea efortului fizic și intelectual solicitat de scrierea și transcrierea manuală a informațiilor;

eliminarea efortului uman solicitat de lectura și controlul exactității documentelor primite sau emise;

reducerea timpului de recepție, prelucrarea și transmiterea informațiilor orale sau scrise din activitatea administrativă;

creșterea exactității proceselor informaționale, a capacității de memorare și a vitezei de regăsire a informației;

creșterea, fără precedent, a calității și productivității muncii administrative;

scăderea considerabilă a costului informației și deciziei;

Activitățile conțin multă rutină, proceduri care se pot automatiza. Luarea deciziei întărzie dacă datele semnificative sunt dificil de prelucrat în timp util și, din această cauză, profitul va fi de cele mai multe ori diminuat.

Utilizarea echipamentelor de birou duce la:

creșterea eficienței în operațiunile specializate de prelucrare a informațiilor de birou;

mărirea operativității în luarea deciziilor în timp real a agenției angajate în activități concurențiale;

cunoașterea, la nivel general, a arsenalului reprezentativ de echipamente (hardware) și aplicații (software) utile în automatizarea activităților de birou.

În birotică intră orice echipament care contribuie la îmbunătățirea circulației informației în activitățile de birou și care facilitează comunicarea personalului cu lumea exterioară informațională.

Se crede că pachetele de prelucrare a textelor vor conduce la înlocuirea mașinilor de scris clasice, neelectronice. În schimb, există astăzi felurite mașini de scris care posedă facilități pentru reținerea în propria memorie locală a unui număr de pagini și a unor posibilități de editare sau redactare. Ele fac uneori oficiul unui PC dedicat pentru aplicația de procesare a textului.

Marile beneficii ale biroticii sunt următoarele:

tratarea mai unitară a datelor, care sunt păstrate într-un mod mai puțin redondant și chiar într-o manieră distribuită, deci mult mai sigură;

circulația mai rapidă și mai securizată a datelor între birou și alți agenți economici ce folosesc echipamente și canale de comunicație digitalizate tot mai mult.

Echipamentele pe care urmează să le instaleze un agent economic trebuie să conducă în final la:

îmbunătățirea modalității de preparare a documentelor;

reducerea duratei de regăsire a informației în ideea luării deciziei “în timp util”;

înlocuirea curierului cu circulația mult mai rapidă și mult mai securizată a informației cu diferite grade de confidențialitate;

comunicarea cu clienți mult mai facilitată prin intermediul aparaturii de teletransmisie.

Ce nu a putut până în prezent realiza automatizarea lucrărilor de birou a fost reducerea volumului de hârtie. Mulți manageri ai oficiilor preferă să automatizeze o mică parte din lucrări. La apariția unui nou model de PC se preferă cumpărarea acestuia, ceea ce este bine. Partea rea o constituie faptul că acel manager își propune să folosească acest nou echipament în același mod, deși puterea să prin software-ul care poate fi rulat pe el, îi oferă posibilități mult îmbunătățite. La fel procedează și în cazul unui copiator mai rapid sau unui model de imprimantă mai sofisticat, în loc să treacă în mod hotărât la completa automatizare a oficiului.

6. PROCESE INFORMATIONALE

Utilizarea pe scară largă a informației și a sistemelor moderne de tratare electronică a acesteia a condus la existența unei largi game de prelucrări electronice ale informației, generând chiar o tipologie a acestor procese informaționale.

Clasificarea proceselor informaționale se poate realiza după mai multe criterii, dar cel mai util criteriu pentru circumscrierea domeniului de studiu al biroticii îl constituie natutra informației prelucrate.

În raport cu natura lor specifică, informațiile se procesează diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaționale:

a) procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informației numerice după reguli matematice și logice și este larg răspândită în activitățile care solicită un mare volum de calcule, situații și rapoarte : economie, proiectare, management, statistică etc.

Prelucrarea datelor în sistemele informatice se realizează în mod diferit în funcție de modul de organizare al acestora în colecții de date.

Datele organizate sub forma fișierelor de date se procesează cu ajutorul unor programe de firmă, denumite interpretoare sau compilatoare care diferă în funcție de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL SI PASCAL.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe numite sisteme de gestiune a bazelor de date din care mai răspândite sunt: dBASE, FOXPRO și RAPADOX.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucrează fie folosind pachete de soft specializate, cum sunt procesoarele de tabele LOTUS 1-2-3,EXCEL, fie folosind funcțiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilități integrate, de tratare a informației (texte, tabele, baze de date, grafica) cum sunt sistemele WORKS, OPEN, ACCES.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezintă un interes deosebit datorită ușurinței cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele și a îmbinării procesării datelor cu procesarea de texte în cadrul foii de calcul electronic.

procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operații specifice lucrului cu texte. Obiectul procesării, textul, structurat în pagini, paragrafe, fraze și

cuvinte, este supus unor operații vizând forma caracterelor și mărimea acestora, forma și mărimea paginii, modul de așezare a textului în pagină.

Procesarea textelor presupune de asemenea, operații lingvistice, cum sunt despărțirea automată a cuvintelor în silabe, controlul gramatical, lexical și ortografic al textului analizat. În urma acestor operații rezultă un document de tip text care poate fi consultat prin afișare pe ecran ori imprimat pe hârtie sau microfilm în vederea arhivării.

Procesarea textelor se realizează fie cu programe specializate, cum sunt procesoarele de texte WORDSTAR, WORD, WORD PERFECT, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă destinație principală, spre

exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) și ale sistemelor integrate (WORKS).

c) procesarea documentelor reprezintă un mod de utilizare modern și eficient a tehnicilor informatice și electronice în vederea receptării, memorării și prelucrării grafice a imaginilor conținute în documente. Un document poate conține informații provenite din surse diverse: situații și rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente conținând texte obținute în urma procesării textelor, tabele și reprezentări grafice realizate de un procesor de tabele, schițe și desene tehnince, grafică tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini și fotografii scanate.

Procesarea informației vizuale, organizata sub forma documentelor, se realizeaza de catre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, COREL DRAW) sau de către funcții specializate ale procesoarelor de texte sau tabele. Documentele astfel procesate se memoreaza pe suporturi tehnice de date avand o anumita organizare, pentru a putea fi apoi usor refolosite, consultate la terminal, imprimate pe hartie sau microfilm, comunicate la distanta sau introduse intr-un nou proces de prelucrare grafica.

d) procesarea de imagini (imagini în miscare) completeaza gama posibilitaților oferite de celelalte genuri de tratare a informației și constituie una din realizările cele mai moderne ale electronicii și informației. Informația vizuală, dinamică, este rezultatul afișării și perceperii unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă), generând privitorului senzația vizuală de mișcare. Sursele de informație video (imagini în miscare)sunt diverse: realitatea surprinsă de tehnici de filmat (camera de luat vederi alb-negru și color), imagini transmise (analog sau digital), prin sistemele de comunicare video de natură profesională precum și imagine (animație profesională, filme de specialitate), realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice și logice. În mod curent,

prelucrarea informației vizuale este însoțita și de prelucrarea informației sonore, după cum imaginea este însoțită de sunet sau voce umană.

e) procesarea sunetului îmbracă forme diferite, de la vocea umană (mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferințe) la sunete obținute prin sinteza electronică, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informație sonora sau auditivă, percepută analogic și convertită în formă digitală, oferă materia primă ce urmează a fi procesată digital cu ajutorul unor echipamente și programe specializate în tratarea informației sonore, cum este sistemul Sound Blaster care poate funcționa cuplat la orice calculator personal. Se realizează în acest mod o interfață acustică a sistemului informatic cu sistemele audio analogice.

4. TEHNOLOGII PENTRU REALIZAREA COMUNICATIILOR BIROTICE

4.1 TEHNOLOGIA CLIENT/SERVER

Aplicațiile comunicației birotice se realizează în prezent în așa-numitul mediu client/server, adică clienților -utilizatorilor finali li se pun la dispoziție prestațiile centrale de către servere. Fiecare computer al unui loc de muncă, conectat în rețea, este subordonat unui server. Pe aceste servere se gestionează centralizat toate datele și programele. Pentru accesul la resursele centrale, fiecărui utilizator i se conferă drepturile corespunzătoare. Componentele logice ale aplicațiilor și anume:

logica aplicației (prelucrarea propriu-zisă);

gestiunea datelor și a documentelor;

prezentarea (transpunerea grafică a informației pe ecran), sunt impărțite într-un mod specific între client și server.

Conceptele client/server sunt deosebit de adecvate soluțiilor pentru comunicațiile birotice, pentru că aici este vorba de aplicații care:

preiau informații din diverse surse (server);

constau din componente legate de sarcini, care sprijină fluxurile individuale de lucru ale utilizatorilor (clienților) ca și din alte componente, legate de date și funcții, care garantează punerea la dispoziție a datelor, funcțiilor și a altor resurse(servere);

Gestiunea datelor în cadrul unui sistem de comunicații birotice va fi preluată în mod rațional de un modul server, în timp ce nivelul de utilizare se realizează la client, prin ghidarea cu meniuri, evaluări grafice etc.

INTERNET-UL CA PLATFORMA DE BAZA

Integrarea sistemelor de comunicație birotică cu Internet-ul s-a realizat deja în cadrul multor sisteme informatice și câstigă din ce în ce mai mult teren.

Internet-ul a schimbat deja enorm lumea inteprinderilor și o va face pe viitor într-un mod și mai radical. Astfel tranzacțiile de afaceri și procesele de comunicație ale firmelor se realizează tot mai mult sub noi forme. Acest fapt are desigur consecințe enorme pentru organizarea firmelor și pentru cerințele față de angajații intreprinderilor și administrațiilor.

În principiu, Internet-ul și Intranet-ul (Internet-ul folosit ca rețea internă de firmă) aduc cu sine numeroase provocări față de strategia tehnologiei informaționale. Tehnologiile Internet/ Intranet au potențialul de a putea învinge limitele sistemice existente, putând să fie instalate și ulterior pentru aproape toate calculatoarele electronice și platformele de sistem; ele se pot integra într-un mod nebănuit anterior.

Internet-ul se poate defini ca o rețea de calculatoare ce folosesc un protocol de comunicare comun (Internet Protocol sau IP). Fiecare utilizator de Internet este conectat la un server local, care poate fi gestionat fie de un provider (în acest caz este necesar un abonament), fie de o universitate, o instituție sau o firmă. Acest server este legat la alte servere prin rețele publice sau particulare, ele însele legate unele de altele. Ca urmare a acestei organizări, accesul la un calculator de pe Internet permite, din aproape în aproape, accesul la ansamblul celorlalte calculatoare.

Internet-ul oferă cinci tipuri de aplicații:

Consultarea de informații sub forma de texte, fotografii, scurte secvențe video sau sunete. După natura lor aceste informații se prezintă în forme deosebite (de exemplu, FTP, Gopher, Web pentru texte; MPEG pentru imagini animate).

Mesageria poate avea mai multe forme: poșta electronică de la persoană la persoană (e-mail), grupurile de discuții (newsgroup) pe diverse teme, serviciile de dialog în direct (Internet Relay Chat).

Serviciile tranzacționale cu ajutorul cărora este posibil să comanzi un produs, în general dând numărul cărții de credit personale.

Accesul la calculatoare depărtate: aplicația Telnet, cu ajutorul căreia un utilizator se poate conecta la un calculator mai puternic, ca și cum calculatorul său nu ar fi decât un simplu terminal – de exemplu, pentru a face calcule complexe sau pentru a lucra paralel cu alți utilizatori.

Editarea și difuzarea de informații: utilizatorii Internet-ului pot să editeze și să pună la dispoziția celorlalți utilizatori texte, sunete, imagini, creându-și pagini personale.

Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. Acesta realizează integrarea diferitelor servicii la același nivel și dispune de capacitatea de a genera și de a utiliza documente hiper-media. Astfel, o publicație poate fi oferită în mod simplu cu acoperirea mondială prin World Wide Web(prescurtat WWW), putându-se apela sunetele, vorbirea, muzică, imaginile color, animațiile, videoclipurile și textele, toate conectate hiper-medial. Pe de altă parte, prin intermediul WWW informațiile pot fi apelate interactiv și direcționat.

Se pot avea în vedere următoarele caracteristici ale WWW:

pentru a fi prezent în Internet se instalează un așa numit Web-Site pe un Web-Server. Acesta din urmă este un computer conectat la Internet;

un site Web tipic constă dintr-o Home page (pagina-antet), din pagina de start și dintr-un număr oarecare de alte pagini (pages), cu diferite conținuturi;

limbajul tuturor documentelor Web se numește HTML (Hyper Text Markup Language –limbajul de markare al hiper- textului);

Web-Browser (navigatoare Web) sunt programe care permit redarea paginilor Web pe computere și navigarea în Web:

navigarea în WWW se face prin Hyperlinks (hiper-legături) și cu etichete pe care se poate executa clic cu mouse-ul. Prin hiper-legaturi se înteleg porțiuni de text pe fond colorat din paginile Web, care conțin adresele altor pagini Web. Ajunge un clic cu mouse-ul pe acestea pentru a ajunge la alte pagini.

=== Cap.3-final ===

CAPITOLUL III

COMUNICATIA BIROTICA în MODERNIZAREA ACTIVITAȚII DE SECRETARIAT

1.TRANSE INFORMATIONALE și COMUNICATIONALE în ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Tehnica utilizării computerelor nu mai poate fi disociată de birouri. Programele de prelucrare a textelor, de calcul tabelar și cele grafice au devenit de la sine înțelese, cerințe de profesionalizare și noile versiuni solicitând o permanentă adaptare. Utilizarea doar izolată a acestor programe nu este suficientă pentru a face față cerințelor practice, prezente și viitoare, fiind necesară folosirea complementară a pachetelor de programe și a rețelelor de computere, ca și a formelor moderne de comunicare birotică.

Când se discută de modernizarea muncii în secretariate și birouri, se folosește des noțiunea de comunicație birotică. Prin aceasta se întețeg toate acțiunile care au ca obiectiv asigurarea unui sprijin corespunzător tuturor activităților de birou, prin utilizarea unor noi tehnologii. Comunicația birotică a avut în ulimul timp o evoluție extrem de rapidă prin apariția unor noi medii. O dată cu evoluția spre computerele multi-media, conectarea acestora în rețelele locale și publice, ca și prin tehnologia Internet-ului s-a creat posibilitatea ca tehnologii odinioară separate (telefonia, tehnologia informatică, cea a comunicațiilor, prelucrarea imaginilor etc.) să fie interconectate și să deschidă domenii noi de aplicații, care au o însemnătate deosebită și în birourile secretarelor.

În realizarea soluțiilor de comunicare birotică joacă un rol deosebit infrastructura tehnologică informatică și conlucrarea componentelor tehnice, în prezent cristalizându-se următoarele tendințe:

Sistemele client/server formează platforme. într-un mediu client/server, clienții (computerele de la locul de muncă) comunică cu modulele server centrale (sistemele de computere centrale). Clienții preiau comanda aplicațiilor, efectuează anumite etape de prelucrare și transmit, dacă este necesar, cereri: de pildă solicită pregătirea anumitor date și documente. Componența de infrastructură a sistemelor de programe (software) client/server transmite aceste cereri server-elor corespunzătoare. Acestea execută comenzile și transmit răspunsurile, care ajung ulterior la clientul solicitant.

Gestiunea distribuită a datelor și a documentelor este indispensabilă. Memorarea datelor și a documentelor se poate efectua atât centralizat, cât și descentralizat. Sistemele de comunicație birotică oferă posibilitatea accesului direcționat la materialul informațional arhivat centralizat.

Comunicația sistemelor este posibilă atât prin intermediul echipamentelor (hardware), cât și prin cel al sistemelor de programe (software). Întrucât procesele de muncă (mai ales în secretariat) decurg în mod tipic prin implicarea mai multor persoane, ca și prin comunicarea cu furnizorii, clienții și restul mediului, componența comunicațională caștigă multă importanță. Această comunicație este posibilă indiferent de felul sistemelor de computere instalate.

Deservirea aplicațiilor este în continuare simplificată și standardizată. Concepțiile moderne privitoare la deservire și la formele de dialogare pot contribui substanțial la mărirea gradului de adaptare la necesitățiile utilizatorilor și la facilitarea deservirii soluționării aplicațiilor bazate pe calculatoarele electronice. Tocmai în ultimul timp au apărut aici progrese importante: multi-media, hiper-media și prelucrarea vocală.

Secretariatul este tot mai mult într-o centrală de comunicație a informațiilor, unde acestea converg din toate părțile intreprinderii și din exterior. Munca modernă de secretariat se caracterizează prin prelucrarea, memorarea și transmiterea informațiilor de diferite feluri: date, texte, grafice, imagini și vorbire, rezultatele muncii fiind,de regulă, documentele. Pe langă cele compuse numai din text sau

configurații de numere, apar din ce în ce mai multe documente mixte. Întrucât elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop în sine, este importantă distribuirea acestora la destinatari.

Munca de secretariat poate avea succes în prezent numai dacă există posibilitatea utilizării eficiente a cunoștințelor interne și externe și cea a prelucrării și distribuirii direcționate a acestora, atunci munca de secretariat și cea de asistență managerială sunt încununate de succes. De aceea este atât de importantă gestiunea profesională a informațiilor în secretariat și ameliorarea proceselor informaționale și comunicaționale, folosindu-se tehnica modernă de comunicație birotică.

Următoarea trecere în revista conferă orientarea privind desfășurarea generală a proceselor informaționale și comunicaționale, reprezentarea grafică, împărțirea în două moduri a proceselor de muncă din birouri și secretariate:

-dobândirea, prelucrarea și memorarea informațiilor reprezintă așa-numitele procese inforționale;

schimbul de informații în interiorul firmelor și între organizații, în scopul realizării sarcinilor, este denumit comunicație. Procesele comunicaționale cuprind fazele de predare, transmitere și primire a informațiilor.

Experiența practică arată că: procurarea, culegerea, valorificarea și transmiterea direcționată a informțiilor reprezintă o sarcină centrală a muncii moderne de secretariat. Legat de acestea, pot fi subliniate în esența urmatoarele obiective globale pentru optimizarea proceselor informționale și comunicaționale:

modul simplu de preluare și întreținere a informțiilor pentru toate tipurile de informații (documente, date structurate, termene etc.);

imbunătațirea calității informațiilor prin punerea la dispoziție a tuturor informațiilor necesare și existente;

scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere și așteptare, ca și prin scurtarea duratelor de prelucrare;

accelerarea cautării informațiilor prin instrumente adecvate (bănci de date pentru căutarea direcționată și structurată, sisteme de gestiune a documentelor

pentru posibilitățile de accesare a documentelor arhivate după conținutul acestora, posibilitatea căutării în hiper-text);

reutilizare direcționată a informațiilor (de pildă, pentru evaluări, redactarea de scrisori în serie);

calitatea mai înaltă a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date și prin asigurarea actualității documentelor/datelor folosite.

ECHIPAMENTE DE BIROU

2.1 PROCESOARELE DE TEXTE

Posedând funcții suplimetare, posibilitate de memorare superioară și ecrane tip LCD ce permit afișarea simultană a mai multor rânduri, procesoarele de texte pot suplini cu succes PC-urile în activitățile de birotică generală. Prin dischetele 3,5” posibilitatea de memorare devine practic nelimitată și crește gradul de compatibilitate și conectivitate la calculatoare.

La prețuri destul de accesibile, procesoarele de texte pot constitui astfel o alternativă pentru multe firme sau birouri care nu au încă posibilitatea de achiziționare a unor echipamente informatice, permițând elaborarea facilă a unor documente estetice și profesionale.

2.2 INTEGRAREA PRODUSELOR DE BIROU SI

REALIZAREA DE DOCUMENTE INTEGRATE

Dacă modul de funcționare al unor mașini ca imprimanta, scanner-ul, fax-ul, telefax-ul este cunoscut celor mai mulți dintre noi, mai puțin cunoscut este faptul că există tehnologii care reunesc într-o singură mașină toate aceste funcții și care prezintă în plus alte facilităti. Producătorii de software și hardware din lumea întreagă își îndreaptă deja atenția asupra unor tehnologii digitale:crearea; prelucrarea și transmiterea informațiilor.

După ce PC-urile au fost introduse și după ce rețelele locale de calculatoare s-au răspândit tot mai mult, a apărut ideea biroului fără hârtie. Dar atâta timp cât cele mai multe activități dintr-un birou presupun folosirea hârtiei, ideea pare nerealistă. Micrograficele digitalizate îmbrățișază ideea eliminării hârtiei, și vor deveni o componentă integrală a documentului de management.

Un produs integrat de birou este o mașină care deține imprimantă laser, fax, scanner, copiator cu toate facilitățile și de dimensiuni cât mai reduse.

Caracteristicile standard sunt: o rezoluție de 400 pct./inch pentru aplicații cu imprimanta, 256 de gradații pentru culori, viteză de copiere de 30 de pagini pe

minut, controlul expunerii, reductor de magnetism și două casete de hârtie de 500 de pagini capacitate. La acestea se vor adăuga opțional un disc optic pentru încărcarea

și stocarea sistemului și o unitate automată de copiere de 50 de pagini. Nu înseamnă că mașina ocupă spații relativ mici, ceea ce ar face-o unică, dar compactările sale sunt un mare avantaj pentru birourile mici.

Această tehnologie apăruta permite utilizatorilor să creeze, să prelucreze și să transmită informații într-un flux digital uniform, continuu. Interfața și software-ul special permit îmbinarea electronică a telefonului, procesorului vocal, poștei și a imaginilor video.

Un birou „integrat” permite utilizatorilor să creeze documente, să producă copii pentru distribuire în interior, să le plaseze într-o rețea locală de comunicații sau într-o rețea largă de comunicații, fără a folosi fax-ul și, în final, să le înregistreze pentru referiri viitoare.

2.3 ECHIPAMENTE și INSTALAȚII TELEFONICE

Callmaker (dispozitiv de formare a numărului) – servește formării automate a numerelor selectate anterior și stocate în memorie.

Telefon fără fir – un telefon care poate fi purtat de utilizator oriunde, pe raza unei distanțe date față de ansamblul de bază. Funcționează prin radio transmisie între receptorul fără fir și ansamblul de bază, iar alimentarea receptorului este asigurată de baterii care sunt reâncărcate ori de câte ori receptorul este așezat pe ansamblul de bază.

Telefon cu difuzor – un dispozitiv care permite utilizatorului să dea și să primească telefoane fără să țină receptorul. Este util și pentru conferințe cu participare restrânsă, deoarece persoanele prezente pot auzi ceea ce spune cel care a chemat, iar cele care participă la conferință pot răspunde.

Telefon mobil – un mijloc de a comunica rapid cu colegii și clienții când aceștia se deplasează. Radio telefoanele acționate cu baterii cu două căi pot fi folosite pentru a lua legătura cu alte persone care au regim de circuit închis; existența telefoanelor celulare a extins zona de acoperire prin montarea “celulelor” fiecare cu propriul său transmițător, în diferite părți ale țării.

Telefonul celular – permite utilizatorului să telefoneze la un număr de telefon obișnuit sau la alt utilizator de telefon celular. Există trei tipuri de telefoane celulare:

Mobil – instalat permanent în masină;

Portabil- poate fi folosit în orice situație și este alimentat la baterii;

Transportabil – poate fi folosit în sau afara unei mașini, fiind alimentat de o baterie reincărcabilă.

Pager – un dispozitiv pentru contactarea persoanelor care se află la distanță de birourile lor, folosind o sonerie ce le anunță că sunt chemate la telefon sau care folosește un sistem de convorbire cu două căi. Message Master este un radio –pager alfa numeric acționat cu baterii, având capacitatea de a afișa mesaje scrise de până la 70 de caractere.

Tablouri de comanda/ distribuție – un sistem care permite apelurilor de intrare să fie primite pe un tablou de comandă și dirijate prin intermediul unui operator spre diferite derivații. Apelurile exterioare pot fi făcute si de la panoul de distribuție, deși este normal ca aceste apeluri să se facă de la interioare. Panourile de distribuție ale centralelor telefonice particulare moderne sau sistemele de conectare apel, așa sunt numite uneori, încorporează o tehnologie de microprocessor și sunt acționate electronic pentru a asigura legături rapide și eficiente de comunicație, atât în interiorul organizației, cât și în exterior. Instalațiile furnizate de centralele digitale pot cuprinde:

Convorbiri interne și exterioare de la toate terminalele – se face distincția între cele interne și cele externe, prin semnale diferite de sonerie, iar convorbirile se pot face prin apăsare de buton;

O memorie stochează ultimul număr chemat și va reconecta persoana care cheamă prin apăsarea unui buton, ceea ce elimină formarea repetată a numerelor care au prezentat semnalul de ocupat;

Folosirea repertoarelor – formarea automată dintr-o carte de tefefon a numerelor stocate, care sunt folosite frecvent;

Soneria de reapel la eliberare – de la un număr ocupat se ia legătura cu cel care a chemat, după ce s-a încheiat convorbirea în curs;

O convorbire rămâne “pe fir” în timp ce utilizatorul cere informații sunând alt număr sau transferând convorbirea la alt interior.

Teleconferințele se pot aranja cu cațiva utilizatori de extensii;

Se poate permite terminalelor selectate să întrerupă convorbirile pentru a transmite mesaje urgente;

Apelurile de intrare sunt plasate automat într-un sistem de așteptare, astfel încât operatorul să le poată răspunde în ordine;

Prin conectarea la un echipament de înregistrare toate apelurile pot fi înregistrate, asigurând o imprimare a numerelor formate și a interioarelor de unde s-a sunat;

Sistem de a reaminti întalnirile- centrala cheamă atunci când e momentul ca cineva să plece la o întânire;

Dirijare convorbire – apelurile de intrare sunt transferate la un alt număr;

Afisajul cu cristale lichide de pe panoul de distribuție prezintă ora, data, numărul format, interiorul cerut sau un mesaj de la un interior;

Robot telefonic – dispozitiv folosit pentru a răspunde la telefon, prezentând un mesaj preînregistrat și înregistrând mesajul primit.

Telex – serviciu principal de comunicare prin teleimprimator. Asigură un mijloc rapid de comunicare sub forma imprimată între abonați, combinând viteza telefonului cu impactul de care se bucură cuvântul tipărit. Copia imprimată a mesajului este produsă de teleimprimatoare existente atât la abonații care trimit, cât și la cei care primesc mesajul. Serviciul este disponibil zi și noapte, iar mesajele pot fi transmise la un abonat chiar în lista operatorului, cu condiția ca teleimprimatorul său sa fie cuplat.

Exista o taxă standard pentru asigurarea echipamentului necesar și pentru închirierea liniei de la centrala telex. Taxele sunt percepute în funcție de distanța

dintre centrele telex ale abonaților care cheamă fată de cei chemați și de durata transmiterii mesajului.

Teleimprimatoarele electronice moderne folosesc microprocesoare care au ”memorii”,astfel încât mesajele telex pot fi stocate și transmise automat cu viteze

foarte mari când e necesar. Dacă numărul chemat este ocupat, teleimprimatorul electronic va face încercări suplimentare; același mesaj poate fi transmis la mai multe destinații. Alte instalații includ editarea mesajului (similar cu un procesor de cuvinte) prin care operatorii pot introduce, corecta sau șterge părți ale unui mesaj, iar textul poate fi rearanjat.

Teleimprimatorul are un ecran cu afișaj vizual. mesajele de ieșire sunt dactilografiate într-o memorie electronică și prezentate operatorului pe ecran, în timp ce teleimprimatorul continuă să primească mesajele de intrare sau să transmită alte mesaje de ieșire. Copiile mesajelor transmise sunt produse pe imprimanta teleimprimatorului.

Când se folosește dispozitivul ”casuței vocale”, mesajele telex pot fi transmise direct de la o mașină de scris electronică, procesor de cuvinte sau computer, oferind acces mai multor persoane la comunicațiile telex. Mesajele primite pot fi citite pe un ecran VDU sau imprimate pe o mașină de scris electronică sau pe o imprimantă.

Fax (telegrafie faximil)-echipament care folosește rețeaua telefonică pentru a transmite, în decurs de câteva minute, orice formă de material imprimat, dactilografiat sau scris de mană, desene sau scheme și fotografii de la o localitate în alta în aceeați țara sau în strainătate. Copiile documentelor pot fi transmise la orice distanța cu precizie maximă, prin combinarea vitezei telefonului cu facilitatea de reproducere a copiatorului de birou.

Teletext-un mijloc de a transmite textul sau datele direct de la sursă si un procesor de cuvinte sau computer asigurând un sistem de poștă electronică, fără a utiliza serviciul poștal. Este o rețea electronică de comunicații internationale proiectată în mod special pentru utilizarea cu mașini automate de procesare a textelor, eliminând astfel necesitatea de a transforma semnalele digitale în formă de bandă perforată. Teletextul este de peste 50 de ori mai rapid decât telexul, poate reproduce caractere majuscule și toate simbolurile unei tastaturi standard de masină de scris, iar imprimările sale sunt identice cu un exemplar de scrisoare procesată, de calitate superioară.

Copiile pot fi stocate electronic pe dischete sau imprimate în sistem de ”copie hard” pentru fisier normal.

FOLOSIREA INTERNET-ULUI în SECRETARIAT

Pentru tot mai multe secretariate accesul public la Internet va deveni pe viitor un lucru de la sine înteles. Posibilitățile de utilizare indică ce potențial posedă Internet-ul și pentru munca asistentelor manageriale.

Posibilitățile de aplicare sunt deja multiple în present, paleta sa extinzându-se de la serviciile informaționale, la prestările de servicii și până la tele-cumpărături. în general, accesul la Internet este interesant pentru mulți utilizatori pentru că oferă informarea și comunicarea globală.

Potentiale de utilizare a Internet-ului

Pentru a putea lucra pe Internet trebuie îndeplinite condițiile prealabile pentru acces. Dotarea minimă pentru conectarea la Internet este un computer cu capabilitate de comunicare. Pe lângă telefon și computer – care se găsesc în present la fiecare loc de muncă de secretariat – în forma cea mai simplă de utilizare este suficientă conexiunea prin modem. Pentru a putea rula aplicații extinse, trebuie să existe capabilitatea multi-media.

Accesul la Internet-ul propriu-zis este posibil prin intermediul așa-numiților Provider (furnizori) sau prin serviciile on-line. Pentru a putea folosi unul din serviciile on-line, pe langă dotarea cu echipamente (modem sau ISDN) mai este nevoie și de pachete de programe corespunzătoare pentru acces. De regulă, acestea sunt puse la dispoziție de ofertanți, după abonare.

Pachetele speciale de programe de acces sunt indispensabile pentru lucrul pe Internet. Doar prin intermediul unui program special de afisare -Browser

(navigator) – este posibilă afișarea conținutului Internet-ului. în fruntea pieței de programe de navigare se află cel numit Netscape Navigator.

Pentru a introduce documente proprii în Internet, acestea trebuie să stea la dispoziție în formatul HTML. în măsura în care este cunoscut limbajul de programare HTML, se pot elabora pagini proprii în Internet cu ajutorul acestuia.

Pachetele de programe birotice în Internet

Folosirea Internet-ului în secretariat se impune nu numai pentru propria aprovizionare de date, ci și pentru sprijinirea alimentării cu informații a cadrelor de conducere. De obicei, băncile de date externe sunt specializate pe domenii profesionale. Din punct de vedere al conținutului, în present predomină informațiile economice, de exemplu informațiile despre piețe și despre ramurile economice, datele despre firme, informațiile financiare și statisticile economiilor naționale. Alte domenii principale sunt informațiile din domeniul tehnicii (construcții de mașini, electrotehnica etc.), din științele naturale (chimie, medicină, informații despre materiale), ca si altele (date de presă etc.).

În principiu, informațiile pot fi procurate prin intermediul oricărui serviciu Internet, în acestea existând aproape orice se poate imagina. Dar găsirea celor căutate este dificilă și durează mult, întrucât noile informații introduse în Web nu sunt anunțate nici unui for central. Deci nu există nimeni care să aibă o privire de ansamblu asupra cantităților mereu mai mari de date.

Pentru a ușura căutarea informațiilor în rețea, Internet-ul oferă spre selectare o mulțime de așa-numite instrumente de căutare (cunoscute și sub denumirea de motoare de căutare ). în principiu există două feluri de motoare de căutare:

indiciile, niște uriașe bănci de date, elaborate de calculatoare, cu informații despre milioane de pagini Web;

cuprinsurile, niște liste de pagini Web ordonate ierarhic, sortate după conținut. Aceste pagini nu sunt realizate prin activități automate, ci prin munca unor redactori.

=== Cap.4-final ===

CAPITOLUL IV.

PROGRAME SPECIALE DE COMUNICATIE

BIROTICE PENTRU SECRETARIAT

1.SOLUȚIILE WORKGROUP (GRUP DE LUCRU)

La aproape toate locurile de muncă de secretariat computerele au devenit instrumentele standard.

Cu ajutorul unor programe utilitare – ca cele pentru prelucrarea textelor, grafică de prezentare, calculul tabelar și băncile de date – sarcinile de la locurile de muncă pot fi realizate mai eficient.

Mai există însă și deficiențe în sprijinirea activităților care trec dincolo de locul de muncă, de pildă la desfăsurarea unui proces de lucru care implică mai multe locuri de muncă.

Groupware (pachetul de programe pentru lucrul în grup) permite lucrul mai eficient în grup, într-o rețea. Pachetele de programe de acest fel oferă o șansă reală pentru creșterea eficienței, atunci când mai multe persoane participă la îndeplinirea unei sarcini, de pildă în cazul echipelor de proiectanți sau al celor de planificatori ai producției. Fluxurile și activitațile structurate și nestructurate vor fi astfel sprijinite prin punerea la dispoziție a funcțiilor orientate spre grup – indiferent dacă este vorba de coordonarea termenelor, de schimbul de informații, de ținerea ședințelor, de elaborarea în comun a unor documente sau a multe altele.

Funcțiile Electronic –Mail (poștei electronice). Poșta electronică s-a răspândit de mai multă vreme în inteprinderi și în secretariate; mai ales pentru comunicațiile birotice din interiorul firmelor devine în prezent posibilă comunicarea electronică prin intermediul Internet-ului. Sprijinirea comunicațiilor (prin funcțiile poștei electronice) este o caracteristică functională tipică a pachetelor de programe pentru lucrul în grup. Fiecare utilizator final conectat dispune în acest caz de o cutie poștală

electronică (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor. în acest caz se memorează mesajele sosite pe computer, până când sunt apelate de un destinatar autorizat.

Funcțiile parțiale ale sistemului de poștă electronică sunt:

primirea corespondenței sosite;

trimiterea de mesaje;

confirmarea automată a sosirii corespondenței;

memorarea de documente, mesaje;

compilarea și editarea (prelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

distribuirea corespondenței electronice.

Avantajul poștei electronice prin Internet. Documentele și fișierele pot fi transmise în jurul lumii în câteva secunde. Pentru utilizarea profesională a poștei electronice pot fi folositoare programele, respectiv serviciile suplimentare:

Pentru a transmite un mesaj electronic la o anumită adresă, trebuie să se cunoască numărul de E-Mail al destinatarului. Dacă acesta nu este cunoscut, de mare ajutor sunt cățtile de telefon electronice din Internet.

Utile sunt și programele de computer care pot juca rolul de distribuitoare electronice automate de știri. Dacă un abonat transmite un mesaj electronic unei liste de adresare, atunci toți abonații trecuți în acea listă primesc un exemplar al mesajului.

Lărgirea cadrului soluțiilor prin poșta electronică se poate realiza și prin obținerea răspunsurilor pre-programate la chestionare, cu ajutorul navigatoarelor.

Dacă se introduce o anumită adresă în programul de navigare, se obține că rezultat o descriere a localizarii destinatarului rezpectiv și a datelor existente acolo. Informațiile pot cuprinde: plasarea de comenzi, confirmări de livrări, înregistrarea reclamațiilor clienților , solicitarea situației comenzilor etc.

Aplicațiile poștei electronice în secretariat

Planificatorul de termene pentru grupuri (Meeting Scheduler). Acesta este un element tipic al pachetelor de programe pentru lucrul în grup. Cu ajutorul acestuia se poate organiza gestiunea timpului și a resurselor grupului. Exemple tipice de organizare a termenelor mai multor salariați ai unui grup de lucru sunt serviciile de desfacere sau formele de organizare orientate spre proiecte. Termenele uzuale care trebuie respectate de toți membrii grupului sunt:

termenele consfătuirilor (interne, externe);

termenele de prezentare;

termenele vizitelor;

termenele concediilor;

termenele seminarelor.

Dacă se coordonează în mod clar termenele în cadrul grupului, vor apărea inevitabil probleme, de exemplu: informarea reciprocă insuficientă și lipsa de sincronizare dintre diferite calendare de termene.

Principalul avantaj al planificatorului de termene este economia de timp cu ocazia stabilirii termenelor, mai ales atunci când trebuie planificate des conferințe

interne ale departamentelor. În acest caz calendarul de termene gestionat electronic oferă secretarelor posibilitatea unei sincronizări simple a termenelor, cu două condiții prealabile: memorarea agendelor de termene ale tuturor salariaților departamentelor în sistemul de computere și accesibilitatea acestor agende de către secretariate. În timp ce, în mod tradițional, pentru a se ajunge la coordonarea corespunzătoare a termenelor se începea cu o laborioasă avalansă de telefoane, în prezent secretarele pot avea imediat pe ecranele monitoarelor termenele încă disponibile pentru conferinte.

În cazul memorării centralizate a agendelor de termene se pot apoi evita mai ușor suprapunerile de termene, întrucat secretarele pot accesa în permanență agendele actualizate. Alte avantaje sunt: probabilitatea mărită a respectării termenelor și accesul accelerat la informațiile calendaristice exact definite.

În cazul convenirii termenelor cu alți participanți, există posibilitatea de a le transmite acestora prin poșta electronică doleanțele de modificare. Uneori există și o funcție de delegare, care permite transmiterea cererilor de termene, fiind desigur necesară și o funcție care să permită și refuzarea acestora.

2.GESTIUNEA DATELOR și A DOCUMENTELOR

Pachetele de programe pentru lucrul în grup ușurează de cele mai multe ori și gestiunea comună a datelor și a documentelor. De exemplu, pot fi preluate într-o arhivă centralizată documentele relevante pentru grup, inclusiv notele referitoare la prelucrarea acestora. Rezultă avantajul lărgirii substanțiale a bazei informaționale a utilizatorilor prin gestiunea cuprinzătoare a documentelor, cu funcții de căutare integrate și prin accesul rapid la documentele arhivate.

Domeniile de aplicare ale gestiunii documentelor în secretariate sunt:

automatizarea birourilor (gestiunea electronică a actelor, contractelor și a notelor asupra actelor);

desfacere/marketing (de exemplu pentru informațiile referitoare la produse, oferte, descrieri de articole);

documentația tehnică (licențe, informații legate de producție);

susținerea sistemelor de informare a conducerii (băncile de date faptice);

sistemele de biblioteci (arhiva de presă, gestiunea literaturii de specialitate).

3.SPRIJIN PENTRU CONFERINTE

Dialogurile de grup pot fi simplu direcționate pe mari perioade de timp și spații corespunzătoare. Aplicațiile tipice pentru sistemele de conferințe sunt:

conferințele on-line: pe cale electronică se pot organiza conferințe pe anumite teme între participanți selectați. Dialogurile în grup pot fi realizate și direcționate dincolo de limitele temporale și spațiale;

sprijinirea proceselor de decizie în grup. Pachetele de programe pentru lucrul în grup permit sprijinirea pregătirii, desfășurării și a evaluării ședințelor și a conferințelor. În acest scop se pun la dispoziție instrumente care permit desfășurarea structurată a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibilă atât coordonarea fluxurilor, cât și generarea și distribuirea directionată a mesajelor.

4.PACHETELE DE PROGRAME WORKFLOW

(pentru urmarirea fluxurilor de lucru)

Tot mai multe inteprinderi doresc să-și optimizeze în viitor procesele lor de lucru prin introducerea soluțiilor de urmărire a fluxurilor de lucru. Acest lucru se referă din ce în ce mai mult și la procesele muncii de secretariat și de asistența managerială. Utilizând soluția cu pachete de programe aferente, în sistemele bazate pe rețele de computere pot fi dirijate fluxurile de lucru. După terminarea prelucrării

unei tranzacții de către un specialist, tranzacția este automat transmisă pe cale electronică următorului (prelucrarea specializată, cu acte puține).

Creșterea productivității prin utilizarea pachetului de programe pentru urmărirea fluxurilor de lucru

Gestionarul de urmărire a fluxurilor de lucru reprezintă programul de supraveghere aferent, care dirijează prin intermediul unui anumit sistem de reglare transmiterea documentelor, a graficelor și a formularelor în cadrul unui ciclu organizatoric de prelucrare. Egulatorul reprezintă structurile și procesele interne ale intreprinderii, acesta trebuind, de obicei, special programat dacă se dorește adaptarea lui la particularitățile intreprinderii.

Prin utilizarea sistemelor de gestiune a urmăririi fluxurilor de lucru se pot realiza controlul și supravegherea simplă a tranzacțiilor de afaceri. Prin sistemul informatic al tranzacțiilor se protocolează și se evaluează datele privitoare la prelucrarea tranzacțiilor, în felul acesta putând fi dobândite date relevante atât din punct de vedere economic cât și din cel tehnic. Exemple pentru asemenea date de control sunt: stadiul tranzacției, durate de prelucrare a tranzacției etc.

Soluțiile bazate pe pachetele de programe pentru urmărirea fluxurilor de lucru dispun de funcții mai mult sau mai puțin voluminoase, care permit evaluarea unor asemenea date de control. Posibilitățile de folosire a datelor de control sunt exemplificate in:

-conducerea de specialitate poate oricând să controleze progresul prelucrării fiecărei tranzacții în parte și poate astfel reacționa mai rapid în situațiile problematice;

-prin compararea rezultatelor analizelor proceselor din filiale sau intreprinderi diferite pot rezulta aprecieri despre calitatea proceselor;

-prin intermediul datelor despre tranzacțiile actuale (cum ar fi numărul de tranzacții procesuale), angajații primesc indicații referitoare la efectul prestației lor asupra întregii procesări tranzacționale.

=== Cap.5-final ===

CAPITOLUL V

ERGONOMIA ȘI TEHNICA INFORMATIONALA

1. STRESUL VIZUAL INDUS DE UTILIZAREA CALCULATORULUI

Deși computerul ne îmbunătățește viața, acest avantaj nu ne scutește de anumite riscuri privind sănătatea. Studiile făcute au arătat că tipul muncii și numărul de ore pe zi de utilizare a terminalului video sunt factori importanți în determinarea nivelului problemelor cauzate de această activitate. Problemele ochilor sunt cele mai obișnuite pentru utilizatorii calculatoarelor.

În prezent numai în SUA peste 100 de milioane de oameni folosesc terminalele video-display (TVD). Peste 50% din aceștia prezintă dificultăți cu focalizarea privirii asupra obiectelor îndepartate și tulburări ale imaginii dincolo de planul apropiat după folosirea display-ului.

În afara acestor simptome directe apar unele indirecte cum ar fi: Încordare și durere în ceafă și în umeri; dureri de spate; oboseală excesivă; iritabilitate excesivă; dureri în brațe, încheieturi și umeri; nervozitate crescută; eficiență vizuală scăzută și erori mai frecvente.

În SUA s-a trecut de la societatea industrială la cea informațională în numai douăzeci de ani, în timp ce trecerea de la societatea agrară la cea industrială a durat mai mult de două sute de ani. O dată cu acest fenomen a devenit necesară folosirea ochilor în activitați de precizie. Ochii oamenilor sunt adaptați pentru vederea la distantă. Câmpul nostru vizual nu poate să facă trecerea de la planul îndepartat la cel apropiat în mod natural. Adaptarea trebuie sa fie activă, prin modificarea mediului nostru de lucru sau comportamentului specific activității depuse.

Stresul vizual reprezintă o problemă îngrijorătoare, totuși studiile existente în acest domeniu nu sunt bazate pe o cercetare aprofundată, multe din simptomele de disconfort ale ochiului fiind similare cu ale celor care lucrează în alte domenii ce

necesită vederea de aproape. Ambiguitatea cunoștințelor a dus la consensul că nu există factori de pericol în utilizarea display-ului. Cercetătorul canadian Bob Damatteo a studiat în cartea sa Terminal Shock tratamentul consecințelor utilizării terminalelor. El a observat că, din păcate, dovezile asupra nocivității locului de muncă au fost furnizate de utilizatori, nu de cei care trebuie să reglementeze activitățile respective.

În privința terminalelor video s-au efectuat studii mai riguroase referitoare la efectul acestora asupra operatorilor. Rezultatele obținute sunt folositoare pentru dezvoltarea politicii legislative de muncă. În multe state din SUA există o legislație pentru protecția utilizatorilor de TVD și au fost emise reglementări cu privire la designul locurilor de muncă, la pregătirea personalului și la asistența medicală a angajaților. Din 1992 statele din Uniunea Europeană au promulgat legi naționale referitoare la designul punctelor de lucru, la activitățile curente și la sănătatea și protecția lucrătorului, cu prevederi pentru protejarea vederii.

Pentru sporirea confortului utilizatorilor de unități video, în prezent, se face apel la ergonomie și optometrie. Ergonomia studiază impactul mediului unde se desfașoară activitatea asupra muncii depuse de om. Scopul ei este creșterea confortului, a siguranței și a productivității lucrătorului. Optometria se concentrează asupra îmbunătățirii capacității vizuale. în optometria comportamentală vederea este privită ca un proces complex ce include învățarea și poate fi modificat și îmbunătățit prin: proceduri de antrenare a vederii, dieta, organizarea muncii și educație.

1.1 SIMPTOMELE STRESULUI VIZUAL

Importanta computerelor în societatea moderna este de necontestat. De aceea este necesar sa se gaseasca modalitați prin care sa se faca fata efectelor pe care le are folosirea lor indelungata asupra sanatații utilizatorilor. Problema cea mai frecventa o constituie disconfortul vizual. Acesta poate duce la scaderea productivitații

muncii, poate afecta concentrarea și capacitatea de a intelege ceea ce trebuie invatat. Organismul uman are tendinta de a se adapta la stres

STRES

HOTARARE

Renuntare Disconfort fizic/Durere Adaptare

-nerealizare -dureri de cap -miopie

-optiuni/promovare – tensiune la nivelul -suprimare

în cariera ochilor -probleme de

-satisfactie scazuta coordonare

Simptomele directe ale stresului vizual sunt:

tensiunea la nivelul ochilor;

dureri de cap;

dificultăți de focalizare;

miopie;

luarea imaginii;

modificări în percepția culorilor.

Simptomele indirecte pot include:

dureri la nivelul mușchilor și oaselor (gât, umeri, spate);

oboseală fizică excesivă;

eficientă vizuală scăzută în desfășurarea activității .

Tensiunea la nivelul ochilor.

Mulți din cei care folosesc timp îndelungat computerul (mai mult de doua ore pe zi) se plâng de probleme cu vederea.

Comparație între utilizatorii și non-utilizatorii terminalelor video din punct de vedere al problemelor de vedere.

Miopia.

Aceasta ar fi cauzată de condițiile improprii de desfășurare a activității (lumina insuficientă, poziție incorectă etc.) sau este o moștenire genetică. În era computerelor miopia ar putea constitui o forma de adaptare a sistemului vizual la vederea de aproape.

Schimbări în percepția culorilor.

Acestea sunt determinate de urmărirea ecranului în mod constant pentru perioade lungi de timp, alternând cu mutarea privirii asupra fundalului. Privitorul poate percepe culori opuse sau complementare celor care alcătuiesc fondul imaginilor de pe ecran.

Vederea și poziția de lucru.

De foarte multe ori stresul vizual este legat de probleme de poziție. Designul computerului nu ne permite să vedem în același timp tastatura și imaginea pe ecran. Datorită proastei legături dintre activitățile vizuale și cele motorii, ochii sunt supuși stresului.

TVD și stresul.

Stresul resimțit la locul de muncă depinde de tipul activității și de natura individului. Stresul vizual duce la modificări ale ritmului cardiac, ale respirației și alte simptoame de stres. Expunerea excesivă la factori de stres poate avea ca rezultat apariția unor probleme mentale sau sociale grave (anxietate, deprimare, oboseală).

1.2. FACTORI CARE INFLUENTEAZĂ STRESUL VIZUAL

39% pnatatirea condiții lor ergonomice.Mediul de lucru cu co

Este determinat de o serie de factori fizici, cum ar fi:

-iluminatul;

-poziția utilizatorului;

-amplasarea computerului;

-zgomotul;

-calitatea aerului.

Pe lângă aceștia există și aspecte adiacente ale activității care pot contribui la stresul vizual:

-specificul muncii desfășurate;

-planificarea și organizarea acesteia;

-profilul fiziologic și psihologic al utilizatorului;

-eficiența vizuală a operatorului;

-caracteristicile stației de lucru.

Doctorii James Sheedy și Steven Parson, optometrisți la Colegiul de Optometrie al Universitații Berkley, California, au publicat un raport intitulat: Aspecte clinice ale ochiului în cazul utilizării terminalului video-display, în cuprinsul căruia se arată că sarcinile caracteristice utilizării terminalului video solicită ochiul mult mai mult și pot cauza un stres mult mai puternic decât activitățile mai putin solicitante vizual. Îmbunătățirea display-urilor video, a mediului de lucru al stațiilor și a activității proiectării pot reduce cerințele vizuale ale acesteia.

utilizare al TV și care pot avea efect negativ asupra utilizatoinuare.

Culorile.

Caracterele care apar pe ecran pot avea efect hotărâtor asupra confortului vizual. Caracterele negre pe fundal alb asigura confortul vizual maxim. Alte culori preferate pentru caractere sunt: verde, galben și portocaliu. Este bine sa fie evitate cele scrise cu rosu sau cu albastru. Display-urile color sunt mult mai obositoare pentru sistemul vizual decât cele monocrome.

Luminozitatea.

Operatorul trebuie să regleze luminozitatea ecranului și contrastul pentru a obține confortul vizual maxim. Unii utilizatori au declarat că luminozitatea variabilă a ecranului pe parcursul zilei de lucru asigură relaxarea ochilor obosiți.

Tastatura.

În conceperea tastaturii trebuie să se țină seama de anumiți factori:

-dispunerea tastelor;

-dimensiunea acestora;

-unghiul și înălțimea tastaturii;

-rezistența la apăsare;

-culorile folosite pentru diferite funcții ale tastelor.

Tastaturile proiectate neergonomic pot determina dureri ale incheieturilor mâinii ce se pot transforma în incapacități permanente de mișcare. Sunt de preferat tastaturile mobile și folosirea unui wrist pad (suport pentru incheieturi).

Distanța de lucru.

Distanța de la care se privește ecranul monitorului (47-70cm) este mai mare decat distanșa normala pentru citit (30-40), ceea ce duce la creșterea distanței normale de focalizare. Ochelarii speciali pentru computer (lentilele lor echilibrează sistemul vizual, reducând stresul) pot deveni un accesoriu obișnuit al utilizatorului de computer.

Mobilierul și designul locului de munca.

Tipul și designul mobilierului poate influența confortul vizual și general al utilizatorului. Scaunele folosite în lucrul cu echipamentele de calcul trebuie să fie reglabile. Sunt ideale scaunele ergonomice cu spatar reglabil. Computerul trebuie să

fie așezat pe un suport mobil care sa permită reglarea poziției pentru eliminarea strălucirii sau reflexiei.

Temperatura camerei.

Temperaturile extreme pot acționa ca factori indirecți de stres ce afectează concentrarea și performanțele vizuale ale utilizatorilor terminalului video.

Calitatea aerului.

Computerele trebuie plasate în locuri cu umiditate scăzută. Este salutară tendința de a se interzice fumatul la locul de muncă. Aerul inchis poate afecta capacitatea de desfășurare a activității pentru perioade lungi.

Iluminarea incăperii.

Iluminarea în încăperi trebuie să fie de 3 ori mai puternică decât fundalul ecranului. Este de preferat să se foloseasca lămpi de birou în locul iluminării din plafon. Cu căt este mai mic contrastul dintre ecran și mediul înconjurător, cu atât

este mai bine. Astfel se reduce oboseala ochiului care nu mai trebuie sa facă eforturi

de adaptare de la o luminozitate la alta.

Zgomotul.

O data cu trecerea de la mașina de scris la utilizarea computerului, nivelul zgomotului a fost redus simțitor. Surse cauzatoare de zgomot și de distragere a atenției pot fi imprimantele zgomotoase sau celelalte persoane din încăpere.

2. MASURI PENTRU PREVENIREA STRESULUI VIZUAL

a) Terminalul video și poziția nenaturală a ochiilor

Există o mare diferență între poziția naturală a ochilor atunci când citim și poziția nefirească a ochilor atunci când privim ecranul unui calculator. Poziția drept-înainte a operatorilor pe calculator este nenaturală și diferă mult de poziția convențională, adoptată în timpul cititului. Mușchii globului ocular „se luptă” pentru a realiza acel echilibru necesar pentru a fixa și a reține imaginea.

Această stare de permanentă încordare conduce la apariția unor simptome neplăcute, precum oboseala și durerile de cap.

În mod ideal, ecranul unui calculator ar trebui poziționat la circa 10 inch (25,4cm) sub linia orizontala a privirii.

b) Strălucirea emanată de ecranul calculatorului

Într-un birou există numeroase surse care produc strălucire: lămpi impropriu poziționate, tuburi fluorescente, lumina exterioară (lumina zilei), suprafețele cu un grad mare de reflexie și orice obiect iluminat pe care cade lumina).

Suprafața de sticlă a unui ecran de calculator poate avea un grad mare de reflexie. În timp ce ochii operatorului se află pozitionați drept-înainte, ei sunt influențați de sursele externe de iluminare, mai ales de lumina provenită din plafon.

Exista numeroase modalități pentru a reduce strălucirea:

Atașarea la monitorul calculatorului a unor filtre antistrălucire. Filtrele obișnuite sunt realizate din sticlă sau din fibre de plastic. Fiecare tip de filtru are avantajele sale. Ecranele de sticla sunt în general mai bune. În ciuda faptului că

sunt costisitoare și necesită o curătire frecventă, sunt excelente în reducerea strălucirii.

O a doua modalitate vizează poziționarea corectă a ecranului calculatorului. În timpul în care nu utilizăm calculatorul putem poziționa ecranul acestuia în așa fel încât sa nu reflecte în nici un fel lumina.

Iluminarea birourilor. Cercetătorii au remarcat că numeroase birouri sunt improprii pentru utilizarea calculatoarelor din punct de vedere al strălucirii Tradiționalele filtre de lumină plasate pe plafoane și care utilizează tuburile fluorescente sunt adesea o sursă considerabilă de strălucire. Aceste dispozitive pot fi adaptate în așa fel încât să direcționeze lumina în jos, în unghi drept, în loc să o împrăștie în toate direcțiile. Această metodă contribuie la crearea unei ambianțe plăcute și liniștitoare pentru ochi.

Utilizarea unor ochelari speciali pentru lucrul pe calculator. S-a demonstrat ca folosirea acestor ochelari duce la cresterea confortului vizual.

Lentilele ochelarilor obișnuiți nu pot asigura flexibilitatea necesară lucrului cu calculatorul. Lentilele speciale bifocale pentru calculator au porțiunea de sus proiectată pentru urmărirea ecranului, în timp ce partea de jos este realizată pentru a urmări textul scris. Lentilele trifocale sunt și mai specializate, asigurând zone pentru calculator, pentru text și pentru privirea la distanță. Există și lentile noi, cu design modern, care permit modificări gradate ale puterii lentilelor în funcție de variația distanței.

c) Terapia vizuală

Este vorba despre un program special prin care operatorii pe calculator sunt învățați cum să-și folosească ochii într-un mod cât mai corect și cu un minimum de efort. Acest lucru presupune urmarea unui program special ce cuprinde tehnici și proceduri care ajută indivizii să-și îmbunătățească toate aspectele ce țin de sănătatea analizatorului vizual, incluzând coordonarea generală a ochilor, coordonarea mână-ochi, mișcările ochilor și elemente legate de focalizare.

d) Testarea vizuală

Un program recent, care și-a dovedit din plin eficiența în realizarea de teste privind monitorizarea simptomelor stresului vizual este programul Eye-CEE și constă în completarea unui chestionar on-line și în urmarea unor teste de vedere.

Programul iși propune să constate dacă simptomele pe care le acuză operatorii pe calculator sunt generate sau nu de condițiile de mediu.

e) Tehnica celor „3B”

Există numeroase metode pe care le putem urma singuri pentru a reduce stresul vizual. Aceste metode sunt cunoscute sub numele universal de

Tehnica celor 3B(Blink, Breathe,Break).

Blink. Clipitul reprezintă o funcție automată a aparatului vizual, fiind cel mai rapid reflex din organismul uman. în mod normal, un om clipește de circa 15 ori pe minut.Clipitul permite ochilor să se odihnească timp de câteva secunde și

contribuie la curățirea și la umezirea suprafeței globilor oculari, prin urmare la menținerea unei vederi clare.

Breathe (respiratul). Organismul uman este un adevarat sistem, specializat în realizarea schimbului de oxigen și de dioxid de carbon care este emanat în urma actului respirației. Un ritm normal al respirației ne relaxează mușchii, chiar și pe aceia ai aparatului vizual.

Break (pauza). Din cauză intensei concentrări de care dau dovadă operatorii pe calculator, nu este de mirare ca organismul uman are nevoie de pauze de relaxare. Ochii nostri nu au fost construiți pentru a lucra prea multa vreme la distanță mică. Cercetatorul american Anshel Jeffrey a elaborat un program ergonomic pentru relaxarea aparatului vizual, program ce se bazează pe luarea unor pauze.

f) Poziția la locul de muncă.

Situația ideală a lucrului cu calculatorul ar fi cea în care toate condițiile următoare sunt îndeplinite simultan:

Ecranul, documentul și consola se află toate la aceeași distanță de ochii utilizatorului. Suporturile documentelor au posibilitatea să poziționeze documentul la aceeași distanța cu ecranul calculatorului.

Tineți picioarele bine așezate pe pământ atunci când sunteți așezat.

Trunchiul stă drept dar înclinat cu aproape 20 de grade din solduri.

Nu îndoiți mâna din încheietură atunci când tastați. Îndoirea încheieturii poate duce la afecțiuni date de încordare repetată. Asigurați-vă că mâinile nu se sprijină pe o margine ascuțită atunci când tastați.

Mentineți coapsele în poziție orizontală cu picioarele așezate cu talpa pe sol sau pe un suport dacă este nevoie.

Partea de sus a brațului va fi în poziție verticală atunci când folosim terminalul video.

Antebrațul va fi în poziție orizontală sau ușor coborât.

Suprafețele terminalului și/sau ale documentului vor fi la o înălțime astfel încât picioarele să nu atingă partea de dedesubt a mesei.

=== Introducere-final ===

INTRODUCERE

Noile cuceriri ale științei si tehnicii au un impact puternic asupra omenirii, ducând-o spre progres. Au apărut și s-au dezvoltat științe pe cât de necunoscute și nebănuite la început, pe atât de aplicate astăzi, precum: informatica, birotica, ergo-nomia, managementul, marketingul.

În prezent, informatica, prin intermediul calculatoarelor este implicată în orice fel de activitate umană. Birotica restrânge obiectul de studiu al informaticii la nivelul biroului.

Birotica a apărut într-o perioadă de schimbări profunde, ca răspuns la nece-sitatea resimțită de intreprinderi de a prelucra tot mai multă informație și ca o soluție la numeroase probleme ale muncii de birou, propunându-și creșterea performanței activității de birou.

Birotica este ansamblul de tehnici și mijloace tinzând spre automatizarea activității de birou și, în principal, a prelucrării și comunicării cuvântului, textului și imaginii.

Când se discută despre modernizarea muncii în secretariate și birouri, se fo-losește des noțiunea de comunicație birotică, prin care se înțeleg toate acțiunile care au ca obiectiv asigurarea unui sprijin corespunzător tuturor activităților de birou, prin utilizarea unor tehnologii noi.

Am structurat această lucrare în cinci capitole, al căror rezumat voi încerca să-l evidențiez în câteva paragrafe. Dacă în primul capitol am făcut referire la con-ceptul de birotică în general, în cel de-al doilea am încercat să conturez câteva idei privind procesul comunicației, principalele tipuri de comunicații și comunicația la nivelul organizațiilor.

Comunicarea este ceea ce permite stabilirea unei relații între persoane, între obiecte sau între persoane si obiecte. Ea desemnează fie acțiunea de a comunica, fie

rezultatul acestei acțiuni. Ceea ce comunică este fie material (documente, date etc.),

fie imaterial (idei, sentimente). Această transmisie și acest schimb se realizează în principal prin semne (vederea) și prin sunete (auzul), necesitând prezența unui emițător, a unui mesaj și a unui receptor.

Tratarea automatizată a informațiilor în sistemul informațional face obiectul capitolului II.

Conceptul de sistem informațional al organizației poate fi definit astfel: an-samblul datelor, informațiilor, circuitelor și fluxurilor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la fundamentarea, stabi-lirea și realizarea sistemului de obiective al organizației.

Dintre mijloacele de prelucrare a informațiilor, prelucrarea automatizată con-stituie un sistem informațional care joacă un rol de interfață între: sistemul intreprin-derii și mediul social-economic; sistemul decizional și operațional; sistemul de tele-comunicații; sistemul informatic al intreprinderii.

Din punct de vedere al echipamentelor, pentru realizarea aplicațiilor de co-municație birotică pot fi luate în considerare diferite posibilități de soluționare.

Există pentru aceasta o serie de aparate clasice; copiatoare, faxuri, telexuri, telefoane si multe altele. În prezent, în centrul atenției se află folosirea tehnicii com-puterelor (prezentată detaliat în capitolul III). Remarcabilă este și tendința realizării conexiunii dintre această tehnică și tehnicile birotice încă existente (de exemplu, cele telefonice si de fax).

Sistemele de comunicații birotice bazate pe calculatoarele electronice se disting prin noi dimensiuni, importanța fiind dotarea aproape a tuturor locurilor de muncă de birou cu stații de lucru multifuncționale.

În capitolul II am abordat problema legată de tehnicile pentru realizarea co-municațiilor birotice, una dintre cele mai importante fiind Internet-ul. Internet-ul este o rețea internațională de computere care este interconectată cu alte rețele de computere. În general, ceea ce este pe larg denumit Internet, reprezintă, de fapt, doar o parte a Internet-ului, ca de exemplu; World Wide Web, Usenet sau poșta electro-nică. Toate acestea sunt, în esență, aplicații sau servicii rulate pe Internet.

Integrarea sistemelor de comunicație birotică cu Internet-ul s-a realizat în cadrul multor sisteme informatice și caștigă din ce în ce mai mult teren.

În capitolul IV sunt tratate aplicațiile comunicației birotice în activitatea de secretariat. În aproape toate locurile de muncă de secretariat computerele au devenit instrumente standard. Cu ajutorul unor programe utilitare, sarcinile de la locurile de muncă pot fi realizate mai eficient.

Pachetul de programe pentru lucrul în grup (groupware) oferă o sansă reală pentru creșterea eficienței, ușurând de cele mai multe ori și gestiunea comună a da-telor și documentelor. Dialogurile de grup pot fi direcționate pe mari perioade de timp și spații corespunzătoare. Aplicațiile tipice pentru sistemele de conferință sunt serviciile on-line și sprijinirea proceselor de decizie în grup. Din ce în ce mai multe intreprinderi doresc să-și imbunătățească pe viitor procesele de lucru și de afaceri prin introducerea soluțiilor de urmărire a fluxurilor de lucru.

Munca de birou, care în mare parte solicită psihicul și sistemul vizual, este o muncă în care factorii de stres sunt în număr din ce în ce mai mare, iar bolile cau-zate de aceștia afectează tot mai multe persoane.

Din această cauză studiul muncii face apel la ergonomie (abordată în capitolul V), o știință relativ tânără, al cărei scop este creșterea productivității muncii în condițiile reducerii oboselii și a stresului.

CAPITOLUL I

COMUNICATIA ORGANIZATIONALA

CONCEPTUL DE COMUNICARE

Cuvântul “comunicare” face parte din acele noțiuni care posedă o extensie deosebită: comunicarea poate fi umană, animală, vegetală sau mecanică. Dansul albinelor în fața stupului, reacția unui barometru la variațiile atmosferice, țipetele unui nou-născut în fața mamei sale etc. sunt tot atâtea cazuri care au legătura cu un proces de comunicare. Aceasta implică neapărat, după cum se vede, o relație între două entități. La modul general, viața nu există decât grație schimburilor care se stabilesc între elementele constitutive ale corpului și organismelor vii.

Etimologic, comunicarea este acțiunea de “a face comun, a fi în relație cu”(din latinescul communis): se pare că termenul își face apariția pentru prima dată în limba franceză în secolul al XIV-lea, având un sens apropiat de “comuniune”, “împărtășire”, “participare”. Începând din secolul al XVI-lea și mai ales al XVII-lea, el devine sinonim cu “acces”, “trecere”: această nouă accepțiune este legată de dezvoltarea mijloacelor de transport, a drumurilor, a șoselelor și a canalelor (căile de comunicație). În secolul al XIX-lea, datorită dezvoltării instrumentelor moderne de comunicație generate de progresele tehnice (trenul, telegraful, etc.), acest al doilea sens de “transmitere” pare să se impună treptat. Totuși, trebuie să așteptăm a doua jumătate a secolului XX pentru ca acest cuvânt să se aplice într-adevăr mijloacelor de informare de masă cum ar fi industriile presei, ale cinematografului și ale radioteleviziunii.

În acest prim stadiu al analizei, se poate propune o definiție minimă a noțiunii. Comunicarea este ceea ce permite stabilirea unei relați între persoane, între obiecte sau între persoane și obiecte. Ea desemnează fie acțiunea de a comunica, fie rezultatul acestei acțiuni. Ceea ce comunică este fie material (documente, date etc.), fie imaterial (idei, sentimente etc.). Această transmisie și

acest schimb se realizează în principal prin semne (vederea) și prin sunete (auzul), necesitând prezența unui emițător, a unui mesaj și a unui receptor.

Gama largă de semnificații ale termenului explică de ce îl putem utiliza în biologie (comunicarea între celule), în neurologie (comunicarea creierului cu alte organe), în informatică (comunicarea între om și calculator), dar și în lingvistica (comunicarea prin vorbire), în sociologie (comunicarea într-o colectivitate sau într-o societate) și în multe alte discipline.

2. COMUNICATIA LA NIVELUL ORGANIZATIILOR ECONOMICO-SOCIALE

Numeroase definiții date comunicației relevă faptul că, la nivelul unei firme, între centrele generatoare și furnizoare de informații și cele beneficiare se stabilesc multiple legături care facilitează transferul acestora și implicit, derularea proceselor de management si execuție.

Situată la baza coordonării – ca funcție a managementului – comunicarea este un proces de transmitere a informației, sub forma mesajelor simbolice, între două sau mai multe persoane, unele cu statut de emițător, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

La nivelul firmei există numeroase rețele de comunicații – respectiv grupaje de canale de comunicații, regăsite în configurații specifice – care alcătuiesc sistemul de comunicații. Rolul deosebit al comunicării în asigurarea funcționalității și eficacității activităților firmei este generat, în principal, de:

volumul, complexitatea și diversitatea apreciabile ale obiectivelor firmei și subsistemelor sale, datorate impactului variabilelor mediului ambiant național și internațional;

mutațiile profunde intervenite în caracteristicile dimensionale și funcționale ale firmei românești, declanșate de tranziția la economia de piață.

schimbarea și implementarea noului economic, managerial, tehnic și

tehnologic au devenit starea de spirit a organizației, cu consecințe aplicabile asupra complexității și configurației comunicațiilor;

grupurile și modul de concepere și funcționare a acestora, comunicațiile au rolul unor decizii, de a amplifica legăturile dintre componenții grupurilor, de a consolida coeziunea acestora;

activitatea manageriala, modul de structurare a timpului lor de muncă în secvențe care să permită rezolvarea decizională și operațională a problemelor cu care se confruntă domeniul condus. Din acest punct de vedere este unanimă aprecierea conform căreia un manager afectează aproximativ 80% din timpul său pentru a comunica, situație ce justifică multiplele roluri pe care acesta le îndeplinește în cadrul firmei:

un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legatura);

un rol informțional (observator activ, difuzor, purtător de cuvânt)

un rol decizional (întreprinzător, repartitor de resurse, negociator).

3.ABORDARI STINTIFICE ALE PROCESULUI DE COMUNICARE

Comunicațiile și sistemele de comunicații specifice unei firme au constituit obiectul (subiectul) unor ample cercetări, localizate, în principal, în anii ‘40-’50. Axată pe aspecte de natură psihologică și apelând la modalitațile de exprimare preluate din informatică și cibernetice, principalele abordări ale procesului de comunicare pot fi rezumate la următoarele:

A)Schema lui Laswell, ce prezintă, de o manieră foarte simplificată, procesul de comunicare, conceput să raspunda la cinci întrebări: cine?; ce zice?; prin

ce mijloace?; cui?; cu ce efecte?, își are sorgintea în abordarea clasică a școlii comportiste (behavioriste) –schema stimul-răspuns. Comunicarea este “văzută” ca

traseul unui stimul (informație) ce provoacă un răspuns (impactul asupra receptorului).

B)Schema lui Shannon, mult mai complexă decât precedenta, prin aceea că se introduc și se utilizează noțiunile de codificare și decodificare, ce permit explicitarea numeroaselor blocaje ale comunicării.

C)Schema lui Wiener, ce completează precedentele realizări cu feed-back-ul (informația retur) în posesia căruia emițătorul intra, cunoscând astfel maniera de receptare a mesajului comunicației; schema lui Wiener, îmbogățită și prin alte elemente ce țin de complexitatea deosebită a proceselor de comunicare, are următoarea infațișare:

Pe baza acesteia pot fi identificate atât componentele fundamentale ale procesului de comunicare, cât și legăturile dintre ele, facilitându-se sesizarea

impactului produs asupra sistemului informațional și managementului în ansamblul său.

4. TIPOLOGIA COMUNICATIILOR ORGANIZATIONALE

Varietatea comunicațiilor întălnite în cadrul firmei este justificată de existența mai multor criterii de clasificare precum:

canalul de comunicare

comunicații formale, precizate riguros prin intermediul unor acte normative, dispoziții cu caracter intern etc. și concretizate în informații strict necesare pentru executarea proceselor de muncă;

comunicații informale, stabilite spontan între posturi și compartimente și reflectate în informații neoficiale cu caracter personal sau general.

b) direcție (sens)

comunicații verticale descendente se manifestă între manageri și subordonați și se concretizează în transmiterea de decizii, instrucțiuni, regulamente, sarcini, ori în solicitarea de informații cu privire la domeniile conduse. Volumul lor este dependent de stilul de management preponderent autoritar sau participativ.

comunicații verticale ascendente, stabilite între subordonați și manageri, prin intermediul cărora aceștia din urma “intra în posesia” reacției, a modului de receptare de către subordonați a mesajelor transmise “de sus în jos”, pe verticala sistemului de management. Totodată, sunt furnizate informații pertinente cu privire la “starea” domeniilor conduse (realizări, abateri, resurse, etc.).

comunicații orizontale, regăsite între posturi sau compartimente amplasate pe același nivel ierarhic, între care există relații organizatorice de cooperare. Ele vizează conlucrarea, consultarea pentru elaborarea unor situații informaționale complexe ori pentru îndeplinirea unor obiective comune.

comunicații oblice apar, de obicei, între posturi și compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, fără ca între acestea să existe relații de autoritate

de tip ierarhic. Comunicațiile de acest gen îmbracă forma unor indicații metodologice transmise de un post sau un compartiment în legătură cu derularea activităților altor posturi sau compartimente.

c) conținut

comunicații operatorii, utilizate pentru reușita tehnică a sarcinilor circumscrise unor posturi de execuție sau de management. Iau forma explicațiilor, instrucțiunilor etc. necesare pentru exercitarea sarcinilor și realizarea obiectivelor individuale.

comunicații opționale, deșii nu vizează cu prioritate realizarea obiectivelor individuale circumscrise posturilor,sunt foarte importante pentru relațiile dintre salariați. Au rol deosebit asupra creării și menținerii unui climat organizațional și motivațional propice realizării obiectivelor firmei și componentelor sale.

comunicații generale, referitoare la piața firmei, la strategia și politica sa, la punctele sale foarte slabe.

comunicații motivaționale, vehiculate între manageri și executanți în legătură cu funcțiunea de personal (salarii, drepturi și obligații, relații cu sindicatul, posibilități de promovare, administrație etc.).

d) mod de transmitere

comunicații verbale, cele mai frecvente, pun în valoare capacitatea managerilor de a se exprima și de a asculta și “îmbracă”forma unor comunicații individuale sau colective.

comunicații non-verbale, ce dețin aproximativ 70% din mesajele ce se transmit și se primesc într-o conversație, permit perceperea și reprezentarea realității atât vizual, cât și auditiv, kinestetic ori olfactiv (VAKO).

Dacă tipologia comunicațiilor este așa de diversă, tot așa se manifestă și rețelele de comunicații. Acestea se regăsesc în ipostaza de:

a) rețele descentralizate (în „cerc” sau în „lanț”), în care membrii grupului sunt egali;

rețele centralizate (în „Y” sau în „stea”), între membrii grupului existând relații de supra sau suburdonare, deci aceștia sunt inegali.

Rețeaua sub forma de „cerc” corespunde unui stil participativ la management și facilitează comunicații eficiente, în timp ce rețeaua în „lanț” diminuează posibilitățile de comunicare manager-subordonat.

La polul opus se află rețele centralizate, ce corespund stilului autoritar de management și la nivelul cărora comunicațiile sunt mai dificil de realizat.

Rețea in cerc Rețea in lanț Rețea in Y Rețea in stea

5. BARIERE IN PROCESUL DE COMUNICARE

Funcționarea eficace a sistemului de comunicații este adesea influențată de apariția și manifestarea a numeroase bariere, care își au originea în caracteristicile psihologice ale emițătorului și receptorului, în maniera de comunicare, în nevoile, aspirațiile și motivațiile acestora, precum și în caracteristicile situațiilor concrete în care se derulează comunicarea. Așadar, cauzele care generează asemenea bariere sunt legate de emițător, de receptor, de mesaj, de canalul de comunicare, precum și de contextul în care se desfășoară procesul de comunicare.

În opinia majorității specialiștilor, cele mai semnificative bariere comunicaționale sunt:

bariera de limbaj, exprimare

folosirea necorespunzătoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia feței, poziția corpului etc.);

incapacitatea emițătorului de a-ți stăpâni emoțiile în transmiterea mesajului informațional;

aceleași cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

bariere de recepție

tendința de a auzi numai ceea ce ne-am obișnuit să auzim;

ignorarea informațiilor care sunt în dezacord cu ceea ce cunoaștem;

evaluarea subiectivă de către receptor a sursei obiective (emițătorul) de transmitere a mesajului;

recepționarea, în moduri diferite, de către diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiași mesaj.

bariere contextuale

perceperea diferită a mesajelor în funcție de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organizațional etc.).

bariere mixte

discernerea insuficientă a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificație redusă sau nulă.

Aceste bariere declanșază o serie de deficiențe în sistemul de comunicații, între care filtrajul, distorsiunea, supraîncărcarea canalelor de comunicare cu informații inutile sunt cele mai importante.

CAPITOLUL II

COMUNICATIA BIROTICA

CONCEPTUL DE BIROTICA

Unul dintre cele mai importante resorturi ale progresului și reînoirii în soci-etatea noastră, îl constituie pătrunderea informaticii și electronicii în cele mai variate domenii ale vieții științifice, economice și sociale. Prin apariția și răspândirea sistemelor multimedia, care îmbină în mod optim telecomunicațiile, tehnica de calcul și audiovizualul, prelucrarea informației capătă noi dimensiuni, atât calitative, cât și cantitative.

Din punct de vedere calitativ, prelucrarea electronică a informației numerice s-a îmbogățit cu forme noi: texte, documente, grafică, voce și sunet, imagine video. Sub aspect cantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicații, informația digitală a pătruns în activitatea profesională a multor utilizatori de tehnică de calcul, centrul de greutate deplasându-se de la informaticieni spre neinformaticieni, de la instituții spre publicul larg, de la specialiști în informatică spre utilizatori de informatică.

În acest context, informatizarea muncii de birou, care face obiectul disciplinei moderne de birotică, este nu numai necesară, dar și posibilă.

Definirea domeniului biroticii este o problemă pe cât de necesară pe atât de dificilă în contextul actualei revoluții tehnico-științifice, în miezul căreia informatica și telecomunicațiile, producerea și comunicarea informației sunt priorități incontestabile ale acestui proces de înnoire, cu largi aplicații în viața economică, științifică și socială.

Birotica, deși vizează automatizarea activităților administrative și de birou, depășește cadrul tehnic al proceselor administrative și de birou, în care tratarea textelor ocupă un loc important. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicații, cu noile mijloace de stocare și transmitere a informației

audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică și electronică a informației și îndeosebi cu noile tehnici de tratare a textelor, sunetului și imaginii, valente profesionale și economice cu multiple efecte sociale.

În esență, birotica studiază ansamblul activităților de producere, distribuție și exploatare a informației din perspectiva muncii de birou, fără a se substitui disciplinelor învecinate: informatica, telecomunicațiile, etc.

Birotica s-a născut din nevoia integrării mijloacelor și tehnicilor muncii administrative și de birou cu nevoile tehnicii de comunicație și de prelucrare automată a datelor, vizând creșterea performanței și calității muncii de birou în orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece informația constituie obiectul principal al activității de birotică, se impune necesitatea unei clasificări a informației și a proceselor informaționale.

Birotica este un mod de utilizare a calculatoarelor electronice și a devenit posibilă odată cu apariția și răspândirea pe scară largă a calculatoarelor care, prin costul relativ redus și accesibilitatea utilizărilor, au putut ajunge în orice birou, sporind considerabil productivitatea și calitatea muncii administrative.

Ca definiție, birotica este ansamblul de tehnici și mijloace tinzând spre automatizarea muncii de birou și în principal a prelucrării și comunicării cuvântului, textului și imaginii.(Humbert Lesca, Jean-Louis Peaucelle-Elements d’informatique applique a la gestion, Edition Dalloz, Paris, 1988, p.287)

Birotica reprezintă, după Phillipe Vuitton și Michel Desaigne, un ansamblu de tehnici pentru informații și comunicații între organizații. Ele fac apel la tehnicile informaticii și comunicațiilor de date și asigura mijloace electronice, funcții de clasare și ordonare, organizarea în pagină a textelor, pregătirea documentelor, a corespondenței electronice, analiza și simulare, interogare și consultare la distanța, vizualizare grafică și alte funcții de gestiune a datelor; pentru realizarea acestor funcții se pot utiliza diferite tehnici și procedee.

Denumirea acestui domeniu a fost introdusă în limba franceză de E. Berger, L. Nauges, după Convenția Informatică din anul 1976, pentru a traduce expresia

activităților de birou: bureautique-bureau automatique. Din însăși etimologia cuvântului rezultă că domeniul său principal îl constituie biroul, iar obiectivul său îl reprezintă automatizarea acestuia prin utilizarea tehnicii electronice și informatice de prelucrare, memorare și transmitere a informației.

2.INFORMATIZAREA MUNCII DE BIROU

Pentru definirea exactă a conceptului de birotică e necesară sublinierea particularităților și tendințelor muncii de birou, indiferent de conținutul său economico-social.

Astfel, o primă particularitate a muncii de birou o constituie predominanța proceselor informaționale și decizionale. Materia primă a oricărei activități de birou o constituie informația care, în urma unor procese de analiză și elaborare de variante, oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem sau organizație economico-socială. O altă particularitate a activității de birou o reprezintă ponderea mare pe care o ocupă comunicarea de informații și decizii. Comunicarea se poate realiza în două moduri:

comunicarea orală, realizată prin dialog direct, prin convorbiri în grupuri de diferite mărimi, convorbiri la distanța, mediate de rețele de telecomunicații sau convorbiri între birourile aceleiași organizații mediate de rețele de telecomunicații interfonice sau telefonice;

comunicarea scrisă cunoaște o mare varietate de forme și modalități, în funcție de suportul fizic al comunicării (documente clasice, legislație, acte decizionale ale conducerii, rapoarte asupra activităților desfășurate sau controlate, cereri, solicitări, sesizări, contracte, documente de plan, întregul sistem de documente de evidență contabilă, fiscală sau socială, schițe, planuri, desene de specialitate, imagini pe suport de hârtie sau pe film, microfilm).

Dezvoltarea informaticii în general, a noilor tehnologii de prelucrare a informației, în special, au făcut ca munca, în conținutul și natura sa, să se schimbe, să evolueze. Creșterea ponderii activităților cu conținut informațional și de birou, în raport cu activitățile tehnic-industriale, produce în societățile puternic informatizate reducerea simțitoare a diferențelor dintre munca fizică și cea intelectuală, de natură informațional-decizională, în favoarea acesteia din urmă.

Astfel, prin introducerea tehnicii electronice și informatice de birou, {ceea ce definește esența biroticii} funcționarul devine utilizator curent al sistemelor informatice de birou prin accesul direct la utilizarea microcalculatoarelor și mijloacelor moderne de comunicare și telecomunicații.

Informatizarea muncii de birou își propune să faciliteze comunicarea orală și scrisă din activitatea de birou, procesarea informației orale și scrise, memorarea și arhivarea acesteia cu importanțe economice și sociale, cum sunt:

eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia;

eliminarea efortului fizic și intelectual solicitat de scrierea și transcrierea manuală a informațiilor;

eliminarea efortului uman solicitat de lectura și controlul exactității documentelor primite sau emise;

reducerea timpului de recepție, prelucrarea și transmiterea informațiilor orale sau scrise din activitatea administrativă;

creșterea exactității proceselor informaționale, a capacității de memorare și a vitezei de regăsire a informației;

creșterea, fără precedent, a calității și productivității muncii administrative;

scăderea considerabilă a costului informației și deciziei;

Activitățile conțin multă rutină, proceduri care se pot automatiza. Luarea deciziei întărzie dacă datele semnificative sunt dificil de prelucrat în timp util și, din această cauză, profitul va fi de cele mai multe ori diminuat.

Utilizarea echipamentelor de birou duce la:

creșterea eficienței în operațiunile specializate de prelucrare a informațiilor de birou;

mărirea operativității în luarea deciziilor în timp real a agenției angajate în activități concurențiale;

cunoașterea, la nivel general, a arsenalului reprezentativ de echipamente (hardware) și aplicații (software) utile în automatizarea activităților de birou.

În birotică intră orice echipament care contribuie la îmbunătățirea circulației informației în activitățile de birou și care facilitează comunicarea personalului cu lumea exterioară informațională.

Se crede că pachetele de prelucrare a textelor vor conduce la înlocuirea mașinilor de scris clasice, neelectronice. În schimb, există astăzi felurite mașini de scris care posedă facilități pentru reținerea în propria memorie locală a unui număr de pagini și a unor posibilități de editare sau redactare. Ele fac uneori oficiul unui PC dedicat pentru aplicația de procesare a textului.

Marile beneficii ale biroticii sunt următoarele:

tratarea mai unitară a datelor, care sunt păstrate într-un mod mai puțin redondant și chiar într-o manieră distribuită, deci mult mai sigură;

circulația mai rapidă și mai securizată a datelor între birou și alți agenți economici ce folosesc echipamente și canale de comunicație digitalizate tot mai mult.

Echipamentele pe care urmează să le instaleze un agent economic trebuie să conducă în final la:

îmbunătățirea modalității de preparare a documentelor;

reducerea duratei de regăsire a informației în ideea luării deciziei “în timp util”;

înlocuirea curierului cu circulația mult mai rapidă și mult mai securizată a informației cu diferite grade de confidențialitate;

comunicarea cu clienți mult mai facilitată prin intermediul aparaturii de teletransmisie.

Ce nu a putut până în prezent realiza automatizarea lucrărilor de birou a fost reducerea volumului de hârtie. Mulți manageri ai oficiilor preferă să automatizeze o mică parte din lucrări. La apariția unui nou model de PC se preferă cumpărarea acestuia, ceea ce este bine. Partea rea o constituie faptul că acel manager își propune să folosească acest nou echipament în același mod, deși puterea să prin software-ul care poate fi rulat pe el, îi oferă posibilități mult îmbunătățite. La fel procedează și în cazul unui copiator mai rapid sau unui model de imprimantă mai sofisticat, în loc să treacă în mod hotărât la completa automatizare a oficiului.

3. PROCESE INFORMATIONALE

Utilizarea pe scară largă a informației și a sistemelor moderne de tratare electronică a acesteia a condus la existența unei largi game de prelucrări electronice ale informației, generând chiar o tipologie a acestor procese informaționale.

Clasificarea proceselor informaționale se poate realiza după mai multe criterii, dar cel mai util criteriu pentru circumscrierea domeniului de studiu al biroticii îl constituie natutra informației prelucrate.

În raport cu natura lor specifică, informațiile se procesează diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaționale:

a) procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informației numerice după reguli matematice și logice și este larg răspândită în activitățile care solicită un mare volum de calcule, situații și rapoarte : economie, proiectare, management, statistică etc.

Prelucrarea datelor în sistemele informatice se realizează în mod diferit în funcție de modul de organizare al acestora în colecții de date.

Datele organizate sub forma fișierelor de date se procesează cu ajutorul unor programe de firmă, denumite interpretoare sau compilatoare care diferă în funcție de

limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL SI PASCAL.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe numite sisteme de gestiune a bazelor de date din care mai răspândite sunt: dBASE, FOXPRO și RAPADOX.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucrează fie folosind pachete de soft specializate, cum sunt procesoarele de tabele LOTUS 1-2-3,EXCEL, fie folosind funcțiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilități integrate, de tratare a informației (texte, tabele, baze de date, grafica) cum sunt sistemele WORKS, OPEN, ACCES.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezintă un interes deosebit datorită ușurinței cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele și a îmbinării procesării datelor cu procesarea de texte în cadrul foii de calcul electronic.

procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operații specifice lucrului cu texte. Obiectul procesării, textul, structurat în pagini, paragrafe, fraze și

cuvinte, este supus unor operații vizând forma caracterelor și mărimea acestora, forma și mărimea paginii, modul de așezare a textului în pagină.

Procesarea textelor presupune de asemenea, operații lingvistice, cum sunt despărțirea automată a cuvintelor în silabe, controlul gramatical, lexical și ortografic al textului analizat. În urma acestor operații rezultă un document de tip text care poate fi consultat prin afișare pe ecran ori imprimat pe hârtie sau microfilm în vederea arhivării.

Procesarea textelor se realizează fie cu programe specializate, cum sunt procesoarele de texte WORDSTAR, WORD, WORD PERFECT, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă destinație principală, spre

exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) și ale sistemelor integrate (WORKS).

c) procesarea documentelor reprezintă un mod de utilizare modern și eficient a tehnicilor informatice și electronice în vederea receptării, memorării și prelucrării grafice a imaginilor conținute în documente. Un document poate conține informații provenite din surse diverse: situații și rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente conținând texte obținute în urma procesării textelor, tabele și reprezentări grafice realizate de un procesor de tabele, schițe și desene tehnince, grafică tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini și fotografii scanate.

Procesarea informației vizuale, organizata sub forma documentelor, se realizeaza de catre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, COREL DRAW) sau de către funcții specializate ale procesoarelor de texte sau tabele. Documentele astfel procesate se memoreaza pe suporturi tehnice de date avand o anumita organizare, pentru a putea fi apoi usor refolosite, consultate la terminal, imprimate pe hartie sau microfilm, comunicate la distanta sau introduse intr-un nou proces de prelucrare grafica.

d) procesarea de imagini (imagini în miscare) completeaza gama posibilitaților oferite de celelalte genuri de tratare a informației și constituie una din realizările cele mai moderne ale electronicii și informației. Informația vizuală, dinamică, este rezultatul afișării și perceperii unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă), generând privitorului senzația vizuală de mișcare. Sursele de informație video (imagini în miscare)sunt diverse: realitatea surprinsă de tehnici de filmat (camera de luat vederi alb-negru și color), imagini transmise (analog sau digital), prin sistemele de comunicare video de natură profesională precum și imagine (animație profesională, filme de specialitate), realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice și logice. În mod curent,

prelucrarea informației vizuale este însoțita și de prelucrarea informației sonore, după cum imaginea este însoțită de sunet sau voce umană.

e) procesarea sunetului îmbracă forme diferite, de la vocea umană (mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferințe) la sunete obținute prin sinteza electronică, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informație sonora sau auditivă, percepută analogic și convertită în formă digitală, oferă materia primă ce urmează a fi procesată digital cu ajutorul unor echipamente și programe specializate în tratarea informației sonore, cum este sistemul Sound Blaster care poate funcționa cuplat la orice calculator personal. Se realizează în acest mod o interfață acustică a sistemului informatic cu sistemele audio analogice.

4. TEHNOLOGII PENTRU REALIZAREA COMUNICATIILOR BIROTICE

4.1 TEHNOLOGIA CLIENT/SERVER

Aplicațiile comunicației birotice se realizează în prezent în așa-numitul mediu client/server, adică clienților -utilizatorilor finali li se pun la dispoziție prestațiile centrale de către servere. Fiecare computer al unui loc de muncă, conectat în rețea, este subordonat unui server. Pe aceste servere se gestionează centralizat toate datele și programele. Pentru accesul la resursele centrale, fiecărui utilizator i se conferă drepturile corespunzătoare. Componentele logice ale aplicațiilor și anume:

logica aplicației (prelucrarea propriu-zisă);

gestiunea datelor și a documentelor;

prezentarea (transpunerea grafică a informației pe ecran), sunt impărțite într-un mod specific între client și server.

Conceptele client/server sunt deosebit de adecvate soluțiilor pentru comunicațiile birotice, pentru că aici este vorba de aplicații care:

preiau informații din diverse surse (server);

constau din componente legate de sarcini, care sprijină fluxurile individuale de lucru ale utilizatorilor (clienților) ca și din alte componente, legate de

date și funcții, care garantează punerea la dispoziție a datelor, funcțiilor și a altor resurse(servere);

Gestiunea datelor în cadrul unui sistem de comunicații birotice va fi preluată în mod rațional de un modul server, în timp ce nivelul de utilizare se realizează la client, prin ghidarea cu meniuri, evaluări grafice etc.

INTERNET-UL CA PLATFORMA DE BAZA

Integrarea sistemelor de comunicație birotică cu Internet-ul s-a realizat deja în cadrul multor sisteme informatice și câstigă din ce în ce mai mult teren.

Internet-ul a schimbat deja enorm lumea inteprinderilor și o va face pe viitor într-un mod și mai radical. Astfel tranzacțiile de afaceri și procesele de comunicație ale firmelor se realizează tot mai mult sub noi forme. Acest fapt are desigur consecințe enorme pentru organizarea firmelor și pentru cerințele față de angajații intreprinderilor și administrațiilor.

În principiu, Internet-ul și Intranet-ul (Internet-ul folosit ca rețea internă de firmă) aduc cu sine numeroase provocări față de strategia tehnologiei informaționale. Tehnologiile Internet/ Intranet au potențialul de a putea învinge limitele sistemice existente, putând să fie instalate și ulterior pentru aproape toate calculatoarele electronice și platformele de sistem; ele se pot integra într-un mod nebănuit anterior.

Internet-ul se poate defini ca o rețea de calculatoare ce folosesc un protocol de comunicare comun (Internet Protocol sau IP). Fiecare utilizator de Internet este conectat la un server local, care poate fi gestionat fie de un provider (în acest caz este necesar un abonament), fie de o universitate, o instituție sau o firmă. Acest server este legat la alte servere prin rețele publice sau particulare, ele însele legate unele de altele. Ca urmare a acestei organizări, accesul la un calculator de pe Internet permite, din aproape în aproape, accesul la ansamblul celorlalte calculatoare.

Internet-ul oferă cinci tipuri de aplicații:

Consultarea de informații sub forma de texte, fotografii, scurte secvențe video sau sunete. După natura lor aceste informații se prezintă în forme deosebite (de exemplu, FTP, Gopher, Web pentru texte; MPEG pentru imagini animate).

Mesageria poate avea mai multe forme: poșta electronică de la persoană la persoană (e-mail), grupurile de discuții (newsgroup) pe diverse teme, serviciile de dialog în direct (Internet Relay Chat).

Serviciile tranzacționale cu ajutorul cărora este posibil să comanzi un produs, în general dând numărul cărții de credit personale.

Accesul la calculatoare depărtate: aplicația Telnet, cu ajutorul căreia un utilizator se poate conecta la un calculator mai puternic, ca și cum calculatorul său nu ar fi decât un simplu terminal – de exemplu, pentru a face calcule complexe sau pentru a lucra paralel cu alți utilizatori.

Editarea și difuzarea de informații: utilizatorii Internet-ului pot să editeze și să pună la dispoziția celorlalți utilizatori texte, sunete, imagini, creându-și pagini personale.

Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. Acesta realizează integrarea diferitelor servicii la același nivel și dispune de capacitatea de a genera și de a utiliza documente hiper-media. Astfel, o publicație poate fi oferită în mod simplu cu acoperirea mondială prin World Wide Web(prescurtat WWW), putându-se apela sunetele, vorbirea, muzică, imaginile color, animațiile, videoclipurile și textele, toate conectate hiper-medial. Pe de altă parte, prin intermediul WWW informațiile pot fi apelate interactiv și direcționat.

Se pot avea în vedere următoarele caracteristici ale WWW:

pentru a fi prezent în Internet se instalează un așa numit Web-Site pe un Web-Server. Acesta din urmă este un computer conectat la Internet;

un site Web tipic constă dintr-o Home page (pagina-antet), din pagina de start și dintr-un număr oarecare de alte pagini (pages), cu diferite conținuturi;

limbajul tuturor documentelor Web se numește HTML (Hyper Text Markup Language –limbajul de markare al hiper- textului);

Web-Browser (navigatoare Web) sunt programe care permit redarea paginilor Web pe computere și navigarea în Web:

navigarea în WWW se face prin Hyperlinks (hiper-legături) și cu etichete pe care se poate executa clic cu mouse-ul. Prin hiper-legaturi se înteleg porțiuni de text pe fond colorat din paginile Web, care conțin adresele altor pagini Web. Ajunge un clic cu mouse-ul pe acestea pentru a ajunge la alte pagini.

CAPITOLUL III

COMUNICATIA BIROTICA în MODERNIZAREA ACTIVITAȚII DE SECRETARIAT

1.TRANSE INFORMATIONALE și COMUNICATIONALE ÎN ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Tehnica utilizării computerelor nu mai poate fi disociată de birouri. Programele de prelucrare a textelor, de calcul tabelar și cele grafice au devenit de la sine înțelese, cerințe de profesionalizare și noile versiuni solicitând o permanentă adaptare. Utilizarea doar izolată a acestor programe nu este suficientă pentru a face față cerințelor practice, prezente și viitoare, fiind necesară folosirea complementară a pachetelor de programe și a rețelelor de computere, ca și a formelor moderne de comunicare birotică.

Când se discută de modernizarea muncii în secretariate și birouri, se folosește des noțiunea de comunicație birotică. Prin aceasta se întețeg toate acțiunile care au ca obiectiv asigurarea unui sprijin corespunzător tuturor activităților de birou, prin utilizarea unor noi tehnologii. Comunicația birotică a avut în ulimul timp o evoluție extrem de rapidă prin apariția unor noi medii. O dată cu evoluția spre computerele multi-media, conectarea acestora în rețelele locale și publice, ca și prin tehnologia Internet-ului s-a creat posibilitatea ca tehnologii odinioară separate (telefonia, tehnologia informatică, cea a comunicațiilor, prelucrarea imaginilor etc.) să fie interconectate și să deschidă domenii noi de aplicații, care au o însemnătate deosebită și în birourile secretarelor.

În realizarea soluțiilor de comunicare birotică joacă un rol deosebit infrastructura tehnologică informatică și conlucrarea componentelor tehnice, în prezent cristalizându-se următoarele tendințe:

Sistemele client/server formează platforme. într-un mediu client/server, clienții (computerele de la locul de muncă) comunică cu modulele server centrale (sistemele de computere centrale). Clienții preiau comanda aplicațiilor, efectuează anumite etape de prelucrare și transmit, dacă este necesar, cereri: de pildă solicită pregătirea anumitor date și documente. Componența de infrastructură a sistemelor de programe (software) client/server transmite aceste cereri server-elor corespunzătoare. Acestea execută comenzile și transmit răspunsurile, care ajung ulterior la clientul solicitant.

Gestiunea distribuită a datelor și a documentelor este indispensabilă. Memorarea datelor și a documentelor se poate efectua atât centralizat, cât și descentralizat. Sistemele de comunicație birotică oferă posibilitatea accesului direcționat la materialul informațional arhivat centralizat.

Comunicația sistemelor este posibilă atât prin intermediul echipamentelor (hardware), cât și prin cel al sistemelor de programe (software). Întrucât procesele de muncă (mai ales în secretariat) decurg în mod tipic prin implicarea mai multor persoane, ca și prin comunicarea cu furnizorii, clienții și restul mediului, componența comunicațională caștigă multă importanță. Această comunicație este posibilă indiferent de felul sistemelor de computere instalate.

Deservirea aplicațiilor este în continuare simplificată și standardizată. Concepțiile moderne privitoare la deservire și la formele de dialogare pot contribui substanțial la mărirea gradului de adaptare la necesitățiile utilizatorilor și la facilitarea deservirii soluționării aplicațiilor bazate pe calculatoarele electronice. Tocmai în ultimul timp au apărut aici progrese importante: multi-media, hiper-media și prelucrarea vocală.

Secretariatul este tot mai mult într-o centrală de comunicație a informațiilor, unde acestea converg din toate părțile intreprinderii și din exterior. Munca modernă de secretariat se caracterizează prin prelucrarea, memorarea și transmiterea informațiilor de diferite feluri: date, texte, grafice, imagini și vorbire, rezultatele muncii fiind,de regulă, documentele. Pe langă cele compuse numai din text sau

configurații de numere, apar din ce în ce mai multe documente mixte. Întrucât elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop în sine, este importantă distribuirea acestora la destinatari.

Munca de secretariat poate avea succes în prezent numai dacă există posibilitatea utilizării eficiente a cunoștințelor interne și externe și cea a prelucrării și distribuirii direcționate a acestora, atunci munca de secretariat și cea de asistență managerială sunt încununate de succes. De aceea este atât de importantă gestiunea profesională a informațiilor în secretariat și ameliorarea proceselor informaționale și comunicaționale, folosindu-se tehnica modernă de comunicație birotică.

Următoarea trecere în revista conferă orientarea privind desfășurarea generală a proceselor informaționale și comunicaționale, reprezentarea grafică, împărțirea în două moduri a proceselor de muncă din birouri și secretariate:

-dobândirea, prelucrarea și memorarea informațiilor reprezintă așa-numitele procese inforționale;

schimbul de informații în interiorul firmelor și între organizații, în scopul realizării sarcinilor, este denumit comunicație. Procesele comunicaționale cuprind fazele de predare, transmitere și primire a informațiilor.

Experiența practică arată că: procurarea, culegerea, valorificarea și transmiterea direcționată a informțiilor reprezintă o sarcină centrală a muncii moderne de secretariat. Legat de acestea, pot fi subliniate în esența urmatoarele obiective globale pentru optimizarea proceselor informționale și comunicaționale:

modul simplu de preluare și întreținere a informțiilor pentru toate tipurile de informații (documente, date structurate, termene etc.);

imbunătațirea calității informațiilor prin punerea la dispoziție a tuturor informațiilor necesare și existente;

scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere și așteptare, ca și prin scurtarea duratelor de prelucrare;

accelerarea cautării informațiilor prin instrumente adecvate (bănci de date pentru căutarea direcționată și structurată, sisteme de gestiune a documentelor

pentru posibilitățile de accesare a documentelor arhivate după conținutul acestora, posibilitatea căutării în hiper-text);

reutilizare direcționată a informațiilor (de pildă, pentru evaluări, redactarea de scrisori în serie);

calitatea mai înaltă a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date și prin asigurarea actualității documentelor/datelor folosite.

ECHIPAMENTE DE BIROU

2.1 PROCESOARELE DE TEXTE

Posedând funcții suplimetare, posibilitate de memorare superioară și ecrane tip LCD ce permit afișarea simultană a mai multor rânduri, procesoarele de texte pot suplini cu succes PC-urile în activitățile de birotică generală. Prin dischetele 3,5” posibilitatea de memorare devine practic nelimitată și crește gradul de compatibilitate și conectivitate la calculatoare.

La prețuri destul de accesibile, procesoarele de texte pot constitui astfel o alternativă pentru multe firme sau birouri care nu au încă posibilitatea de achiziționare a unor echipamente informatice, permițând elaborarea facilă a unor documente estetice și profesionale.

2.2 INTEGRAREA PRODUSELOR DE BIROU SI

REALIZAREA DE DOCUMENTE INTEGRATE

Dacă modul de funcționare al unor mașini ca imprimanta, scanner-ul, fax-ul, telefax-ul este cunoscut celor mai mulți dintre noi, mai puțin cunoscut este faptul că există tehnologii care reunesc într-o singură mașină toate aceste funcții și care prezintă în plus alte facilităti. Producătorii de software și hardware din lumea întreagă își îndreaptă deja atenția asupra unor tehnologii digitale:crearea; prelucrarea și transmiterea informațiilor.

După ce PC-urile au fost introduse și după ce rețelele locale de calculatoare s-au răspândit tot mai mult, a apărut ideea biroului fără hârtie. Dar atâta timp cât cele mai multe activități dintr-un birou presupun folosirea hârtiei, ideea pare nerealistă. Micrograficele digitalizate îmbrățișază ideea eliminării hârtiei, și vor deveni o componentă integrală a documentului de management.

Un produs integrat de birou este o mașină care deține imprimantă laser, fax, scanner, copiator cu toate facilitățile și de dimensiuni cât mai reduse.

Caracteristicile standard sunt: o rezoluție de 400 pct./inch pentru aplicații cu imprimanta, 256 de gradații pentru culori, viteză de copiere de 30 de pagini pe

minut, controlul expunerii, reductor de magnetism și două casete de hârtie de 500 de pagini capacitate. La acestea se vor adăuga opțional un disc optic pentru încărcarea

și stocarea sistemului și o unitate automată de copiere de 50 de pagini. Nu înseamnă că mașina ocupă spații relativ mici, ceea ce ar face-o unică, dar compactările sale sunt un mare avantaj pentru birourile mici.

Această tehnologie apăruta permite utilizatorilor să creeze, să prelucreze și să transmită informații într-un flux digital uniform, continuu. Interfața și software-ul special permit îmbinarea electronică a telefonului, procesorului vocal, poștei și a imaginilor video.

Un birou „integrat” permite utilizatorilor să creeze documente, să producă copii pentru distribuire în interior, să le plaseze într-o rețea locală de comunicații sau într-o rețea largă de comunicații, fără a folosi fax-ul și, în final, să le înregistreze pentru referiri viitoare.

2.3 ECHIPAMENTE și INSTALAȚII TELEFONICE

Callmaker (dispozitiv de formare a numărului) – servește formării automate a numerelor selectate anterior și stocate în memorie.

Telefon fără fir – un telefon care poate fi purtat de utilizator oriunde, pe raza unei distanțe date față de ansamblul de bază. Funcționează prin radio transmisie între

receptorul fără fir și ansamblul de bază, iar alimentarea receptorului este asigurată de baterii care sunt reâncărcate ori de câte ori receptorul este așezat pe ansamblul de bază.

Telefon cu difuzor – un dispozitiv care permite utilizatorului să dea și să primească telefoane fără să țină receptorul. Este util și pentru conferințe cu participare restrânsă, deoarece persoanele prezente pot auzi ceea ce spune cel care a chemat, iar cele care participă la conferință pot răspunde.

Telefon mobil – un mijloc de a comunica rapid cu colegii și clienții când aceștia se deplasează. Radio telefoanele acționate cu baterii cu două căi pot fi folosite pentru a lua legătura cu alte persone care au regim de circuit închis; existența telefoanelor celulare a extins zona de acoperire prin montarea “celulelor” fiecare cu propriul său transmițător, în diferite părți ale țării.

Telefonul celular – permite utilizatorului să telefoneze la un număr de telefon obișnuit sau la alt utilizator de telefon celular. Există trei tipuri de telefoane celulare:

Mobil – instalat permanent în masină;

Portabil- poate fi folosit în orice situație și este alimentat la baterii;

Transportabil – poate fi folosit în sau afara unei mașini, fiind alimentat de o baterie reincărcabilă.

Pager – un dispozitiv pentru contactarea persoanelor care se află la distanță de birourile lor, folosind o sonerie ce le anunță că sunt chemate la telefon sau care folosește un sistem de convorbire cu două căi. Message Master este un radio –pager alfa numeric acționat cu baterii, având capacitatea de a afișa mesaje scrise de până la 70 de caractere.

Tablouri de comanda/ distribuție – un sistem care permite apelurilor de intrare să fie primite pe un tablou de comandă și dirijate prin intermediul unui operator spre diferite derivații. Apelurile exterioare pot fi făcute si de la panoul de distribuție, deși este normal ca aceste apeluri să se facă de la interioare. Panourile de distribuție ale centralelor telefonice particulare moderne sau sistemele de conectare apel, așa sunt numite uneori, încorporează o tehnologie de microprocessor și sunt

acționate electronic pentru a asigura legături rapide și eficiente de comunicație, atât în interiorul organizației, cât și în exterior. Instalațiile furnizate de centralele digitale pot cuprinde:

Convorbiri interne și exterioare de la toate terminalele – se face distincția între cele interne și cele externe, prin semnale diferite de sonerie, iar convorbirile se pot face prin apăsare de buton;

O memorie stochează ultimul număr chemat și va reconecta persoana care cheamă prin apăsarea unui buton, ceea ce elimină formarea repetată a numerelor care au prezentat semnalul de ocupat;

Folosirea repertoarelor – formarea automată dintr-o carte de tefefon a numerelor stocate, care sunt folosite frecvent;

Soneria de reapel la eliberare – de la un număr ocupat se ia legătura cu cel care a chemat, după ce s-a încheiat convorbirea în curs;

O convorbire rămâne “pe fir” în timp ce utilizatorul cere informații sunând alt număr sau transferând convorbirea la alt interior.

Teleconferințele se pot aranja cu cațiva utilizatori de extensii;

Se poate permite terminalelor selectate să întrerupă convorbirile pentru a transmite mesaje urgente;

Apelurile de intrare sunt plasate automat într-un sistem de așteptare, astfel încât operatorul să le poată răspunde în ordine;

Prin conectarea la un echipament de înregistrare toate apelurile pot fi înregistrate, asigurând o imprimare a numerelor formate și a interioarelor de unde s-a sunat;

Sistem de a reaminti întalnirile- centrala cheamă atunci când e momentul ca cineva să plece la o întânire;

Dirijare convorbire – apelurile de intrare sunt transferate la un alt număr;

Afisajul cu cristale lichide de pe panoul de distribuție prezintă ora, data, numărul format, interiorul cerut sau un mesaj de la un interior;

Robot telefonic – dispozitiv folosit pentru a răspunde la telefon, prezentând un mesaj preînregistrat și înregistrând mesajul primit.

Telex – serviciu principal de comunicare prin teleimprimator. Asigură un mijloc rapid de comunicare sub forma imprimată între abonați, combinând viteza telefonului cu impactul de care se bucură cuvântul tipărit. Copia imprimată a mesajului este produsă de teleimprimatoare existente atât la abonații care trimit, cât și la cei care primesc mesajul. Serviciul este disponibil zi și noapte, iar mesajele pot fi transmise la un abonat chiar în lista operatorului, cu condiția ca teleimprimatorul său sa fie cuplat.

Exista o taxă standard pentru asigurarea echipamentului necesar și pentru închirierea liniei de la centrala telex. Taxele sunt percepute în funcție de distanța

dintre centrele telex ale abonaților care cheamă fată de cei chemați și de durata transmiterii mesajului.

Teleimprimatoarele electronice moderne folosesc microprocesoare care au ”memorii”,astfel încât mesajele telex pot fi stocate și transmise automat cu viteze

foarte mari când e necesar. Dacă numărul chemat este ocupat, teleimprimatorul electronic va face încercări suplimentare; același mesaj poate fi transmis la mai multe destinații. Alte instalații includ editarea mesajului (similar cu un procesor de cuvinte) prin care operatorii pot introduce, corecta sau șterge părți ale unui mesaj, iar textul poate fi rearanjat.

Teleimprimatorul are un ecran cu afișaj vizual. mesajele de ieșire sunt dactilografiate într-o memorie electronică și prezentate operatorului pe ecran, în timp ce teleimprimatorul continuă să primească mesajele de intrare sau să transmită alte mesaje de ieșire. Copiile mesajelor transmise sunt produse pe imprimanta teleimprimatorului.

Când se folosește dispozitivul ”casuței vocale”, mesajele telex pot fi transmise direct de la o mașină de scris electronică, procesor de cuvinte sau computer, oferind acces mai multor persoane la comunicațiile telex. Mesajele

primite pot fi citite pe un ecran VDU sau imprimate pe o mașină de scris electronică sau pe o imprimantă.

Fax (telegrafie faximil)-echipament care folosește rețeaua telefonică pentru a transmite, în decurs de câteva minute, orice formă de material imprimat, dactilografiat sau scris de mană, desene sau scheme și fotografii de la o localitate în alta în aceeați țara sau în strainătate. Copiile documentelor pot fi transmise la orice distanța cu precizie maximă, prin combinarea vitezei telefonului cu facilitatea de reproducere a copiatorului de birou.

Teletext-un mijloc de a transmite textul sau datele direct de la sursă si un procesor de cuvinte sau computer asigurând un sistem de poștă electronică, fără a utiliza serviciul poștal. Este o rețea electronică de comunicații internationale proiectată în mod special pentru utilizarea cu mașini automate de procesare a textelor, eliminând astfel necesitatea de a transforma semnalele digitale în formă de bandă perforată. Teletextul este de peste 50 de ori mai rapid decât telexul, poate reproduce caractere majuscule și toate simbolurile unei tastaturi standard de masină de scris, iar imprimările sale sunt identice cu un exemplar de scrisoare procesată, de calitate superioară.

Copiile pot fi stocate electronic pe dischete sau imprimate în sistem de ”copie hard” pentru fisier normal.

FOLOSIREA INTERNET-ULUI în SECRETARIAT

Pentru tot mai multe secretariate accesul public la Internet va deveni pe viitor un lucru de la sine înteles. Posibilitățile de utilizare indică ce potențial posedă Internet-ul și pentru munca asistentelor manageriale.

Posibilitățile de aplicare sunt deja multiple în present, paleta sa extinzându-se de la serviciile informaționale, la prestările de servicii și până la tele-cumpărături. în general, accesul la Internet este interesant pentru mulți utilizatori pentru că oferă informarea și comunicarea globală.

Potentiale de utilizare a Internet-ului

Pentru a putea lucra pe Internet trebuie îndeplinite condițiile prealabile pentru acces. Dotarea minimă pentru conectarea la Internet este un computer cu capabilitate de comunicare. Pe lângă telefon și computer – care se găsesc în present la fiecare loc de muncă de secretariat – în forma cea mai simplă de utilizare este suficientă conexiunea prin modem. Pentru a putea rula aplicații extinse, trebuie să existe capabilitatea multi-media.

Accesul la Internet-ul propriu-zis este posibil prin intermediul așa-numiților Provider (furnizori) sau prin serviciile on-line. Pentru a putea folosi unul din serviciile on-line, pe langă dotarea cu echipamente (modem sau ISDN) mai este nevoie și de pachete de programe corespunzătoare pentru acces. De regulă, acestea sunt puse la dispoziție de ofertanți, după abonare.

Pachetele speciale de programe de acces sunt indispensabile pentru lucrul pe Internet. Doar prin intermediul unui program special de afisare -Browser

(navigator) – este posibilă afișarea conținutului Internet-ului. în fruntea pieței de programe de navigare se află cel numit Netscape Navigator.

Pentru a introduce documente proprii în Internet, acestea trebuie să stea la dispoziție în formatul HTML. în măsura în care este cunoscut limbajul de programare HTML, se pot elabora pagini proprii în Internet cu ajutorul acestuia.

Pachetele de programe birotice în Internet

Folosirea Internet-ului în secretariat se impune nu numai pentru propria aprovizionare de date, ci și pentru sprijinirea alimentării cu informații a cadrelor de conducere. De obicei, băncile de date externe sunt specializate pe domenii profesionale. Din punct de vedere al conținutului, în present predomină informațiile economice, de exemplu informațiile despre piețe și despre ramurile economice, datele despre firme, informațiile financiare și statisticile economiilor naționale. Alte domenii principale sunt informațiile din domeniul tehnicii (construcții de mașini, electrotehnica etc.), din științele naturale (chimie, medicină, informații despre materiale), ca si altele (date de presă etc.).

În principiu, informațiile pot fi procurate prin intermediul oricărui serviciu Internet, în acestea existând aproape orice se poate imagina. Dar găsirea celor căutate este dificilă și durează mult, întrucât noile informații introduse în Web nu sunt anunțate nici unui for central. Deci nu există nimeni care să aibă o privire de ansamblu asupra cantităților mereu mai mari de date.

Pentru a ușura căutarea informațiilor în rețea, Internet-ul oferă spre selectare o mulțime de așa-numite instrumente de căutare (cunoscute și sub denumirea de motoare de căutare ). în principiu există două feluri de motoare de căutare:

indiciile, niște uriașe bănci de date, elaborate de calculatoare, cu informații despre milioane de pagini Web;

cuprinsurile, niște liste de pagini Web ordonate ierarhic, sortate după conținut. Aceste pagini nu sunt realizate prin activități automate, ci prin munca unor redactori.

CAPITOLUL IV.

PROGRAME SPECIALE DE COMUNICATIE

BIROTICE PENTRU SECRETARIAT

1.SOLUȚIILE WORKGROUP (GRUP DE LUCRU)

La aproape toate locurile de muncă de secretariat computerele au devenit instrumentele standard.

Cu ajutorul unor programe utilitare – ca cele pentru prelucrarea textelor, grafică de prezentare, calculul tabelar și băncile de date – sarcinile de la locurile de muncă pot fi realizate mai eficient.

Mai există însă și deficiențe în sprijinirea activităților care trec dincolo de locul de muncă, de pildă la desfăsurarea unui proces de lucru care implică mai multe locuri de muncă.

Groupware (pachetul de programe pentru lucrul în grup) permite lucrul mai eficient în grup, într-o rețea. Pachetele de programe de acest fel oferă o șansă reală pentru creșterea eficienței, atunci când mai multe persoane participă la îndeplinirea unei sarcini, de pildă în cazul echipelor de proiectanți sau al celor de planificatori ai producției. Fluxurile și activitațile structurate și nestructurate vor fi astfel sprijinite prin punerea la dispoziție a funcțiilor orientate spre grup – indiferent dacă este vorba de coordonarea termenelor, de schimbul de informații, de ținerea ședințelor, de elaborarea în comun a unor documente sau a multe altele.

Funcțiile Electronic –Mail (poștei electronice). Poșta electronică s-a răspândit de mai multă vreme în inteprinderi și în secretariate; mai ales pentru comunicațiile birotice din interiorul firmelor devine în prezent posibilă comunicarea electronică prin intermediul Internet-ului. Sprijinirea comunicațiilor (prin funcțiile poștei

electronice) este o caracteristică functională tipică a pachetelor de programe pentru lucrul în grup. Fiecare utilizator final conectat dispune în acest caz de o cutie poștală

electronică (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor. în acest caz se memorează mesajele sosite pe computer, până când sunt apelate de un destinatar autorizat.

Funcțiile parțiale ale sistemului de poștă electronică sunt:

primirea corespondenței sosite;

trimiterea de mesaje;

confirmarea automată a sosirii corespondenței;

memorarea de documente, mesaje;

compilarea și editarea (prelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

distribuirea corespondenței electronice.

Avantajul poștei electronice prin Internet. Documentele și fișierele pot fi transmise în jurul lumii în câteva secunde. Pentru utilizarea profesională a poștei electronice pot fi folositoare programele, respectiv serviciile suplimentare:

Pentru a transmite un mesaj electronic la o anumită adresă, trebuie să se cunoască numărul de E-Mail al destinatarului. Dacă acesta nu este cunoscut, de mare ajutor sunt cățtile de telefon electronice din Internet.

Utile sunt și programele de computer care pot juca rolul de distribuitoare electronice automate de știri. Dacă un abonat transmite un mesaj electronic unei liste de adresare, atunci toți abonații trecuți în acea listă primesc un exemplar al mesajului.

Lărgirea cadrului soluțiilor prin poșta electronică se poate realiza și prin obținerea răspunsurilor pre-programate la chestionare, cu ajutorul navigatoarelor.

Dacă se introduce o anumită adresă în programul de navigare, se obține că rezultat o descriere a localizarii destinatarului rezpectiv și a datelor existente acolo. Informațiile pot cuprinde: plasarea de comenzi, confirmări de livrări, înregistrarea reclamațiilor clienților , solicitarea situației comenzilor etc.

Aplicațiile poștei electronice în secretariat

Planificatorul de termene pentru grupuri (Meeting Scheduler). Acesta este un element tipic al pachetelor de programe pentru lucrul în grup. Cu ajutorul acestuia se poate organiza gestiunea timpului și a resurselor grupului. Exemple tipice de organizare a termenelor mai multor salariați ai unui grup de lucru sunt serviciile de desfacere sau formele de organizare orientate spre proiecte. Termenele uzuale care trebuie respectate de toți membrii grupului sunt:

termenele consfătuirilor (interne, externe);

termenele de prezentare;

termenele vizitelor;

termenele concediilor;

termenele seminarelor.

Dacă se coordonează în mod clar termenele în cadrul grupului, vor apărea inevitabil probleme, de exemplu: informarea reciprocă insuficientă și lipsa de sincronizare dintre diferite calendare de termene.

Principalul avantaj al planificatorului de termene este economia de timp cu ocazia stabilirii termenelor, mai ales atunci când trebuie planificate des conferințe

interne ale departamentelor. În acest caz calendarul de termene gestionat electronic oferă secretarelor posibilitatea unei sincronizări simple a termenelor, cu două condiții prealabile: memorarea agendelor de termene ale tuturor salariaților departamentelor în sistemul de computere și accesibilitatea acestor agende de către secretariate. În timp ce, în mod tradițional, pentru a se ajunge la coordonarea corespunzătoare a termenelor se începea cu o laborioasă avalansă de telefoane, în prezent secretarele pot avea imediat pe ecranele monitoarelor termenele încă disponibile pentru conferinte.

În cazul memorării centralizate a agendelor de termene se pot apoi evita mai ușor suprapunerile de termene, întrucat secretarele pot accesa în permanență agendele actualizate. Alte avantaje sunt: probabilitatea mărită a respectării termenelor și accesul accelerat la informațiile calendaristice exact definite.

În cazul convenirii termenelor cu alți participanți, există posibilitatea de a le transmite acestora prin poșta electronică doleanțele de modificare. Uneori există și o funcție de delegare, care permite transmiterea cererilor de termene, fiind desigur necesară și o funcție care să permită și refuzarea acestora.

2.GESTIUNEA DATELOR și A DOCUMENTELOR

Pachetele de programe pentru lucrul în grup ușurează de cele mai multe ori și gestiunea comună a datelor și a documentelor. De exemplu, pot fi preluate într-o arhivă centralizată documentele relevante pentru grup, inclusiv notele referitoare la prelucrarea acestora. Rezultă avantajul lărgirii substanțiale a bazei informaționale a utilizatorilor prin gestiunea cuprinzătoare a documentelor, cu funcții de căutare integrate și prin accesul rapid la documentele arhivate.

Domeniile de aplicare ale gestiunii documentelor în secretariate sunt:

automatizarea birourilor (gestiunea electronică a actelor, contractelor și a notelor asupra actelor);

desfacere/marketing (de exemplu pentru informațiile referitoare la produse, oferte, descrieri de articole);

documentația tehnică (licențe, informații legate de producție);

susținerea sistemelor de informare a conducerii (băncile de date faptice);

sistemele de biblioteci (arhiva de presă, gestiunea literaturii de specialitate).

3.SPRIJIN PENTRU CONFERINTE

Dialogurile de grup pot fi simplu direcționate pe mari perioade de timp și spații corespunzătoare. Aplicațiile tipice pentru sistemele de conferințe sunt:

conferințele on-line: pe cale electronică se pot organiza conferințe pe anumite teme între participanți selectați. Dialogurile în grup pot fi realizate și direcționate dincolo de limitele temporale și spațiale;

sprijinirea proceselor de decizie în grup. Pachetele de programe pentru lucrul în grup permit sprijinirea pregătirii, desfășurării și a evaluării ședințelor și a conferințelor. În acest scop se pun la dispoziție instrumente care permit desfășurarea structurată a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibilă atât coordonarea fluxurilor, cât și generarea și distribuirea directionată a mesajelor.

4.PACHETELE DE PROGRAME WORKFLOW

(pentru urmarirea fluxurilor de lucru)

Tot mai multe inteprinderi doresc să-și optimizeze în viitor procesele lor de lucru prin introducerea soluțiilor de urmărire a fluxurilor de lucru. Acest lucru se referă din ce în ce mai mult și la procesele muncii de secretariat și de asistența

managerială. Utilizând soluția cu pachete de programe aferente, în sistemele bazate pe rețele de computere pot fi dirijate fluxurile de lucru. După terminarea prelucrării unei tranzacții de către un specialist, tranzacția este automat transmisă pe cale electronică următorului (prelucrarea specializată, cu acte puține).

Creșterea productivității prin utilizarea pachetului de programe pentru urmărirea fluxurilor de lucru

Gestionarul de urmărire a fluxurilor de lucru reprezintă programul de supraveghere aferent, care dirijează prin intermediul unui anumit sistem de reglare transmiterea documentelor, a graficelor și a formularelor în cadrul unui ciclu organizatoric de prelucrare. Egulatorul reprezintă structurile și procesele interne ale intreprinderii, acesta trebuind, de obicei, special programat dacă se dorește adaptarea lui la particularitățile intreprinderii.

Prin utilizarea sistemelor de gestiune a urmăririi fluxurilor de lucru se pot realiza controlul și supravegherea simplă a tranzacțiilor de afaceri. Prin sistemul informatic al tranzacțiilor se protocolează și se evaluează datele privitoare la prelucrarea tranzacțiilor, în felul acesta putând fi dobândite date relevante atât din punct de vedere economic cât și din cel tehnic. Exemple pentru asemenea date de control sunt: stadiul tranzacției, durate de prelucrare a tranzacției etc.

Soluțiile bazate pe pachetele de programe pentru urmărirea fluxurilor de lucru dispun de funcții mai mult sau mai puțin voluminoase, care permit evaluarea unor asemenea date de control. Posibilitățile de folosire a datelor de control sunt exemplificate in:

-conducerea de specialitate poate oricând să controleze progresul prelucrării fiecărei tranzacții în parte și poate astfel reacționa mai rapid în situațiile problematice;

-prin compararea rezultatelor analizelor proceselor din filiale sau intreprinderi diferite pot rezulta aprecieri despre calitatea proceselor;

-prin intermediul datelor despre tranzacțiile actuale (cum ar fi numărul de tranzacții procesuale), angajații primesc indicații referitoare la efectul prestației lor asupra întregii procesări tranzacționale.

CAPITOLUL V

ERGONOMIA ȘI TEHNICA INFORMATIONALA

1. STRESUL VIZUAL INDUS DE UTILIZAREA CALCULATORULUI

Deși computerul ne îmbunătățește viața, acest avantaj nu ne scutește de anumite riscuri privind sănătatea. Studiile făcute au arătat că tipul muncii și numărul de ore pe zi de utilizare a terminalului video sunt factori importanți în determinarea nivelului problemelor cauzate de această activitate. Problemele ochilor sunt cele mai obișnuite pentru utilizatorii calculatoarelor.

În prezent numai în SUA peste 100 de milioane de oameni folosesc terminalele video-display (TVD). Peste 50% din aceștia prezintă dificultăți cu focalizarea privirii asupra obiectelor îndepartate și tulburări ale imaginii dincolo de planul apropiat după folosirea display-ului.

În afara acestor simptome directe apar unele indirecte cum ar fi: Încordare și durere în ceafă și în umeri; dureri de spate; oboseală excesivă; iritabilitate excesivă; dureri în brațe, încheieturi și umeri; nervozitate crescută; eficiență vizuală scăzută și erori mai frecvente.

În SUA s-a trecut de la societatea industrială la cea informațională în numai douăzeci de ani, în timp ce trecerea de la societatea agrară la cea industrială a durat mai mult de două sute de ani. O dată cu acest fenomen a devenit necesară folosirea ochilor în activitați de precizie. Ochii oamenilor sunt adaptați pentru vederea la distantă. Câmpul nostru vizual nu poate să facă trecerea de la planul îndepartat la cel apropiat în mod natural. Adaptarea trebuie sa fie activă, prin modificarea mediului nostru de lucru sau comportamentului specific activității depuse.

Stresul vizual reprezintă o problemă îngrijorătoare, totuși studiile existente în acest domeniu nu sunt bazate pe o cercetare aprofundată, multe din simptomele de disconfort ale ochiului fiind similare cu ale celor care lucrează în alte domenii ce

necesită vederea de aproape. Ambiguitatea cunoștințelor a dus la consensul că nu există factori de pericol în utilizarea display-ului. Cercetătorul canadian Bob Damatteo a studiat în cartea sa Terminal Shock tratamentul consecințelor utilizării terminalelor. El a observat că, din păcate, dovezile asupra nocivității locului de muncă au fost furnizate de utilizatori, nu de cei care trebuie să reglementeze activitățile respective.

În privința terminalelor video s-au efectuat studii mai riguroase referitoare la efectul acestora asupra operatorilor. Rezultatele obținute sunt folositoare pentru dezvoltarea politicii legislative de muncă. În multe state din SUA există o legislație pentru protecția utilizatorilor de TVD și au fost emise reglementări cu privire la designul locurilor de muncă, la pregătirea personalului și la asistența medicală a angajaților. Din 1992 statele din Uniunea Europeană au promulgat legi naționale referitoare la designul punctelor de lucru, la activitățile curente și la sănătatea și protecția lucrătorului, cu prevederi pentru protejarea vederii.

Pentru sporirea confortului utilizatorilor de unități video, în prezent, se face apel la ergonomie și optometrie. Ergonomia studiază impactul mediului unde se desfașoară activitatea asupra muncii depuse de om. Scopul ei este creșterea confortului, a siguranței și a productivității lucrătorului. Optometria se concentrează asupra îmbunătățirii capacității vizuale. în optometria comportamentală vederea este privită ca un proces complex ce include învățarea și poate fi modificat și îmbunătățit prin: proceduri de antrenare a vederii, dieta, organizarea muncii și educație.

1.1 SIMPTOMELE STRESULUI VIZUAL

Importanta computerelor în societatea moderna este de necontestat. De aceea este necesar sa se gaseasca modalitați prin care sa se faca fata efectelor pe care le are

folosirea lor indelungata asupra sanatații utilizatorilor. Problema cea mai frecventa o constituie disconfortul vizual. Acesta poate duce la scaderea productivitații

muncii, poate afecta concentrarea și capacitatea de a intelege ceea ce trebuie invatat. Organismul uman are tendinta de a se adapta la stres

STRES

HOTARARE

Renuntare Disconfort fizic/Durere Adaptare

-nerealizare -dureri de cap -miopie

-optiuni/promovare – tensiune la nivelul -suprimare

în cariera ochilor -probleme de

-satisfactie scazuta coordonare

Simptomele directe ale stresului vizual sunt:

tensiunea la nivelul ochilor;

dureri de cap;

dificultăți de focalizare;

miopie;

luarea imaginii;

modificări în percepția culorilor.

Simptomele indirecte pot include:

dureri la nivelul mușchilor și oaselor (gât, umeri, spate);

oboseală fizică excesivă;

eficientă vizuală scăzută în desfășurarea activității .

Tensiunea la nivelul ochilor.

Mulți din cei care folosesc timp îndelungat computerul (mai mult de doua ore pe zi) se plâng de probleme cu vederea.

Comparație între utilizatorii și non-utilizatorii terminalelor video din punct de vedere al problemelor de vedere.

Miopia.

Aceasta ar fi cauzată de condițiile improprii de desfășurare a activității (lumina insuficientă, poziție incorectă etc.) sau este o moștenire genetică. În era computerelor miopia ar putea constitui o forma de adaptare a sistemului vizual la vederea de aproape.

Schimbări în percepția culorilor.

Acestea sunt determinate de urmărirea ecranului în mod constant pentru perioade lungi de timp, alternând cu mutarea privirii asupra fundalului. Privitorul poate percepe culori opuse sau complementare celor care alcătuiesc fondul imaginilor de pe ecran.

Vederea și poziția de lucru.

De foarte multe ori stresul vizual este legat de probleme de poziție. Designul computerului nu ne permite să vedem în același timp tastatura și imaginea pe ecran. Datorită proastei legături dintre activitățile vizuale și cele motorii, ochii sunt supuși stresului.

TVD și stresul.

Stresul resimțit la locul de muncă depinde de tipul activității și de natura individului. Stresul vizual duce la modificări ale ritmului cardiac, ale respirației și

alte simptoame de stres. Expunerea excesivă la factori de stres poate avea ca rezultat apariția unor probleme mentale sau sociale grave (anxietate, deprimare, oboseală).

1.2. FACTORI CARE INFLUENTEAZĂ STRESUL VIZUAL

39% pnatatirea ergonomice.Mediul de lucru cu co

Este determinat de o serie de factori fizici, cum ar fi:

-iluminatul;

-poziția utilizatorului;

-amplasarea computerului;

-zgomotul;

-calitatea aerului.

Pe lângă aceștia există și aspecte adiacente ale activității care pot contribui la stresul vizual:

-specificul muncii desfășurate;

-planificarea și organizarea acesteia;

-profilul fiziologic și psihologic al utilizatorului;

-eficiența vizuală a operatorului;

-caracteristicile stației de lucru.

Doctorii James Sheedy și Steven Parson, optometrisți la Colegiul de Optometrie al Universitații Berkley, California, au publicat un raport intitulat: Aspecte clinice ale ochiului în cazul utilizării terminalului video-display, în cuprinsul căruia se arată că sarcinile caracteristice utilizării terminalului video solicită ochiul mult mai mult și pot cauza un stres mult mai puternic decât activitățile mai putin solicitante vizual. Îmbunătățirea display-urilor video, a mediului de lucru al stațiilor și a activității proiectării pot reduce cerințele vizuale ale acesteia.

avea efect negativ asupra utilizatoinuare.

Culorile.

Caracterele care apar pe ecran pot avea efect hotărâtor asupra confortului vizual. Caracterele negre pe fundal alb asigura confortul vizual maxim. Alte culori

preferate pentru caractere sunt: verde, galben și portocaliu. Este bine sa fie evitate cele scrise cu rosu sau cu albastru. Display-urile color sunt mult mai obositoare pentru sistemul vizual decât cele monocrome.

Luminozitatea.

Operatorul trebuie să regleze luminozitatea ecranului și contrastul pentru a obține confortul vizual maxim. Unii utilizatori au declarat că luminozitatea variabilă a ecranului pe parcursul zilei de lucru asigură relaxarea ochilor obosiți.

Tastatura.

În conceperea tastaturii trebuie să se țină seama de anumiți factori:

-dispunerea tastelor;

-dimensiunea acestora;

-unghiul și înălțimea tastaturii;

-rezistența la apăsare;

-culorile folosite pentru diferite funcții ale tastelor.

Tastaturile proiectate neergonomic pot determina dureri ale incheieturilor mâinii ce se pot transforma în incapacități permanente de mișcare. Sunt de preferat tastaturile mobile și folosirea unui wrist pad (suport pentru incheieturi).

Distanța de lucru.

Distanța de la care se privește ecranul monitorului (47-70cm) este mai mare decat distanșa normala pentru citit (30-40), ceea ce duce la creșterea distanței normale de focalizare. Ochelarii speciali pentru computer (lentilele lor echilibrează sistemul vizual, reducând stresul) pot deveni un accesoriu obișnuit al utilizatorului de computer.

Mobilierul și designul locului de munca.

Tipul și designul mobilierului poate influența confortul vizual și general al utilizatorului. Scaunele folosite în lucrul cu echipamentele de calcul trebuie să fie reglabile. Sunt ideale scaunele ergonomice cu spatar reglabil. Computerul trebuie să

fie așezat pe un suport mobil care sa permită reglarea poziției pentru eliminarea strălucirii sau reflexiei.

Temperatura camerei.

Temperaturile extreme pot acționa ca factori indirecți de stres ce afectează concentrarea și performanțele vizuale ale utilizatorilor terminalului video.

Calitatea aerului.

Computerele trebuie plasate în locuri cu umiditate scăzută. Este salutară tendința de a se interzice fumatul la locul de muncă. Aerul inchis poate afecta capacitatea de desfășurare a activității pentru perioade lungi.

Iluminarea incăperii.

Iluminarea în încăperi trebuie să fie de 3 ori mai puternică decât fundalul ecranului. Este de preferat să se foloseasca lămpi de birou în locul iluminării din plafon. Cu căt este mai mic contrastul dintre ecran și mediul înconjurător, cu atât

este mai bine. Astfel se reduce oboseala ochiului care nu mai trebuie sa facă eforturi

de adaptare de la o luminozitate la alta.

Zgomotul.

O data cu trecerea de la mașina de scris la utilizarea computerului, nivelul zgomotului a fost redus simțitor. Surse cauzatoare de zgomot și de distragere a atenției pot fi imprimantele zgomotoase sau celelalte persoane din încăpere.

2. MASURI PENTRU PREVENIREA STRESULUI VIZUAL

a) Terminalul video și poziția nenaturală a ochiilor

Există o mare diferență între poziția naturală a ochilor atunci când citim și poziția nefirească a ochilor atunci când privim ecranul unui calculator. Poziția drept-înainte a operatorilor pe calculator este nenaturală și diferă mult de poziția convențională, adoptată în timpul cititului. Mușchii globului ocular „se luptă” pentru a realiza acel echilibru necesar pentru a fixa și a reține imaginea.

Această stare de permanentă încordare conduce la apariția unor simptome neplăcute, precum oboseala și durerile de cap.

În mod ideal, ecranul unui calculator ar trebui poziționat la circa 10 inch (25,4cm) sub linia orizontala a privirii.

b) Strălucirea emanată de ecranul calculatorului

Într-un birou există numeroase surse care produc strălucire: lămpi impropriu poziționate, tuburi fluorescente, lumina exterioară (lumina zilei), suprafețele cu un grad mare de reflexie și orice obiect iluminat pe care cade lumina).

Suprafața de sticlă a unui ecran de calculator poate avea un grad mare de reflexie. În timp ce ochii operatorului se află pozitionați drept-înainte, ei sunt influențați de sursele externe de iluminare, mai ales de lumina provenită din plafon.

Exista numeroase modalități pentru a reduce strălucirea:

Atașarea la monitorul calculatorului a unor filtre antistrălucire. Filtrele obișnuite sunt realizate din sticlă sau din fibre de plastic. Fiecare tip de filtru are avantajele sale. Ecranele de sticla sunt în general mai bune. În ciuda faptului că

sunt costisitoare și necesită o curătire frecventă, sunt excelente în reducerea strălucirii.

O a doua modalitate vizează poziționarea corectă a ecranului calculatorului. În timpul în care nu utilizăm calculatorul putem poziționa ecranul acestuia în așa fel încât sa nu reflecte în nici un fel lumina.

Iluminarea birourilor. Cercetătorii au remarcat că numeroase birouri sunt improprii pentru utilizarea calculatoarelor din punct de vedere al strălucirii Tradiționalele filtre de lumină plasate pe plafoane și care utilizează tuburile fluorescente sunt adesea o sursă considerabilă de strălucire. Aceste dispozitive pot fi adaptate în așa fel încât să direcționeze lumina în jos, în unghi drept, în loc să o împrăștie în toate direcțiile. Această metodă contribuie la crearea unei ambianțe plăcute și liniștitoare pentru ochi.

Utilizarea unor ochelari speciali pentru lucrul pe calculator. S-a demonstrat ca folosirea acestor ochelari duce la cresterea confortului vizual.

Lentilele ochelarilor obișnuiți nu pot asigura flexibilitatea necesară lucrului cu calculatorul. Lentilele speciale bifocale pentru calculator au porțiunea de sus proiectată pentru urmărirea ecranului, în timp ce partea de jos este realizată pentru a urmări textul scris. Lentilele trifocale sunt și mai specializate, asigurând zone pentru calculator, pentru text și pentru privirea la distanță. Există și lentile noi, cu design modern, care permit modificări gradate ale puterii lentilelor în funcție de variația distanței.

c) Terapia vizuală

Este vorba despre un program special prin care operatorii pe calculator sunt învățați cum să-și folosească ochii într-un mod cât mai corect și cu un minimum de efort. Acest lucru presupune urmarea unui program special ce cuprinde tehnici și proceduri care ajută indivizii să-și îmbunătățească toate aspectele ce țin de sănătatea analizatorului vizual, incluzând coordonarea generală a ochilor, coordonarea mână-ochi, mișcările ochilor și elemente legate de focalizare.

d) Testarea vizuală

Un program recent, care și-a dovedit din plin eficiența în realizarea de teste privind monitorizarea simptomelor stresului vizual este programul Eye-CEE și constă în completarea unui chestionar on-line și în urmarea unor teste de vedere.

Programul iși propune să constate dacă simptomele pe care le acuză operatorii pe calculator sunt generate sau nu de condițiile de mediu.

Tehnica celor „3B”

Există numeroase metode pe care le putem urma singuri pentru a reduce stresul vizual. Aceste metode sunt cunoscute sub numele universal de

Tehnica celor 3B(Blink, Breathe,Break).

Blink. Clipitul reprezintă o funcție automată a aparatului vizual, fiind cel mai rapid reflex din organismul uman. în mod normal, un om clipește de circa 15 ori pe minut.Clipitul permite ochilor să se odihnească timp de câteva secunde și

contribuie la curățirea și la umezirea suprafeței globilor oculari, prin urmare la menținerea unei vederi clare.

Breathe (respiratul). Organismul uman este un adevarat sistem, specializat în realizarea schimbului de oxigen și de dioxid de carbon care este emanat în urma actului respirației. Un ritm normal al respirației ne relaxează mușchii, chiar și pe aceia ai aparatului vizual.

Break (pauza). Din cauză intensei concentrări de care dau dovadă operatorii pe calculator, nu este de mirare ca organismul uman are nevoie de pauze de relaxare. Ochii nostri nu au fost construiți pentru a lucra prea multa vreme la distanță mică. Cercetatorul american Anshel Jeffrey a elaborat un program ergonomic pentru relaxarea aparatului vizual, program ce se bazează pe luarea unor pauze.

f) Poziția la locul de muncă.

Situația ideală a lucrului cu calculatorul ar fi cea în care toate condițiile următoare sunt îndeplinite simultan:

Ecranul, documentul și consola se află toate la aceeași distanță de ochii utilizatorului. Suporturile documentelor au posibilitatea să poziționeze documentul la aceeași distanța cu ecranul calculatorului.

Tineți picioarele bine așezate pe pământ atunci când sunteți așezat.

Trunchiul stă drept dar înclinat cu aproape 20 de grade din solduri.

Nu îndoiți mâna din încheietură atunci când tastați. Îndoirea încheieturii poate duce la afecțiuni date de încordare repetată. Asigurați-vă că mâinile nu se sprijină pe o margine ascuțită atunci când tastați.

Mentineți coapsele în poziție orizontală cu picioarele așezate cu talpa pe sol sau pe un suport dacă este nevoie.

Partea de sus a brațului va fi în poziție verticală atunci când folosim terminalul video.

Antebrațul va fi în poziție orizontală sau ușor coborât.

Suprafețele terminalului și/sau ale documentului vor fi la o înălțime astfel încât picioarele să nu atingă partea de dedesubt a mesei.

Concluzii

Informatica este o tehnologie contemporană fundamentală, pe baza ei desfășurându-se telecomunicațiile moderne, automatizarea cea mai avansată, programabilă, flexibilă, și, în general, cibernetizarea producției. Prin informatică se întelege comportamentul automat al informației, indiferent de natura suportului material.

După apariția termenului de informatică, având înțelesul de tehnologie de memorare, prelucrare și transmitere automată a informației sau aplicații ale informației prin mijloace fizice, electronice, optice, mecanice, biochimice sau tehno-biologice, au apărut o serie de termeni noi: teleinformatica, birotica, fiecare dintre aceștia sugerând uneori o depășire a informaticii care și-ar fi încheiat viabilitatea.

Informatica este tehnologia informației, a structurilor informaționale abstracte, a bazelor de date, a programelor de procesare informațională, a inteligenței artificiale. Informatica are ca materie primă informația pe care o prelucrează cu diferite procedee si utilaje.

Apariția calculatorului electronic, a microelectronicii, informaticii și inteligenței artificiale, produce nu numai o nouă evoluție industrială prin cerințele automatizării și cibernetizării producției, dar ridică probleme științifice fundamentale noi, cum este aceea a elucidării noțiunii de informație. De asemenea, se schimbă metodologia muncii științifice, deoarece calculatorul, ca instrument al muncii științifice a omului, impune regândirea tuturor celorlalte elemente metodologice ale științei, cum sunt teoria, modelul, instrumentul matematic.

În urmă cu ani, munca intelectuală era deosebită de cea fizica, întrucât ea se desfășura fără unelte, cu excepția laboratoarelor de cercetare și de dezvoltare tehnologică. Astăzi, proiectanții lucrează in fața claviaturii alfanumerice, a display-ului și a imprimantei, conectată la un calculator electronic. De asemenea,

conducătorul intreprinderii, secției de producție sau al unui serviciu funcțional recurge la unelte informatice.

Folosirea informației pe o scară din ce în ce mai largă duce la o micșorare a consumurilor de energie, de substantă, de utilaje, la micșorarea presiunii pentru bunurile materiale și creșterea cererii de bunuri informaționale, la un nou ciclu economic de prosperitate, în cele din urmă la orientarea informațională a societății. De aceea, se poate vorbi și despre o reorientare informațională a muncii omului, ceea ce nu înseamnă că omul nu va mai munci fizic, dar va munci ajutat de informație și cu unelte informaționale sau informatizate.

Se poate aprecia că, în perspectivă omul va lucra din ce in ce mai mult cu idei asupra realității materiale și informaționale și va căuta să le pună în aplicare prin sisteme care lucrează automat asupra materiei și informației. Utilajele și sistemele care lucrează în locul omului aduc o schimbare a conținutului muncii omului, măresc foarte mult productivitatea muncii umane, dar ele nu produc singure valoarea economică. Totuși sunt de așteptat modificări importante în funcționarea economiei datorită acumulării de avuție informațională, avuție care, spre deosebire de avuția materială, nu se uzează, ci poate fi reutilizată ori de câte ori este necesar. Odată ce i se cosumă valoarea ecomomică, informația rămâne echivalentă unei resurse naturale disponibile, așa cum este astăzi cunoașterea ștințifică generală.